Informe auditoria interna de Recursos Fisicos

Dependencia o proceso auditado: Proceso Gestión de Recursos Físicos
Responsable del proceso o dependencia: Subdirección Administrativa y
Financiera
Auditor: LIGIA GAITAN BERNAL.
Apoyo: GRACIELA HERNANDEZ L.
Fecha de realización de la auditoría: Agosto 1 al 31 de 2014
1. OBJETO DE LA AUDITORIA
Verificar la implementación y conformidad del Proceso de Gestión de Recursos
Físicos, con las disposiciones planificadas, con las exigencias de las normas
vigentes y los demás requisitos del Sistema integrado de Gestión.
2. ALCANCE DE LA AUDITORIA
Aplica para todo el proceso de Gestión de Recursos Físicos, todos sus
requisitos, su documentación y registros.}, y pruebas aleatorias de
comprobación
3. DOCUMENTOS DE REVISADOS
Plan de acción Plan de Adquisiciones, procedimientos Proceso de Gestión de
Recursos Físicos,
4. DESARROLLO DE LA AUDITORIA (observaciones y justificaciones)*
Se realizó la auditoría conforme a las normas generalmente aceptadas, esto
involucró entrevistas con los responsables del proceso, pruebas de
cumplimiento, de análisis, revisión documental de normas, documentos y
solicitudes de información
DEBILIDADES Y ASPECTOS A MEJORAR DEL PROCESO DE RECURSOS
FISICOS.

En general a todos los procedimientos del Proceso de Gestión de
Recursos Físicos, no existen definiciones, lineamientos, políticas de
operación ni se define la Responsabilidad y Autoridad en la ejecución del
procedimiento.

En la mayoría de los procedimientos no se enuncian los registros que
evidencien el cumplimiento de las actividades.

En el proceso y en los procedimientos se incorporan actividades propias
de otros procesos, en este caso Misionales como son: Créditos y
Ahorros específicamente.

Desde la caracterización del proceso se evidencia la falencia en las
actividades contempladas no corresponden a las propias de la
administración y manejo de inventarios.
ALMACEN CSC-GRF-PR-01.

Este procedimiento no contempla las actividades propias de la
adquisición, manejo y entrega de los elementos necesarios para la
entidad, para asegurar el normal desempeño de sus procesos.

No se encuentran incorporados los formatos utilizados para la
administración de los bienes que se manejan en almacén.

Como una de las actividades principales de este procedimiento se
incluye la formulación del Plan de Compras o Adquisiciones, siendo esta
actividad propia de los Procesos Estratégicos.

Las actividades propias del manejo de Almacén siendo de impacto para
el Proceso no se encuentran contempladas dentro de la Caracterización
del mismo.

En la prueba aleatoria que se hizo al inventario físico de elementos de
consumo, no se evidenciaron faltantes ni sobrantes.
INVENTARIOS CSC-GRF-PR-02



Este procedimiento no tiene gran diferencia con las actividades y
objetivos de el de Almacén.
No existen controles para el manejo los inventarios.
No existen actividades propias para la actualización de los inventarios:
TRAMITE DE PAGOS DE SINIESTROS. CSC-GRF-PR-03.

Las actividades de contempladas dentro del procedimiento relacionadas
con el pago de siniestro Grupo Deudores no corresponde a este
proceso, por lo que debe ser traslada al proceso misional de Créditos.

En cuanto al pago de siniestros de elementos devolutivos, no se integra
estas actividades con los informes, denuncias y pagos que se deben
hacer en caso de que opere el deducible, quien lo debe asumir poderse
configurar un posible detrimento patrimonial en estos eventuales casos.

No se establecen controles para verificar la existencia y estado de los
bienes entregados a las dependencias., detectar de manera oportuna las
pérdidas que puedan haber ocurrido dentro del período.
RENOVACION DE SEGUROS. CSC-GRF-PR-04

Este procedimiento como está planteado corresponde a actividades
administrativas y de contratación y no de administración y manejo de
inventarios.

Se debe es aportar el inventario debidamente actualizado y valorado
para la expedición de la póliza correspondiente.
OBSERVACIONES:

No se evidencian controles para los elementos devolutivos entregados a
las diferentes dependencias de la Entidad.

En el manejo de Almacén en las entradas por Caja Menor, se
encontraron falencias en los registros de valores, toda vez que para
ingresar el IVA, se debe hacer la operación manual y luego ingresar el
resultado al sistema.
No se contemplan actividades ni procedimientos para realizar la toma
física de inventarios para verificar la existencia y condición de los
inventarios.

No se observan acciones producto de los resultados de la toma física de
inventarios como faltantes, sobrantes y responsabilidades.

No se tienen contempladas acciones a seguir en caso de pérdida o robo
de elementos devolutivos.

No se contemplan actividades y procedimientos tendientes a iniciar
procesos por responsabilidades por pérdida o robo de elementos
devolutivos asignados a funcionarios.
RECOMENDACIONES:

Solicitar la parametrización del IVA en el sistema para que no se haga
de forma manual y minimizar los riesgos de errores e inconsistencias.

Fusionar los procedimientos de Almacén y de Inventarios y fortalecerlos
de acuerdo a la normativa vigente.

En el caso de las bajas se debe reglamentar el destino final que se va a
dar a estos elementos (convenios, donaciones, etc.)

En el procedimiento de pago de siniestros este se debe ampliar al
reporte de pérdidas o robo, establecer términos e implementar términos
para poner en conocimiento estos hechos.
Adjunto resultados de la prueba aleatoria de inventarios.
A)
Apoyo:
Aprobó:
GRACIELA HERNANDEZ L..
LIGIA GAITAN BERNAL
Jefe de Oficina de Control Interno