RF-In01 Instructivo para crear, modificar o eliminar

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GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
INSTRUCTIVO PARA CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR
CUENTAS DE USUARIO SIIF NACIÓN
CODIGO: RF-In01
VERSIÓN: 01
FECHA APROBACIÓN:
2014-10-06
SENADO DE LA REPÚBLICA
1. OBJETIVO
Establecer las condiciones y actividades para solicitar la creación, modificación o eliminación de
cuentas de usuario del aplicativo SIIF Nación.
2. ALCANCE
Aplica para la creación, modificación o eliminación de cuentas de usuario en SIIF Nación del
Senado de la República.
3. RESPONSABLES
Coordinador SIIF Nación del Senado de la República: es responsable de: enviar e inscribir a los
usuarios interesados (de acuerdo al perfil asignado), a través de correo electrónico la citación de
las capacitaciones programadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público;
4. CONDICIONES GENERALES
Para las cuentas de usuario de cajas menores (cuentadantes), deben anexar el acto administrativo
por el cual fueron designados y tendrá vigencia por ese periodo.
El soporte técnico para el correcto funcionamiento del SIIF Nación, será realizado por la División
de Planeación y Sistemas.
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
Descripción de la Actividad
Responsable o
Rol
Registros
Director General
Acto
administrativo
DESIGNAR COORDINADOR DE SIIF NACIÓN.
1
2
Mediante acto administrativo designar al funcionario de
planta que desempeñara el rol de Coordinador SIIF Nación
de la entidad, de acuerdo a lo estipulado en el decreto 2674
del 21 de diciembre de 2012 del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
SOLICITAR CREACIÓN DE CUENTA DE USUARIO
COORDINADOR SIIF NACIÓN
Mediante oficio solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Coordinador SIIF
Público, creación de cuenta de usuario, adjuntando: acto Nación del Senado
administrativo, certificación laboral, fotocopia de la cédula y
formato creación de usuario SIIF Nación.
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
GRUPO EVALUADOR SGC
Nombre: S. Mateus y C. Martínez
Nombre: Magdalena Morera Rebolledo
Nombre:
Cargo: Jefe Sección de Presupuesto y Contratista División
de Planeación y Sistemas.
Cargo: Jefe División Financiera y de Presupuesto
No. Acta y Fecha: 024
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Oficio
del 6 de octubre de 2014
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INSTRUCTIVO PARA CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR
CUENTAS DE USUARIO SIIF NACIÓN
SENADO DE LA REPÚBLICA
No.
Descripción de la Actividad
CODIGO: RF-In01
VERSIÓN: 01
FECHA APROBACIÓN:
2014-10-06
Responsable o
Rol
Registros
Ministerio de
Hacienda y
Crédito Público
Solicitud
CREAR CUENTA DE USUARIO COORDINADOR SIIF
NACIÓN
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Revisar solicitud, si cumple con todos los requisitos, crear
usuario para coordinador SIIF Nación del Senado de la
República y comunicar capacitación.
Si no cumple con los requisitos se devuelve para completar
la información solicitada. Actividad No. 2
ASISTIR A CAPACITACIÓN
4
5
Coordinador SIIF
Asistir a capacitación programada por el Ministerio de Nación del Senado
Hacienda y Crédito Público.
DESIGNAR FUNCIONARIO PARA CREAR, MODIFICAR O
ELIMINAR CUENTAS DE USUARIO SIIF NACIÓN
(REGISTRADOR)
Coordinador SIIF
Designar funcionarios que sean necesarios para apoyar al Nación del Senado
coordinador en la creación, modificación o eliminación de
cuentas de usuario en el SIIF Nación, los cuales tendrán el
rol de registradores.
REGISTRAR CREACIÓN DE CUENTA DE LOS PERFILES
EN SIIF NACIÓN
Registrar la solicitud de creación de cuenta en el SIIF
Nación, determinando el perfil (ver anexo 1 de este
instructivo).
6
7
8
Posteriormente, SIIF Nación emite un numero de solicitud, Coordinador SIIF Registro SIIF
que será aprobada una vez se imprima el formato de Nación del Senado
Nación
solicitud y se diligencien los pasos de autorización (firma)
por parte de:
 Jefe inmediato del responsable de la cuenta de
usuario.
 Servidor público responsable de la cuenta de
usuario.
 Coordinador SIIF Nación del Senado.
ENVIAR SOLICITUD AL SIIF NACIÒN
Enviar al correo electrónico destinado por el Coordinador
Coordinador SIIF
SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
Nación del Senado
formato de solicitud debidamente diligenciado, adjuntando
los documentos requeridos: fotocopia de la cedula y
certificación laboral o contrato.
AUTORIZAR SOLICITUD
Ministerio de
Revisar solicitud, si cumple con todos los requisitos, crea
Hacienda y
usuario para SIIF Nación, comunica el usuario y clave para Crédito Público
ingresar al aplicativo.
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Solicitud
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INSTRUCTIVO PARA CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR
CUENTAS DE USUARIO SIIF NACIÓN
VERSIÓN: 01
FECHA APROBACIÓN:
2014-10-06
SENADO DE LA REPÚBLICA
No.
CODIGO: RF-In01
Responsable o
Rol
Descripción de la Actividad
Registros
Si no cumple con los requisitos se devuelve la solicitud, para
completar la información requerida. Actividad No. 6
SOLICITAR AL COORDINADOR SIIF NACIÓN DEL
SENADO, CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR CUENTAS
DE USUARIO
Solicitar mediante oficio al coordinador del SIIF Nación del
Senado de la República, crear, modificar o eliminar cuenta
de usuario para el aplicativo SIIF Nación.
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El oficio debe especificar los siguientes datos:
 Nombre completo del funcionario.
 Número de cedula de ciudadanía.
 Dirección de residencia.
 Números telefónicos (fijo y celular).
 Correo institucional.
 Perfil (de acuerdo al anexo 1 de este instructivo).
 Debe especificar si se requiere firma digital.
Anexando también los siguientes documentos:
 Certificación laboral o copia del contrato.
 Fotocopia de la cedula de ciudadanía.
 Acto
administrativo
de
designación
cuentadantes únicamente).
Jefes de
dependencia del
área financiera y
los autorizados por
el ordenador del
gasto
Oficio
(para
Nota: Si requiere firma digital tener en cuenta las
actividades No. 11,12, 13, 14 y 15 de este instructivo.
REVISAR SOLICITUD
Revisar que la solicitud y la documentación este completa
teniendo en cuenta la actividad anterior, el perfil solicitado
debe estar de acuerdo con las funciones u obligaciones del
servidor público.
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Coordinador SIIF
Nación del Senado
Si cumple con los requisitos, continua con lo establecido en
o registrador.
las actividades No. 6, 7 y 8 consecutivamente.
Solicitud
Si no cumple con los requisitos se devuelve para completar
la información solicitada. Actividad No. 9 o se rechaza por no
cumplir con los requisitos.
ASIGNACIÓN FIRMA DIGITAL SIIF NACIÓN
SOLICITAR A CERTICAMARA FIRMA DIGITAL
Coordinador SIIF
Nación del Senado
Enviar al correo electrónico destinado por Certicamara la
11
o asistente
misma documentación que se envía al Ministerio de
administrativo
Hacienda y Crédito Público (ver actividad No. 9).
presupuesto
Paralelamente diligenciar la solicitud en la página web de
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Solicitud
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No.
Descripción de la Actividad
CODIGO: RF-In01
VERSIÓN: 01
FECHA APROBACIÓN:
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Responsable o
Rol
Registros
Certicamara, generando orden de pedido para el pago del
certificado digital.
SOLICITAR PAGO DE CERTIFICADO DIGITAL
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Solicitar mediante oficio a la División de Bienes y Servicios, Coordinador SIIF
la autorización de la compra por caja menor del certificado Nación del Senado
digital, de acuerdo a la orden de pedido emitido por
Certicamara.
REALIZAR PAGO DE CERTIFICADO DIGITAL
Coordinador SIIF
13 Presentar la orden de pedido al banco autorizado por
Nación del Senado
Certicamara, para realizar el pago. Teniendo en cuenta que
el banco solo aceptara pagos en efectivo.
ENVIAR SOPORTES DE PAGO A CERTICAMARA
Coordinador SIIF
Nación del Senado
14 Una vez realizado el pago, se envía los soportes a
o asistente
Certicamara, para la activación de la firma digital (Token)
administrativo
presupuesto
ACTIVACIÓN DE LA FIRMA DIGITAL (TOKEN)
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Una vez recibidos los soportes de pago, hacer entrega del
kit para firma digital, que incluye: token, usuario, clave y
manual de usuario.
Nota: La activación del token tendrá vigencia de un año.
Solicitud
Orden de
pedido
Certicamara
6. PUNTOS DE CONTROL

Verificar el tipo de perfil a asignar, acorde a las funciones u obligaciones del servidor público.
7. ANEXOS
Anexo 1: perfiles SIIF Nación.
Anexo 2: Flujograma instructivo para crear, modificar o eliminar cuentas de usuario SIIF Nación.
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
Emisión del documento para divulgación e
implementación.
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FECHA DE APLICACIÓN
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SENADO DE LA REPÚBLICA
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Anexo 1: perfiles SIIF Nación.
NOMBRE PERFILES SIIF NACIÓN
Consulta.
Consolidador programación presupuestal.
Gestión caja menor.
Gestión contable.
Administrador fuente especifica.
Administrador gestión presupuestal.
Aprobador contable.
Autorizador endosos.
Beneficiario cuenta.
Central de cuentas por pagar.
Consolidación contable.
Gestión modificación presupuestal
Programador presupuestal
Registrador usuarios
Coordinador proyectos especiales
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SENADO DE LA REPÚBLICA
Anexo 2: Flujograma instructivo para crear, modificar o eliminar cuentas de usuario SIIF Nación.
INICIO
Designar coordinador SIIF
Nación.
Solicitar creación de cuenta
de usuario coordinador SIIF
Nación
Crear cuenta de usuario
coordinador SIIF Nación
¿Cumple con los
requisitos?
No
Si
Designar funcionario para
crear, modificar o eliminar
cuentas de usuario SIIF
Nación (registrador)
Registrar creación de cuenta
de los perfiles en SIIF Nación
Asistir a capacitación
No
Enviar solicitud al SIIF Nación
¿Cumple con los
requisitos?
Autorizar solicitud
Si
Solicitar al coordinador SIIF
Nación del Senado, crear,
modificar o eliminar
cuentas de usuario
No
Enviar solicitud al SIIF
Nación
Autorizar solicitud
Registrar creación de
cuenta de los perfiles en
SIIF Nación
¿Requiere firma
digital?
Si
Si
¿Cumple con los
requisitos?
Revisar solicitud
Solicitar a Certicamara
firma digital.
Solicitar pago de
certificado digital
No
FIN
FIN
Activación de la firma
digital (token)
Enviar soportes de pago
a Certicamara
Realizar pago de
certificado digital
CONVENCIONES FLUJOGRAMA
Actividad
Decisión
Conector de actividades
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