GUÍA DE TRABAJO No 4 SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Y TICS MARCELA ARDILA GARCÍA MARÍA VICTORÍA TINJACÁ STEVE GRAJALES ANDREA MEJIA UNIVERSIDAD EAN FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN BOGOTA D.C. JUNIO DE 2011 T ABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 3 GUIA DE TRABAJO NO. 4 .......................................................................................... 4 LOS RETOS DEL NUEVO COMUNICADOR EN LAS ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÒN ......................................................................... 4 DIAGNOSTICO DE ESTADO DE USO DE LAS TICS EN DIRECTV ....................... 9 HARDWARE........................................................................................................ 11 SOFTWARE ........................................................................................................ 13 ANALISIS GENERAL ............................................................................................. 13 MATRIZ DE INCLUSION DE ESTRATEGIAS EN TIC AL PLAN DE COMUNICACIÓN ................................................................................................... 16 CONCLUSIONES ....................................................................................................... 22 GLOSARIO ................................................................................................................ 23 INTRODUCCIÓN La comunicación es muy importante para el desarrollo de las empresas y la visión de las mismas, en esta guía se tocaran temas basados en la tecnología y se identificaran los medios existentes empleados por la organización, con el fin de analizar el éxito del plan comunicativo con los diferentes públicos. Lo anterior se desarrollara con metodología autónoma y con el empleo de los conocimientos adquiridos durante el modulo. Gestión de la Comunicación 3 GUIA DE TRABAJO NO. 4 LOS RETOS DEL NUEVO COMUNICADOR EN LAS ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÒN 1. Los cambios estructurales de la organización Los elementos de la organización tradicional son empleador – empleado, rolempleado, proveedor – cliente, producción - servicio, mercadeo - ventas, espacio – trabajo – tiempo, jerarquía – organigrama, organización- departamentos, los anteriores elementos han evolucionado atreves de modelos de escuelas de pensamientos de la sociología de las organizaciones, a saber, industrial, humanista, sistemática y convergente. Las organizaciones se pueden agrupar en dos maneras: organizaciones mecánicas: es sustentable en las cadenas productivas y las producciones en serie que se originaron en la sociedad industrial. Organizaciones flexibles: sustentable desde los cambios repentinos del mercado y del contexto en general. Estos modelos convergen en un lenguaje comercial en internet, son un eslabón en la nueva estructura económica de la oferta y la demanda. Las organizaciones de la nueva sociedad organizacional se concentran en la distribución. Las etapas de la línea productiva son la investigación - instalación producción – mercadeo – distribución y ventas. 2. La distribución, la nueva alternativa de las organizaciones La distribución deja de ser un eslabón y pasa a ser el centro y eje de la nueva estructura, con base en el mercado virtual de internet, entre el comprador y el ofertante, convirtiéndose en una organización. Los productos o servicios requieren o no de almacenamiento, o solo inicia su producción o termina cuando genera la compra, donde la entrega final la hace el distribuidor. La red de distribución de un producto será robusta como solicitantes existan 3. El fin de los edificios corporativos La relación que existe entre una gran compañía y el edificio físico es la imagen de la empresa, siendo la reputación ante el público, esta puede ser positiva o no puntos a tener en cuenta: Gestión de la Comunicación 4 El deterioro: múltiples derrumbamientos y desplomes de las grandes empresas, por crisis financiera. La funcionalidad del edificio: los mínimos espacios para algunas áreas. Es pertinente tener una relación entre necesidad - espacio – comodidad, estas son justificaciones humanistas, que lograron dar mayor importancia al área administrativa, logrando mayor efectividad y beneficio corporativo. Mc Gregor dio inicio a la flexibilidad corporativa donde la comunicación entre sedes sucursales y subsidiarias requería infraestructura para cada una, formando una identidad institucional y estilo. La necesidad de información y compañía encontró el nicho ideal de información, creadas durante origen a la escuela sistemática sedes, independientes. de comunicación entre las sedes de la para la implantación de nuevas tecnologías la guerra fría. El concepto de sistema dio dando unidad y sinergia a despliegue de Los cambios del entorno y el mercado de la escuela contingencia, confrontaban relaciones corporativas de corto plazo sobre situaciones coyunturales específicas conocida como la planeación estratégica. La imagen corporativa no se centraba en la simbología del poder y lo financiero, sino en los valores y los principios, logrando una reputación con base en los ejercicios operacionales y la proyección social La evolución del espacio físico entorno al empleado como miembro de un quipo de trabajo. Las oficinas como espacios cerrados de tareas individuales, evolucionaron a grandes escenarios abiertos y flexibles de un trabajo en equipo, unidos por el intranet, que además de optimizar la comunicación interna, disminuye el desplazamiento, siendo de mayor eficiencia. Los costos de instalar, mantener y remodelar el edificio dependen de la funcionalidad del trabajo individual, colectivo y de equipo. 4. El fin del servicio persona a persona o del mercadeo relacional. Se realiza cara a cara o por vía telefónica. Tiene tres pensamientos: La intencionalidad del vendedor de vender desde productos hasta servicios intangibles, esto trae consigo exceso de amabilidad y adulación. La acción de comprar por internet, son variedad de opciones y oportunidades sin límites, ni tiempos. Las preguntas que no se encuentra respuesta en el internet de la compañía, se crea el Call Center siendo un centro de información y respuesta al comprador. Donde el vendedor del producto es un asesor y no puede hablar Gestión de la Comunicación 5 por sí solo, sino con base en una estructura de venta, lo que Lazarsfeld llamo persuasión. 5. El fin del departamento El despliegue de funciones en áreas como finanzas, administración, producción, costos, ventas entre otras, creo la necesidad de un departamento en recursos humanos como aporte a la escuela humanista, y por el departamento de mercadeo y sistemas como aportes a la escuela sistemática, los departamentos de investigación y de comunicación, son producto de la escuela de la contingencia. La estructura de costo de las organizaciones: algunos departamentos tiene funciones especificas en la cadena productiva, otros soportan, comercializan, contabilizan y complementan, todos reúnen personas con base en tareas especificas con trabajo sinérgico en el equipo. El despliegue burocrático en momentos de crisis optaba por la reducción del personal y fusión de departamentos, esto evoluciono y creo nuevos mercados, haciendo servicio de los servicios u outsourcing, que es la contratación de un tercero para desarrollar una actividad dentro de la empresa. La sistematización de tareas y funciones de nuevas tecnologías, disminuirá el tamaño de las organizaciones, reduciendo costos. 6. El fin del empleo directo La relación entre empleo empresa crea una organización sinérgica, donde la empresa adquiere los servicios del empleado por mano de obra, por competencias o por los conocimientos. Crea un vínculo laboral con prestaciones sociales, donde todo se basar en un buen ambiente laboral, por medio de actividades de integración y sensibilización. 7. La administración como un servicio Es la evolución, donde los flujos por departamentos están regidos por relaciones de funciones y de personas, estos flujos informáticos suministran información para la toma de decisiones, de igual forman están la asesoría y consulta externa para este mismo fin. 8. La comunicación como eje central de la comunicación Un gran a porte de la escuela de contingencia es la definición de la comunicación interna y externa, donde la organización es el corazón de la organización y el eje central a la comunicación integrada. La máxima comunicación integrada está conformada por tecnología de información, telecomunicaciones y la convergencia comunicativa. Donde el espacio y el tiempo convergen el lenguaje de la red, sincronizando el proceso de la organización, permitiendo la toma de decisiones, con seguridad y confiabilidad. Gestión de la Comunicación 6 La comunicación integral recoge dos tendencias para incorporarlas en las propuestas de planeación estratégica, que requiere de visión, estrategias tácticas y operaciones informacionales. 9. El multiempleado de varias organizaciones La relación de empleado - empleador requiere exclusividad del tiempo laboral de la persona. El teletrabajo es una figura de trabajo que permite optimizar tiempo, otra figura de trabajo es ser proveedor de conocimientos, aumentando los ingresos producto de la venta de sus servicios. 10. La vulnerabilidad de la nueva estructura organizacional Los peligros de la infraestructura social en las tecnologías de la información y de la comunicación, la incertidumbre de un mal funcionamiento de procesos y canales. 11. El yo y la persona en la nueva organización Como menciona Castelles el yo de la sociedad de la organización es un sujeto aun pendiente por definir, es la suma de la persona de la sociedad tradicional con el individuo del liberalismo, este busca un sentido a su vida con base en el lenguaje homogéneo, requiere contacto físico, defiende la intuición como conocimiento, busca similares en intereses y gustos en la red. Social media: es un medio de comunicación interactiva, que cambia la comunicación entre las personas y entre las marcas y las personas, son contenidos creados por los usuarios, mediante el uso de nuevas tecnologías, como la Web 2.0 que permite intercambio de contenidos entre usuarios. Los medios de comunicación pueden adoptar varias formas en comunicación como: Blogs de personalidades, blogs sociales, wikis, podcasts, fotos y vídeo. Ejemplos de aplicaciones de los Medios Sociales: • Wikipedia (de referencia), • MySpace (redes sociales), • Facebook (redes sociales) • Last.fm (música personales) • YouTube (intercambio de vídeo) • Second Life(realidad virtual) • Flickr (compartir fotos) • Twitter (microblogging y redes sociales). Gestión de la Comunicación 7 Comunicación Blog: Blogger, LiveJournal, TypePad, WordPress, Vox Foros en Línea: vBulletin, phpBB Micro-blogging: Twitter,Plurk, Pownce, Jaiku, Tumblr Redes sociales : Facebook, LinkedIn, MySpace, Orkut, Skyrock, Netlog, Hi5, Tuenti, Quepasa Sistemas de agregación : FriendFeed, Youmeo Eventos: Upcoming, Eventful, Meetup.com, Anticurro.com Colaboración Wiki: Wikipedia, PBwiki, wetpaint Marcadores sociales Delicious, StumbleUpon, Stumpedia, Google Reader Noticias : Digg, Mixx, Reddit Sitios de opinión: epinions, Yelp Multimedia Compartir fotos: Flickr, Zooomr, Quepasa, Photobucket, SmugMug, Picasa Compartir videos: YouTube, Vimeo, Quepasa, Revver Compartir Arte: deviantART Conversiones en vivo: Ustream.tv, Justin.tv, Skype Compartir música: imeem, Quepasa, The Hype Machine, Last.fm, ccMixter, SoundCloud Entretenimientos Mundos virtuales : Second Life, The Sims Online, Habbo Juegos en línea: World of Warcraft, EverQuest, Age of Conan, Spore, Angels online Juegos compartidos: Minicl Gestión de la Comunicación 8 DIAGNOSTICO DE ESTADO DE USO DE LAS TICS EN DIRECTV Web DIRECTV, cada día está retroalimentando la web ya que tiene claro que esta es la imagen corporativa de la empresa, y hoy por hoy están aumentando el número de visitantes ya que esta es la comunicación externa que manejan. Intranet DIRECTV maneja la intranet por cada área, manteniendo allí la información que se requiere, esta es la red interna. Correo electrónico Este es el medio que tiene DIRECTV, para comunicarse interna y externamente, ya que como tiene claro que esto también forma parte de la imagen de la compañía controla mucho que los correo sean laborales y que internamente se le dé el uso básico necesario, externamente se maneje una firma corporativa para posicionar la marca. Chats El chat que maneja actualmente DIRECTV esta direccionado al departamento de Televentas, es allí donde los clientes chatear con un asesor para solicitar información del servicio y hacer la compra del mismo. Es de comunicación externa. Video conferencia Gestión de la Comunicación 9 Las video conferencias que hace DIRECTV son de comunicación interna, las realizan a nivel nacional e Internacional, sólo en algunas áreas. Gestión de la Comunicación 10 HARDWARE Hardware Pc´s Instalados Portátiles y PDAs Número de servidores Televentas Sistemas Recursos Humanos Compras Cobranzas Mercadeo Televentas Sistemas Recursos Humanos Compras Cobranzas Mercadeo PC 50% 100% 100% 100% 100% 100% % Empleados sin PC 50% 0 0 0 0 0 % de Equipos Multimedia 10% 100% 80% 60% 15% 80% Hardware % PC por # Empleados Telefonía móvil Gestión de la Comunicación 12 SOFTWARE Compras Cobranzas Mercadeo WINDOWS Software ofimática (versión) Sistema operativo Televentas Sistemas Recursos Humanos ANALISIS GENERAL Como lo pudimos ver en el punto anterior DIRECTV, maneja una serie de tecnologías que le ayudan a su comunicación interna y externa. Identificamos una serie de herramientas que se deben implementar y otras se deben mejorar, sin embargo no todas se reflejan necesariamente en el plan de comunicaciones ya que algunas tratan de aspectos técnicos o de operación básica. Chat departamento de servicio al cliente: Sería clave que implementarán un Chat en el departamento de servicio al cliente, ya que con este ayudaría a disminuir el alto número de llamadas que ingresan a diario en las horas pico como las 8:00 Am, 2:00 Pm y 7:00 Pm al implementar esta herramienta podríamos mantener los indicadores y disminuiríamos los picos. Gestión de la Comunicación 13 Puesto que el chat solamente ha sido usado por el departamento de ventas La intranet: Esta tecnología ya está implementada pero no es usada al 100% ya que para las diferentes áreas se maneja información muy textual teórica; por tanto quisiéramos que fuera actualizada y mejorada. Sería una intranet más didáctica más creativa e interactiva con la comunicación, que maneje una comunicación asertiva con todos sus empleados. Videoconferencia: Esta herramienta debe ser usada más eficientemente haciendo que todas las áreas implementen este medio para realizar capacitaciones y reuniones a nivel nacional e internacional. Correo electrónico: El correo electrónico, debe manejarse interna y externamente; con un uso adecuado en el ámbito laboral, por medio de este deben hacerse todas las comunicaciones a las diferentes áreas y entre áreas, para así evitar confusiones y ausencias de memoria por no ser requerido por escrito. Al ser solicitado un requerimiento por este medio se tienen las evidencias del mismo. Telefonía móvil con plan de datos: Es importante que la compañía invierta en un plan de datos para los empleados de la fuerza de ventas, ya que con este se puede interactuar más con el cliente y/o con los funcionarios de esta organización. Diademas en el área de televentas: La compañía debe dotar a los empleados en sus puestos de trabajo con una diadema individual para evitar problemas de salud por compartir dicho elemento. Plataformas: Ampliar la plataforma para evitar las caídas de los sistemas ya que se genera congestión en todas las áreas, especialmente en el departamento de Televentas. CRM (Customer Relationship management): Debe existir una comunicación entre los diferentes programas que maneja la compañía para así lograr un mejor manejo de la información de clientes externos, proveedores y empleados. Gestión de la Comunicación 14 Aspectos considerar a Detalles (Condición Contribución al aprovechamiento estratégico de las TIC en la de las TIC comunicación organizacional Existencia Filosofía La organización tiene desea estar con un alto manejo de las TIC Cobertura Se debe ampliar la cobertura interna de las TIC Recursos existentes Los recursos deben ser ampliados para una mejor comunicación de las audiencias Variedad Las audiencias deben ser eficientes con el uso de los contenidos Programas adquisición de Se sugiere implementar un SAP para una mayor eficiencia en los procesos Nivel Actualización de Se debe esta actualizando y evaluando el plan de comunicación puesto en marcha Programas renovación de Si se están actualizando con cada nueva versión o nuevo equipo que salga al mercado Nivel competitividad de La compañía se encuentra en un buen nivel competitivo por el buen manejo de las Tics, teniendo así que mejor más Actualización Relación estándares Regulación políticas de Conocimiento Uso con Frente a la competencia DIRECTV, tiene un buen manejo de TIC, aunque se está sugiriendo algunas implementaciones. Existencia El entorno debe manejarse con sigilo para una buena implementación del proyecto Vacíos La compañía optimiza en la comunicación digital Nivel conocimiento de Debe aprovecharse más por parte de los empleados las herramientas tecnológicas Efectos de difusión Los empleados tienen la opción de manejar la tecnología en sus últimas versiones, y se deben aclarar las políticas de uso. Medios de difusión La compañía debe diseñar un folleto donde se implanten las reglas de uso de las diferentes tecnología con alta complejidad en su uso Programas capacitación de La compañía debe asegurar de capacitar a todos sus empleados a la llegada de nueva tecnología y no sólo implementarla. Niveles participación de Niveles conocimiento de Los empleados deben tener conocimientos básicos de el manejo de las herramientas tecnológicas Acceso Deben capacitar a todas las áreas y no sólo a televentas Se debe tener cobertura en todas las audiencias Gestión de la Comunicación 15 MATRIZ DE INCLUSION DE ESTRATEGIAS EN TIC AL PLAN DE COMUNICACIÓN TP OBJETIVOS ESTRATEGICOS AUDIENCIA Int. Mejorar el clima y Empleados la comunicación a nivel interno. ESTRATEGIA MEDIOS ACTOR ESTRATEGIA TIC Capacitación en Reuniones de Sistemas. el uso efectivo de capacitación. la Intranet. Comunicaciones Creación de Buzones sistema de PQR Intranet y participación a través de la intranet. e Sistemas. Elección de un Revista empleado periódico destacado interno semanalmente. y Comunicaciones. Eventos de Eventos integración entre empleados CREACION de sistema interactivo de ayuda al usuario mientras utiliza la intranet. SENSIBILIZACION en el uso diario de las herramientas de la red interna. CREACION de un sistema de chat técnico en línea para los usuarios internos. CREACION de sistema de correo interno a través de formularios en el portal interno. Comunicaciones Gerencia directivos áreas. y de Comunicaciones Sistemas Gestión de la Comunicación 16 CREACION de un boletín interno digital en donde se registren las novedades y se publique la información del empleado destacado. REDISEÑO del portal interno para permitir la creación de perfiles de cada empleado (Tipo Facebook) y facilitar la interacción y la organización eventos. Regalos a los POP empleados con mejor desempeño. Comunicaciones Medición de Encuestas satisfacción laboral a todos los niveles. Sistemas Mercadeo Comunicaciones Int Mejorar la Empleados percepción de marca y fortalecer los valores a nivel interno. Comunicaciones Revista de desarrollos periódico tecnológicos y Interno logros de la compañía. Comunicados en Carteleras carteleras de la dirección y directivos. Entrega de regalos digitales (Descarga de canciones, cupones en tiendas online. Afiliaciones a medios digitales, etc.) CREACION de sistema de encuestas digitales con medición de resultados instantáneos. Permitir la creación de encuestas por departamentos basados en la plataforma social interna y Comunicaciones CREACION de periódico y boletín digital. Gerencia directivos. y Gerencia directivos. y Comunicaciones Gestión de la Comunicación 17 REDISEÑO del portal interno para incluir una sección de carteleras digitales. Posibilidad de permitir a los empleados publicar anuncios basados en la red social interna. Implementación Reuniones, de sistema de Encuestas. medición de valores. Int Mejorar los Empleados resultados de trabajo en equipo. Realización dinámicas fortalezcan actividades equipo. de Grupos de Comunicaciones que interacción. las en Capacitación en Capacitación herramientas para trabajo en equipo, liderazgo, motivación, sinergia. Ext Fortalecer la Clientes percepción de marca como la mejor relación precio - beneficio Comunicaciones Comunicación comercial que privilegie los servicios exclusivos y la calidad sobre el precio. Comunicación comercial del producto de bajo precio Prepago Comunicación dirigida en call centers Comunicaciones CREACION de encuestas y test digitales que permitan medir los valores de la organización. SENSIBILIZACION en el uso de herramientas para trabajo en equipo digitales (chats, mensajería, aplicaciones para trabajo en equipo en tiempo real, etc.) TV, Prensa, Departamento Comercial. Radio. REDISEÑO de secciones en el portal corporativo para enfocar la comunicación online. CREACION de estrategia TV, Prensa, Departamento basada en correo electrónico. Comercial. Radio. CREACION de estrategia en Departamento de redes sociales (Concursos para mercadeo. contar lo mejor de DirectTV en facebbok, twitter, etc.) Departamento Call centers Departamento de mercadeo. Comercial (Call center de ventas y técnico) Gestión de la Comunicación 18 Departamento de Comunicaciones Ext Comunicar fortalezas modelo digital TV satelital Ext. Mejorar percepción calidad de aliados las Clientes del en la Aliados de los Estrategia Web, comercial por Eucoles, otros medios Revistas, Vallas y patrocinio de eventos. Estrategia de Revistas, comunicación en Web, medios de Facebook, contenido. Prensa. Asesorar a los Reuniones, aliados en Cartas, técnicas de Encuestas. comunicación y desarrollo comercial. Departamento Comercial. Departamento de mercadeo. Departamento Comercial. Departamento de mercadeo. Estrategia web, comunicados online, correos electrónicos, facebook, comunidad twitter, chats de sensibilización, etc. Gerencia Gerencia relaciones de CREACION de canal de comunicación online para los aliados con el fin de permitir asesorías inmediatas. Departamento Comercial Ext Comunicar y Gubernamentales Enviar establecer comunicados posiciones frente los entes a la legislación de control. la TV por cable. Cartas, a Reuniones. de Gerencia CREACION de blog o portal Gerencia relaciones de independiente que trate el tema de la reglamentación. Posible comunidad de cable operadores y usuarios del servicio. Departamento Jurídico Publicar las Prensa posiciones de la Revistas empresa con y Gerencia Gerencia relaciones Gestión de la Comunicación 19 de respecto a legislación. Departamento Jurídico la Dpto. Mercadeo. Ext Comunicar las Comunidad actividades que se realizan como fundación. Realizar Programación Gerencia autopromociones Directv. Gerencia de dentro de la relaciones programación de Departamento de los canales con Comunicaciones las actividades. Fundación Dar cubrimiento en medios por Free press de las actividades. Prensa, Noticieros, Radio, revistas, Facebook, Twitter. Directv Gerencia Gerencia relaciones de Departamento de Comunicaciones Fundación Directv Gestión de la Comunicación 20 CREACION de portal exclusivo para la fundación. Comunidad de amigos de la fundación. Gestión de la Comunicación 21 CONCLUSIONES El concepto de comunicación en todos los ámbitos es un concepto amplio y en continuo cambio; es por este motivo que las herramientas que se pueden utilizar para comunicar y comunicarse al interior de una organización serán siempre diferentes y deberán ser analizadas de forma permanente. El uso de las TIC en los planes de comunicación de una organización es parte fundamental del éxito de los mismos y por lo tanto no pueden ser menospreciados dentro de las herramientas para lograr los objetivos comunicacionales; todo lo contrario son las TIC la fórmula para obtener mejores resultados y optimizar los recursos. Gestión de la Comunicación 22 GLOSARIO TIC: Las tecnologías de la comunicación (TIC), se encargan del estudio, desarrollo, implementación, almacenamiento y distribución de la información mediante la utilización de hardware y software como medio de sistema informático. IP: Es la dirección numérica de una computadora en Internet de forma que cada dirección electrónica se asigna a una computadora conectada a Internet y por lo tanto es única. La dirección IP está compuesta de cuatro octetos. Taxonomía: La idea central de esta taxonomía es qué han de desear los educadores que los alumnos sepan, es decir, cuáles son los objetivos educacionales. Tienen una estructura jerárquica que va del más simple al más complejo o elaborado, hasta llegar al de la evaluación. Cuando los educadores elaboran programas han de tener en cuenta estos niveles y, mediante las diferentes actividades, ir avanzando progresivamente de nivel hasta llegar a los más altos. Gestión de la Comunicación 23 BIBLIOGRAFÍA Directv. www.directv.com.co Comunicación Directv Colombia. Diciembre 2010. Sin Publicar. Fernández Collado, Carlos. La comunicación en las organizaciones. 2ª Edición. México. Trillas. 2009 Centro de investigaciones de la comunicación corporativa organizacional. Comunicación Empresarial. Bogotá, Colombia. ECOE Ediciones. 2007 Aguilera, Jorge. Gerencia Integral de Comunicaciones. Bogotá. Ecoe Ediciones. 2007 http://es.wikipedia.org/wiki/Medio_social_(social_media)#Caracter.C3.ADsticas Gestión de la Comunicación 24