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Taller de Descripción de Puestos CENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLÓGICAS DEL NORESTE Septiembre p , 2010 Contenido Apartado Objetivo del Taller [1] Definición de Análisis y Descripción de Puesto [2] Metodología HAY – Descripción del Puesto y Perfil – [3] Desarrolla la Descripción de tu Puesto [4] © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 2 Objetivo del Taller Objetivo del Taller Desarrollar durante el Taller la Descripción y el Perfil del Puesto que desempeñas actualmente en el CENTRO DE INVESTIGACIONES Ó BIOLÓGICAS DEL NORESTE de acuerdo a la Metodología HAY © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 4 Definición de Análisis y Descripción de Puesto Análisis y Descripción de Puesto Lo primero que debemos entender es ¿Qué es un Puesto? Puesto. Es un conjunto de funciones que dentro de una estructura organizacional aporta resultados que han de contribuir al fin de la Institución. Proceso de Descripción de Puesto. Es el proceso para identificar los principales elementos de un puesto, puesto mismos que se registran en un documento claro y uniforme que nos permite comprender su contenido y alcance en la Institución. © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 6 Análisis y Descripción de Puesto El primer paso para realizar un análisis y descripción de puesto es ENTENDER EL PUESTO (no a la persona) Y LAS PRINCIPALES FUNCIONES O ACTIVIDADES QUE DESARROLLA Recibe instrucciones Aporta Resultados Realiza un TRATAMIENTO Desde el punto de vista de la Metodología Hay, es importante conocer y entender la posibilidad que tienen los puestos de responder por sus acciones y consecuencias organizacionales. © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 7 Análisis y Descripción de Puesto Para describir un puesto es necesario tomar en cuenta algunas consideraciones: Lo que queremos es obtener la fotografía del puesto que desempeñas Reflejar el contenido real y actual del puesto, no las características de la persona Ser claros, concretos y precisos : “Escribir para alguien que no conoce el P esto” Puesto” Desarrollar la descripción del puesto con base en la Metodología HAY que se va a explicar q p Llenar los cuadros correspondientes a cada apartado de la descripción en caso de realizarla en forma electrónica. Utilizar letra de molde y legible en caso de que la descripción vaya a ser desarrollada en forma legible, manual y no por medio electrónico. Utilizar lápiz p p para p permitir borrar los contenidos no adecuados ((manual)) © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 8 Metodología HAY – Descripción del Puesto y Perfil - Elementos de la Descripción de Puesto METODOLOGÍA HAY Descripción del Puesto Perfil del Puesto Datos de Identificación Características Personales Revisiones y Aprobaciones Escolaridad Responsabilidades Principales Área de Especialidad Misión del Puesto R l i Relaciones IInternas t yE Externas t Habilidades Técnicas y Administrativas Dimensiones Idiomas Problemas Experiencia Laboral Decisiones Estructura Organizacional © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 10 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 11 Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: Es el conjunto de datos que permiten situar al puesto dentro de la organización en el momento actual: Título del Puesto: Reporta a: Di Dirección ió F Funcional i l: Subdirección de Área: Departamento: Ubicación Física: REVISIONES Y APROBACIONES: APROBACIONES registrar i t l los nombres, b fi firmas y fechas de las personas que revisaron, validaron y aprobaron la descripción del puesto: Ocupante o Titular del Puesto Jefe Inmediato Recursos Humanos © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 12 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 13 Responsabilidades del Puesto Se deberán registrar en el formato, las principales responsabilidades, funciones o actividades del puesto en términos de resultados, aportados de forma permanente a la organización Se consideran un máximo de 8 responsabilidades en la descripción de los puestos de acuerdo a nuestra metodología (Implica una labor de análisis y síntesis) í t i ) Sólo se deberán incluir aquellas responsabilidades que se realizan permanente o constantemente, no las eventuales Se deben redactar de la siguiente manera: Acción Objeto ¿Qué hace? ¿Sobre qué lo hace? ¿Para qué lo hace? Verbo V b en Infinitivo I fi iti Complemento dell C l t d verbo Resultado Final Definir q qué hace el puesto © 2009 Hay Group. All Rights Reserved Indica dónde actúa o afecta el puesto Resultado Producto final obtenido por el puesto, resultado de la acción 14 Responsabilidades del Puesto La ACCIÓN es lo que hace el puesto y se deberá redactar a través de la utilización de 2 verbos en infinitivo acordes a la responsabilidad Puestos Directivos Mandos M d Medios Puestos de Soporte Dirigir g Administrar Planear Programar g Coordinar Supervisar Elaborar Realizar Recabar Se debe evitar la duplicidad del uso de verbos entre el puesto del jefe y el del colaborador ya que de acuerdo a los niveles organizacionales, colaborador, organizacionales desempeñan diferentes funciones y responsabilidades. © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 15 Responsabilidades del Puesto - VERBOS ACTIVOS SUGERIDOS DIRIGIR ADMINISTRAR AUTORIZAR ESTABLECER COORDINAR DETERMINAR EVALUAR ASEGURAR CONTROLAR PLANEAR ASIGNAR AUDITAR DISTRIBUIR SUPERVISAR APROBAR ASESORAR AUTORIZAR DISEÑAR ESTANDARIZAR INSTALAR PLANEAR PROGRAMAR PROPORCIONAR RECOMENDAR REPRESENTAR ACUMULAR ALMACENAR ANALIZAR CALCULAR CALIFICAR COMPILAR © 2009 Hay Group. All Rights Reserved Estratégico E-Medio E-M E-M E-M E-M E-M E-M-Soporte E-M-S E-M-S M M M M MS M-S M-S M-S M-S M-S M-S M S M-S M-S M-S M-S M-S S S S S S S COMPROBAR COMUNICAR CONSOLIDAR DESARROLLAR EJECUTAR ENTREVISTAR ENVIAR ESPECIFICAR ESTIMAR ESTUDIAR EXAMINAR EXPEDIR FACILITAR FIRMAR FORMULAR GIRAR INFORMAR INICIAR INSPECCIONAR INTERPRETAR INVENTARIAR OBTENER OPERAR PRESENTAR PRESUPUESTAR PRODUCIR REALIZAR RECABAR REGISTRAR REVISAR SEGUIR VERIFICAR S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S 16 Responsabilidades del Puesto El OBJETO es donde recae el verbo, es decir, el complemento de la acción o acciones que efectúa el puesto, por ejemplo: Acción: Analizar y revisar Objeto: (¿Qué analiza y revisa ?) La información estadística 2 Verbos Acción (verbo) Objeto (en qué recae el verbo) Programar e impartir los cursos de capacitación para el personal Recibir y entregar la documentación y paquetería de la Institución Analizar y registrar los asientos contables de ingresos y egresos “Dar Dar secuencia” secuencia © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 17 Responsabilidades del Puesto El RESULTADO FINAL indica la responsabilidad que directamente asume el puesto frente a la organización Es la aportación final que realiza el puesto a la institución Debe ser de naturaleza permanente Acción (verbo) Objeto (en qué recae el verbo) Programar e impartir los cursos de capacitación para el personal con el fomentar su desarrollo y la mejora en su desempeño Recibir y entregar la documentación y paquetería de la Institución con el fin de contribuir a lograr la comunicación entre las diversas áreas y contribuir t ib i all desarrollo d ll de d las l operaciones i de d la Institución. Analizar y registrar los asientos contables de ingresos y egresos a fin de generar la información para los cierres contables y la toma de decisiones © 2009 Hay Group. All Rights Reserved Resultado (la finalidad de la acción) 18 Responsabilidades del Puesto En varios puestos es común que existan una serie de actividades rutinarias o de soporte, más que el concepto de responsabilidades o funciones antes descrito Actividad Actividad Responsabilidades Actividad Responsabilidades Actividad © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 19 Responsabilidades del Puesto De esta forma, es como logramos describir responsabilidades o actividades de los puestos. las principales DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS ACTIVIDADES Recibir la solicitud de vacantes a cubrir Revisar cartera de candidatos Revisar las solicitudes de empleo p Identificar las p principales responsabilidades del puesto © 2009 Hay Group. All Rights Reserved RESPONSABILIDADES (Funciones) Reclutamiento y Selección de Personal Capacitación y Desarrollo de Personal Relaciones Laborales Compensaciones y Organización Administración de Personal Desarrollo Organizacional Seguridad e Higiene Industrial Servicios al Personal 20 Responsabilidades del Puesto Director de Recursos Humanos, ejemplo de Responsabilidades: Acción Objeto Resultado ¿Qué hace? ¿Sobre qué lo hace? ¿Para qué lo hace? Verbos en infinitivo Complemento del Verbo Resultado final Di i i y controlar t l Dirigir la función de reclutamiento y selección de personal con el fin de dotar de los recursos humanos idóneos acordes a la Misión y Visión de la Organización Diseñar e implementar las estrategias de compensación para el personal de la Institución para asegurar la equidad interna y competitividad externa frente al mercado salarial. “Dar secuencia” © 2009 Hay Group. All Rights Reserved “Dar secuencia” 21 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 22 Misión del Puesto Es la razón de ser del puesto dentro de la organización en el sentido ás g global oba y responde espo de a la ap pregunta egu ta ¿ ¿Para a a qué e existe ste tu puesto e en e el más Organismo? Se redacta con el siguiente esquema: A ió Acción Obj t Objeto G í Guía R Resultado lt d ¿Qué? Máximo 2 verbos Má i b Complemento de d lla acción ió ¿De acuerdo con qué é? ¿Para qué lo hace? h ? “En el sentido más á global” l b l” © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 23 Misión del Puesto La Misión del Puesto agrupa en forma integral las 8 principales responsabilidades de los puestos A ti id d Actividad Actividad Actividad Actividad Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Misión del P Puesto t A ti id d Actividad Actividad © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 24 Misión del Puesto Guía del Puesto: es el conjunto de orientaciones y normatividad que debe seguir el puesto al momento de efectuar sus acciones Estrategias / Leyes / Políticas Directrices / Reglamentos Manuales / Normas / Procedimientos Instrucciones Rutinas © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 25 Misión del Puesto Director de Recursos Humanos, ejemplo de su Misión: Acción Objeto Guía Resultado Verbo en infinitivo Complemento del verbo Marco de Referencia Resultado Final ¿Qué hace? ¿Sobre qué lo hace? ¿De acuerdo con qué lo hace? ¿Para qué lo hace? con base en las estrategias y políticas alineadas a la Misión y Visión del Organismo a fin de propiciar el clima y la cultura laboral que promuevan el alto desempeño así como la atracción, retención y desarrollo del personal Dirigir y administrar la función de Recursos Humanos del CIBNOR “Dar secuencia” “Dar secuencia” © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 26 Misión del Puesto Al redactar la Misión o responsabilidades del puesto, se deberán cuidar ciertos errores frecuentes en la redacción: 1.- Uso de verbos vagos e imprecisos - Apoyar a la Dirección en las juntas generales de la Junta Directiva 2.- Redacción ambigua, invertida, confusa - Responsable del control de las solicitudes de pago a proveedores para programar los pagos de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Organismo 3.- Uso de adjetivos calificativos y adverbios - Lograr muy bien el presupuesto - Atender correctamente a la gente que pide asesoría - Revisar y registrar de manera eficiente los movimientos contables, con el fin de eficientar el flujo de información para tener los reportes contables oportunamente © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 27 Misión del Puesto 4.- Funciones y Propósito General del Puesto incompletos - Responsable de las operaciones contables - Hacer reportes para la Dirección 5.- Utilizar más de dos verbos en las Responsabilidades y Misión del Puesto: - - Dirigir, controlar, diseñar, implementar y comunicar el desarrollo de los proyectos de sistemas de información con la finalidad de satisfacer las necesidades de los usuarios de cada área 6.- Redacción del resultado final de forma ambigua g e imprecisa p - Redactar en todas las Responsabilidades la misma frase: “para lograr los objetivos institucionales” © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 28 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 29 Relaciones Internas del Puesto Las relaciones internas son los principales contactos internos (máximo 5) que debe mantener el titular del puesto para lograr sus objetivos Excluir el superior y los subordinados. Especificar p el motivo de la relación. Puesto o Área Con los contadores regionales i l del d l Organismo © 2009 Hay Group. All Rights Reserved ¿Para qué? para solicitarles la información contable derivada de sus operaciones 30 Relaciones Externas del Puesto Las relaciones externas son los principales contactos fuera del organismo en el que trabaja (máximo 5) que debe mantener el titular del puesto para lograr sus objetivos Se debe especificar p el motivo de la relación de la manera más g global p pero completa y precisa. Organización, Área, Puesto Con los proveedores © 2009 Hay Group. All Rights Reserved ¿Para qué? para negociar las condiciones de precio, cantidad, calidad y fechas de entrega de los productos y servicios 31 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 32 Dimensiones Mencionar las principales dimensiones anuales en las influye más claramente o es responsable el puesto : son los recursos sobre los cuales el puesto tiene influencia directa. Algunos puestos no manejan dimensiones Recursos monetarios: Son las cifras más importantes para el año en curso expresadas en pesos anuales Presupuesto autorizado Volumen de compras Inversiones Importe de la nómina Presupuesto de capacitación etc. Recursos no monetarios: Son las cantidades de recursos que maneja el puesto y que no están expresadas en dinero Número de personal subordinado : Directos, Indirectos, Total Número de proveedores Número de usuarios etc. © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 33 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 34 Problemas del Puesto Describir los 2 problemas más complejos o desafiantes que resuelve el titular del puesto en el desempeño de sus responsabilidades actuales Ejemplo: “La cantidad de regulaciones y normas que existen, demandan que los trabajos se realicen con un alto g grado de detalle y una mayor cantidad de tiempo” © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 35 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 36 Toma de Decisiones del Puesto Describa las principales decisiones que toma el titular del puesto en forma autónoma y recurrente sin tener que consultar con su superior inmediato Por un lado explicar si las decisiones que toma son rutinarias, rutinarias importantes o trascendentales Por otro lado explicar si las decisiones que toma son eventuales o frecuentes Ejemplo: “Negociar con los proveedores las mejores condiciones de compra y suministro de productos y servicios “ – Es una decisión que realizo frecuentemente -. © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 37 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 38 Estructura Organizacional Registrar los títulos de puesto de la estructura de organización vigente autorizada - No anote los nombres de los titulares de los puestos(1) (2) (4) (4) (4) (4) © 2009 Hay Group. All Rights Reserved (1) Nombre del puesto inmediato de mi jefe : “Jefe de mi Jefe “ (2) Nombre del puesto del que dependo jerárquica y directamente: “Mi Jefe” (3) Nombre del puesto analizado: “Mi Puesto” (4) Nombre de los puestos que reportan al mismo jefe inmediato que yo : “Mi Pares” “Mis P ” (5) Nombre de los puestos que me reportan: “Mis Colaboradores” (3) (5) (5) (5) 39 Elementos de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades Misión del Puesto Relaciones Internas y Externas Dimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 40 Perfil del Puesto Es el documento que nos permite conocer las características profesionales y personales que deberán tener las personas para cubrir el puesto 9 Generales : Edad, Sexo, Estado Civil, Viajes de Trabajo - Frecuencia 9 Escolaridad : Grado de Estudios MÍNIMO NECESARIO 9 Área o Especialidad : adecuada al puesto 9 Habilidades Técnicas y Administrativas 9 Idiomas 9 E Experiencia i i Laboral L b l : en qué éá áreas o puestos t Al seleccionar personas con las características, conocimientos y experiencias adecuadas, se asegurará el desempeño exitoso del ocupante del puesto Ll Llenar ell fformato t evitando it d ell auto t reflejarse fl j © 2009 Hay Group. All Rights Reserved 41 Desarrolla la Descripción y el Perfil de tu Puesto. P t “Tú Tú puedes, cuentas con nuesto apoyo¡
