El portal para juntas directivas se desconecta: ¿Se conforma con

El portal para juntas directivas se desconecta: ¿Se
conforma con menos cuando se desconecta?
Jeffry Powell
Vicepresidente ejecutivo, Las
Americas
Charlie Horrell
Necesita trabajar cuando no se encuentra en la oficina.
Por ello se crearon los portales para juntas directivas.
Desafortunadamente, las versiones sin conexión de
muchos portales no cumplen la promesa de ofrecer
simplicidad y seguridad.
Director gerente para Europa,
Medio Oriente y África
Al Percival
Director ejecutivo, Australia
y Nueva Zelanda
Los portales para juntas directivas han, literalmente, aligerado la carga de los directores
en el momento en que viajan hacia reuniones de juntas directivas. Los portales también
evitan que archivos adjuntos enormes queden atascados en bandejas de entrada,
permitiendo a los usuarios descargar documentos PDF en carpetas o repositorios sin
conexión. Si ya ello constituye un avance, ¿debería esperar aún más? Sí, en caso de que
tenga que prescindir de una gran cantidad de funciones cuando está sin conexión.
FACILIDAD DE USO
Justo cuando pensaba que conocía su nuevo portal para juntas directivas, necesita
acceder a él sin conexión. Lo más probable es que tenga que recurrir a la descarga
manual de documentos que necesita, o si tiene suerte, su portal los sincronizará para
usted automáticamente. De cualquier manera, el proceso lo transporta a un nuevo entorno,
con diseños y navegación con los que no se encuentra familiarizado. Debe elegir con
dificultad un motón de documentos PDF para encontrar información específica.
Peor aun, muchas de las funciones con las que cuenta cuando está conectado no están
disponibles cuando se encuentra desconectado. En muchos sistemas, usted no puede
crear anotaciones. Incluso si puede, de no existir integración entre el material descargado
y el servidor del portal para juntas directivas, usted no podrá sincronizar sus notas y sus
El portal para juntas directivas se desconecta: ¿Se conforma con menos cuando se desconecta?
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cambios. En lugar de ello, tendrá que depurar los archivos
anteriores manualmente, al descargar nuevas versiones, y
por lo tanto reproducir múltiples versiones del mismo
documento, se dificulta su administración.
Finalmente, para obtener la mejor experiencia con estos
portales para juntas directivas, los ejecutivos necesitan
mantenerse conectados de manera continua.
Cuando sale de su portal para juntas
directivas sin conexión, no tiene por
qué prescindir de las funciones más
útiles.
SEGURIDAD
No espera que la seguridad se desconecte cuando usted
lo haga. Sin embargo, muchos portales se basan en
documentos PDF, que utilizan un cifrado mínimo. Los
sistemas que dependen de documentos PDF pueden
cifrarse a nivel de carpeta o proporcionar un contenedor
seguro, pero ello aun deja vulnerables los PDF descargados.
Si el dispositivo que almacena los documentos se pierde
o es robado, la seguridad del contenido dependerá única
y exclusivamente de la protección que proporcionan el
cifrado y la contraseña del contenedor o la carpeta. Contrario
a lo que muchos piensan, no se pueden depurar documentos
ni notas de manera remota mientras el dispositivo permanece
desconectado. Y si se pierde el control administrativo del
contenido copiado localmente, los documentos de la junta
directiva, así como las notas y comentarios de los directores
podrán permanecer en sus discos duros y quedar expuestos
a la posibilidad de ser descubiertos o robados posteriormente.
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ENCONTRAR UN VERDADERO MÓDULO SIN CONEXIÓN
Cuando considere emplear un módulo para juntas
directivas, formule las siguientes preguntas para que
sepa cuáles son sus verdaderas capacidades sin
conexión:
u ¿Las experiencias con y sin conexión son idénticas?
u ¿Los usuarios necesitan aprender a manejar dos
conjuntos distintos de funciones, diseños o estructuras
de archivos?
u Cuando los usuarios pierdan la conexión, ¿tendrán que
iniciar sesión nuevamente en la versión sin conexión?
u ¿El portal hará seguimiento de manera automática a la
reconexión y no requerirá un nuevo inicio de sesión?
u ¿El portal depende de PDF u otro tipo de seguridad
tecnológica de un tercero?
u ¿A qué nivel se incorpora el cifrado: de página, de
documento, de carpeta o de contenedor? ¿A múltiples
niveles?
u ¿Es necesario salir del sistema del portal para juntas
directivas cuando uno se desconecta, o uno permanece
en el mismo sistema de lazo cerrado
independientemente de si el acceso es con o sin
conexión?
A Diligent comprende el desafío que implica
trabajar sin conexión. Nuestro producto Diligent
Boards™ ofrece un módulo sin conexión seguro,
fácil de usar y completamente funcional.
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