universidad nacional experimental de guayana

Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pregrado
Coordinación de Pasantías
Toyo-América C.A.
Análisis del Proceso de Reclutamiento y Selección de Personal del
Departamento de Recursos Humanos del Concesionario
Toyota Toyo-América C.A., Optando al Titulo de
Licenciada en Administración de Empresas
Tecnólogo en Administración y Contaduría
Rossiel Rojas
Tutor Académico
Tutor Industrial
Lic. María Requena
Lic. Nohelis Luque
Ciudad Guayana, Mayo de 2012
‐ 1 ‐ ÍNDICE
Pág.
Introducción ___________________________________________
3–4.
Descripción de la Empresa _______________________________
5.
Reseña Histórica _____________________________________
5-6.
Misión _____________________________________________
6.
Visión _____________________________________________
6.
Objetivos de la Empresa _______________________________
6.
Descripción del Departamento de Recursos Humanos _______
7.
Debilidades Encontradas en Toyo-América C.A. _______________
8-21.
Objetivos de la Pasantía __________________________________
22.
Objetivos Específicos __________________________________
22.
Plan de Trabajo de la Pasantía __________________________
22-24.
Logros del Plan de Trabajo ________________________________
24.
Facilidades y Dificultades Durante el Proceso de Pasantía _______
25.
Aportes del Plan de Trabajo de la Pasantía _________________
Conocimientos Adquiridos ________________________________
25-26.
26-27.
Conclusiones __________________________________________
28.
Recomendaciones ______________________________________
29.
Referencias Bibliográficas ________________________________
30.
Anexos _______________________________________________
31-33.
‐ 2 ‐ INTRODUCCION
Las
organizaciones
actualmente
funcionan
basándose
en
la
coordinación del esfuerzo humano; de allí la importancia de contar con
personal altamente capacitado y eficiente, para lograr los objetivos
establecidos.
En la historia del desarrollo de la sociedad, el hombre siempre ha sido
ente indicador, promotor y de mantenimiento del progreso general,
resaltando el rol que ha desempeñado en el proceso productivo. De ahí se
deriva la importancia de seleccionar personal capacitado, para cumplir
eficazmente las funciones y actividades que le sean asignadas.
Las organizaciones tienen la necesidad de integrar trabajadores que
sean capaces de hacerlas prósperas, surge así el propósito de captar
aquellos individuos que presenten determinadas características que les
permitan ejecutar con menos esfuerzos y una mayor eficiencia los diversos
trabajos presentes en la organización. Sin embargo, es necesario revisar las
funciones de reclutamiento y selección de personal, debido a la repercusión
que tiene la adecuada aplicación de estos procesos en el futuro desempeño
del recurso humano.
Esto permite destacar la importancia de realizar un análisis óptimo del
proceso de reclutamiento y selección de personal, donde se evalúe la
potencialidad física y mental del solicitante, así como su aptitud para el
trabajo.
Por lo antes mencionado y tomando en cuenta como base el problema
en cuestión, que es el análisis del procedimiento administrativo del
departamento de Recursos Humanos en el área de reclutamiento y selección
de personal, en el concesionario Toyota Toyo-América C.A., este informe
tratara este tema a fondo por ser de relevancia y preocupación, debido a que
‐ 3 ‐ el recurso humano es la vida de toda empresa, de allí el escoger al mejor y
así lograr un eficaz funcionamiento de la organización.
La investigación fue realizada en la Gerencia Administrativa
específicamente en el departamento de Recursos Humanos área de
reclutamiento y selección de personal, con el propósito de revisar y analizar
el proceso de reclutamiento y selección de personal, incluyendo dentro de
este la evaluación del desempeño del personal seleccionado.
Al final de este proceso de pasantía profesional, se obtuvieron logros
como tomar en consideración ciertas recomendaciones dadas con respecto
al mejoramiento y cumplimento del proceso de Reclutamiento y Selección de
Personal en el departamento de Recursos Humanos, incluyendo dentro de
este proceso la evaluación de desempeño del personal seleccionado y la
modificación del manual de descripción de cargos, utilizando como base las
teorías investigadas.
El informe estará estructurado de la siguiente manera:
¾ Una breve descripción de la empresa: identificación de la misma,
misión, visión, objetivos y unidad donde se realizo la pasantía.
¾ Problemas observados: explica los problemas observados en la
organización.
¾ Plan de trabajo: menciona los objetivos de la pasantía y explicación
del plan de trabajo.
¾ Logros del plan de trabajo: especifica los logros durante el proceso de
pasantía y cumplimiento del plan de trabajo.
¾ Facilidades y dificultades: desglosa las facilidades o dificultades
presentadas en el proceso de pasantía y aportes para la organización.
¾ Apreciación: muestra los conocimientos adquiridos tanto en nivel
teórico como práctico.
‐ 4 ‐ A) DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Toyo-América C.A., Concesionario Toyota, cuenta con una estructura
organizacional amplia,
puesto que tiene 5 Gerencias (Administración,
Servicios, Repuestos, Ventas y Servicios Generales), sin embargo cuenta
con una Gerencia adicional establecida por Toyota de Venezuela que
coordina el trabajo de 3 Gerencias (Servicios, Repuestos y Ventas). Todas
ellas se unen con el objetivo de prestar la mejor atención al cliente y un
servicio de calidad. (Ver anexo nro. 01).
Reseña Histórica
El 18 de Julio de 1990fue fundada en Puerto Ordaz Estado Bolívar
Autos Guevara C.A., por José Antonio bello y su esposa Paola Guevara
como concesionario de la marca de automóviles Toyota, durante 17 años
esta familia distribuyó los vehículos de esa prestigiosa marca y todo lo
relacionado con ella.
En Noviembre del 2007 Autos Guevara C.A., es adquirida por Luciano
Manuel Chávez García y Gaetano José Andrés Chemello Melich para
continuar con la labor emprendida por la familia Bello-Guevara.
El 4 de Julio del 2010 Luciano Manuel Chávez García y su Familia
fundan Toyo-América C.A., para sustituir a Autos Guevara C.A., y en Enero
del 2011 Toyo-América C.A., inicia formalmente las operaciones en sus
instalaciones totalmente nuevas en la Carrera Gurí con la calle Aro de Puerto
Ordaz Estado Bolívar, con la responsabilidad de captar nuevos clientes y
mantener los actuales con la calidad de servicio que Toyota siempre ha
‐ 5 ‐ puesto en primer lugar, contando con un personal altamente capacitado, con
experiencia y certificados por Toyota de Venezuela (T.D.V.)
Misión
Consolidar un modelo de servicios financieros en el mercado
venezolano, que ofrezca soluciones dinámicas y de excelente calidad,
ajustado a los requerimientos y deseos de nuestros clientes.
Visión
Ser reconocidos como la empresa de servicios y soluciones
financieras preferida por los actuales y futuros clientes Toyota, gracias a
nuestro compromiso, dedicación, continua búsqueda de excelencia en el
servicio y creatividad en el diseño de soluciones adaptadas a las
necesidades del cliente.
Objetivos de la Empresa
¾ Compra, venta, comercialización y exhibición de vehículos nuevos y
usados.
¾ Ofrecer el mejor servicio técnico de calidad Toyota.
¾ Venta de Repuestos con la marca Original Toyota.
¾ Satisfacer todas las necesidades de nuestros clientes en el menor
tiempo posible.
¾ Mantener un mejoramiento continuo tanto de las estructuras físicas
como de los procesos.
‐ 6 ‐ Descripción del Departamento de Recursos Humanos adscrito a la
Gerencia de Administración donde se realizo la pasantía.
Consiste en la planeación, organización, desarrollo y coordinación de
las actividades del personal, siendo capaz de promover el desempeño
eficiente del personal, a la vez que la organización representa el medio que
permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos
individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo.
-
Realizar los trámites para las soluciones de S.S.O, INCE.
-
Realizar la nómina para todo el personal.
-
Realizar pago de comisiones.
-
Realizar cálculos del fideicomiso a todos los aportantes.
-
Realizar cálculos de la F.A.O.H a todo el personal.
-
Realizar cálculos de liquidaciones.
-
Realizar trámites concernientes al Cómite de Higiene y Seguridad.
-
Realizar las reservaciones y cancelación de viáticos a los participantes
que van a los cursos de Toyota.
-
Archivar toda la documentación clasificada de los empleados y la
empresa.
-
Apoyar su gestión en lo establecido en las Normas y Políticas de la
Concesionaria a fin de garantizar calidad y transparencia en la
información.
‐ 7 ‐ B) DEBILIDADES ENCONTRADAS EN TOYO-AMERICA C.A.
El Departamento de Recursos Humanos, forma parte fundamental de una
empresa, ya que es el encargado de velar por el bienestar de todos y cada
uno de los trabajadores, se puede decir que juega un papel importante en el
desempeño y buen funcionamiento de la empresa, por ello tiene entre sus
objetivos principales escoger el personal más apto y capaz para cubrir una
vacante dentro de una organización, de esto dependerá sus éxitos o
fracasos, ya que el talento humano es el motor de toda empresa, de allí la
importancia del Reclutamiento y Selección del Recurso Humano, forma parte
de la clave del éxito, por cuanto el personal contratado se desarrollara como
persona, y profesional, que le brindara a la empresas sus máximos aporte
para el alcance de los objetivos.
Sin embargo, se pudo evidenciar en la pasantía, que el Departamento
de Recursos Humanos:
¾ No cuenta con
establezca
un manual de normas y
procedimientos
donde
los parámetros y políticas para el reclutamiento y
selección del personal, y así darle ingresos formándolo, y que sea
parte del equipo de la organización.
¾ La toma de decisiones no queda bajo el departamento de
reclutamiento ni de la unidad usuaria quien requirió el personal, sino
bajo otra Gerencia sin considerar las necesidades de la unidad
usuaria.
‐ 8 ‐ ¾ En el departamento de reclutamiento no lleva un control por
expediente de cada trabajador su evaluación médica pre-empleo que
es obligatorio ante de ingresar por cuanto se puede determinar su
nivel físico de salud, por cuanto a largo plazo esto podría afectar a la
empresa en caso de despido y por causa de enfermedades
ocupacionales.
Adicional existe una desventaja que no llevan un control y
seguimiento
del personal ingresado para medir su
evaluación de
desempeño por parte del departamento de recursos humanos,
permita conocer el desenvolvimiento de
empleado
que le
en sus tareas o
actividades asignadas y conocer el cumplimento de las mismas.
Referente a la función del Departamento de Recursos Humanos o
Administración de Personal, Gómez (1992) destacó:
“La administración de personal concebida como un sistema
estará conformada por los subsistemas, formados por las
distintas funciones que desempeña, tales como: Reclutamiento,
evaluación, adiestramiento, protección social, desarrollo, entre
otros”. (p.1-44).
El reclutamiento implica un proceso que varía según la organización.
El comienzo del proceso de reclutamiento depende de la decisión de la línea.
En consecuencia, el órgano de reclutamiento no tiene autoridad para
efectuar ninguna actividad de reclutamiento si el órgano que tiene la vacante
no toma la decisión de llenarla.
Con relación al proceso de reclutamiento, Cortés (1998) considera
que:
“Los reclutadores necesitan conocer las especificaciones del
puesto
para
especificación
las
del
posiciones
puesto
es
que
una
han
de
cubrir.
declaración
de
Una
los
conocimientos, habilidades y aptitudes que necesita una
‐ 9 ‐ persona para desempeñar el trabajo”. (p.32)
Es importante destacar que las personas o funcionarios que le
corresponde
reclutar
a
un
personal
determinado,
deben
estar
en
conocimiento previo de las características del puesto que va a ocupar el
individuo. Esto es a los efectos de poder desarrollar esta actividad de manera
coherente con la misión de la organización.
El reclutamiento es el proceso de encontrar al personal calificado y
encaminarla a trabajar con la compañía, durante este proceso se informa a
los solicitantes respecto a las actitudes requeridas para desempeñar el
puesto y las oportunidades profesionales que la organización puede ofrecer a
sus empleados. El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda y
termina cuando se reciben las solicitudes de empleo. (ver anexo nro.03)
El reclutamiento puede darse en el interior de la organización como
buscar potencial afuera de ella, eso dependerá de la disponibilidad de
personal, de la política de la empresa y de las habilidades necesarias para
cubrir con la vacante.
Ohiggin’s (1999) con relación al reclutamiento interno reflexiona en
torno a las ventajas que plantea dicho procedimiento en los siguientes
términos:
Menor costo, ya que aprovecha la inversión realizada en
reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo de su
personal actual.; Buena imagen de la organización; resulta
atractivo y sirve como factor motivante del personal dentro de
la organización; Beneficia el clima de la organización, las
promociones sirve para recompensar a los empleados por su
desempeño anterior y debe motivar a continuar esforzándose
para lograr los objetivos de la organización. (p. 56-58)
Se puede destacar que el procedimiento de reclutamiento de personal
es importante debido al hecho que permite entre otros elementos la
convocatoria de individuos con ciertas habilidades y destrezas acerca de un
cargo en particular. También se puede decir que en este proceso se pueden
‐ 10 ‐ considerar algunos métodos en el procedimiento interno de reclutamiento
interno. Entre ellos destacan los siguientes:
¾ Publicidad de posiciones vacantes.
¾ Periódicos internos; mediante boletines y publicaciones mensuales
¾ Referencias de los empleados; Algunas empresas dan incentivos por
emplear candidatos que fueron referidos por otro empleado.
¾ Inventario de habilidades; información o datos referente a las
habilidades del candidato.
Algunos métodos para el reclutamiento externo son los siguientes:
¾ Anuncios; este es uno de los métodos más comunes para atraer a los
solicitantes, los periódicos y las revistas son los medios de mayor uso
pero dentro de este esquema también se encuentran: radio, televisión
los anuncios en vía pública, los carteles y el correo electrónico.
¾ Agencias de empleo; son compañías dedicadas al reclutamiento de
personal.
¾ Instituciones educativas, reclutamiento de nuevos talentos o personas
recién graduadas.
¾ Organizaciones Profesionales, sindicatos.
‐ 11 ‐ Peña
(1997)
clasifica
las
fuentes
del
proceso
de
reclutamientos en dos categorías, las cuales son conocidas
como Reclutamiento
Interno y
Reclutamiento
Externo.
(p.105)
¾ RECLUTAMIENTO INTERNO: Este ocurre cuando se intenta cubrir la
vacante con personal perteneciente a la misma empresa y estas
pueden ser a través de:
•
Transferencias ( movimiento horizontal)
•
Promociones ( movimiento vertical y horizontal)
•
Transferencia con promociones
•
Programas de desarrollo
La mayoría de las organizaciones tratan de seguir una política de cubrir
las
vacantes
de
la
jerarquía
superior,
mediante
promociones
o
transferencias. Al realizar este proceso interno la organización puede
aprovechar de un modo la inversión que ha realizado en reclutamiento,
selección, capacitación y desarrollo de su personal actual.
Este tipo de proceso de reclutamiento ocurre cuando al generarse una
vacante, la empresa intenta llenarla mediante la re-ubicación de sus
empleados, los cuales pueden ser ascendidos, trasladados o transferidos
con ascenso. Para que este tipo de reclutamiento sea exitoso debe
existir coordinación entre el órgano de RRHH y los demás órganos de la
empresa.
El reclutamiento interno se basa en datos como:
•
Resultados de evaluación de desempeño.
•
Análisis y descripción del cargo actual y del futuro.
•
Planes de carrera
•
Condiciones de ascenso del candidato.
‐ 12 ‐ ¾ Ventajas
El reclutamiento interno se evidencia una serie de ventajas entre las mas
importantes se mencionan:
• Es económico.
• Es rápido
• Tiene mayor validez y seguridad, ya que se conoce al candidato por lo
que no necesita periodo experimental.
• Fuente de motivación para los empleados ya que ven la posibilidad de
progreso en la organización, desarrolla un sano espíritu
• Desarrolla un sano espíritu de competencia entre el personal, teniendo
presente que las oportunidades se ofrecerán a quienes realmente
demuestren condiciones para merecerlas.
• No necesita período experimental, integración, ni inducción en la
organización o de informaciones amplias al respecto
¾ Desventajas
• Si la organización no ofrece oportunidad de progreso en el momento
adecuado corre el riesgo de frustrar a los empleados
• Puede generar conflicto de intereses ya que al ofrecer oportunidades
de crecimiento en la organización tiende a crear una actitud negativa
en los empleados que no demuestran condiciones o no tienen las
oportunidades.
• Si se efectúa continuamente puede provocar que los sujetos
pierdan creatividad y actitud de innovación al estar siempre centrados
en la misma organización y sus problemas.- No puede hacerse en
términos globales dentro de la organización
‐ 13 ‐ ¾ RECLUTAMIENTO EXTERNO: Este tipo de reclutamiento se lleva a
cabo con personas ajenas a la empresa. Varía de acuerdo con el tipo
de puesto, y se realiza a través de:
• Consulta de los archivos de candidatos: Los sujetos que se presentan
espontáneamente o que no fueron escogidos se les guarda su síntesis
curricular y en caso de llenar una vacante se consulta a esta base de
datos
• Candidatos presentados por empleados de la empresa: Es de
bajo costo.
• Carteles o anuncios en la portería de la empresa: Tiene bajo costo, es
estático ya que el sujeto debe ir hasta él y generalmente se usa para
cargos de niveles inferiores.
• Contacto con sindicatos: Su ventaja es que es de bajo costo e
involucra a otras organizaciones en el proceso de reclutamiento.
• Contactos y conferencias con Universidades o Institutos Universitarios.
Todo esto es destinado a promover la empresa y crear una actitud
favorable hacia ella.
• Contacto con otras empresas del mismo rubro en términos de
cooperación mutua
• Viajes de reclutamiento a otras localidades
• Anuncio en diarios y revistas: Es la técnica más eficaz para atraer
candidatos.
• Agencias de reclutamiento: Es uno de los más costosos. La mayor
parte del tiempo estas se usan en conjunto. El costo y el tiempo son
factores muy relevantes al escoger la técnica o el medio más indicado
para el reclutamiento externo.
• Internet
‐ 14 ‐ ¾ Ventajas:
• Permite contratar a gente nueva, lo que permite actualizar a la
empresa con respecto al mundo externo y saber lo que ocurre en otras
empresas.
• Renueva y enriquece los recursos humanos de la organización
• Aprovecha las inversiones de capacitación y desarrollo de personal
efectuado por otras empresas o por el propio candidato.
¾ Desventajas:
• Tarda más que el reclutamiento interno (a mayor nivel del cargo mayor
es el periodo)
• Es más costoso
• Es menos seguro que el reclutamiento interno ya que las candidatos
son desconocidos.
• Afecta la política salarial de la empresa.
• Los empleados pueden percibir esto como una política de deslealtad
de la empresa hacia su personal.
Según Chiavenato (1999) abarca otra forma de fuente del proceso de
reclutamiento, la cual la define como Reclutamiento Mixto, el cual se
complementa el reclutamiento externo y el interno. Este puede ser adoptado
de tres maneras (p.215)
(a) Inicialmente reclutamiento externo seguido de reclutamiento
interno en caso de que aquél no dé los resultados deseables
(b) Inicialmente reclutamiento interno seguido de externo en caso de
que no se presente el resultado esperado.
‐ 15 ‐ (c) Reclutamiento externo e interno simultáneos: Se debe preferir
candidatos internos frente a los externos en caso de igualdad de
condiciones.
A partir de este momento entra a formar parte de ese proceso, la
selección del personal, se define como un procedimiento para encontrar
al hombre que cubre el puesto adecuado.
La selección es la elección del individuo adecuado para el cargo
adecuado. De esta manera, la selección busca solucionar dos problemas
fundamentales:
¾ Adecuación del hombre al cargo.
¾ Eficiencia del hombre en el cargo.
La elección de la persona adecuada para un puesto adecuado y un
costo adecuado que permita la realización del trabajador en el desempeño
de su puesto y el desarrollo de sus habilidades y su potencial, a fin de
hacerlo más satisfactorio asimismo y a la comunidad en que se desenvuelve
para contribuir, de esta manera, a los propósitos de organización.
Wayne (1994). El proceso de selección consiste en una serie
de pasos específicos que se emplean para decidir qué
solicitantes deben ser contratados. El proceso se inicia en el
que una persona solicita un empleo y termina cuando se
produce la decisión de contratar a uno de los solicitantes.
(p.93)
La selección de personal no es un proceso que se realiza a la ligera,
sino que tiene o cuenta con pasos, que permiten lograr un objetivo en
específico, como mantener el buen funcionamiento de la organización, otro
autor lo define de manera más sencilla,
Peña (1997)"Establece que la selección de personal es el
proceso de elección, adecuación e integración del candidato
‐ 16 ‐ más calificado para cubrir una posición dentro de la
organización."(p.112)
El proceso de selección conlleva a la evaluación mediante diferentes tipos
de exámenes estos pueden ser: aptitud o habilidad potencial, habilidad
mental o inteligencia, personalidad (inteligencia emocional), intereses
habilidad
física.
Abuso
de
sustancias
controladas,
conocimiento
o
aprovechamiento. (Ver anexo nro. 02.)
Chiavenato (1999). El proceso de selección consiste en una
serie de fases iníciales que deben ser claramente definida y
debe realizarse de la siguiente forma específica: (p.125)
• Detección y análisis de necesidades de selección. Requerimiento.
• Descripción y análisis de la posición a cubrir. Definición del perfil.
• Definición del método de reclutamiento.
• Concertación de entrevistas.
• Entrevistas + técnicas de selección.
• Elaboración de informes.
• Entrevista final.
Peña (1997) La información brinda el análisis del puesto
proporciona la descripción de las tareas, las especificaciones
humanas y los niveles de desempeño que requiere cada puesto;
los planes de recursos humanos a corto y largo plazo permiten
conocer las vacantes futuras con cierta precisión y conducir el
proceso de selección en forma lógica y ordenada; y los
candidatos, que son esenciales para disponer de un grupo de
personas entre las cuales se pueda escoger. Contar con un
grupo grande y bien calificado de candidatos para llenar las
vacantes disponibles constituye la situación ideal del proceso de
selección. (p.114)
La selección de personal funciona como un proceso compuesto de
varias etapas o pasos secuenciales que atraviesan los candidatos. Los pasos
básicos son:
‐ 17 ‐ ¾ Paso 1. Recepción preliminar de candidatos (solicitudes)
Este paso implica que después de la aplicación de una técnica escogida
de reclutamiento, la empresa recepciones las correspondientes hojas de vida
o solicitudes de empleo (la empresa, puede también recibir de parte de
candidatos interesados solicitudes que de ser interesantes, se archivan para
casos de requerimientos posteriores).
De todas las solicitudes disponibles la empresa hace una preselección
basada en los requerimientos del cargo (descripción y análisis del cargo y la
necesidad puntual que se pretenda llenar).
¾ Paso 2. Entrevista de clasificación
Los candidatos preseleccionados del reclutamiento son entrevistados
para comprobar si cumplen los requisitos y calificaciones anunciadas. Esta
entrevista es rápida y superficial y sirve para separar los candidatos que
seguirán el proceso de verificación de los que no satisfacen las condiciones
deseadas.
¾ Paso 3. Aplicación de pruebas de idoneidad
Las pruebas que suelen aplicarse son de diferentes tipos:
- Pruebas de conocimiento o de capacidad: son instrumentos para evaluar
con objetividad los conocimientos y habilidades adquiridos mediante estudio,
la práctica o el ejercicio.
- Pruebas psicométricas: Son pruebas que se aplican a las personas para
apreciar su desarrollo mental, sus aptitudes, habilidades, etc. Se utilizan para
conocer mejor a las personas con miras a tomar la decisión de admisión
orientación profesional, diagnóstico de personalidad, etc.
- Pruebas de personalidad: Sirven para analizar los diversos rasgos de la
personalidad, sean determinados por el carácter o por el temperamento.
‐ 18 ‐ - Técnicas de simulación: Tratan de pasar del tratamiento individual y aislado
al tratamiento en grupo, y del método exclusivamente verbal o de ejecución a
la acción social.
¾ Paso 4. Entrevista de selección
Después de validar las pruebas presentadas por los candidatos, la
empresa convoca nuevamente a entrevistas. Esta entrevista es de
profundidad, y pretende identificar si el candidato puede desempeñar el
puesto, compara con respecto a otras personas que han solicitado el puesto.
Estas entrevistas son guiadas por los ejecutivos implicados en el área donde
se requiere llenar la vacante.
¾ Paso 5. Verificación de datos y referencias
Se pretende con la confirmación de referencias personales y laborales
conocer que tipo de persona es el solicitante, que tan confiable es la
información suministrada por el solicitante, cual ha sido su desempeño y
comportamiento, etc.
¾ Paso 6. Entrevista con el superior inmediato y/o el gerente de
área.
Como quiera que estas son las personas que tienen la responsabilidad de
decidir respecto a la contratación del nuevo empleado, es fundamental que el
candidato sea reconocido para evaluar finalmente su idoneidad y
competencia para ejecutar el cargo.
¾ Paso 7. Examen médico
¾ Paso 8. Descripción realista del puesto.
Poner en contacto el candidato con el entorno que rodeará el cargo que
puede llegar a desempeñar, para despejar cualquier expectativa equivocada
‐ 19 ‐ que pueda llegar a formarse, y a su vez para que se forme una imagen real
de sus funciones.
¾ Paso 9. Decisión de contratar.
Es importante resaltar que luego de realizar todos estos pasos para
reclutar y seleccionar a un personal, el siguiente paso sería la entrega de su
descripción de cargo, con las funciones específicas y sus responsabilidades
inherentes al puesto.
Con respecto al objetivo de las descripciones de cargo, algunos autores
opinan lo siguiente:
PERETTI (1987), afirma:
“Este proceso debe responder a dos preocupaciones:
conocer la utilidad del trabajo y describir los componentes
(materiales, organizacionales, ambientales) del mismo”
(29).
PEÑA BAZTAN (1990) lo define como
"la fijación del contenido de un puesto de trabajo, con las
funciones o actividades que en el mismo se desarrollan, así
como los niveles de formación, habilidad, experiencia,
esfuerzo que son precisos y la responsabilidad que se
exige a su ocupante en el marco de unas determinadas
condiciones ambientales. (...) Dada la importancia, de esta
actividad, es preciso aplicar a su realización el
máximo interés y
esfuerzo,
utilizando
analistas
capacitados, a los que se hayan señalado normas claras y
concretas a fin de que, si se utilizan varios, puedan aplicar
idénticos criterios de observación y análisis."(28).
Según LOUART(1994) puesto de trabajo no es más que:
"punto de encuentro entre una posición, que es a la vez
geográfica, jerárquica y funcional, y un nivel profesional,
que se refiere a competencia, formación y remuneración.
‐ 20 ‐ Comporta un conjunto de actividades relacionadas con
ciertos objetivos y supone en su titular ciertas aptitudes
generales, ciertas capacidades concretas y ciertos
conocimientos prácticos relacionados con las maneras
internas de funcionar y con los modos externos de
relacionarse"(20).
Efectivamente, en una estructura organizativa correctamente diseñada
todo puesto de trabajo responde a una necesidad de la organización,
además debe superar ciertos criterios de productividad y calidad. Para lograr
estos outputs, los puestos de trabajo están diseñados a partir de tareas,
obligaciones y ocupaciones que han de ser desempeñadas mediante los
procedimientos instaurados por la organización, los cuales han de responder
a criterios de eficacia y eficiencia.
De acuerdo a lo anteriormente comentado, el Análisis y Descripción de
los puestos de trabajo puede ser definido como el proceso de determinación,
mediante la observación y el estudio, de los elementos componentes de un
puesto específico, estableciéndose las responsabilidades, capacidades,
requisitos físicos y mentales que exige, los riesgos que comporta y las
condiciones ambientales en las que se desenvuelve. Los autores
consultados lo definen como:
DESSLER (1994) define el análisis de puestos de trabajo
como el "procedimiento para determinar las obligaciones y
habilidades requeridas por un puesto de trabajo así como
el tipo de individuo idóneo para ocuparlo"(10).
El análisis y descripción de puestos de trabajo es una herramienta básica
para toda la Gestión de Recursos Humanos. Permite aclarar los cometidos
de los individuos y sus aspectos colectivos, permite controlar la carga laboral
y su evolución de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las
decisiones técnicas y los equilibrios de la organización.
‐ 21 ‐ C) OBJETIVOS DE LA PASANTÍA
Analizar el Proceso de Reclutamiento y Selección del Personal del
Departamento de Recursos Humanos, del Concesionario Toyota ToyoAmérica C.A., Periodo 03/10/2011 al 23/01/2012.
Objetivos Específicos
• Revisar el procedimiento de reclutamiento y selección de personal del
departamento de recursos humanos.
• Verificar el cumplimiento del procedimiento de reclutamiento y
selección de Personal.
• Evaluar las debilidades
en el procedimiento de reclutamiento y
selección de personal.
• Establecer Lineamientos para mejorar los procesos del departamento
de recursos humanos.
Plan de Trabajo de la Pasantía
El inicio del programa de trabajo comienza el día 03/10/2011, de acuerdo
al plan de trabajo se realizaron las siguientes actividades en el Departamento
de Recursos Humanos.
‐ 22 ‐ Fecha: 03/10/2011 hasta: 14/10/2011.
1.- Recorrido por todo el concesionario y presentación del equipo de
trabajo e inicio del proceso de inducción en la Gerencia de Administración,
específicamente el departamento de Recursos Humanos.
Fecha: 17/10/2011 hasta: 11/11/2011
2.- Revisión del procedimiento de Reclutamiento y Selección del Personal,
indagando en el archivo del personal ya contratado, el cual se archiva por
departamento en la oficina de recursos humanos, dicho archivo está
organizado con una carpeta marrón para cada empleado, en donde se
guarda desde su curriculun, planilla de IVSS, recibos de pagos, permisos
laborales, vacaciones hasta utilidades.
Fecha: 14/11/2011 hasta 09/12/2011
3.- Realización de recibos de pagos en programa Excel de forma quincenal,
trámites (hotel, viáticos, entre otros) de envío de personal a cursos a Toyota
de Venezuela, recepción de curriculun y selección de posible personal a
ocupar vacantes que solicitaron temporal o permanentemente distintos
departamentos, por reposos y retiro de personal, además de revisión del
proceso de evaluación de desempeño para el personal seleccionado.
Fecha: 12/12/2011 hasta: 06/01/2012
4.- Evaluación y diseño de descripciones de cargos, debido a la creación de
nuevos puestos de trabajos, en el departamento de servicio, además de la
modificación o restructuración del manual que tenían de descripción de
cargo, debido a que muchas de las descripciones de cargos estaban
incompletas o poco claras en cuanto a las funciones que se deben realizar.
Organización estructural de algunos puestos de trabajos en el organigrama
general, con respecto a las actividades que ejecutaban.
‐ 23 ‐ Fecha: 09/01/2012 hasta: 23/01/2012
5.- Proporcionar conocimientos y material de apoyo necesario para la
realización del manual de procedimientos del departamento de Recursos
Humanos, destacando dentro del mismo las normas, políticas y lineamientos
para la debida organización de todos los procesos que se efectúan.
D) LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO
Al finalizar el proceso de pasantía profesional, se tomaron en
consideración ciertas recomendaciones dadas con respecto al mejoramiento
y cumplimento del proceso de Reclutamiento y Selección de Personal en el
departamento de Recursos Humanos, incluyendo dentro de este proceso la
evaluación de desempeño del personal seleccionado y la modificación del
manual de descripción de cargos, utilizando como base las teorías
investigadas ya mencionadas anteriormente.
Estos logros se alcanzaron mediante la utilización de metodologías
como la observación directa del proceso, al momento de reclutar y
seleccionar a una persona para el puesto solicitado, y a través de la
investigación de campo, realizada en los archivos personales de cada
empleado, se pudo constatar los requisitos solicitados al personal para su
posterior ingreso a la empresa, además de aplicar técnicas de recolección de
datos a una muestra limitada de personas ya contratadas para la obtención
de información referente a las pruebas pre-empleo aplicadas.
‐ 24 ‐ E) FACILIDADES Y DIFICULTADES DURANTE EL PROCESO DE LA
PASANTÍA
¾ La recolección de datos a través de indagar con el personal, no fue
muy accesible, debido al poco tiempo con el que este cuenta, por lo
que tomo más tiempo del planificado para esta actividad.
¾ El departamento de recursos humanos no cuenta con ningún tipo de
manual de descripciones de cargos, por lo tanto se utilizo la
observación directa y entrevista con algunos del personal para obtener
información más detallada.
¾ Se ejecuto control y seguimiento al proceso de reclutamiento y
selección de personal, donde se detectaron desviaciones tanto al
comienzo como durante el proceso.
¾ La persona encargada del departamento de Recursos Humanos, tuvo
mucha empatía durante el proceso de pasantía, en cuanto a
suministrar
toda
la
información
necesaria
y
aceptar
las
recomendaciones dadas.
Aporte del Plan de Trabajo de la Pasantía.
¾ Para la Empresa
Permitió proporcionar nuevos conocimientos y parámetros para la
creación de un Manual de Procedimientos para el Reclutamiento y
Selección de Personal y para todos los demás procesos que en el se
ejecutan. Así podrán contar con un personal altamente calificado que
cumpla con las expectativas y objetivos de la organización.
‐ 25 ‐ ¾ Para el Estudiante
Proporciona experiencia y conocimientos nuevos, que le ayudarán en
un futuro a su desenvolvimiento en el ámbito laboral, puesto que el
departamento
de
recursos
humanos
sensibiliza
y
resalta
la
importancia del personal en una organización.
¾ Para la Universidad
Ofrecer al mundo laboral futuros profesionales con la capacidad
suficiente para poder superar todos los retos y obstáculos que se
puedan presentar, demostrando así que la Universidad Nacional
Experimental de Guayana, mantiene un alto nivel académico y
disciplina en todas sus áreas.
F) CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS
Los conocimientos adquiridos se enfocaran de la siguiente manera:
¾ Nivel Teórico: se aplicaron los conocimientos referente a organización
métodos adquiridos en durante los estudios académicos, ejecutados
a los procesos administrativos en el departamento de recursos
humanos, con relación al procedimiento de reclutamiento y selección
de personal.
¾ Nivel Práctico: durante el período de pasantía, realizado en el
Concesionario Toyota Toyo-América C.A., en el departamento de
recursos humanos, se puede decir, que fue muy satisfactorio y de gran
aprendizaje , debido a las actividades ejecutadas como por ejemplo:
‐ 26 ‐ 1. Revisión del Procedimiento de Reclutamiento y selección de
Personal.
2. Análisis y modificación de las descripciones de cargo.
3. Revisión del archivo personal de cada empleado, con relación a
los requisitos solicitados para su reclutamiento y selección.
Manejo del sistema Excel en el cálculo de los recibos de pagos,
solicitud de préstamos, adelanto de sueldos y demás formatos solicitados en
el departamento de recursos humanos.
‐ 27 ‐ CONCLUSIONES
En Toyo-América C.A., su principal objetivo es prestar un servicio de
calidad a todos los clientes, a través de un personal capacitado y con la
mayor presencia posible para satisfacer las necesidades de los clientes, de
allí la importancia del proceso de selección y evaluación del personal en el
momento de ser contratado.
Después de revisar, analizar y evaluar el procedimiento de
reclutamiento y selección de personal del departamento de Recursos
Humanos, se llegó a las siguientes conclusiones:
El departamento no posee un manual de procedimientos para el
proceso de reclutamiento y selección de personal, y por lo tanto el proceso
no se realiza de forma organizada.
El archivo personal de cada empleado se encuentra muy completo y
detallado, en cuanto a sus recibos, IVSS, permisos, entre otros.
Con respecto a la evaluación de desempeño del personal, no existe un
procedimiento establecido que le permita conocer al supervisor inmediato y
al departamento de recursos humanos el desenvolvimiento del mismo en su
puesto de trabajo.
Las descripciones de cargo se encuentran incompletas de acuerdo a
las funciones que se efectúan en realidad y las de algunos cargos ni siquiera
están redactadas.
‐ 28 ‐ RECOMENDACIONES
Se les fue dada las siguientes recomendaciones tanto a la empresa
como a los Próximos Pasantes y a la Universidad.
Para la Empresa:
¾ Elaborar un Manual de Procedimiento con lineamientos y políticas
para el Reclutamiento y Selección de Personal.
¾ Cumplir con el requerimiento de pre-empleo.
¾ El
Departamento
de
recursos
humanos
debería
llamarse
departamento del talento humano, ya que son personas del cual está
siendo administrado.
¾ Contratar un personal para la elaboración de manuales bajo la
normativa de organización métodos.
Para los Próximos Pasantes:
¾ Diseñar y elaborar los manuales de procedimientos necesarios para
cada área del departamento de recursos humanos.
¾ Investigar sobre nuevas mejoras para el departamento de recursos
humanos.
Para la Universidad:
¾ Establecer mayor comunicación y convenios con empresas de la zona
y así tener oportunidades de realizar la pasantía en el tiempo
requerido.
‐ 29 ‐ REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Amaro Guzmán, Raymundo (1987). Administración de Personal, Editorial
Limusa, México.
BARRANCO, Francisco Javier (1993). Planificación estratégica de recursos
humanos. Del marketing interno a la planificación. Madrid: Pirámide.
Beer, M. et al (1990). "Dirección de los Recursos Humanos". México CECSA.
Cadalzo Díaz, Yanela (1996). "Los perfiles de los puestos de trabajo: Base
fundamental
en
la
organización
de
la
Gestión
de
los
Recursos
Humanos". Tesis.
CARREL, Michael R.; ELBERT, Norbert F. y HATFIELD, Robert D (1995).
Human Resource Management: Global Strategies for Managing A Diverse
Workforce. New Yersey: Prentice Hall, 5ª ed.
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