Oficio 340-019426 del 23 de abri

Oficio 340-019426 del 23 de abril de 2002
CORRECCIÓN DE ERRORES
Al respecto, es necesario precisar que el Decreto 2649 de 1993, en su artículo 1º
señala: “ Se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben
ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y
actividades de personas naturales o jurídicas.
Apoyados en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar,
interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en
forma clara, completa y fidedigna.
Para que un hecho económico pueda ser reconocido se refiere a que corresponda
con la definición de un elemento de los estados financieros, que puede ser medido,
que sea pertinente y que puede representarse de manera confiable.
Concordante con lo anterior el artículo 53 del mismo decreto señala: Los hechos
económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de
manera que se registren en las cuentas adecuadas.
Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe hacer
conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico.
De otra parte, es necesario considerar lo señalado en el artículo 123 del mencionado
Decreto que consagra: Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean
aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben
documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente
fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o,
dejando constancia en éstos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden
cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el idioma en el cual se hayan
otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros
auxiliares o de detalle.
Así mismo el artículo 132 del mencionado Decreto, señala que; “ Los simples
errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página
respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita
evidenciar su corrección” .
Expuesto lo anterior, debe corregirse el error partiendo del hecho que, si se efectúo
a nivel de subcuenta o auxiliar dicha reclasificación debe efectuarse de acuerdo al
mismo nivel, atendiendo lo plasmado en la estructura del Decreto 2650 de 1993,
pero no a través de una reclasificación de cuentas, pues el error se cometió fue en
el nombre del beneficiario del pasivo. Ahora bien, para que la contabilidad de la
sociedad refleje la realidad, se debe tener en cuenta el documento soporte, pues
éste, es el documento fuente donde debe indicar quien es el beneficiario real
No sobra recordar que en este caso debe evaluar las consecuencias que de este
error se deriven, ejemplo si hubo pago de intereses, en lo relacionado con la
retención en la fuente.
De otra parte, cabe resaltar que no tiene incidencia el tiempo transcurrido desde el
momento de la contabilización hasta el momento en que se detecte el error, toda
vez que el monto de los pasivos no varía pues únicamente existe diferencia en
cuanto al nombre del acreedor. Es de aclarar que los hechos económicos se deben
presentar en el período al cual corresponden, toda vez que si no se revelan no se
está mostrando la realidad de los hechos económicos.