1. INTRODUCCIÓN Como parte de las acciones orientadas al

PCCI-CI-G-02
Rige a partir
de
Enero, 2014
Elaborado por: Encargada de C.I
Silvia Ramírez Moreira.
Diciembre, 2013
Ministerio de Agricultura y Ganadería
Servicio Fitosanitario del Estado
Unidad de Planificación, Gestión de
Calidad y Control Interno
Instructivo para la implementación del
Sistema Específico de Valoración de
Riesgos en el SFE
Revisado por: Jefe Unidad de PCCI
Adrián Gómez Díaz.
Diciembre, 2013.
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Versión: 01
Revisión: 02
Aprobado por: Dirección SFE
Magda González Arroyo.
Diciembre, 2013
1. INTRODUCCIÓN
Como parte de las acciones orientadas al cumplimiento de la Ley General de Control Interno
No. 8292, la Contraloría General de la República (CGR) instruye a las Instituciones Públicas a
contar con un Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI). Este sistema
permite a las instituciones la identificación adecuada del nivel de riesgo institucional y las
acciones de mitigación necesarias para minimizar el efecto de todos aquellos eventos que
puedan poner en riesgo el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Esta obligatoriedad no recae solamente sobre el jerarca y los titulares subordinados, sino
también sobre todos los funcionarios que con sus acciones pongan en riesgo el
cumplimiento de estos objetivos.
Bajo este marco el Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) estableció la declaración de la
política para la implementación del SEVRI y los lineamientos para su cumplimiento; tomando
como referencia el Instructivo Metodológico para Administrar el Riesgo en el Ministerio de
Agricultura y Ganadería (MAG) y el Oficio DVM-XC-027-2013, mediante el cual la señora
Viceministra le permite al SFE ajustar las metodologías e instrumentos de acuerdo a sus
necesidades.
2. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la implementación del SEVRI en el SFE.
3. ALCANCE
Aplica para todos los funcionarios del SFE a nivel nacional.
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4. DEFINICIONES
 Administración de riesgos: Cuarta actividad del proceso de valoración de riesgo que
consiste en la identificación, evaluación, selección y ejecución de medidas para la
administración de riesgos.
 Análisis de riesgos: Consiste en calificar cada uno de los riesgos identificados en el
Procedimiento: Identificación de riesgos.
 Causa: Manifestación, característica o variable mensurable u observable que indica la
presencia de un riesgo, lo provoca o modifica su nivel.
 Comunicación de riesgos: Actividad permanente del proceso de valoración de riesgo que
consiste en la preparación, la distribución y la actualización de información oportuna
sobre los riesgos a los sujetos interesados.
 Consecuencia: Conjunto de efectos derivados de la ocurrencia de un evento expresado
cualitativa o cuantitativamente, sean pérdidas, perjuicios, desventajas o ganancias.
 Documentación de riesgos: Actividad permanente del proceso de valoración de riesgo
que consiste en el registro y la sistematización de información asociada con los riesgos.
 Estructura de Riesgos: Clases o categorías en que se agrupan los riesgos en la institución,
las cuales pueden definirse según causa de riesgo, área de impacto, magnitud del riesgo u
otra variable. En el SFE se utiliza la estructura de riesgos según sus causas que se adjunta
en el Anexo No. 1 elaborada por el Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG).
 Evaluación del riesgo: Tercerea actividad del proceso de valoración de riesgo que consiste
en la determinación de las prioridades para la administración de riesgos.
 Evento: Incidente o situación que podría ocurrir en un lugar específico en un intervalo de
tiempo en particular.
 Exposición al riesgo inherente: Se obtiene al multiplicar los valores de probabilidad de
ocurrencia por impacto de cada riesgo identificado.
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 Identificación de riesgos: Primera actividad del proceso de valoración de riesgos que
consiste en la determinación y la descripción de los eventos de índole interno y externo
que pueden afectar de manera significativa el cumplimiento de los objetivos fijados.
 Impacto: Es la afectación que ocasionaría un riesgo en caso de que se haga realidad.
 Medida para la administración de los riesgos: Disposición razonada definida por la
Institución previo a la ocurrencia de un evento para modificar, transferir, prevenir,
atender o retener riesgos.
 Nivel de riesgo: Grado de exposición al riesgo que se determina a partir del análisis de la
probabilidad de ocurrencia del evento y de la magnitud de su consecuencia potencial
sobre el cumplimiento de los objetivos.
 Nivel de riesgo residual: Es el nivel de riesgo una vez de analizadas las medidas de control
vigentes. Se obtiene al analizar la probabilidad y el impacto teniendo en cuenta la
efectividad de los controles existentes.
 Parámetros de aceptabilidad de riesgos: Criterios que permiten determinar si un nivel de
riesgo específico se ubica dentro de la categoría de nivel de riesgo aceptable.
 Priorización de riesgos: Calificación de los riesgos por orden de prioridad. Para esta
priorización deben tenerse en cuenta los siguientes criterios:
 Nivel de riesgo residual.
 Prioridades definidas por la Institución.
 Grado en que la Institución puede aplicar medidas para su control.
 Probabilidad de ocurrencia: Es la estimación de la posibilidad de que un riesgo se
materialice.
 Riesgo: Probabilidad de que ocurran eventos que tendrían consecuencias sobre el
cumplimiento de los objetivos fijados.
 Riesgos del Entorno o Externos: Son aquellos que surgen de fuerzas externas que podrían
afectar la consecución de los objetivos del SFE. En este tipo de riegos se pueden citar:
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Riegos Políticos, Económico Financieros, Sociales, Tecnológicos, Industria Comercio,
Ambiente, Reputación.
 Riesgos Internos: Son los que surgen al interno del SFE, comprende los riesgos
relacionados tanto con la parte operativa como técnica del SFE, incluye riesgos
provenientes de la definición de procesos estratégicos, operativos, financieros, de
inversión, de tecnología de información, de adquisición de bienes y servicios, de recursos
humanos, y de supervisión de concesiones.
 Revisión de riesgos: Quinta actividad del proceso de valoración de riesgos que consiste en
el seguimiento de los riesgos y de la eficacia y eficiencia de las medidas para la
administración de riesgos ejecutadas.
 Sujetos interesados: Personas físicas o jurídicas, internas o externas a la institución, que
pueden afectar o ser afectadas directamente por las decisiones y acciones institucionales.
5. MARCO LEGAL Y TÉCNICO
Cuadro #1. Documentos de relacionados o de referencia
CÓDIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO
GC-EX-10
Ley 8292 del 31 de julio de 2002 “Ley General de Control Interno”
GC-EX-42
Directriz D-3-2005-CO-DFOE “Directrices Generales para el
Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de
Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI)”.
GC-EX-44
Norma N-2-2009-CO-DFOE, del 26 de enero de 2009 “Normas de
control interno para el Sector Publico”.
PCCI-CI-MO-01
Modelo del Sistema Control Interno del SFE
PCCI-CI-G-01
Guía de Implementación del Modelo de Control Interno del SFE
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6. MARCO ORIENTADOR
6.1.
Compromiso de la Dirección
La Dirección del SFE se compromete a que el SEVRI, se constituya en un mecanismo esencial
de la administración activa. Para ello, debe lograr la implementación y consolidación de
dicho sistema, proporcionando los recursos necesarios y la participación activa que garantice
una seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos institucionales.
6.2.
Política del SEVRI
La Dirección y los funcionarios del SFE se comprometen a implementar las acciones
identificadas en el SEVRI, que conduzcan a disminuir los riesgos que pueden interferir en el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
6.3.
Lineamientos de la política de administración del riesgo
Para la aplicación de la metodología del Sistema Específico de Valoración de Riesgos
Institucionales (SEVRI), se deben tener en cuenta los siguientes lineamientos:
a)
El Área de Control Interno de la Unidad de Planificación, Gestión de Calidad y Control
Interno (PCCI) del SFE será la responsable de coordinar el proceso de establecimiento,
mantenimiento y fortalecimiento del SEVRI. La Unidad de PCCI no sustituye las
responsabilidades de los respectivos Titulares Subordinados.
b)
La Comisión Control Interno del SFE, establecida mediante Oficio DM-982-09, con
fecha 27 de octubre del 2009, conformada por la Dirección y los Titulares
Subordinados será la responsable de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el
Sistema de Control Interno.
c)
El proceso de identificación, análisis, evaluación y administración de riesgos debe
realizarse en todos los Departamentos como un proceso totalmente participativo.
d)
Cada Titular Subordinado es responsable de establecer en sus respectivos
Departamento y Unidades una cultura de planificación con base en riesgos.
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e)
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Será responsabilidad de los respectivos Titulares Subordinados y sus respectivos
colaboradores, dar seguimiento al cumplimiento de los Planes de Administración de
Riesgos que se hayan definidos para su respectivo departamento.
f)
Deberán remitirse al Área de Control Interno de la Unidad de PCCI informes
semestrales (al 30 de junio y 31 de diciembre) sobre el cumplimiento de los planes de
administración de riesgos. Estos informes deben remitirse a más tardar el día diez de
cada semestre.
g)
Será responsabilidad de todo funcionario del SFE colaborar en las actividades para el
establecimiento, mantenimiento y perfeccionamiento del SEVRI.
h)
Se realizarán los esfuerzos para asignar los recursos financieros, humanos, técnicos
para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el SEVRI y para la ejecución del Plan
de Administración de Riesgos.
i)
Los responsables de los diferentes departamentos y/o unidades junto con el personal a
cargo, deben identificar los riesgos que puedan afectar el desarrollo de las actividades
de los procesos y por ende el logro de los objetivos.
j)
Los responsables de los diferentes departamentos y/o unidades deben determinar las
medidas y controles que permitan disminuir el impacto y/o la probabilidad de
ocurrencia de los riesgos.
k)
Le corresponde a todos los responsables de departamentos y/o unidades, identificar e
implementar acciones preventivas, cuando se ubique en zona de riesgo inaceptable
(altos).
l)
Cuando el cálculo del riesgo los ubique en zona de riesgo aceptable, tolerable o
moderado (medios y bajos), no requerirá implementar acciones preventivas, sin
embargo se debe continuar con la aplicación de los controles establecidos y el
seguimiento del comportamiento del riesgo.
m)
Cuando los riesgos se clasifiquen como altos, los responsables de los departamentos
y/o unidades deben establecer planes de mitigación que permitan continuar con el
desarrollo de las actividades y el logro de los objetivos.
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n)
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Los departamentos y/o unidades que hayan identificado riesgos que no posean
controles, deben diseñar controles para evitar la materialización del riesgo o
establecer acciones preventivas para eliminar la causa del posible riesgo.
o)
Las acciones preventivas, deben fundamentarse en la comprensión y origen de las
causas que generan el riesgo, así como en el análisis de las interrelaciones de los
departamentos y/o unidades.
p)
Dado que todos los departamentos y/o unidades son susceptibles de ser afectados por
la ocurrencia de eventos de riesgo, los responsables de los procesos deben adelantar la
gestión de sus riesgos y reportar a la Unidad de PCCI, la materialización de ellos cada
vez que se presenten, para efectos de los controles, registros y seguimiento
correspondiente.
q)
Cuando se diseñen nuevos controles, los responsables de los departamentos y/o
unidades deben comunicarlo a la Unidad de PCCI, para efectos de actualización de los
mapas de riesgos.
r)
Se revisarán al menos una vez al año los riesgos establecidos a nivel institucional y se
ajustarán si es necesario para adaptarlos a los cambios, situaciones o circunstancias
por las que pueda atravesar la institución.
s)
Para el adecuado fortalecimiento del Ambiente de Apoyo al SEVRI, la Dirección del SFE
definió en el marco de la estructura organizacional a la Unidad de PCCI como
responsable de la coordinación del proceso de fortalecimiento del Sistema. Para ello se
deberá realizar:

Procesos participativos e involucramiento de todos los funcionarios del SFE.

Implementación del SEVRI como proceso permanente.

Fortalecimiento de las competencias en el capital humano del SFE sobre cada una
de las actividades del SEVRI, (identificación, análisis, evaluación, administración,
revisión, comunicación y documentación de riesgos) y su importancia para el logro
de objetivos institucionales.

Uniformidad en el concepto de riesgo en los funcionarios del SFE.
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
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Fortalecer la actitud proactiva que permita establecer y tomar acciones
anticipando las consecuencias que eventualmente puedan afectar el cumplimiento
de los objetivos.
6.3.1.

Prioridades
Se considera actividad prioritaria el fortalecimiento del proceso de capacitación en
materia del SEVRI con el objetivo de poner en funcionamiento el Sistema de Valoración
de Riesgos de la SFE.

Se trabajará la valoración de riesgos a nivel de los procesos ejecutados por los
Departamentos y/o unidades de la SFE.

Será prioritario fortalecer el ambiente de apoyo necesario para el desarrollo de las
etapas de identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación
y comunicación del SEVRI el SFE.
6.3.2.
Indicadores para evaluación del SEVRI
Para el año 2013-2014 se trabajarán los siguientes indicadores:
a)
(
Dónde:

NMMRE = N° de Medidas de Mitigación de Riesgos Ejecutadas

NMMRP = N° de Medidas de Mitigación de Riesgos Planificadas
)
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6.3.3.
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Normativa
6.3.3.1. CONSIDERANDOS:
1.
Que el artículo 7 de la Ley General de Control Interno Nº 8292 del 31 de julio de 2002,
establece que la CGR y los órganos sujetos a su fiscalización deberán disponer de
sistemas de control interno y proporcionar seguridad en el cumplimiento de esas
atribuciones y competencias institucionales.
2.
Que el artículo 14 de la Ley General de Control Interno Nº 8292 establece que son
deberes del Jerarca y los Titulares Subordinados entre otros, los de a) Identificar y
analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos institucionales, b)
Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad
de que ocurran y decidir las acciones que se tomarán, c) Adoptar las medidas
necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y d)
Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por
ejecutar.
3.
Que el artículo 18 de la Ley General de Control Interno dispone que el Jerarca y los
Titulares Subordinados deberán establecer un Sistema Específico de Valoración del
Riesgo Institucional (SEVRI) que permita identificar el nivel de riesgo institucional y
adoptar los métodos de uso continuo y sistemático a fin de analizar y administrar el
nivel de dichos riesgos.
4.
Que en la directriz D-3-2005-CO-DFOE (R-CO-64-2005) publicada en La Gaceta 134, de
12 de julio de 2005, la CGR emitió los criterios que servirán de base para el
establecimiento y funcionamiento del SEVRI en los entes y órganos seleccionados, que
serán obligatorios y prevalecerán sobre los que se les opongan.
5.
Que el artículo 19 la Ley Nº 8292 establece que el Jerarca y los respectivos Titulares
Subordinados son responsables del SEVRI, debiendo adoptar las medidas necesarias
para el adecuado funcionamiento del SEVRI, el cual permita ubicar a la institución al
menos en un nivel de riesgo institucional aceptable y que de acuerdo con el artículo 39
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de esa misma Ley, el incumplimiento de este deberá ser causal de responsabilidad
administrativa y civil.
6.
Se implementará la estructura de riesgos establecida por el MAG, la cual agrupa las
clases o categorías en que han sido clasificados los riesgos a nivel Institucional. Para su
definición se tomó en consideración entre otros, el criterio experto de los miembros de
la Comisión Gerencial de Control Interno del MAG. Dichas categorías son:

Riesgo de Entorno: Son condiciones externas a la institución que puedan
afectar en forma importante los objetivos y servicios del MAG. Por ejemplo:
Conflicto de competencias, Cambios de la normativa nacional e internacional,
Político, Catástrofes, Cambios en la demanda, Coordinación interinstitucional,
Innovación tecnológica.

Riesgos Operativos: Es el riesgo que surge diariamente en la medida que se
procesan las transacciones. Se refiere a ineficiencia de operaciones,
información inexacta, procesos inadecuados e insuficientes, uso inapropiado e
ineficiente de recursos. Es el riesgo de que la puesta en marcha de la política
Institucional esté condicionada por procesos y procedimientos inadecuados.
Por
ejemplo:
Financieros,
Alineamiento
estratégico,
Cumplimiento,
Planificación, Competencias internas y límites de autoridad, Satisfacción del
cliente, Capacidad de gestión.

Riesgo de Capital Humano: Son los riesgos relacionados con el recurso humano
de la institución tanto en su selección, desarrollo y desempeño como en el
ambiente en que se desarrolla y el impacto de esas variables en el
cumplimiento de los objetivos institucionales. Por ejemplo: Gestión del recurso
humano, Liderazgo y dirección, Desempeño, Condiciones laborales, Integridad.
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
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Riesgos de Información: Son los riesgos relacionados con la calidad, cantidad,
los medios de transmisión y custodia de la información que afectan las
transacciones, operaciones y toma de decisiones. Incluye riesgos potenciales de
pérdida o uso indebido, disponibilidad de información, almacenaje de
información, comunicación, interrupción del servicio, Infraestructura, acceso a
la información.
6.3.4.
Parámetros de aceptabilidad de riesgos
Para el SFE se definen los siguientes criterios que permitan determinar si un nivel de riesgo
específico se ubica dentro de la categoría de nivel de riesgo aceptable, los cuales serán de
acatamiento obligatorio:
a) Serán considerados aceptables y por tanto se retienen y no se administran los riesgos
que resultaren calificados con nivel “Bajo”.
b) Los riesgos calificados con nivel “Medio”, como resultado de la evaluación realizada,
deben analizarse, con la Jefatura inmediata superior, para determinar la viabilidad de
administrarlos.
c) No podrá considerarse aceptable, y por tanto se administra, un riesgo que resultare
calificado con un nivel “Alto”, por tanto debe establecerse medidas para mitigar los
riesgos.
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6.3.5.
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AMBIENTE DE APOYO
El SFE cuenta con una estructura organizativa para el fortalecimiento del Sistema de Control
Interno consistente en:
1) Dirección.
2) Titulares subordinados.
3) Comisión de Control Interno SFE.
4) Unidad de Planificación, Gestión de Calidad y Control Interno (PCCI).
5) Enlaces de Control Interno, Calidad y Planificación.
6) Sistema de planificación institucional.
6.3.6.
RECURSOS
El SFE cuenta con los recursos financieros, humanos, técnicos, materiales y demás necesarios
para su establecimiento, operación, perfeccionamiento y evaluación del SEVRI, según lo
dispuesto en la normativa vigente. En forma prioritaria se asignarán los recursos existentes
en el momento de determinar su requerimiento. La Dirección y los titulares subordinados
deberán incluir al planificar y presupuestar, los recursos que sean necesarios para el
funcionamiento del sistema así como para la implementación de las acciones identificadas
para la gestión de los riesgos.
6.3.7.
SUJETOS INTERESADOS
Se refiere a aquellas personas físicas o jurídicas, internas y externas a la institución que
pueden afectar o ser afectados directamente por las decisiones y acciones institucionales, y
que el SFE deberá considerar en el SEVRI.
En consecuencia serán considerados sujetos interesados del SFE los siguientes:

Exportadores

Importadores

Funcionarios del SFE
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PCCI-CI-G-02
6.3.8.
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
Expendedores

Proveedores

Otras instituciones del Sector vinculadas con el SFE
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Revisión: 02
HERRAMIENTA DE APOYO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN
Para administrar la información relativa a los riesgos del SFE se utilizará:
1.
En forma manual utilizando hojas de Excel diseñadas para tal efecto.
2.
La herramienta desarrollada e implementada por el Ministerio de Agricultura y
Ganadería (MAG) denominada: Sistema Específico de Valoración de Riesgo
Institucional del Ministerio de Agricultura y Ganadería “SEVRIMAG”. Esta herramienta
será de uso obligatorio para el registro y actualización de los riesgos institucionales.
6.3.9.
a)
RESPONSABILIDADES EN EL SEVRI
El MAG, emite las directrices de aplicación en materia del Sistema Específico de
Valoración del Riesgo Institucional.
b)
La Dirección es responsable de pedir cuentas sobre el cumplimiento de lo dispuesto en
el Marco Orientador para el SEVRI a todas las dependencias del SFE.
c)
La Dirección y los Titulares Subordinados, son responsables de establecer y mantener
en funcionamiento el Sistema de Valoración del Riesgo del SFE.
d)
La Dirección es responsable de velar por el cumplimiento de la política de valoración
del riesgo y de la estrategia institucional bajo la apropiada solicitud de rendición de
cuentas.
e)
Los Titulares Subordinados son responsables de participar en forma activa en la
valoración del riesgo de los procesos prioritarios.
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f)
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Revisión: 02
Los Titulares Subordinados son responsables de tomar en consideración los resultados
del SEVRI para la toma de decisiones y el mejoramiento continuo en la calidad de los
procesos y servicio al usuario.
g)
Los Titulares Subordinados serán responsables de incorporar la valoración de riesgos
en los objetivos y metas que se definan para el largo, mediano y corto plazo, acorde
con los planes operativos, estratégicos y nacionales que se definan.
h)
Los Titulares Subordinados son responsables de desarrollar cada una de las actividades
y etapas de la valoración de riesgo en los procesos que tiene bajo su responsabilidad,
así como motivar y promover la participación activa de los funcionarios que participan
en el proceso.
i)
Los Titulares Subordinados y sus colaboradores son responsables de darle seguimiento
a la ejecución del plan de mitigación de riesgos formulado.
j)
Los Titulares Subordinados y sus colaboradores son responsables de darle seguimiento
a cada uno de los elementos que integran la valoración de riesgos que se ajuste a la
realidad y necesidad según la lectura del entorno externo e interno.
k)
Los funcionarios son responsables de participar y apoyar activamente en el
funcionamiento del Sistema de Valoración del Riesgo del SFE.
l)
La Unidad de PCCI, es responsable de coordinar, coadyuvar, promover el proceso de
fortalecimiento, mantenimiento, y evaluación del Sistema Específico de Valoración del
Riesgo, en cada una de sus actividades del SFE.
m)
El grupo de enlace con la Unidad de PCCI contribuirá en la implementación del SEVRI
en los departamentos o unidades respectivas.
n)
La Unidad de PCCI es responsable de realizar el seguimiento institucional de la
ejecución de los planes de mitigación de riesgos del SFE, una vez que cuente con toda
la información pertinente.
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6.4.
FUNCIONAMIENTO DEL SEVRI
6.4.1.
Criterios que se requieren para el funcionamiento del SEVRI
Versión: 01
Revisión: 02
El SFE plantea los siguientes criterios para el funcionamiento del SEVRI:
a)
Integración del SEVRI
La información obtenida de la valoración de riesgos, debe involucrarse en los sistemas de
información institucionales con el fin de implementar mejoras en dichos sistemas, a partir de
la evaluación y el seguimiento.
b)
Continuidad del SEVRI
Se debe dar seguimiento a los planes de acción establecidos en la valoración del riesgo que
permita el logro de los objetivos institucionales.
c)
Flexibilidad del sistema utilizado para la valoración del riesgo
La herramienta debe adaptarse a los futuros cambios institucionales.
d)
Capacidad de procesamiento de la información
Inicialmente se utilizará una herramienta diseñada en formato Excel para la aplicación y
valoración de los riesgos. Posteriormente, se incorporará en el año 2013-2014, la
información en la herramienta informática diseñada para almacenar la información
referente a riesgos denominada SEVRIMAG. La cual estará disponible en la intranet del SFE
para uso y consulta de los titulares subordinados, entre otros.
PCCI-CI-G-02
6.4.2.
Rige a partir de
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Instructivo para la implementación del
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Revisión: 02
IMPLEMENTACIÓN DEL SEVRI
6.4.2.1.
Identificación del Riesgo
Lo respectivos equipos deberán en la identificación de riesgos, determinar lo siguiente:
a. Eventos que podrían afectar de forma significativa el cumplimiento de los objetivos
institucionales, organizándolos de acuerdo con la estructura de riesgos institucional
establecida.
b. Las posibles causas, internas y externas, de los eventos identificados y las posibles
consecuencias de la ocurrencia de dichos eventos sobre el cumplimiento de los
objetivos.
c. Las formas de ocurrencia de dichos eventos y el momento y lugar en el que podrían
ocurrir.
d. Las medidas para la administración de riesgos existentes que se asocian con los
riesgos identificados.
La identificación de riesgos debe vincularse con las actividades institucionales de
planificación-presupuesto, estrategia, evaluación y monitoreo del entorno.
Los titulares subordinados junto con los funcionarios a su cargo deben realizar la
identificación de riesgos bajo el enfoque de criterio experto, identificando los eventos de
riesgo asociados al proceso respectivo, y posteriormente se pasa a las siguientes etapas de la
Valoración del Riesgo.
En el Anexo 2 se adjunta la matriz para la identificación, análisis, evaluación y administración
de los riesgos.
PCCI-CI-G-02
6.4.2.2.
Rige a partir de
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Instructivo para la implementación del
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Riesgos en el SFE
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Análisis de los Riesgos
De los eventos identificados en el punto anterior se deberá determinar:
 Posibilidad de ocurrencia (probabilidad): Es la medida o descripción de la posibilidad
de ocurrencia de un evento. Esta puede ser medida con criterios de frecuencia o
teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden
propiciar el riesgo, aunque éste no se haya presentado nunca y sea considerado así
por el criterio experto.
Probabilidad
Cualitativo
Peso
Descripción
Alta
3
Muy factible que el evento se presente.
Media
2
Es factible que el hecho se presente.
Baja
1
Es poco factible que el hecho se presente.
 Magnitud de su eventual consecuencia (impacto): Consecuencias que puede
ocasionar al SFE la materialización del riesgo.
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Revisión: 02
Impacto
Cualitativo
Peso
Descripción
Si el hecho llegara a presentarse, tendría
Crítico
5
impacto o efecto significativo y de gran
consecuencia sobre la institución.
Si el hecho llegara a presentarse tendría
Alto
4
un importante impacto o efecto en la
institución.
Requiere
atención
3
Si el hecho llegara a presentarse tendría
un impacto o efecto en la institución.
Si el hecho llegara a presentarse tendría
Manejable
2
un impacto o efecto moderado en la
institución.
Si el hecho llegara a presentarse no
Nulo
1
tendría
efecto
de
relevancia
o
importancia en la institución.
6.4.2.3.
Medidas para la administración del riesgo
En el análisis de riesgos se deberá identificar los controles que a la fecha del estudio tiene
implementado el SFE y que se consideren constituyen medidas para la administración del
riesgo. En este espacio se debe especificar cuál es el control que la entidad tiene
implementado para combatir, minimizar o prevenir el riesgo. Las medidas para administrar
el riesgo se clasifican según la siguiente tabla.
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Calidad de la Medida para administra el riesgo
Cualitativo
Excelente
Muy
Buena
Peso
1
2
Buena
3
Regular
4
Deficiente
5
Descripción
Controles que no requieren modificación.
Los controles son apropiados pero se pueden mejorar.
Los controles son apropiados parcialmente y se tienen
que mejorar.
Los controles no son muy apropiados y se tienen que
mejorar.
Los controles no son apropiados y se tienen que
cambiar.
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6.4.2.4.
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Nivel de riesgo
Los niveles de riesgo se clasifican en alto, medio y bajo, cuya descripción y peso se indica en
la tabla siguiente.
Nivel de riesgo
Cualitativo
Peso
Descripción
Grado de exposición al riesgo que indica que se
Alto
3
requiere atención inmediata ya sea por ser muy
probable la ocurrencia de los eventos o de
efectos muy significativos.
Grado de exposición al riesgo que indica que se
Medio
2
requiere atención ya sea por ser probable la
ocurrencia de los eventos o de efectos
significativos.
Grado de exposición al riesgo que indica que no
Bajo
1
requiere atención inmediata ya sea por ser poco
probable la ocurrencia de los eventos o de
efectos no significativos.
El nivel de riesgo descrito en la tabla anterior se obtiene como resultado de multiplicar el
impacto por la probabilidad bajo dos escenarios, uno sin aplicar los controles existentes y
otro ya considerando la calidad de dichos controles. El nivel de riesgo obtenido posterior a la
aplicación de los controles existentes corresponde al riesgo residual previo al
establecimiento de nuevas medidas de control.
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Figura Nº1: Identificación de los niveles de riesgos según el impacto y la probabilidad de
cada evento.
IMPACTO
MATRIZ DE RIESGOS
5
4
3
2
1
0
5
4
3
2
1
1
10
8
6
4
2
2
PROBABILIDAD
15
12
9
6
3
3
NIVEL DE RIESGO
6.4.2.5.
9 - 15
ALTA PROBABILIDAD CON ALTO IMPACTO
4-8
MEDIANA PROBABILIDAD CON MEDIANO IMPACTO
1-3
POCA PROBABILIDAD CON POCO CON POCO IMPACTO
Administración de los riesgos
A partir de los riesgos priorizados se evalúa y selecciona la o las medidas para la
administración de cada riesgo dirigidas a la atención, modificación, transferencia y
prevención de riesgos, de acuerdo con los siguientes criterios:
a)
Relación costo-beneficio de llevar a cabo cada opción. Costo de las posibles medidas a
aplicar en comparación con la estimación de los beneficios que podría generar la
administración de los riesgos.
b)
La capacidad e idoneidad de los entes participantes internos y externos a la institución
en cada opción.
c)
Cumplimiento del interés público y el resguardo de la Hacienda Pública.
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d)
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Viabilidad jurídica, técnica y operacional de las opciones.
Las medidas para la administración de riesgos seleccionadas deberán:
a)
Servir de base para el establecimiento de las actividades de control del sistema de
control interno institucional.
b)
Integrarse en los planes institucionales operativos y planes de mediano y largo plazos
según correspondan.
c)
Ejecutarse y evaluarse en forma continua en toda la institución.
Posteriormente se definen los responsables de llevar a cabo las acciones especificando el
grado de participación de las dependencias en el desarrollo de cada una de ellas.
6.4.2.6.
Seguimiento
El jerarca y titulares subordinados deberán incorporar como parte de la cultura
organizacional, el utilizar el SEVRIMAG como una herramienta de gestión que coadyuve a
lograr los objetivos y eventualmente a ajustar las metas. No debe considerarse como algo
que está aparte de la gestión sino incorporada en la gestión; consecuentemente
corresponde a estos funcionarios la revisión de riesgos de forma continua y la información
que se genere en esta actividad deberá servir de insumo para:
a.
Elaborar los reportes del SEVRI;
b.
Ajustar de forma continua las medidas para la administración de riesgos; y
c.
Evaluar y ajustar los objetivos y metas institucionales.
En relación con los riesgos identificados se deberá dar seguimiento al menos a:
a. El nivel de riesgo;
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b. Los factores de riesgo;
c. El grado de ejecución de las medidas para la administración de riesgos;
d. La eficacia y la eficiencia de las medidas para la administración de riesgos ejecutadas.
Conforme lo establecido en el marco orientador respecto de las revisiones de riesgos, las
revisiones periódicas semestrales se realizarán para el 30 de junio y el 31 de diciembre,
generando informes en fechas julio y enero, según corresponda. El resultado de la revisión
deberá constar por escrito, soportado en el expediente respectivo y comunicado a la Unidad
de Control Interno con copia al órgano evaluado. El SEVRIMAG deberá actualizarse por parte
de los funcionarios responsables con los resultados obtenidos de las revisiones.
La Unidad de PCCI realizará un informe semestral dirigido a la Dirección respecto de los
riesgos a nivel institucional y otros asuntos relevantes a su gestión.
6.4.2.7.
Documentación
La información relativa a riesgos se generó en forma manual en hojas Excel. A partir del año
2013-2014 se inicia el procesamiento de la información con apoyo de la herramienta
informática denominada “Sistema de Evaluación de Riesgo Institucional del MAG
(SEVRIMAG)”. Dicho sistema registra toda la información correspondiente a las etapas
anteriormente descritas y será la fuente de información oficial relativa a la gestión de riesgos
en el MAG y por ende en el SFE.
Será responsabilidad del jerarca y titulares subordinados velar porque la información que
requiere el sistema en todas sus etapas, esté debidamente registrada, validada y actualizada
y cuando expresamente sea requerido, documentado en forma impresa.
El SEVRIMAG permite generar reportes que incluyen información sobre la descripción de los
riesgos, probabilidad, consecuencias, nivel de riesgo asociado y respecto de las medidas
seleccionadas para su administración, sus resultados esperados en tiempo y espacio, los
recursos necesarios y los responsables para llevarlas a cabo.
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6.4.2.8.
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Comunicación de riesgos
El sistema de información SEVRIMAG permite el acceso permanente mediante usuario y
clave a los titulares subordinados para que visualicen y mantengan actualizada toda la
información relativa a su área de responsabilidad para la gestión correspondiente.
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ANEXO 1
ESTRUCTURA DE RIESGOS
Se utilizará la estructura de riesgos aprobada por la Comisión Gerencial de Control Interno
del MAG, la cual se detalla a continuación:
Nivel A
Fuente de Riesgo General
Nivel B
Fuente de Riesgo Por área
Descripción de la fuente de riesgo
Riesgo de Entorno Son ①
Conflicto
condiciones externas a la competencias.
institución
que
puedan
afectar en forma importante
los objetivos y servicios del
SFE.
de La posibilidad que ocurra eventos que afecten el
cumplimiento de objetivos y la misión
institucional del SFE, como producto de acciones
llevadas a cabo por otras instituciones públicas o
privadas, las cuales invaden el ámbito de
competencia legal exclusivo del MAG y por ende
del SFE.
② Cambios de la normativa La posibilidad que se genere reformas a la
nacional e internacional.
normativa nacional e internacional, que puedan
afectar los objetivos institucionales o bien la
vigencia del servicio.
③ Político
Es la posibilidad de cambios en la política afectan
los programas institucionales.
④ Catástrofes
Refiere a la posibilidad de que se produzcan
eventos
como
huracanes,
terremotos,
inundaciones, incendio, robo, accidente, entre
otros, que amenazan la operatividad institucional,
debido a la eventual atención de emergencias,
que podrían incluso variar de una manera abrupta
las programaciones, los objetivos y las estrategias
de la entidad.
⑤ Cambios en la demanda.
Es la posibilidad de que las necesidades y
demandas del usuario superen la capacidad de
respuesta del servicio oficial que brinda la
institución.
⑥
Coordinación Es la posibilidad de que no se dé la integración de
interinstitucional.
las
diferentes
instituciones
del
Sector
Agropecuario y otras instancias, en la atención a
la clientela.
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Nivel A
Fuente de Riesgo General
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Nivel B
Fuente de Riesgo Por área
⑦ Innovación tecnológica.
Riesgos Operativos Es el ① Financieros
riesgo que surge diariamente
en la medida que se procesan
las transacciones. Se refiere a
ineficiencia de operaciones,
información
inexacta,
procesos
inadecuados
e
insuficientes, uso inapropiado
e ineficiente de recursos. Es el
riesgo de que la puesta en
marcha
de
la
política
Institucional
esté
condicionada por procesos y
procedimientos inadecuados.
Riesgos Operativos
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Descripción de la fuente de riesgo
La posibilidad de que los avances en materia
tecnológica no estén acordes con el nivel
alcanzado por la institución en este campo.
La probabilidad de que ocurra eventos o
situaciones relacionados con el flujo de efectivo,
la pérdida total o parcial de un valor dado en
garantía, no contar con efectivo en forma
oportuna para cumplir con compromisos y
adquirir bienes y servicios, así como la posibilidad
de que no existencia un adecuado análisis de
costos y que se produzca una inadecuada relación
del presupuesto con los planes y objetivos
institucionales, eventos que atenten contra la
rapidez para realizar transferencias, etc.
② Alineamiento estratégico
Posibilidad de que la visión del nivel jerárquico
superior no sea compatible con las competencias
institucionales.
③ Cumplimiento
Posibilidad de eventos que transgredan u omitan
el ordenamiento técnico o jurídico (políticas,
procedimientos, leyes y regulaciones) que
compete al MAG
④ Planificación.
La probabilidad de que los procedimientos de
planificación que realizan las diferentes
departamentos o unidades de la institución no
estén debidamente articulados con procesos
similares que se realizan en otros ámbitos del
sector público, así como en concordancia con las
exigencias de los entes contralores como
Ministerio de Hacienda, MIDEPLAN y Contraloría
General de la República, lo que puede afectar la
definición de prioridades y cumplimiento de
objetivos y metas y su relación con el
presupuesto así como el seguimiento a los planes
y proyectos. Asimismo que la planificación no
incluya los elementos de la planeación
estratégica.
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Riesgos en el SFE
Nivel A
Fuente de Riesgo General
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Nivel B
Fuente de Riesgo Por área
Descripción de la fuente de riesgo
⑤ Competencias internas y Es la posibilidad de que ocurra eventos o
límites de autoridad
situaciones como producto de una inadecuada
definición de los límites del accionar de cada
dependencia y de sus funcionarios (Principio de
legalidad). Puede causar conflictos internos por
extralimitación u omisión de funciones entre
áreas de trabajo o entre departamentos o
unidades.
⑥ Satisfacción del cliente
Posibles situaciones que se generan relacionadas
con la oportunidad y conformidad del producto o
servicio que se brinda con respecto a las
necesidades del cliente y que afectan la
satisfacción y la imagen institucional.
⑦ Capacidad de gestión
La eventual incapacidad del órgano o
dependencia para cumplir con sus competencias,
tiene que ver con la capacidad instalada para
producir el bien o servicio y que amenaza el
cumplimiento de los objetivos.
Riesgo de Capital Humano: ① Gestión
Son los riesgos relacionados humano
con el recurso humano de la
institución tanto en su
selección,
desarrollo
y
desempeño como en el
ambiente
en
que
se
desarrolla y el impacto de
esas
variables
en
el
cumplimiento de los objetivos
institucionales.
Riesgos de Capital Humano
del
recurso La posibilidad de que se genere una inapropiada
planificación, selección, motivación, ubicación,
formación y evaluación del personal, para el logro
de los objetivos del SFE.
② Liderazgo y dirección
La probabilidad de que los titulares subordinados,
así como los funcionarios en general, no sean
bien dirigidos por el superior en jerarquía.
③ Desempeño
Posibilidad de que no exista adecuada la
eficiencia, eficacia y aptitud del personal para el
desempeño de las funciones.
④ Condiciones laborales
La posibilidad de que exista o se genere un clima
inadecuado para el desempeño laboral, y que
haya políticas de rendimiento y compensación
para el personal inapropiadas o del todo no
existan en la organización.
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Riesgos en el SFE
Nivel A
Fuente de Riesgo General
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Nivel B
Fuente de Riesgo Por área
⑤ Integridad
Riesgos de Información: Son ①
Disponibilidad
los riesgos relacionados con la información
calidad, cantidad, los medios
de transmisión y custodia de
la información que afectan las
transacciones, operaciones y
toma de decisiones. Incluye
riesgos
potenciales
de
pérdida o uso indebido.
②
Almacenaje
información.
Descripción de la fuente de riesgo
La posibilidad de que se den acciones personales
que atentan contra los deberes como
funcionarios y que afectan el cumplimiento de
objetivos institucionales.
de La probabilidad de que no se disponga de la
información adecuada en cantidad y calidad que
sustente la toma de decisiones en los diferentes
procesos.
de La probabilidad que ocurran eventos o
situaciones que generan perdida de información
por uso y manejo inadecuado u archivo.
Incumplimiento de políticas en cuanto a manejo
de la información necesaria para la toma de
decisiones.
③ Comunicación
La posibilidad de eventos relacionados con el uso
de canales ineficientes e inadecuados de
comunicación que pueda distorsionar la
información. O bien, suministro de información
por parte de funcionarios en forma diferente a las
políticas institucionales.
④ Interrupción del servicio
La ocurrencia de eventos que afecten la
disponibilidad de la información.
⑤ Infraestructura
La probabilidad de que la institución no disponga
de recursos tecnológicos para el cumplimiento de
los objetivos; así como la existencia de sistemas
de control mal diseñados e información dudosa,
que faciliten el fraude y amenace la integridad de
los sistemas.
⑥ Acceso a la información
La posibilidad de que se dé un acceso no
autorizado a datos (intercambio de claves de
acceso), que propicie su uso contrario al interés
público, desaparición o simple fuga de
información.