¿Quienes deben crear un ambiente para proyectos exitosos

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¿Quiénes y cómo crear un ambiente para proyectos exitosos?
La mayoría de las administraciones
modernas está cambiando rápidamente hacia
la modalidad de trabajar por proyectos. A
través de una organización basada en
proyectos (PBO por sus siglas en Inglés,
Project Based Organization) se logran
exitosos lanzamientos de nuevos productos y
servicios. Son más los productos o servicios a
medida. En muchos tipos de industria cada
vez más se está más lejos del trabajo
repetitivo. Hoy día debemos ser eficientes y
saber qué conjunto de actividades y que
personal son exitosas y cuales debemos
apoyar más. La organización basada en
proyectos contribuye a esto.
Una organización tiene gran cantidad de
proyectos internos y para clientes, muchos en
cartera para emprender. El objetivo es
seleccionar aquellos que tienen más potencial
para ser exitosos y alcanzar mejores
resultados en los proyectos en ejecución.
Muchas empresas ya reconocen el alto
potencial de la administración por proyectos
y su contribución a una organización
competitiva. A pesar de ello, hoy día muchos
sistemas organizacionales no son consistentes
con el éxito en los negocios actuales.
Podemos ver empresas que han adoptado
la administración por proyectos y otras que
están aun pensando en ello sin pasar a la
acción.
Aquellas que ya están en ese proceso han
o están incorporando metodologías, técnicas
y herramientas más conocidas. Las más
avanzadas ya han tomado conciencia de que
las personas hacen la diferencia, son
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concientes que la confianza de las personas es
fundamental.
Con frecuencia la gente lamenta que los
líderes carezcan de autenticidad e integridad.
Con esta sensación la confianza no puede
desarrollarse. Los gerentes pueden y deben
generar una cultura basada en esos valores y,
luego, apoyarse en ella.
Autenticidad significa que los gerentes
crean en lo que están diciendo.
Integridad significa que ellos hacen lo que
dicen.
Uniendo las intenciones, las palabras y las
acciones, la autenticidad e la integridad
conectan la cabeza y el sentimiento. Esto
ayuda a los líderes a generar credibilidad en
sus seguidores. Manifestar estos valores en
acciones, a menudo, hace la diferencia entre
el éxito y el fracaso. Existen muchos
ejemplos donde los denominados líderes no
tienen estos valores, causando la pérdida de
confianza y energía en las demás personas.
Presentamos 8 acciones que creemos
contribuirán con los líderes y gerentes para
conducir sus organizaciones y proyectos en
forma exitosa:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Cambie a administración por proyectos
Ponga énfasis en proyectos estratégicos
Entienda la influencia de la alta gerencia
Desarrolle el equipo principal
Organícese para trabajar por proyectos
Desarrolle un sistema de información
Seleccione y desarrolle a sus gerentes
Desarrolle una organización que aprenda
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ser ejecutados (por falta de recursos), siendo
el efecto final el de realizar sólo los proyectos
seleccionados pero no todos los planteados.
3. Entender la influencia de la alta
gerencia.
1. Cambiar su organización al modelo
orientado a proyectos.
Convertir una organización a un modelo
basado en proyectos es básico para sobrevivir
en un ambiente cambiante de negocios.
Trabajos basados en proyectos crean nuevos
productos o servicios. El modelo cultural está
cambiando hacia la organización por
proyectos. Empresas innovadoras como
Hewlett-Packard han hecho esto para todos
los proyectos, desde equipos de trabajo
pequeños hasta cientos de participantes. Las
altas gerencias dieron el apoyo necesario
para implantar consistentemente la estrategia
en toda la organización. Igualmente cada vez
son más las empresas que ven la organización
por proyectos como una característica de
poder permanecer en el mercado.
2. Poner énfasis en proyectos
estratégicos.
Claramente unidos a los proyectos están
los objetivos de la organización. Utilice un
proceso de priorización que cada uno
entienda y apoye. Desarrolle y ejecute la
selección de acuerdo a un plan documentado.
Los gerentes pueden categorizar los
proyectos definiendo líneas estratégicas que
abarquen la totalidad de los objetivos de la
empresa. Luego habrá que determinar que
proyectos corresponderán a cada línea.
Posteriormente se deberá, con algún criterio,
priorizar los proyectos dentro de cada línea
hasta utilizar todos los recursos disponibles.
De esta forma, algunos proyectos no podrán
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La alta gerencia debe dar soporte al
planeamiento de proyectos, negociar límites,
ser cuidadosos para apoyar sin interferir en
momentos de ansiedad; es este el momento
donde se cometen los mayores errores. Use su
tiempo al máximo junto a su equipo de
proyecto cuando se deben tomar decisiones
cruciales, recompense a quienes toman
desafíos en los proyectos. Los gerentes
normalmente ven como héroes a aquellos que
pasan horas resolviendo crisis, se deben
reconocer a los verdaderos héroes: quienes
planifican su trabajo para prevenir problemas.
4. Desarrollar el equipo principal.
Defina el equipo principal que dirigirá y
permanecerá unido durante todo el proyecto.
El conocimiento de los participantes no es
intercambiable. Genere confianza definiendo
claramente los roles y responsabilidades.
Vincule a las personas. Los equipos virtuales
son posibles, pero tienen un alto costo, las
personas necesitan reunirse entre sí, en
persona, para desarrollar entendimientos y
acuerdos, para generar planes satisfactorios.
5. Organizarse para administrar
proyectos.
Se necesita un sistema que haga foco en
los resultados, no en los controles. Se debe
proveer la visión y la autoridad necesaria a
los gerentes de proyecto. Los proyectos
deben tener en cuenta realmente a los clientes
e involucrar a los usuarios finales. Se debe
enfatizar el trabajo por proyectos en la
organización o al menos prepararla para
inhibir el trabajo a través de la organización
fuera de los equipos de cada proyecto. Se
deben generar decisiones efectivas y procesos
de escalamiento.
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8. Desarrollar una organización de
aprendizaje.
6. Desarrollar un sistema de
información para los proyectos.
Use la información para disminuir la
ansiedad. La información correcta provista en
el momento oportuno responde a las
preguntas de la alta gerencia. La
comunicación deficiente tiene sus beneficios:
ocultar errores e inseguridades, no permiten a
otros saber lo que usted está haciendo y
evitan ser el mensajero de malas noticias
pues, normalmente, se lo toma como
responsable al mensajero y no al causante.
Estos “beneficios” son bien superados por
todas las ventajas que produce un buen
sistema de información concreta y estándar.
Un sistema que deje en claro lo que la gente
debe hacer, encarando los asuntos desde su
inicio para poder atenderlos adecuadamente y
destacando las interdependencias de tareas
del proyecto dentro de la organización.
7. Definir un plan para el desarrollo de
los gerentes de proyecto.
Coloque en la dirección de los proyectos a
gente que tenga aptitud para producir
resultados trabajando en equipo con las
personas y, además, que esté actualizado en
la profesión de la administración de
proyectos. Sea cuidadoso, no promueva a
gente porque ha sido exitosa técnicamente.
Promueva en función de las mejores aptitudes
y actitudes de conducción de personas. A
cada gerente o líder se le debe dar al menos
dos semanas al año de entrenamiento para
mejorar su profesionalismo.
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Debe ver a cada proyecto como una
oportunidad de producir un resultado y una
mejora en las técnicas de administración de
proyectos dentro de su organización. Realice
revisiones periódicas de los proyectos y tome
acción sobre los hallazgos más importantes.
Haga del aprendizaje una prioridad. Ajuste
las expectativas de quienes trabajan en los
proyectos.
Debe formar un grupo cuyo propósito sea
liderar las mejoras continuas de la
administración de proyectos dentro de toda la
empresa, ofreciendo entrenamiento, apoyo y
compartiendo las mejores prácticas.
Desarrolle un programa u oficina de
proyectos. Asegure el estado actual de su
administración, estableciendo referencias e
implemente
los
cambios
necesarios.
Reconozca las contribuciones de los gerentes
de proyecto respecto de los procesos actuales.
Adopte y aplique prácticas que reconozcan el
cambio o que amplíen y mejoren la
organización actual.
Liderazgo
Relaciones con usuarios
Negociación
Administración de cambios
Team Building
Comunicaciones
Todas las piezas son necesarias para crear
un ambiente de proyectos exitosos. Cada
organización
puede
tener
diferentes
habilidades, use su conocimiento para
determinar donde es necesaria atención
adicional. El aglutinante que vincula las
piezas es la autenticidad e integridad de los
líderes. Esto no es posible olvidarlo si no
queremos generar ineficiencia.
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