1. formulación del plan de acción 2. ejecución y/o avance de las

EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LOS COMPROMISOS DE LA
DEPENDENCIA:
El avance
GRUPO DE
porcentual del
COORDINACIÓN
Plan de Acción de
DEL SGR
la
para el I trimestre
de 2014 fue del
24,73
El Plan de Acción presenó la siguiente composición para el corte del I Trimestre de 2014
Total
Focos
Resultados
Actividades
3
9
26
1. FORMULACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN
De acuerdo con la información remitida por el Grupo de Planeación y registrada en el Sistema
SISGESTION, el plan definido para el Grupo Coordinador del SGR, con corte a 31 de marzo de 2014
presentó un cumplimiento del 24,73%, teniendo en cuenta para este cálculo la ponderación asignada a
cada una de las actividades y resultados esperados incorporados en el plan, aspecto que permite
establecer el porcentaje de cumplimiento que tuvo el plan frente a lo programado (eficacia).
Se observo que dos (2) de las actividades que fueron programadas por la dependencia con fecha de
cumplimiento 31/03/2014, registran avances del 47% y 53% de desempeño. En ese sentido la
dependencia presenta la justificación del por qué no se logró la meta propuesta en el tiempo establecido
esto en reunión de socialización de resultados el día 23-may-14.
2. EJECUCIÓN Y/O AVANCE DE LAS ACTIVIDADES
Según la información remitida por el Grupo de Planeación, el plan definido para la dependencia GRUPO
COORD SGR con corte a 31 de MARZO presentó un cumplimiento del 24,73% calculado a partir de las
ponderaciones y avances registrados para cada una de las actividades incorporadas en el plan.
Se verificaron el 100% de las evidencias de cada una de las actividades incluidas en el plan de acción.
Durante la verificación se pudo evidenciar lo siguiente:
• En el marco del seguimiento se observa que las 2 actividades proyectadas a ser ejecutadas con corte
a 30 de junio de 2014 no reportaron ningún avance.
• Se evidencia en la verificación, que la ubicación de 17 productos señalados de las 26 actividades
descritas, no fue posible ubicarlos ni corroborar el cumplimiento registrado, dado que las carpetas se
encuentran vacías o las rutas no son exactas.
• Se evidencia que la actividad: “Programar y elaborar la agenda académica con las universidades del
país”, se encontraba programada para finalizarse el 28 de febrero de 2014, se observa un atraso del
57% y no se justifica el incumplimiento presentado; en ese mismo sentido se encuentra la actividad
“Identificar las temáticas objeto de estructuración de metodologías tipo para el uso de las entidades
territoriales” la cual registra una ejecución del 53% cuando su meta al 30 de marzo de 2014 era el
cumplimiento del 100%.
• De las 26 actividades que conformaron el plan de acción para la vigencia 2014 se observó que 1
alcanzó la meta del 100%, 2 estuvieron entre el 85% y el 94%, 3 estuvieron entre el 43% y el 55%, 7
estuvieron entre el 10% y el 17%, 4 entre el 2% y el 8% y 10 no presentaron ningún avance.
• En el seguimiento realizado al Plan de acción del Grupo Coordinador del SGR con corte al 31 de
marzo de 2014, se observó que la dependencia incluyó las actividades “Diseñar y desarrollar la nueva
MGA”, “Sesiones de capacitación en alcaldías y gobernaciones” y “Socializar la nueva aplicación”, estas
hacen parte del resultado “FASE II de la Plataforma Integrada de Información: “Versión Beta” diseñada e
implementada “, las cuales no son de total pertenencia del grupo coordinador del SGR y podrían ir en
contravía con el decreto 431 de 2012, ya que esta función quedó establecida en dicha norma a la
Dirección de Finanzas e Inversiones Públicas (DIFP). De acuerdo con lo establecido en NTCGP
1000:2009, se podría incumplir con lo establecido en el requisito 4.1, (...); “este Sistema incluye de
manera integrada todos los procesos de la entidad que le permiten cumplir sus funciones” y sus
literales a), b), d), e), f) y g), ya que estos son aplicables en los proceso estratégicos, misionales y/o de
evaluación de la entidad. Lo anterior fue informado a la dependencia en reunión de socialización del 23may-14.
RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO:
• Se recomienda verificar las actividades incluidas en el Plan de Acción del GCSGR, las cuales deben
estar encaminadas a dar cumplimineto al decreto 431 de 2012 y las delegadas en la circular 2300 de
2013.
• Es pertinente recordar que de acuerdo con la Guía para la formulación y seguimiento de la planeación
institucional es posible modificar o ajustar la información contenida en los planes de acción antes de
culminar el segundo trimestre del año. Adelantar un juicioso seguimiento permitirá realizar ajustes
oportunos al plan de acción con el fin de asegurar el cumplimiento del 100% de las actividades y
resultados esperados.
• Se recomienda verificar que la información soporte del avance de cada actividad suministrada en
SISGESTION corresponda a la encontrada en los sistemas de información y/o los discos de las
dependencias.
• Se recomienda realizar el debido proceso tal y como lo expone la guía para la formulación y
seguimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora.
• Se recomienda analizar y coordinar con el Grupo de Planeación los ajustes requeridos en la
descripción de los productos y/o actividades referenciadas con el fin de fortalecer el proceso de mejora
continua de tal forma que el plan sea un modelo en materia de formulación a seguir.
• Como una buena práctica, se recomienda reportar las causas de incumplimiento de las actividades
que no lograron ser reprogramadas oportunamente por sus responsables.
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