Manual de Docunet

MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL
REPUBLICA DE COLOMBIA
DIRECCION GENERAL DE CALIDAD DE SERVICIOS
Programa de Reorganización, Rediseño y Modernización de las
Redes de Prestación de Servicios de Salud.
PROYECTO DE GESTION DOCUMENTAL
Bogotá, D.C., Junio 2007
MANUAL DE USUARIO DE LA APLICACIÓN “DOCUNET” PARA
CONSULTA DE DOCUMENTOS VÍA WEB
1. ANTECEDENTES
La organización del archivo del Programa de Reorganización, Rediseño y
Modernización de las Redes de Prestación de Servicios de Salud, se ha
estructurado con base en el marco de la Ley 594 de 2000, Ley General de
Archivos y el Reglamento General de Archivos, Acuerdo 07 del 29 de junio de
1994, y dentro de ésta, la implementación de las Tablas de Retención
Documental definida por la Coordinación Administrativa y Financiera del
Programa, de acuerdo con los parámetros establecidos por el Archivo General
de la Nación.
En ese sentido se definió una estructura de series, subseries o carpetas y tipos
documentales o subdocumentos, para los que se definió el tiempo de
retención en el archivo de gestión y en el archivo central y la disposición final
de los documentos (medio magnético, eliminación, conservación total,
selección).
Lo anterior se ve reflejado en la solución de gestión documental “Docunet”
adquirida por el programa.
2. DESCRIPCION Y OBJETIVO
Permitir la consulta vía Internet del Archivo Digital del Programa de
Reorganización, Rediseño y Modernización de las Redes de Prestación de
Servicios de Salud.
3. PROCESOS
3.1. Ingreso a la aplicación:

Se debe ingresar al ambiente de la Dirección General de Calidad de
Servicios, vía Internet, utilizando el explorador en la dirección
http://www.minproteccionsocial.gov.co/DGC.
1

Seleccionar la opción “Archivo Digital” identificada con la imagen que
representa un archivo o conjunto de carpetas.

En ocasiones, se presenta la siguiente pantalla de Aviso que se debe
leer cuidadosamente y luego, dar clik en AQUÍ, para continuar.
2

Aparece la siguiente pantalla que permite el acceso a Docunet, o
solución documental con la que cuenta el Programa, a través del
ingreso del login o usuario asignado y el password o contraseña,
previamente asignado.
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Consulta de Carpetas, Documentos o Subdocumentos:
3.2.

Una vez desplegada la opción de consulta, se presentan los siguientes
criterios para buscar documentos:
Nombre
Búsqueda o
Consultas
Forma de
Búsqueda
Descripción
En el eje horizontal se hace la consulta en Búsqueda por:
Carpetas, Documentos o Subdocumentos. Por defecto,
aparece seleccionada la opción Carpetas, pero se puede
seleccionar otra. Esta selección también se puede hacer por
Consultas, al lado izquierdo de la pantalla, donde se despliega
un listado vertical.
Esta opción permite indicar cómo se puede realizar la
búsqueda, utilizando los índices de criterios de búsqueda
básica. Generalmente, aparece seleccionada la opción
“inicial”, la cual se puede cambiar por intermedia o exacta.



Si selecciona la opción “Inicial”. El resultado incluirá sólo
los documentos que empiecen por los términos indicados.
Si selecciona la opción “Intermedia”, el resultado incluirá
sólo los documentos que contengan los términos
indicados. Esta opción es la recomendada.
Si selecciona la opción “Exacta”, El resultado incluirá sólo
los documentos que contengan los términos exactamente
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igual a como se han indicado.
Para cada opción de consulta seleccionada, aparecen unos criterios de
búsqueda Avanzada y otros criterios de búsqueda Básica.

La consulta por criterios de búsqueda Avanzada se encuentra en la
columna izquierda de la pantalla, y son un conjunto de parámetros que
se deben definir inicialmente para comenzar cualquier búsqueda.

Los criterios de búsqueda Básica, se encuentran en una columna al
lado derecho de la pantalla, y se refieren principalmente a los índices
de búsqueda definidos para cada una de las carpetas, documentos o
subdocumentos. Estos criterios se utilizan para hacer búsquedas más
específicas y cuando tenemos claramente definido lo que queremos
consultar.
Criterios de Búsqueda Avanzada
Nombre
Serie
Tipo Carpeta
Tipo Documento
Tipo de
Subdocumento
Creado por
Fecha de
Creación
Ubicación
Descripción
Estado
Descripción
Permite seleccionar la serie que se va a consultar. Éstas
fueron definidas en la Tabla de Retención Documental.
Permite hacer la selección de un tipo de carpeta, de
acuerdo con la serie escogida. Esta es la opción
recomendada para la búsqueda
Permite hacer la selección de un tipo de documento en
especial.
Permite seleccionar un subdocumento.
Se refiere a quien ingresa el documento al sistema, y
permite hacer la búsqueda con ese criterio.
Permite buscar los documentos por la fecha en que
fueron ingresados al sistema.
Da a conocer la ubicación física del documento en el
archivo.
Permite hacer una búsqueda por los descriptores o
palabras claves de la carpeta o el documento.
Actualmente sin información.
Consulta dependiendo del estado en el que se
encuentra el documento. Activo e Inactivo o Todos.


Activo: Documentos que son utilizados habitualmente
con fines administrativos. Se encuentra en el archivo
de gestión de acuerdo con el tiempo de retención
que se determinó en la Tabla de Retención
Documental. Opción recomendada.
Inactivo: Indica que ya cumplió su tiempo de
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Buscar
Limpiar
retención en dicho archivo. Es aquel que ha dejado
de emplearse con fines administrativos y legales.
Inicia el proceso de búsqueda de carpetas o
documentos, con los criterios seleccionados por el
usuario.
Inicia una nueva búsqueda
3.2.1. Consulta General
Seleccione consultar por Carpetas, y oprima el botón Buscar (No
recomendable por la cantidad de resultados que puede retornar). El
sistema desplegará una ventana donde mostrará la lista de todas las
carpetas encontradas. Lo mismo ocurre si busca por Documentos o
Subdocumentos.
3.2.2. Pasos para realizar una consulta Específica de Carpetas, Documentos o
Subdocumentos
i.
ii.
iii.
iv.
Seleccionar la Consulta: por carpetas, documentos o subdocumentos,
En el campo de Serie, seleccionar una de las opciones que se despliegan.
Luego, en el campo Tipo Carpeta, Tipo de Documento o Tipo de
Subdocumento, por donde se esté realizando la consulta, el sistema mostrará
un listado de todos los tipos de carpetas, documentos o subdocumentos
existentes, de acuerdo con los parámetros dados, se hace la selección
Si tiene claramente definido lo que requiere y/o desea una consulta más
rápida, puede utilizar los índices que aparecen en la columna derecha de la
pantalla que corresponden a los criterios de búsqueda básica.
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v.
vi.
vii.
Ingrese en el índice la información que posee, por ejemplo Número de
Contrato y luego oprima el botón Buscar.
Recuerde utilizar Forma de búsqueda Intermedia.
El sistema abrirá una ventana donde listará todas las carpetas, documentos
o subdocumentos encontrados
3.2.3. Pasos para consultar propiedades de una carpeta, documento o
subdocumento listado.
i.
ii.
Ubíquese sobre el nombre de la carpeta, documento o subdocumento y
oprima el botón izquierdo del mouse.
Aparece una ventana con tres pestañas: Datos básicos, índices y
documentos (subdocumento o archivo, dependiendo por donde se esté
realizando la consulta).
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En Datos básicos puede consultar por los siguientes criterios: Nombre, tipo
de carpeta, serie, creado por y la fecha de creación.
Índices: muestra los índices definidos para esa carpeta y por los que se
puede realizar la búsqueda.
Documentos, Subdocumentos o Archivo: Muestra los diferentes
documentos, subdocumentos o imágenes que contiene la carpeta. Si
necesita consultar los documentos contenidos en una carpeta listada,
oprima click sobre la carpeta. El sistema abrirá una ventana, donde
mostrará los documentos contenidos en esa carpeta específica.
3.2.4
Navegación menús anteriores
Si desea retornar a pantallas anteriores, debe ubicarse en la parte superior
izquierda y seleccionar una de las opciones que están en letra azul.
(Consultas de carpetas, resultados de la consulta, etc.)
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3.2.5
Visualización, impresión y exportación de documentos
La visualización se puede realizar de dos formas:

En propiedades de la carpeta, documento o subdocumento en la
pestaña de documento, subdocumento o archivo presione el botón
izquierdo del mouse sobre el icono (clip, carpeta o Ver Imagen) que
aparece antes del nombre del documento, tal como se indica en la
siguiente imágen.
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
En la segunda forma para visualizar los documentos aparece un listado
de las carpetas. Para tener acceso a los documentos se ubica el cursor
en el icono que aparece al lado izquierdo de cada documento y se va
seleccionando de cada listado el documento requerido hasta que se
muestre la imagen.
Para ver el archivo contenido de un documento, oprima doble click,
sobre cualquiera de ellos, y el sistema lo abrirá dentro de la respectiva
aplicación con que fue creado. Si el archivo es una imagen tif, el
sistema abrirá la ventana de digitalización personalizada del Docunet.
Archivo en otra Aplicación
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Archivo en imagen TIF
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Dentro de la ventana de digitalización personalizada de Docunet, en la
parte superior aparece una barra de herramientas horizontal, donde
podrá realizar diferentes acciones:



3.3
Imprimir, ampliar, minimizar, ajustar, rotar, ver la imagen en negativo,
seleccionar la página que desea ver, adelantar y retroceder y ver las
propiedades específicas de la imagen.
Además, puede realizar Anotaciones y/o Exportar el documento,
seleccionando cualquiera de estas opciones en la parte superior de la
barra de herramientas.
Luego de revisado el documento, en la parte superior derecha presioné el
botón Salir, para salir de la visualización de la imagen.
Salir de DOCUNET
Ubíquese en la parte superior derecha, en el icono representado por una
puerta abierta, o en el lado izquierdo donde dice salida, y doble click.
Luego sale una ventana de confirmación, donde dice haber terminado la
sesión correctamente. Allí cierre la ventana normalmente.
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Cualquier comentario, duda, sugerencia u observación por favor
comunicarse al Ministerio de Protección Social, Archivo del Programa de
Reorganización, Rediseño y Modernización de las Redes de Prestación de
Servicios de Salud, al teléfono 3305000 ext. 1755.
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