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INSTRUCTIVO DE CERTIFICACION DE CUMPLIMIENTO
DE OBLIGACIONES LABORALES Y PREVISIONALES
A continuación damos a conocer el procedimiento que la Empresa Principal
exigirá cumplir a las empresas contratistas que prestan servicios en sus faenas,
para la revisión de cumplimiento del pago de las remuneraciones, cotizaciones
previsionales e indemnizaciones legales de sus trabajadores. Dicha revisión será
llevada a cabo por la empresa OVAL.
DE LA SOLICITUD DE CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO Y NÓMINA DE
TRABAJADORES.
1. Para solicitar la revisión las empresas contratistas deberán llenar la
“SOLICITUD DE CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES
LABORALES Y PREVISIONALES” RE-05, disponible en nuestra página web
www.oval.cl / descargas de formularios. La solicitud deberá completarse en su
totalidad y ser firmada por el representante de la empresa.
2. La Solicitud de revisión se realizará por período (mes) y la deberá solicitar
cada CONTRATISTA O SUBCONTRATISTA que esté desempeñando labores en
faenas de la Principal y en ella deberán informarse TODOS LOS
TRABAJADORES QUE HAYAN INGRESADO A LAS FAENAS en el respectivo
período.
3. A la Solicitud de Certificado se adjuntará la “Nómina de Trabajadores a
Certificar”, la que constituye una Declaración Jurada del contratista respecto
de los trabajadores en ella detallados. Esta nómina se imprime del Sistema
Oval una vez efectuada el ingreso y actualización de la dotación del mes.
4. La no presentación de la Solicitud de Certificado y la Nómina de Trabajadores
significará la “NO recepción de la documentación”.
5. El auditor de Oval que efectúe la recepción deberá cotejar los documentos y
llenar la última página de la Solicitud donde detallará la cantidad de
documentos y hojas presentados (por tipo). Se entregará al contratista la
copia de la recepción firmada por el auditor, con fecha y timbre de Oval.
DE LA DOCUMENTACIÓN A ADJUNTAR.
Junto a la Solicitud de Certificado, la empresa contratista deberá presentar la
siguiente documentación, en original (que se devuelven) y fotocopia (que se
retiene), a excepción de los que expresamente se indica como “fotocopia”:
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1.
Contratos de trabajo firmados por las partes y contrato colectivo (si
corresponde) con nómina de trabajadores adheridos y ordenados
Alfabéticamente. Por evento.
2.
Anexos de contrato de trabajo de cada uno de los trabajadores en su caso
por las actualizaciones vigentes al mes de revisión.
3.
Liquidaciones de sueldo debidamente firmadas por el trabajador y en el
caso de no tener firmadas las liquidaciones, acompañar la nómina de
institución bancaria que acredite el depósito en cuenta corriente o cuenta
vista.
4.
En caso de liquidaciones firmadas por terceras personas, se deberá
acompañar el respectivo poder notarial otorgado por el trabajador.
5.
Acreditar el pago de las cotizaciones previsionales (AFP, Isapres, INP, Caja
de Compensación, Mutualidad) mediante la exhibición de planillas pagadas.
6.
Acreditar pagos de descuentos de préstamos en cajas de compensación,
cuotas sindicales, seguros, retenciones judiciales y cualquier otro descuento
efectuado al trabajador, con excepción de los anticipos.
7.
El primer mes de revisión o cuando se deba acreditar el pago de una
retención judicial deberá presentarse por única vez la “Resolución Judicial”
donde conste el nombre de quién recibe el pago.
8.
Autorización de descuentos efectuados por el empleador que no signifiquen
el pago a un tercero, tales como: préstamos de la empresa. Las
autorizaciones deben estar firmadas por los trabajadores.
9.
Fotocopia del libro de remuneraciones (exclusivamente del mes en
revisión).
10. Fotocopia de registro de asistencia del mes respectivo, correspondiente a
trabajadores que tengan derecho a percibir semana corrida.
11. Pactos de Horas Extraordinarias.
12. Avisos de Iniciación y cese de A.F.C. donde conste la fecha de inicio o cese
del contrato, en caso de informar en planilla de AFP los códigos de
movimiento correspondiente, estos avisos no serán necesarios.
13. Fotocopia de licencia médica (ansverso y reverso) o certificados que
acredite reposo laboral por accidente cuando corresponda.
14. En el caso de trabajadores que no coticen por encontrarse jubilados, se
deberá presentar por única vez, certificado que acredite la calidad de
pensionado por vejez o vejez anticipada y documento firmado por el
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trabajador donde manifieste la voluntad de no seguir cotizando, si
corresponde.
15. En evento de existir desvinculaciones, se deberá adjuntar los finiquitos
suscritos firmados y ratificados cuando correspondiere (en los contratos de
duración igual o menor a 30 días no se requiere ratificación). Debe tenerse
especial cuidado que la ratificación ante ministro de fe indica la frase
“Leído y ratificado ante mi”.
16. Si no se tienen los finiquitos firmados, se deberá adjuntar las Cartas de
aviso de término de contrato (trabajador e inspección del trabajo) con la
correspondiente comprobación de que el trabajador fue notificado de su
despido. Además, si el trabajador no se ha acercado a firmar su finiquito
se deberá acompañar una constancia a la Inspección del Trabajo donde da
cuenta de ello.
17. En el evento de que el trabajador deje de prestar servicios en faenas de las
empresas contratistas pertenecientes a la Empresa Principal y no ha dejado
de prestar servicios en la empresa, se deberá acompañar el anexo de
contrato de trabajo firmado por las partes, donde se deje expresa
constancia que el trabajador ya no labora en las faenas correspondiente a
la Principal.
LA NO PRESENTACIÓN DEL FINIQUITO FIRMADO SI ES IGUAL O INFERIOR
A 30 DÍAS Y RATIFICADO SI ES SUPERIOR A 30 DÍAS, SIGNIFICARÁ LA
DECLARACIÓN DE LA CONTINGENCIA CUANTIFICADA EN EL CERTIFICADO
DE CUMPLIMIENTO.
DE LA REVISIÓN.
Para la revisión de cada período las empresas contratistas deberá:
1. Completar la información de su dotación activa y desvinculada de cada
período en el sistema web disponible para los contratistas (www.oval.cl),
tales
como:
contrataciones,
desvinculaciones,
asistencia,
datos
contractuales, entre otros, para luego emitir “Nómina de Trabajadores” la
que adjuntará a su Solicitud de Certificado.
2. Abrir el período en el Sistema Oval y cargar la “planilla de remuneraciones”
con los datos detallados de los conceptos pagados en la liquidación de
sueldo de los trabajadores informados en la Nómina.
3. Cerrar su período (mes).
4. Entregar la “Solicitud de Certificado de Cumplimiento” por el período a
certificar, entregando personalmente en oficinas de OVAL, o los lugares de
recepción que la Principal determine.
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Para realizar este control se comenzará en un mes determinado con la revisión de
los contratos de trabajo de cada uno de los trabajadores incluidos en la nómina
adjunta a la solicitud, sus liquidaciones de sueldo, libro de remuneraciones y
cotizaciones previsionales correspondientes al mes de pago de las
remuneraciones.
En los meses siguientes y sucesivos, el contratista deberá acompañar la
documentación relativa a las nuevas contrataciones y desvinculaciones.
De los trabajadores antiguos se revisará el pago de sus remuneraciones, libro de
remuneraciones y cotizaciones previsionales; de los trabajadores nuevos se
revisarán además, sus contratos de trabajo; y de los trabajadores desvinculados
su finiquito debidamente firmado y ratificado ante ministro de fe, si
correspondiere.
DE LOS PLAZOS DE EMISIÓN DE LOS CERTIFICADOS.
Una vez efectuada la presentación de la Solicitud de Certificado y siempre que el
contratista haya subido su planilla de remuneraciones y cerrado el período en la
fecha indicada por la Principal, se emitirá el certificado de cumplimiento
presentado “dentro del plazo” en la primera fecha de emisión informada por su
Empresa Principal y por consiguiente los que hayan completado el proceso “fuera
del plazo” serán emitidos en la segunda fecha de emisión.
DE LOS LUGARES DE RECEPCIÓN.
La recepción de la información laboral anteriormente detallada se realizará en las
oficinas de OVAL que se encuentra ubicada en:
CONCEPCION
Paula Pineda Nº47, Parque Residencial Collao
Teléfono: 41-2794320
Mensualmente se considerará un día de recepción en Planta, la que es coordinada
por la Principal y en ella estarán auditores de Oval para recepción de documentos.
DEL CERTIFICADO COMPLEMENTARIO
Desde el momento que se encuentra disponible en nuestra página web el
“Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales” del
período revisado, el contratista tendrá la posibilidad de corregir las Observaciones
y Contingencias declaradas y para ello deberá llenar la “SOLICITUD DE
CERTIFICADO COMPLEMENTARIO” donde indicará los códigos de las
observaciones y contingencias que desea corregir o respaldar, adjuntando la
documentación necesaria de la misma forma como se presentan para una
Solicitud de Cumplimiento, es decir en Original y Fotocopia.
Consideraciones del Complementario:
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1. Se pueden presentar todos los complementarios que sean necesarios para
la total corrección del período.
2. Los documentos adjuntos deberán indicar en la esquina superior derecha el
código de la observación y contingencia que corrigen y el mes.
3. Si la documentación que presenta sirve para corregir más de 1 período, no
es necesario presentar copias por cada uno, basta con indicar en el
documento el mes que corrige y su código. Esto sólo es válido para
presentaciones de otros períodos que se hagan en la misma oportunidad.
4. Para evitar presentar varios complementarios, recopile la documentación e
información que requiere para corregir y haga 1 sola presentación, le
ahorrará tiempo.
RECOMENDACIONES GENERALES
A continuación indicamos algunos puntos a tener en cuenta al efectuar su
Certificación de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales.
NÓMINA DE PERSONAL
La nómina del Personal debe ser la que se emite del Sistema Oval, una vez
efectuada la actualización de la dotación de los trabajadores en el período a
certificar.
CONTRATACIONES
La primera vez que se presenta la documentación, el contratista debe presentar
Todos los Contratos de Trabajo, en Original y Fotocopia. Posteriormente, los
meses siguientes, debe presentar los contratos sólo si la empresa tiene nuevas
contrataciones en el período a certificar. También debe agregar a estos
trabajadores en la planilla electrónica y en la nómina de trabajadores.
• Cada vez que se realice una modificación al contrato de trabajo, ya sea por
cambio en la remuneración, cargo, beneficios u otro motivo, se debe presentar
original y fotocopia del Anexo respectivo, firmado por las partes, donde se
acredita el acuerdo mutuo para efectuar tal modificación.
DESVINCULACIONES
De existir desvinculaciones de algún trabajador en el período a revisar, se debe
indicar esta situación en la nómina de trabajadores y en la planilla electrónica.
TRASLADOS DE FAENA (SIN DESVINCULACIÓN)
Si un trabajador deja de prestar servicios para la empresa Principal, en el período
que se está solicitando el certificado, pero no ha sido desvinculado por el
contratista, sino que sólo se ha trasladado a otra faena, el empleador no debe
presentar documentación laboral en ese período (liquidación, imposiciones, etc.),
excepto si ha trabajado por lo menos un día, de lo contrario debe presentar
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original y fotocopia de un anexo de contrato, firmado por las partes, donde se
deje constancia de esta situación.
Observación: La no presentación de este documento hará presumir que no se
acredita el pago de la Remuneración del trabajador.
COMPROBANTE DE PAGO DE REMUNERACIONES
• Las Liquidaciones de Sueldo deben señalar claramente la Fecha de Pago, de la
siguiente forma (ejemplo): Fecha de Pago: 23 de Marzo de 2009.• Las Liquidaciones de Sueldo deben presentarse ordenadas alfabéticamente
• Si el empleador tuviese más de una faena o centro de costo, debe enviar todas
las liquidaciones juntas pero ordenadas alfabéticamente.
• Si el empleador no tiene firmada alguna liquidación de sueldo, pero el pago de
la remuneración la realizó a través de un depósito en cuenta vista o cuenta
corriente, debe adjuntar a la liquidación de sueldo el comprobante que acredite
dicho depósito. La nómina debe indicar los datos del trabajador como: rut,
apellidos y nombre, Nº de cuenta, monto abonado, fecha de pago y palabra o
frase que indique que la transacción fue completa, como por ejemplo: “abonado”,
“transferencia realizada” y/o “pagado”.
• Las Liquidaciones de Sueldo deben señalar claramente el número de días
trabajados y pagados en el mes. Además, cuando se paguen Tratos, Bonos o
Incentivos de Producción, se debe indicar la forma cómo se determinó el monto
de dicho pago (cantidad producida x valor pactado).
HORAS EXTRAORDINARIAS
• De existir pago de Horas Extras en el período, se debe adjuntar el Pacto de
Horas Extras, firmado por las partes. Se recuerda que el mencionado pacto tiene
una duración máxima de tres meses, por lo que debe renovarse una vez vencido
y presentar copia de dicha renovación cada vez que esto ocurra (cada 3 meses).
• Las liquidaciones de sueldo deben indicar claramente el número de horas extras
que se están pagando y el porcentaje de incremento de las mismas (50%, 100%
u otro porcentaje)
REGISTRO DE ASISTENCIA
En el caso de las empresas que por ley tengan que pagar Semana Corrida, deben
adjuntar fotocopias del registro de asistencia SÓLO de los trabajadores que
tengan derecho al mencionado beneficio, indicando en estas fotocopias, en los
días en que el trabajador estuvo ausente, el motivo de la ausencia (Permiso,
Inasistencia, Licencia Médica, Accidentado, etc.)
COTIZACIONES PREVISIONALES
Las planillas de Cotizaciones Previsionales deben encontrarse Pagadas, e indicar el
código de movimiento de personal en la planilla de la AFP cuando corresponda,
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además de la fecha
entendiéndose por tal:
de
inicio
y/o
término
del
movimiento
informado,
Código 1: Iniciación de servicios de trabajadores contratados a plazo indefinido.
Código 2: Cesación de los servicios prestados por el trabajador.
Código 3: Trabajadores afectos a subsidios por incapacidad laboral.
Código 4: Trabajadores sujetos a permiso sin goce de remuneraciones.
Código 5: Incorporación en el lugar de trabajo.
Código 6: Iniciación de servicios de trabajadores contratados a plazo
determinado.
Código 7: Transformación del contrato de plazo fijo a indefinido.
Código 8: Otros movimientos (ausentismos).
• Se deben presentar las Planillas de Pago de Cotizaciones de todos los
organismos de previsión del período por el cual se solicita la certificación (AFP,
INP, ISAPRE, CAJA COMPENSACIÓN, MUTUALIDAD).
• Respecto de trabajadores extranjeros que han optado por mantener su sistema
de seguridad social en el país de origen, se deberá acreditar con documentación
debidamente protocolizada y además en el contrato de trabajo se debe estipular
la opción que elija el trabajador.
INSTRUCCIONES GENERALES





La Documentación debe ser presentada en carpetas separadas por
ORIGINALES y FOTOCOPIAS, en el mismo orden, de manera de hacer un
cotejo más rápido y fácil. La documentación original es devuelta a la
empresa en forma inmediata.
La documentación se debe presentar por mano, no siendo posible su envío
por medio de Fax, Correo electrónico, CD u otro medio similar.
Dudas sobre los puntos referenciados en el certificado del período tiene que
contactarse con personal de OVAL en forma telefónica o bien enviando un
correo electrónico dirigido a Sra. Rebeca Álvarez, Jefe de Certificación al
correo [email protected], indicando su RUT, NOMBRE y Empresa Principal.
Dudas sobre el Sistema Web tiene que contactarse con el Sr. Daniel
Badilla, Asistente de Sistema al correo [email protected]
Ingreso al sistema: www.oval.cl
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