004 manual para el manejo y control administrativo de los bienes de
Anuncio
PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 1 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 CONTENIDO 1 PRESENTACION 2 OBJETIVO 3 ALCANCE 4 NORMATIVIDAD SOBRE ADMINISTRACIONDE BIENES 5 DEFINICIONES 6 CLASIFICACION DE BIENES 6.1 INDICE DE INVENTARIOS 6.2 ELEMENTOS DE CONSUMO 6.3 ELEMENTOS DE CONSUMO CONTROLADO 6.4 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.4.4 6.4.5 6.4.6 6.4.7 6.4.8 6.4.9 6.4.10 6.4.11 6.4.12 6.4.13 6.4.14 6.4.15 7 8 ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Elementos devolutivos en depósito Elementos devolutivos en servicio Años de vida útil de los Activos Depreciación de Bienes usados o recibidos entre otros en Donación o Traspaso Casos particulares bienes, propiedad. Planta y equipo oficina abierta o divisiones modulares. Computadores como Unidad Administrativa Muebles, enseres y equipos de oficina empotrados, fijos en las paredes del inmueble Activos fijos suministrados por Contratos de Servicios Cableado estructurado Inmuebles sin legalizar libros de la Biblioteca Otros Activos Intangibles Activos inservibles Bienes entregados y recibidos de terceros Reclasificación de los bienes devolutivos a consumo y viceversa POLITICAS INSTITUCIONALES RESPECTO A INVENTARIOS MOVIMIENTOS DE ALMACEN 8.1 RECEPCION DE BIENES 8.2 ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE DE BIENES 8.3 INGRESO A LOS INVENTARIOS Y REGISTRO EN EL ALMACEN 8.3.1 Compra de Bienes y Elementos 8.3.2 Ingreso y Registro al Almacén de Bienes Donados 8.3.3 Ingreso y Registro al Almacén de Bienes recibidos en Préstamo o Comodatos 8.3.4 Ingreso y Registro de Bienes adquiridos por caja menor o contratos de tipo de servicios 8.3.5 Ingreso y Registro al Almacén de Bienes reintegrados 8.3.6 Ingreso y Registro de Sobrantes 8.3.7 Ingreso y registro de Bienes Recuperados 8.3.8 Ingreso y Registro de Bienes y Elementos por Reposición 8.3.9 Ingreso y Registro de partes por aprovechamiento a partir del desmantelamiento 8.3.10 Ingreso y Registro por Compensaciones 8.3.10.1 Ingreso y Registro por Renovación de equipos por cambio tecnológico 8.3.10.2 Ingreso y Registro por Indemnización de un siniestro 8.3.11 Transferencias recibidas de otras entidades 8.4 8.4.1 8.4.2 8.4.3 8.4.4 8.4.4.1 EGRESO DE ALMACEN O SUMNISTRO DE BIENES Egreso o Suministro de Bienes de Consumo Egreso o Suministro de Bienes devolutivos o Activos fijos Egreso de Bienes entregados en Comodato Baja de Bienes y Elementos Procedimientos Generales para dar de Baja PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 2 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 8.4.4.2 Baja de Bienes Servibles 8.4.4.3 Baja de Bienes inservibles 8.4.4.4 Comité de inventarios 8.4.4.5 Venta de Bienes 8.4.4.5.1 Procedimiento para la Venta Directa 8.4.4.5.2 Procedimiento para la Venta en Publica Subasta 8.4.4.6 Baja por traspaso a otras Entidades Publicas 8.4.4.7 Baja por Desmantelamiento 8.4.4.7.1 Desagregación de Bienes 8.4.4.8 Baja de Bienes entregados en Dacion de Pago 8.4.4.9 Responsabilidad Administrativa y Disciplinaria 8.4.5.0 Contratación y programa de protección y Prevención de Riesgos 8.4.5.0.1 Solicitud de Contratación del Programa de protección y Prevención de Riesgos “Pólizas de Seguros” 8.4.5.1 Responsabilidad por Pérdida o Daño de Bienes 8.4.5.2 Siniestro por Hurto 8.4.5.3 Siniestro por Perdida Total por Daños 8.4.5.4 Elementos de Control Administrativo 8.4.5.5 Traslado de Inventarios 8.4.5.6 Traslados de Bienes entre Funcionarios, Contratistas o Terceros 8.4.5.7 Traslados por Retiro de Funcionarios, Contratistas o Terceros 8.4.5.8 Baja por caso fortuito o fuerza mayor con exoneración de responsabilidad fiscal 8.4.5.9 Bajas por Merma, Rotura, Desuso o Vencimiento 9 10 | INSTRUMENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACEN 9.1 9.1.1 9.1.2 9.1.3 FORMATOS Entradas al Almacén Salidas de Almacén Traslado de elementos devolutivos 9.2 SOFTWARE INVENTARIO DE BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 10.1 CONTROL DE EXISTENCIAS EN EL ALMACEN 10.1.1 Tomas Físicas de Inventarios en Depósito 10.1.2 Control para el manejo de los Bienes en Servicio 10.1.2.1 Tomas Físicas de Inventarios en Servicio 10.1.2.2 Tomas Físicas de Bienes de Consumo Almacenado en las Dependencias 11 INMUEBLES 12 VALORACION DE INVENTARIOS 13 RENDICION DE CUENTAS A ENTIDADES DE CONTROL 14 ENTREGA Y RECIBO DEL ALMACEN 15 ASPECTOS CONTABLES DE LOS INVENTARIOS 15.1 15.1.1 15.1.2 15.1.3 15.1.4 15.1.5 15.1.6 15.2 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO Edificios e Instalaciones Equipo de Procesamiento de datos Maquinaria y Equipo Equipo de Transporte Muebles y Equipos de Oficina Terrenos BIENES INTANGIBLES PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 3 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 1. PRESENTACION Los manuales en especial los de procedimientos, constituyen instrumentos básicos para el desarrollo de las actividades institucionales, puesto que son herramientas tanto de orientación y permanente consulta sobre determinada materia, como de control interno. La expedición y actualización de los manuales en las entidades de carácter publico, es una función de Alta Dirección, derivada de las normas, en especial la Ley 42 de 1993 sobre Control de Gestión y Control Interno, la Ley 489 de 1998, que regula el ejercicio de la función administrativa y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Publica; Acuerdo numero 122 del 2004, mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno. La administración y control de los bienes constituye una de las funciones claves para cualquier Entidad, en tanto que el apoyo logístico es fundamental para cumplir cabalmente con las responsabilidades institucionales. Por otra parte, los bienes que las entidades de derecho público manejen en desarrollo de sus funciones, tienen el carácter de patrimonio público y por lo tanto la responsabilidad sobre su administración debe estar plenamente definida. En esta perspectiva, es pertinente contar con un manual que establezca los procedimientos para la administración de los bienes de propiedad del Instituto, que se enmarque dentro de las directrices, pero que a su vez pueda aplicarse a las condiciones estructurales de IDIPRON como establecimiento publico de Orden Distrital adscrito a la Secretaria Distrital de Integración Social. Este manual constituye un instrumento orientador de las actividades relacionadas con la administración de bienes, particularmente los referidos a los elementos de consumo, consumo controlado y devolutivos y por lo tanto, los principios y procedimientos aquí establecidos serán conocidos y aplicados obligatoriamente por los funcionarios que conforman la Subdirección Técnica, Administrativa y Financiera responsables de dichas actividades y demás tareas que le son inherentes. Cada vez que sea necesario será evaluado y actualizado formalmente por parte de la administración del Instituto. 2. OBJETIVO Proporcionar una herramienta que permita unificar los criterios para administrar los bienes muebles e inmuebles que requiere el IDIPRON para su normal funcionamiento y garantizar la correcta recepción, almacenamiento, ingreso, suministros, bajas, registros e inventarios físicos. Establecer los lineamientos de clasificación y codificación de los bienes, conforme a la normativa aplicable del Régimen de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la Nación, unificando los registros para manejo de bienes del Área de Almacén e Inventarios y en el Área de Contabilidad. Establecer los lineamientos para el ingreso a los inventarios de IDIPRON, los bienes adquiridos a través de proyectos. Fijar las responsabilidades de los funcionarios, contratistas o terceros que tienen bienes a su cargo. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 4 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Establecer los procedimientos para la confrontación física de inventarios en servicio y en depósito en el almacén. Establecer los registros adecuados de los movimientos de bienes, soportes y conciliación contable. Establecer los procedimientos para retirar tanto física como de los registros contables los bienes muebles e inmuebles de patrimonio del Instituto. 3. ALCANCE Esta guía está orientada a definir los criterios a seguir por los responsables de la administración, custodia y organización de los bienes en las actividades de recepción, almacenamiento, ingreso a los inventarios, suministros a las dependencias, bajas del servicio, registros, conciliaciones contables, inventarios físicos, aseguramiento y custodia de los documentos físicos relacionados. 4. NORMATIVIDAD SOBRE ADMINISTRACION DE BIENES Entre las principales normas legales y reglamentarias que deben tenerse en cuenta, relacionadas con la administración de bienes, se enuncian las siguientes: Decreto 1421 de 1993 Por el cual se dicta el régimen especial para Bogota D.C. Resolución No 001 del 20 de Septiembre de 2001 del Contador General de Bogota D.C. Resolución No 07 de 1.997 de la Junta Directiva del Instituto Resolución No 073 de la Dirección General del Instituto, de fecha Febrero 20 de 2002, Por medio de la cual se modifican unos procedimientos administrativos para el recibo de elementos de consumo y algunos bienes devolutivos que no sean recibidos por el Almacenista del IDIPRON. Resolución No 168 de la Dirección General del Instituto, de fecha Junio 27 de 2002, por medio de la cual se modifica la Resolución No 073 de fecha Febrero 20 de 2002 Ley 87 1993 Ley 610 de 2000 Ley 734 2002 Decreto 1737 1998 Decreto 2445 2000 Decreto 2324 de 2000 Decreto 4444 del 2008 Resolución 354 de 2007 régimen de contabilidad publica PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 5 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 5. DEFINICIONES Almacén: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias para que esta cumpla los objetivos misionales. Almacenista: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro de los bienes del Instituto. Almacenamiento (ubicación): Labor de registro de los artículos y su distribución física desde la recepción hasta que se requieren para su utilización; labor sujeta a una organización interna. La organización interna del almacenamiento deberá efectuarse de conformidad con la naturaleza de los bienes, las necesidades de seguridad y la rapidez en su manejo. Amortización: Distribución sistemática del costo de un activo durante los años de vida útil o durante el periodo en que se van a aprovechar sus beneficios. Cancelación gradual de una deuda mediante pagos consecutivos al acreedor. Avalúo: Estimación que se hace del valor o precio de un bien. Avalúo Fiscal: Valor asignado a la propiedad inmueble para fines impositivos y que corresponde al cien por ciento del avalúo catastral o autoevalúo. Avalúo Técnico: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor comercial o de reposición de un activo. Bien: Artículo inventariable o activo de cualquier clase como materiales o activos fijos. Para efectos de esta guía se consideran como tales, los elementos en depósito, los bienes propiedad, planta y equipo del Instituto y los recibidos para su uso excluyendo el dinero, títulos valores y similares. Bienes devolutivos en servicio en las dependencias: Se registran los bienes que se encuentran al servicio de los funcionarios o contratistas, prestando una función o cometido estatal para el cual fueron adquiridos. Bienes de características técnicas especiales: Son los bienes que por sus especificaciones técnicas deben ser tratados con base en el concepto de expertos. Bienes Muebles: Recursos que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos por si mismos, o por fuerza externa; se exceptúan los que, siendo muebles por naturaleza, se consideran inmuebles por su destino. Bienes por adhesión: Bienes incorporados materialmente a un inmueble, para utilidad o beneficio de él, sus características son: No existe por si mismo ya que se incorpora al inmueble y la incorporación es permanente. Bienes recibidos en comodato: Se registran los bienes que se encuentran en préstamo y deben ser devueltos finalizado el término de ejecución del contrato o acto administrativo. Bodega Principal de Almacén: Se registran los bienes nuevos de utilización futura en desarrollo del cometido estatal de consumo o cargos diferidos y devolutivos o activos fijos adquiridos y/0 donados. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 6 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Bodega de elementos reintegrados en buen estado: Se registran los bienes devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y que fueron reintegrados o devueltos al almacén para su guarda o custodia. La característica principal de estos bienes es que se encuentran en buenas condiciones y pueden ser entregados nuevamente al servicio. Bodega de elementos reintegrados en mal estado: Se registran los bienes devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacén por encontrarse en mal estado y no se pueden colocar nuevamente al servicio por figurar como obsoletos, inservibles e innecesarios al ente público. Bienes de características técnicas especiales: con base en concepto de expertos. Clasificación administrativa: Es la identificación de los bienes conforme a las características, uso y destino de los bienes muebles e inmuebles que posee la entidad, para obtener información por ubicación física o por responsable de uso o custodia. Clasificación contable: Es la identificación de los bienes conforme a los lineamientos establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública. Centro de Costos: Distribución del gasto por dependencias funcionales del Instituto. Cesión o Traspaso: Transferencia a un tercero de cualquier derecho o interés en bienes raíces o del titulo o interés en una partida de bienes muebles, como por ejemplo; una patente, un documento por cobrar o una tarjeta de propiedad de maquinaria o equipos. Costo: Erogaciones o causaciones de obligaciones ciertas, relacionadas directamente con los procesos de producción de bienes o prestación de servicios, que se recupera en desarrollo de la actividad de enajenación. Costos de Mantenimiento: Costos en los que incurre el Instituto para cada uno de los proyectos, buscando mantener la maquinaria, bienes y equipos funcionando en buen estado. Costo Histórico: Está constituido por el precio de adquisición o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido el ente para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación. Además, harán parte del costo histórico las adiciones y mejoras objeto de capitalización efectuadas a los bienes, conforme a normas técnicas aplicables a cada caso. Costo de Reposición: Representa el precio que deberá pagarse para adquirir un activo similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes. Dación en Pago: Sistema utilizado para cancelar una obligación, donde los contratantes convienen sustituir el efectivo por otro tipo de bien que, al entregarse, extingue la obligación original. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 7 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Depreciación: Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público. Donaciones: Cuando se transfiere por voluntad de una persona natural o jurídica, gratuita e irrevocablemente, la propiedad de un bien a favor de una entidad estatal, previa aceptación del funcionario administrativo competente. : Es la salida física de los bienes del Almacén originada por suministro o entrega de elementos; bajas de inservibles, obsoletos e innecesarios; bienes dados en préstamo; traspaso a otras entidades publicas. Experto técnico: Persona que por sus especiales conocimientos, es llamado para informar sobre hechos cuya apreciación se relaciona con su especial saber o experiencia. Kárdex de almacén: Es una herramienta que se utiliza para registrar la historia o trazabilidad del bien desde su ingreso, permanencia en servicio y salida definitiva, el cual puede ser sistematizado. Debe contener forma de adquisición, fecha de adquisición, proveedor, comprobante de ingreso, número, fecha, características de los bienes, marca, modelo, número de serie y valor. Responsables por pérdida, daño, o deterioro que sufran los bienes: Las personas que tengan, usen, administren o custodien bienes muebles o inmuebles de propiedad de la entidad, son responsables de la perdida, daño o deterioro que sufran los bienes que se les haya asignado para el ejercicio de sus funciones, por causas diferentes al desgaste natural que sufren las cosas y bienes en servicio o inservibles no dados de baja. Seguros de Bienes: Es una medida de amparo de los bienes a que están obligadas todas las Instituciones que manejen bienes del Estado para proteger el patrimonio público, de tal manera que en caso de pérdida o deterioro se logre obtener su resarcimiento, para lo cual se fija como regla general, la constitución de una Póliza de seguros. Plan de Compras: Es una herramienta de planeación y gestión, en el cual se plasma la programación con anticipación de la gestión de las adquisiciones de bienes, servicios y obras que la entidad realizara para su funcionamiento Durante un periodo fiscal determinado. Debe estar acorde con la visión del Instituto y los recursos presupuestales asignados. Traslados: Es la actividad mediante la cual se cambia la ubicación física de bienes dentro de las dependencias del Instituto, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndola a quien la recibe. Inmuebles: Se registran en un inventario de los bienes inmuebles, precisando con exactitud las características, ubicación, linderos de la propiedad inventariada y los pormenores de su titulación. Inventario: Relación detallada de las existencias materiales, la cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de adquisición, etc. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 8 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 : Es la verificación física de los bienes o elementos en los depósitos o bodegas del almacén, dependencias, a cargo de usuarios, etc., con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados. Mejoras: Conjunto de erogaciones u obligaciones contraídas con relación a un activo, que tiene como efecto introducir cambios cualitativos al bien y que no aumentan su productividad sino que la recuperan. Merma: Disminución en la cantidad, calidad, peso o medida, que sufren las mercancías y bienes por causas naturales. Muebles y Enseres: Equipos de oficina utilizados para las operaciones del negocio y que se consideran como un activo fijo. Obsolescencia: Pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos. Operaciones de Traspaso de Bienes: Cuenta que representa el valor de los bienes transferidos entre entes públicos del mismo nivel, diferentes de las donaciones de bienes y derechos que realicen los entes públicos con terceros y los entes públicos del nivel nacional con otros entes públicos del nivel territorial, o viceversa. Operaciones Reciprocas: Transacciones financieras que se realizan entre diferentes entes públicos por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualquiera sea el orden o nivel al que pertenezcan. Operaciones Interinstitucionales: Cuentas cuya causación corresponde al ente encargado de la administración de los recursos y el pago o cancelación de los mismos lo efectúa otro ente público. Así mismo incluye el valor de los aportes, fondos y bienes transferidos a otros entes públicos. Patrimonio: Sección del balance general que representa la parte de los recursos del Instituto que han sido financiados por sus propietarios. El patrimonio está constituido por el aporte de los accionistas o propietarios, el superávit de capital y las valorizaciones. Persona que por sus especiales conocimientos, es llamado para informar sobre hechos cuya apreciación se relaciona con su especial saber o experiencia. Contrato comercial por el que dos personas se obligan recíprocamente a dar una cosa por otra. La permuta o cambio es un contrato en que las partes se obligan mutuamente a dar una especie o cuerpo cierto por otro. (Código Civil). : Es el valor que resulta de la interacción de las fuerzas de oferta y demanda en el mercado. Registro Contable: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte al ente público y atiende las normas generales de causación y prudencia. Este puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio de partida doble. Transferencia: Cesión, traspaso a otro del derecho que se tiene sobre algo. En operaciones en que el precio se ha pactado entre agentes, el valor será el convenido; cuando no exista ninguno de los anteriores, PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 9 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 se podrá estimar empleando métodos de evaluación alternativos. La cifra resultante de las anteriores situaciones constituirá el costo histórico por el cual se registrará la transacción en contabilidad. Vida Útil: Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para el Instituto; el periodo de vida podrá ser mayor o menor. 6. CLASIFICACION DE LOS BIENES Los bienes de propiedad del Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud “IDIPRON” se clasifican teniendo en cuenta dos criterios: Administrativo: Obtener agregados por ubicación física o por responsable de uso o custodia así: Identificación Individual Descripción Ubicación física asociada al centro de costos Responsable uso o custodia Valor Histórico o de Adquisición Valor en libros Contable: Buscar que la clasificación, movimiento y registros contables se realicen conforme a sus características y atendiendo las cuentas establecidas en el Régimen de la Contabilidad Pública. Para la clasificación se tiene un catálogo propio para clasificar los bienes, de conformidad con las características, grupos, cuentas y subcuentas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública. Cuando el Instituto, adquiera elementos se debe revisar el catálogo con el fin de evitar la creación de un elemento ya existente, que quede duplicado y por ende deba ser manejado en almacén como una referencia diferente. En caso de presentarse elementos duplicados, el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios aprobarán los asientos respectivos para corregirlo. Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual al Cincuenta por Ciento 50% del salario mínimo mensual legal vigente, podrán llevarse directamente al gasto, sin detrimento de optar las medidas necesarias para garantizar la gestión del control administrativo y fiscal que deba tenerse sobre ellos. Igual procedimiento puede adoptarse en relación con los bienes Adquiridos con anterioridad, a lo cual procede una reclasificación de bienes. Para efectos de elaboración de inventarios y rendición de cuentas, los bienes que pertenecen al patrimonio público, se clasifican por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación en los siguientes Grupos Mayores: Grupo 1 - Elementos de Consumo Grupo 2 - Elementos Devolutivos Grupo 3 - Inmuebles A su vez, cada uno de los Grupos Mayores se divide en AGRUPACIONES ESPECÍFICAS, las cuales también admiten SUBAGRUPACIONES, para fines de un mejor orden en los inventarios. Tanto las agrupaciones como las subagrupaciones, están conformadas por los correspondientes elementos o bienes, agrupados en estricto orden alfabético PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 10 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Los elementos de consumo y los devolutivos al momento de incorporarse a los inventarios del Instituto, técnicamente entran al Almacén, registrándose por su correspondiente valor. Así. Pues, el concepto de Almacén significa el costo de los elementos devolutivos o de consumo en depósito que se adquieren para el suministro a las diferentes dependencias para el desarrollo normal de sus actividades. Dichos elementos están bajo la responsabilidad del servidor público con funciones de Almacenista, al igual que aquellos elementos susceptibles de dar de baja que se encuentren en depósito. Desde el punto de vista del uso, los elementos devolutivos pueden estar en deposito (Almacén) o en servicio. Los que están en servicio, corresponden a aquellos que han sido entregados a los funcionarios, Contratistas o Terceros para su utilización en labores propias del Instituto y por lo tanto quedan bajo su responsabilidad desde el momento en que los reciben. Otra clasificación que debe tenerse en cuenta es aquella relacionada con el grado de utilización que sea posible hacer de ellos. En esta perspectiva, los bienes se consideran servibles o inservibles, dependiendo del estado de conservación u obsolescencia. Esta clasificación es importante para la administración, en tanto que constituye un soporte para las decisiones en lo que respecta al mantenimiento y depuración de los inventarios. 6.1 INDICE DE INVENTARIOS El inventario es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio del Instituto. Este inventario Permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes del Instituto, lo cual posibilita efectuar un control razonable de las existencias reales para evitar errores, perdidas, inmovilización, deterioro, merma o desperdicio de elementos. El Inventario de IDIPRON, esta basado por el aplicativo de Inventarios vigente y se enmarca en la siguiente estructura cuya codificación se compone de tres dígitos, donde el primero de ellos corresponde al Grupo Mayor y los dos últimos a la agrupación. GRUPO 1 – ELEMENTOS DE CONSUMO AGRUPACION 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 CONCEPTOS Aceites, Grasas y Lubricantes Combustibles Drogas, elementos Odontológicos de Laboratorio y Sanidad Elementos materiales y materias primas para Construcción Campo, Instalación Explosivos Forrajes y alimentos para animales Insecticidas, Funguicidas y Bactericidas Elementos de Sonido y Grabación Semillas, Plantas y Abonos Útiles de Escritorio, Oficina, Dibujo, Fotocopiado y Papelería Víveres, Rancho y Licores Repuestos Elementos y Accesorios para Maquinas y Equipos Utensilios para Aseo y uso Domestico y Personal Ropa y Equipo de Dotación para Empleados 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 11 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Elementos para Premios en Conmemoraciones, Competencias y otros Eventos. Llantas Neumáticos y Protectores Elementos para Recreación Loza; Cristalería y Menaje de Cocina Productos de Lencería Ropa y Equipo de Dotación para Vivienda Otros Elementos de Consumo Dotación para Asistidos Material Didáctico de Enseñanza y de Consulta Otros Materiales y Suministros GRUPO 2 - ELEMENTOS DEVOLUTIVOS AGRUPACION 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 CONCEPTOS Armas y sus Accesorios Elementos Intangibles Elementos de Culto Elementos de Museo Elementos y Equipos para Arneses Equipos, Maquinas y Accesorios para Comedor, Cafetería, Cocina, Panadería y Despensa Equipos, Maquinas y Accesorios para Comunicación, Radio, Televisión y Fotografía Equipos, Maquinas Industriales y Accesorios para Instalación, Transformación, Regulación de Energía y Talleres Equipos, Maquinas y Accesorios para Deporte, Gimnasia y Juegos Equipos, Maquinas y Accesorios para Laboratorio y Profesiones Científicas Equipos, Maquinas y Accesorios para Medicina, Odontología y Sanidad Equipos, Maquinas y Accesorios para Oficina, Fotocopiado, Dibujo y Tipografía Equipos, Maquinas y Accesorios para Transporte Herramientas y sus Accesorios Instrumentos Musicales y sus Accesorios Equipos de Enseñanza, Libros de Biblioteca, Estudio, Documentación, Mapas y Planos Plantas de Generación Mobiliario y Enseres Semovientes Vestuario, Ropa y Equipo Equipo de Procesamiento de datos Plantas de Telecomunicaciones y Accesorios Redes de Distribución Soporte Lógico para Procesamiento de datos Equipo de Veterinaria y Accesorios Líneas Telefónicas Otros Elementos Devolutivos 228 229 230 231 232 6.2. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 12 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Maquinaria y Equipo de Calderas Maquinaria y Equipo para Lavandería Equipo de Construcción Equipo Agrícola Equipo de Transporte Marítimo y Fluvial ELEMENTOS DE CONSUMO Son Aquellos que se gastan o se consumen por el primer uso que se haces de ellos, o dentro de un periodo corto de tiempo. Son los susceptibles de daño o rotura por la clase de material de que están fabricados, o por su uso que de ellos se haga. Antes de ser entregados como suministro a las dependencias para ser utilizados, generalmente esta clase de elementos permanece en depósito, es decir reposan en el Almacén o bodegas del Instituto, una vez adquiridos. No obstante, por razones de costos, disponibilidad de espacio, estabilidad de precios en términos contractuales y control de riesgos, la modalidad de provisión de elementos de consumo se realiza a través de contratos de suministros. 6.3 ELEMENTOS DE CONSUMO CONTROLADO Para efectos de Control y administración se denominaran activos de consumo controlable, los activos fijos que adquiera el Instituto por un valor igual o inferior a medio salario mínimo legal mensual vigente. Para efectos contables se registraran afectando directamente el gasto, y serán asignados a los responsables dentro de su inventario individual en las mismas condiciones que los demás bienes y que el Instituto decide que deben ser controlados administrativamente. 6.4 ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Bienes devolutivos o activos fijos: Son la propiedades, planta y equipo que comprenden los bienes tangibles de propiedad del Instituto y los recibidos de terceros para el uso permanente y sin contraprestación, que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración del Instituto contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año. 6.4.1 Elementos devolutivos en depósito Los elementos en depósito son el conjunto de bienes devolutivos utilizables tanto nuevos como usados, que se encuentran en el Almacén o en las bodegas del Instituto. El Coordinador del Área de Almacén e Inventarios responde administrativa y fiscalmente por el registro de los bienes en depósito, el cual debe llevarse a través del aplicativo sistematizado de inventarios con que cuente el Instituto. 6.4.2 PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 13 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Elementos devolutivos en servicio Bajo esta denominación se agrupan las cuentas que registran los bienes de propiedad del IDIPRON, que se encuentran en uso de dependencias, funcionarios, contratistas o terceros, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, constituyen un menor valor de las propiedades, planta y equipo, se reflejan en forma separada. Por su parte cuando haya lugar a la constitución de valorizaciones se reflejan igualmente de manera separada” Depreciación: La depreciación se calcula sobre el 100% del valor del activo reexpresado para cada bien individual y de ello se lleva un registro permanente en kárdex, así como un cuadro de depreciación que formará parte integral de la información contable. Los activos depreciables, cuyo valor total de adquisición sea igual o inferior a una menor cuantía (esta menor cuantía es establecida cada año en carta circular expedida por la Contaduría), se podrá afectar la depreciación total en un solo registro, sin considerar la vida útil del activo adquirido. Igualmente podrán depreciarse con estos criterios los saldos que figuren en el balance de los activos adquiridos en años anteriores. Lo anterior con base al párrafo 169 del numeral 2.9.1.1.5 del Plan General de Contabilidad Pública-PGCP, relativo a las normas técnicas de Propiedades, Planta y Equipo. Activos no sujetos a depreciación: Los bienes que, por determinadas circunstancias aún no han sido puestos al servicio, al igual que aquellos que se encuentran en mantenimiento o no son objeto de uso o explotación para el desarrollo del cometido estatal. Años de vida útil de activos depreciables: En todos los casos, la vida útil de un activo depreciable debe definirse, en relación con el servicio esperado del activo. Para el IDIPRON, el método de depreciación utilizado es el de línea recta y la vida útil corresponde a la establecida a continuación: 6.4.3 Años de Vida Útil de los Activos Edificaciones 50 Redes de Distribución 25 Equipos y Maquinarias Industriales y Accesorios para Instalación, Transformación, Regulación de Energía y Talleres 15 Armas y Accesorios 15 Equipos, Maquinas y Accesorios para Deportes, Gimnasia y Juegos 15 PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 14 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Herramientas y sus Accesorios 15 Instrumentos Musicales y sus Accesorios 15 Equipos de Enseñanza, Libros de Biblioteca, Estudio, Documentación, Mapas y Planos. 15 Plantas de Generación 15 Equipo Agrícola 15 Equipo de Construcción 15 Plantas de Telecomunicaciones y Accesorios Elementos de Culto 15 10 Equipos, Maquinas y Accesorios para Comedor, Cafetería, Cocina, Panadería y Despensa 10 Equipos, Maquinas y Accesorios para Comunicación, radio Televisión y Fotografía 10 Equipos, Maquinas y Accesorios para laboratorio y Profesiones Científicas 10 Equipos, Maquinas y Accesorios para Medicina, Odontología y Sanidad 10 Equipos, Maquinas y Accesorios para Oficina, Fotocopiado, Dibujo y Tipografía 10 Equipos, Maquinas y Accesorios para Transporte Equipo Médico y Científico 10 10 Mobiliario y Enseres 10 Líneas Telefónicas 10 Otros Elementos Devolutivos 10 Maquinaria y Equipo de Calderas 10 Maquinaria y Equipo para Lavandería 10 Equipo de Transporte Marítimo y Fluvial 10 Equipo de Procesamiento de Datos 5 Soporte Lógico para Procesamiento de Datos 3 PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 15 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 No obstante lo anterior, cuando en un caso particular se considere que la vida útil fijada no corresponde con la realidad, debido a circunstancias tales como acción de factores naturales, deterioro por uso, obsolescencia, avance tecnológico o especificaciones de fabrica podrá fijarse una vida útil diferente y revelar tal situación en las notas a los estados financieros 6.4.4 Depreciación de bienes usados o recibidos entre otros en donación o traspaso: La depreciación de los bienes usados se determinará a partir del momento en que se reciben y utilizan dichos bienes, tomando como base la vida útil restante, de acuerdo con las condiciones naturales y capacidad de producción o de servicio de los mismos o con base en el valor por el cual se reciben o, el determinado mediante avalúo técnico. Suspensión de la depreciación: Cuando un activo sea retirado temporalmente del servicio se debe suspender la depreciación hasta cuando empiece a usarse nuevamente. Amortización: El gasto por amortización debe reconocerse a partir de la fecha en que se inicia el ciclo productivo del bien o a partir de la fecha en que el ente público inicia su usufructo. El método de amortización aplicable en el Instituto es el de Línea recta, cada caso debe estar de acuerdo con la naturaleza del activo amortizable. El Coordinador del Área de Almacén e Inventarios responsable del Almacén debe llevar a través de listados, que se generan a partir del programa sistematizado utilizado para controlar el kardex, el registro individual y por dependencia de los bienes devolutivos en servicio, para facilitar el oportuno y eficaz control de ellos y determinar las responsabilidades a que haya lugar. El registro de bienes devolutivos debe hacerse únicamente a través de los respectivos comprobantes de salida de Almacén. Cuando un funcionario del Instituto presente su renuncia o sea retirado del servicio, deberá hacer entrega de todos los elementos devolutivos en servicio a su cargo al funcionario que lo reemplace o en su defecto al Coordinador del Área de Almacén e Inventarios, quien practicara el conteo de los bienes y cruzara contra el inventario de los elementos registrados. Si se encuentran faltantes de elementos o de características diferentes, descargara dichos bienes de los registros y solicitara al Área de Contabilidad su registro en “Responsabilidades Pendientes”, tomando como soporte el acta de la diligencia y el respectivo comprobante de salida de Almacén. 6.4.5 CASOS PARTICULARES BIENES, PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO DIVISIONES MODULARES OFICINA ABIERTA O Los bienes muebles identificados como oficina abierta o divisiones modulares debido a su posible desarticulación, nueva ubicación o reasignación a otras dependencias en que fueron instaladas inicialmente a las que fueron instaladas, deben incorporarse a la subcuenta Muebles y Enseres El registro se hará por el valor de la adquisición, instalación y demás erogaciones necesarias para ser puestos en servicio, la factura que entregue el proveedor deberá venir desagregada en sus valores por conjuntos, superficies, archivadores, partes y piezas que conforman los módulos. Debido a que la mayoría PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 16 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 de los paneles tiene las mismas dimensiones, los elementos deben ser identificados por unidad física, solicitud que debe quedar incorporada en el contrato de adquisición, para efectos de control contable y administrativo. Con el fin de facilitar la puesta en servicio y el control administrativo, el Área de Almacén e Inventarios registrará el conjunto los módulos y paneles y se le asignara un código de placa al conjunto. Cuando en los contratos de servicios, entre otros de mantenimiento y obra, el proveedor suministre mobiliario de oficina abierta o divisiones modulares, el Interventor o Supervisor del contrato deberá informar al Área de Almacén e Inventarios la relación, detalle y ubicación para realizar el ingreso a los inventarios de IDIPRON. Los elementos que componen el puesto de trabajo entre otros, sillas y cajoneras quedaran a cargo del funcionario o contratistas quién los tenga en uso. Al momento de realizar el desmonte total o parcial de paneles en una dependencia, el número de piezas o metros serán descargados del código correspondiente y asignado al nuevo receptor. 6.4.6 COMPUTADORES COMO UNIDAD ADMINISTRATIVA Los computadores se deben registrar en las subcuentas de Equipo de Computo y se manejará el equipo completo como unidad y no por partes, es decir se registra la máquina como un todo, que incluye los componentes básicos indispensables para su funcionamiento, entre otros, Monitor, CPU, teclado y Mouse. Se asignará un código de placa principal y en los registros de activos del aplicativo se relacionarán las series de los componentes. Físicamente la placa se adhiere al equipo en una o varios de sus partes. El registro y control de las licencias del software se debe realizar en forma separada y su tratamiento atenderá lo previsto para el manejo del software, a excepción de las licencias OEM que se compran únicamente para equipos nuevos y quedan atadas al equipo, incluso en el momento que se produzca la baja el equipo, no se puede traspasar la licencia a otro equipo, por consiguiente también se deben afectar los registros contables respectivos. 6.4.7 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA EMPOTRADOS FIJOS EN LAS PAREDES DEL INMUEBLE El control administrativo y el registro contable corresponderán al tratamiento que se da a las mejoras de las edificaciones, por lo que se contemplará como un mayor valor de las mismas, correspondiendo su depreciación al mismo periodo de vida útil de la edificación. 6.4.8 ACTIVOS FIJOS SUMINISTRADOS POR CONTRATOS DE SERVICIOS Cuando en los contratos de servicios, entre otros, de mantenimiento, obra, mesas de ayuda, en los cuales el proveedor suministre bienes devolutivos, se deben ingresar y registrar en el movimiento del almacén, aún cuando hayan sido recibidos directamente en el lugar de utilización. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 17 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Para lo cual, el Interventor o supervisor del contrato deberá informar al Coordinador del Área de Almacén e Inventarios la relación, detalle y ubicación para que realice el ingreso a los inventarios del Instituto, entregando copia de la factura. El Coordinador de Área de Almacén e Inventarios deben asegurarse que la documentación esté completa, que los bienes fueron recibidos, plaqueteados y registrados en el aplicativo. 6.4.9 CABLEADO ESTRUCTURADO El sistema de cableado estructurado, dada su naturaleza y la imposibilidad de desarticularlo en términos físicos, debe tratarse como bienes por adhesión y se registran en las cuentas contables del gasto y no se ingresan al almacén. 6,4.10 INMUEBLES SIN LEGALIZAR Cuando por cualquier circunstancia externa o interna, no se tenga la evidencia documentaría que garantice la veracidad de algunas operaciones que deben ser objeto de incorporación, como el caso de los bienes muebles o inmuebles o la existencia de derechos y obligaciones, de los cuales se tengan indicios sobre su propiedad o afectación de la situación patrimonial del ente público, y por ende la del Distrito Capital, deberán registrarse en Cuentas de Orden, hasta tanto se disponga de los documentos que la acrediten” Una vez se tengan los documentos que acrediten la titularidad de los inmuebles, se cancelarán las cuentas de orden, y se registrará el bien en el grupo de Propiedades, Planta y Equipo, efectuando los ajustes y las depreciaciones o amortizaciones a que haya lugar. 6.4.11 LIBROS DE LA BIBLIOTECA Para la clasificación de los libros se debe tener claridad si son del tipo especializadas como libros y enciclopedias que tienen el propósito de fomentar la cultura, por lo que deben registrarse en la cuenta BIENES DE ARTE Y CULTURA en la siguiente cuenta: 1960 196007 Bienes de Arte y Cultura Libros de lectura y consulta Si se trata de libros del tipo códigos, manuales, instructivos, revistas, cartillas, recopilación de normas o textos que correspondan a herramientas de trabajo o consulta, deben registrarse en la cuenta CARGOS DIFERIDOS o en su defecto en la cuenta de GASTOS. 6.4.12 OTROS ACTIVOS INTANGIBLES El Software, licencias y derechos, se incorporan en la subcuenta de intangibles así: 1970 Intangibles 197005 Derechos 197008 Software Plan General de Contabilidad Pública, Manual de Procedimientos Relativos a los Principios. 197008001 Software en Depósito 197008002 PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 18 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Software en Servicio Debido a que la amortización corresponde al periodo durante el cual se espera que el activo pueda ser usado por la entidad, los parámetros para amortizar el software y licencias serán los establecidos y determinados por el Área de Sistemas. 6.4.13 ACTIVOS INSERVIBLES Los activos que son retirados del servicio por inservibles, se incorporan en la subcuenta de intangibles así: 83 8315 831510 Deudoras de Control Activos Totalmente depreciados, agotados o amortizados Propiedad, planta y equipo 6.4.14 BIENES ENTREGADOS Y RECIBIDOS DE TERCEROS Los activos recibidos o entregados para uso permanente y sin contraprestación, de otros entes públicos, se incorporan como propiedades, planta y equipo, en la subcuenta que corresponda. 6.4.15 RECLASIFICACIÓN DE LOS BIENES DEVOLUTIVOS A CONSUMO Y VICEVERSA Cuando por la naturaleza, uso, destino o aplicación que se dé a los elementos devolutivos y éstos se conviertan en de consumo o viceversa, se producirá su traslado al grupo contable que corresponda, y su contabilización y movimiento en los inventarios y cuentas se hará por medio de un movimiento de ingreso y de baja del almacén con base en los comprobantes respectivos. El principio que rige la reclasificación, estará fundamentado en lo previsto desde el mismo instante de la adquisición del bien; las adquisiciones que se hagan, cuyo costo sea igual o inferior a medio salario mínimo mensual legal vigente, se podrán registrar como gasto. De igual forma se deben trasladar las compras de años anteriores cuyo costo se ajuste a este parámetro. Con base en el catálogo de clasificación de bienes emitido por el Instituto se determinará cuales bienes o elementos devolutivos son susceptibles de trasladarse a los grupos de bienes de consumo. Se deben elaborar los registros contables necesarios para los respectivos traslados de cuentas en forma coordinada con el Área de Contabilidad. Para los elementos devolutivos totalmente depreciados sobre los cuales se ha determinado su reclasificación como bienes de consumo, se deben cancelar las cuentas de los activos respectivos contra las depreciaciones correspondientes. 7. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 19 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 POLITICAS INSTITUCIONALES RESPECTO A INVENTARIOS En la administración de los bienes del Instituto, se deben tener en cuenta las siguientes políticas y las demás que sean expuestas por las entidades de vigilancia y control y la Dirección General. Los bienes que se adquieran, deben estar contemplados en el Plan General de Compras aprobado para la respectiva vigencia. Respecto de los elementos de consumo, el Instituto procurara su adquisición a través de la modalidad de contratos de suministro, teniendo en cuenta los costos y riesgos que representa el mantener inventarios en depósito. En todo caso, el control de entrega de elementos se hará por parte del Coordinador del Área de Almacén e Inventarios quien tiene las responsabilidades sobre el almacén y la persona que los reciba. Todos los elementos devolutivos deberán estar identificados teniendo en cuenta la asignación del código IDIPRON con el que se genera el registro de entrada al aplicativo. De acuerdo al catalogo de bienes, se define el tipo de marcación a realizar y el lugar; este puede ser por marcación adherida, asignada y/o grabada. IDIPRON solamente aceptara transferencias de bienes, cuando provengan de entidades de carácter publico del orden nacional o territorial, siempre y cuando dichos bienes sean necesarios para el funcionamiento del Instituto y que su operación no signifique erogaciones onerosas. Los elementos de uso comunitario, serán cargados al inventario del jefe de la dependencia y no al inventario individual de los subalternos. Por lo tanto, a ningún funcionario subalterno se le podrá exigir firmar el recibo de los elementos que no vaya a utilizar en forma exclusiva para el cumplimiento de sus labores. Toda persona que reciba bienes de propiedad del Instituto, será responsable por su buen uso, custodia y conservación. Las responsabilidades por la perdida, daño, deterioro, disminución o mal uso de bienes, se determinara, mediante la investigación administrativa o disciplinaria que se adelante conforme a la normatividad vigente. Si hay lugar a investigaciones de carácter penal, estas le corresponden a la Fiscalia General de la Nación, previa denuncia. La responsabilidad de los funcionarios del Instituto, Contratistas o Terceros respecto de la tenencia de elementos devolutivos cesara únicamente: > Cuando se haga entrega formal de los bienes puestos a su custodia y cuidado. > Cuando se efectué la reposición o pago de los bienes por parte del responsable o por la compañía de vigilancia o de seguros en las condiciones y características de los faltantes, cuya aceptación sea autorizada por el Instituto. > Cuando se produzca el fallo ejecutoriado de administrativas y penales exoneración de responsabilidades PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 20 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 La entrega de elementos devolutivos a Contratistas o Terceros vinculados mediante cualquier tipo de contrato, se hará con los mismos procedimientos aplicados a los funcionarios de planta del Instituto y por lo tanto las responsabilidades serán idénticas. Esta prohibido guardar bienes de propiedad particular en el Almacén, cualquiera que sean sus características. Todos los bienes del Instituto deberán estar asegurados contra todos los riesgos. En los eventos de bajas definitivas, se procederá a solicitar su exclusión de las pólizas correspondientes. 8. RECEPCION Y ALMACENEAMIENTO DE BIENES 8.1 RECEPCION DE BIENES Los bienes que se reciben en la bodega del almacén del Instituto según su origen, pueden ser, por adquisiciones, suministros, transferencias de proyectos, donaciones, comodatos, reposiciones y traspasos entre entidades, entre otros. No obstante, de acuerdo con la naturaleza de ciertos bienes, estos se podrán recibir directamente en el lugar donde se utilizarán, situación que se estipulará en el respectivo contrato. El documento soporte para la recepción es la copia del contrato, orden de compra, propuesta económica, remisión, factura o acto administrativo que soporta la entrega, teniendo en cuenta los siguientes criterios: 1. El Instituto deberá establecer el lugar apropiado para la guarda, custodia y conservación. 2. Cuando las características e instalación de los bienes requieran el recibido en un sitio diferente de la bodega, deberá estar establecido en el contrato. 3. La recepción del software, medios y licencias debe ser realizada con el apoyo del el Área de Sistemas, quién es la dependencia responsable de verificar y aceptar las condiciones establecidas. Si el bien posee características técnicas especiales, el interventor, supervisor del contrato o funcionario experto debe participar en su recepción y entrega como también expedir una certificación que el bien cumple con las condiciones técnicas establecidas en la propuesta económica, contrato o acto administrativo. 4. 5. Los bienes se reciben en la bodega dentro del horario de 8 y 30 AM hasta las 3:00 PM. No se recibirán bienes parcialmente y sin soportes para su recepción. 6. El responsable del Área de Contratación deberá suministrar al Área de Almacén e Inventarios con anterioridad a la entrega copia de los documentos requeridos para el recibo, quien a su vez procederá a programar la fecha y hora de entrega y la elaboración del cronograma para el recibo de los bienes si es del caso. 7. Al recibir los bienes, se debe verificar que cumplan las características, cantidad, calidad, presentación, vencimiento, estado y demás especificaciones estipuladas en (Propuesta Económica, Contrato, Orden de Compra, Acto Administrativo, Remisión y Factura) cuando se requiera se deberá relacionar marca, modelo y seriales. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 21 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 8. De comprobarse diferencias entre lo físico y lo estipulado en los documentos soporte, no se recibirán los bienes y se informara del evento al responsable del Área de Contratación para que se adelante la reclamación y se tomen los correctivos necesarios. 9. El funcionario responsable de la bodega entregara como constancia del recibo acta, factura o remisión firmada por el técnico o auxiliar administrativo responsable para que se proceda a realizar el registro en el aplicativo. 8.2 ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE DE BIENES Una vez recibidos los bienes en la bodega se procederá a su ubicación y almacenamiento hasta que se proceda su entrega, teniendo en cuenta los siguientes lineamientos: 1. Aplicar técnicas de almacenamiento que asegure la conservación y manipulación de los bienes de acuerdo a las clases de elementos y materiales, teniendo en cuenta separar los bienes tóxicos de los consumibles con el fin de evitar el deterioro o contaminación. 2. Los bienes almacenados con fecha de vencimiento, deben ser suministrados de acuerdo a su vencimiento. 3. Los bienes devolutivos nuevos deben estar almacenados a parte de los bienes usados y los retirados del servicio por obsoletos, innecesarios e inservibles. 4. Aplicación de las normas de seguridad industrial con el uso de extintores de incendio. 5. La clasificación y ubicación de los bienes debe hacerse en lugares accesibles e identificados, se debe utilizar estantes, bodegas, filas, estribas etc. que permitan el manejo, conteo, fácil ubicación, transporte y agilidad para las entregas. 6. Para asegurar la conservación y buenas condiciones de los bienes deben ser transportados para su entrega en vehículos adecuados. 7. Los funcionarios asignados a la bodega deberán utilizar los implementos entregados para su seguridad industrial, como botas de seguridad, cascos, cinturones de seguridad, blusas y guantes. 8. Los funcionarios responsables del Área de Almacén e Inventarios deben realizar controles periódicos a las existencias físicas de los bienes almacenados contra los listados con los registros contables. 8.3 INGRESO A LOS INVENTARIOS Y REGISTROS EN EL ALMACEN La entrada de bienes al Almacén según su origen, puede producirse por alguno de los siguientes conceptos: adquisiciones, transferidos de los proyectos, donaciones, bienes recibidos en comodato, reposiciones y traspasos entre entidades. El documento soporte para el ingreso es la copia del contrato, orden de compra o acto administrativo que soporta la adquisición, transferencia, donación, comodato, reposición o traspaso, la factura y/o remisión. La PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 22 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 comunicación escrita expedida por el experto técnico deberá quedar anexa al comprobante de entrada, si se requiere. El Técnico o Auxiliar Administrativo responsable debe asegurarse que la documentación esté completa y cumpla con lo aprobado en las tablas de retención documental, que los bienes fueron recibidos y los registra en el aplicativo, clasificándolos de acuerdo a sus características, uso, clase, naturaleza y destino. Cuando el ingreso es sobre activos fijos o devolutivos, se debe asignar a cada bien, una placa de identificación por código de barras para facilitar el control de los mismos, imprimirla en los rótulos de poliéster plata y adherirla al bien. En los casos en que no se pueda adherir la placa, el número se manejará en el registro del aplicativo, con el fin de garantizar el seguimiento. Al comprobante de almacén se anexa los documentos soporte y se archivan previamente firmados por el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios y por el Técnico o Auxiliar Administrativo. Nota: El ingreso de los bienes al almacén se considera perfeccionado cuando el Responsable del Área de Almacén e Inventarios, el responsable de Bodega y el Técnico Administrativo o Auxiliar Administrativo, firmen el comprobante de ingreso, que es el registro soporte del ingreso a los inventarios de IDIPRON y para efectuar los registros en contabilidad y proporciona evidencia de actividades. El comprobante de ingreso al almacén de los bienes adquiridos constituirá un soporte para reconocer y pagar la obligación al proveedor. El Técnico o Auxiliar Administrativo será el encargado de relacionar mensualmente los bienes ingresados que deben ser asegurados y proyectar una comunicación para la firma del Responsable del Área de Almacén e Inventarios sobre el reporte de las novedades al Corredor de Seguros. 8.3.1 Compra de Bienes y Elementos Son las operaciones mercantiles a través de las cuales el Instituto erogación de fondos de conformidad con las disposiciones vigentes. adquiere los bienes mediante la La recepción de los bienes debe realizarse en el Almacén, según lo pactado en el contrato o pedido correspondiente. No obstante puede recibirse directamente en los lugares de utilización y en todo caso el funcionario responsable del Almacén verificara la operación. La entrada se perfecciona cuando el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios o quien haga sus veces recibe los elementos y firma la factura o comprobante de recibo. Para que dicha persona reciba los bienes debe previamente confrontar las características físicas de los bienes objeto de la entrada referente a cantidad, clase, marca, estado, etc., contra los documentos que sustenten la operación. A la llegada de los bienes al Almacén, el funcionario autorizado del Área de Almacén elaborara el respectivo comprobante de entrada con base en la factura comercial y la orden de compra, propuesta económica o contrato si fuere el caso. En los contratos o pedidos donde se estipulen las especificaciones técnicas de determinados materiales o equipos y cuyo funcionamiento deba verificarse mediante pruebas, la recepción en el Almacén se hace a PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 23 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 titulo de depósito y en forma condicional, mientras se produce el concepto sobre el resultado de dichas pruebas requeridas para su recibo a satisfacción. A los bienes que se encuentren en el Almacén sin registros en inventarios, se les hará el ingreso de la siguiente manera: se identificaran conforme a las agrupaciones según su género y especie, con precios y características y se elaborara el comprobante de ingreso con sus respectivas observaciones. Cuando se trate de elementos devolutivos, se procederá a su plaquetizacion. 8.3.2 INGRESO Y REGISTRO AL ALMACEN DE BIENES DONADOS Cuando se reciban bienes a titulo de donación de personas naturales o jurídicas, traspasados de otras entidades públicas, se deben recibir con base al convenio, contrato o acto administrativo y el acta de entrega suscrita por el donatario, la cual debe ser firmada por el representante legal o su delegado, tratándose de una persona jurídica y por el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios. Hay donación cuando se transfiere a título gratuito e irrevocable la propiedad de un bien que le pertenece, previa aceptación del representante legal de la entidad donataria. El contrato o acto administrativo debe contener la relación de los elementos objeto de la donación o transferencia. Si los bienes no están valorizados, los valores que se den, serán los que determine el IDIPRON, mediante avalúo que para tal efecto se levante. Cuando los elementos donados vengan valorizados en moneda extranjera para efectuar el ingreso al almacén y su registro contable, se deberá efectuar la conversión a moneda nacional, para lo cual se tendrá en cuenta la tasa de cambio de la divisa, fijada por el Banco de la República. Si los bienes donados poseen características técnicas especiales un funcionario experto debe participar en su recepción y certificar mediante comunicación escrita que el bien cumple con las condiciones técnicas establecidas en el contrato. Se les dará ingreso, registrando la información en el aplicativo y generando el comprobante de almacén, identificando el tipo de operación, con las especificaciones y valores que se fijen, anexando los documentos soporte y los archiva previamente firmado por el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios. 8.3.3 INGRESO Y REGISTRO AL ALMACEN DE BIENES RECIBIDOS EN PRESTAMO O COMODATOS Cuando se reciban bienes a titulo de préstamo o comodato para uso permanente y sin contraprestación de una entidad de derecho público o privado, se deben recibir con base al convenio, contrato o acto administrativo y el acta de entrega suscrita por el comodatario, firmada por el representante legal o su delegado, tratándose de una persona jurídica y por el por el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios del Instituto. Los bienes relacionados en el acta deben estar valorizados y debe especificar el término de duración del comodato. Cuando los elementos recibidos en comodato vengan valorizados en moneda extranjera para efectuar el ingreso al almacén y su registro contable, se deberá efectuar la conversión a moneda nacional, para lo cual se tendrá en cuenta la tasa de cambio de la divisa, fijada por el Banco de la República. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 24 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Los activos recibidos en comodato de una entidad de derecho privado, se registran en las cuentas de orden denominadas bienes recibidos de tercero. Los activos recibidos, de otros entes públicos, se deben incorporar como propiedad, planta y equipo, en la subcuenta que corresponda y mantener el registro de los mismos para su control, para lo cual se tendrá carpeta de seguimiento y custodia de estos bienes, hasta la cancelación del contrato con la devolución de los bienes. Si los bienes poseen características técnicas especiales un funcionario experto debe participar en su recepción y certificar mediante comunicación escrita que el bien cumple con las condiciones técnicas establecidas en el contrato. La información de los bienes se registran en el aplicativo y se genera el comprobante de almacén, identificando el tipo de operación, anexando los documentos soporte y los archiva previamente firmado por el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios. Cuando finalice el plazo contractual pactado, se procederá a efectuar la salida y se cancelarán las cuentas contables respectivas. 8.3.4 Ingreso y Registro de Bienes Adquiridos por Caja Menor o por Contratos de Tipo Servicios Los bienes devolutivos que se adquieren por caja menor o por contratos de tipo servicios, se ingresan y registran en el movimiento del almacén, aunque estos hayan sido recibidos directamente en el lugar de utilización. Los bienes de consumo sufrirán este trámite cuando se trate de aumentar las existencias en el almacén. Para lo cual el responsable de la caja menor o supervisor del contrato, deberá informar la compra o suministro de los bienes al Coordinador del Área de Almacén e Inventarios para que realice el ingreso a los inventarios, entregando copia de la factura. El Técnico administrativo responsable debe asegurarse que la documentación esté completa, que los bienes fueron recibidos y plaqueteados y los registra en el aplicativo, clasificándolos de acuerdo a sus características, uso, clase, naturaleza y destino. Se genera el comprobante de Almacén anexando los documentos soporte y los archiva previamente firmado por el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios. Para el caso de los bienes de consumo que no se reciben físicamente en el Almacén y son suministrados a través de contratos de servicios, entre otros, combustibles, lubricantes, llantas, neumáticos y repuestos que deben ser ingresados al almacén y el registro contable; Le corresponde al Interventor o Supervisor del Contrato realizar los controles que se requieran. Al respecto el CONCEPTO 08269 - 10 de Agosto de 1998 de la Contaduría General de la Nación estableció: Extracto: “(...) desde el punto de vista contable no necesariamente se hace obligatorio la utilización de la en la cuenta 1910- Cargos Diferidos para el registro de la adquisición de elementos de consumo, teniendo en cuenta que muchos de ellos no ingresan físicamente al almacén, sino que son entregados directamente al servicio. Debe afectarse directamente al gasto cuando su aplicación y beneficio son simultáneos, o cuando la materialidad o tiempo de permanencia de los elementos no justifique diferirlo. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 25 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 8.3.5 Ingreso y Registro al Almacén de Bienes Reintegrados Es la devolución al Almacén de bienes que no se requieren en una dependencia, para el cumplimiento del objetivo para el cual fueron destinados, pudiendo la administración optar por la habilitación, redistribución o baja de los mismos. El Funcionario autorizado del Área de Almacén al recibir los bienes deberá verificar su estado, clase, calidad, marca, serie, modelo y demás características que se encuentren en el comprobante de inventario. Al encontrar conforme el bien, hará la correspondiente entrada al Almacén. En el evento en que los elementos no concuerden o hayan sido sustituidos o tengan diferentes especificaciones, el funcionario autorizado del Área de Almacén se abstendrá de recibir el bien e informara al Coordinador del Área de Almacén e Inventarios sobre la situación para que se investiguen los hechos y se establezcan las responsabilidades correspondientes. Por ninguna razón el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios deberán aceptar la sustitución o reemplazo de bienes entregados inicialmente, por otros diferentes, o aceptar bienes dañados, deteriorados, con roturas o averías sin haber determinado la causa de la perdida o deterioro. 8.3.6 Ingreso y Registro de Sobrantes Cuando en desarrollo de la toma física de inventarios en la bodega o en las dependencias, se identifique que existen elementos sobrantes se levantará el informe correspondiente como soporte. Se les dará ingreso, registrando la información en el aplicativo y generando el comprobante de almacén, identificando el tipo de operación de bienes por sobrantes, de acuerdo a lo estipulado en el acta. Para lo cual se deberá tener en cuenta los siguientes criterios: 1. Efectuar una revisión para comprobar que no se trata de elementos que están bajo responsabilidad de otro funcionario o contratista. 2. Si los bienes encontrados se encuentran en la bodega, se debe verificar que no se trata de bienes, mal referenciados o entregados incorrectamente, a lo cual procedería una compensación. Se debe tener en cuenta que donde sobran bienes, lo más posible es que falten en otro lado. 3. Los sobrantes se valorizarán teniendo en cuenta su estado, el valor de mercado, o el que fije el funcionario designado. 8.3.7 Ingreso y Registro de Bienes Recuperados Es la restitución física de bienes que han salido del patrimonio de la entidad y que han sido descargados del inventario y de la contabilidad. En el evento de la recuperación de bienes, estos deben ingresar inmediatamente al Almacén por medio del comprobante de entrada detallando las características y especificaciones de los elementos. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 26 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Si hubiere proceso de responsabilidad fiscal en curso, deberá informarse a la Subdirección Técnica, Administrativa y Financiera o a la dependencia que tenga la competencia sobre el control disciplinario interno y a la Unidad de Investigaciones Fiscales de la Contraloría Distrital para que cese o varié su valor. 8.3.8 Ingreso y Registro de Bienes por Reposición Es el proceso administrativo por el cual se reemplazan los bienes faltantes o los que han sufrido daños, por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros elementos iguales o de similares características. De igual manera se produce reposición cuando el proveedor reemplaza el elemento inicial por otro en cumplimiento de la garantía otorgada en la venta. La entrada de bienes por reposición, debe soportarse con los siguientes Documentos: > Acta de baja de los elementos faltantes. > Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes o la Compañía Aseguradora, ofreciendo los bienes que va a reponer y detalle de estos. > Aceptación por parte del Coordinador del Área de Almacén e inventarios, de la viabilidad de la reposición del bien. > Acta o Concepto técnico de reposición, que certifique que los bienes ofrecidos reúnen las mismas características de los bienes faltantes. > Informe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas donde se indican las causas que originan la reposición del elemento por garantía de venta, cuando se trate de equipos de cómputo y de sistemas; en caso de elementos diferentes, el informe debe proceder del responsable de su custodia y uso. 8.3.9 Ingreso y Registro de partes por aprovechamiento a partir del desmantelamiento: Cuando se produzca desmantelamiento o desmonte de instalaciones y equipos, las partes o piezas que sean reutilizables deberán ser recibidas por el Técnico o auxiliar administrativo responsable, los nuevos bienes ingresarán con base en el acta de la diligencia que para el efecto se levante. Dicha acta deberá estipular la denominación de los bienes, sus características, cantidades y el avalúo que funcionario competente les haya practicado. Se les dará nuevamente ingreso, registrando la información en el aplicativo y generando el comprobante de almacén, identificando el tipo de operación de bienes por aprovechamiento, de acuerdo a lo estipulado en el acta. 8.3.10 Ingreso y Registro por Compensaciones La compensación se produce cuando se completa el número de bienes faltantes con bienes sobrantes de similares características físicas o técnicas, tales como: Clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido generar confusión en los recibos o salidas de almacén. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 27 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 La compensación deberá ser aprobada por el Subdirector Técnico, Administrativo y Financiero del Instituto. En este caso se dará ingreso a la bodega de la cantidad sobrante compensada y se efectuará la baja del faltante por la misma cantidad. Los faltantes que no fuera posible compensar deben quedar a cargo del responsable al cual se le habían suministrado. Se les dará ingreso, registrando la información en el aplicativo y generando el comprobante de almacén, identificando el tipo de operación de bienes por compensación, de acuerdo a lo estipulado. Simultáneamente se dará de baja a los bienes sobrantes por los que fueron compensados. 8.3.10.1 Ingreso y Registro por Renovación de equipos por cambio tecnológico Cuando los elementos devolutivos sean reemplazados por otros que ofrezcan mejores ventajas tecnológicas, pueden darse las siguientes situaciones: Que los equipos en uso los conserve el Instituto. En tal caso se reintegraran al Almacén para determinar posteriormente su destino final. Que el proveedor reciba en parte de pago los equipos en uso. El Comité de Inventarios intervendrá para recomendar la correspondiente operación, por efectos de entrega de los elementos al proveedor. Los nuevos elementos ingresaran por el valor el establecido en los respectivos documentos soporte o en su defecto, por el valor comercial. Cualquiera que sea la situación de reemplazo, se elaboraran los documentos y efectuaran los registros correspondientes a reintegros, bajas, ingreso al Almacén y entrega de elementos. 8.3.10.2 Ingreso y Registro por Indemnización de Siniestro Es el proceso administrativo por el cual se ingresan bienes al Instituto como consecuencia de la indemnización que en cumplimiento de contratos de seguros, cancele la Compañía Aseguradora con la cual el Instituto tenga suscrito las pólizas de seguro para amparar sus bienes, o la de un tercero que haya afectado un bien del Instituto. Una vez el Instituto acepte que el bien a ingresar cubre el valor del bien siniestrado, la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera aprobara la indemnización en especie, mediante comunicación en tal sentido a la Compañía Aseguradora. La Compañía Aseguradora, una vez realice la indemnización, expedirá un documento en el que certifique que los bienes entregados, quedan de propiedad del Instituto. Cuando apliquen erogaciones del Instituto por efecto del deducible establecido en las pólizas, se efectuara el ingreso al Almacén por el valor indemnizado más el incluido en el documento que establezca la diferencia a pagar por parte del Instituto, el cual corresponderá al valor del bien. 8.3.11 Ingreso y Registro por Transferencias recibidas de otras Entidades Hay transferencia cuando por voluntad de una persona jurídica se transfiere gratuita o irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece, a favor de IDIPRON, previa aceptación de la Subdirección Técnica, Administrativa y Financiera, la cual se regula por las normas vigentes sobre la materia. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 28 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Cuando IDIPRON reciba bienes a titulo de transferencia de una entidad estatal del orden nacional o territorial, el funcionario responsable del Almacén elaborara el comprobante de entrada por transferencia e informara al Área de Contabilidad para los registros contables a que haya lugar. El comprobante de entrada se hará con base en la resolución de baja de la entidad que hace la transferencia debidamente diligenciada y la cual debe contener la relación de los elementos por agrupación de inventario, cantidad, valor unitario y valor total. 8.4 EGRESO DE ALMACEN O SUMINISTRO DE BIENES Un egreso es la salida física de los bienes del almacén originada por suministro o entrega de elementos; bajas inservibles e innecesarios; bienes dados en préstamo; traspaso a otras entidades públicas. El comprobante de salida de bienes del almacén es el documento que identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio, la responsabilidad por la custodia, administración, conservación, etc., por parte del Coordinador del Área de Almacén e Inventarios quedando en poder quien recibe, también es el documento soporte para registros de movimientos por salidas en los listados del almacén, control de inventarios de devolutivos en servicio y asientos contables. El comprobante de salida debe elaborarse en forma simultánea a la entrega de bienes, con base en la solicitud de pedido debidamente tramitada y autorizada por el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios. El comprobante de salida debe establecer la persona responsable de recibir los bienes, quién en el momento de la recepción debe firmarlo, no debe contener tachones, enmendaduras, adiciones o correcciones. Sin excepción alguna, los funcionarios del almacén no pueden hacer firmar el comprobante de salida de bienes del almacén al destinatario mientras no le entregue todos los bienes que en él figuren, como tampoco quedar debiendo o que posteriormente se entreguen determinados elementos. Para el caso de los activos fijos el bien respectivo será cargado al inventario del funcionario o contratista. Cuando se trate de entrega de bienes a entidades o personas naturales o jurídicas, la firma en el comprobante es la persona que está autorizada legalmente para recibirlos. 8.4.1 Egreso o Suministro de Bienes de Consumo Los bienes de consumo serán suministrados previa solicitud de pedido realizado por el funcionario competente y la entrega de los bienes se hará directamente a la persona señalada en el comprobante de egreso y en cada dependencia siguiendo los siguientes lineamientos: Solicita a través del aplicativo Web y/o del formulario de solicitud los elementos de papelería y útiles de oficina requeridos en la dependencia. El Coordinador del Área de Almacén e Inventarios, recibe la solicitud, verifica con base en las estadísticas de suministros que las cantidades se ajusten a los históricos y se aprueba la solicitud. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 29 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 En caso de tener stock de existencias en el Almacén, registra en el aplicativo los bienes solicitados, genera el comprobante de egreso de bienes de almacén y se aprueba su entrega. En caso de no tener stock de existencias en bodega, el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios informara dicha situación para que se proceda a realizar el correspondiente proceso de contratación. 8.4.2 Egreso o Suministro de Bienes Devolutivos o Activos Fijos Los bienes devolutivos o activos fijos serán suministrados previa solicitud del funcionario competente y la entrega de los bienes se hará directamente a la persona señalada en el comprobante de egreso, de acuerdo a los siguientes lineamientos: El Área de Almacén e Inventarios verifica las existencias de solicitados y las especificaciones del activo en cuanto a descripción, seriales si los tiene y placa de inventario, registra en el aplicativo los bienes solicitados y genera el comprobante de egreso de almacén y lo entrega al Técnico o Auxiliar Administrativo responsable de la entrega física de los bienes. El Técnico o Auxiliar Administrativo responsable efectúa la entrega física de los bienes al solicitante teniendo en cuenta las placas, cantidades, referencias y especificaciones de los mismos. El solicitante recibe los bienes y firma el comprobante, con lo cual se hace responsable de la custodia y correcta utilización de los bienes suministrados, cesando de esta manera la responsabilidad del almacenista por la custodia, protección y conservación y quedando bajo la responsabilidad a quién los recibe. Por ningún motivo se entregaran los bienes a persona diferente a la que establezca el comprobante. El Coordinador del Área de Almacén e inventarios valida que la información del comprobante corresponda con la solicitud recibida, firma el comprobante y lo entrega para su archivo. En caso de no tener existencia de los bienes solicitados, comunica al Coordinador del Área de Contratación para que determine la viabilidad de la adquisición. 8.4.3 Egreso de bienes entregados en comodato Se entiende que hay préstamo cuando se entrega un bien a otra entidad para que por algún tiempo tenga uso de él, con la obligación de restituirlo. Se distinguen los siguientes casos: Para el comodato o préstamo de uso de bienes muebles, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: > Solicitud escrita de la entidad que necesita los bienes, dirigida a la Dirección General del Instituto, con indicación del destino que vaya a darles, compromisos que adquiere sobre mantenimiento, custodia y buen uso, término del préstamo, nombre y cargo de la persona que debe recibidos. > Elaboración y legalización del contrato. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 30 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 > Acta de entrega y recibo de los bienes, firmada por todos los actuantes y el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios, que será el soporte para elaborar el registro en el aplicativo, identificando el tipo de operación de egreso de bienes entregados en comodato para la contabilización. > Los bienes seguirán siendo controlados administrativa y contablemente en las cuentas respectivas, hasta el tiempo que se venza el plazo de duración del contrato de comodato y los bienes sean devueltos al IDIPRON. > El Coordinador del Grupo de Área de Almacén e Inventarios valida que la información del comprobante, firma el comprobante y lo entrega para su archivo. 8.4.4 Baja de Bienes y Elementos Baja de bienes es el procedimiento mediante el cual se retira definitivamente un elemento del patrimonio del Instituto, por alguna de las siguientes situaciones: por ser inservible, reposición, renovación, obsolescencia, destrucción, desmantelamiento, hurto o cuando el bien no se encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual fue adquirido, decisión soportada a través de acto administrativo motivado, que además indica el destino final del bien. Los procedimientos para dar de baja un bien, difieren de acuerdo con las características de este. Por eso hay que tener en cuenta si se trata de bienes servibles o inservibles, como criterio básico para determinar su destino, teniendo como alternativas la venta directa o en pública subasta, la transferencia a otras entidades de derecho público o la destrucción La baja se perfecciona con el retiro físico, la firma del acta de conformidad con el hecho que la origino y el descargo de los registros contables de inventario. El acta de baja constituye el documento soporte principal para dar salida a los bienes de Almacén, por motivos de destrucción, entrega, desmantelamiento, venta, hurto u otra modalidad de retiro de elementos de inventario. El acta de baja definitiva será suscrita por el Subdirector Técnico, Administrativo y Financiero, por el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios y por la persona autorizada de la entidad que reciba los bienes. 8.4.4.1 Procedimientos Generales para dar de Baja Baja de Bienes devolutivos inservibles: El Área de Almacén e Inventarios enviara un memorando circular para todas las dependencias del Instituto comunicando la decisión de realizar una baja sobre todos los bienes devolutivos inservibles que se encuentren en ese estado para lo cual las dependencias interesadas deberán remitir una relación indicando la descripción del bien a dar de baja y el numero de placa correspondiente. El Área de Almacén e Inventarios elaborara en forma individual el acta de reintegro de elementos devolutivos por inservibles por dependencia y por responsable que tenga a cargo los elementos, la cual será firmada por el funcionario que entrega, el funcionario que elabora el acta y por el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 31 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Se adelanta el registro de reintegro de los elementos devolutivos inservibles a bodega en el aplicativo sistematizado, documento que deberá ser firmado por el funcionario que revisa, el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios y por el Subdirector Técnico Administrativo y Financiero. El Coordinador del Área de Almacén e Inventarios emitirá un informe al Presidente del Comité de Inventarios con la necesidad de poner en consideración la realización de una baja de bienes tipificados como inservibles. El Área de Almacén e Inventarios elaboraran el consolidado correspondiente, que deberá incluir la descripción del elemento y el grupo a que corresponde. Este documento deberá ser firmado por el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios. El Presidente del Comité convocara a los miembros del Comité de Inventarios el cual esta conformado por el Jefe del Área de Contabilidad del Instituto y por el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios quien hará las veces de secretario. El Coordinador del Área de Almacén e Inventarios presentaran al Comité de Inventarios el consolidado de los bienes y elementos devolutivos inservibles a dar de baja. El Comité analizara todos los documentos soporte presentados para la baja, y nombrara a funcionarios o personas idóneas que reúnan cualidades técnicas que le permitan constatar el estado de inservibilidad de los bienes, inspección que de acuerdo al grado de dificultad deberá ser hecha por personal experto interno o externo quienes se basaran en técnicas precisas. El concepto emitido debe determinar con certeza el grado de utilidad que tiene el bien y deberá definir a cuales bienes o elementos se les solicitara la baja definitiva. Cuando se trate de equipos y elementos electrónicos contaminantes que vayan a darse de baja será necesario contar con el correspondiente concepto técnico por parte del Área de Gestión Ambiental quien se encargara de determinar el destino final de los mismos. Una vez se realicen todas las inspecciones necesarias y se tengan los correspondientes conceptos técnicos requeridos, deberán ser remitidos al Presidente del Comité de Inventarios para su análisis, quien por su parte solicitara a la Dirección General del Instituto previa presentación de todos los documentos soporte, su autorización y aprobación para continuar y gestionar la correspondiente baja. Por su parte el Área de Almacén e Inventarios procederán a elaborar el proyecto de resolución mediante la cual se ordena la baja, por subasta pública, de los bienes inservibles de propiedad del Instituto, el cual deberá contar con el visto bueno previo de la Oficina Jurídica. Una vez firmada la resolución por la Dirección General del Instituto, el Área de Almacén e Inventarios deberá gestionar ante el martillo del Banco Popular o entidad financiera correspondiente su vista para la inspección, avaluó y fijación del sistema de oferta. El Área de Almacén e Inventarios deberá enviar al martillo del Banco Popular o de la entidad financiera el listado de todos los bienes y elementos inservibles a rematar y se le comunica el valor base fijado para el remate de esos bienes y elementos. El Área de Almacén e Inventarios procederá a generar el documento baja de elementos inservibles en bodega el cual deberá ser registrado en el aplicativo sistematizado y firmado por el funcionario examinador PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 32 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 de documentos del Área de Almacén, por el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios y por el Subdirector Técnico Administrativo y Financiero. El martillo del Banco Popular o de la entidad financiera enviará al Instituto la carta de aceptación para la realización del remate, junto con los términos y condiciones establecidas para la correspondiente subasta. Una vez cumplido el proceso del remate el martillo del Banco Popular o de la entidad Financiera enviara al Instituto un informe sobre el remate y copia del acta de adjudicación del mismo. Finalmente el martillo del Banco Popular o entidad Financiera presentara al Instituto un informe definitivo junto con la liquidación del proceso, valor consignado y demás documentos soportes obtenidos durante la operación. 8.4.4.2 Baja de bienes servibles Es la salida definitiva de bienes que se encuentran en buenas condiciones, pero que no son requeridos por el Instituto para el normal desarrollo de sus actividades, o de aquellos bienes que estando en servicio activo o depósito han desaparecido, respecto de los cuales, mediante trámite administrativo de investigación, se determine que en el funcionario, Contratistas o Terceros a cuyo cargo se hallaban, no recae responsabilidad alguna o que habiéndose establecido responsabilidad, se efectué su pago o reposición. La salida definitiva del Almacén de bienes servibles, debe estar soportada por la correspondiente resolución de Ordenación de Baja, la cual constituye soporte del Acta de Baja. Dicha resolución deberá contener la relación detallada y pormenorizada de los bienes muebles objeto de la operación, los grupos de Inventario, los costos unitarios y totales y el destino que se dará a los mismos. El documento de salida definitiva del Almacén, deberá ser firmado por el Subdirector Técnico, Administrativo y Financiero y por el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios del Instituto. 8.4.4.3 Baja de bienes inservibles Es el retiro definitivo de bienes que por su desgaste, deterioro u obsolescencia física, no son de utilidad para el servicio del Instituto. 8.4.4.4 Comité de Inventarios El Comité de Inventarios del Instituto estará conformado por los siguientes funcionarios: El Subdirector Técnico Administrativo y Financiero o quien haga sus veces, quien siempre lo presidirá. El Coordinador del Área de Almacén e Inventarios, quien ejercerá la Secretaria Técnica. El Coordinador del Área de Contabilidad o quien haga sus veces. En casos especiales se podrá invitar a los siguientes funcionarios. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 33 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 El Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado. A quien el Comité considere que pueda aportar elementos de juicio necesarios para cumplir con los objetivos de su competencia. No obstante la responsabilidad directa que compete a la Subdirección Técnica, Administrativa y Financiera y al Área de Almacén e Inventarios del Instituto conforme a las disposiciones legales y reglamentarias, el objetivo principal del Comité de Inventarios es establecer planes y programas al interior del Instituto que permitan mantener actualizados los inventarios del mismo y dentro de esta perspectiva tendrá las siguientes funciones: Establecer los parámetros para el diseño de los mecanismos y acciones requeridas para la realización de los inventarios físicos del Instituto. Evaluar y aprobar el acta de baja y destino final de los bienes declarados inservibles o no utilizables por el Instituto, previo análisis y presentación de las investigaciones, estudios técnicos y jurídicos correspondientes, dentro de los cuales se podrán contemplar factores como; resultado de la evaluación costo-beneficio, valor de mantenimiento, concepto técnico, nivel de uso, tecnología, costos de bodegaje, estado actual y funcionalidad entre otros. Analizar y conceptuar sobre los resultados arrojados por los análisis y avalaos técnicos realizados al interior o exterior del Instituto en materia de reclasificación de bienes, determinación del catalogo de elementos, entre otros que permitan claridad en la administración de estos. Ejercer seguimiento a la gestión de las acciones requeridas para realizar la evaluación de aquellos bienes que lo requieran, a partir de consultas técnicas, comerciales y contables con personal experto entre otros y si algún caso lo amerita, podrá ser citado a reunión un representante de los peritos. Analizar las características y comportamiento de los bienes del Instituto y demás factores que considere necesarios, para determinar la reclasificación de bienes devolutivos a bienes de consumo cuando haya lugar. Las demás que le asignen las Leyes, Decretos, Acuerdos o procedimientos internos diseñados por el Instituto. 8.4.4.5 Venta de Bienes Es la operación mercantil consistente en la transferencia del domino de un bien servible o inservible a cambio de un precio representado en dinero, ya sea a una persona natural o jurídica. El valor que resulte del avalúo efectuado a los bienes a darse de baja, determinara la modalidad del procedimiento para la venta, en los términos previstos en la ley 8.4.4.5.1 Procedimiento para la Venta Directa PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 34 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Cuando se seleccione el procedimiento por venta directa, se procederá de conformidad con la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan Una vez definido el valor de los bienes a dar de baja por venta, se fijara un aviso durante tres (3) días hábiles en lugar visible al público, en las carteleras de la sede Administrativa, indicando la descripción de los bienes, cantidad, fecha y horas para su inspección, valor, plazo para el recibo de propuestas y toda información que sea necesaria para la recepción de ofertas en igualdad de condiciones. Dicho aviso también se publicara en la página WEB del Instituto. En las operaciones de venta directa, se aplicara el régimen de contratación estatal, para lo cual la Oficina Asesora Jurídica, apoyara al Comité de Inventarios en lo pertinente. Las propuestas serán evaluadas por el Comité de Inventarios, para recomendar la más favorable al Instituto, de conformidad con los criterios de selección establecidos en las normas que rigen la materia. Cumplido el anterior proceso, la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera trasladara la totalidad de los soportes a la Oficina Asesora de Jurídica, para el análisis, concepto y elaboración del contrato de compraventa. Surtido este paso, se suscribirá el contrato por las partes. 8.4.4.5.2 Procedimiento para la Venta en Pública Subasta. De conformidad con el artículo 14 del Decreto 855 de 1994, modificado por el Decreto 4117 del 22 de noviembre de 2006 (Diario Oficial 46.460), “las entidades estatales podrán dar en venta bienes su propiedad que no requieran para su servicio por el procedimiento de remate o subasta, a través del sistema de martillo utilizado por las entidades financieras debidamente autorizadas para el efecto y vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, en los eventos en que el Instituto así lo determine mediante acto administrativo. La Subdirección Técnica, Administrativa y Financiera del Instituto solicitara los servicios del Martillo, anexando una relación detallada de los bienes a vender con sus respectivos precios base del remate, como valores mínimos de venta aceptables para el Instituto, indicando los sitios de almacenamiento de los bienes para su respectiva exhibición. A esta solicitud se acompañara copia de la resolución de ordenación de baja. La Subdirección Técnica, Administrativa y Financiera del Instituto escogerá la entidad financiera encargada de realizar la pública subasta, atendiendo el principio de selección objetiva establecido en la ley. La fecha de la visita para la inspección de los elementos, determinación de la conformación de los lotes, eventual modificación del precio base del remate y demás aspectos necesarios para llevar a cabo el proceso, se establecerá conjuntamente entre la Subdirección Técnica, Administrativa y Financiera y la entidad financiera favorecida. 8.4.4.6 Baja por Traspaso a otras Entidades Publicas Los bienes de propiedad de IDIPRON no podrán ser objeto de donación a favor de personas naturales o jurídicas de derecho privado, según lo establecido en el artículo 355 de la Constitución Política. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 35 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Únicamente podrá haber baja de bienes bajo la modalidad de transferencia, en los casos en que previa recomendación del Comité de Inventarios y a juicio del Director General del Instituto, deban entregarse a otra entidad estatal. Dichos bienes dados de baja mediante los procedimientos legales de rigor, serán inventariados separadamente o por lotes uniformes, según su naturaleza, obsolescencia, valores registrados en libros o el mecanismo que este utilizando el Instituto para el manejo de inventarios y servicio que puedan prestar realmente. Este inventario debe anexarse al ofrecimiento formal que de tal transferencia haga IDIPRON a las entidades públicas escogidas como posibles beneficiarias. En todo caso la transferencia se sujeta a las disposiciones que regulan la materia. Oída la recomendación del Comité de Inventarios, mediante acto unilateral el Director General de IDIPRON designara la o las entidades de derecho público del orden nacional o territorial que recibirán la transferencia así aprobada. Estas personas manifestarán su interés para actuar como beneficiarias de los bienes mediante respuesta suscrita por su Representante legal. Escogida la persona o personas de derecho publico beneficiarias de la transferencia, se procederá a la elaboración de la resolución o convenio Inter. Administrativo, discriminando los bienes objeto de la misma y las condiciones en que aquella transferencia se realizara, de conformidad con las disposiciones del Código Civil y el Estatuto de Contratación Pública. Suscrito el acto administrativo, se firmar. el acta de entrega de los bienes en donde figuren estos, con sus características, cantidad, valores registrados en inventarios, unidad de medida y estado en que se encuentran, conjuntamente por los Almacenistas o los funcionarios facultados por las entidades que realizan la transacción y por el Subdirector Técnico, Administrativo y Financiero de IDIPRON. 8.4.4.7 BAJAS POR DESMANTELAMIENTO La operación de desmantelamiento ocurre cuando las partes de un bien son separadas, para aprovechar aquellas que pueden ser utilizadas, con lo cual se pierde la característica inicial de dicho bien. El desmantelamiento puede darse cuando los costos de mantenimiento sean onerosos o cuando se presente pérdida parcial o daño irreparable del bien. Para las operaciones de desmantelamiento, debe mediar la intervención del Comité de Inventarios, debiendo levantarse el acta respectiva, en la cual se discriminen las partes recuperadas y las desechadas por destrucción, lo mismo que los correspondientes valores. Cuando se trate de equipos de cómputo, con base en el informe técnico de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, se podrá ordenar el desmantelamiento de bienes inservibles con reintegro al almacén de las partes utilizables. En este caso, se procederá a dar de baja definitiva el respectivo bien y a su vez, dichas partes entrarán al Almacén por el valor que se haya determinado para el efecto, de conformidad con lo expresado en la respectiva acta. 8.4.4.7.1 Desagregación de bienes Es la separación de las partes de los bienes en servicio o en bodega, que se encuentran registrados en los inventarios como una sola unidad. La desagregación de los bienes se realizar siempre que se requiera efectuar cambios en su configuración y el valor del componente a cambiar no se encuentre individualizado. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 36 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 En el evento que se requiera un cambio en un equipo de cómputo ya sea por reemplazo, reposición, pérdida o daño, sustitución por cambios o actualizaciones tecnológicas y el valor de los componentes no se encuentre discriminado, los porcentajes que se aplicarán en la desagregación serán los siguientes: CPU MONITOR TECLADO MOUSE 85% 10% 3% 2% El Área de Almacén e Inventarios conjuntamente con el Área de Sistemas, desagregaran el costo histórico del elemento, para determinar el valor porcentual de las partes que lo componen. 8.4.4.8 Baja de bienes entregados en dacion de pago o permuta Es la operación mercantil consistente en la transferencia del dominio de un bien servible a cambio de otro elemento, sin perjuicio de lo previsto en la legislación civil vigente. En tal circunstancia, se dará de baja definitiva al elemento que se entrega y entrada al Almacén al bien que se recibe. Hay permuta de bienes cuando se cambia uno por otro o como parte de un valor transfiriéndose recíprocamente el dominio de ellos, el cual debe quedar estipulado en un Contrato de Compraventa. El Contrato de Compraventa debe contener la enumeración de cada uno de los bienes, grupo, placa de inventario y descripción de bienes que permitan su exacta y completa identificación y el valor establecido como la parte del pago. Los documentos soporte que se deben anexar son: Acta de Entrega de los Bienes firmada por los actuantes y el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios que será soporte para elaborar el registro en el aplicativo, identificando el tipo de operación de baja para la contabilización. Los bienes que se entreguen al IDIPRON seguirá el proceso de ingreso por adquisición de bienes y el valor de incorporación corresponderá al valor comercial establecido en el contrato. El Coordinador del Área de Almacén e Inventarios verificara la información del comprobante, lo firma y lo entrega para su archivo. 8.4.4.9 Responsabilidad Administrativa y Disciplinaria Los servidores públicos y los particulares que presten sus servicios al Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud, como también los contratistas o Terceros que tengan, usen, administren o transporten bienes de propiedad del Instituto, son responsables por la pérdida o daño que sufran cuando estos no provengan del deterioro natural de su uso o de otra causa justificada. La firma de los comprobantes de egresos y de los inventarios individuales por parte de los funcionarios o contratistas, implica responsabilidad administrativa, disciplinaria o en su caso fiscal de los bienes a su cargo y, por lo tanto, serán responsables directa e individualmente por la pérdida, daño o deterioro de los mismos, salvo que provengan del desgaste natural que sufren las cosas y bienes en servicio o inservibles no dados de baja. Sin perjuicio de la obligación de repararlos o reponerlos. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 37 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Serán sancionados disciplinariamente quienes contravinieren lo dispuesto, especialmente en los siguientes casos: a). La responsabilidad administrativa y fiscal de los empleados de manejo se limita a aquellos bienes que bajo cualquier título, tengan en existencia en la bodega del almacén y los que le hayan sido entregados para su servicio y el de su oficina. El proceso de responsabilidad fiscal es el conjunto de actuaciones que adelantan las contralorías con el fin de establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares que por cualquier circunstancia se les haya encomendado la custodia, administración y los bienes y recursos. b). Los funcionarios o contratistas que no comprueben ante el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios, mediante certificado expedido, que firmaron el inventario de los bienes a su cargo y al retirarse del Instituto o trasladarse de Dependencia haber devuelto los bienes que tenían a su cargo, en el mismo estado en que los recibieron, salvo del desgaste natural que sufren las cosas y bienes en servicio o inservibles no dados de baja. 8.4.5.0 Contratación y Programa de Protección y Prevención de Riesgos Con la finalidad de proteger el patrimonio publico, en caso de perdida o deterioro de los bienes del estado y se logre obtener su resarcimiento, se deben constituir pólizas de seguros que amparen dichos bienes conforme a lo establecido en la Ley 42 de 1.993. 8.4.5.0.1 Solicitud de Contratación del programa de protección y prevención de riesgos “Pólizas de Seguros” El Área de Almacén e Inventarios deberán generar la relación de bienes existentes con sus características correspondientes y el valor actualizado del inventario con el fin de clasificar su género dentro de las pólizas. Basado en esta información el responsable o supervisor del programa de prevención y pérdidas elaborara una propuesta de prevención y protección de los diferentes bienes que conforman el patrimonio del Instituto el cual deberá ser presentado a la Subdirección Técnica Administrativa del Instituto. Una vez aprobado el programa se elaboraran términos de referencia para la escogencia de la firma Corredora de Seguros que preste la asesoria integral del programa de seguros e intermediación para el cubrimiento de los riesgos de los activos e intereses de propiedad y/o cargo, así como de aquellos por los cuales es legalmente responsable. Este proceso de escogencia se realizara conforme a lo establecido en los procesos de contratación, proceso de concurso de meritos. Escogida la Entidad Corredora de Seguros, se procede a elaborar en conjunto con un grupo multidisciplinario los términos de referencia para la asignación del programa de seguros a una firma que preste el servicio de protección y prevención de riesgos conforme a lo establecidos en los procesos de contratación, proceso de selección abreviada. Expedidas las pólizas se debe verificar que cumplan con lo solicitado en los términos de referencia, la firma corredora de seguros mediante oficio enviara al IDIPRON el concepto de revisión de las pólizas para la firma del representante legal del Instituto y se iniciara el trámite para su correspondiente pago. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 38 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 Cuando se generen movimientos por ingresos, egresos o baja de bienes, el Área de Almacén e Inventarios informara mensualmente al responsable o supervisor del programa de prevención y perdidas mediante memorando interno el tipo del bien y el valor de la transacción (Ingreso – Baja). Este debe reportar a la firma corredora de seguros por correo electrónico u oficio para generar el movimiento de las pólizas, el tiempo de para reportar el movimiento se establece en la propuesta por parte del oferente. La compañía aseguradora que presta el servicio de protección y prevención de riesgos a través del corredor de seguros enviara la modificación a la póliza y la factura de cobro. El responsable o supervisor dará recibido a la modificación y gestionara su pago. 8.4.5.1 Responsabilidad por Pérdida o Daño de Bienes El Área de Almacén e Inventarios mediante comprobante de egreso o traslado asigna el bien al funcionario o contratista designado, quien verifica que se encuentre en buen estado y firma el comprobante. El funcionario, Contratista o Tercero responsable de mantener el bien en buen estado el cual presentara desgaste por normal uso. Cuando el bien presente daño deberá informar a la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera. Cuando se determina que el bien fue mal manipulado o extraviado, el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios informa a la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera mediante comunicación escrita, quien determinará el proceso a seguir en cuanto a la responsabilidad del funcionario o contratista. Si el bien no se encuentra cubierto por garantía del proveedor y su daño no es generado por uso normal, se reclamará a la Compañía de Prevención y Pérdidas a través de la firma Intermediaria de Seguros mediante oficio al cual se le anexará el informe presentado por el funcionario o contratista responsable del bien (este debe describir como y cuando sucedió el siniestro), se anexará copia del documento de ingreso al almacén para su respectiva indemnización o reposición. Si la compañía de seguros lo requiere se anexarán tres (3) cotizaciones. Cuando el bien es reportado por pérdida se debe anexar el informe del funcionario o contratista responsable con la descripción del siniestro, original del denuncio, acta de verificación del Área de Almacén e Inventarios cuando el siniestro sucede dentro de las instalaciones del IDIPRON, ingreso de almacén, oficio de reporte a la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera y tres (3) cotizaciones para ser entregado al Intermediario de Seguros quien procederá a solicitar la indemnización a la Compañía de Prevención y Pérdidas. El Coordinador del Área de de Almacén e Inventarios da de baja el bien de los inventarios e informa al Área de Contabilidad para que realicen los ajustes correspondientes del activo. La indemnización debe ser entregada al IDIPRON por parte del Intermediario de Seguros con su respectivo informe. Si el Interventor o supervisor del programa de Prevención y Perdidas esta de acuerdo con el valor y características del bien indemnizado informará al ordenador del gasto y se procede mediante correo u oficio a aceptar la reclamación. Cuando el bien es restituido el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios solicita concepto técnico a quien corresponda, generado el concepto si es favorable se procede a generar el ingreso del bien. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 39 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 8.4.5.2 Siniestro por hurto En el momento que se tenga conocimiento de los hechos, se realizara la baja descargando el bien del inventario y cargando el valor del mismo a la cuenta de “Responsabilidades Pendientes en Proceso” a nombre del funcionario a cuyo cargo estuviese la custodia del bien en el momento del siniestro. 8.4.5.3 Siniestro por pérdida total por daños En este caso, la baja solamente podrá producirse cuando la Compañía Aseguradora remita la comunicación informando la perdida total. Para dar de baja, se procederá de la misma forma expresada en el numeral anterior. El Instituto cancelara el deducible. Si se comprobare que el siniestro fue responsabilidad del funcionario a cargo, el deducible será asumido por este. Solo se descargara de la cuenta “Responsabilidades Pendientes en Proceso” cuando cancelado por el responsable 8.4.5.4 Elementos de Control Administrativo Definidos como aquellos bienes que habiendo sido registrados directamente al gasto como consumo, el Instituto decide cuales deben ser controlados administrativamente. Esta clasificación administrativa se definió con el propósito de ejercer el control de aquellos bienes que su registro contable se hace en la cuenta Cargos Diferidos o Gastos. Para estos bienes se llevar control en las tarjetas de kárdex y en el módulo de activos fijos del aplicativo del almacén. Estos elementos son los que su costo de adquisición sea inferior a medio salario mínimo mensual legal vigente, pueden ser, entre otros, elementos de oficina – cosedoras, perforadoras, tijeras, etc. 8.4.5.5 Traslados de Inventarios Es el proceso mediante el cual se cambia la ubicación física de bienes dentro de las dependencias y oficinas de la entidad, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndola a quien la recibe. Los traslados se originan por: 8.4.5.6 Traslados de Bienes entre Funcionarios, Contratistas o Terceros El traslado de bienes entre funcionarios, Contratistas o Terceros opera cuando el responsable decide entregar un bien relacionado en su inventario porque ya no lo necesita para sus funciones y existe una necesidad de este elemento en otra dependencia u otro funcionario o contratista. Para lo cual el funcionario o contratista responsable, solicita el traslado de los bienes que no requiere para su uso, por medio del aplicativo Solicitudes de Bienes, Traslados Inventarios – Solicitudes a Almacén. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 40 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 El Técnico o Auxiliar Administrativo responsable registra en el aplicativo, genera el comprobante de traslado, el cual debe relacionar las características de los bienes a trasladar y se procede a realizar el traslado físico o cambio de ubicación. 8.4.5.7 Traslados por retiro de Funcionarios Contratistas o Terceros Este tipo de traslados se genera mediante la novedad de retiro de funcionarios o contratistas. Para lo cual el auxiliar administrativo responsable registra en el aplicativo la novedad, genera el inventario individual por tercero a cargo de bienes en servicio. Con base en el inventario el funcionario o contratista entrega los bienes al Técnico o Auxiliar Administrativo responsable de inventarios o a otro funcionario o contratista de la dependencia donde labora. Cuando se efectúe la entrega total de los bienes el Área de Almacén e inventarios expedirá certificado de entrega de los bienes, firmada por el funcionario o contratista quien entrega y el funcionario o contratista quien recibe. El inventario individual y el certificado deben ser guardados en la carpeta de funcionarios o contratistas retirados. Los elementos devolutivos en servicio, a cargo de un funcionario, contratista o tercero, pueden ser traspasados a otro, por razones de necesidades del servicio o por traslado de las personas a otras dependencias. Esta operación no implica que el elemento ingrese y salga del almacén para determinar a quien corresponde la responsabilidad. Para estos casos, se utilizara el formato denominado “Comprobante de Entrada al Almacén”, para su diligenciamiento, las personas interesadas deben reportar al Almacén la decisión de efectuar el traslado, para realizar los registros y legalización de los respectivos inventarios en el proceso del traslado. Cuando se trate de equipos o muebles indispensables para el desarrollo de las actividades de una dependencia, la novedad deberá contar con el visto bueno del respectivo jefe. Para facilitar la operación se utilizara el formato denominado “Traslado entre dependencias y/o funcionarios... 8.4.5.8 Baja por caso fortuito o fuerza mayor con exoneración de responsabilidad fiscal Cuando la pérdida o daño definitivo suceda por caso fortuito o fuerza mayor, debido entre otros a terremotos, inundación, incendio, el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios o quien tenía en uso el bien en el momento del evento, presentará por escrito informe pormenorizado a la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera, para proceder a tramitar la reclamación ante la firma aseguradora. El funcionario responsable elaborará el documento o acta de pérdida o daño de bienes, con la información de los bienes, entre otras: costo histórico, valor en libros, nombre del funcionario a quien aparece el bien. Con base en el documento o acta de pérdida se elaborará el comprobante de baja y se procederá a descargar el valor de los bienes de los registros de la cuenta contable correspondiente. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 41 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 En caso de desastre natural puede darse de baja del bien elaborando un acta en donde se especifique y se aporten los soportes que efectivamente prueben la destrucción del bien como causa de estos fenómenos. Cuando, como resultado del proceso de responsabilidad disciplinaria o fiscal, se declare exonerado fiscalmente al investigado, se debe tramitar la baja por el valor de la exoneración, afectando la correspondiente cuenta de “Responsabilidades Pendientes”. Si dentro del proceso se afecta el pago del bien, se producirá la baja descargando el respectivo valor de la misma cuenta. Si se afecta la reposición del bien por otro de similares características, se producirá la baja descargando el elemento de la cuenta Responsabilidades e ingresando al Almacén el elemento repuesto. En el evento en que la Compañía Aseguradora cubra el valor del bien, se producirá la baja descargando el valor de la cuenta Responsabilidades. Si el pago fue parcial, se surtirá la baja en cuanto se cubra el valor total respectivo. 8.4.5.9 Bajas por Merma, Rotura, Desuso o Vencimiento Para autorizar baja de bienes por merma, rotura, avería, alteración, desuso, vencimiento u otras causas similares no imputables a culpa o dolo del responsable, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: Acta levantada por el responsable, con intervención de un delegado designado por el Subdirector Técnico Administrativo y Financiero. En el acta se hará relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventarios, con las características, cantidades y valores que consten en los mismos, con constancia de los que han sufrido la merma o daños y causas que los produjeron. Destrucción física de los elementos y autorización de baja expedida por el Subdirector Técnico Administrativo y Financiero. Cuando se trate de mermas, la baja se expedirá únicamente por la cantidad faltante. En el evento en que la Compañía Aseguradora cubra el valor del bien, se producirá la baja descargando el valor de la cuenta Responsabilidades. Si el pago fue parcial, se surtirá la baja en cuanto se cubra el valor total respectivo. Cuando se establezca que los bienes objeto de la baja carecen de valor comercial en razón de su obsolescencia, deterioro, avería, rotura o cualquier otro hecho que impida su venta, se procederá a su destrucción sin perjuicios a terceros. Para llevar a cabo esta operación, se elaborara un acta suscrita por el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios, como responsable de los bienes a destruir y el Subdirector Técnico, Administrativo y Financiero. La diligencia debe practicarse en horario y lugar previamente establecido y esto en el curso de días hábiles de trabajo. Los escombros resultantes de dicha actividad, serán retirados preferiblemente en vehículos de la empresa de aseo al servicio del Distrito Capital, previa solicitud de información a la misma, de la naturaleza de los materiales. 9 PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 42 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 INSTRUMENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACÉN 9.1 FORMATOS 9.1.1 Entradas al almacén La entrada de bienes a Almacén se efectúa con el comprobante de entrada, documento que acredita el ingreso real del bien a la entidad, como .único soporte para el movimiento de los registros en el Almacén y en contabilidad. El comprobante de Ingreso se elabora en el Almacén una vez recibidos los elementos adquiridos por la entidad, de conformidad con la orden de compra o el contrato; en original y tres copias, distribuidas así: -Original para el Área de Almacén e Inventarios -Una copia para Tesorería para realizar el pago -Una copia para Contabilidad para los registros contables -Una copia para Oficina Asesora Jurídica El comprobante de Ingreso, debe tener la siguiente información básica: -Número de orden en forma ascendente y continua -Ciudad y fecha -Apellidos y nombre del proveedor -Numero de Contrato o Convenio -Número de la Factura -Clase de Elementos: Devolutivos o de Consumo - Agrupación -Cantidad de elementos adquiridos -Descripción del elemento -Unidad de Medida -Valor Unitario -Valor Total Internamente el “Comprobante de Ingreso a Almacén”, se identificara teniendo como apoyo documental el formato denominado “Reintegro de elementos al Almacén”. 9.1.2 Salidas de Almacén El comprobante de Egreso de bienes de Almacén, es el documento por medio del cual se identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien, cesando de esa manera la responsabilidad por la custodia, administración, conservación del bien, por parte del Coordinador del Área de Almacén e Inventarios, responsabilidad que se traslada a la persona destinataria del mismo. El comprobante denominado “Egreso de Almacén” debe elaborarse en el Almacén en forma simultánea a la entrega real y material de los mismos con base en la solicitud de pedido debidamente tramitada y autorizada por el jefe de la dependencia solicitante, y por quien este autorizado para ello. El funcionario responsable del Almacén, no puede variar el destinatario ni el lugar de destino en el “Comprobante de Egreso”, ni cambiar ni reemplazar elementos por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 43 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 El Comprobante de Egreso es el documento soporte para registrar movimientos de esta índole en los listados del Almacén que sirven de control de inventarios de elementos devolutivos, elementos de consumo, elementos de consumo controlado, elementos devolutivos en servicio, elementos devolutivos inservibles y asientos contables. El comprobante de Egreso debe contener la siguiente información básica: Número de orden en forma ascendente y continua Ciudad y Fecha Dependencia Solicitante Nombre del Jefe de la dependencia Clase de Elementos: devolutivos o de consumo Agrupación Cantidad Descripción de los elementos Unidad de medida Valor Unitario Valor Total Firma del Coordinador del Área de Almacén e Inventarios Firma del Funcionario, Contratista o Tercero que recibe Internamente el Comprobante de Egreso de Almacén, se identificara y cuando se trate de elementos de consumo, se utilizara como documento de apoyo el formato denominado “Entrega de Elementos de Consumo”. 9.1.3 Traslado de elementos devolutivos Los elementos devolutivos en servicio, a cargo de un funcionario, contratista o tercero, pueden ser traspasados a otro, por razones de necesidades del servicio o por traslado de las personas a otras dependencias. Esta operación no implica que el elemento ingrese y salga del almacén para determinar a quien corresponde la responsabilidad. Para estos casos, se utilizara el formato denominado “Comprobante de Ingreso al Almacén”, para su diligenciamiento, las personas interesadas deben reportar al Almacén la decisión de efectuar el traslado, para realizar los registros y legalización de los respectivos inventarios en el proceso del traslado. Cuando se trate de equipos o muebles indispensables para el desarrollo de las actividades de una dependencia, la novedad deberá contar con el visto bueno del respectivo jefe. Para facilitar la operación se utilizara el formato denominado “Traslado entre dependencias y/o funcionarios. 9.2 SOFTWARE IDIPRON cuenta con un software denominado SI CAPIT@L el cual permite la captura y registro de los diferentes movimientos que afectan los inventarios, de conformidad con las entradas y salidas de los elementos Devolutivos, de Consumo Controlado, Consumo, Compras por Caja menor, Reintegros, Traslados y la cuantificación y calificación de los inventarios de cada una de las dependencias existentes en Instituto. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 44 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 El manejo del programa SI CAPIT@L referido a inventarios, esta restringido al personal autorizado. Este Software será actualizado de acuerdo con las necesidades que a futuro requiera dicho programa para ser más eficaz y eficiente el Área de Almacén e Inventarios. 10. INVENTARIO DE BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO El inventario de propiedad, planta y equipo es un registro ordenado, detallado y valorizado de los bienes que integran el patrimonio de IDIPRON. El inventario general de los bienes del Instituto se rinde a 31 de Diciembre de cada año, incluye los elementos de consumo y devolutivos en existencia en el Almacén. Los inventarios de elementos devolutivos en servicio, estarán a cargo del funcionario o contratista que mediante comprobante de egreso o traslado los recibió. Los elementos de uso común en una dependencia deberán cargarse al inventario individual del jefe de la misma. Cada funcionario o contratista del Instituto deberá responder personalmente por los bienes que se le entreguen para uso, custodia, administración y trasporte. Los funcionarios o contratista que tengan bienes a su cargo, son responsables de la pérdida o daño que sufran, cuando lo anterior no se ocasione por el deterioro natural, por su uso normal o por otra causa justificada. Para establecer la responsabilidad de funcionarios o contratistas por la pérdida o daño de los bienes, que no provenga del deterioro natural, se ordenará la práctica de una investigación administrativa. El Área de Almacén e Inventarios través del funcionario encargado, llevará un registro para cada uno de los responsables de los elementos devolutivos y los mantendrá permanentemente actualizados con todos los ingresos, egresos y demás movimientos que se produzcan. El servidor público que preste sus servicios al IDIPRON y que se traslade de una dependencia a otra o se retire definitivamente, deberá informar al Área de Almacén e Inventarios para que le efectúe la entrega de los bienes a su cargo y establezca la nueva asignación. Según lo establecido en los numerales 21 y 22 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, son deberes del servidor público: Numeral 21…”Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados”. Numeral 22…”Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 45 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 10.1 CONTROL DE EXISTENCIAS EN EL ALMACÉN 10.1.1 TOMAS FÍSICAS DE INVENTARIOS EN DEPÓSITO La toma física de los inventarios en depósito se realizará por los funcionarios responsables de la bodega y el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios para la verificación de los elementos de consumo, consumos controlados y devolutivos en bodega. Este tendrá lugar como mínimo dos veces al año, a junio y a diciembre, y se tomará con base en los informes físicos de kardex y existencias, generados por el aplicativo en la fecha prevista para su realización, el conteo se hará a todos los elementos almacenados por grupos de elementos. Se debe elaborar acta en el que conste el resultado de la toma física y debe ser firmada por los funcionarios que participaron en la actividad, se comunicara a la Subdirección Técnica, Administrativa y Financiera los hallazgos la cual determinara las medidas que adopte, el documento físico reposará en la carpeta designada por el Grupo del Área de Almacén e Inventarios. El Subdirector Técnico, Administrativo y Financiero podrá solicitar pruebas selectivas de inventarios sorpresa, cuando lo considere necesario. 10.1.2 CONTROL PARA EL MANEJO DE LOS BIENES EN SERVICIO Los bienes en servicios son aquellos elementos que tienen a cargo los funcionarios, contratistas o Terceros para su uso, servicio, administración y custodia, estos estarán registrados en el documento de Inventario Individual de bienes, debidamente firmados, su original reposará en la carpeta asignada para cada funcionario. 10.1.2.1 TOMAS FÍSICAS DE INVENTARIOS EN SERVICIO La toma física de inventarios en servicio se realizara como mínimo una vez al año. El Área de Almacén e Inventarios realizara la toma física de bienes por Unidad, Dependencia y por puesto de trabajo, verificando cada uno de los elementos asignados y registrados en el Inventario Individual de Bienes de cada funcionario o contratista. En caso de generar novedad en uno o varios elementos se realizar un traslado de bienes. 10.1.2.2 TOMAS FÍSICAS DE BIENES DE CONSUMO ALMACENADOS EN LAS DEPENDENCIAS Se refiere a los bienes de consumos que tienen físicamente las secretarias de las dependencias y quienes son responsables de su custodia y tenencia, estos elementos han sido entregados de forma periódica y bimensual según los establecidos en los parámetros de consumo del Instituto. La toma física de bienes de consumo almacenados en las dependencias, se realizará cada vez que se requiera controlar los suministros de bienes. El funcionario del Área de Almacén e Inventarios deberá registrar los bienes encontrados para posteriormente ajustar las cantidades solicitadas por las dependencias. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 46 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 11. INMUEBLES: El control de los bienes inmuebles se hará a partir de los registros contables, sin que se requiera efectuar entradas al Almacén. El control de la documentación que soporta la propiedad de tales bienes, se hará por parte de la Oficina Asesora Jurídica El Área de Almacén e Inventarios llevarán registros detallados de los inmuebles propiedad del IDIPRON, que incluirá la siguiente información: Clase de inmueble Localización Nomenclatura Valor Valorizaciones Para cada inmueble se llevara una carpeta que contenga: > > > > > > > Titulación y detalle del registro, linderos y áreas. Planos y Fotografías Descripción de las características generales de la construcción por áreas. Uso a que se destina Estado de Conservación Inventario, servicios y obras adicionales Valorizaciones 12. VALORIZACION DE INVENTARIOS El Área de Contabilidad del Instituto, debe llevar el registro permanente y valorizado de los bienes que conforman el patrimonio de IDIPRON de acuerdo con las normas de contabilidad prescritas para el manejo de inventarios. Para tal efecto, dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, el Coordinador del Área de Almacén e Inventarios debe reportar al Área de Contabilidad, la cuenta correspondiente al mes inmediatamente anterior debidamente foliada, indicando la numeración consecutiva de los comprobantes de entrada y salida utilizados en dicho período. Para aplicar el procedimiento contable contenido del Plan General de la Contabilidad relacionado con el registro de los activos adquiridos por un valor inferior o igual (0.5) salario mínimo legal vigente, se tendrá en cuenta las disposiciones emanadas por el Contador General de la Nación, respecto de los valores aplicables, actualizados para cada vigencia. Igualmente, se consultaran las normas referidas a la depreciación de bienes, establecidas por la misma Entidad, en especial el procedimiento Plan General de Contabilidad Pública 13 RENDICION DE CUENTAS A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL El Área de Almacén e Inventarios del Instituto elaborara un expediente con los comprobantes de entrada, salida de Almacén, facturas, informes diarios, resumen general del mes, cuadro de elementos devolutivos en servicio, inservibles y todos los documentos anexos soporte de los movimientos realizados mensualmente, debidamente foliados y en originales, para ser presentados a los entes Fiscales cuando sean requeridos. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 47 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 14. ENTREGA Y RECIBO DEL ALMACÉN Para la entrega normal del almacén se debe tener en cuenta: -El acto administrativo donde se designe al funcionario que recibe -Que el funcionario que recibe, se haya posesionado del cargo y que se encuentre constituida y vigente la fianza que ampara el manejo del almacén. -Cumplido lo anteriormente enunciado se procede a realizar el conteo físico de los elementos devolutivos, elementos de consumo controlado y elementos de consumo que se encuentren en existencia por grupos de inventario, registrando con toda claridad las características de los bienes, la cantidad, el valor unitario, y el total, el estado de conservación; los bienes inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a los registrados en los listados que el programa sistematizado arroja como producto de los tramites realizados en los movimientos de Almacén propiamente dicho. -El funcionario de manejo debe entregar mediante inventario, los elementos devolutivos que tenga en servicio en su dependencia. -El almacenista saliente, NO debe hacer inventario de entrega de los elementos devolutivos que se encuentren en servicio, por cuanto estos se encuentran bajo la responsabilidad del funcionario que firme el comprobante de salida, y en su defecto a la firma del respectivo inventario de bienes devolutivos en servicio. -La entrega total del Almacén se hace constar en acta firmada por todos los actuantes, donde se indica las irregularidades, inconsistencias y diferencias encontradas. El funcionario encargado del Área de Almacén e Inventarios debe hacer entrega de los bienes al funcionario que recibe o Almacenista, mediante acta, perfeccionándose la actuación mediante su firma. Cuando el funcionario responsable del Almacén, ha abandonado el cargo o dilata la entrega del almacén, el Director General del Instituto designara el funcionario administrativo que debe realizar el inventario físico y la entrega de las existencias al nuevo empleado de manejo, al tiempo que solicita por escrito a la Compañía de Seguros que expidió la póliza de manejo al almacenista renuente, la designación de un representante. La diligencia de entrega del Almacén, no puede exceder en ningún caso de treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de iniciación de la diligencia. Si el almacenista entrante inicia su ejercicio sin la entrega formal de los bienes, asume la responsabilidad administrativa y fiscal por las diferencias tanto en cantidad como en calidad que se puedan presentar. 15. ASPECTOS CONTABLES DE LOS INVENTARIOS El Área de Almacén e Inventarios elaborara mensualmente la cuenta correspondiente a los movimientos de entradas y salidas de elementos devolutivos, Elementos de consumo controlado y de consumo con sus respectivos anexos. Dicha cuenta se reportara al Área de Contabilidad, dentro de los cinco (5) calendario siguientes a la terminación del período. Tal documento constituye el soporte de los registros contables. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 48 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 A continuación se describen las principales cuentas referidas a los bienes del Instituto, utilizadas para efectos contables. 15.1 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Agrupa los elementos de carácter permanente de propiedad del Instituto, utilizados para el cumplimiento de sus objetivos y funciones. Desde el punto de vista contable, las cuentas principales a través de las cuales se registran los movimientos de bienes son las siguientes: Edificaciones e instalaciones Equipos de procesamiento de datos Maquinaria y equipo Equipo de transporte Muebles y equipos de oficina Terrenos. 15.1.1 Edificios e Instalaciones Representa el costo o el avalúo de los edificios, bodegas y otras construcciones de propiedad del Instituto, excluido el valor sobre el cual se encuentran y los derechos sobre las líneas telefónicas y telefonía celular. 15.1.2 Equipo de procesamiento de datos Lo conforman el valor de adquisición y montaje de los equipos y maquinas de procesamiento de datos (hardware) y sus accesorios. 15.1.3 Maquinaria y Equipo Es el costo de Adquisición o avalúo (en caso de donación) de la maquinaria de talleres, equipo de deportes, servicios y otros, distintos al equipo de oficina o de transporte que se encuentren en uso en las dependencias del Instituto. 15.1.4 Equipo de transporte Representa el costo del parque automotor o equipo de rodamiento de propiedad del Instituto. 15.1.5 Muebles y equipos de oficina Conformado por los elementos mecánicos, eléctricos, electrónicos destinados al trabajo especifico de oficinas, así como los muebles y elementos de decoración. 15.1.6 Terrenos Valor de los predios de propiedad del Instituto, adquiridos a cualquier titulo. PROCESO ADMINISTRACIÓN BIENES INFRAESTRUCTURA CÓDIGO A-ABI-MA-004 SUBPROCESO APROVISIONAMIENTO VERSIÓN 01 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE IDIPRON PÁGINA: 49 de 49 FORMATO VIGENTE DESDE: 29/06/2011 15.2 BIENES INTANGIBLES Software y licencias: Son los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por el Instituto con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones. Estos son susceptibles de valorarse en términos económicos. La contabilización de los bienes se realizara de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública; el software se registrara dentro del grupo de otros activos en la cuenta de intangibles. Una vez registrado el software o licencia a nombre del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o quien haga sus veces, este será el responsable de la custodia, administración, instalación y control de los soportes documentales y magnéticos del software con su correspondiente licencia; cuando estos sean obsoletos deberá presentarlos al Comité de Inventarios para su retiro, con lo cual contabilidad efectuara los registros correspondientes. Para el software y licencias que actualmente se encuentran registrados en el Área de Almacén e Inventarios, se trasladarán a la cuenta de intangibles. 16. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS FECHA 17. REVISIÓN Y APROBACIÓN FECHA FIRMA ELABORÓ Miguel Ángel Cuevas Cuevas NOMBRE Técnico Área de Almacén e Inventarios CARGO 29/04/2011 FIRMA EN ORIGINAL REVISÓ Luis Enrique González González Subdirector Administrativo 29/06/2011 FIRMA EN ORIGINAL APROBÓ Luis Enrique González González Subdirector Administrativo 29/06/2011 FIRMA EN ORIGINAL
