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INSTITUTO DE CENSORES JURADOS DE CUENTAS DE ESPAÑA (ICJCE)
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CIRCULAR Nº E 14/2007
(GUÍA DE ACTUACIÓN 8.1)
ASUNTO:
Guía de actuación sobre modelos de cartas a utilizar ante solicitudes de
acceso a papeles de trabajo referentes a encargos de auditoría de cuentas
EXTENSIÓN: Miembros ejercientes del Instituto
FECHA:
11 de diciembre de 2007
En mayo de 2007, el Instituto procedió a la emisión de la Guía de Actuación ante solicitudes de acceso a
papeles de trabajo referentes a encargos de auditoría de cuentas (Guía de actuación 8).
Dicha Guía contempla las diversas situaciones y establece una posición recomendada en cada una de ellas,
respecto a si el auditor podría o no conceder acceso a sus papeles de trabajo. Igualmente indica que en aquellos
casos en que sea necesario (acceso a solicitud de un cliente y amparado en una Norma Técnica de Auditoría) es
recomendable que el auditor obtenga cartas que contemplen la situación planteada, en concreto:
a)
La carta de autorización del cliente a que dicho acceso a papeles se realice (carta que documentaría el
levantamiento del deber de secreto establecido en la Ley por parte del cliente).
b)
La carta firmada por la persona, normalmente otro auditor, que, en su caso, tendrá acceso a los papeles de
trabajo y en la que se deberá documentar las condiciones y los compromisos asumidos por el mismo bajo
los que se concede el acceso a la documentación del trabajo.
La Comisión Técnica y de Control de Calidad de esta Corporación ha considerado conveniente desarrollar
unos modelos ilustrativos de este tipo de cartas, cuyo objetivo principal es obtener autorización del cliente para
mostrar los papeles y confirmación de que el revisor y el cliente comprenden y asumen, fundamentalmente:
¾
Que el trabajo se realizó de acuerdo con unas normas de auditoría de general aceptación.
¾
Que desde la fecha de emisión del informe de auditoría no se han realizado más procedimientos de
auditoría.
¾
Que el trabajo no se planificó y ejecutó previendo la revisión.
¾
El fin exclusivo para el que se ponen los papeles a disposición del revisor.
¾
Que no comentarán con nadie aspectos relativos a la calidad del trabajo del auditor cuyos papeles son
objeto del acceso.
¾
Que deberán proteger la confidencialidad de la información obtenida.
¾
Que el auditor no asume ninguna responsabilidad adicional como consecuencia de permitir el acceso a sus
papeles de trabajo.
¾
Que deberán solicitar autorización escrita antes de permitir a terceros no autorizados por Ley el acceso a la
información que se derive de la revisión de los papeles.
¾
Que se pondrá a disposición del revisor todos los papeles de trabajo excepto aquellos relacionados con
asuntos administrativos y de control de calidad.
Se adjuntan modelos específicos de cartas para las situaciones de solicitud de revisión de papeles por parte de:
1.
el auditor sucesor, en el caso de sucesión de auditores.
ƒ Modelo de carta de solicitud de confirmación a enviar al auditor sucesor (Anexo I)
ƒ Modelo de carta de autorización del antiguo cliente (Anexo II)
2.
el auditor principal, en trabajos de auditoría de sociedades dependientes de un grupo en el que el auditor al
que se pide el acceso no actúa como auditor principal del grupo.
ƒ Modelo de carta de solicitud de confirmación a enviar al auditor principal por el otro auditor (Anexo
III)
ƒ Modelo de carta de autorización del cliente (Anexo IV)
Existen otras circunstancias en las que se decide conceder acceso a papeles y es recomendable obtener
confirmaciones del revisor y del cliente. En estas circunstancias, las cartas a utilizar tomarán como base los
modelos anteriores.
El documento se encuentra disponible en la página web del Instituto, www.icjce.es (área privada, apartado
“Técnico y Calidad – Documentación Técnica – Guías del ICJCE” ).
Para cualquier tipo de aclaración no dudéis en dirigir vuestra consulta al Departamento Técnico, utilizando el email y facilitando un número de teléfono de contacto, y se intentará daros respuesta lo antes posible.
José María López Mestres
Presidente de la Comisión Técnica y de Control de Calidad
ICJCE
Circular E 14-2007 – Diciembre de 2007
2
INSTITUTO DE
CENSORES JURADOS DE
CUENTAS DE ESPAÑA
GUÍA DE
8.1
ACTUACIÓN
GUÍA DE ACTUACIÓN SOBRE
MODELOS DE CARTAS A
UTILIZAR ANTE SOLICITUDES
DE ACCESO A PAPELES DE
TRABAJO REFERENTES A
ENCARGOS DE AUDITORÍA DE
CUENTAS
Noviembre 2007
Guía de actuación sobre modelos de cartas a utilizar ante solicitudes de acceso a
papeles de trabajo referentes a encargos de auditoría de cuentas
En mayo de 2007, el Instituto procedió a la emisión de la Guía de Actuación ante
solicitudes de acceso a papeles de trabajo referentes a encargos de auditoría de
cuentas (Guía de actuación 8).
Dicha Guía contempla las diversas situaciones y establece una posición recomendada en
cada una de ellas, respecto a si el auditor podría o no conceder acceso a sus papeles de
trabajo. Igualmente indica que en aquellos casos en que sea necesario (acceso a solicitud de
un cliente y amparado en una Norma Técnica de Auditoría) es recomendable que el auditor
obtenga cartas que contemplen la situación planteada, en concreto:
a)
La carta de autorización del cliente a que dicho acceso a papeles se realice (carta que
documentaría el levantamiento del deber de secreto establecido en la Ley por parte
del cliente).
b)
La carta firmada por la persona, normalmente otro auditor, que, en su caso, tendrá
acceso a los papeles de trabajo y en la que se deberá documentar las condiciones y los
compromisos asumidos por el mismo bajo los que se concede el acceso a la
documentación del trabajo.
La Comisión Técnica y de Control de Calidad de esta Corporación ha considerado
conveniente desarrollar unos modelos ilustrativos de este tipo de cartas, cuyo objetivo
principal es obtener autorización del cliente para mostrar los papeles y confirmación de que
el revisor y el cliente comprenden y asumen, fundamentalmente:
¾ Que el trabajo se realizó de acuerdo con unas normas de auditoría de general
aceptación.
¾ Que desde la fecha de emisión del informe de auditoría no se han realizado más
procedimientos de auditoría.
¾ Que el trabajo no se planificó y ejecutó previendo la revisión.
¾ El fin exclusivo para el que se ponen los papeles a disposición del revisor.
¾ Que no comentarán con nadie aspectos relativos a la calidad del trabajo del auditor
cuyos papeles son objeto del acceso.
¾ Que deberán proteger la confidencialidad de la información obtenida.
¾ Que el auditor no asume ninguna responsabilidad adicional como consecuencia de
permitir el acceso a sus papeles de trabajo.
¾ Que deberán solicitar autorización escrita antes de permitir a terceros no autorizados
por Ley el acceso a la información que se derive de la revisión de los papeles.
¾ Que se pondrá a disposición del revisor todos los papeles de trabajo excepto aquellos
relacionados con asuntos administrativos y de control de calidad.
ICJCE
Guía de actuación 8.1 – Noviembre de 2007
2
Guía de actuación sobre modelos de cartas a utilizar ante solicitudes de acceso a
papeles de trabajo referentes a encargos de auditoría de cuentas
Se adjuntan modelos específicos de cartas para las situaciones de solicitud de revisión de
papeles por parte de:
1. el auditor sucesor, en el caso de sucesión de auditores.
ƒ
Modelo de carta de solicitud de confirmación a enviar al auditor sucesor (Anexo I)
ƒ
Modelo de carta de autorización del antiguo cliente (Anexo II)
2. el auditor principal, en trabajos de auditoría de sociedades dependientes de un grupo en
el que el auditor al que se pide el acceso no actúa como auditor principal del grupo.
ƒ
Modelo de carta de solicitud de confirmación a enviar al auditor principal por el
otro auditor (Anexo III)
ƒ
Modelo de carta de autorización del cliente (Anexo IV)
Existen otras circunstancias en las que se decide conceder acceso a papeles y es
recomendable obtener confirmaciones del revisor y del cliente. En estas circunstancias, las
cartas a utilizar tomarán como base los modelos anteriores.
ICJCE
Guía de actuación 8.1 – Noviembre de 2007
3
Guía de actuación sobre modelos de cartas a utilizar ante solicitudes de acceso a
papeles de trabajo referentes a encargos de auditoría de cuentas
Anexo I- Sucesión de auditores: Modelo de carta de solicitud de confirmación a
enviar al auditor sucesor
Fecha
[Auditor sucesor]
A la atención de D. XXXXX
Muy señores nuestros:
La presente carta se emite en relación con el cambio de auditores de cuentas de [insertar
razón social completa de sociedad Auditada], y en relación con nuestra auditoría de las cuentas
anuales/consolidadas al [insertar fecha]. La Sociedad nos ha solicitado que permitamos a
[Auditor sucesor], nuevo auditor nombrado, el acceso a nuestros papeles de trabajo de
auditoría de las cuentas anuales de [insertar razón social completa de sociedad Auditada], realizada
por nosotros para el año finalizado el [insertar fecha], sobre las que hemos emitido el
correspondiente informe de auditoría con fecha XX de XXXX de XXXX, no habiendo
realizado otros procedimientos de auditoría o de revisión de hechos posteriores a partir de
dicha fecha. Nuestro trabajo de auditoría se ha realizado de acuerdo con normas de
auditoría generalmente aceptadas en España.
Nuestra auditoría de las cuentas anuales de [insertar razón social completa de sociedad Auditada], y
los papeles de trabajo preparados en el curso de la misma, no se planificaron ni se ejecutaron
previendo su revisión. En consecuencia, pueden no haber sido específicamente abordados
ciertos aspectos que pudieran interesarles. Dado que ha sido necesario aplicar nuestro juicio
profesional y realizar una evaluación de la materialidad a efectos de nuestro trabajo, es posible
que ustedes hubieran podido evaluar de diferente manera ciertos asuntos. No nos
pronunciamos sobre si la información contenida en nuestros papeles de trabajo es suficiente o
adecuada para los fines de su revisión.
La política de nuestra Firma no permite, normalmente, facilitar papeles de trabajo a
terceros. No obstante, en circunstancias excepcionales, estamos autorizados a conceder tal
acceso sujeto a ciertas condiciones. El propósito de esta carta es confirmar los términos
bajo los cuales podemos permitir el acceso en este caso.
Determinados papeles de trabajo relacionados con asuntos administrativos y de control de
calidad se consideran de uso restringido, y por lo tanto no se les facilita el acceso a los
mismos.
El citado acceso a nuestros papeles de trabajo se enmarca en lo establecido en la Norma
Técnica de Auditoría sobre Relación entre Auditores emitida por el Instituto de
Contabilidad y Auditoría de Cuentas y, en consecuencia, dado que su revisión de nuestros
papeles de trabajo se realizará con el único propósito indicado en dicha Norma Técnica
con la firma de esta carta ustedes aceptan y se comprometen a: 1) que la información
ICJCE
Guía de actuación 8.1 – Noviembre de 2007
Anexo I
1
Guía de actuación sobre modelos de cartas a utilizar ante solicitudes de acceso a
papeles de trabajo referentes a encargos de auditoría de cuentas
obtenida no será utilizada por ustedes para ningún otro propósito ni facilitada a ninguna
otra parte, 2) no realizarán manifestación alguna, oral o escrita, ni directa ni indirectamente,
a ninguna persona acerca la calidad en la realización de nuestro trabajo o de si el mismo se
realizó de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en España, y 3) los
resultados de nuestra auditoría documentados en nuestros papeles de trabajo sólo serán
utilizados para obtener evidencia sobre los saldos de apertura o a efectos de la planificación
de su trabajo de auditoría.
Nuestros papeles de trabajo se han preparado a efectos de nuestra auditoría de las cuentas
anuales de [insertar razón social completa de sociedad Auditada], y de nuestro correspondiente
informe de auditoría dirigido a los accionistas de la sociedad, y no para otros propósitos o
personas. [Auditor saliente], sus socios y su personal no aceptan responsabilidad alguna y
deniegan cualquier obligación ante [Auditor sucesor] por la información contenida en los
papeles de trabajo o cualquier información o explicaciones proporcionadas, incluyendo
representaciones hechas oralmente. Si [Auditor sucesor] desea ampararse en tales
informaciones, explicaciones o representaciones lo hace bajo su total responsabilidad y
riesgo.
Para poder acceder a dichos papeles de trabajo, ustedes necesitarán utilizar un software que
ha sido creado por nuestra firma y que es propiedad confidencial de la misma, denominado
[xxxxx], al que se les facilitará un acceso limitado. Dicho acceso se concede mediante esta
carta a [Auditor sucesor], con la condición de que acepten respetar la estricta confidencialidad
del [xxxxx], utilizar la información obtenida a través de dicho acceso únicamente en
relación con el objetivo indicado, y no divulgar, ni permitir acceso a dicha información, ni
copiar o explorar ninguna parte de [xxxxx] dentro o fuera de su organización, excepto en
la medida en que sea estrictamente necesario para lograr el objetivo indicado. No se
utilizarán para uso propio, ni divulgarán y respetarán los derechos de propiedad intelectual
e industrial de [Auditor saliente], sobre la metodología procedimientos, técnicas, ideas,
conceptos, secretos comerciales, y Know-how de [Auditor saliente], incorporados a la
información que vamos a suministrarles.
[Auditor sucesor] aplicará a la información que se derive de su revisión de nuestros papeles de
trabajo su norma habitual de custodia y conservación de papeles de trabajo y de protección
de información confidencial de clientes. En el caso de que un tercero no autorizado por
Ley solicite acceso a sus papeles de trabajo en relación con su auditoría de la Sociedad,
ustedes se comprometen a obtener nuestra autorización escrita antes de permitir dicho
acceso a la información que se derive de su revisión de nuestros papeles de trabajo, y a
obtener para nosotros de dichos terceros la correspondiente limitación de responsabilidad.
En caso de incumplimiento de los compromisos a que se refiere el párrafo anterior,
[Auditor sucesor] acuerda mantener indemne a [Auditor saliente], y al Socio responsable de la
auditoría, de cualquier reclamación que pudiera surgir por haberse facilitado negligente o
dolosamente el acceso a la información que se derive de la revisión de nuestros papeles de
trabajo por parte de terceros no autorizados por Ley.
[Auditor sucesor] informará inmediatamente a [Auditor saliente] de cualquier requerimiento
judicial o de cualquier organismo administrativo o regulador competente y con capacidad
para ello, mediante el que se solicite el acceso a sus papeles de trabajo cuando éstos
contengan información derivada de su revisión de nuestros papeles.
ICJCE
Guía de actuación 8.1 – Noviembre de 2007
Anexo I
2
Guía de actuación sobre modelos de cartas a utilizar ante solicitudes de acceso a
papeles de trabajo referentes a encargos de auditoría de cuentas
Rogamos nos confirmen su aceptación a los términos y condiciones anteriormente
indicados firmando y devolviéndonos la copia adjunta de esta carta. El acceso a nuestros
papeles de trabajo no será facilitado hasta haber recibido firmada la copia adjunta a esta
carta.
Atentamente,
[Auditor saliente],
[Nombre del Socio Auditor]
Socio
Conforme con los términos expuestos en este documento:
Firma del representante de [AUDITOR SUCESOR]
Nombre:
Cargo:
Fecha:
ICJCE
Guía de actuación 8.1 – Noviembre de 2007
Anexo I
3
Guía de actuación sobre modelos de cartas a utilizar ante solicitudes de acceso a
papeles de trabajo referentes a encargos de auditoría de cuentas
Anexo II Sucesión de auditores: Modelo de carta de autorización del antiguo cliente
Fecha
[Insertar razón social completa de sociedad Auditada]
Dirección
Muy señores nuestros:
Nos han solicitado que permitamos a [Auditor sucesor], en su calidad de auditores sucesores de
[insertar razón social completa de sociedad Auditada], la revisión de nuestros papeles de trabajo
relativos a la auditoría de las cuentas anuales de [insertar razón social completa de sociedad
Auditada] al [insertar fecha]. Entienden y están de acuerdo con el hecho de que la revisión de
nuestros papeles de trabajo se llevará a cabo únicamente con el fin de obtener evidencia sobre
los saldos de apertura y a efectos de la planificación de su trabajo de auditoría.
Adicionalmente, nos confirman que, dado que la revisión efectuada por [Auditor sucesor] se
hace exclusivamente con esta finalidad, no les solicitarán que, como resultado de su revisión,
faciliten la información a ninguna otra parte y entienden que [Auditor sucesor] no utilizará la
información para ningún otro propósito.
Siempre que obtengamos su autorización escrita para permitir dicho acceso y la carta de
conformidad de [Auditor sucesor], cuyo contenido les enviamos como anexo a esta carta para
su información, permitiremos dicho acceso a los papeles de trabajo, con sujeción a los
términos y condiciones establecidos en esta carta y en la aludida carta de conformidad.
Mediante la firma de una copia de esta carta, [insertar razón social completa de sociedad Auditada]
autoriza a [Auditor saliente], permitir a [Auditor sucesor] revisar los papeles de trabajo
preparados en relación con la auditoría de las cuentas anuales de [insertar razón social completa
de sociedad Auditada] del ejercicio terminado el [insertar fecha] y entiende y confirma que
[insertar razón social completa de sociedad Auditada] no adquiere ningún derecho adicional a los
que habría tenido de no darse esta circunstancia, ni puede derivarse para [Auditor saliente],
ninguna responsabilidad como consecuencia de permitir dicho acceso.
En caso de conformidad, les rogamos nos devuelvan la presente carta debidamente firmada.
Atentamente,
AUDITOR SALIENTE
[Nombre del Socio Auditor]
Socio
Conforme con los términos expuestos en este documento:
Firma del representante de [insertar razón social completa de sociedad
Auditada]
Nombre
Cargo
Fecha
ICJCE
Guía de actuación 8.1 – Noviembre de 2007
Anexo II
Guía de actuación sobre modelos de cartas a utilizar ante solicitudes de acceso a
papeles de trabajo referentes a encargos de auditoría de cuentas
Anexo III - Auditor principal: Modelo de carta de solicitud de confirmación a enviar
al auditor principal por el otro auditor
Fecha
[Auditor principal]
A la atención de D. XXXXX
Muy señores nuestros:
La presente carta se emite en relación con nuestra auditoría de las cuentas
anuales/consolidadas de [insertar razón social completa de sociedad Auditada] al [insertar fecha]. La
Sociedad nos ha solicitado que permitamos a [Auditor principal] el acceso a nuestros papeles
de trabajo de auditoría de las cuentas anuales de [insertar razón social completa de sociedad
Auditada ], realizada por nosotros para el año finalizado el [insertar fecha], sobre la que
hemos emitido el correspondiente informe de auditoría con fecha XX de XXXX de
XXXX, no habiendo realizado otros procedimientos de auditoría o de hechos posteriores a
partir de dicha fecha. Nuestro trabajo de auditoría se ha realizado de acuerdo con normas
de auditoría generalmente aceptadas en España. [Auditor principal] ha solicitado dicho
acceso como parte de su auditoría de las cuentas anuales consolidadas de [insertar razón social
completa de la sociedad dominante del grupo] al [insertar fecha], al optar por asumir íntegramente el
trabajo de auditoría realizado por [Otro auditor] y no hacer referencia al mismo en su
informe correspondiente al ejercicio finalizado el [insertar fecha].
Nuestra auditoría de las cuentas anuales de [insertar razón social completa de sociedad Auditada], y
los papeles de trabajo preparados en el curso de la misma, no se planificaron ni se ejecutaron
previendo su revisión. En consecuencia, pueden no haber sido específicamente abordados
ciertos aspectos que pudieran interesarles. Dado que ha sido necesario aplicar nuestro juicio
profesional y realizar una evaluación de la materialidad a efectos de nuestro trabajo, es posible
que ustedes hubieran podido evaluar de diferente manera ciertos asuntos. No nos
pronunciamos sobre si la información contenida en nuestros papeles de trabajo es suficiente o
adecuada para los fines de su trabajo.
La política de nuestra Firma no permite, normalmente, facilitar papeles de trabajo a
terceros. No obstante, en circunstancias excepcionales, estamos autorizados a conceder tal
acceso sujeto a ciertas condiciones. El propósito de esta carta es confirmar los términos
bajo los cuales podemos permitir el acceso en este caso.
Determinados papeles de trabajo relacionados con asuntos administrativos y de control de
calidad se consideran de uso restringido, y por lo tanto no se les facilita el acceso a los
mismos.
El citado acceso a nuestros papeles de trabajo se enmarca en lo establecido en la Norma
Técnica de Relación entre Auditores y, en consecuencia, la información que [Auditor
ICJCE
Guía de actuación 8.1 – Noviembre de 2007
Anexo III
1
Guía de actuación sobre modelos de cartas a utilizar ante solicitudes de acceso a
papeles de trabajo referentes a encargos de auditoría de cuentas
principal] pueda obtener, será utilizada, exclusivamente, en su auditoría de las cuentas
anuales consolidadas de [insertar razón social completa de la sociedad dominante del grupo] del
ejercicio 200X. Ponemos a su disposición nuestros papeles de trabajo exclusivamente para
este fin.
Dado que su revisión de nuestros papeles de trabajo se realizará con el único propósito
indicado anteriormente, con la firma de esta carta ustedes aceptan y se comprometen a: 1)
que la información obtenida no será utilizada por ustedes para ningún otro propósito ni
facilitada a ninguna otra parte, 2) no realizarán manifestación alguna, oral o escrita, ni
directa ni indirectamente, a ninguna persona acerca de la calidad en la realización de
nuestro trabajo o de si el mismo se realizó de acuerdo con las normas de auditoría
generalmente aceptadas en España, 3) los resultados de nuestra auditoría documentados en
nuestros papeles de trabajo no serán utilizados, excepto como se contempla en la Norma
Técnica de Auditoría de Relación entre Auditores emitida por el ICAC, como evidencia de
auditoría al expresar su opinión sobre las cuentas anuales consolidadas de [insertar razón
social completa de sociedad dominante del grupo] correspondientes al ejercicio 200X, y 4)
no harán referencia a nuestro informe de auditoría en su informe sobre las citadas cuentas
anuales consolidadas.
Nuestros papeles de trabajo se han preparado a efectos de nuestra auditoría de las cuentas
anuales de [insertar razón social completa de sociedad Auditada], y de nuestro correspondiente
informe de auditoría dirigido a los accionistas de la sociedad, y no para otros propósitos o
personas [Otro auditor], sus socios y su personal no aceptan responsabilidad alguna y
deniegan cualquier obligación ante [Auditor principal] por la información contenida en los
papeles de trabajo o cualquier información o explicaciones proporcionadas, incluyendo
representaciones hechas oralmente. Si [Auditor principal] desea ampararse en tales
informaciones, explicaciones o representaciones lo hace bajo su total responsabilidad y
riesgo.
Para poder acceder a dichos papeles de trabajo, ustedes necesitarán utilizar un software que
ha sido creado por nuestra firma y que es propiedad confidencial de la misma, denominado
[xxxxx], al que se les facilitará un acceso limitado. Dicho acceso se concede mediante esta
carta a [Auditor principal], con la condición de que acepten respetar la estricta
confidencialidad del [xxxxx], utilizar la información obtenida a través de dicho acceso
únicamente en relación con el objetivo indicado, y no divulgar, ni permitir acceso a dicha
información, ni copiar o explorar ninguna parte de [xxxxx] dentro o fuera de su
organización, excepto en la medida en que sea estrictamente necesario para lograr el
objetivo indicado. No se utilizarán para uso propio, ni divulgarán y respetarán los derechos
de propiedad intelectual e industrial de [Otro auditor], sobre la metodología procedimientos,
técnicas, ideas, conceptos, secretos comerciales, y Know-how de [Otro auditor],
incorporados a la información que vamos a suministrarles.
[Auditor principal] aplicará a la información que se derive de su revisión de nuestros papeles
de trabajo su norma habitual de custodia y conservación de papeles de trabajo y de
protección de información confidencial de clientes. En el caso de que un tercero no
autorizado por Ley solicite acceso a sus papeles de trabajo en relación con su auditoría de la
Sociedad, ustedes se comprometen a obtener nuestra autorización escrita antes de permitir
dicho acceso a la información que se derive de su revisión de nuestros papeles de trabajo, y
ICJCE
Guía de actuación 8.1 – Noviembre de 2007
Anexo III
2
Guía de actuación sobre modelos de cartas a utilizar ante solicitudes de acceso a
papeles de trabajo referentes a encargos de auditoría de cuentas
a obtener para nosotros de dichos terceros la correspondiente limitación
responsabilidad.
de
[Cuando el auditor principal sea extranjero, se sustituirá el párrafo anterior por el siguiente: La
normativa legal en España sobre auditoría de cuentas (Ley 19/1988, de 12 de julio, de
auditoría de cuentas y Real Decreto 1636/1990, de 20 de diciembre, por el que se aprueba
el Reglamento que desarrolla la Ley 19/1988, de 12 de julio, de auditoría de cuentas)
establece el deber de secreto y confidencialidad de cuanta información conozca el auditor
en el ejercicio de su actividad, así como el deber de conservación y custodia de la
información contenida en los papeles de trabajo. El acceso por parte de [Auditor principal] a
nuestros papeles en relación con la información que conozca como consecuencia de dicho
acceso supondrá la extensión del deber de custodia, secreto y confidencialidad a todo el
personal de [Auditor principal]. [Auditor principal] se compromete a tomar todas las medidas
necesarias para asegurar el cumplimiento de los deberes indicados anteriormente. En el
caso de que un tercero no autorizado por Ley solicite acceso a sus papeles de trabajo en
relación con su auditoría de la Sociedad, ustedes se comprometen a obtener nuestra
autorización escrita antes de permitir dicho acceso a la información que se derive de su
revisión de nuestros papeles de trabajo, y a obtener para nosotros de dichos terceros la
correspondiente limitación de responsabilidad.]
En caso de incumplimiento de los compromisos a que se refiere el párrafo anterior,
[Auditor principal] acuerda mantener indemne a [Otro auditor], y al Socio responsable de la
auditoría, de cualquier reclamación que pudiera surgir por haberse facilitado negligente o
dolosamente el acceso a la información que se derive de la revisión de nuestros papeles de
trabajo por parte de terceros no autorizados por Ley
[Auditor principal] informará inmediatamente a [Otro auditor], de cualquier requerimiento
judicial o de cualquier organismo administrativo o regulador competente y con capacidad
para ello, mediante el que se solicite el acceso a sus papeles de trabajo cuando éstos
contengan información derivada de su revisión de nuestros papeles.
[Cuando el auditor principal sea extranjero se añadirá el siguiente párrafo: La normativa legal en
España sobre protección de datos (Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de
Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD)) establece determinadas obligaciones en
relación con aquellos documentos que contengan datos de carácter personal de terceros
distintos de [insertar razón social completa de la sociedad Auditada] (ej. Datos fiscales de
empleados, información detallada de nóminas con identificación del perceptor, datos
relacionados con la salud, etc.). Consecuentemente, revisaremos el contenido de nuestros
papeles de trabajo y retiraremos de los mismos aquellos documentos que cumplan las
características mencionadas. [Auditor principal] no tendrá acceso en ningún caso a dicha
información.]
Rogamos nos confirmen su aceptación a los términos y condiciones anteriormente
indicados firmando y devolviéndonos la copia adjunta de esta carta. El acceso a nuestros
papeles de trabajo no será facilitado hasta haber recibido firmada la copia adjunta a esta
carta.
ICJCE
Guía de actuación 8.1 – Noviembre de 2007
Anexo III
3
Guía de actuación sobre modelos de cartas a utilizar ante solicitudes de acceso a
papeles de trabajo referentes a encargos de auditoría de cuentas
Atentamente,
[Otro auditor],
[Nombre del Socio Auditor]
Socio
Conforme con los términos expuestos en este documento:
Firma del representante de [AUDITOR PRINCIPAL]
Nombre:
Cargo:
Fecha:
Nota: Esta carta deberá adaptarse convenientemente en función de las circunstancias
específicas de cada situación, como por ejemplo en situaciones como las siguientes:
¾ el objeto de la auditoría fue un reporting package y no unas cuentas anuales.
¾ la revisión del auditor principal va a ser realizada por la firma española de su red
internacional.
¾ al realizar la auditoría ya se hubiera acordado con el auditor principal que revisaría los
papeles e incluso se hubiese asignado una materialidad específica.
¾ el trabajo se ha llevado a cabo de acuerdo con normas de auditoría distintas de las
españolas.
ICJCE
Guía de actuación 8.1 – Noviembre de 2007
Anexo III
4
Guía de actuación sobre modelos de cartas a utilizar ante solicitudes de acceso a
papeles de trabajo referentes a encargos de auditoría de cuentas
Anexo IV - Auditor principal: Modelo de carta de autorización del cliente
Fecha
[insertar razón social completa de sociedad Auditada].
Dirección
Muy señores nuestros:
Nos han solicitado que permitamos a [Auditor principal], en su calidad de auditor del grupo
[insertar nombre del grupo] al que pertenece [insertar razón social completa de sociedad Auditada], la
revisión de nuestros papeles de trabajo relativos a la auditoría de las cuentas anuales de [insertar
razón social completa de sociedad Auditada] al [insertar fecha]. Nuestra auditoría se realizó de
acuerdo con Normas de auditoría generalmente aceptadas en España.
Entienden y están de acuerdo con el hecho de que la revisión de nuestros papeles de trabajo se
llevará a cabo únicamente con el fin evaluar la necesidad de realizar procedimientos
adicionales por parte de [Auditor principal] y con el fin de obtener información acerca de
[insertar razón social completa de sociedad Auditada] y acerca de los resultados de nuestra auditoría
del ejercicio 200X, para utilizarla en su auditoría de las cuentas anuales consolidadas de [insertar
razón social completa de la sociedad dominante del grupo] del ejercicio 200X. Adicionalmente, nos
confirman que, dado que la revisión efectuada por [Auditor principal] se hace exclusivamente
con esa finalidad, no les solicitarán que, como resultado de su revisión faciliten la información a
ninguna otra parte y entienden que [Auditor principal] no utilizará la información para ningún otro
propósito más que el de ayudarles en su auditoría de las cuentas anuales consolidadas de
[insertar razón social completa de la sociedad dominante del grupo].
Siempre que obtengamos su autorización escrita para permitir dicho acceso y la carta de
conformidad de [Auditor principal], cuyo contenido les enviamos como anexo a esta carta
para su información, permitiremos dicho acceso a los papeles de trabajo, con sujeción a los
términos y condiciones establecidos en esta carta y en la aludida carta de conformidad.
Mediante la firma de una copia de esta carta, [insertar razón social completa de sociedad Auditada]
autoriza a [Otro auditor], a permitir a [Auditor principal] revisar los papeles de trabajo
preparados en relación con la auditoría de las cuentas anuales de [insertar razón social completa
de sociedad Auditada] del ejercicio terminado el [insertar fecha] y entiende y confirma que
[insertar razón social completa de sociedad Auditada] no adquiere ningún derecho adicional a los
que habría tenido de no darse esta circunstancia, ni puede derivarse para [Otro auditor],
ninguna responsabilidad como consecuencia de permitir dicho acceso.
ICJCE
Guía de actuación 8.1 – Noviembre de 2007
Anexo IV
1
Guía de actuación sobre modelos de cartas a utilizar ante solicitudes de acceso a
papeles de trabajo referentes a encargos de auditoría de cuentas
En caso de conformidad, les rogamos nos devuelvan la presente carta debidamente firmada.
Atentamente,
OTRO AUDITOR
[Nombre del Socio Auditor]
Socio
Conforme con los términos expuestos en este documento:
Firma del representante de [insertar razón social completa de sociedad
Auditada]
Nombre
Cargo
Fecha
ICJCE
Guía de actuación 8.1 – Noviembre de 2007
Anexo IV
2