Características de la auditoria - Confederación Granadina de

Programa Intersectorial para Difusión de la Cultura Preventiva
Manual Técnico 1 – Gestión y Administración de Prevención
7.2
Características de la auditoria
El artículo 30 del Reglamento de los Servicios de Prevención define una Auditoria como“... instrumento
de gestión que ha de incluir una evaluación sistemática, documentada y objetiva de la eficacia del
sistema de prevención...”.
Es sistemática, Los resultados de la auditoría, no se basan en el azar, son debidos a un análisis
minucioso, ordenado y planificado por parte del auditor, que permiten un grado de fiabilidad muy elevado.
En este sentido, hay que destacar que uno de los aspectos que más definen la calidad y cualidad de un
auditor, es la metodología que utiliza en la realización de la auditoría, siendo, por tanto, un claro
“elemento diferenciador” entre auditores.
Es independiente, Sería muy difícil que alguien involucrado en el cumplimiento de la totalidad o parte del
sistema, se pueda evaluar a sí mismo de forma objetiva, de ahí la importancia del factor de
independencia del auditor.
Analiza resultados, La auditoría no es un simple examen de cómo se llevan a cabo las actividades,
analiza los resultados, evaluando, basando en éstos la efectividad de las actuaciones preventivas
realizadas, como consecuencia de la evaluación de riesgos. Dicho de otra forma, evalúa si las acciones
preventivas tendentes al control de los riesgos detectados en la empresa, su sistema de implantación y
de gestión son eficaces o no, en función de los resultados obtenidos.
Es objetiva, El resultado de la auditoría se basa en las denominadas “evidencias objetivas”, a través de
las cuales el auditor avala sus conclusiones, no pudiendo basarlas, en ningún caso, en apreciaciones
subjetivas, suposiciones, etc., siendo necesario, por tanto, realizar las verificaciones de los procesos que
sean pertinentes.
Es periódica, Cualquier sistema de gestión se implanta para una organización y unas necesidades
empresariales de un determinado momento. Los cambios en los objetivos, en la organización, en los
procesos, en los procedimientos, en las personas, etc., pueden generar nuevas necesidades que hacen
que los sistemas implantados dejen de ser eficaces. De igual forma, los sistemas, aún no existiendo
cambios, pueden degradarse o perder su efectividad como consecuencia de la confianza que la empresa
tiene en el buen funcionamiento del mismo. Las auditorías, al ser periódicas, deben impedir ese
desajuste entre el sistema y la realidad.
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No busca culpable, La auditoría busca, a través del análisis del pasado, soluciones para el futuro. En ella
se analizan los fallos del sistema, no de las personas que los cometieron, ya que, si éstos existieron fue
porque el sistema se lo permitió. En cuanto a las funciones de la Auditoría del sistema de PRL, se pueden
destacar las siguientes:
Comprobar periódicamente, cómo se ha realizado la evaluación inicial de los riesgos, analizar
sus resultados y verificarlos en caso de duda.
Comprobar, que el tipo y planificación de las actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en
la normativa general, así como en la normativa sobre riesgos específicos que sea de aplicación,
teniendo en cuenta los resultados de la evaluación.
Analizar la adecuación de los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades
preventivas.
Analizar los recursos propios y concertados, su organización y coordinación.
Objetiva
Sistemática
Periódica
Independiente
Analiza
Resultados
Auditoria
Inspección y
Control
Busca
Culpable
Ya se ha indicado como característica esencial de la Auditoría de PRL la necesidad de seguir, para su
realización, una serie de etapas ordenadas y sistemáticas que garanticen su eficacia y faciliten la
consecución de los objetivos perseguidos. No sólo como necesidad para el auditor, sino también para el
auditado, la consecución de esa garantía de fiabilidad de la auditoría no puede basarse solamente en la
profesionalidad del auditor. Éste debe basar su labor en hechos contrastados, en evidencias objetivas.
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Por tanto su trabajo se deberá realizar conforme a una metodología que no deje aspectos al azar. Si bien,
es evidente que la auditoría exige que su desarrollo se realice mediante técnicas especializadas,
(técnicas auditoras), debemos tener presente que el empleo de esas técnicas no es suficiente; el auditor
tendrá que aceptar que la responsabilidad de su trabajo no sólo se presenta frente a las personas que
directamente le han contratado, sino que también alcanza a terceras personas que utilizan el resultado
de la auditoría para la toma de decisiones.
En base a todo lo expuesto, dentro de la metodología utilizable para el desarrollo de la auditoría
distinguimos 4 bloques:
1. Iniciación de la Auditoría:
Alcance
Frecuencia
Revisión preliminar de la documentación
2. Preparación de la Auditoria:
Auditoria:
Plan
Asignación de tareas por el Auditor Jefe
Documentos de Trabajo
3. Fases
Fases:
ases:
Reunión inicial
Examen
Reunión final
Conservación de los expedientes
4. Documentos
Documentos resultados de la Auditoría:
Auditoría:
Preparación del Informe
Contenido del Informe
Distribución del Informe
Responsabilidad y Competencias
Las auditorias del Sistema de Gestión para la Prevención de Riesgos Laborales no deben suponer que la
responsabilidad del personal encargado de implantar el sistema de gestión en la empresa sea transferida
a la entidad auditora.
La entidad auditada deberá poner a disposición del equipo auditor todos los medios necesarios para
asegurar el buen desarrollo de la auditoria y facilitar al auditor el acceso a las instalaciones y elementos
de prueba.
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Debe, por tanto, cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoria y determinar las
acciones a emprender derivadas de la realización de la misma.
Esta actividad auditora se realiza por profesionales expertos, que deben mantener una actitud de
independencia, integridad y objetividad con respecto a la entidad auditada, y que tiene como fin la
verificación del Sistema de Prevención de Riesgos Laborales.
El trabajo del auditor debe documentarse adecuadamente y tiene su culminación, como hemos
mencionado anteriormente, en la emisión del informe de auditoria en el que el auditor expresa su opinión
sobre el sistema auditado.
En consecuencia los procedimientos diseñados para soportar la opinión técnica en aquellas áreas más
significativas y en las que sea más probable que se puedan producir errores importantes, deben ser más
amplios y extensos que aquellas otras en que no se den estas circunstancias.
El auditor debe requerir de la entidad auditada cuanta información precise para la realización de los
trabajos de auditoria. Cualquier limitación impuesta por la entidad auditada o sobrevenida a lo largo del
trabajo que impida la aplicación de lo dispuesto en las normas técnicas debería ser considerada en el
informe de auditoria como una limitación al alcance.
El auditor debe estar en condiciones de analizar, por ejemplo, si las actividades preventivas realizadas o
planificadas son las legalmente exigibles, teniendo en cuenta la evaluación de los riesgos y la normativa
aplicable.
La diversidad de esta normativa, tanto en cuanto a su ámbito (por sector, por equipo o agente, por riesgo,
etc.), como en cuanto a su origen (laboral, industrial, sanitario, etc.), hace que la identificación de todas
las "actividades preventivas exigibles" pueda ser considerablemente difícil. A menudo, además, las
disposiciones legales requieren de interpretación técnica y hacen referencia a Guías o normas (Guías del
INSHT, Protocolos del Ministerio de Sanidad o normas UNE) que deben ser conocidas por el auditor,
aunque no tengan carácter vinculante.
Para hacer frente a esta problemática es imprescindible que el auditor disponga de una síntesis
estructurada de las principales obligaciones preventivas del empresario que le permita desempeñar su
labor con una mínima agilidad de forma que sepa, en cada situación, qué mirar y qué preguntar sin tener
que consultar sistemáticamente la "bibliografía normativa". Cualquier síntesis de este tipo debe basarse
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necesariamente en una clasificación de las obligaciones empresariales tal como la que, a modo de
ejemplo, se expone a continuación:
Obligaciones generales: Evaluación de los riesgos y planificación de la prevención, Prevención y
actuación frente a emergencias, Control de las condiciones de trabajo, Vigilancia de la salud,
Formación e información de los trabajadores (y de sus representantes), Señalización,
Investigación de accidentes, Organización de la prevención, Consulta y participación,
Documentación, etc.
Obligaciones particulares para con colectivos determinados de trabajadores por sus especiales
condiciones personales (embarazadas, minusválidos, menores, trabajadores "especialmente
sensibles", etc.), condiciones de trabajo (que conlleven, por ejemplo, la limitación de la jornada),
o condiciones de contratación (trabajadores temporales, trabajadores cedidos por una ETT, etc.)
Obligaciones aplicables a las condiciones de los lugares o centros de trabajo, en función del
sector de actividad de la empresa (Industria y Servicios, Construcción, Minería, Pesca,
Transporte, etc.)
Obligaciones aplicables a las condiciones de seguridad, selección y adquisición, instalación, uso,
mantenimiento, almacenamiento y eliminación (cuando proceda) de los equipos e instalaciones
de trabajo, materiales, productos químicos y equipos de protección (es decir, de los "medios de
trabajo"
Obligaciones aplicables al ambiente (físico, químico y biológico) de trabajo.
Obligaciones específicas para la realización de determinadas operaciones potencialmente
peligrosas (manipulación de cargas pesadas, trabajos "eléctricos", etc.)
Obligaciones (en materia de prevención) en relación con las Administraciones Públicas, con las
ETT que pongan trabajadores a disposición de la empresa y con otros empresarios (que
coincidan en el mismo centro de trabajo, que estén contratados o que usen equipos "cedidos" por
el empresario, etc.).
Del mismo modo, hay que aclarar que hay empresas que no esta obligadas a realizar auditorias, como
son:
Las empresas que conciertan con uno o varios Servicios de Prevención Ajenos, si el concierto
incluye todas las especialidades preventivas (seguridad, higiene industrial, ergonomía,
psicosociología y vigilancia de la salud).
Las empresas de hasta seis trabajadores cuyas actividades no estén incluidas en el Anexo I del Real
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Decreto 39/97 y por lo tanto debido al número limitado de trabajadores y a la escasa complejidad de las
actividades preventivas, se demuestre que la eficacia del sistema preventivo resulte evidente. En este
caso se considerará que han cumplido con la obligación de auditoría cuando cumplimenten y remitan a la
autoridad laboral un escrito de notificación
Tipos de Auditorias
Auditoria Interna
Miembros de la Empresa
Técnicos externos contratados
A solicitud de un suministrador o un cliente
Legal (auditores acreditados)
De tercera parte: entidades independientes
de la empresa y de la que solicita la auditoria
(ejemplo, auditorias de Sistemas de gestión
conforme a norma)
Supervisión de la Empresa
Supervisión de un Proceso
Auditorias de Adecuación
Auditorias de Conformidad
Solo algunas partes de la empresa
Solo algunos procesos
Todo el Sistema de Gestión
De la Totalidad de la Empresa
Responde a una actividad planificada
En función de
quien Audita
Auditoria
Externa
Auditoria legal
En función de que
se Audita
Auditoria de un
proceso
Auditoria de
Sistema de
Gestión
Auditoria parcial
En función de su
alcance
Auditoria global
Auditoria
programada
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En función de
cuando se Audita
Auditoria
extraordinaria
Cuando lo estime conveniente, en cualquier
momento.
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