experto en ofimâtica

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Área: Sistemas de Información
Curso: Experto en Ofimática
Código: SI34
Edición: marzo 2007
Experto en Ofimática (Word 2003): Tema 1 - Documentos Maestros y subdocumentos
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ÍNDICE
MÓDULO I. WORD
Tema 1: Documentos maestros y subdocumentos
Tema 2: Cartas y correspondencia
Tema 3: Introducción a la maquetación avanzada
Tema 4: Herramientas de maquetación avanzada
Tema 5: Estilos y plantillas
MÓDULO II. EXCEL
Tema 1: Fórmulas y funciones avanzadas
Tema 2: Reglas de validación y formato condicional
Tema 3: Consolidación de datos
Tema 4: Trabajo colaborativo en Excel
Tema 5: Tablas y gráficos dinámicos
Tema 6: Análisis de datos
MÓDULO I. ACCESS
Tema 1: Relaciones. Clave principal e índices.
Tema 2: Tipos de relaciones
Tema 3: Trabajo en grupo
Tema 4: Seguridad y protección
Tema 5: Macros y grupos de macros
Experto en Ofimática (Word 2003): Tema 1 - Documentos Maestros y subdocumentos
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MÓDULO I. WORD
A través de este módulo, vamos a analizar en profundidad varios usos del procesador de textos
Microsoft Word 2003 analizando distintas herramientas y funciones que nos van a permitir
mejorar nuestros documentos de texto y darles un carácter más profesional.
TEMA 1: DOCUMENTOS MAESTROS Y SUBDOCUMENTOS
1. Presentación
El trabajo con Documentos Maestros es un modo muy práctico de realizar y gestionar conjuntos
de documentos para tratarlos de manera global.
Un documento maestro es un archivo principal sobre el que se vinculan un conjunto de
subdocumentos relacionados. Los documentos maestros permiten organizar y modificar
documentos de gran tamaño dividiéndolos en distintas partes (subdocumentos), más fáciles de
organizar y modificar.
Al elaborar un documento de forma colectiva,
es posible que varias personas trabajen
simultáneamente en distintas partes de
documento a través de los subdocumentos.
Así, cuando el trabajo en un subdocumento
haya finalizado, se podrá, desde el documento
maestro, ver el contenido directamente
modificado.
En esta primera unidad vas a aprender a crear
documentos maestros y a gestionarlos
correctamente para optimizar tu trabajo.
¿Qué beneficio tiene trabajar con documentos maestros?
En un grupo de trabajo se elaboran documentos gracias a la participación de diferentes personas.
Trabajar con documentos maestros en red te permite compartir esos documentos para que puedan
ser modificados y poder disponer de ellos para su final maquetación y/o publicación.
Gracias a esta posibilidad que ofrece Microsoft Word, cuando se modifique la información de uno
de los archivos, los cambios se reflejarán en el documento maestro. Así el manejo de los
documentos es mucho más fácil de controlar ya que el tratamiento es similar a un libro dividido
por capítulos. No se trata de una cadena de trabajo en el que cada autor hace su parte o las
modificaciones necesarias y pasa el documento al siguiente, sino que se trata de un trabajo
simultáneo sobre el mismo documento. Pero hay que tener en cuenta que si un usuario está
trabajando con un subdocumento, el documento estará “bloqueado” para los demás usuarios. Esto
significa que podrá ver el subdocumento pero no podrá modificarlo hasta que lo cierre el otro
usuario.
De esta forma, se favorece no sólo el trabajo en equipo sino un trato global del documento lo que
permitirá una mayor rapidez y eficacia.
Experto en Ofimática (Word 2003): Tema 1 - Documentos Maestros y subdocumentos
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2. Crear un documento maestro
Para trabajar con Documentos Maestros tenemos que situarnos en la Vista Esquema, lo que nos
facilita el desplazamiento y la organización de nuestro documento.
Marca la opción “Vista Esquema” para que se muestren los títulos del documento con sangría
representando su nivel en la estructura del documento, a través del botón correspondiente en la
parte inferior izquierda del documento.
Vista Esquema
También puedes colocarte en la vista esquema a través del Menú ver/ Esquema.
Vamos a comenzar nuestra estructura en Esquema. Según vayamos añadiendo títulos y
dependiendo de en qué nivel se encuentren, aparecerán las marcas de esquema en el cuerpo del
Experto en Ofimática (Word 2003): Tema 1 - Documentos Maestros y subdocumentos
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texto. Comenzamos añadiendo el primer Título en el primer nivel y sucesivamente iremos
completando nuestra estructura en esquema.
Las sangrías muestran una jerarquización de los títulos en el documento. Si un título tiene
subtítulos o cuerpo de texto en un nivel inferior, aparece marcado con un signo +; si no los hay,
aparece un signo -.
Marcas de nivel
2.1. Botones del documento maestro
Al trabajar con el tipo de vista Esquema, aparece la barra de herramientas esquema con los
siguientes botones.
1
2
3
4
5
6
78
9
10 11
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ZONA
DESCRIPCIÓN
1
Aumentar de nivel (Al nivel uno o a niveles superiores): Al pulsar este botón se
aumentará los niveles del esquema.
2
Nivel de esquema: Al pulsar este botón se mostrarán los distintos niveles para
modificar los títulos del esquema.
Experto en Ofimática (Word 2003): Tema 1 - Documentos Maestros y subdocumentos
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3
Disminuir el nivel: Al pulsar este botón disminuirá a niveles inferiores o al último
nivel, con la doble flecha, que es el de texto. Con esta opción se evita pasar por todos
los niveles anteriores.
4
Subir/Bajar: Al pulsar este botón se modificarán los niveles de forma individualizada
respecto a los demás.
5
Expandir/Contraer: Al pulsar este botón los niveles se expanden o contraen
dependiendo del estado inicial del que se parta. El cursor deberá estar dentro de la zona
del título para que el nivel se expanda/contraiga.
6
Mostrar nivel: Al pulsar este botón se mostrarán los niveles existentes en nuestro
documento lo que nos permitirá mostrar sólo los títulos del nivel que seleccionemos.
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Mostrar sólo primera línea: Al pulsar este botón nos mostrará la primera línea para
poder revisar la estructura del documento y comprobar si cada uno de los apartados está
en el nivel correcto.
8
Mostar formato: Al pulsar este botón se mostrará el formato de cada título. En este
caso es más fácil trabajar sin los formatos para organizar mejor los contenidos sin
dificultad.
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Actualizar la TDC - Tabla de Contenido. La tabla de contenido es un listado que
contiene los títulos de los temas que componen el documento. Para crearla accedemos
desde el menú Insertar / Referencia / Índice y tablas.
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Ir a la TDC (Tabla De Contenido)
11
Vista Documento maestro. Oculta o muestra la vista documento maestro.
12
-
Expandir/contraer subdocumentos: En el modo expandido, aparecerán los
subdocumentos completos. En modo contraído, aparecerá el vínculo para
visualizar el contenido.
-
Crear subdocumento: A través de este botón creamos subdocumentos en el
nivel en el que nos encontremos.
-
Quitar subdocumento: Desaparece el subdocumento seleccionado.
-
Insertar subdocumento: Inserta un documento previamente creado como
subdocumento.
-
Combinar subdocumento: Une varios documentos entre sí convirtiéndolos en
un único subdocumento.
-
Dividir subdocumento: Divide un subdocumento en dos partes.
-
Bloquear documento: Evita que se modifique un documento; la marca será un
icono en forma de candado.
NOTA: Un documento esquematizado es mucho más fácil de manipular. Seleccionar uno o más
párrafos y trasladarlos, borrarlos o cambiarlos de nivel no requiere más que hacer clic en la marca
de nivel y arrastrar con el ratón. Cuando un documento está esquematizado presenta una serie de
Experto en Ofimática (Word 2003): Tema 1 - Documentos Maestros y subdocumentos
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marcas de nivel situadas a la izquierda de cada párrafo, estas marcas indican si el párrafo contiene
o no texto o niveles subordinados.
2.2. Crear un documento maestro. Comenzamos el trabajo
Para crear un documento maestro podemos partir de un esquema y generar los subdocumentos a
partir de los títulos o partir de un documento existente y convertirlo en maestro.
El primer paso que debemos dar para comenzar a trabajar es determinar la ubicación de nuestros
documentos.
Designa una carpeta para almacenar el documento maestro y los subdocumentos. Es necesario
guardar el documento maestro en la misma carpeta que los subdocumentos para que funcionen los
vínculos a todas las partes de nuestro documento.
Word asigna automáticamente un Estilo de Título a cada nivel (Título 1 para el primer nivel,
Título 2 para el segundo, así sucesivamente). Para crear los títulos en su nivel correspondiente
utilizamos los botones de aumentar/disminuir nivel de la barra de
herramientas Esquema.
Una vez que tenemos guardado nuestro documento principal, comenzamos con la estructura. Es
recomendable que previamente tengas un boceto de cómo será la estructura del documento y de
dónde estarán colocados los subdocumentos para facilitarte el trabajo.
Estilo de Título 1
Estilo de Título 2
Estilo de Título 3
3. Agregar subdocumentos al documento maestro
Partiendo de la estructura en Esquema de nuestro Documento Maestro, vamos a ver dos formas de
incluir un subdocumento.
3.1. Crear el subdocumento a partir de los títulos del Esquema
Experto en Ofimática (Word 2003): Tema 1 - Documentos Maestros y subdocumentos
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La primera manera de proceder es creando un subdocumento nuevo a partir de los títulos de un
Esquema. Nos colocamos en el título correspondiente y hacemos clic en el botón Vista
Documento Maestro de la barra de herramientas Esquema.
A continuación pulsamos el botón Crear subdocumento.
Word creará un recuadro para poder escribir nuestro subdocumento como el que muestra la
imagen. Recuerda que puedes utilizar las flechas de aumentar/disminuir nivel si necesitas crear
títulos o texto independiente (último nivel).
Fíjate que Word insertará un salto de sección continuo antes y después de cada subdocumento.
Para verlo, pulsamos el botón Mostrar u ocultar marcas de formato de la barra de herramientas
Estándar. Los saltos de sección marcan el principio y el final de los subdocumentos.
En el salto de sección se guardan los elementos de formato de la sección, como son los márgenes,
la orientación de la página, los encabezados y pies de página, etc. Así podremos incluir cualquier
tipo de documento.
Salto de sección
3.1. Insertar un subdocumento creado anteriormente
Ahora vamos a insertar en el Documento Maestro un subdocumento anteriormente creado en
Word. Recuerda que los documentos que van a formar parte del Documento Maestro tienen que
estar en la misma carpeta.
Experto en Ofimática (Word 2003): Tema 1 - Documentos Maestros y subdocumentos
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Para insertar el documento nos colocamos en el título correspondiente de nuestro
esquema. Como puedes ver en la barra de herramientas Esquema, el botón Expandir
subdocumentos está activo, de lo contrario no podríamos insertar subdocumentos.
A continuación, hacemos clic en el icono Insertar Subdocumento
herramientas Esquema y elegimos el documento correspondiente.
de
la
RECUERDA: Cuando creamos o insertamos subdocumentos, aparecerá un icono
parte superior izquierda que nos indicará el inicio del subdocumento.
barra
de
en
la
Los subdocumentos se presentan de forma extendida, es decir, se visualiza el documento
completo. Podemos pulsar el botón Contraer subdocumentos para que los subdocumentos
aparezcan como un enlace al archivo (hipervínculo).
Antes de contraer los subdocumentos, aparecerá una ventan para guardar el documento maestro
con los subdocumentos insertados. Pulsamos el botón Aceptar para guardar los cambios
realizados.
Expandir/Contraer
subdocumentos
Al contraer los subdocumentos aparecerán como hipervínculos. Fíjate que en la parte superior
izquierda del subdocumento, cuando está contraído, aparece un candado.
Experto en Ofimática (Word 2003): Tema 1 - Documentos Maestros y subdocumentos
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Hipervínculo al
subdocumento
Subdocumento
contraído
Para visualizar de nuevo el documento completo únicamente volveríamos a pinchar el botón
Expandir subdocumentos. Pero también podemos visualizar el documento independientemente
del maestro. Podemos proceder de dos formas:
•
Pulsando la Tecla Control y pinchando en el enlace.
•
Haciendo doble clic en el icono que marca el subdocumento.
Así tendremos dos documentos abiertos, por un lado el maestro y por otro el subdocumento. Al
abrir el subdocumento, será un documento independiente que podremos modificar.
Guardar documentos maestros
Al guardar un documento maestro que contiene varios subdocumentos nuevos, Word asigna
automáticamente un nombre de archivo a cada nuevo subdocumento en función de los primeros
caracteres en el título del subdocumento.
Si has creado un documento maestro formado por otros documentos ya existentes en Word,
recuerda que debes guardarlo en la misma carpeta para que los vínculos a los documentos no se
pierdan.
4. Bloquear documentos maestros
Al guardar un documento maestro y volver a abrirlo éste aparecerá en modo contraído con el
candado de bloqueo. Para desbloquearlo:
•
Hacemos clic en el botón Expandir subdocumentos
para hacerlos visibles y poder modificarlo, por ejemplo el
formato.
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Vamos a bloquear el subdocumento para que ningún usuario pueda modificarlo. Nos dirigimos a
la barra de herramientas Esquema y pulsamos sobre el botón Bloquear documento. Antes de
bloquearlo Word nos recordará que debemos guardar los cambios realizados.
Bloquear
documento
Observa las barras de herramientas de Formato y Esquema. Ahora aparecen atenuadas ya que el
documento está bloqueado y no permite modificaciones. Si intentamos hacer cualquier
modificación, la barra de estado nos marcará que el documento no admite modificaciones.
Word bloquea automáticamente los subdocumentos en los siguientes casos:
-
Cuando los subdocumentos están contraídos
-
Cuando el documento maestro es compartido por un grupo de trabajo y otro usuario está
trabajando en el subdocumento.
-
Cuando otro usuario que trabajó con anterioridad en el subdocumento estableció la opción
sólo lectura en el documento.
5. Reorganizar subdocumentos dentro del documento maestro
Para reorganizar subdocumentos o partes de nuestro documento tenemos que tener en cuenta las
marcas que aparecen en el margen izquierdo.
Experto en Ofimática (Word 2003): Tema 1 - Documentos Maestros y subdocumentos
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-
Para cada subdocumento hay un icono rectangular.
-
Para cada título hay un icono con el signo más (+)
-
Para cada párrafo del texto independiente hay un icono cuadrado.
Para seleccionar el subdocumento que deseemos mover, hacemos clic en su icono o marca de
nivel y lo arrastramos hasta el lugar de destino. (Si no aparece, deberás seleccionar el icono de
Vista Documento Maestro de la barra de Herramientas Esquema). Podemos seleccionar, mover,
copiar y borrar subdocumentos
Si queremos mover un párrafo dentro de un subdocumento procedemos de igual manera.
Expandimos el subdocumento, seleccionamos el icono correspondiente al párrafo que queremos
cambiar de lugar y lo arrastramos a la nueva ubicación. Nos aparecerá una línea horizontal que
marcará el destino del párrafo.
De esta manera podemos organizar nuestro documento maestro de una manera sencilla y rápida.
NOTA: Al trasladar, cambiar de nivel o eliminar un párrafo en el esquema, hay que tener en
cuenta que todos los párrafos subordinados y el texto que dependan de él se trasladarán, se
cambiarán asimismo de nivel o se eliminarán.
Otra reestructuración que podemos hacer en nuestro trabajo es convertir un subdocumento en
parte del Documento Maestro. Para ello, marcamos el subdocumento a través de la marca del
margen izquierdo y a continuación, marcamos la opción Quitar subdocumento
de
la
barra de herramientas Esquema.
Experto en Ofimática (Word 2003): Tema 1 - Documentos Maestros y subdocumentos
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Así, el subdocumento se convierte en otra parte del documento maestro, y como tal, podremos
incluir subdocumentos.
6. Combinar y dividir subdocumentos
Combinar subdocumentos
Podemos combinar dos o más subdocumentos entre sí para convertirlos en un subdocumento
único. Para ello, estos documentos deben estar contiguos y desbloqueados.
Seleccionamos el primer documento que queremos combinar haciendo clic en su icono de la parte
superior izquierda. Presionamos la tecla Mayús y la mantenemos apretada hasta que
seleccionemos el icono del siguiente subdocumento que vamos a combinar.
La siguiente imagen muestra los dos documentos seleccionados para su combinación.
A continuación, hacemos clic en el botón Combinar subdocumentos de la barra de herramientas
del Documento Maestro. Los dos subdocumentos se convertirán en un único subdocumento.
Experto en Ofimática (Word 2003): Tema 1 - Documentos Maestros y subdocumentos
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Combinar
subdocumentos
Como hemos visto, para combinar subdocumentos es necesario que estén contiguos ya que en la
Vista Documento Maestro no se pueden seleccionar textos no contiguos utilizando la tecla
control. Por lo tanto, si queremos seleccionar dos documentos no contiguos y combinarlos,
tendremos que arrastras uno junto a otro y, a continuación, seleccionarlos y combinarlos.
Dividir subdocumentos
De la misma manera que podemos combinar documentos, también podemos dividirlos. Si
queremos dividir un documento, creamos un título para el nuevo documento y le aplicamos un
estilo de título o seleccionamos una parte de nuestro documento y la convertimos en título a través
de la ventana que marca el nivel de esquema.
A continuación, en la barra de herramientas Esquema, hacemos un clic en el icono Dividir
subdocumentos. El documento quedará dividido en dos subdocumentos.
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Dividir
subdocumentos
2 subdocumentos
NOTA: Al combinar documentos, si guardamos el documento maestro automáticamente se
guardarán los subdocumentos combinados con el nombre del archivo del primer subdocumento de
la combinación. Los documentos implicados en la combinación no se borran, por lo que habría
que eliminarlos manualmente si ya no los vamos a utilizar.
Si la operación que hemos realizado ha sido dividir subdocumentos, Word asignará un nombre de
archivo al nuevo subdocumento en función de los primeros caracteres de su título.
Si combinamos subdocumentos, y después, volvemos a dividirlos en documentos distintos, Word
guarda el subdocumento dividido con un nombre de archivo nuevo.
Imprimir Documentos Maestros y subdocumentos
Para imprimir los Documentos Maestros procedemos igual que los documentos normales.
Solamente es necesario expandir los subdocumentos antes de seleccionar el comando
Archivo/Imprimir.
Es bueno que antes de imprimir numeres las páginas del documento para poder seleccionar
intervalos. Para poder numerar las páginas tendrás que situarte en Vista Normal y a través del
menú Insertar, introducir el número de páginas.
Si lo que queremos es imprimir un subdocumento, simplemente tendremos que abrirlo e
imprimirlo.
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