Asher+Company ¿Desea mejorar el coste y atención por paciente? Gestión Estratégica de Costes Sanitarios Documento de investigación Por: Pedro San Martín Innovación Financiera puesta en practica Contenido Los retos en servicios sanitarios ............................................................................ 2 Tendencias en la industria y retos del Director Financiero .......................... 2 Finanzas sanas en sanidad ........................................................................... 3 ¿Se necesita mas de una contabilidad en servicios de salud? ................................ 5 ¡El pasado, presente y futuro son escenarios distintos! ............................... 5 Modelos financieros integrados ............................................................................ 7 ¡De la estrategia a la ejecución! .................................................................... 7 Enfoque en mejorar el servicio al paciente ............................................................ 9 Evolución de los modelos financieros ......................................................... 9 ¿Por dónde comenzar? ........................................................................................ 12 Un equipo bien preparado asegura el éxito del proyecto de mejora ......... 12 Conclusión e información sobre nosotros ........................................................... 13 Asher & Company ..................................................................................... 13 Pedro San Martín ....................................................................................... 13 Asher & Company Página i Innovación Financiera puesta en practica Los retos en servicios sanitarios Tendencias en la industria y retos del Director Financiero Desde sus inicios la historia de la medicina ha buscado mejorar día con día la calidad de vida del ser humano, para esto se han desarrollado mejores métodos de trabajo, innovaciones tecnológicas así como la modificación de los roles y responsabilidades por parte del equipo médico. Hoy en día para otorgar servicios de salud no solo basta hacerlo con un buen médico y un buen medicamento, sino que se requiere de toda una buena infraestructura y de un equipo multidisciplinario con los recursos necesarios para atender a los pacientes en sus múltiples etapas y requerimientos. Según algunos expertos, los desafíos son mayores y los directores financieros de las organizaciones de servicios de salud tanto pública como privada, durante mucho tiempo no tuvieron la necesidad por contar con modelos financieros más sofisticados para planificar y evaluar los resultados, sin embargo esta situación ha venido cambiando rápidamente. El entorno de la industria está transformándose rápidamente y los recursos son cada día son más limitados. Algunas tendencias en los servicios de salud analizados por Asher & Company son: • Mayor coordinación de los hospitales y clínicas participantes de la red médica nacional o Portabilidad del paciente entre hospitales o Fomentar la alta especialización y economías de escala por recursos compartidos • Mejorar la calidad de la atención ante incremento cada vez mayor de la demanda o Reducir los tiempos de espera o Reducir espectros de dolor o Cambios de tipos de atención por segmento de la población • Aplicación de tecnologías avanzadas o Cirugía robótica o Expediente clínico electrónico o Alineación y automatización de procesos hospitalarios • Escasez de personal motivado con habilidades y conocimientos o Aprendizaje de nuevos procedimientos o Nuevos modelos de compensación • Finanzas sanas o Reducción del presupuesto “Hacer más con menos” o Conocer el coste por servir de manera más detallada (ej. Paciente, grupo relacional ambulatorio, grupo relacional de diagnóstico) o Mejorar los informes y participar de manera más estrecha en la toma de decisiones Asher & Company Página 2 Innovación Financiera puesta en practica Finanzas sanas en sanidad Por muchos médicos y expertos de industria, la ejecución de los procesos financieros en los hospitales ha sido visto como un trabajo “sucio” que no es importante para la adecuada gestión de las operaciones relacionadas con la atención a los pacientes. Muchos países y en particular sus organizaciones sanitarias están enfocadas en cuanto se gasta en partidas presupuestales en vez de analizar el valor que se genera al paciente y a la sociedad el uso de estos recursos. En la Figura 1 se puede observar un análisis de Asher & Company con datos la Agencia Central de Inteligencia sobre el gasto de algunos países en aspectos sanitarios con respecto a su producto interno bruto, sin embargo una pregunta sobre este gasto es ¿se esta reduciendo el índice de dolor a los pacientes? O ¿Esta inversión da resultados de calidad a las necesidades de los pacientes? Gasto&sanitario&respecto&al&PIB& 18" 16" 14" 12" 10" 8" %"PIB"en"Sanidad" 6" 4" 2" Un i te d" St at M es" ex ico Cu " Po ba r " Co tug st al" a"R ica S " Ar pa ge in" n? na Br " Pa asil na " m a Ch " Ur ile u " Ho gua nd y" Pa ura ra s" Co gua l y Gu om " at bia em " Ec ala ua " d Bo or" liv ia E l P "" "Sa er lva u" do Be r"" liz e" 0" Figura 1 Asher & Company Página 3 Innovación Financiera puesta en practica En diversos hospitales y clínicas es común encontrar que los modelos financieros para la toma de decisiones se encuentran rezagados, algunos con las siguientes características: Necesidades de información • Falta de conocimiento sobre el coste por atender a cada paciente • Presupuestos y pronósticos no están alineados a las metas estratégicas y resultados del hospital • • Falta de visibilidad en la ejecución de los procesos y sus transacciones Desconocimiento de la capacidad y uso de los activos Modelo y proceso financiero • • • • • • Mala asignación de ingresos, costes, gastos e inversiones por lo que existen subsidios entre procesos y áreas de especialidad Subsidios entre procesos y servicios (sobrecosteo y subcosteo) Cálculos matemáticos no siguen un estándar de industria ni cumplen con normas financieras Procesos no son consistentes a través de la organización Escasa documentación de los proceso y modelos financieros Modelos financieros enfocados a las transacciones en vez de la valoración de los resultados de la organización Tecnología • • • Falta de automatización de cálculos matemáticos, uso extremo de hojas de cálculo Datos no confiables provenientes de diversas aplicaciones y de forma desorganizada Utilización de hojas de cálculo y aplicaciones aisladas de la arquitectura de IT Equipo de finanzas y usuarios de información • • • Falta de entrenamiento Grupos de trabajo desalineados a las metas estratégicas Reactivos a la situación de la industria y toma de decisiones estratégicas Asher & Company Página 4 Innovación Financiera puesta en practica ¿Se necesita mas de una contabilidad en servicios de salud? ¡El pasado, presente y futuro son escenarios distintos! Un tema muy debatido, pero especialmente con auditores “cuadrados” es la necesidad de contar con diferentes “contabilidades” o más bien diversos modelos financieros para poder analizar y tomar decisiones sobre el rendimiento de los servicios de salud en sus diferentes momentos. Para entender cuáles son estos momentos, es importante conocer el tiempo en toma de decisiones. Como se puede ver en la parte superior de la Figura 2, el Proceso de Medición y Evaluación del Rendimiento de los Servicios de Salud, es un proceso continuo de información del pasado, la situación actual y escenarios con vista a lo que pudiera suceder en el futuro. Cada etapa de medición y toma de decisiones en el tiempo involucra a diferentes requerimientos y roles de las personas que toman las decisiones. No es lo mismo un auditor de cuentas que necesita conocer y preparar sus notas a cerca de lo que paso hace un año, que un médico gerente del área de urgencias quien necesita conocer en el presente como se están ejecutando las operaciones y asignando sus recursos, o el director general de un hospital que necesita definir la nueva forma de operar y definir con los inversionistas públicos y/o privados la forma en que se asignaran los recursos y definir los resultados tanto financieros como los de impacto en la sociedad. VISTAS&DE&LA&CONTABILIDAD&DIRECTIVA&EN&SANIDAD& Estrategia Valor&al&& Accionista&& /&Sociedad& Usuarios&de&la& información& Regulador&de&sanidad& Inversionistas& Gobierno&Corpora8vo& Director&General& Director&Financiero& Frecuencia&de&los& Semestral& informes& Anual& Propósito&de&la& información& Asegurar&un&adecuado& rendimiento&del&capital& y&flujo&de&efec8vo& Planificación,&& presupuesto&y& &pronós8cos& Operación Rentabilidad&y&& ges8ón&& de&costes& Desempeño&& opera8vo& Inicia8vas&& estratégicas&& Director&General& Director&Financiero& Alta&Dirección& Director&General& Director&Financiero& Director&Médico& Equipos&por& especialidad& Director&General& Director&Financiero& Director&Médico& Equipos&por& especialidad& Director&General& Director&Financiero& Alta&Dirección& Equipos&involucrados&a& proyectos&estratégicos& Anual& Trimestral& Mensual& Trimestral& Mensual& Semanal& Mensual& Semanal& Diaria& Mensual& Semanal& Asignar&los&recursos&de& manera&adecuada&para& fortalecer&la&ventaja& compe88va&(elección& de&las&especialidades& médicas)& Conocer&el& comportamiento&de&las& unidades&de&atención,& especialidades& médicas&y&pacientes& Conocer&el& comportamiento&de& los&procesos&en& capacidad,&coste,& 8empo&y&calidad& Establecer&acciones&de& transformación&para& cumplir&las&metas&y& obje8vos& Figura 2 Asher & Company Página 5 Innovación Financiera puesta en practica Proceso de Medición y Evaluación del Rendimiento de los Servicios de Salud al ser un proceso continuo debe contemplar diversos modelos financieros para la emisión de los informes particulares para cada tipo de toma de decisiones en diferentes modelos financieros o ¡diferentes contabilidades! Asher & Company ha elaborado para SAP AG diversos modelos financieros especializados en servicios de salud para desplazar con éxito iniciativas de SAP Profitability and Cost Management, SAP Business Planning and Consolidation y SAP Strategy Management bajo modelos integrados capaces de emitir informes en la web y en diversos dispositivos móviles como el iPad de Apple. Por ejemplo algunos hospitales reportan las siguientes dimensiones como resumen de su operación (ver Figura 3): • • • • Resumen ejecutivo: Compendio de los indicadores más importantes para la gestión diaria, semanal y mensual del hospital. Gestión de calidad: Medición de incidentes, tiempos de espera y atención, comunicaciones, quejas. Gestión de pacientes: Expediente clínico electrónico, registro de episodios, grado de dolor. Gestión de personal: Productividad del personal, ratio de personal / pacientes, censos. • Gestión de operaciones: Admisiones, utilización de camas, análisis de capacidad de quirófanos, traslados y altas, análisis clínicos. • Gestión financiera: Flujo de efectivo, inventarios, ratios financieros, estados financieros. Figura 3 (Fuente: SAP Enterprise Performance Management). Asher & Company Página 6 Innovación Financiera puesta en practica Modelos financieros integrados ¡De la estrategia a la ejecución! Mejorar la toma de decisiones en la planificación, presupuesto y control de costes para incrementar la rentabilidad o hacer el mejor aprovechamiento de los recursos públicos, no es solo tener los informes más detallados, sino entender bien este proceso con personal capacitado y aplicaciones tecnológicas que permitan eliminar el trabajo manual en la mayoría de lo posible. La planificación y la operación son acciones que están completamente vinculadas en un mismo proceso como se puede apreciar en la Figura 4. Figura 4 Tanto para la planificación como para la operación de los servicios de salud es necesario contar con información confiable y oportuna para la toma de decisiones. Esta información debe de ser generada a partir de modelos financieros integrados y vinculados lo más automáticamente posible con las aplicaciones tecnológicas que contienen los datos financieros y operativos para realizar los cálculos. El enfoque de modelos financieros integrados se sustenta en el método Closed Loop desarrollado por el Consortium for Advanced Management – International, del cual ejecutivos de Asher & Company formaron parte. Estos modelos gracias a la tecnología que integran a SAP Enterprise Performance Asher & Company Página 7 Innovación Financiera puesta en practica Management permite tener a los modelos financieros vinculados con diversas aplicaciones de la siguiente manera (ver Figura 5): Coste*por*paciente* Coste*por*grupo*relacional*de* diagnos.co*y*ambulatorio* Coste*por*servir** Coste*por*episodio* Coste*y*análisis*del*rendimiento* de*los*procesos* Planificación)y)pronós4cos)sustentados) en)resutados)e)indicadores) Análisis*de*capacidad* Planificación*y*Presupuesto* basada*en*Resultados* Definición*y*pronós.co*de* escenarios*de*operación* Consolidación* Alineación)estratégica)y)de)riesgos) Escenarios*y*alterna.vas*de* operación* Comunicación*y*alineación* Seguimiento*a*inicia.vas* estratégicas* Ges.ón*de*riesgos* Op4mización)de)base)de)coste) Figura 5 Optimización de la base de coste: Tal vez este sea uno de los requerimientos más importantes para el éxito de los servicios a la salud, ya que conocer el Coste por Paciente, Coste por Grupo Relacional de Diagnóstico, Coste por Grupo Relacional Ambulatorio, así como los costes y rendimiento de las operaciones de apoyo como mantenimiento, abastecimientos o logística son muy importantes para la definición de escenarios futuros de operación así como el uso de los recursos. Planificación y pronósticos sustentados en resultados e indicadores: Modelos sustentados en indicadores de rendimiento más que en transacciones contables han permitido eliminar el pensamiento de “auditor” para consolidar información financiera para elaborar informes de planificación los cuales adolecen de contenido práctico para la toma de decisiones sobre: • • • Como reducir el coste por transacción o atención a cada paciente Como orientar mejor los recursos para optimizar la capacidad de la infraestructura Como tener una mejor transparencia de las operaciones para tener un mejor enfoque y capacidad de respuesta Alineación estratégica y de riesgos: Los informes financieros, así como los datos que los soportan suelen ser innumerables, sin embargo un estudio realizado concluye que de todos los datos que genera la Dirección Financiera se utiliza solo entre el 4 al 6% para su uso en la toma de decisiones. Para esto es necesario identificar las principales estrategias de negocio, así como mantener los pasos para alienar y comunicar las iniciativas estratégicas con las acciones a ejecutar en el tiempo. Asher & Company Página 8 Innovación Financiera puesta en practica Enfoque en mejorar el servicio al paciente Evolución de los modelos financieros Para mejorar las expectativas y deseos del paciente sobre su estancia en el hospital y otorgamiento de diversos servicios de salud, existen diversas técnicas y herramientas administrativas. Sin embargo estas deben ejecutarse con prácticas financieras sanas, que permitan tener un equilibrio sin comprometer el futuro y recursos que requiere la organización sanitaria. Los modelos para la gestión financiera de los pacientes deben evolucionar tanto en sus métodos de cálculo como en su soporte tecnológico, en la Figura 5 se muestra una escala de madurez, donde el reto principal es la evolución y el cambio de mentalidad en la utilización de herramientas y métodos financieros transaccionales a un enfoque de finanzas analíticas, las cuales cubran las necesidades de diversos usuarios de la información sobre el comportamiento de los servicios que se otorgan a cada paciente. Grado*de*madurez*y*detalle*de*la*información* Fase'I' Fase'II' Fase'III' Fase'IV' Fase'V' Modelos'Beyond'Budge3ng' Costes'y' presupuestos' basados'en' ac3vidades'(ABC,' ABB)'autónomos' Finanzas*analí;cas* “Enfoque'de'negocio”' Planificación,' presupuesto'y' control'de'costes' integrados' Centros'de'coste'y' presupuesto' tradicional' Estados'financieros''' Finanzas*transaccionales* “Enfoque'de'auditor”' Evolución*/*Necesidades*de*información*para*la*toma*de*decisiones*en*sanidad* Figura 6 En base al análisis de la situación de varias entidades de servicios a la salud y en nuestra experiencia de trabajo con diversas organizaciones de Iberoamérica la mayoría de sus direcciones se finanzas se encuentras entre la Fase I y Fase II de la escala de madurez presentada en la Figura 6. Dentro de los síntomas y enfermedades para cambiar de la Fase II a la Fase III en las organizaciones de salud están estos “Refranes Populares” y “Protocolos de estudio” con el objeto de conocer el rendimiento y coste del paciente: Asher & Company Página 9 Innovación Financiera puesta en practica • “Estamos utilizando SAP Controlling, incrementando los criterios de sub-reparto para llegar al coste por paciente”. o Los costes se acumulan o se asignan, SAP CO es un buen acumulador de costes, sin embargo existen muchas organizaciones que utilizan esta herramienta de acumulación de costes y gestión de centros de responsabilidad para tratar de generar modelos financieros con información analítica. • “Con información externa podemos ajustar los Grupos Relacionales de Diagnóstico y Ambulatorios”. o La información externa como son los pesos relativos, ó la estructura y definición de GRD´s y GRA´s son solo referencias, no son la realidad de una organización diferente donde se quieren implantar. • “Estamos realizando un proyecto de consolidación financiera para generar planes, presupuestos y análisis de costes”. o Integrar datos de información contable a través de herramientas tradicionales de consolidación no sustituye la necesidad de contar con los cálculos matemáticos adecuados para emitir informes de planificación y costes. • “Los modelos los estamos realizando en SAP Business Warehouse”. o Los almacenes tanto reales como virtuales como un Business Warehouse no son los “motores” o “maquinaria específica de producción” sino simplemente el repositorio de los datos se requiere como en el caso de los modelos financieros de panificación y gestión de costes. Asher & Company Página 10 Innovación Financiera puesta en practica Un refrán popular dice “lo que no se mide no se puede mejorar”, para el caso de la gestión financiera de los pacientes es importante contar con modelos financieros robustos, sin embargo como cualquier proceso, este tipo de modelos maduran en diversas etapas como se demuestra en la Figura 7: Visibilidad(del(negocio((.(Etapas(de(madurez(del(modelo(de(ges6ón(de(costes(.(( Coste&de&lo&vendido& Contribución(Marginal( Desplazamiento&de& medicinas&y&u4lización& del&personal&directo& & Coste&de&lo&vendido& Coste&de&la&cadena&de& abastecimiento& & Grupos&Relacionales&de& Diagnós4co&y& Ambulatorios& & Desplazamiento&de& medicinas&y&u4lización& del&personal&directo& & Coste&de&lo&vendido& Coste&de&quirófanos,& laboratorios&y&otros& procesos&de& infraestructura& (Procesos)& & Coste&de&la&cadena&de& abastecimiento& & Grupos&Relacionales&de& Diagnós4co&y& Ambulatorios& & & Desplazamiento&de& medicinas&y&u4lización& del&personal&directo& & Coste&de&lo&vendido& Coste&de&marke4ng& & Coste&del&manejo&de& siniestros& & Coste&de&quirófanos,& laboratorios&y&otros& procesos&de& infraestructura& (Procesos)& & Grupos&Relacionales&de& Diagnós4co&y& Ambulatorios& & Coste&de&la&cadena&de& abastecimiento& & Desplazamiento&de& medicinas&y&u4lización& del&personal&directo& & Coste&de&lo&vendido& Coste(total(del(servicio( y(del(paciente( Figura 7 Asher & Company Página 11 Innovación Financiera puesta en practica ¿Por dónde comenzar? Un equipo bien preparado asegura el éxito del proyecto de mejora Según algunos expertos en iniciativas de contabilidad analítica, el 50% de los proyectos para implantar modelos de costes, planificación y/o marcadores balanceados fracasan en lograr los resultados planteados en un inicio. Estos proyectos fracasan principalmente por una falta de planificación, asignación de los recursos adecuados y mucha motivación del personal responsable para lograr los resultados. En diversas reuniones de Directores de Finanzas y Directores de IT de organizaciones miembro del Beyond Budgeting, han establecido como una práctica adecuada parar por una etapa de “Descubrimiento” con el objeto de conocer todos los beneficios, retos e implicaciones de implantación para pasar después a las etapas de planeación y ejecución de este tipo de iniciativas (ver Figura 8): DESCUBRIMIENTO• Alinear)los)obje.vos)de)la)organización) • Obje.vos)de)mercado) • Obje.vos)de)mejora)de)desempeño) • Obje.vos)de)mejora)en)ges.ón) PLANEACIÓN- EJECUCIÓN- • Desarrollo)del)plan)estratégico) • Ejecutar)el)plan)de)trabajo) • Plan)de)trabajo) • Desarrollar)modelo)financiero) • Organización)de)la)inicia.va) • Automa.zar)drivers) • Iden.ficar)necesidades)de)información) actual)de)los)usuarios)/)manejo)de) expecta.vas) • Clarificación)de)roles)y) • Validar)resultados)del)modelo) • Evaluación)sobre)la)situación)actual)de)la) contabilidad)administra.va) • Centros)de)coste) • Criterios)de)asignación) • Polí.cas)de)clasificación)de)gastos) • Es.mación)de)recursos) • Recopilar)mejores)prac.cas)e)iden.ficar) casos)similares) responsabilidades) • Establecimiento)de)alcance) • Plan)de)comunicación) • Puntos)crí.cos)de)aceptación)y)adaptación) • Integración)del)modelo)de)negocio)con) inicia.vas) • Integración)de)modelo)financiero)con) temas)estratégicos) • Conver.r)el)proyecto)en)programa) de)la)cultura) • Asignación)de)recursos) • Evaluación)de)los)usos)de)información) • Establecer)expecta.vas)realistas)para)el) modelo)financiero) • Elaborar)un)caso)de)negocio)para)analizar) beneficios)cualita.vos)y)cuan.ta.vos) Figura 8 Asher & Company Página 12 Innovación Financiera puesta en practica Conclusión e información sobre nosotros Asher & Company Asher es el líder en Innovación Financiera, por muchos conocedores en la industria somos considerados como una autoridad en métodos y herramientas para afrontar los retos tecnológicos del Director Financiero para incrementar el valor de sus organizaciones. Con mas de 20 años de experiencia en el mercado Iberoamericano y operaciones en Colombia, Costa Rica, España, Honduras, México, Panamá, Perú y Texas (USA). Hemos desarrollado herramientas, conocimientos y entregado resultados con éxito en modelos avanzados de Rentabilidad y Gestión Estratégica de Costes, Gestión de Iniciativas Estratégicas, Planeación, Presupuesto y Pronóstico. Así como modelos de Consolidación Financiera y Riesgos Financieros. Creemos que para hacer cambios sustentables en el tiempo la transformación de los procesos y modelos financieros no es posible sin la aplicación de tecnologías avanzadas como las ofrecidas por nuestro socio SAP. Además de un desarrollo de habilidades y conocimientos del personal de nuestros clientes para ejercer un estilo de trabajo diferenciado en el mercado. Pedro San Martín Pedro San Martín, es Contador Público y Maestro en Administración de Empresas. Actualmente es Socio Director de Asher para sus operaciones en países de habla española. Ha participado como miembro activo en organizaciones de reconocido prestigio como Consortium for Advanced Management – International (CAM-­‐I), Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas y Beyond Budgeting Northamerica. Coautor del libro Closed Loop con el método de Planificación basada en Resultados. Profesor de Contabilidad Directiva del ITAM. Ha sido relacionado con las firmas Arthur Andersen, Deloitte, PwC y Armstrong Laing Group (hoy SAP AG). Con mas de 20 años de experiencia ha colaborado con clientes de reconocido prestigio como: American Express, Bank of America, Banco Santander, Banorte-­‐Generali, BCSC, Boeing, BMW, Caja Madrid, Chrysler, Citibank, Coca Cola, Ecopetrol, Generali, Kraft, KPMG, Financiera Independencia, ICA, Peñoles, Pemex, Sociedad Hipotecaria Federal, TV Azteca, Walt-­‐Mart, Volkswagen, YPF Repsol entre otros. El autor puede ser contactado en [email protected] Asher & Company Página 13 1 2 Innovación Financiera puesta en practica R Copyright ©2012 Asher & Company. All Rights Reserved. Other names and brands may be claimed as the property of others. Information regarding third party products is provided solely for educational purposes. Asher & Company is not responsible for the performance or support of third party products and does not make any representations or warranties whatsoever regarding quality, reliability, functionality, or compatibility of these devices or products. Asher & Company logos, and trademarks or registered trademarks of Asher or its subsidiaries in the United States and other countries. Copyright ©2012 Asher & Company and/or Binary Technologies Iberia, SL All Rights Asher & Company Página 14