Dependencia o proceso auditado: Proceso Gestión de Recursos Físicos
Responsable del proceso o dependencia: Subdirección Administrativa y
Financiera
Auditor: LIGIA GAITAN BERNAL.
Apoyo: GRACIELA HERNANDEZ L.
Fecha de realización de la auditoría: Agosto 1 al 31 de 2014
1. OBJETO DE LA AUDITORIA
Verificar la implementación y conformidad del Proceso de Gestión de Recursos
Físicos, con las disposiciones planificadas, con las exigencias de las normas
vigentes y los demás requisitos del Sistema integrado de Gestión.
2. ALCANCE DE LA AUDITORIA
Aplica para todo el proceso de Gestión de Recursos Físicos, todos sus
requisitos, su documentación y registros.}, y pruebas aleatorias de
comprobación
3. DOCUMENTOS DE REVISADOS
Plan de acción Plan de Adquisiciones, procedimientos Proceso de Gestión de
Recursos Físicos,
4. DESARROLLO DE LA AUDITORIA (observaciones y justificaciones)*
Se realizó la auditoría conforme a las normas generalmente aceptadas, esto
involucró entrevistas con los responsables del proceso, pruebas de
cumplimiento, de análisis, revisión documental de normas, documentos y
solicitudes de información
DEBILIDADES Y ASPECTOS A MEJORAR DEL PROCESO DE RECURSOS
FISICOS.
En general a todos los procedimientos del Proceso de Gestión de
Recursos Físicos, no existen definiciones, lineamientos, políticas de
operación ni se define la Responsabilidad y Autoridad en la ejecución del
procedimiento.
En la mayoría de los procedimientos no se enuncian los registros que
evidencien el cumplimiento de las actividades.
En el proceso y en los procedimientos se incorporan actividades propias
de otros procesos, en este caso Misionales como son: Créditos y
Ahorros específicamente.
Desde la caracterización del proceso se evidencia la falencia en las
actividades contempladas no corresponden a las propias de la
administración y manejo de inventarios.
ALMACEN CSC-GRF-PR-01.
Este procedimiento no contempla las actividades propias de la
adquisición, manejo y entrega de los elementos necesarios para la
entidad, para asegurar el normal desempeño de sus procesos.
No se encuentran incorporados los formatos utilizados para la
administración de los bienes que se manejan en almacén.
Como una de las actividades principales de este procedimiento se
incluye la formulación del Plan de Compras o Adquisiciones, siendo esta
actividad propia de los Procesos Estratégicos.
Las actividades propias del manejo de Almacén siendo de impacto para
el Proceso no se encuentran contempladas dentro de la Caracterización
del mismo.
En la prueba aleatoria que se hizo al inventario físico de elementos de
consumo, no se evidenciaron faltantes ni sobrantes.
INVENTARIOS CSC-GRF-PR-02
Este procedimiento no tiene gran diferencia con las actividades y
objetivos de el de Almacén.
No existen controles para el manejo los inventarios.
No existen actividades propias para la actualización de los inventarios:
TRAMITE DE PAGOS DE SINIESTROS. CSC-GRF-PR-03.
Las actividades de contempladas dentro del procedimiento relacionadas
con el pago de siniestro Grupo Deudores no corresponde a este
proceso, por lo que debe ser traslada al proceso misional de Créditos.
En cuanto al pago de siniestros de elementos devolutivos, no se integra
estas actividades con los informes, denuncias y pagos que se deben
hacer en caso de que opere el deducible, quien lo debe asumir poderse
configurar un posible detrimento patrimonial en estos eventuales casos.
No se establecen controles para verificar la existencia y estado de los
bienes entregados a las dependencias., detectar de manera oportuna las
pérdidas que puedan haber ocurrido dentro del período.
RENOVACION DE SEGUROS. CSC-GRF-PR-04
Este procedimiento como está planteado corresponde a actividades
administrativas y de contratación y no de administración y manejo de
inventarios.
Se debe es aportar el inventario debidamente actualizado y valorado
para la expedición de la póliza correspondiente.
OBSERVACIONES:
No se evidencian controles para los elementos devolutivos entregados a
las diferentes dependencias de la Entidad.
En el manejo de Almacén en las entradas por Caja Menor, se
encontraron falencias en los registros de valores, toda vez que para
ingresar el IVA, se debe hacer la operación manual y luego ingresar el
resultado al sistema.
No se contemplan actividades ni procedimientos para realizar la toma
física de inventarios para verificar la existencia y condición de los
inventarios.
No se observan acciones producto de los resultados de la toma física de
inventarios como faltantes, sobrantes y responsabilidades.
No se tienen contempladas acciones a seguir en caso de pérdida o robo
de elementos devolutivos.
No se contemplan actividades y procedimientos tendientes a iniciar
procesos por responsabilidades por pérdida o robo de elementos
devolutivos asignados a funcionarios.
RECOMENDACIONES:
Solicitar la parametrización del IVA en el sistema para que no se haga
de forma manual y minimizar los riesgos de errores e inconsistencias.
Fusionar los procedimientos de Almacén y de Inventarios y fortalecerlos
de acuerdo a la normativa vigente.
En el caso de las bajas se debe reglamentar el destino final que se va a
dar a estos elementos (convenios, donaciones, etc.)
En el procedimiento de pago de siniestros este se debe ampliar al
reporte de pérdidas o robo, establecer términos e implementar términos
para poner en conocimiento estos hechos.
Adjunto resultados de la prueba aleatoria de inventarios.
A)
Apoyo:
Aprobó:
GRACIELA HERNANDEZ L..
LIGIA GAITAN BERNAL
Jefe de Oficina de Control Interno
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