¿Cómo exponer adecuadamente un proyecto de tecnología de

¿Cómo exponer adecuadamente un proyecto de tecnología de
información?
Guía práctica y rápida
Luis Carlos Aceves G.
La motivación....
El ambiente de las tecnologías de información (TI) es sumamente cambiante. Esto
obliga a que los proyectos desarrollados sean cada vez más dinámicos e
innovadores. Dentro de este proceso es frecuente que se tenga que realizar la
presentación o exposición de alguna propuesta que sentimos que puede cubrir la
demanda tecnológica de un mercado con cierta necesidad.
Dentro del contexto de las TI, he vivido diversas situaciones académicas y
profesionales donde he observado que las personas que pertenecemos a ésta área
no sabemos exponer, explicar y justificar nuestros proyectos; aún los innovadores.
Esto básicamente significa que el proceso de “venta” del proyecto es poco exitoso.
Al mencionar la palabra “vender” no me refiero a una transacción comercial, sino al
proceso de convencer que la idea presentada está fundamentada, es factible y es la
mejor. Es decir, que la propuesta realmente resuelve algo o satisface una
necesidad, y que al mismo tiempo al desarrollarla generará algún beneficio,
preferentemente económico.
Quiero hacer énfasis en algunos puntos que refuerzan la aseveración del párrafo
previo:

El factor tecnológico siempre como punto central: frecuentemente las
personas del área de TI solo piensan en función de aspectos de TI. Quizás
suena redundante este enunciado, por lo que detallaré algunos aspectos
relacionados con este punto:
Hay que recordar que la audiencia que esté escuchando la presentación y
evaluando el proyecto puede no pertenecer área de TI, por ejemplo algún
inversionista o el director de una organización. Frecuentemente, al momento
de presentar un proyecto de TI las personas se centran en mostrar
únicamente las bondades tecnológicas de su producto, utilizan un lenguaje
demasiado técnico y en muchos casos no se responde del todo a los
cuestionamientos que surgen.

El proceso de búsqueda de información: normalmente, antes
cualquier idea lo más natural es investigar. Erróneamente se
suficiente con que la idea suene bien tecnológicamente para
proyecto de TI. En pocas ocasiones las personas investigan si
en el mercado desarrollado o en proceso de desarrollo.
Con Internet el proceso de búsqueda debería ser
relativamente simple. Desafortunadamente, es común
responsables del proyecto no toman esto en cuenta, o no
buscar a través de la Web limitándose a realizar
sumamente superficial.

de desarrollar
piensa que es
convertirla en
ya existe algo
algo obligado y
observar que los
saben qué o cómo
una investigación
Desconocimiento del entorno: definitivamente el punto central es el proyecto
a presentar, pero no hay que olvidar que hay fuerzas externas que pueden
afectar la realización del mismo. Los responsables del proyecto pocas veces
tienen claras respuestas ante cuestionamientos como: ¿de cuánto es el
mercado?, ¿cuál es la opinión de los prospectos?, ¿quienes serán los
proveedores?, ¿con quién compiten?, ¿qué tecnología puede sustituir o
complementar a la idea presentada?, ¿cómo está creciendo la industria en
que se desea desarrollar el producto?, ¿qué precio está dispuesto a pagar el
mercado?, ¿qué riesgos tiene el proyecto?
En muchas ocasiones este desconocimiento está profundamente relacionado
con la falta de investigación ya mencionada.

El ciclo de vida y la pérdida de la ventaja competitiva: si bien la idea puede
ser innovadora hay que visualizar si a mediano o largo plazo el proyecto
puede crecer. Si el proyecto no tiene futuro o si puede ser replicado con
facilidad rápidamente perderá su valor. La situación provocará que la
ventaja competitiva se pierda y el producto terminará por “morir”.
Debido a que la TI evoluciona con gran rapidez es importante que los
responsables del el proyecto puedan responder a preguntas como ¿qué
mejoras tecnológicas se pueden incorporar? ¿cuál es el futuro de la
arquitectura técnica del proyecto? ¿en qué otras plataformas puede
funcionar? ¿cómo se visualiza el proyecto comercial y técnicamente a
mediano plazo?. Lamentablemente esto es otra situación donde no siempre
se dan respuestas claras.

El retorno de la inversión: este es uno de los indicadores más importantes
para poder “vender” la idea, sin embargo es uno de los más ignorados por la
gente de TI. El proyecto puede ser muy bueno técnicamente hablando, pero
si no se realiza un análisis costo-beneficio que determine la factibilidad
económica será difícil de llevarlo a la práctica. Con frecuencia los
responsables del proyecto no identifican correctamente la inversión
necesaria para desarrollar el proyecto contra los beneficios esperados una
vez que se concluya. Al no hacer un análisis costo-beneficio no se puede
conocer el periodo de tiempo que tomará recuperar la inversión. El impacto
es más negativo si el proyecto se presenta ante inversionistas que necesitan
saber cuándo recuperarán su dinero y en qué montos.

Falta de una metodología de trabajo perceptible: este punto suele ser
complicado para las personas de TI especialmente por estar relacionado con
su forma de trabajar. Si bien es cierto que típicamente el proyecto suele ser
el resultado de un proceso de innovación-necesidad, también es importante
mostrar que existe una plan definido para su desarrollo.
Es común que no se presente explícitamente una metodología definida de
trabajo y que se ignoren conceptos importantes que: planeación de
recursos, programación de actividades, estrategia, cronogramas, finanzas y
presupuestos, entre otros. A pesar de que los elementos mencionados no
son una parte tangible de un proyecto son necesarios para entender el
camino que llevará al éxito o fracaso del mismo.

Falta de habilidades verbales y escritas: suena poco creíble que una persona
con estudios profesionales carezca de habilidades de comunicación oral y
escrita. Hay carencias relacionadas con la presentación escrita: por ejemplo,
es común que al estar presentando un proyecto aparezcan errores de
ortografía, palabras mal empleadas, errores semánticos, oraciones o
enunciados poco comprensibles, exceso de información, y los muy comunes
errores “de dedo”. A la par de estos errores suele haber también detalles en
la comunicación oral: mala selección de palabras, confusión al exponer o
responder, nerviosismo y finalmente explicaciones con terminología
compleja.
Es importante observar que la mayoría de los casos presentados están relacionados
con una preparación previa a la exposición y son parte del contexto del proyecto.
Estos aspectos son los más ignorados o son a los que se les dedica menor tiempo.
A lo largo de este texto se verán algunos conceptos básicos orientados a mejorar
los aspectos previos a la presentación de un proyecto de TI. En cada capítulo se
mostrará una idea básica de los puntos más importantes a tomar en cuenta para
exponer un proyecto de TI. Esta guía no pretende ser una metodología infalible, ni
asegura que cualquier proyecto de TI que se presente necesariamente podrá
venderse, pero si maximiza las posibilidades de éxito.
Finalmente, vale la pena recordar que cada proyecto de TI tiene su propia
naturaleza, complejidad y entorno por lo que los responsables del mismo deberán
usar mucho sentido común y decidir en qué enfocarse.