modulo de distribucion de costos

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SIIGO
Windows
Versión 4.2
MODULO DE DISTRIBUCION DE
COSTOS
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TABLA DE CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Introducción ....................................................................................... 2
Instalación ......................................................................................... 4
Parámetros Generales ........................................................................ 6
a.
Verificación del catalogo de productos ....................................... 6
b.
Verificación de las cuentas contables ......................................... 6
c.
Análisis de entradas a inventario ................................................ 7
d.
Asignación del Factor de Absorción a los productos ................... 7
Proceso de Distribución de los costos mensuales ............................... 8
a.
Cálculos costos a distribuir ......................................................... 8
b.
Informes posteriores ................................................................ 10
i.
Informe de valores unitarios absorbidos ...................................11
ii.
Informe de totales por referencia ............................................11
iii. Informe de totales por cuenta .................................................12
iv. Resumen de valores aplicados por unidad ................................12
c.
Contabilizacion en el Comprobante de distribución .................. 12
Proceso de Distribución de costos con Modulo de Producción........... 16
a.
Contabilización de minutas ....................................................... 16
b.
Proceso de distribución de costos ............................................. 17
Taller de Distribución de costos ........................................................ 23
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1. Introducción
La contabilidad tiene dos objetivos fundamentales: informar acerca de la situación de
la compañía (Balance) y evaluar los cambios que se producen en el capital como
resultado de las actividades (Estado de Resultados). Los informes relativos al costo
inciden sobre estos objetivos, ya que el costo de los productos no vendidos se refleja
en el Balance y el de los vendidos en el Estado de Resultados.
El costo es un recurso que se sacrifica o al que se renuncia para alcanzar específico. El
costo de producción es el valor del conjunto de bienes y esfuerzos en que se ha
incurrido o se va a incurrir, que deben consumir los centros de costo para obtener un
producto terminado, en condiciones de ser entregado al sector comercial.
Entre los objetivos y funciones de la determinación de costos, encontramos los
siguientes:
Servir de base
comercialización.




para
fijar
precios
de
venta
y
para
establecer
políticas
de
Facilitar la toma de decisiones.
Permitir la valuación de inventarios.
Controlar la eficiencia de las operaciones.
Contribuir a planeamiento, control y gestión de la empresa.
La contabilidad de costos es una rama de la contabilidad general que sintetiza y
registra los costos indirectos de fabrica, de servicios y comerciales de una empresa,
con el fin de que puedan medirse, controlarse e interpretarse los resultados de cada
uno de ellos, a través de la obtención de costos unitarios y totales en progresivos
grados de análisis y correlación.
Sistemas de costos
Un sistema de costos es un conjunto de procedimientos y técnicas para calcular el
costo de las distintas actividades.
Una de estos procedimientos es el que se sigue Según el tratamiento de los costos
fijos:
Costeo por absorción: Todos los costos de fabricación se incluyen en el costo del
producto, así como se excluyen todos los costos que no son de fabricación. La
característica básica de este sistema es la distinción que se hace entre el producto y
los costos del período, es decir los costos que son de fabricación y los que no lo son.
Costeo variable: Los costos de fabricación se asignan a los productos fabricados. La
principal distinción bajo este sistema es la que existe entre los costos fijos y los
variables. Los costos variables son los únicos en que se incurre de manera directa en la
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fabricación de un producto. Los costos fijos representan la capacidad para producir o
vender, e independientemente del hecho de que se fabriquen o no los productos y se
lleven al período, no se inventarían. Los costos de fabricación fijos totales permanecen
constantes a cualquier volumen de producción. Los costos variables totales aumentan
en proporción directa con los cambios que ocurren en la producción.
La cantidad y presentación de las utilidades varía bajo los dos métodos. Si se utiliza el
método de costeo variable, los costos variables deben deducirse de las ventas, puesto
que los mismos son costos en los que normalmente no se incurriría si no se produjeran
los artículos.
También existe según la forma de concentración de los costos:
Costeo por órdenes: Se emplea cuando se fabrica de acuerdo a pedidos especiales
de los clientes.
Costeo por procesos: Se utiliza cuando la producción es repetitiva y diversificada,
aunque los artículos son bastante uniformes entre sí.
Adicionalmente según el método de costeo:
Costeo histórico o resultante: Primero se consume y luego se determinan el costo
en virtud de los insumos reales. Puede utilizarse tanto en costos por órdenes como en
costos por procesos.
Costeo predeterminado: Los costos se calculan de acuerdo con consumos
estimados. Dentro de estos costos predeterminados podemos identificar 2 sistemas:


Costeo estimado o presupuesto: sólo se aplica cuando se trabaja por órdenes.
Son costos que se fijan de acuerdo con experiencias anteriores. Su objetivo
básico es la fijación de precios de venta.
Costeo estándar: Se aplica en caso de trabajos por procesos. Los costos
estándares pueden tener base científica (si se pretende medir la eficiencia
operativa) o empírica (si su objetivo es la fijación de precios de venta). En
ambos casos las variaciones se consideran ineficiencias y se saldan por
ganancias y pérdidas.
El modulo de distribución de costos permite que los costos incurridos en el periodo
puedan distribuirse a los productos mediante el sistema de costeo por absorción y
teniendo en cuenta el manejo de ordenes de producción.
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2. Instalación
El proceso de instalación del modulo de distribución de Costos se realiza mediante el
archivo insesp.exe el cual se encuentra ubicado en el directorio c:\archivos de
programa\Informatica y Gestión S.A.\Siigo Windows.
Al ejecutar este archivo de inmediato aparece la siguiente ventana en la cual se escoge
la empresa en la cual se realizara la instalación y se marca la opción de “Distribución
de Costos” .
Posteriormente se indica al sistema la fecha desde la cual se inicia el manejo del
modulo dentro del programa y si se requiere se marca la opción de “Asocia productos a
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un centro de costo”. Esta opción permite que al momento de distribuir el costo del
producto este sea asignado al centro de costo del respectivo producto. Se debe tener
en cuenta que a la hora de distribuir los costos con esta poción las cuentas contables
relacionadas deben tener marcado que utilizan centro de costos.
Después de esto se debe ingresar nuevamente al programa para que el sistema
regenere el menú y la nueva opcion aparezca como otro modulo de programa.
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3. Parámetros Generales
Para realizar el montaje y puesta en marcha del modulo de distribución de costos se
debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
a. Verificación del catalogo de productos
Es necesario repasar la apertura de productos por la ruta Inventarios – catalogo –
apertura de productos y allí verificar la unidad de medida y los factores de conversión.
Se debe tener en cuenta que en la unidad de medida establecida en el catalogo de
productos se realizara la distribución de costos. Adicionalmente se analizan los centros
de costos que se manejan para realizar su asociación a cada producto que debe
absorber costos.
b. Verificación de las cuentas contables
Se debe repasar las cuentas contables de los grupos 71,72,73 y 74 para su manejo
efectivo con los centros de costos asignados, esto se hace por la ruta contabilidad –
administración de cuentas contables – apertura.
Asi mismo para cada uno de estos grupos contables se debe crear una cuenta llamada
de aplicación en la cual se realizara la distribución de costos. Las cuentas se deben
crear de la siguiente manera:
719801
729801
739801
749801
Cuenta
Cuenta
Cuenta
Cuenta
de
de
de
de
aplicación
aplicación
aplicación
aplicación
de
de
de
de
materia prima
mano de obra directa
costos indirectos de fabricación
contratos de servicios
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c. Análisis de entradas a inventario
Se deben tener un solo documento utilizado como entradas de inventario para un
manejo uniforme de estas entradas.
d. Asignación del Factor de Absorción a los productos
Por la ruta distribución de costos – distribución de productos por centros de costo se
asignara a cada producto el factor de absorción correspondiente y el centro de costo y
subcentro de costo si es el caso donde se realizara la asignación de este costo.
El factor de absorción es una calificación que se le da al producto o subproductos de
acuerdo al grado de importancia que tenga para la empresa de acuerdo al nivel de
ventas, utilidad, rentabilidad o cantidad de costo incurrido para ser elaborado ya sea
en las materias primas, los costos por actividades, los costos por mano de obra, o los
costos por costos indirectos de fabricación. Se debe realizar la evaluacion tecnica
teniendo en cuenta estos criterios y así establecer el factor de absorción que sera
indicado en el programa
Por ejemplo, la Empresa de Prueba S.A, empresa encargada de la elaboración de
pinturas, el producto que posee mayor relevancia es la Pintura Nueva Generacion
Beige pues es este el producto estrella de la empresa, la empresa trabaja en funcion
de este producto pues es el que mas renta. A este producto se le quiere hacer mayor
asignación de costos y se le da una calificación de 5.
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En cambio el producto menos relevante en la empresa es la Pintura Exterior blanca,
pues es un producto con una rotacion baja y con el cual la empresa trabaja per al que
no le realizan mayor publicidad y por el que no se incurre en muchos costos. A este
producto se le da la calificación de 1.
Para entonces traducir esta información al programa por la ruta Distribución de costos
– distribución productos por centros de costo se debe diligenciar la siguiente
información:
Código: Digite el código del producto terminado, al cual se le realizara la distribución
de costos, al seleccionarlo le presentara la referencia de fabrica si la tiene.
Factor de Absorción: Digite el Factor que asumirá dicho producto, dentro del proceso
de distribución de costos.
Centro de costos: Digite el código del centro de costos del cual se desea tomar el
costo, para ser aplicado en el producto terminado.
Sub-centro de costos: Digige el código del sub-centro de costo del cual se desea
tomar el costo para ser aplicado en el producto terminado.
4. Proceso de Distribución de los costos mensuales
a. Cálculos costos a distribuir
En esta opción se realiza el comparativo y calculo de los costos que serán distribuidos
según los factores de absorción calculados para cada producto.
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Al ingresar se indica el mes en el cual se realizara el proceso y el documento con el
cual se realizaron las entradas del producto terminado al cual se distribuirá el costo
para establecer el costo de los mismos.
Una vez digitado el tipo de comprobante solicita el rango de cuentas, que servirán de
base para cálculo de distribución de costos.
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Se digita la primera cuenta hábil de cada grupo de costos, hasta la ultima cuenta hábil
que tenga este grupo.
Por ejemplo para el grupo 72 se escoge desde la cuenta 7205050000 hasta la cuenta
7298050000
Antes de ejecutar esta opción se debe verificar que todos los costos de producción
hayan sido causados (provisiones, amortizaciones, depreciaciones, parafiscales)
El programa toma todo el movimiento de este mes para ese grupo contable y realiza
los cálculos correspondientes para cada producto
La distribución de costos la realiza por cada grupo de costos que se desee distribuir:
mano de obra directa, costos indirectos y contrato de servicios Se si desea distribuir el
costo de cada uno de estos grupos contables se debe correr el proceso tantas veces
como se requiera. Sin embargo se debe tener en cuenta que cada proceso es
independiente y no se puede realizar el calculo de un nuevo grupo contable sin realizar
la contabilización de la distribución de costos del grupo contable anterior (punto d).
b. Informes posteriores
El programa genera una serie de informes que permiten analizar los valores
distribuidos a los productos elaborados en el respectivo mes. Es conveniente listarlos
antes de correr el calculo del siguiente grupo de costos, para así tener control de los
costos que se distribuirán en cada producto, ya que de lo contrario los informes no se
podrán generar.
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i. Informe de valores unitarios absorbidos
Refleja el total del costo absorbido por cada producto producido y muestra el valor
unitario de absorción de acuerdo a las unidades elaboradas por el factor de absorcion.
ii. Informe de totales por referencia
Relaciona los productos elaborados en el mes con su respectiva cantidad.
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iii. Informe de totales por cuenta
Refleja los valores a distribuir por cada cuenta del grupo contable seleccionado
iv. Resumen de valores aplicados por unidad
Muestra en detalle las cantidades producidas, el factor de absorción de cada producto,
el indice para prorrateo, el % de absorción y el valor distribuido o absorbido para cada
producto. Es el informe mas completo y el que permite entender con mayor claridad
los costos distribuidos.
c. Contabilizacion en el Comprobante de distribución
Este es el último paso en el proceso de distribución de costos en el cual se contabiliza
la distribución de costos respectiva.
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Ingresando con fecha del ultimo día del mes respectivo se ingresa por la ruta
distribución de costos – comprobante de distribución el sistema permite escoger el
documento respectivo para realizar la distribución de costos, ya sea en un documento
de entrada – E, en una nota contable – L o en una orden de producción – O según la
conveniencia.
El sistema solicita se diligencien los siguientes datos:
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NIT:
Se debe indicar el NIT de la empresa con el cual quedara
contabilizada la distribución de costos
Cuenta de aplicación:
Se indica la cuenta creada para realizar allí la distribución
de costos del respectivo grupo contable.
Centro de Costos:
Se indica el centro de costo con el cual se realizara la
contabilización respectiva
SubCentro de Costos:
Se indica el Subcentro de costo con el cual se realizara la
contabilización respectiva
Posteriormente el programa realiza la contabilización respectiva registrando una
entrada al inventario como un mayor valor del mismo contra una salida de la cuenta de
distribución.
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Revisando como tal el movimiento y saldo del grupo contable se puede verificar que el
grupo queda con saldo cero para el respectivo mes.
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5. Proceso de Distribución de costos con Modulo de Producción
El modulo de producción de SIIGO es aquel que permite el control del proceso
productivo de la empresa manufacturera.
En este sistema también se requiere realizar la distribución de costos de mano de obra
directa, costos indirectos de fabricación y contratos de servicios proporcionalmente a
los productos terminados o a todos los productos que en el periodo se inicio la
creación.
Los pasos para realizar esta distribución de costos en el modulo de producción es la
siguiente:
a. Contabilización de minutas
Se debe verificar que todas las minutas elaboradas en el periodo a distribuir se
encuentren contabilizadas.
La contabilización
contabilización.
de estas minutas se realiza en la ruta Producción – minutas -
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b. Proceso de distribución de costos
Por la ruta producción - minutas – distribución de costos se realiza el respectivo
proceso de distribución de costos para el modulo de producción en donde se incluye la
siguiente información:
i. Tipo de ordenes:
Es posible realizar el procedimiento para las órdenes en proceso, las ordenes
terminadas, o todas las ordenes.
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Las órdenes en proceso son aquellas ordenes que ya tienen acumulados costos por
materia prima o actividades y aquellas que estén en cierre parcial.
Las órdenes terminadas son las que ya se han finalizado y tienen cierre definitivo.
ii. Distribuye costos por:
Se refiere a cual será la base para calcular la participación de la orden dentro del
proceso productivo.
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Al escoger Costo presupuestado de Producción, el sistema toma todos los valores que
corresponden al presupuesto de la orden de producción.
Después de escoger esta opción el sistema solicita se confirme la distribución de costos
en todas las ordenes o únicamente las abiertas en el mes. Al escoger únicamente las
abiertas en el mes no asignara costos a aquellas órdenes de producción creadas meses
atrás y que tuvieron movimiento en este mes. Si en cambio se escogen todas las
órdenes toma las ordenes que están activas en el año de proceso, sin importar la fecha
de apertura.
En el caso de Costo Real de Producción corresponde a la sumatoria de los costos de
materia prima y actividades.
Después de seleccionar Costo Real de Producción el sistema solicita sea confirmado
que valores desea incluir: el costo de la materia prima y/o el costo de las actividades
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Se tiene varios combos para escoger las actividades a incluir en la distribución de
costos:



Rango de cuentas: Tomará solo las actividades que estén asociadas al rango
de cuentas que se va a distribuir
Todas las actividades: Toma todas las actividades sin importar a que cuenta
estén asociadas.
No toma actividades: No incluye las actividades para calcular la participación
de orden, en este caso solo se toma el costo de la materia prima.
iii. Actividad
Se indica la actividad principal a distribuir
iv. Cuenta desde, cuenta hasta
Se selecciona las cuentas contables a las que se les realizara la distribución de costos.
v. Saldo o Movimiento
Al escoger la opción de saldo el sistema tiene en cuenta las unidades que tenia
inicialmente la orden de producción.
Si se escoge la opción de movimiento tiene en cuenta las unidades procesadas en el
periodo a distribuir
vi. Tipo de comprobante
Se selecciona el documento en el cual se han cargado las actividades en el modulo de
producción. Este documento es la minuta.
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vii. Operador
Se indica al sistema el operador sobre el cual se cargaron las actividades a distribuir.
Posteriormente a esto se incluye el nit con el que quedara contabilizada a distribución
de costos, la bodega y el centro de costos.
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El sistema solicita el documento en el cual se realizara la contabilización de la
distribución de costos.
Después de ello es posible consultar el documento en contabilidad y verificar la
distribución
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6. Taller de Distribución de costos
La Empresa de Prueba, la cual elabora pinturas para exteriores e interiores, posee el
siguiente movimiento en el mes de Febrero de 2005 el cual debe ser contabilizado:
1.- Contabilizar la Nomina Planta 28 de Febrero por la ruta Documentos – Notas –
Documentos L
720505
720527
720515
720530
720536
720539
720569
720570
720572
Sueldos
Auxilio de transporte
Horas extras
Provisión de cesantía
Provisión de Prima
Provisión de vacaciones
Aportes de salud
Aportes de pensión
Aportes caja de compensación
25369000
1236550
5368711
15360000
7360000
6938000
863000
1360000
1693800
2.- Contabilizar los Costos indirectos de fabrica 25 de Febrero por la ruta Documentos
– Notas – Documentos L
730505
730510
730515
730520
Arrendamiento de planta
Amortización de seguro
Aseo y vigilancia
Servicios públicos
36000000
5260000
12000000
13650000
3.- Contabilizar los Contratos de servicios 25 de Febrero por la ruta Documentos –
Notas – Documentos L
740505
740510
Limpieza de canecas 18 g
Proceso de colado
3650000
12000000
4.- La compañía genera las siguientes Ordenes de Producción. Generarlas pro la ruta
Documentos – Notas - Ensamble
Febrero 10
00200010000001
Pintura Nueva Generación Beige
50 cuñetes
Febrero 15
00200010000002
Pintura Nueva Generación Coral
30 cuñetes
Febrero 20
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00200020000001
Pintura Exterior Beige
600 galones
5.- Después de un estudio de rentabilidad de producto se determina modificar los
factores de absorción, la cual se debe modificar por la ruta Distribución de costos –
Distribución de productos por centro de costo:
00200010000001
00200010000002
00200020000001
00200020000002
Pintura
Pintura
Pintura
Pintura
Nueva Generación Beige
Nueva Generación Coral
Exterior Blanca
Exterior Beige
6
8
4
5
6.- Crear las cuentas contables de aplicación de los costos a distribuir por la ruta
Contabilidad – Administracion cuentas contables - apertura
7298050000
Cuenta de aplicación Mano de Obra directa
Si tercero
Si centro de costo
7398050000
Cuenta de aplicación Costos Indirectos de Fabrica
Si tercero
Si centro de costo
7498050000
Cuenta de aplicación Contrato de Servicios
Si tercero
Si centro de costo
7.- Crear por la ruta contabilidad – definición de documentos el documento L-010 con
el cual se realizara la contabilización de la distribución de costos
8.- Distribuir los costos para el grupo contable 72 por la ruta Distribución de costos –
Cálculos de costos a distribuir y realizar la respectiva contabilización del mes de
Febrero.
9.- Verificar la contabilización respectiva por la ruta contabilidad – generación de
comprobantes – comprobante general.
10.- Realizar la distribución y contabilización respectiva para los grupos contables 73 y
74.
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