DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE: Asistente de

FUNDACIÓN MEXICANA PARA LA PLANEACIÓN FAMILIAR
Elaborado
Día
Mes
Año
Página
Total/Páginas
Código
01
04
2013
1
4
GFA – RH037
Actualizado
Unidad Administrativa
Documento
Gerencia de Finanzas y Administración
Descripción y Perfil del puesto: Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE:
Asistente de Gerencia Oficinas de
Apoyo.
Para uso exclusivo de MEXFAM, A.C. / Prohibida su reproducción.
FUNDACIÓN MEXICANA PARA LA PLANEACIÓN FAMILIAR
Elaborado
Día
Mes
Año
Página
Total/Páginas
Código
01
04
2013
2
4
GFA – RH037
Actualizado
Unidad Administrativa
Documento
Gerencia de Finanzas y Administración
Descripción y Perfil del puesto: Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.
Descripción del Puesto
Titulo del Puesto
Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.
Unidad de Adscripción
Oficinas de Apoyo.
Jefe inmediato
Responsabilidad
Gerente de Operaciones/Gerente de Relaciones Interinstitucionales/Gerente
de Servicios Médicos.
Apoyar en todos los procesos administrativos y secretariales que garanticen
eficientemente el desarrollo de la operación de las Gerencias.
Llevar el control de la agenda de la Gerencia.
Apoyar en la logística de eventos institucionales, al interior y exterior de O. A.
Contestar y canalizar las llamadas telefónicas recibidas en la Gerencia.
Funciones
Organizar y controlar el archivo físico y computacional de la Gerencia.
Tramitar y realizar el pago por servicios contratados (compras y capacitación).
Solicitar y comprobar los gastos por viáticos de toda la Gerencia.
Proporcionar información a otras Gerencias y Jefaturas en Oficinas de Apoyo.
Colaborador directo
Agendar los compromisos, juntas y proyectos de la Gerencia.
Atender a participantes en cursos de capacitación, y a las visitas que vienen a
tratar asuntos de índole laboral del área de servicios médicos.
Asistir a los eventos realizados por la Gerencia de forma interna o externa.
Canalizar las llamadas telefónicas según corresponda y tomar nota de los
recados cuando el personal de la Gerencia esta de comisión o ausente.
Recibir y canalizar la correspondencia al personal de la Gerencia.
Archivar todos los documentos generados por la Gerencia.
Resguardar y controlar los expedientes de la Gerencia.
Mantener actualizadas y resguardadas (respaldos) las bases de datos, así
como los archivos de cómputo que se utilizan en la Gerencia.
Elaborar las solicitudes de compras, viáticos y pagos diversos.
Realizar la comprobación correspondiente de viáticos y pagos diversos.
Enviar correspondencia y materiales de forma interna y usuarios externos que
tienen relación con la Gerencia.
Ninguno.
Colaborador indirecto
Ninguno.
Relaciones internas
Relaciones externas
Gerentes Oficinas de Apoyo/Personal de Oficinas de Apoyo.
Usuarias y Usuarios de los servicios médicos y programas sociales.
Actividades
Para uso exclusivo de MEXFAM, A.C. / Prohibida su reproducción.
FUNDACIÓN MEXICANA PARA LA PLANEACIÓN FAMILIAR
Elaborado
Día
Mes
Año
Página
Total/Páginas
Código
01
04
2013
3
4
GFA – RH037
Actualizado
Unidad Administrativa
Documento
Gerencia de Finanzas y Administración
Descripción y Perfil del puesto: Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.
Perfil
Escolaridad
Idioma o Lengua
Formación
Bachillerato Técnico (Administración, contabilidad, secretarial, archivo).
Titulado (Deseable). Trunco en área de Ciencias Sociales (deseable).
Inglés, 100 % Requiere alcanzar 14 puntos del factor idioma (Interpretar
documentos escritos, lectura).
Carrera administrativa. Servicios médicos. Salud Sexual y Reproductiva
(Deseable). Área de Ciencias Sociales. Interés y sensibilidad a temas sociales.
Un año controlando agenda a nivel Gerencial.
Un año participando en la organización de eventos, talleres y cursos.
Atender y canalizar llamadas de usuarios (as) (conmutador).
Un manejando conmutador o teléfono multilinea.
Experiencia
Un año realizando actividades de archivo y control de expedientes.
Un año recepción, control y entrega de correspondencia y materiales.
Un año en control de gastos por viáticos y su comprobación.
Realizar inventarios, control de materiales y papelería de oficina.
Proporcionando información básica sobre servicios de salud.
Manejo de Office en un 100%.
Temas de salud sexual y reproductiva (deseable).
Control, registro de gastos y principios básicos de contabilidad (Deseable).
Áreas de
Trámites bancarios.
conocimiento
Control de citas, formación de expedientes y resguardo de archivo.
especifico
Manejo de computadora, copiadora, fax y conmutador.
Uso de Internet y Redes Sociales.
Excelente ortografía y redacción.
Manejo de accesorios y papelería usada en oficinas.
Para uso exclusivo de MEXFAM, A.C. / Prohibida su reproducción.
FUNDACIÓN MEXICANA PARA LA PLANEACIÓN FAMILIAR
Elaborado
Día
Mes
Año
Página
Total/Páginas
Código
01
04
2013
4
4
GFA – RH037
Actualizado
Unidad Administrativa
Documento
Gerencia de Finanzas y Administración
Descripción y Perfil del puesto: Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.
Establecer relaciones interpersonales positivas con las personas que trata.
Amabilidad y disposición para atender a personas o usuarios.
Capacidad para trabajar en equipo.
Habilidades
Atender tareas múltiples. Organización y planeación.
Y
Capacidad para fomentar el orden y la disciplina en las actividades diarias.
Competencias
Contribuir a la comunicación asertiva.
Optimizar y controlar los recursos materiales asignados.
Aprendizaje y habilidad para simplificar procesos.
Solucionar problemas poco complejos.
Jornada laboral
48 horas distribuidas conforme a las necesidades de operación (flexible).
Para uso exclusivo de MEXFAM, A.C. / Prohibida su reproducción.