Manual de Carteleras Universidad Sergio Arboleda Santa Marta

Manual de Carteleras
Universidad Sergio Arboleda
Santa Marta
OFICINA DE COMUNICACIÓN Y PROTOCOLO
Manual de Carteleras Universidad Sergio Arboleda Santa Marta
Introducción
La Universidad Sergio Arboleda Seccional Santa Marta posee entre sus canales de comunicación interna las
Carteleras Institucionales, las cuales tienen como objetivo garantizar la difusión y acceso de información de
interés a estudiantes, docentes, personal administrativo, egresados y visitantes de los diferentes campus.
Por lo que la Oficina de Comunicaciones, Prensa y Protocolo desarrolló el manual de administración y uso
de las carteleras, en donde se tomaron en cuenta los criterios visuales acordes con el Manual de Imagen
Institucional de la Universidad.
Este manual fue elaborado para que dependencias, escuelas y todo aquel que en la institución posea una
cartelera asignada, tenga una herramienta de consulta, donde pueden encontrar los criterios básicos a
tener en cuenta en el proceso de renovación, administración y uso de este medio de comunicación, ya que
esta herramienta, exige que su contenido este ordenado para la lectura rápida y la actualización constante
de su información con el fin cumplir óptimamente su función.
Estas normas deberán ser estrictamente cumplidas por cada dependencia, escuela o dirección que posea
una o varias carteleras.
Administración y Uso
del Sistema de Carteleras
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Protocolo de Carteleras
• ¿Qué es una Cartelera?
La cartelera es una herramienta que funciona como medio de comunicación interna que tiene como fin
fortalecer los canales de información, ya que tiene poder de convocatoria, gracias a que se puede ubicar en
lugares estratégicos donde exista un mayor flujo de circulación. Además, porque la información que las
dependencias consignen allí, supone un grado de pertinencia y sobretodo de actualidad.
• ¿Qué información debemos publicar en carteleras?
Los mensajes que en las carteleras se publiquen deben ser de carácter informativo con el fin de que dicha
información llegue de manera rápida y eficaz al público interno, es decir, a estudiantes, docentes y
empleados. Deben dar conocer la mayoría de los aspectos relacionados con nuestra institución: eventos,
actividades, programas, convocatorias, información institucional. Además debe contener aquella
información de interés general como son los eventos y convocatorias de otras instituciones que se
consideran de importancia para nuestra comunidad universitaria.
Toda información que se publica en las carteleras debe ser útil, completa, veraz y de interés.
Administración y Uso
del Sistema de Carteleras
Manual de Carteleras Universidad Sergio Arboleda Santa Marta
• ¿Cuáles son los tipos de mensajes a publicar?
Información institucional
Comunicados
Campañas Institucionales
Convocatorias
Seminarios
Eventos institucionales
Información académica
Afiches de otras instituciones o entidades que promuevan la formación profesional, la cultura, el
trabajo social, que no sean competencia para nuestra institución.
 Información Académica.
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• ¿Cómo debemos publicar la información?
 La información que se vaya a publicar debe estar en una presentación que no vaya en detrimento de
la imagen corporativa de la institución.
 Deben fijar mensajes cortos y de interés general.
 Si la información lo amerita, debe ir acompañado de algunas imágenes que ayudan a capturar la
atención del público objetivo.
 Siempre de manera ordenada, agradable a la vista.
 Debe permitir la rotación constante de mensajes.
Administración y Uso
del Sistema de Carteleras
Manual de Carteleras Universidad Sergio Arboleda Santa Marta
Público de Interés
• Estudiantes: personal que recibe capacitación en pregrado o postgrado y se encuentran
debidamente matriculados.
• Profesores: personal que presta sus servicios como docentes de tiempo completo y catedráticos
de las diferentes áreas académicas de las Escuelas de la Universidad Sergio Arboleda, activos en
los periodos de contratación.
• Funcionarios: personal que presta sus servicios en las áreas administrativas de las diferentes
dependencias de la universidad.
• Visitantes: todo el personal que por algún motivo visite los campus de la Universidad Sergio arboleda
y a la que puede ser dirigido ciertos eventos o convocatorias de carácter externo.
Administración y Uso
del Sistema de Carteleras
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Normas de Uso
• La dependencia, escuela o departamento encargado de las carteleras debe asignar a una persona que
vele por el mantenimiento y buen uso de su cartelera.
• La responsabilidad de lo publicado es del área administradora de la cartelera.
• Debe informarse con poco contenido textual, que brinde rapidez de lectura, es decir determinar el
tema clave.
• Las imágenes deben ser claras, llamativas y muy bien definidas para mantener una calidad gráfica
ejerciendo un gran poder visual y armonizar con su entorno de ubicación, manejando un diseño y
estilo sencillo y directo.
• La diagramación de los contenidos no deben ir en detrimento de la imagen institucional y debe
conservar una buena armonización de colores y espacios.
• No debe tener información vencida de más de una semana y deben ser renovadas en un tiempo
máximo de 15 días, a menos que el evento o actividad anunciada no haya pasado, puesto que toda la
información que se exhibe tiene que ser actual.
• Cuando se publica una información deben dejarse espacios vacíos, entre aviso y aviso, ya que éstos
sirven para crear un agradable contraste y ayudan a que no se fatigue la vista y procurar en su
mayoría que se utilicen el mismo tamaño de publicación para una mayor armonía. Distribución de la
información sobre la cartelera.
Administración y Uso
del Sistema de Carteleras
Manual de Carteleras Universidad Sergio Arboleda Santa Marta
• Las carteleras son de uso exclusivo de las áreas a las cuales han sido asignadas.
• Todos comunicados debe ser publicado en los formatos establecidos por la oficina de Gestión de la
Calidad.
• Los eventos y convocatorias debe tener de manera clara la fecha, lugar y hora de dichas actividades.
• La información y el mensaje publicado no debe atentar contra la moral y los buenos principios de la
institución y sus públicos. A su vez, las carteleras son responsabilidad de todos los miembros de la
Universidad, por tal motivo, cualquier irregularidad o publicación de información que vaya en contra
vía de las políticas institucionales es necesario comunicarlo a la Oficina de Comunicaciones y
Protocolo.
• Las piezas a publicar deben ser pegadas con chinches en las cuatro puntas, si el tamaño de la
información supera ½ pliego se aconseja poner 3 chinches por lado; no utilizar cinta adhesiva,
pegante.
• El aseo de este medio de comunicación interno debe estar a cargo del personal de servicios generales,
quienes deben mantener las carteleras limpias y sin rayas, como cualquier otro elemento de los
artículos inmuebles de la institución, sin embargo, es de la dependencia encargada velar por que
servicios generales realice dicho mantenimiento.
• Toda información en papel impreso, debe consignarse únicamente en las carteleras, no se utilizaran
otros medios como paredes, puertas o ventanas de la institución para publicar información, porque
para esto existe este medio.
Administración y Uso
del Sistema de Carteleras
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Distribución Espacial
Nombre de la
Dependencia
Información más
destacada o de
mayor importancia
Administración y Uso
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Conservar espaciado
entre publicación y
publicación