005 baja de bienes devolutivos y elementos de consumo

PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA
CÓDIGO
A-ABI-PR-05
SUBPROCESO
APROVISIONAMIENTO
VERSIÓN
02
PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS Y ELEMENTOS DE CONSUMO EN
BODEGA
PÁGINA:
1 de 8
VERSIÓN DESDE:
29/06/2011
1. MISIÓN
Es la salida definitiva de aquellos bienes que no se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio por obsolescencia o por terminación de su vida útil, y que por políticas
económicas, disposiciones administrativas, o por eficiencia y optimización en la utilización de recursos, existe orden expresa y motivada del Director o Representante Legal o de autoridad
competente para darlos de baja en los inventarios.
2. ALCANCE
Inicia con la recepción de acta de bienes a dar de baja y termina con el archivo del comprobante del registro de baja del bien(es).
3. NORMAS
TIPO
No.
Resolución
001
Decreto
1421
TEMA
Por la cual se establece el Manual de Procedimientos
Administrativos y Contables para el manejo y control de los
bienes en los entes públicos del Distrito Capital.
ART.116, Establece dentro de las funciones de competencia
de las entidades, para conseguir los objetivos trazados,
determinar el manejo administrativos de los bienes,
elaborando planes, los sistemas, los métodos y
procedimientos necesarios para garantizar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones se cumplan de
conformidad con los principios y normas vigentes, establecer
los controles contables, administrativos y de gestión y
financieros que garanticen eficiencia, celeridad y oportunidad
en el ejercicio de las funciones y en la prestación de los
servicios adoptando los mecanismos especiales de
verificación y evaluación.
FECHA
ORIGEN
NACIONAL
2001
1993
DISTRITAL
INTERNA
X
X
4. CONDICIONES GENERALES
4.1. Es el proceso mediante el cual la administración decide retirar definitivamente un bien, tanto físicamente , como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de
la entidad, por no estar en condiciones de prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, por no ser necesario su uso o por circunstancias,
necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido entregado a otra entidad en calidad de traspaso, vendido, o permutado, entre otro destino final, de
acuerdo con la tipificación que se le haya dado.
4.2 Parámetros para determinar cuando un bien no es útil para la entidad
En la categoría de bienes servibles no utilizables se agrupan aquellos bienes que ya han cumplido con la función principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la
entidad, siendo susceptibles únicamente de traspaso o traslado a otra entidad, aprovechamiento por desmantela miento, venta, permuta o dación en pago.
Las razones por las cuales un bien se convierte en no útil para la entidad, se origina en una o varias de las siguientes circunstancias:
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA
CÓDIGO
A-ABI-PR-05
SUBPROCESO
APROVISIONAMIENTO
VERSIÓN
02
PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS Y ELEMENTOS DE CONSUMO EN
BODEGA
PÁGINA:
2 de 8
VERSIÓN DESDE:
29/06/2011
Bienes tipificados como no útiles estando en condiciones de prestar un servicio: Son aquellos bienes que aún estando en buenas condiciones físicas y técnicas no son requeridos por
la entidad para su funcionamiento.
No útiles por obsolescencia: Son aquellos elementos que, aunque se encuentran en buen estado físico, mecánico y técnico, han quedado en desuso debido a los adelantos científicos
y tecnológicos Además, sus especificaciones técnicas son insuficientes para el volumen, velocidad y complejidad que la labor exige.
No útiles por cambio o renovación de equipos: Son aquellos elementos que ya no le son útiles a la entidad en razón de la implementación de nuevas políticas en materia de
adquisiciones y que como consecuencia de ello, quedan en existencia bienes, repuestos, accesorios y materiales que no son com patibles con las nuevas marcas o modelos
adquiridos, así se encuentren en buen estado.
No útiles por cambios institucionales: Son, aquellos elementos que han quedado fuera del servicio en razón de los cambios originados en el cometido estatal de la entidad, o porque se
ha decretado la liquidación, fusión o transformación de entidades originadas por modificación en normas, políticas, planes, programas, proyectos o directrices generales de obligatorio
cumplimiento.
4.3 Parámetros para determinar cuando un bien es inservible.
En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que esa inversión
resultaría ineficiente y antieconómica para la entidad
Igualmente en este grupo, quedarían reclasificados aquellos bienes que habiendo sido clasificados inicialmente como servibles no útiles u obsoletos para la entidad con opción de traspaso,
venta o permuta, deban ser declarados inservibles a partir de un nuevo análisis y concepto técnico; donde se demuestra que después de agotados los procedimientos de traspaso o
enajenación, las entidades o posibles interesados en obtener el bien decidieron retirar la oferta.Las razones por las cuales un bien se convierte en inservible, se origina en una o varias de las
siguientes circunstancias:
Inservibles por daño total o parcial: En este grupo se consideran aquellos elementos que ante su daño o destrucción parcial o total, su reparación o reconstrucción resulta en extremo
onerosa para la entidad
Inservibles por deterioro histórico: Son aquellos bienes que ya han cumplido su ciclo de vida útil, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado por su uso, no le sirven
a la entidad.
Inservibles por salubridad: Son aquellos bienes que deben destruirse por motivos de vencimiento o riesgo de contaminación, caso los medicamentos o los alimentos. El mal estado en
que se encuentran no los hace aptos para el uso o consumo y atentan contra la salud de personas o animales y contra la conservación del medio ambiente.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
TIPO DE DOCUMENTO
Manuales
TITULO DEL DOCUMENTO
Manual para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad de
IDIPRON
CÓDIGO
A-ABI-MA-01
ORIGEN
EXTERNA
INTERNA
X
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA
CÓDIGO
A-ABI-PR-05
SUBPROCESO
APROVISIONAMIENTO
VERSIÓN
02
PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS Y ELEMENTOS DE CONSUMO EN
BODEGA
PÁGINA:
3 de 8
VERSIÓN DESDE:
29/06/2011
6. REGISTROS RELACIONADOS
TIPO DE
DOCUMENTO
Acta
Resolución
Registro
TITULO DEL DOCUMENTO
Comité de Inventarios
Baja de bienes propiedad del IDIPRON
Comprobante de baja de bienes
CÓDIGO
N.A
N.A.
N.A.
IMPRESO
X
X
X
PRESENTACIÓN
DIGITAL
MIXTO
7. GLOSARIO
Avaluó Técnico: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor comercial o de reposición de un activo.
Comité de Inventarios: Delegación creada con el propósito de velar por el correcto manejo de los bienes e inventarios para coordinar, planificar y apoyar la gestión del Área de Almacén e
Inventarios.
Comprobante: Registro, resultado del movimiento que se realiza en el software de inventarios.
Documento: Información y su medio de soporte.
Bien: Artículo inventariable o activo de cualquier clase, activos fijos, los materiales y artículos en proceso de producción.
Bienes Devolutivos: Definidos como aquellos que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque perezcan con el tiempo por razón de su naturaleza.
Bienes de Consumo Controlado: Son aquellos bienes que no fenecen con su primer uso, tienen una vida útil corta y su costo de adquisición es inferior a medio salario mínimo legal vigente y
por sus características no forman parte del inventario.
Bienes de Consumo: Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como
unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes
Remisión: Es aquel documento que se utiliza a instancias de un concepto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido
NOTA: DENTRO DEL MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DEL INSTITUTO NUMERAL 5 SE ENCUENTRAN OTRAS
DEFINICIONES IMPORTANTES PARA EL TEMA QUE NOS OCUPA.
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA
CÓDIGO
A-ABI-PR-05
SUBPROCESO
APROVISIONAMIENTO
VERSIÓN
02
PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS Y ELEMENTOS DE CONSUMO EN
BODEGA
PÁGINA:
4 de 8
VERSIÓN DESDE:
29/06/2011
8. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
INICIO
2. Enviar circular de
solicitud de reintegros
.
3. Recibo de reintegros
DESCRIPCION
El Área de Almacén e Inventarios enviara
un memorando o Circular para todas las
dependencias del Instituto comunicando la
decisión de realizar baja sobre todos los
bienes devolutivos inservibles, para lo
cual
las
dependencias
interesadas
deberán realizar el reintegro al Área de
Almacén E Inventarios de estos bienes
por el procedimiento de “Traspaso entre
dependencias, Funcionarios, o reintegros
de Bienes Devolutivos “(A-ABI-PR-03).
Reintegrar al Área de Almacén e
Inventarios los bienes que se identificaron
como obsoleto o inservibles.
4. Clasificar los bienes
Clasificar los bienes en el aplicativo de
inventarios en la bodega de Usados.
5. Enviar informe al comité
de inventarios
Emitir informe consolidado dirigido al
Comité de Inventarios planteando la
necesidad de poner en consideración la
ejecución de baja de bienes tipificados
como inservibles u obsoletos.
6. Citar al comité de
inventarios
1
Citar al Comité de Inventarios y presentar
el consolidado de los bienes y elementos
inservibles a dar de baja.
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
Área de
Almacén e
Inventarios
Responsable
de Área de
Almacén e
Inventarios
DOCUMENTO
/REGISTRO
PUNTO DE
CONTROL
OBSERVACIONES
Circular
Área de
Almacén e
Inventarios
Responsable
de Área de
Almacén e
Inventarios
Registro de Acta de
Traspaso o Entrada
por Reintegro
Área de
Almacén e
Inventarios
Responsable
de Área de
Almacén e
Inventarios
Informe
Área de
Almacén e
Inventarios
Responsable
de Área de
Almacén e
Inventarios
Informe
Subdirección
técnica
administrativa y
Financiera
Subdirector
Técnico
Administrativo
y Financiero
Memorando
Si al momento de recibir la solicitud
de reintegro, la bodega no cuenta con
espacio físico suficiente para recibir
los bienes, Estos deben ser
clasificados por dependencia con el
propósito de elaborar una relación y el
Responsable del Área de Almacén e
Inventarios deberá establecer los
mecanismos para realizar en forma
óptima su custodia.
FLUJOGRAMA
1
7. Elaborar Consolidado de
bienes a dar de Baja
8. Solicitar a dirección
general la autorización para
la baja de bienes.
9. Consolidar y enviar;
proyecto de Acta de baja
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA
CÓDIGO
A-ABI-PR-05
SUBPROCESO
APROVISIONAMIENTO
VERSIÓN
02
PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS Y ELEMENTOS DE CONSUMO EN
BODEGA
PÁGINA:
5 de 8
VERSIÓN DESDE:
29/06/2011
DESCRIPCION
Analizar todos los documentos soportes
presentados y si es del caso nombrar a
personas que sean idóneas para constatar el
estado de los bienes inservibles u obsoletos.
El concepto emitido deberá determinar con
certeza el grado de utilidad. Cuando se trate de
equipos electrónicos y contaminantes será
necesario contar con el concepto técnico del
área de Gestión Ambiental, quien se encargará
de determinar el destino final de los mismos.
Una vez se realicen todas las inspecciones y
se tengan los conceptos técnicos deberán ser
remitidos al Comité de Inventarios, quien por
su parte solicitará a la Dirección General del
Instituto su autorización por medio de la
resolución de baja de bienes.
Consolidar la información requerida por el
Comité de Inventarios, y elaborar el Proyecto
de Acta de Baja, en donde se determinen los
motivos por los cuales se está dando salida
definitiva a los bienes y la recomendación del
posible destino final que se les puede dar a los
bienes.
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
Área de
Almacén e
Inventarios
Área de
Almacén e
Inventarios
Área de
Almacén e
Inventarios
DOCUMENTO
/REGISTRO
PUNTO DE
CONTROL
Responsable
de Área de
Almacén e
Inventarios
( Comité de
Inventarios)
Acta de Comité de
Inventarios
Esta
actividad es
realizada en
conjunto con
el Comité de
Inventarios.
Responsable
de Área de
Almacén e
Inventarios
Resolución de baja
de bienes
Responsable
de Área de
Almacén e
Inventarios
Proyecto de Acta de
baja
Proyecto de
resolución de baja
Dicha autorización debe realizarse
mediante acto administrativo donde se
detalle aspectos tales como la relación
pormenorizada de los bienes, destino final
ya sea traspaso o traslado a otra entidad,
permuta, aprovechamiento entre otras
además
se
debe
establecer
los
funcionarios que deben llevar a cabo el
procedimiento de baja y las razones de
destino final.
Resolución de baja
En caso de establecer destino final el
sistema de martillo se solicitara a la
entidad financiera autorizada su visita
para inspección, avaluó y fijación del
sistema de oferta.
10. Elaborar acta de baja
11. Firmar Resolución
de baja por la dirección
general del instituto
2
Procederá a generar el proyecto de resolución
para firma del Director General de la entidad,
mediante la cual se ordena la baja, por subasta
pública, el cual deberá contar con el visto
bueno de la Oficina Jurídica.
Área de
Almacén e
Inventarios
Responsable
de Área de
Almacén e
Inventarios
Firmar la resolución de baja por el Director
General. Cuando son bienes de consumo ir a
la actividad No.18.Cuando son bienes
devolutivos continuar con la siguiente actividad
Área de
Almacén e
Inventarios
Responsable
de Área de
Almacén e
Inventarios
OBSERVACIONES
FLUJOGRAMA
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA
CÓDIGO
A-ABI-PR-05
SUBPROCESO
APROVISIONAMIENTO
VERSIÓN
02
PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS Y ELEMENTOS DE CONSUMO EN
BODEGA
PÁGINA:
6 de 8
VERSIÓN DESDE:
29/06/2011
DESCRIPCION
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
DOCUMENTO
/REGISTRO
2
12. Solicitar visita a la
entidad financiera
13. Enviar a la entidad
financiera los
documentos para el
martillo.
14. Registrar en el
aplicativo de inventarios
15. Recibir condiciones de
subasta
16. Recibir informe de
adjudicación de los bienes
3
Solicitar a la entidad financiera autorizada
su visita para inspección, avaluó y fijación
del sistema de oferta.
Área de
Almacén e
Inventarios
Responsable
de Área de
Almacén e
Inventarios
Oficio
Área de
Almacén e
Inventarios
Responsable
de Área de
Almacén e
Inventarios
Listado de bienes a
rematar
Área de
Almacén e
Inventarios
Responsable
de Área de
Almacén e
Inventarios
Comprobante de
baja de bienes
Recibir la carta de aceptación para la
realización del remate, junto con los
términos y condiciones establecidas para
la correspondiente subasta.
Área de
Almacén e
Inventarios
Responsable
de Área de
Almacén e
Inventarios
Oficio de aceptación
de entidad financiera
Una vez cumplido el proceso del remate,
la entidad financiera enviará al instituto un
informe sobre el remate y copias del acta
de adjudicación y presentara un informe
definitivo junto con la liquidación del
proceso, valor consignado y demás
documentos soportes obtenidos durante la
operación.
Área de
Almacén e
Inventarios
Responsable
de Área de
Almacén e
Inventarios
Informe de remate
Enviar a la entidad financiera el listado de
bienes a rematar y comunicar el valor
base fijado para este remate para que
bajo la modalidad de sistema de martillo,
se inicie el proceso de subasta
correspondiente.
Se procederá a generar el comprobante
de egreso el cual deberá ser registrado
en el aplicativo
PUNTO DE CONTROL
OBSERVACIONES
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA
CÓDIGO
A-ABI-PR-05
SUBPROCESO
APROVISIONAMIENTO
VERSIÓN
02
PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS Y ELEMENTOS DE CONSUMO EN
BODEGA
PÁGINA:
7 de 8
VERSIÓN DESDE:
29/06/2011
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
DOCUMENTO
/REGISTRO
FLUJOGRAMA
DESCRIPCION
3
Entregar los bienes por medio de acta de
entrega y el informe de la entidad que
remato los bienes. Continuar en la
actividad No 21.
Área de
Almacén e
Inventarios
Auxiliar
administrativo
Acta de entrega de
bienes
Si son bienes de Consumo o bienes
utilizables mediante oficio se ofrecen los
bienes y elementos a dar de baja a Las
entidades Distritales, estas entidades
harán la visita técnica para determinar si
los bienes ofrecidos cumplen con sus
expectativas.
Área de
Almacén e
Inventarios
Responsable
de Área de
Almacén e
Inventarios
Oficio
Recibir las ofertas y seleccionar la oferta
más conveniente para la Entidad.
Área de
Almacén e
Inventarios
Responsable
de Área de
Almacén e
Inventarios
Oficio de aceptación
Área de
Almacén e
Inventarios
Auxiliar
administrativo
Acta de incineración
o destrucción
Área de
Almacén e
inventarios
Técnico
almacén
Comprobante Salida
Elementos
17. Entregar los bienes
18. enviar oficio a entidades
que puedan utilizar los
bienes
19. Recibir ofertas
20. Incinerar o destruir los
bienes autorizados por el
comité de inventarios.
21. Recopilación de
documentos.
22. Archivar Documentos
en carpeta Cuenta Mensual
de almacén
FIN
Incinerar o destruir los elementos
autorizados por el Comité de Inventarios
previo concepto técnico del área ambiental
y levantar el acta de incineración o
destrucción y el registro fotográfico donde
quede evidencia de lo actuado firmada por
quienes en ella intervinieron.
Recibir y Recopilar los documentos de
soporte Resolución de baja, Registro de
Salida Elementos, Y verificar la firma de
quien corresponda según resolución de
baja en el registro de Comprobante Salida
Elementos.
Archivar
los
documentos
según
Administración Documental en la carpeta
definida (Cuenta Mensual).
Área de
Almacén e
Inventarios
Auxiliar
almacén
Resolución de baja
de bienes , actas de
entrega
Comprobante Salida
Elementos
PUNTO DE CONTROL
Verificación de las firmas
de recibo del registro de
Comprobante
Salida
Elementos.
OBSERVACIONES
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INFRAESTRUCTURA
CÓDIGO
A-ABI-PR-05
SUBPROCESO
APROVISIONAMIENTO
VERSIÓN
02
PROCEDIMIENTO
BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS Y ELEMENTOS DE CONSUMO EN
BODEGA
PÁGINA:
8 de 8
VERSIÓN DESDE:
29/06/2011
9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
02
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
Se describen detalladamente cada una de las actividades y se establecen los puntos de control, se modifica
el alcance de acuerdo a las responsabilidades e intervenciones del Responsable del Área de Almacén E
Inventarios en este proceso, se modifican las intervenciones del proceso en el comité de inventarios de la
entidad.
FECHA
11/05/2011
10. REVISIÓN Y APROBACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
NOMBRE
LUIS ELOY ALVARADO OSTOS
MIGUEL ÀNGEL CUEVAS CUEVAS
LUIS ENRIQUE GONZALEZ GONZALEZ
CARGO
Gestor Mejoramiento Continuo SIGID
Técnico Área de Almacén E Inventarios
Subdirector Administrativo
FECHA
29/04/2011
29/06/2011
29/06/2011
FIRMA
FIRMA EN ORIGINAL
FIRMA EN ORIGINAL
FIRMA EN ORIGINAL