TH-P-05 Acuerdos de Gestión y Eval. del Desempeño

PROCEDIMIENTO
ACUERDOS DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN
DE DESEMPEÑO
Código: TH- P-05
Versión: 4
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos, con base en la normatividad vigente, para la construcción por escrito y
firmada de los compromisos y acuerdos a cumplir en la vigencia, sobre los productos y resultados
esperados frente a la visión, misión, objetivos, planes de desarrollo, institucionales, operativos anuales, y
de dependencia, en el marco de sus funciones y del propósito principal del empleo.
2. ALCANCE
Inicia con la capacitación sobre la metodología, normatividad, plazos y formatos para la concertación de
objetivos y compromisos y termina para los Gerentes Públicos con la evaluación y archivo del Acuerdo
de Gestión y para los Empleados de Carrera Administrativa con el seguimiento y archivo del plan de
mejoramiento individual.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Acuerdo de Gestión: es el establecimiento de una relación escrita y firmada entre el superior jerárquico
y el respectivo empleado público, con el fin de establecer los compromisos y resultados frente a la visión,
misión y objetivos de la organización; se pacta por un periodo determinado e incluye la definición de
indicadores a través de los cuales se evalúa el mismo, aplica para los gerentes públicos (nivel directivo).
Compromisos adicionales: compromisos “orientativos” que cada entidad deberá adecuar en función del
tipo de empleos gerenciales, previendo todos, limitando algunos o incorporando otros nuevos.
Compromisos contingentes: funciones o tareas no permanentes, aunque en algunos casos (según el
tipo de puesto gerencial y el estilo de dirección en cada organización concreta) pueden requerir buena
parte del tiempo de trabajo del gerente público.
Compromisos de mejora gerencial: a través de la suscripción de estos compromisos el gerente público
se obliga a desarrollar mejor sus competencias directivas en el desempeño del empleo público de
naturaleza gerencial.
Compromiso Institucional: es el modo y manera como ejerce las funciones la institución y que están
ligados a sus propios objetivos y metas, concretado en el Plan Operativo de Acción.
Competencia laboral: es la capacidad de un apersona para desempeñar, en diferentes contextos y con
base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones
inherentes a aun empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades,
valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público.
Comisión Evaluadora: grupo de evaluadores responsables de realizar la evaluación del desempeño
laboral de los empleados, uno de los cuales debe ser de libre nombramiento y remoción.
Concertar: ponerse de acuerdo varios grupos o personas acerca de una acción a realizar.
Evaluación Cuantitativa: evaluación de los resultados de un modo cuantitativo, ya sea a partir de un
modelo porcentual (hasta el 100%) o ya sea a partir de una escala de puntos de 1 a 5 que vaya de menor
a mayor.
Revisado por
Aprobado por
Johny Hernando Castro León
Paola Ximena Fonseca Caro
Profesional Responsable Talento Humano
Subdirectora Administrativa y Financiera
Fecha: Septiembre de 2013
Fecha: Octubre 18 de 2013
Las definiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas de documentos suministrados por el Departamento
Administrativo del Servicio Civil Distrital y del Departamento Administrativo de la Función Pública.
Código: TH- P-05
ACUERDOS DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN
DE DESEMPEÑO
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Evaluación de Desempeño Laboral: proceso que permite verificar, valorar y calificar el resultado
alcanzado por el empleado, en cumplimiento de las funciones inherentes a un empleo, de acuerdo con lo
previsto durante la fijación de compromisos para un período de evaluación, aplica para los funcionarios
de carrera administrativa y libre nombramiento y remoción que se encuentren en el nivel directivo.
Evaluación Objetiva: determinación clara si se han cumplido o no los objetivos marcados.
Evaluación subjetiva: basada principalmente en las percepciones que el evaluador recibe de cómo lleva
a cabo su trabajo el gerente público.
Jefe Inmediato: persona a quien se le ha asignado las funciones de supervisión del empleado evaluado
o quien tenga la competencia para ello.
Portafolio de Evidencias: conjunto de pruebas recolectadas a lo largo del período a evaluar y que se
aportan durante la evaluación para demostrar la competencia laboral del empleado, sus aportes al
cumplimiento de las metas institucionales y su potencial de desarrollo profesional.
Recurso de Reposición: medio de impugnación contra la calificación definitiva expresa o presunta, cuyo
fin es obtener que quien la profirió (evaluador), modifique o revoque la calificación.
Recurso de apelación: es aquél que tiene por objeto obtener que el superior jerárquico del evaluador,
enmiende la calificación realizada por el evaluador.
Planes de mejora: Es un conjunto de medidas de cambio, que se aplican al interior de un proceso o
procedimiento, con el fin de mejorar su rendimiento. Este instrumento permite identificar y organizar las
posibles respuestas de cambio necesarias, para fortalecer las debilidades encontradas en una
evaluación.
4. CONDICIONES GENERALES

El establecimiento y seguimiento de los Acuerdos de Gestión y de la Evaluación de desempeño
se realizaran en estricto cumplimiento a la normatividad y lineamientos vigentes impartidos por el
Departamento Administrativo de la Función Pública y la Comisión Nacional del Servicio Civil.

El Acuerdo de Gestión debe ser producto de un proceso concertado entre el superior jerárquico y
el empleado público, entendiendo la concertación como un espacio de intercambio de
expectativas personales y organizacionales, sin que se vea afectada la facultad que tiene el
superior jerárquico para decidir.

La evaluación de la gestión se hace con base en los formatos “Acuerdo de Gestión” y “Evaluación
de Desempeño” establecidos por el DAFP y la CNSC.

El Acuerdo de Gestión deberá establecerse dentro de los cuatro meses de cada vigencia y
cuando se vincule un nuevo directivo se contará a partir de la fecha de posesión.

Se debe garantizar que el Acuerdo y los Compromisos Laborales propuestos se enmarquen
dentro del esquema de planeación institucional.
Revisado por
Johny Hernando Castro León
Profesional Responsable Talento Humano
Fecha: Septiembre de 2013
Aprobado por
Paola Ximena Fonseca Caro
Subdirectora Administrativa y Financiera
Fecha: Octubre 18 de 2013
Las definiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas de documentos suministrados por el Departamento
Administrativo del Servicio Civil Distrital y del Departamento Administrativo de la Función Pública.
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
El encargado de evaluar el grado de cumplimiento del Acuerdo y de la Concertación de
Compromisos es el superior jerárquico; para apoyar sus conclusiones puede utilizar como
referentes los informes regulares que se haya acordado entregar, así como la información
adicional que surja en el desarrollo de las actividades.

Los Jefes de dependencia y/o Subdirectores deben estar capacitados para establecer y concertar
objetivos medibles y cuantificables en términos de los resultados esperados de la labor de cada
servidor; congruentes y coherentes con los planes y programas operativos de la entidad y con las
actividades y tareas que han sido asignadas a cada cargo en el diseño de los procesos.

Siempre que existan acciones de mejora se deben suscribir planes de mejoramiento individual,
los cuales deben tener el respectivo seguimiento por parte del servidor público y el jefe inmediato.
5. NORMATIVIDAD - REQUISITOS














Ley 100 de 1993
Ley 909 de 2004
Ley 344 de 1996
Ley de 2004
Decreto 1252 de 2000
Decreto 785 de 2005
Decreto 1227 de 2005
Decreto 4661 de 2005
Decreto 1601 de 2005
Decreto 2539 de 2005
Decreto 4565 de 2011
Acuerdo 001 de 2008
Acuerdo 137 de 2010
Resolución Interna 219 de 2011
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
1
Actividad
Descripción
Capacitar a los Se realiza una jornada
evaluadores
y individual o colectiva
evaluados.
de capacitación sobre
metodología,
normatividad, plazos y
formatos,
para
la
concertación
de
objetivos
y
compromisos en la
vigencia.
Revisado por
Johny Hernando Castro León
Profesional Responsable Talento Humano
Fecha: Septiembre de 2013
Responsable
Responsable
Gestión
de
Talento
Humano
y/o
Capacitador.
Documento o
Punto de
Registro
Control
Presentación
Verificación
de
la
Listados
de participación
asistencia.
de
los
responsables.
Aprobado por
Paola Ximena Fonseca Caro
Subdirectora Administrativa y Financiera
Fecha: Octubre 18 de 2013
Las definiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas de documentos suministrados por el Departamento
Administrativo del Servicio Civil Distrital y del Departamento Administrativo de la Función Pública.
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Nº
2
3
4
5
6
7
Actividad
Descripción
Analizar insumos De acuerdo con los
para
concertar planes institucionales
objetivos.
y con las funciones del
cargo, se analizan los
insumos
para
la
concertación
de
objetivos.
¿Se
realiza Si se realiza acuerdo
acuerdo
de de gestión continúe en
gestión
o la actividad 4, en caso
evaluación
del contrario continúe en
desempeño?
la actividad 10.
Enviar
formato Se
envía
a
los
de acuerdo de Directivos el formato
gestión.
de Acuerdo de Gestión
con
su
respectivo
instructivo,
Guía
Metodología para la
elaboración de un
acuerdo de Gestión
TH-I-01
Concertar
y En
una
jornada
formalizar
colectiva
de
los
Gerentes Públicos con
el Director de la
Entidad, se socializan
los
posibles
compromisos, metas e
indicadores
que
medirán
el
cumplimiento de su
gestión, se analizan,
se
concertan
y
formalizan
los
Acuerdos de Gestión
siguiendo
la
guía
metodológica de la
OFB.
Recibir copia de Se recibe copia, para
los Acuerdos de la hoja de vida, del
Gestión.
Acuerdo de Gestión de
cada Gerente Público.
Realizar
Se
realiza
el
seguimiento.
seguimiento semestral
de los compromisos y
demás
objetivos
formulados
en
el
Revisado por
Johny Hernando Castro León
Profesional Responsable Talento Humano
Fecha: Septiembre de 2013
Responsable
Jefe
inmediato.
Documento o
Registro
Insumos
Punto de
Control
Responsable
Gestión
de
Talento
Humano
Memorando o Confirmación
correo
de recibido.
electrónico.
Director
General
Gerentes
Públicos
TH-G-01 Guía Firmas de los
metodológica Acuerdos.
acuerdos de
gestión
Profesional
Gestión
del
Talento
Humano.
Director
General,
Gerentes
Públicos.
Copia
acuerdos
gestión
de
Acuerdos de Firma de los
gestión
con seguimientos.
seguimiento
Aprobado por
Paola Ximena Fonseca Caro
Subdirectora Administrativa y Financiera
Fecha: Octubre 18 de 2013
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Nº
Actividad
Descripción
Responsable
Documento o
Registro
Punto de
Control
Acuerdo de Gestión.
Cuando se requiera
modificar
los
compromisos se deja
constancia escrita y se
realizan los ajustes y
se informa al Área de
Talento Humano.
Evaluar
acuerdos
gestión.
8
9
10
11
los Al finalizar el periodo
de del Acuerdo, cada
Directivo junto con el
Director de la Entidad
efectúa la valoración
final, en un plazo no
mayor de tres (3)
meses contados a
partir de la finalización
de la vigencia del
Acuerdo. La Oficina
Asesora de Planeación
y la Oficina de Control
Interno suministran los
informes de gestión y
resultados
de
la
entidad (Insumos para
la valoración).
Recibir y archivar Se recibe copia del
evaluación
del Acuerdo de Gestión
Acuerdo
de evaluado y se archiva
gestión.
en
las
historias
laborales.
¿La evaluación Si
la
evaluación
corresponde al corresponde al periodo
periodo
de de prueba pasar a la
prueba?
actividad No. 13. En
caso contrario pasar a
la actividad No. 11.
Socializar
el Se socializa sobre el
tema
sistema de evaluación
establecido
por
la
CNSC
para
la
evaluación
del
desempeño laboral a
los servidores objeto
de evaluación.
Revisado por
Johny Hernando Castro León
Profesional Responsable Talento Humano
Fecha: Septiembre de 2013
Director
General, Jefe
Control
Interno, Jefe
Oficina
Asesora
de
Planeación y
Gerentes
Públicos.
Acuerdo
gestión
evaluado.
de Firma
del
seguimiento.
Auxiliar
Administrativo.
Acuerdo
gestión
evaluado.
de
Responsable y
Profesional del
Gestión
de
Talento
Humano.
Listado
asistencia
Acta
reunión
de
o
de
Aprobado por
Paola Ximena Fonseca Caro
Subdirectora Administrativa y Financiera
Fecha: Octubre 18 de 2013
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Nº
Actividad
Descripción
Responsable
Concertar
objetivos
Se concertan con los
funcionarios que tiene
a
su
cargo,
los
objetivos
o
contribuciones
para
evaluar, los cuales
deben ser medibles,
cuantificables
y
verificables
y
de
acuerdo
con
las
normas establecidas.
Jefe Inmediato
y/o Comisión
Evaluadora.
Notificar
compromisos
El evaluador notifica al
evaluado sobre los
compromisos
a
cumplir. En caso de no
aceptarse se realiza
notificación con un
testigo. El evaluado
tiene
derecho
de
solicitar revisión de la
Comisión de Personal.
Se realiza seguimiento
al cumplimiento de los
objetivos
que
se
concertaron con el
funcionario.
El seguimiento implica:
Elaborar el portafolio
de
evidencias
y
determinar
acciones
preventivas,
correctivas
o
de
mejoramiento.
Se realiza verificación
de los compromisos
adquiridos frente a la
evidencia o ejecución
hecha
por
el
funcionario.
Jefe
inmediato,
Evaluado
y
Comisión de
Personal.
Formatos de Firma de los
evaluación de responsables.
la CNSC .
Jefe inmediato
y/o Comisión
Evaluadora
Evaluado
Portafolio de Recolección
evidencias.
de evidencia.
Jefe inmediato
y/o Comisión
Evaluadora.
Portafolio de
evidencias.
Se
realiza
la
calificación
del
funcionario,
se
incluyen acciones del
mejoramiento,
si
Jefe inmediato
y/o Comisión
Evaluadora y
evaluados.
Formatos de Firma
de
evaluación de responsables.
la
CNSC
diligenciados
Notificación de
13
14
Realizar
seguimientos
15
Verificar
compromisos
16
17
Realizar
calificación,
y
diligenciar
formato de Plan
de Mejoramiento
Revisado por
Johny Hernando Castro León
Profesional Responsable Talento Humano
Fecha: Septiembre de 2013
Documento o
Punto de
Registro
Control
Formatos de Firma
de
evaluación de evaluador y
la CNSC .
evaluado.
Aprobado por
Paola Ximena Fonseca Caro
Subdirectora Administrativa y Financiera
Fecha: Octubre 18 de 2013
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Nº
Actividad
individual
¿Contra
calificación
definitiva
interpone
recurso
reposición?
18
19
20
21
22
¿Contra
respuesta
recurso
reposición
interpone
recurso
apelación?
Respuesta
recurso
apelación.
Descripción
aplica, y se comunica
y/o
notifica
personalmente
al
funcionario
de
la
calificación
definitiva
obtenida.
la En caso de que se
interponga recurso de
se reposición (dentro de
los
cinco
días
de siguientes
a
la
notificación personal),
Se revisa el trámite y
se toman decisiones
aplicando lo dispuesto
en
el
Código
Contencioso
Administrativo.
la
al
de
se
de
Responsable
Evaluado
Jefe inmediato
Comisión de
personal.
Documento o
Registro
la evaluación
definitiva
formato
de
Plan
de
Mejoramiento
individual.
Respuesta a
recurso
interpuesto.
Punto de
Control
En
caso
contrario
seguir a la actividad 21
En caso de que se
interponga recurso de
apelación, seguir a la
actividad 20. En caso
contrario, seguir a la
actividad 21.
a Se revisa el tramite y
de se toma la decisión,
aplicando lo dispuesto
en
el
Código
Contencioso
Administrativo.
Entregar
Se
entregan
las
evaluaciones.
evaluaciones
definitivas al Área de
Gestión del Talento
Humano
(al
día
siguiente
de
ejecutoriada
la
evaluación definitiva).
¿La calificación En
caso
que
la
del servidor de calificación
sea
carrera
insatisfactoria seguir a
administrativa o la actividad 23. En
del periodo de caso contrario, seguir
Revisado por
Johny Hernando Castro León
Profesional Responsable Talento Humano
Fecha: Septiembre de 2013
Jefe inmediato
Superior
del
evaluador.
Respuesta a Firma
recurso
recibido.
interpuesto.
Jefe inmediato
Auxiliar
Administrativo
Área
de
Talento
Humano.
Evaluaciones.
de
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Subdirectora Administrativa y Financiera
Fecha: Octubre 18 de 2013
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Nº
Actividad
Descripción
prueba
es
insatisfactoria?
Acto
administrativo de
declaratoria de
insubsistencia.
23
Notificar el acto
administrativo de
insubsistencia.
24
25
¿Contra
declaración
insubsistencia
interpone
recurso
reposición?
la
de
se
de
Dar respuesta a
recurso
de
reposición
26
Recibir y archivar
evaluaciones.
27
28
Realizar
Responsable
Documento o
Registro
Punto de
Control
Responsable
Gestión
de
Talento
Humano
Acto
administrativo.
Vo. Bo. Jefe
Oficina
Jurídica
y
Subdirector
Administrativo
y Financiero
Responsable
Gestión
de
Talento
Humano
Notificación
acto
administrativo.
Firma
recibido.
de
Servidor
declarado
insubsistente
Recurso
interpuesto
Profesional y
Responsable
Gestión
de
Talento
Humano
Respuesta
recurso.
a Firma
recibido.
de
Auxiliar
Administrativo
Expediente
Historia
Laboral
actualizada.
Firma
recibido.
de
Jefes
Formatos
a la actividad 27.
Se proyecta para la
firma del Director de la
entidad
el
acto
administrativo
de
declaración
de
insubsistencia.
(expedido
en
un
término no superior a
tres días).
Se notifica el acto
administrativo
de
insubsistencia
al
servidor de carrera
administrativa
o del
periodo de prueba con
calificación
definitiva
insatisfactoria.
En caso de que se
interponga recurso de
reposición contra el
acto administrativo de
declaración
de
insubsistencia, en los
términos del Código
Contencioso
Administrativo seguir a
la actividad 26,
en
caso contrario seguir a
la actividad 27.
Si la respuesta a
recurso de reposición
es negativa notificar al
funcionario del retiro
de la entidad, en caso
contrario notificarlo de
su permanencia en la
entidad.
Se reciben de los
evaluadores
las
calificaciones y se
archiva en la historia
laboral
de
los
funcionarios
evaluados.
De acuerdo con los
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Johny Hernando Castro León
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Fecha: Septiembre de 2013
Director
General.
de Firma
de
Aprobado por
Paola Ximena Fonseca Caro
Subdirectora Administrativa y Financiera
Fecha: Octubre 18 de 2013
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Administrativo del Servicio Civil Distrital y del Departamento Administrativo de la Función Pública.
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Actividad
Nº
seguimiento.
Evaluación
semestral.
Presentar
informes sobre la
evaluación
del
desempeño
laboral.
29
Tomar
Decisiones con
base
en
los
resultados de las
evaluaciones.
Descripción
Responsable
lineamientos
establecidos
el
evaluador
realiza
seguimiento de los
compromisos, notifica
y enviar copia del
seguimiento al Área de
Talento Humano
Se
presentan
los
informes
sobre
la
evaluación
del
desempeño
laboral
tanto internos como a
los entes externos que
lo requieran.
Se tienen en cuenta
los resultados de las
evaluaciones
del
desempeño
laboral,
para
los
aspectos
contenidos
en
la
normatividad vigente.
evaluadores y
evaluados
30
Adicionalmente
se
concretan
los
correctivos,
recomendaciones
o
mejoras
necesarios,
para
su
posterior
seguimiento.
Fin del procedimiento
Documento o
Punto de
Registro
Control
seguimiento
responsables
evaluación de
desempeño de
la CNSC .
Profesional y
Responsable
Gestión
de
Talento
Humano
Informes
presentados.
Director
General,
Funcionarios
del
Nivel
Directivo,
Profesional
Responsable
del Área,
Jefe
de
Dependencia.
Plan
de Notificación
Mejoramiento pública
del
Individual.
resultado de
evaluación.
Anexo 1. Control de Cambios
Versión
Fecha Aprobación
Naturaleza del Cambio
0-1
Diciembre de 2008
Documento Original
2
Diciembre de 2010
Cambio en las actividades del procedimiento
3
Diciembre de 2011
Ajuste en las actividades del procedimiento.
4
Junio 2013
Actualización actividades e inclusión de puntos de control
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Johny Hernando Castro León
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