Aleph | ANEP - Universidad de la República

Informe actividades realizadas por la
SUBCOMISION CENTRAL DE BIBLIOTECA
AÑO 2008
Software ALEPH
1. Se realizaron trámites en Jurídica para la preparación del contrato a
firmar entre la Universidad de la República y Sistemas Lógicos. Se
confeccionaron los anexos solicitados por Jurídica (Cronograma,
Componentes a entregar por parte de Sistemas Lógicos, Intervención
del personal de la Udelar en la implantación del Proyecto, Forma de
aprobación de las actividades) para conformar el Contrato, tarea
realizada en conjunto con Sistemas Lógicos.
Se llevaron a cabo las gestiones para llegar a la firma del contrato.
Se definió la forma de pago a la empresa.
Estas tareas insumieron más tiempo del previsto por lo cual se atrasó
el cronograma de actividades.
La firma del contrato y el primer pago se realizaron en octubre- noviembre
2. Llamado a Becarios para conformar el Grupo Técnico Operativo que
trabajará en el Proyecto de Instalación del Software Aleph.
Becarios Bibliotecólogos
Becario Informático
Se realizó el llamado y la selección de los postulantes.
Se gestionó el ingreso de los seleccionados.
Se encuentran trabajando en el proyecto 4 becarios del área
bibiotecólogica:
Cecilia Faget, Bettina de María, Claudia Silvera, Pablo Pardías.
Está pendiente de aprobación y designación por parte del Consejo
Ejecutivo Delegado, el ingreso de uno de los suplentes, ya que
renunciaron al cargo dos de los seleccionados y el primer suplente, a
saber:
Natalia Aguirre, Natalia Arocena, Graciela Nieto.
En febrero comienza a trabajar en el proyecto el becario informático,
seleccionado, Sr. Víctor Díaz.
Nota: se debieron realizar dos llamados para becario informático, ya que al
primero no se presentó ningún postulante.
El grupo Técnico Operativo lo conforman a la fecha:
Inga. Mariela De León (SeCIU)
A/P Adriana Almeida (SeCIU)
Br. Víctor Díaz (becario informático)
Lic. Mabel Seroubian (SeCIU)
Lic. Cecilia Faget (becaria área bibliotecología)
Lic. Bettina de María (becaria área bibliotecología)
Lic. Pablo Pardías (becario área bibliotecología)
Br. Valeria Silvera ( becaria área bibliotecología)
Coordinación General del Proyecto: Ida Holz (SeCIU)
Sub Comisión de Bibliotecas
3. Selección de las primeras bibliotecas que ingresan al sistema
El grupo técnico responsable de la implementación del software Aleph
resolvió establecer diferentes etapas que abarcarán un total de 24
meses.
En la 1er. etapa, fueron seleccionadas 3 bibliotecas que cumplen con los
requisitos establecidos para el comienzo del proyecto
Criterios de selección de las bibliotecas
a.- infraestructura informática
b.- personal calificado en Marc21
c.- bases de datos con diferentes niveles de análisis (analíticas, monografías)
d.- bibliotecas de tamaño y número de transacciones en el préstamo manejables
e.- calidad de datos buena y media
f.- sistema de préstamo automatizado
g.- diferentes sistemas de clasificación
h.- que se identifiquen registros duplicados entre sí
i.- que utilicen diferentes formatos (sibur, cepal, lildbi)
j.- que tengan por lo menos una Biblioteca de Instituto pero no más tres.
En general las bibliotecas cumplen con las mayoría de los requisitos, siendo
imprescindible contar con la infraestructura informática adecuada y el sistema de
préstamo automatizado.
Se prefirieron bibliotecas que no presentaran grandes complejidades en lo
referente a su tamaño y número de transacciones en el préstamo, e incluir una
con un solo instituto dependiente.
Se tuvo en cuenta, además, que utilizaran diferentes sistemas de clasificación,
diferentes formatos y que presentaran cierta afinidad temática de manera de
poder identificar registros duplicados entre ellas.
En esta primera etapa se seleccionaron:
Biblioteca de la Facultad de Ciencias
Biblioteca de la Facultad de Química
Biblioteca de la Facultad de Enfermería.
En la segunda etapa ingresarán 7 nuevos servicios
En la tercera etapa ingresarán 6 nuevos servicios
En la última etapa los restantes 10 servicios.
En el mes de febrero se informará quienes ingresan en la segunda etapa.
4. Instalación de Aleph
Se realizaron varias reuniones informativas con los Directores de
Bibliotecas, Jefes de préstamo y Procesos técnicos. En las mismas se
entregó información sobre el software Aleph, los requerimientos y la
forma en que la UdelaR debe entregar los datos, tanto bibliográficos
como de usuarios.
Se definieron categorías de usuarios, de préstamos, códigos de
colecciones, criterios para detectar duplicados, etc.
Producto de estas reuniones y del intercambio de información con
Sistemas Lógicos, el grupo técnico operativo confeccionó un instructivo
de carga de datos el cual se entregará a la empresa. El mismo será una
guía a tener en cuenta al realizar la carga de datos de la UdelaR.
Se comenzó a trabajar en las parametrizaciones, chequeos de usuarios,
modificación de datos, incorporación de códigos a los registros.
Los servicios están realizando las correcciones necesarias.
Sistema Lógicos instaló el software Aleph en los servidores de la UdelaR.
Se puede acceder a la interfaz de usuario y a los catálogos en la URL
http://164.73.2.140/F/ ingresando como invitado.
Esta interface es de prueba y no tiene aún los datos reales de la UdelaR,
pero permite tener un primer contacto con el sistema.
Sistemas Lógicos (Chile) realizará la primera carga de datos también a
modo de prueba en los primeros días del mes de enero.
1.
Apoyo a la infreaestructura informática de las Bibliotecas
Primera compra y envío de PCs a los servicios (26 en total)
Segunda compra de Pcs. Se solicitaron 34 Pcs, la licitación ya está en
marcha, se presume que esta nueva entrega se realizará en febrero o
marzo del 2009.
Sistema de Bibliotecas
1. Se presentó nuevamente el informe y propuesta de creación del Sistema
de Bbiliotecas de la UdelaR, al nuevo Pro Rector de Gestión
Administrativa Dr. Ricardo Roca
2. El Dr. Roca designó a la Cra. Sara Gerpe para trabajar con la Sub
Comisión en la elaboración de una propuesta más concreta de creación
del Sistema de Bibliotecas.
3. Se realizaron varias reuniones con los Directores de Bibliotecas y
Encargados de los Servicios donde se discutió el tema.
También se enviaron las distintas propuestas al resto del colectivo
bibliotecológico de la Udelar.
4. De estas reuniones surge un documento consensuado que contiene la
propuesta concreta del sistema de bibliotecas, misión, objetivos,
funciones, estructura organizacional y recursos necesarios.
Este documento se entrega al Pro Rector de Gestión, el 30 de junio de
2008.
5. En una reunión mantenida con el Pro Rector de Gestión, la Cra. Sara
Gerpe y la Sub Comisión de Bibliotecas, se decide presentar la
propuesta al Sr. Rector de la Universidad, a la Comisión Sectorial de
Gestión Administrativa, al Pro Rectorado de Enseñanza y al Pro
Rectorado de Investigación.
La propuesta será presentada por el Dr. Roca.
Los cargos para el Sistema fueron reservados en la distribución
presupuestaria prevista para el año 2009.
ANEP
Convenio con ANEP
A comienzos del año 2008, el Pro Rector de Gestión Administrativa
nos comunicó que se firmaría un Convenio con la ANEP para brindar
apoyo a la formación de sus docentes a través de cursos de
postgrado dictados en laUdelaR. Para esto se hacía necesario
complementar ese apoyo con el uso de nuestras Bibliotecas por
parte de los postgrados para lo cual solicitó a la Sub Comisión que
coordinara y pautara la implementación del Préstamo
Interbibliotecario
Se establecieron las siguientes condiciones:
La tarjeta deberá ser emitida por la institución (ANEP). En ella
deberán constar los datos que identifiquen al usuario.
Las tarjetas deberán contar con sello de la Institución y la firma del
funcionario que las haya emitido.
Las tarjetas interbibliotecarias en la Universidad de la República,
tienen una validez anual. Por tanto, será necesaria la renovación de
la misma para todos los cursos de posgrado de duración mayor a un
año.
Es conveniente señalar, que como en todos los préstamos
interbibliotecarios, la institución emisora de la tarjeta, se hace
responsable por la reposición de los materiales extraviados o
dañados.
Se planteó también que sería importante manejar que como
contrapartida del Convenio, se permitiera que aquellos usuarios de
las Bibliotecas de la Universidad de la República, interesados en el
desarrollo de actividades educativas, también tuvieran acceso a los
materiales bibliográficos que componen las Bibliotecas del Área de
Perfeccionamiento Docente de la ANEP, y así verse beneficiados
también del Convenio.
Sub Comisión Bibliotecas
Lic. Rosario Nogués (Area Artística)
Lic. Alicia Aharonian (Area Ciencias Agrarias)
Lic. Beatriz Celiberti (Area Ciencias de la Salud)
Lic. Teresa Fittipaldi (Area Ciencias Sociales y Humanas)
Lic. Susana Gil (Area Ciencias y Tecnología)
Lic. Mabel Seroubian (SeCIU)