inform@tica - Dfarmacia.com

Documento descargado de http://www.doymafarma.com el 19/11/2016. Copia para uso personal, se prohíbe la transmisión de este documento por cualquier medio o formato.
FARMACIA PRÁCTICA
INFORM@TICA
Continuación de la hoja mensual
avanzada
n esta ficha vamos a completar la parte principal
E
de la hoja de control mensual y anual de las
ventas de la oficina de farmacia. Para refrescar la
memoria, recordaremos que estamos diseñando un
libro de Excel llamado CONTROL 2003 con una
hoja denominada CAJA DIARIA, básicamente de
introducción de datos, y que está preparada para
que el mes de enero empiece en la celda A1, febrero
en la A101, marzo en la A 201 y así sucesivamente.
Asimismo, hemos creado otra hoja denominada
CAJA MENSUAL en la que se van a reflejar, agrupados, los datos introducidos en CAJA DIARIA.
En la ficha anterior explicamos que el modo de
vincular los valores es mediante la secuencia
«COPIAR», en la columna de acumulados (B) de
la hoja diaria y «PEGADO ESPECIAL...» y
«PEGAR VÍNCULOS» en la celda adecuada de
la hoja mensual.
FÓRMULAS DE LA COLUMNA ENERO
Si los lectores han intentado resolver el ejercicio
que propusimos al final de la ficha anterior, en la
columna D correspondiente a enero deberán
haber introducido las siguientes fórmulas en su
correspondiente celda:
■
■
■
■
■
■
■
■
■
■
■
■
■
■
■
■
■
■
■
D3: « =’CAJA DIARIA’!$B$3 »
D4: « =’CAJA DIARIA’!$B$4 »
D5: « =’CAJA DIARIA’!$B$5 »
D6: « =’CAJA DIARIA’!$B$6 »
D7: « =’CAJA DIARIA’!$B$7 »
D8: « =’CAJA DIARIA’!$B$8 »
D9: « =’CAJA DIARIA’!$B$9 »
D10: « =’CAJA DIARIA’!$B$10 »
D11: « =SUMA(D2:D10) »
D12: « =D13/D14 »
D13: « =’CAJA DIARIA’!$B$2 »
D14: « =D11+D13 »
D15: « =’CAJA DIARIA’!$B$13 »
D16: « =’CAJA DIARIA’!$B$12 »
D17: « =D14 »
D18: « 25 »
D20: « =D13 »
D21: « =D11 »
D22: « =D13/D15 »
El resultado en pantalla correspondería al de la
figura 1, en la que se reflejan los valores introducidos
en la hoja CAJA DIARIA durante el mes de febrero.
Hay que hacer constar que ésta es una hoja dinámica, por lo que se irá actualizando a partir de los
VOL 22 NÚM 11 DICIEMBRE 2003
Figura 1
datos introducidos hasta el día de hoy y no hará
falta esperar a final de mes para sacar conclusiones.
FÓRMULAS DE LA COLUMNA FEBRERO
Y SUCESIVOS
Antes de proceder a introducir las fórmulas en la
columna E, correspondientes al mes de febrero,
aconsejamos que se haya creado la estructura del
mes en la hoja CAJA DIARIA (hay que recordar
que lo haremos a partir de la celda 101).
Una vez realizado este trabajo previo, vamos a
crear las fórmulas de febrero. Para ello vamos a
subdividir las celdas en dos tipos: por un lado,
estarán las celdas con vínculo a la hoja CAJA
DIARIA (E3, E4, E5, E6, E7, E8, E9, E10, E13,
E15 y E16); por otro, estarán las restantes.
Para las primeras tenemos dos opciones: utilizar la
secuencia que ya hemos visto de «COPIAR», en la
columna de acumulados (B) de la hoja diaria y
«PEGADO ESPECIAL...» y «PEGAR VÍNCULOS» en la celda adecuada de la hoja mensual, o con
un simple «COPIAR» en la columna D y «PEGAR»
en la columna E para corregir después manualmente
la fila y la columna de la celda origen del vínculo.
En todo caso, las formulas de la columna E serán:
■
■
E3: « =’CAJA DIARIA’!$B$103 »
E4: « =’CAJA DIARIA’!$B$104 »
Y así sucesivamente. El resto de celdas también
las dividiremos en dos tipos: por un lado, E11,
E12, E14 y E22 serán un simple resultado de
«COPIAR» y «PEGAR» de sus homólogas de la
columna D, mientras que las fórmulas E17, E20 y
E21 tendrán las siguientes fórmulas:
■
■
■
E17: « =D17+E14 »
E20: « =D20+E13 »
E21: « =D21+E11 »
OFFARM
163
Documento descargado de http://www.doymafarma.com el 19/11/2016. Copia para uso personal, se prohíbe la transmisión de este documento por cualquier medio o formato.
INFORM@TICA
■
■
■
Figura 2
Las fórmulas a introducir son fáciles. En las filas
3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 y 13 sumaremos los valores
de las celdas correspondientes. Así, para la
columna P o primer trimestre, la fórmula será: «
=D+E+F ». Si, por ejemplo, se trata de la celda
P3, la fórmula será « =D3+E3+F3 ».
En el mismo ejemplo, para la columna Q o segundo
trimestre, será « =G3+H3+I3 »; para la columna S o
tercer trimestre, será « =J3+K3+L3 », y para la
columna U o cuarto trimestre, será « =M3+N3+O3 ».
En cuanto a las columnas de acumulados R y T,
siguiendo el mismo ejemplo, las fórmulas serán
para R3: « =P3+Q3 », y para T3: « =R3+S3 », o
también « = P3+Q3+S3».
Para el resto de celdas vamos a utilizar las
siguientes fórmulas:
Figura 3
■
■
■
■
■
Finalmente, en E18 introduciremos manualmente
el número de días del mes que vamos a trabajar.
En meses sucesivos, las celdas vinculadas funcionarán por el mismo procedimiento, mientras que desaparece la distinción entre las restantes, en las que se
van a introducir las fórmulas con un «COPIAR» y
«PEGAR» de sus homólogas de la columna anterior.
Naturalmente, en las celdas de la fila 18 continuaremos introduciendo manualmente el número de días
a trabajar, del mes correspondiente.
PLANTEAMIENTO DE LOS DATOS
TRIMESTRALES
Los resultados recogidos de todos los meses del
año terminan en la columna O, por lo que a partir de la columna P vamos a montar un sistema
que nos muestre los datos de cada trimestre, los
datos del primer semestre y los datos de los nueve
primeros meses del año.
Solamente vamos a realizar los cálculos para
aquellas celdas que verdaderamente nos aporten
información y evitaremos las duplicidades.
Para empezar vamos a poner rótulos a las celdas
siguientes:
■
■
■
P2: « 1er. TRIMESTRE »
Q2: « 2º TRIMESTRE »
R2: « ACUMULADO »
S2: « 3er. TRIMESTRE »
T2: « ACUMULADO »
U2: « 4º TRIMESTRE »
P11: « =SUMA(P3:P10) »
P12: « =P13/P14 »
P14: « =SUMA(P11+P13) »
P16: « =P14/P15 »
P22: « =P13/P15 »
Para las celdas homólogas a las del cuadro, de
las columnas Q, S y U, será suficiente un simple
«CORTAR» y «PEGAR».
Para las celdas de las columnas R y T (acumulados) las fórmulas serán:
■
■
■
■
■
■
■
■
R3 a R10: « =Px+Qx » siendo x el número de fila.
R11: « =SUMA(R3:R10) »
R12: « =R13/R14 »
R13: « =P13+Q13 »
R14: « =P14+Q14 »
R15: « =P15+Q15 »
R16: « =R14/R15 »
R22: « =R13/R15 »
Para la columna T será suficiente con
«COPIAR» y «PEGAR» de la columna R.
El resultado se muestra en la figura 2.
Finalmente, si queremos hacer más comprensibles los datos podemos utilizar la opción «INMOVILIZAR PANELES», accesible al desplegar el
menú «VENTANA». En nuestro caso, si colocamos el cursor en la celda C2 y activamos esa función, obtendremos una fijación de las dos primeras
columnas, dejando completamente móviles las restantes, pudiendo presentar los resultados en una
pantalla como la que se muestra en la figura 3. ■
NOTA
Ante cualquier problema o duda, es posible contactar con el
autor a través de la siguiente dirección electrónica: [email protected]
JORDI VINTRÓ
Contador del COF de Barcelona.
164 OFFARM
VOL 22 NÚM 11 DICIEMBRE 2003