MÓDULO 4: Interactividad Objetivos:

MÓDULO 4: Interactividad
Objetivos:
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Saber trabajar con formularios y utilizarlos en el trabajo docente
Manejar la creación de cartas y otros documentos personalizados
Crear documentos interactivos a base de hipervínculos y marcadores
Enviar archivos de Word por correo electrónico
Utilizar el control de cambios, la vista esquema y el trabajo con documentos maestros y subdocumentos
Coordinar proyectos de creación documental en grupo
Contenidos:
Unidad 1: formularios
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¿Qué es un formulario?
¿Cómo crear un formulario?
Tipos de campos de formulario
Trabajar con formularios
Unidad 2: combinar correspondencia
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Cómo combinar correspondencia
o Creación del documento principal
o Creación del origen de datos
o Insertar campos de combinación
o Finalizar el proceso
Crear etiquetas postales o sobres
Unidad 3: hipervínculos y trabajo en línea
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Hipertexto
Insertar un hipervínculo
Cómo modificar o eliminar un hipervínculo
Marcadores
Trabajo en línea
o Enviar un documento por correo electrónico
o Compartir un archivo en línea
Unidad 4: control de cambios en proyectos de grupo
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Control de cambios
o La barra de herramientas revisión
o Activar el control de cambios
o Aceptar o rechazar cambios
o Comentarios
o Resaltar
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Proteger documentos
Múltiples versiones de un documento
Comparar documentos
Unidad 5: La vista esquema, documentos maestros y subdocumentos
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Uso de la vista esquema
Creación de subdocumentos desde un documento maestro
o Contraer y abrir subdocumentos
o Incorporar documentos dentro de un documento maestro
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Unidad 1: Formularios
1. ¿Qué es un formulario?
Podemos decir que un formulario es un documento electrónico destinado a ser rellenado por
los usuarios mediante verificaciones de casillas, elecciones en listas o rellenado de campos. Este
documento suele partir de una plantilla en la que está creado el formulario y su destino puede ser
guardarlo en disco, imprimirlo, enviarlo por correo electrónico e, incluso, publicarlo en la Web.
Es habitual que en los centros educativos, usemos fichas para recabar datos personales, hasta
ahora, las fichas las pensábamos para rellenarlas con el bolígrafo, pero Word nos permite la creación de formularios electrónicos que pueden ser rellenados en el propio ordenador mediante la introducción de campos.
Los formularios abren un interesante campo en las aplicaciones didácticas, ya que permiten
elaborar cuestionarios que el alumnado puede rellenar manualmente o en el ordenador; en este caso,
el cuestionario nos lo puede devolver en papel, en disco o por correo electrónico. En la página
http://www.educa.aragob.es/cprcalat/tword/con_formularios.htm puedes encontrar algunos ejemplos.
2. ¿Cómo crear un formulario?
La creación de formularios puede hacerse en un texto normal, aunque, muchas veces, sobre
todo si se trata de un cuestionario, es recomendable hacerlo en una tabla. Por otra parte, y teniendo
en cuenta que su destino es ser rellenado por más de un usuario, lo ideal es crear una plantilla que,
al abrirla, se convierta en documento. De esta forma, garantizamos que el formulario base quede sin
modificaciones para que se pueda continuar usando.
La creación de formularios electrónicos se realiza mediante la apertura de su barra de herramientas correspondiente.
Como puedes ver, hay cuatro tipos de campos:
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Campo de texto: Es un campo destinado a contener información escrita con el teclado. Podemos
aplicar distintos formatos de texto: normal, numérico, fecha... Definir un campo como cálculo, puede
permitirnos que se reflejen en él resultados de operaciones matemáticas realizadas con otros campos
numéricos que existan en el formulario.
Casilla de verificación. Es un campo que, al hacer clic en él, se verifica o desmarca.
Lista desplegable, que permite seleccionar una opción de entre varias propuestas.
Cada una de las modalidades indicadas tiene una serie de opciones de configuración a las
que accederemos usando el botón opciones de campos de formulario o haciendo doble clic sobre el
campo insertado. Las ventanas de configuración de cada una de estas modalidades aparecen más
abajo.
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Verás que, en la barra de herramientas, aparecen también botones para trabajar con tablas,
facilitando así la colocación de los campos de formulario en celdas.
Normalmente, cando diseñamos un formulario lo hacemos para utilizarlo más de una vez,
por lo que tiene sentido crear los formularios como plantillas que podamos utilizar posteriormente
para guardar el documento con los campos rellenados.
2.1. Ventana de configuración de un campo tipo texto:
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
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El desplegable tipo permite seleccionar las opciones del campo texto: además del texto como tal, fecha, hora, número y cálculo.
En cada caso, el desplegable formato del texto permitirá seleccionar los parámetros que lo
definan. En el caso de contenido numérico, pueden seleccionarse distintos formatos decimales y de moneda.
El tipo cálculo incorpora el signo = en la casilla texto predeterminado para que puedan introducirse las funciones que servirán para realizar el cálculo. En los restantes tipos de texto
podemos optar por dejarlo en blanco o escribir expresiones del tipo "escribe aquí".
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Tamaño máximo sirve para determinar el número de caracteres a introducir.
Existe la posibilidad de ejecutar
una macro al entrar o al salir. Imagina que se trata de un cuestionario
de evaluación y que has elaborado
un documento resumen del tema a
valorar, puedes introducir una macro que permita el acceso a ese documento cuando se entra en el campo.
Cada campo de formulario se inserta como un marcador, aunque este
concepto lo veremos más adelante.
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Si has introducido un campo de cálculo, la opción calcular al salir puede estar activada.
La que tiene que estarlo siempre es relleno activado, pues de lo contrario, no puede rellenarse el campo.
Finalmente, puede insertarse una ayuda que aparecerá en la barra de estado o al pulsar F1.
2.2. Ventana de configuración de un campo tipo casilla de verificación:
Una casilla de verificación es un cuadro que, al hacer clic, se marca o se desmarca con una X
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Si configuramos el tamaño de la casilla como
automático, se adaptará
al tamaño de la fuente
que estemos usando. De
lo contrario, es necesario
marcar un campo exacto
e indicar el tamaño de la
casilla en puntos.
También podemos optar
por que la casilla aparezca marcada o sin
marcar en valor predeterminado.
El resto de las opciones:
ejecutar macro, especificaciones y agregar ayuda, funcionan igual que hemos descrito en las
casillas de tipo texto.
2.3. Ventana de configuración de un campo tipo lista desplegable:
Al entrar en un campo de lista, aparece un desplegable para que se seleccione una opción de
entre las previstas.

Desde elemento de la
lista, agregamos o quitamos los elementos, en
el caso de que no estemos convencidos con el
orden, mover facilita el
cambio de posición.
 Los campos desplegables muestran siempre la
primera opción seleccionada. Si no se desea que
aparezca para evitar
crear confusión en cuestionarios, puede sustituirse por expresiones
del tipo "selecciona tu respuesta" o bien escribir un signo del tipo ">" o ".", por ejemplo. No es
posible dejar la primera entrada en blanco.
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
Cuando se accede a un campo desplegable aparece la flecha que permite desplegarlo y se hace
un poco más grande. Por eso conviene dejar algunos espacios extra tras ellos si se continúa escribiendo texto en la misma línea.
3. Trabajar con formularios
A continuación, te damos unas recomendaciones para trabajar con formularios
1. El campo de formulario se inserta en un rectángulo que puede copiarse, moverse o cortarse
como cualquier texto.
2. Si se desea dar un formato específico a la fuente de un campo, basta con marcar el campo y
aplicarle el tipo de fuente, color, etc. que queramos, cuando insertemos texto, o lo elijamos
de un desplegable, aparecerá con las características de formato definidas.
3. Cuando estamos diseñando un formulario, conviene activar el sombreado de campo, porque
nos facilitará controlar la posición de cada campo.
4. Si aparecen dos corchetes enmarcando el campo de formulario, podemos desactivarlos desde
herramientas/opciones/ver, quitando la verificación de marcadores (no olvides que hemos
comentado que cada campo de formulario es un marcador).
5. Para realizar cálculos en un campo de texto tipo cálculo, tienes que tener en cuenta las funciones descritas en las tablas.
6. Una vez finalizado el formulario, hay que protegerlo para impedir que se puedan modificar
los campos. Finalmente, lo ideal, como se ha comentado, es guardarlo como plantilla.
7. Una vez guardado, la mejor forma de moverse por un formulario, para rellenar sus campos,
es la tecla tabulador, aunque también podemos hacerlo con el ratón.
Práctica 1: creación de un cuestionario
1. Crea una plantilla nueva que guardarás con el nombre tu-login cuestionario en la carpeta
de plantillas predeterminada.
2. Escribe en la primera línea, "WORD 2000", y en la segunda "Cuestionario de evaluación",
formatea ambas como título de nivel 1.
3. Escribe debajo, "1. Para que aparezca el menú contextual hay que:"
4. A continuación. inserta una lista desplegable con los siguientes elementos:
 "Selecciona la respuesta correcta
 Pulsar el botón derecho (secundario) del ratón
 Pulsar el botón central del ratón.
 Pulsar el botón izquierdo del ratón."
5. Pulsa aceptar, pasa a la línea siguiente e introduce el siguiente texto: "2. La opción Pegado Especial del Menú Edición sirve para:". Pasa a la línea siguiente pulsando SHIFT
(flecha de mayúsculas e intro).
6. Crea una macro, llamada cuidado, que guardarás sólo en este documento, que abra el archivo cuidado que encontrarás en la carpeta documentos
7. Inserta una casilla de verificación, y escribe a continuación "Copiar el mismo formato de
texto."
8. Haz que se abra la macro cuidado cuando se salga del campo.
9. Pasa a la línea siguiente usando el mismo procedimiento, vuelve a insertar una casilla de
verificación y escribe a continuación: "Crear un vínculo entre dos documentos."
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10. Repite los mismos pasos, y escribe "Rehacer un cambio deshecho."
11. Pulsa intro.
12. Escribe "3. La barra de herramientas", inserta un campo de texto, con un tamaño máximo
de 8 y sigue escribiendo "lleva, entre otros los comandos Nuevo, Abrir, Guardar e Imprimir."
13. Ve a la línea siguiente, escribe el siguiente texto: "4. Los" . A continuación, inserta una lista desplegable con los siguientes elementos
1.
2.
3.
4.
Selecciona
Campos
Tabuladores
Formularios
14. y sigue escribiendo "sirven para hacer marcas en el documento que, posteriormente,
permitirán alinear el texto tomándolas como referencia". No aceptes todavía, introduce
como ayuda en la barra de estado, "elige la opción que consideres correcta".
15. Marca el rectángulo en el que aparece selecciona y pon el texto en color rojo y negrita.
16. Entre este campo y el texto "sirven" es necesario dejar varios espacios adicionales (dependiendo del tipo y tamaño de letra que uses -tres o cuatro espacios para la letra times-) para
evitar que, al entrar el en campo, la flecha que se añade al rectángulo oculte parte del texto
siguiente.
17. Escribe: "5. Valora tus resultados." Inserta un campo desplegable en el que escribirás,
como elementos, aunque te parezca raro:





JJJJ
JJJL
JJLL
JLLL
LLLL
18. No aceptes todavía, define como ayuda al pulsar F1, "selecciona las caritas sonrientes en
función de las respuestas que crees tener acertadas"
19. Pon este campo en tipo de letra windings, negrita y rojo, verás que las J se sustituyen por
caras sonrientes y las L por caras tristes.
20. Quita el sombreado de campo.
21. Protege el formulario y guárdalo. Puedes comprobar la solución en la carpeta soluciones.
22. Abre un documento nuevo basado en la plantilla cuestionario.
23. Rellena el formulario, observa el funcionamiento de la macro. Observa también el funcionamiento de las ayudas: en el primer caso, cuando entres al campo, aparecerá el mensaje
en la barra de estado, en el segundo, si pulsas F1 antes de abrir el desplegable, aparecerá la
ventana de ayuda. y guarda el documento creado con tu-login respuesta en la carpeta de
trabajo.
Práctica 2
Vas a crear ahora una plantilla conversora de pesetas a euros.
1. Abre la plantilla euros que encontrarás en la carpeta de documentos. Para que te sea más
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6.
7.
8.
9.
fácil localizar las celdas, son de color amarillo las que vamos a utilizar como destino de los
campos.
En la celda B2, inserta un campo de texto que formatearás como número.
En la celda D2, inserta un campo de texto, tipo número cuyo contenido predeterminado será 166,386. Desmarca la casilla relleno activado para impedir que modifiquen el contenido
del campo, ya que el valor en pesetas de 1 € es fijo.
En la celda B3, inserta un campo de texto que formatearás como cálculo, cuya fórmula será =b2/d2; formato del número 0,00. Marca calcular al salir.
En la celda B5, inserta un campo de texto, que formatearás como número, con formato
0,00.
En la celda B6, inserta un campo de texto que formatearás como cálculo cuya fórmula será
=b5*d2; y el fomato #,## 0,00 pta.
En un formulario protegido no pueden hacerse cálculos, así que déjalo desprotegido y
guarda la plantilla en tu carpeta de trabajo..
Vuelve a abrirla. Si hubieras guardado la plantilla en la carpeta de plantillas podrías hacerlo desde nuevo, en este caso, ábrela desde la carpeta de trabajo. Escribe una cantidad de
pesetas en el primer campo; entra en el campo esto son __ euros y pulsa F9 para hacer los
cálculos. Escribe una cantidad de euros en el campo correspondiente; entra en el campo esto son __ euros y pulsa F9.
Guarda en tu capeta de trabajo, como documento, con el nombre tu-login euros.
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Unidad 2: Combinar correspondencia
1. Cómo combinar correspondencia
Pese a que el programa denomina así a este función, su uso es más general que el de la elaboración de cartas personalizadas. Combinar correspondencia permite asociar datos a un documento
de Word, de forma que al imprimir el documento o guardarlo como archivo de impresión, Word
hará tantas copias como registros diferentes haya. El ejemplo más claro puede ser una carta enviada
a nuestros alumnos. Lógicamente, la fuente de datos deberá contener su nombre, apellidos y dirección, además de otras cuestiones particulares de cada uno, por ejemplo una calificación. A la hora
de imprimir, Word hará un documento para cada alumno. Pero este origen de datos puede servirnos
también para hacer etiquetas postales, y con algún campo más, para rellenar informes de forma automática.
Así pues, la combinación de correspondencia supone introducir información en un documento (documento principal) obtenida de otro documento (el origen de datos) para crear otro nuevo
que contendrá la información de ambos.
La combinación de correspondencia requerirá, pues, tres pasos:
1.1. Creación del documento principal
Procederemos, como en cualquier otro caso, abriendo un documento en blanco y escribiendo
el documento principal, en el que tendremos que prever la ubicación de los datos que se insertarán
más adelante. Posteriormente entraremos en herramientas/combinar correspondencia y, en la
ventana siguiente, elegiremos Crear documento principal, seleccionando alguna de las opciones
que se nos ofrecen:
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1.2. Creación del origen de datos
Observarás que, a medida que vamos avanzando en el proceso, se activan nuevos pasos, en
este caso, origen de datos. De entre las opciones que aparecen, seleccionaremos crear origen de
datos si no disponemos de ellos, en caso contrario, optaremos por alguna de las restantes posibilidades.
La creación de un origen de datos se hace desde este cuadro de diálogo:
Aparece un amplio listado de campos, se trata aquí de agregar o quitar campos a los que nos
aparecen por defecto en la columna de la derecha. Teniendo en cuenta que el destino es un documento escrito, es aconsejable que se tenga en cuenta la concordancia de género. Así, por ejemplo,
pueden preverse campos para escribir estimado o estimada, amigo o amiga, etc. según se trate de
masculino o femenino.
Una vez seleccionados o agregados los campos necesarios, podemos ordenarlos mediante
mover.
Tras aceptar, tendremos que guardar el origen de datos con el nombre y en la carpeta que
deseemos. Con ello, tendremos creada la estructura para introducir datos, pero faltará llegar a la
introducción de la información, cosa que haremos mediante modificar origen de datos:
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Rellenaremos, para cada registro, sus campos correspondientes, accediendo a la siguiente ficha mediante agregar nuevo. Si tenemos que corregir algún dato, podemos movernos entre registros usando la zona registro.
1.3. Insertar campos de combinación
Al aceptar, podemos pasar al documento, en el que habrá aparecido una nueva barra de herramientas:
Desde este momento, se tratará de insertar el campo de combinación correspondiente a cada posición.
1.4. Finalizar el proceso
En esta última parte, podemos usar tres botones de la barra de herramientas combinar correspondencia:



Revisar errores: para comprobar el documento principal antes de
combinar para imprimir o guardar.
Combinar al imprimir: que permite realizar la combinación y
enviar los resultados por impresora.
Combinar en un documento nuevo: realiza la combinación en
un nuevo documento que tendrá tantas páginas como destinataPágina 11
rios de las cartas personalizadas. Puedes verlo mediante la presentación preliminar.
Combinar muestra un cuadro de diálogo que facilita la selección de los registros que queramos imprimir
En la primera columna aparecen los operadores lógicos y/o para combinar distintas selecciones; en la segunda se selecciona el campo al que se aplica el criterio de comparación, que se selecciona en el tercer desplegable; la cuarta columna permite introducir manualmente el objeto de la
comparación.
2. Crear etiquetas de correspondencia o sobres
Anteriormente hablamos
de la forma de crear etiquetas con
el mismo contenido y configurarlas
para imprimirlas, también vimos
cómo imprimir sobres. Por eso, en
este caso, no insistiremos en la
misma cuestión, pero sí que haremos referencia a la creación de
etiquetas distintas para pegarlas en
sobres hacer tarjetas de identificación...
El procedimiento es muy
similar al descrito para las cartas
personalizadas, en este caso, a la hora de elegir el documento principal, en vez de las cartas modelo,
hay que seleccionar etiquetas postales o sobres.
En cualquier caso, cuando seleccionemos el origen de datos,
en el paso 2, aparecerá la
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ventana de diseño de etiquetas o sobres, que nos lleva al cuadro de diálogo ya conocido del módulo
2 en el que puede seleccionarse una etiqueta o sobre o configurarse nuevos.
La inserción de los campos de combinación se hacen en una ventana como ésta:
Al combinar los registros, por ejemplo para etiquetas, aparecerá el documento nuevo con
una estructura similar a la que aparece debajo. Word introduce el campo próximo registro para
marcar el salto de etiqueta:
Práctica 1:
Vas a crear una carta personalizada para enviar a tus alumnos una notificación que les comunique su admisión en una actividad extraescolar. Para facilitarte la faena, puedes abrir el documento notificación en la carpeta documentos. Verás que, además del documento escrito, aparecen
unas palabras rojas para que, en su momento, las sustituyas por los campos de combinación.
1. Entra en Herramientas/combinar correspondencia y, en el paso 1, selecciona crear cartas
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2.
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4.
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6.
7.
modelo en la ventana activa.
En origen de datos, crea uno nuevo, con los siguientes campos: título, nombre, apellidos,
dirección1, código postal, ciudad, provincia, género, nivel y fecha. Algunos los puedes
conservar de la lista y otros tendrás que añadirlos.
Creado el origen de datos, tendrás que guardarlo con el nombre tu-login datos en tu carpeta de trabajo y modificarlo para introducir los registros.
Con que introduzcas tres registros, bastará. El campo título lo emplearás para escribir estimado o estimada según se trate de género masculino o femenino. Lo mismo ocurrirá con el
campo género, cuyas entradas serán seleccionado o seleccionada. En el campo nivel, puedes introducir primero o segundo (no pongas el mismo nivel a los tres).
Cuando aceptes, tras introducir los tres registros, puedes comprobar que ha aparecido la
nueva barra de herramientas para trabajar con la inserción de campos. Marca cada una de
las palabras o expresiones en rojo del documento principal e inserta el campo correspondiente.
Una vez insertados todos los campos, puedes imprimir las tres hojas o combinar en un documento nuevo, en el que se crearán tres páginas, una para cada registro.
Desde combinar, puedes seleccionar sólo los registros de un determinado nivel, combina
en un documento nuevo y guárdalo en tu carpeta de trabajo como tu-login combinación.
En la carpeta de soluciones hemos puesto el ejemplo notificación que combina con el archivo datos.
Práctica 2
Con el contenido del achivo tu-login datos, que has guardado en la carpeta de trabajos,
crea etiquetas personalizadas de tamaño C2160 adhesivo (si no lo tienes, usa cualquier otro).
Combina en un documento nuevo y guárdalo en tu carpeta de trabajo con el nombre tu-login
etiquetas.
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Unidad 3: Hipervínculos, marcadores y trabajo en línea
Introducción
Aunque Word es un programa que puede hacer las veces de editor de páginas web, no nos
referiremos a esa tarea en este curso, ya que dentro de la oferta de cursos a distancia del Ramón y
Cajal, hay otro curso que se dedica a hablar del diseño de páginas web. Sin embargo, no queremos
dejar de mencionar la posibilidad de aplicar hipertexto a nuestros documentos electrónicos, ya que
podemos dotarlos de una multidireccionalidad de la que carecen los documentos en papel. De eso
nos ocuparemos en esta unidad, junto con otras posibilidades de trabajo en línea, como puede ser el
envío, a través del correo electrónico, de un archivo de Word, además de mencionar otros campos
de trabajo colaborativo.
1. Hipertexto
Partamos del concepto de hipertexto: una colección de textos simples a través de los cuales
es posible navegar, explorar, recorrer asociando datos e información, realizando vinculaciones entre
los mismos. Mediante la inserción de hipervínculos podemos romper con la lectura lineal de un texto, facilitando un recorrido multidireccional, de forma que, a partir de referencias cruzadas entre
textos de un mismo ordenador y vínculos con textos de la web, el lector pueda elegir el camino a
seguir, todo ello dentro de un sistema jerarquizado que estructura la información a distintos niveles
en vertical y a niveles paralelos en horizontal.
Se trata de un sistema de edición y, sobre todo, de recuperación dinámicas de la información
que facilita la exploración y el descubrimiento.
Hemos hecho un pequeño ejemplo de unidad hipertextual en potencias, que se encuentra
dentro de la carpeta del mismo nombre, ubicada en documentos. Son cuatro páginas gardadas en
cuatro documentos completos e independientes y, a la vez interdependientes entre los que se puede
navegar.
2. Insertar un hipervínculo
La herramienta hipervínculo (también puede hacerse desde insertar/hipervínculo)
permite insertar un vínculo en casi todos los elementos de Word: texto, gráficos, cuadros... Basta
con seleccionar el elemento que queremos enlazar y pulsar la herramienta, tras lo que obtendremos
el cuadro de la página siguiente.
En vincular a se puede elegir el tipo de vínculo que vamos a establecer. Normalmente será a
un archivo o página existente, pero también podemos vincularlo a un marcador, (lugar de este
documento), un documento no creado o una dirección de correo electrónico para que se abra el
programa de correo predeterminado con la dirección del destinatario ya puesta.
El texto que aparece suele ser el del tramo marcado, pero podemos conseguir, mediante sugerencia, que aparezca una etiqueta amarilla acompañándolo. El contenido de esta sugerencia puede ser el que escribamos o, si lo dejamos en blanco, la dirección del vínculo.
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Si sabemos el nombre de la página o archivo con la que queremos establecer el vínculo, lo
escribiremos, caso habitual cuando se dirige a una página web. Sin embargo, si se trata de un archivo que está en el propio ordenador, es preferible utilizar el área buscar. Al pulsar en archivo, se
abrirá el explorador de Windows para que seleccionemos la ruta y archivo deseados. Esta forma
de hacerlo es la más segura ya que garantizamos que la ruta de carpetas para llegar al archivo sea la
correcta. En el caso de página web también podemos usar el botón correspondiente, entonces se
abrirá el navegador de Internet y nos permitirá buscar la página en cuestión. Este proceso, sobre
todo si no tenemos conexión permanente por ADSL puede ser más lento, por lo que es recomendable tener previamente preparada la dirección del enlace.
Trabajar con documentos en Word con enlaces externos a páginas Web puede ser muy interesante a la hora de proporcionarles interactividad y de dar a los alumnos opciones de investigación o de dirigir su navegación. Con los modernos sistemas RDSI o, sobre todo, ADSL, puede establecerse la conexión directamente, sólo con pulsar el hipervínculo, lo que convierte los documentos
Word con enlaces en una potente herramienta de trabajo.
Cuando creamos un documento con hipervínculos a otros documentos de nuestro ordenador,
y cuyo destino es copiar el archivo a otros ordenadores, hemos de asegurarnos de que los vínculos
se mantienen en estos ordenadores. Lo mejor es crear una carpeta en la que guardaremos los archivos que llevan los vínculos y los archivos vinculados; será esa carpeta al completo la que copiaremos en los restantes. Otra alternativa, si se trabaja en red, es dirigir los vínculos directamente a un
ordenador de la red, que tendrá que estar operativo en el momento de trabajar con los restantes
equipos; en este caso, la velocidad de lectura de los datos puede ser menor cuando coincidan varios
equipos abriendo el mismo vínculo simultáneamente.
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3. Cómo modificar o eliminar un hipervínculo
Desde el menú insertar/hipervínculo, podemos modificar o quitar el hipervínculo, siempre
que accedamos a él tras haber introducido en él el cursor.
Sin embargo, es más recomendable
utilizar el botón derecho del ratón
sobre el hipervínculo, en el menú de
contexto emergente podremos seleccionar las opciones de hipervínculo
y, a la vez, evitaremos activarlo
cuando queramos marcarlo. Además,
el número de opciones que aparece es mayor, como puedes comprobar en la imagen de la derecha.
4. Marcadores
Los marcadores son marcas invisibles que pueden insertarse para señalar puntos concretos de un documento y pueden utilizarse, posteriormente, para encontrar los sitios marcados mediante la creación de un
hipervínculo a ese marcador.
Para crear un marcador hay que colocar el punto de inserción en el lugar deseado, entrar en insertar/marcador y ponerle un nombre. El nombre no puede comenzar por número ni contener números separados del texto, por ejemplo: vale marcador1, pero no
vale marcador 1
Desde esta misma ventana podremos eliminar
los marcadores si son innecesarios.
Para ir a la ubicación del marcador, puede hacerse doble clic en la marca de página que aparece en la barra de estado, seleccionar buscar marcador y elegir, en el desplegable, el marcador deseado.
Para crear un vínculo a un marcador, procederemos de la forma descrita en el punto 2, finalizando el proceso con el botón marcador. Para que aparezca el listado de marcadores de una página, ésta tendrá que estar abierta, por lo que será necesario buscar las páginas con las que queramos
enlazar mediante el botón buscar.
En la imagen puedes ver el proceso de vinculación con marcadores:
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Si sabes la dirección de la página y el nombre del marcador, puedes escribir la dirección
completa, uniendo ambos con #
5. Trabajo en línea
No es objeto de este curso trabajar con otros programas distintos a Word, como pueden ser
Outlook Express (programa de correo) o NetMeeting, sin embargo, no está de más indicar las posibilidades que Word introduce para trabajar con ambos programas.
4.1. Enviar nuestro trabajo por correo electrónico
Una forma de realizar trabajos cooperativos es la posibilidad de intercambiar documentos de
Word a través del correo electrónico como archivos adjuntos. Para enviar el documento activo por
correo electrónico, hay que entrar en Archivo/Enviar a. Por ejemplo, si trabajamos colectivamente
en documentos a los que aplicaremos el control de cambios o el sistema de documentos maestros y
subdocumentos, que veremos en las unidades siguientes o si, simplemente, queremos mandar de
inmediato el documento en el que trabajamos por correo, está opción es muy útil.
Dependiendo de la instalación de Word, aparecerán dos opciones de correo:


Destinatario de correo: incorpora el documento como cuerpo del mensaje en Outlook Express.
Destinatario de correo (como datos adjuntos): Adjunta el documento a un mensaje de correo.
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4.2. Compartir un archivo en línea
En otros cursos del Ramón y Cajal se trabaja con Microsoft NetMeeting, esta herramienta, permite trabajar en línea compartiendo un
mismo archivo de Word entre varios usuarios, de forma que todos puedan
trabajar a la vez en él
La gran aportación de Microsoft NetMeeting es que no es necesario estar físicamente en el
mismo lugar, sino que la comunicación se produce a través de Internet, o bien a través de una red
local, lo que facilita el trabajo conjunto en un mismo documento desde distintos puestos.
Aunque no vayamos a utilizar esta función ahora, al menos apuntaremos que Word incorpora herramientas que facilitan el trabajo en línea en herramientas/trabajar en línea.
Práctica 1:
Vamos a suponer que quieres realizar una actividad de prensa para que los alumnos comparen en
diversos periódicos la misma noticia y, posteriormente, saquen sus conclusiones.
En el archivo periódicos que está en la carpeta periódicos (dentro de documentos) encontrarás
las cabeceras de varios periódicos españoles. En la misma carpeta hay tres archivos más llamados El Mundo, El País y La Razón


Desde el documento periódicos, tienes que crear un hipervínculo con los archivos correspondientes. Como sugerencia escribe el nombre de cada diario.
Verás que cada cabecera está acompañada de una bola del mundo, enlaza cada una de ellas
con las direcciones electrónicas de los diarios: http://www.elmundo.es,
http://www.elpais.es, http://www.larazon.es.
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





Más abajo, enlaza la palabra ejercicios con el documento ejercicios.
En el documento periódicos, crea un marcador en la palabra ejercicios con ese mismo
nombre.
Entra en la página de de El Mundo y enlaza la flecha que aparece al principio con la página periódicos. Una vez hecho el primer enlace, puedes copiar la flecha (también se copiará
el enlace, y pegarlo al principio de los otros dos documentos y del documento ejercicios,
pero, en este caso, enlázalo con el marcador ejercicios.
En este último, enlaza cada una de las cabeceras de los periódicos con su archivo correspondiente.
Comprueba que funcionan todos los enlaces.
Entra en el documento ejercicios y, usando Archivo/enviar a, mándalo a tu tutor.
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Unidad 4: Control de cambios en proyectos de grupo
Introducción
Una de las funciones más interesantes, y menos usadas en educación, de Word es la posibilidad de realizar trabajos en grupo; la posibilidad de controlar los cambios que distintos usuarios
han producido en un documento y el trabajo colectivo con distintas partes de un documento nos
ocuparán en esta y la siguiente unidad.
Ambas posibilidades abren nuevas vías de trabajo en los centros educativos tanto de trabajo
colaborativo, a la hora de elaborar documentos, como de aprendizaje colaborativo en la formación
del profesorado y del alumnado. Imagina, por ejemplo, que coordinas un grupo de trabajo cuyos
componentes os podéis ver físicamente muy pocas veces; queréis elaborar un documento para el
que tú has hecho un planteamiento de partida, pero quieres que los restantes participantes hagan
nuevas aportaciones. El trabajo es sencillo: se crea una cadena de difusión, de forma que tú le mandas el documento a una persona, hace sus aportaciones y lo remite al siguiente; al final, el último
interviniente te lo devuelve. En ese momento, comienza tu papel de coordinador, ya que puedes
saber qué cambios se han introducido, quien lo ha hecho y aceptar o rechazar los cambios que se
hayan producido.
1. Control de cambios
Cuando varias personas revisan y modifican un documento en Word, se pueden controlar los
cambios usando una característica de Word llamada marcas de revisión. Permiten deshacer las
modificaciones, capturar las modificaciones de muchos revisores, controlar los comentarios de cada
uno de ellos... El documento original se conserva hasta el momento de aceptar los cambios.
1.1. La barra de herramientas revisión
Para trabajar en proyectos grupales con el control de cambios, conviene tener abierta la barra
de herramientas Revisión, mediante la que podremos insertar, modificar o eliminar comentarios y
movernos por ellos; trabajar con el control de cambios, avanzar o retroceder en la búsqueda de
cambios, aceptarlos o rechazarlos; resaltar zonas de texto, guardar la versión o enviarlo por correo
electrónico a otro usuario.
La barra de herramientas revisión, presenta este aspecto:
De las dos primeras zonas de la
tabla, se desprende que las personas que
revisan un documento podrán introducir
sus cambios directamente sobre el texto
o bien a través de comentarios.
La herramienta resaltar puede
ser muy útil no sólo para esta actividad,
sino para otras muchas. Imagina que
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pasas un documento a tus alumnos para que resalten las palabras que sean verbos. Con enseñarles a
utilizar la herramienta resaltar, es suficiente.
Otras herramientas como guardar versión las veremos más adelante, o enviar como datos
adjuntos la hemos visto en la unidad anterior.
1.2. Activar el control de cambios
Para activar el control de cambios mientras
modificamos un documento, es necesario entrar en
herramientas/control de cambios y hacer clic en
resaltar cambios, seleccionando las opciones
deseadas en el cuadro de diálogo. En nuestro caso,
señalaremos controlar los cambios al modificar
y resaltar los cambios en pantalla, aunque no
suele usarse resaltar los cambios en el documento impreso. La primera permite controlar nuestros
propios cambios cuando corregimos un documento, la segunda servirá para marcar, de la forma
elegida, los cambios.
Las opciones nos permiten personalizar la forma en la que se mostrarán los cambios:
Las opciones de marca varían según el tipo de cambio, como puedes comprobar abriendo los
desplegables. En cuanto a los colores, conviene configurarlos por autor si quieres asignar a cada
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autor un color, de todos modos, los documentos con cambios identifican a sus autores en la pantalla:
al pasar el cursor sobre alguno de los cambios realizados y esperar unos instantes, verás que aparece
una nota proporcionando información sobre los cambios (aparecerá la información que hayamos
introducido en Información de usuario, dentro de herramientas/opciones).
1.3. Aceptar o rechazar cambios
Una vez realizados los cambios en el documento, con la barra de herramientas activada,
pueden aceptarse o rechazarse los cambios propuestos.
1.4. Comentarios
Los comentarios son observaciones que introducimos al documento y que no ponemos en
notas al pie; digamos que el comentario es una nota para ser vista u oída en pantalla.
Su inserción se realiza desde el menú insertar o desde la barra de herramientas revisión
y puede escribirse o grabarse desde la grabadora de sonidos.
Para visualizar un comentario basta con pasar el cursor sobre él. Si lo haces, observarás que
cada comentario aparece precedido de las iniciales de quien lo ha introducido; una vez leído, puedes
borrarlo mediante borrar comentario. Los comentarios pueden modificarse o eliminarse pulsando
el botón derecho del ratón sobre ellos y seleccionando la opción deseada. Además, con el panel de
comentarios abierto, podemos escuchar los comentarios sonoros.
Pero los comentarios no se usan sólo en el control de cambios, en cualquier documento puedes insertar comentarios interesantes para tus alumnos o hacer que ellos respondan a cuestiones
planteadas o introduzcan aclaraciones al contenido mediante comentarios.
1.5. Resaltar
Word incorpora un marcador que puede ser muy útil para señalar partes
del texto como haríamos con un rotulador marcador sobre el papel. Para poder
usarlo, es necesario que la herramienta resaltar esté en la barra de herramientas formato, si no lo encuentras, haz clic en el desplegable agregar o quitar botones para seleccionarlo.
Si vas a utilizar comentarios, no conviene que selecciones el color amarillo, para diferenciarlo de éstos.
Práctica 1:
En principio, vas a trabajar controlando tus propios cambios en un documento. Imagínate
que ayer trabajaste con el documento organización que hay en tu carpeta documentos y que hoy
quieres revisar su contenido porque no tienes muy claro que expresaras las ideas que pretendías.
Nota: puede que los cambios aparezcan reflejados con otras marcas distintas de las que
indicamos aquí, todo dependerá de la configuración de las opciones.
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Con el documento abierto, entra en herramientas/control de cambios/resaltar cambios.
Verifica controlar los cambios al modificar y resaltar cambios en pantalla. En las opciones,
configura los cambios de formato para que salgan en subrayado doble de color fucsia. Acepta
Ya en el documento, elimina el primer párrafo de texto "La situación física de los ordenadores..." Observa que el texto no se ha borrado, sino que se aplica la marca seleccionada para
eliminar texto.
Ponte en el punto "4.1. Sala de ordenadores" y aplícale el atributo versalés, desde formato/fuente. Observa que, además de aplicarse el atributo, aparecen las marcas previamente configuradas. Comprueba también que, en las líneas que soportan cambios, va apareciendo una línea
vertical, que también se configura desde las opciones.
Pasa al punto 4.1.3. y cambia el texto "Nos conviene trazarnos unas estrategias" por
"Conviene que tracemos unas estrategias". Observa aquí que se ha tachado el texto eliminado y
que aparece texto nuevo en rojo y subrayado.
Mediante arrastrar y colocar, pon el punto 4.4.1. después del punto 4.4.2.
Activa la barra de herramientas Revisión, ve a la tabla que hay en la página 2, marca la
palabra informáticos que aparece justo antes de la tabla e inserta un comentario que diga: "indicar para cada alumno la fecha de uso".
Inserta otro comentario en el punto 4.4. que diga: "tal vez sería mejor escribir los programas o las aplicaciones"
Inserta otro comentario en el punto 4.5.1. que comente a "Hojas de trabajo" lo siguiente
"este método puede dar mucho trabajo". Ya puedes cerrar la zona de comentarios.
Usando resaltar, y el color que quieras, señala las palabras o expresiones que te parezcan
más interesantes del documento.
Una vez acabada la revisión del documento, colócate al principio y pasarás a controlar los
cambios. Puedes revisar primero los comentarios o ir, directamente al control de cambios, que
también revisará los comentarios. Desde el principio, pulsa el botón cambio siguiente, marcará el
primer cambio; si tienes el ratón sobre el cambio, aparecerá una etiqueta indicando la información de la revisión, y podrás aceptarlo o rechazarlo. Vuelve a pulsar cambio siguiente y así hasta
el final. Finalizados los cambios, comenzará por los comentarios.
Guarda el documento en tu carpeta de trabajo con el nombre tu-login organización.
2. Proteger documentos
2.1. Proteger documentos de cambios incontrolados
Word ofrece varias formas de proteger un documento de cambios realizados por otras personas que lo están revisando. Por ejemplo, puede asignar una contraseña que evite cualquier cambio,
excepto aquellos que son controlados. Esta protección permite etiquetar todos los cambios que se
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hagan. También pueden asignarse contraseñas de forma que los revisores puedan introducir comentarios, pero no hacer cambios.
Esta protección se realiza desde herramientas/proteger documentos; si seleccionamos
Proteger excepto para cambios realizados, el control de cambios
no se puede desactivar por parte de los revisores, con lo cual,
todas las modificaciones que se produzcan son controladas. Será
necesario escribir una contraseña y confirmarla. Para que esta
opción permanezca en el documento, es necesario guardarlo.
Si quieres comprobar que la contraseña está activada, entra en herramientas/control de cambios y haz clic en resaltar
cambios. La casilla de verificación Controlar los cambios al
modificar está activada y sombreada, lo que significa que no es
posible desactivarla sin conocer la contraseña.
Para desproteger un documento, tienes que entrar en herramientas/desproteger documento y escribir la contraseña correspondiente.
2.2. Otras contraseñas
Se puede pedir a un usuario que introduzca una contraseña para abrir un documento. De esta
forma, sólo los usuarios que conozcan la contraseña, podrá acceder al documento.
Para poner contraseña a un documento, tienes que entrar en herramientas/opciones/guardar. En opciones de compartir archivo puedes escribir dos tipos de contraseña,
una de apertura y otra de modificación. Además, puede verificarse la casilla Recomendado sólo
lectura.
3. Creación de múltiples versiones de un documento
Cuando se crean documentos de cierta entidad, en los que intervienen distintas personas o
fases, pueden guardarse versiones independientes del documento en distintos momentos del proceso, que nos ayuden a hacer un seguimiento sobre cómo evoluciona el estado del trabajo. Una vez
que se ha guardado un documento como versión, no es posible hacer modificaciones en él, de forma
que se preserva la versión tal y como se guardó. Para modificar una versión, es necesario abrirla,
hacer las modificaciones oportunas y guardarla como una nueva versión.
Las versiones pueden guardarse desde el botón correspondiente de la barra de herramientas
revisión o desde archivo/versiones.
Desde aquí, podemos ver los detalles de la versión de un documento, como fecha y hora,
quién lo guardó y qué comentarios se hicieron en ese momento. Para visualizar los comentarios al
completo, es necesario marcar la versión y pulsar Ver comentarios.
Una vez guardadas varias versiones de un archivo, podemos compararlas, pero eso lo veremos mejor mediante una práctica.
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4. Comparar documentos.
Dos documentos pueden compararse siguiendo este proceso:




Abre el documento original.
Entra en Herramientas/control de cambios/comparar documentos.
Desde allí, abre el documento modificado.
En pantalla se reflejarán los cambios de acuerdo con las marcas predefinidas.
Práctica 2
Abre el archivo tipos que encontrarás en la carpeta de documentos, en él aparece un resumen de
los tipos de organización del profesorado para usar las TIC con el alumado.
Guarda este documento en tu carpeta de trabajo con el nombre tu-login tipos.
Ahora entra en archivo/versiones y guarda la versión actual, escribiendo como comentario
"Versión sin revisar".
Ponte en la celda que está coloreada de verde y escribe:
"En principio desaconsejamos esta solución, ya que en muchos casos no supone una integración real de las TIC en el aula y empuja a la no implicación del conjunto del claustro en este
proceso. Hay que hacer del uso de los medios informáticos en el centro una tarea común, un
reto colectivo y aunar esfuerzos para que pase a ser una actividad normalizada en nuestras
aulas."
Entra de nuevo en archivo/versiones y guarda la versión actual, escribiendo como comentario
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"Versión definitiva".
Sin cerrar esta versión, entra en versiones y abre la otra. Los dos documentos se organizan para
poder ser vistos y comparados a la vez. Puedes cerrar los dos documentos.
Tienes dos documentos similares: tipos que está en la carpeta de documentos y que te ha servido de base para hacer este ejercicio y el documento tu-login tipos que has guardado en tu carpeta
de trabajo. Si abres el primero y entras en herramientas/control de cambios/comparar documentos, puedes abrir el segundo desde allí y comprobar los cambios realizados.
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Unidad 5: La vista esquema, documentos maestros y subdocumentos
Introducción
Ya hemos hablado de la importancia de aplicar estilos de títulos a distintos niveles en nuestros documentos, además de dar un formato uniforme al escrito, facilita su organización.
La vista esquema, permite organizar un documento fácilmente si se trata de un documento
estructurado con títulos, subtítulos, etc. Permite mostrar distintos niveles de títulos y subtítulos, sin
ver el texto entre ellos, de forma que podemos estudiar nuevas formas de estructurar el contenido.
También facilita mover grandes bloques de texto dentro de un documento, moviendo únicamente los títulos que los introducen.
Además, podemos convertir secciones de un documento en subdocumentos que son archivos
independientes enlazados al documento maestro; de esta forma, distintas personas pueden trabajar
al mismo tiempo en distintas partes de un documento maestro, al acabar su trabajo, pueden volcarlo
en el documento maestro.
1. Uso de la vista de esquema
Para entrar en la vista de esquema, es necesario acceder a ver/esquema. La pantalla del documento se mostrará como en la imagen de la página anterior, incorporándose dos tipos de elementos: la barra de herramientas y las marcas de esquema en el cuerpo del texto. Las sangrías muestran
una jerarquización de los títulos en el documento. Si un título tiene subtítulos o cuerpo de texto en
un nivel inferior, aparece marcado con un signo +; si no los hay, aparece un signo -. El cuerpo de
texto, que se sangran bajo los títulos se marca con un cuadrado pequeño
La barra de herramientas
que aparece cuando ejecutamos la
vista de esquema es la siguiente:
Marcando un título y utilizando la barra, es posible aumentar o disminuir de nivel un apartado o convertir a texto normal un
título o un apartado de nivel superior.
Es posible, marcando el título del apartado, desplazar éste
hacia arriba o hacia abajo, de forma que todo el contenido acompañe al título.
Para que sea más sencillo
trabajar con el documento, se puede contraer un nivel para, por
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ejemplo moverlo y, posteriormente, expandirlo.
Los niveles de esquema muestran el documento en el nivel de estilo que deseemos. Si queremos tener idea del contenido de los apartados, podemos elegir un nivel de título determinado y,
además, mostrar la primera línea de texto normal.
Un documento en vista esquema tiene este aspecto:
Observa que las zonas
de título aparecen marcadas
con un signo +, mientras que
el texto normal, está señalado
con un punto.
Observa también que
aparece el área de estilo, a la
izquierda del documento,
siempre y cuando hayamos
definido previamente un ancho para el área.
Si el formato de los
distintos títulos te despista
del contenido, puedes desactivarlo mediante el botón mostrar formato, coloreado de verde en la
imagen.
En este caso, se muestra el documento Vaquero, que trabajaste en la unidad 3 del módulo 3
con todos sus niveles mostrados.
Esta
otra
imagen
muestra el mismo documento,
en el que se ha seleccionado
el nivel 2. De esta forma, sólo
aparecen los títulos de nivel 1
y los de nivel 2.
Haciendo doble clic
sobre el signo +, puede expandirse el nivel de título correspondiente mostrando su
contenido total o sólo la primera línea de cada párrafo si
está activado esta herramienta.
Como se trata de una herramienta poco conocida, haremos, a continuación una descripción
más detenida de los comandos que aparecen en la barra:
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Podemos comprimir o expandir un nivel concreto de forma individualizada respecto a los demás, usando estos botones. Para que un nivel se contraiga o expanda, es necesario que el cursor esté dentro de la zona del título a
expandir o contraer.
Para volver a ver todos los títulos y el texto, hay que pulsar el botón mostrar todos los títulos.
Aumentar o disminuir de nivel un título consiste en darle un nivel superior o inferior respectivamente. El último nivel posible es el de texto y para
evitar pasar por todos los niveles para llegar a él, existe un botón específico.
Para revisar la estructura del documento y comprobar si cada uno de los
apartados está en el nivel correcto, es muy útil mostrar la primera línea
que nos servirá para tomar referencias del hilo argumental.
Para mover todo el texto (y posibles subtítulos) que está bajo un título, basta con mover este título. Así pues, cada ver que movemos o borramos un
título, moveremos o borraremos todos los niveles inferiores que haya hasta
el siguiente título del mismo nivel que el movido o borrado.




El procedimiento para mover, sería el siguiente:
Mostrar, mediante los botones numéricos, el nivel de texto con el
que queremos trabajar.
Utilizar las flechas mover hacia arriba o mover hacia abajo para recolocar el título en su nueva ubicación.
Si se desea, expandir el título movido para comprobar que, efectivamente se ha movido todo el contenido del título.
Para borrar un título y todo su contenido inferior, basta con señalarlo y suprimirlo.
Práctica 1:
Abre el archivo Plan que está en la carpeta documentos. Se trata de un texto complejo en el que
hemos aplicado distintos niveles de título.
1. Pasa a la vista esquema y observa, recorriéndolo el texto en los niveles del 1 al 5.
2. Muestra todo
3. Pasa a nivel 4 y ponte en "Destino" (tercera línea) y haz doble clic sobre +. Usa el botón
mostrar sólo primera línea y comprueba su funcionamiento.
4. Usa el botón mostrar formato y comprueba su funcionamiento.
5. Para que no te muevas mucho, vamos a centrarnos en la parte superior del documento.
Colócate en "el plan" y pulsa el botón contraer, observa que se contrae ese nivel.
6. Ponte en el nivel 2. Expande el punto 1 de "orientaciones para los centros". Expande
ahora el punto 1.1
7. Pasa a nivel 4. Ponte en "Objetivo" (dentro del punto "1. El Plan"), haz doble clic sobre
él para ver su contenido. Contráelo y muévelo hasta colocarlo al principio de su nivel (encima de "destino").
8. Elimina la segunda aparición de "compartir" marcando el título.
9. Aumenta un nivel el punto 2 ("contenido del plan"). Observa que cambia su formato para
ser como el resto de los títulos de nivel 2.
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10. Desde el nivel 4, convierte a texto "Basado en aportaciones de José María Miguel Visiedo, Amado Martínez Bel y Gaspar Ferrer Soria" que se encuentra en el apartado orientaciones para centros.
2. Creación de subdocumentos desde un documento maestro
En un proceso de elaboración colectiva de un documento, es posible que varias personas trabajen simultáneamente en distintas partes de un documento, mediante la creación de subdocumentos. En este caso no hablamos de una cadena de trabajo en el que cada participante hace modificaciones y pasa el documento al siguiente, como vimos en control de cambios, sino que se trata de
trabajar todos simultáneamente en el mismo documento Cuando el trabajo en un subdocumento ha
finalizado, es posible abrir éste dentro del documento maestro, incorporando su contenido.
Para crear subdocumentos dentro de un documento maestro o bien para insertar un archivo
dentro de otro maestro como subdocumento, es necesaria la barra de herramientas esquema, aunque, en este caso, usaremos otros comandos que no hemos visto antes:
El proceso para crear un subdocumento es el siguiente:
1. Entrar en vista esquema.
2. Marcar el texto que va a ser subdocumento, incluyendo un
título (puede hacerse contrayendo los niveles hasta que nos
permitan seleccionar el título correspondiente).
3. Pulsar el botón crear subdocumento. Si observas la pantalla, verás que el subdocumento se ha enmarcado entre dos
saltos de sección.
4. El último paso es guardar, al hacerlo, se guardan el documento maestro y tantos otros como subdocumentos se hayan creado.
Cuando se crea o inserta un subdocumento en un documento maestro, se ubica en una nueva
sección, por ello, es conveniente configurar la vista del documento en vista normal, ya que, desde
esta vista se muestran los saltos de sección.
2.1. Contraer y abrir subdocumentos
Los subdocumentos
se crean para que trabajen en
ellos otras personas, puede
que nos interese que, en vez
del texto de los subdocumentos, aparezca en el documento maestro un enlace
con la ubicación del subdocumento. Podemos pasar de
uno a otro mediante los botones Adelante y Atrás de
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la barra de navegación Web que aparece en estos casos.
En la imagen siguiente, puedes ver el aspecto que tiene un documento maestro en el que se
ha creado un subdocumento. Comprueba que no aparece el documento en si, sino un enlace al archivo que lo contiene. Hemos activado la barra web para poder pasar sin problemas del documento
al subdocumento y viceversa. Esta acción es posible cuando se han abierto ambos (o el número que
sea). Para pasar a un subdocumento bastará con pulsar en el hipervínculo. Así pues, podemos abrir
subdocumentos desde el documento maestro, pero también podemos abrirlos como cualquier archivo independiente.
Un subdocumento podemos contraerlo o insertarlo utilizando el botón contraer (en forma de
hipervínculo) o expandir subdocumento. Si sólo queremos expandir uno en un documento que contiene varios, es necesario marcar el hipervínculo.
2.2. Incorporar documentos dentro de un documento maestro.
Para volver a introducir el subdocumento dentro del documento maestro, basta con marcar el
hipervínculo y pulsar el botón expandir subdocumento. Ahora sólo nos falta hacer que el subdocumento pase a formar parte del documento maestro, seleccionando el subdocumento y pulsando el
botón Quitar subdocumento.
Mediante insertar subdocumento, podemos introducir cualquier documento ya guardado
dentro de otro, como subdocumento.
No funciona el control de cambios entre el documento maestro y sus subdocumentos, sin
embargo, una vez finalizado el proceso, sí puedes comparar documentos.
Práctica 2:
Vas a hacer un simulacro de trabajo colectivo, aunque tú vas a ser todos los miembros del
grupo. Supón que, entre tres personas estáis elaborando un documento para presentar al resto del
profesorado, en el que exponéis algunos planteamientos iniciales para hacer la página web de
vuestro centro. No tenéis mucho tiempo para trabajar juntos, por lo que, en la primera reunión
decidís que tú vas a hacer un documento base (el documento maestro) con lo que habéis hablado
en la primera reunión que, después pasarás al resto, por partes, para que cada uno complete uno
de los apartados. Finalmente serás tú quien vuelva a recoger esas aportaciones para reinsertarlas
al documento principal.
Bien, el documento principal es web, que está guardado en la carpeta maestro (dentro de la
carpeta documentos), abrelo.
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Vas a dividir el documento maestro en dos subdocumentos. Pasa a la vista esquema y ponte en el nivel 3.
Marca el título "La comunidad educativa" y crea un subdocumento.
Marca el título "Contenidos" y conviértelo en subdocumento.
En tu carpeta de trabajo, crea una nueva carpeta, que puedes llamar maestro, en la que
guardarás web con el nombre tu-login web.
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Ya has hecho la primera parte del trabajo. Ahora vas a hacer una comprobación. Cierra el
documento, accede a esta nueva carpeta, mediante el explorador de Windows o bien desde Abrir de Word, y comprueba que se han guardado no uno, sino tres documentos: web
(el maestro), la comunidad educativa y contenidos.
Abre el documento maestro y comprueba que aparecen enlaces con los dos subdocumentos. Si pulsas en los hipervínculos, verás que puedes abrir los subdocumentos.
Si no se ha abierto, puedes incorporar la barra de herramientas web para poder navegar por
los tres documentos que tendrás abiertos.
En el documento maestro, puedes trabajar con el botón contraer/expandir subdocumentos y comprobarás que, al hacer doble clic en la + de cada subdocumento, éste se expande
cuando el botón expandir está activado.
Ha llegado el momento de convertirte en otro. Supón que el coordinador del proyecto te ha
pasado en un disco el subdocumento la comunidad educativa. Haz los cambios que consideres oportunos y guárdalos. Ahora eres una tercera persona que tiene que modificar contenidos. Haz también los cambios oportunos.
El proceso llega a su fin, sólo queda tu trabajo: los dos colaboradores te devuelven el disco
con los cambios. Tú tienes que tener especial cuidado en guardar los archivos, con los
mismos nombres que tenían antes y en la misma carpeta en la que estaban, de esta forma
los hipervínculos se mantendrán sin alteraciones y todo funcionará perfectamente. En
nuestra simulación, no habrá problemas porque no hemos salido de la carpeta original.
Puedes expandir los subdocumentos y, utilizando la cruz, incorporar su contenido.
Pero para incorporar definitivamente el subdocumento al documento maestro, es necesario
expandirlo, marcarlo y pulsar el botón quitar subdocumento, de esta forma, marco del subdocumento desaparece y su contenido se integra en el documento maestro. Hazlo así.
Finalmente, vas a insertar como subdocumento, al final del documento maestro, un archivo
que encontrarás en tu carpeta documentos, se trata de sitios.
Ponlo en diseño de impresión.
No funciona el control de cambios entre el documento maestro y sus subdocumentos, sin
embargo, una vez finalizado el proceso, sí puedes comparar documentos. En este caso,
puedes comparar el documento web, que aparece en la carpeta documentos/maestro con el
documento tu-login web de tu carpeta de trabajo y podrás aceptar o rechazar cambios.
Ya has finalizado el módulo, pasa a los ejercicios para enviar al tutor.
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MÓDULO 4: EJERCICIOS
Ejercicio 1
Crea una plantilla a la que llamarás tu login-prueba objetiva, que guardarás en tu carpeta de
trabajo y en la que incluirás un cuestionario o prueba objetiva para pasar a tus alumnos. Introduce
en él campos de los tres tipos y ayudas para los campos de texto. Protégelo y guárdalo.
Ejercicio 2
Vas a organizar un encuentro de alumnos de varios centros y quieres preparar una acreditación para que cada alumno la lleve colgada. Para ello crea etiquetas personalizadas en las que incluirás los campos Nombre, apellidos y centro al que pertenece. Introduce, al menos, tres registros y
guarda el documento resultante con el nombre tu-login credencial en la carpeta de trabajo.
Ejercicio 3
Ahora organizarás un trabajo colectivo. Para ello, búscate, un compañeros que participe en
el curso. Pueden ser de tu centro o puedes contactar con é a través del foro. Cada uno de los dos
participantes, tendrá que preparar un breve guión para un debate, bastará con tres cuestiones, en
cada una de ellas indicará al otro el porqué de la cuestión; el archivo se llamará tu-login cambios.
Será necesario preparar el documento para que plasme el control de cambios y para protegerlo excepto para cambios realizados. Al final del documento, incluirás tu dirección de correo electrónico
para que te lo devuelvan. Mándalo al primero, mediante Archivo/enviar a como archivo adjunto.
Pídele a tu compañero que haga todos los cambios que quiera y que, cuando acabe, te lo reenvíe.
Paralelamente recibirás el documento que ha elaborado tu compañero con la misma intención. Una
vez recibido el documento que tú mandaste, realiza el control de cambios, aceptando o rechazando
los que consideres oportunos. Hecho ésto, guárdalo, sin desmarcar el control de cambios.
Recuerda que puedes suprimir texto, añadirlo, cambiar formato, insertar comentarios o resaltar texto.
Ejercicio 4
Ahora seguiremos trabajando en equipo, puede ser el mismo. Abre el documento EAO1 que
está guardado en la carpeta colectivo que, a su vez, encontrarás en documentos. Verás que aparecen
dos títulos de apartados: Ventajas de los programas de EAO e inconvenientes de los programas de
EAO. Convierte ambos epígrafes en subdocumentos y guarda. Comprueba que se han guardado dos
archivos más en la carpeta colectivo, que se llamarán 1.doc y 2.doc.
Acuerda con tu contraparte acerca de cuál de los dos subdocumentos va a trabajar cada uno.
Una vez concluido el trabajo, mándale el tuyo y él te enviará el suyo utilizando archivo/enviar a.
Recibido el archivo, sustituye, en la carpeta colectivo, el archivo que hay por el que te ha mandado
con el mismo nombre. De esta forma, tendrás el que tú has modificado y el que ha modificado tu
contraparte.
Ahora abre EAO1 y expande los subdocumentos. Comprueba que todo está correcto y, sin
quitar subdocumento, manda al tutor los archivos EAO1.doc, 1.doc y 2.doc.
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Envía también al tutor los ejercicios tu-login cambios y tu-login credencial.
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