procedimiento de control de la documentación y los registros del
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS DEL SISTEMA Documento: Revisión: Fecha: ELABORADO POR: PA-05 0 16.05.06 REVISADO POR: Responsable del Sistema y el Director de Medio Ambiente Equipo Técnico de Apoyo Fdo.: Fdo.: APROBADO POR: Concejal de Medio Ambiente Fdo.: pdfMachine - is a pdf writer that produces quality PDF files with ease! Get yours now! “Thank you very much! I can use Acrobat Distiller or the Acrobat PDFWriter but I consider your product a lot easier to use and much preferable to Adobe's" A.Sarras - USA PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DO- PA-05 Rev.0 CUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS ÍNDICE 1.- HISTÓRICO DE REVISIONES. ........................................................................................................3 2.- OBJETO............................................................................................................................................4 3.- ALCANCE. ........................................................................................................................................4 4.- GENERAL.........................................................................................................................................4 4.1.- DEFINICIONES. .....................................................................................................................4 4.2.- REFERENCIAS. .....................................................................................................................4 5.- PROCEDIMIENTO............................................................................................................................5 5.1. DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO Y FORMATO DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION 5 5.2. DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO Y FORMATO DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES TÉCNICAS ...............................................................................................6 5.3. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.............................................................................7 5.4. EMISIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN......................................................8 5.5. DISTRIBUCION DE LA DOCUMENTACION..........................................................................9 5.6. ELIMINACIÓN O IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN OBSOLETA............................9 5.7. REGISTROS...........................................................................................................................9 5.8. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN EXTERNA ..............................................................10 6.- ANEXOS.........................................................................................................................................10 pdfMachine - is a pdf writer that produces quality PDF files with ease! Get yours now! Página 2 de 2 “Thank you very much! I can use Acrobat Distiller or the Acrobat PDFWriter but I consider your product a lot easier to use and much preferable to Adobe's" A.Sarras - USA PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DO- PA-05 Rev.0 CUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS 1.- HISTÓRICO DE REVISIONES. Las revisiones que se han hecho de este procedimiento, las fechas y las causas son las siguientes: NÚM. REV. FECHA 0 16.05.06 HISTÓRICO DE REVISIONES PRIMER EJEMPLAR. pdfMachine - is a pdf writer that produces quality PDF files with ease! Get yours now! Página 3 de 3 “Thank you very much! I can use Acrobat Distiller or the Acrobat PDFWriter but I consider your product a lot easier to use and much preferable to Adobe's" A.Sarras - USA PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DO- PA-05 Rev.0 CUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS 2.- OBJETO. El objeto de este procedimiento es controlar toda la documentación asociada al Sistema de Gestión Ambiental, así como definir la sistemática para la redacción, difusión, modificación y archivo de los documentos. 3.- ALCANCE. La totalidad de los servicios, departamentos o áreas pertenecientes al Servicio de Parques y Jardines del Ayuntamiento de Alcobendas. 4.- GENERAL. 4.1.- DEFINICIONES. Procedimientos Ambientales (P.A.): Son aquellos documentos que establecen las responsabilidades y criterios en las actuaciones relacionadas con la aplicación del sistema de gestión. Procedimientos Ambientales Específicos (P.E.): Son aquellos que cubren una faceta indicada pero no desarrollada en un procedimiento de gestión, y que afecta a un área específica del Ayuntamiento. Documento: Información recogida en cualquier tipo de soporte, de la cual se desprenden pautas organizativas, descriptivas y/o de ejecución. Copia Sujeta a Control (CSC). Aquella copia de un documento, la cual, el emisor de la misma se obliga por su actualización, en la medida en que el original sobre el que se realiza la copia, sea modificado. Copia de Carácter Informativo: Por exclusión, toda copia que no sea CSC. 4.2.- REFERENCIAS. Serán documentos de referencia los siguientes: Reglamento (CE) núm. 761/2001, de 19 de marzo, por el que se permiten que las organizaciones se adhieran con carácter voluntario a un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales. UNE 150009 EX Guía para la aplicación de la Norma UNE-EN ISO 14.001:1996 a Entidades Locales. Reglamento (CE) Nº 196/2006 de la Comisión de 3 de febrero de 2006 por el que se modifica el anexo 1 del Reglamento (CE) Nº 761/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo para tener en cuenta la norma EN ISO 14001:2004 y se deroga la Decisión 97/265/CE. pdfMachine - is a pdf writer that produces quality PDF files with ease! Get yours now! Página 4 de 4 “Thank you very much! I can use Acrobat Distiller or the Acrobat PDFWriter but I consider your product a lot easier to use and much preferable to Adobe's" A.Sarras - USA PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DO- PA-05 Rev.0 CUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS Manual de Gestión Ambiental. 5.5.1. PROCEDIMIENTO. DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO Y FORMATO DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION Contenido del Manual del Sistema de Gestión El Manual del Sistema de Gestión consta de una portada y de capítulos que presentan el esquema general del Sistema y cual es la relación entre la documentación de la que consta el sistema y a qué punto del Reglamento da cumplimiento cada uno de los documentos. Formato del Manual de Gestión Todas las hojas del Manual contarán con el siguiente encabezado el cual se cumplimentará de acuerdo a los siguientes criterios: (1) MANUAL DE GESTION AMBIENTAL Código: (2) Rev: (3) (1) Logotipo del Ayuntamiento (2) Código: se indicará el código del documento de acuerdo a los criterios descritos en el apartado 5.3 de este procedimiento (3) Revisión: se indicará el estado de revisión del documento. Adicionalmente la primera página de cada capítulo contará con el siguiente pie de página: ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Fdo.: Fdo.: Fdo.: Donde en cada casilla se cumplimentarán los cargos, las firmas y las fechas de los responsables de acuerdo a la asignación de responsabilidades. pdfMachine - is a pdf writer that produces quality PDF files with ease! Get yours now! Página 5 de 5 “Thank you very much! I can use Acrobat Distiller or the Acrobat PDFWriter but I consider your product a lot easier to use and much preferable to Adobe's" A.Sarras - USA PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DO- PA-05 Rev.0 CUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS La portada del Manual del Sistema se realizará en formato libre. 5.2. DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO Y FORMATO DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES TÉCNICAS Contenido de los Procedimientos e Instrucciones Técnicas Los contenidos de los procedimientos o instrucciones técnicas se definirán de acuerdo al siguiente cuadro CONTENIDO Índice Histórico de Revisiones Objeto Alcance General Procedimiento Anexos DESARROLLO Este apartado corresponde a la enumeración del contenido de un documento, para tener una visualización rápida de éste. Se indicará en una tabla cada una de las revisiones que ha sufrido el documento indicando brevemente la naturaleza de los cambios En este apartado se especifica en forma clara los objetivos del proceso descrito en el documento. En este apartado se especifica en forma clara el campo de aplicación de las actividades descritas en el documento Definiciones: En este apartado, si se considera necesario, se definen todos los términos específicos, abreviaturas y símbolos utilizados en el documento. Referencias: Se indicará nombre y/o código de los documentos relacionados con el desarrollo de las actividades descritas. Este apartado, de estructura libre, describe las actividades a realizar. Se incluirán los sub-apartados necesarios para una descripción completa. Se incluirá en forma de Anexo numerado correlativamente los formatos propuestos en la utilización del procedimiento así como los diagramas, planos, dibujos u otra información que sea necesaria para la completa comprensión del mismo. Formato de los Procedimientos (Generales y Específicos) e Instrucciones Técnicas Todas las hojas de los procedimientos e instrucciones técnicas contarán con el siguiente encabezado el cual se cumplimentará de acuerdo a los siguientes criterios: (1) TITULO (2) Código: (3) Rev: (4) (1) Logotipo del Ayuntamiento (2) Procedimiento: se indicará el titulo del procedimiento o, en su caso, instrucción técnica (3) Código: se indicará el código del documento de acuerdo a los criterios descritos en el apartado 5.3 de este procedimiento pdfMachine - is a pdf writer that produces quality PDF files with ease! Get yours now! Página 6 de 6 “Thank you very much! I can use Acrobat Distiller or the Acrobat PDFWriter but I consider your product a lot easier to use and much preferable to Adobe's" A.Sarras - USA PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DO- PA-05 Rev.0 CUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS (4) Revisión: se indicará el estado de revisión del documento. Adicionalmente la primera página de cada procedimiento contará un índice de contenidos y con el siguiente pie de página: ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Fdo.: Fdo.: Fdo.: Donde en cada casilla se cumplimentarán los cargos, las firmas y las fechas de los responsables de acuerdo a la asignación de responsabilidades. Descripción del contenido y Formato de formatos El contenido de los formatos es el que se describe en el procedimiento o instrucción técnica de cual depende. Los formatos son documentos en los que se registra una información y su misión es facilitar la cumplimentación de la misma. El aspecto de un formato es libre ya que depende de la información que va a contener. Dispondrá en el encabezado de su código, estado de revisión y pie de página del nº de páginas del que consta en el caso de que tenga más de una. En todos los casos se identificará inequívocamente con su título y el logotipo del Ayuntamiento. 5.3. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS La codificación de los documentos del Sistema de Gestión, es la siguiente: W-YY La codificación de los distintos campos tiene el siguiente significado y debe ser cumplimentada de la siguiente forma: W : Corresponde a la codificación del tipo de documento. Estos pueden ser: MGA : Si es Manual del Sistema de Gestión Ambiental. PA : Si es Procedimiento General PE : Si es Procedimiento Especifico IT : Si es Instrucción Técnica Para el caso de Manual del Sistema de Gestión solamente se consideran el código W (MGA) pdfMachine - is a pdf writer that produces quality PDF files with ease! Get yours now! Página 7 de 7 “Thank you very much! I can use Acrobat Distiller or the Acrobat PDFWriter but I consider your product a lot easier to use and much preferable to Adobe's" A.Sarras - USA PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DO- PA-05 Rev.0 CUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS YY : Corresponde al número correlativo de un tipo de documento en el caso de procedimientos generales (ejemplo el presente procedimiento sería PA-05). Los números son correlativos por tipo de documento. Para el caso de procedimientos específicos PE-05 e IT-05 en caso de instrucciones técnicas. La codificación de los Formatos del Sistema de Gestión Ambiental, es la siguiente: RX-W-YY X: Corresponde a la numeración correlativa de los formatos (ejemplo el Formato nº 1 del presente procedimiento sería R1-PA-05). La codificación de los distintos campos tiene el siguiente significado y debe ser cumplimentada de la siguiente forma: W ser: : Corresponde a la codificación del tipo de documento al que pertenece el formato. Estos pueden PA : Si es Procedimiento General PE : Si es Procedimiento Especifico IT : Si es Instrucción Técnica YY : Corresponde al número correlativo de un tipo de documento en el caso de procedimientos generales/específicos o instrucciones técnicas. 5.4. EMISIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN MANUAL Las modificaciones del Manual serán realizadas por el Responsable del Sistema. A cada revisión se le dará un número correlativo que figurará, junto con la fecha de la revisión, en todas las páginas del documento. La revisión 0 corresponde a la edición del Manual. PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES La preparación o modificación de un procedimiento o de una instrucción será realizada por el Responsable del Sistema siguiendo la estructura indicada en el apartado 5.1 de este procedimiento. La revisión 0 corresponde a la edición del Procedimiento o de la Instrucción. A cada revisión se le asignará un número correlativo, que figurará, junto con la codificación, en todas las páginas del documento. pdfMachine - is a pdf writer that produces quality PDF files with ease! Get yours now! Página 8 de 8 “Thank you very much! I can use Acrobat Distiller or the Acrobat PDFWriter but I consider your product a lot easier to use and much preferable to Adobe's" A.Sarras - USA PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DO- PA-05 Rev.0 CUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS 5.5. DISTRIBUCION DE LA DOCUMENTACION El Responsable del Sistema de Gestión y el Personal Técnico de Apoyo dispone de un original en soporte papel y en soporte informático Asimismo, el resto de personal del Ayuntamiento de Alcobendas tendrá acceso a la documentación del Sistema de Gestión con acceso de sólo lectura a través de la página web municipal. El Responsable del SGA distribuye las copias controladas asignada a cada persona que se considere oportuno en soporte de papel . Para el control de la distribución de cada documento se cumplimenta el registro “ Lista de Control de Distribución” (Anexo II) indicando los destinatarios del mismo, quienes deben firmar como señal de entrega. El Responsable del Sistema determina las partes externas a las que se remitirá copia de los documentos del S.G. que estimen oportuno. A menos que se especifique lo contrario, se enviará siempre copia de los documentos vigentes, anotándolo en el registro de “Lista de Control de Distribución”, siendo el Responsable del Sistema responsable de actualizar la documentación entregada en tal caso. El Responsable del Sistema conservará una copia actualizada de la “relación de documentos en vigor” de acuerdo al formato R3-PA-05 (Anexo III). 5.6. ELIMINACIÓN O IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN OBSOLETA Los propietarios de copias controladas que no estén en vigor, serán responsables de su destrucción o su identificación como documento obsoleto. 5.7. REGISTROS Los registros pueden ser generados o tratados en papel o en soporte informático. Si el soporte es un medio informático, se realizarán copias de seguridad, dada la vulnerabilidad de este medio. Los registros del Sistema de Gestión que se derivan de formatos definidos deben ser cumplimentados por el responsable designado para ello, con la información que se detalla en el formato o en el procedimiento al que hacen referencia. Todos los registros se archivan en condiciones que se evita su pérdida o deterioro y de manera que pueden ser recuperados fácilmente. Los registros en papel se archivan en carpetas, las cuales en su parte exterior indican el contenido. El tiempo de archivo de los registros será de tres años excepto en los casos en que debido a requisitos legales o requisitos del cliente se establezcan tiempos de archivo distintos. pdfMachine - is a pdf writer that produces quality PDF files with ease! Get yours now! Página 9 de 9 “Thank you very much! I can use Acrobat Distiller or the Acrobat PDFWriter but I consider your product a lot easier to use and much preferable to Adobe's" A.Sarras - USA PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DO- PA-05 Rev.0 CUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS Los registros del Sistema de Gestión se incluyen en la lista de registros del sistema según formato R3PA-05 en la que se indica el responsable de su cumplimentación, tiempo de conservación y archivo. 5.8. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN EXTERNA El Responsable del Sistema será el responsable del control de la documentación externa necesaria para el correcto desarrollo de las actividades propias del sistema según el formato “Relación de Documentación Externa” (Anexo V: R4-PA-05) 6.- ANEXOS. Los Anexos asociados al presente procedimiento son los siguientes: ANEXO I: ESQUEMA EXPLICATIVO. ANEXO II: LISTA DE CONTROL DE DISTRIBUCIÓN ANEXO III: RELACIÓN DE DOCUMENTOS EN VIGOR ANEXO IV: RELACIÓN DE REGISTROS ANEXO V: RELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN EXTERNA pdfMachine - is a pdf writer that produces quality PDF files with ease! Get yours now! Página 10 de 10 “Thank you very much! I can use Acrobat Distiller or the Acrobat PDFWriter but I consider your product a lot easier to use and much preferable to Adobe's" A.Sarras - USA PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DO- PA-05 Rev.0 CUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS ANEXO I ESQUEMA EXPLICATIVO PAUTAS DESCRIPTIVAS PAUTAS DE ORGANIZACIÓN PAUTAS DE EJECUCIÓN DOCUMENTACIÓN INTERNA DEL SGMA LISTADO REGISTRO ARQUITECTURA CONTROLES NO FORMATO Cambios? SÍ NUEVA DOCUMENTACIÓN pdfMachine - is a pdf writer that produces quality PDF files with ease! Get yours now! Página 11 de 11 “Thank you very much! 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Página 13 de 13 “Thank you very much! I can use Acrobat Distiller or the Acrobat PDFWriter but I consider your product a lot easier to use and much preferable to Adobe's" A.Sarras - USA PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DO- PA-05 Rev.0 CUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS ANEXO IV RELACION DE REGISTROS RELACIÓN DE REGISTROS REGISTRO FORMATO SOPORTE RESPONSABLE ARCHIVO R3-PA-05 Página de TIEMPO pdfMachine - is a pdf writer that produces quality PDF files with ease! Get yours now! Página 14 de 14 “Thank you very much! I can use Acrobat Distiller or the Acrobat PDFWriter but I consider your product a lot easier to use and much preferable to Adobe's" A.Sarras - USA PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DO- PA-05 Rev.0 CUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS ANEXO V RELACION DE DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN EXTERNA TÍTULO SOPORTE ORIGEN RESPONSABLE R4-PA-05 Página de FECHA ENTRADA pdfMachine - is a pdf writer that produces quality PDF files with ease! Get yours now! Página 15 de 15 “Thank you very much! I can use Acrobat Distiller or the Acrobat PDFWriter but I consider your product a lot easier to use and much preferable to Adobe's" A.Sarras - USA
