DEFINICIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTOS DE PRESTACION

PROCEDIMIENTO
DEFINICIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTOS DE PRESTACION DE SERVICIOS O
ACTIVIDADES
CODIGO:
PSO-PR-04
VERSION:
3
VIGENCIA:
2011
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1. OBJETIVO:
Definir el trámite académico-administrativo para aprobación de actividades de prestación y oferta de servicios que permitan
atender oportunamente los requerimientos y demandas del sector público, privado o comunitario garantizando el cumplimiento
de la normatividad vigente, los requerimientos y especificaciones manifestadas por las partes.
2. ALCANCE:
Inicia con la presentación del proyecto ante el Comité de Proyección Social de la respectiva Facultad y termina con la remisión
de aval de la Vicerrectoría a Fondos Especiales.
3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO:
Directora General De Proyección Social
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES:
4.1 REFERENCIAS NORMATIVAS
Acuerdo 046 de 2004 (Estatuto Básico de Proyección Social)
Acuerdo 021 de 2005 (Estatuto de Contratación)
Acuerdo 022 de 2006 (Acuerdo sobre Fondos Especiales)
Acuerdo 028 de 2009 (Modificación Acuerdo 022 de 2006)
Acuerdo 023 de 2011 (Modificatorio Al Acuerdo 028 De 2009)
4.4 REFERENCIAS DOCUMENTALES
Portafolios de servicios de la Facultades
5. DEFINICIONES:
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Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización
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DEFINICIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTOS DE PRESTACION DE SERVICIOS O
ACTIVIDADES
CODIGO:
PSO-PR-04
VERSION:
3
VIGENCIA:
2011
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6. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD:
6.1 DEFINICIÓN DE LA ACTIVIDAD O SERVICIOS A OFERTAR
Nº
1
2
3
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Recepción
del El gestor o proponente presenta el proyecto y/o Coordinador
de
proyecto o propuesta propuesta de los servicios a prestar u ofertar ante el Proyección Social de
Comité de Proyección Social de Facultad o Comité Facultad
central de Proyección Social, para su estudio.
Director general de
Proyección Social
Análisis y verificación Se revisa que corresponda a las capacidades Comité de Proyección
de
requisitos del competencias, líneas de la Facultad líder, pertinencia Social de Facultad
proyecto o propuesta Institucional, viabilidad económica, cumplimiento
normativo del mismo y se solicita al asesor jurídico Comité
central
de
asignado, revisión y verificación de la viabilidad Proyección Social
técnica, financiera y contractual del proyecto o
propuesta.
Si el proyecto o propuesta es gestionado por una
Unidad u Organismo administrativo, se solicita la
revisión y verificación por parte Comité central de
Proyección Social.
Revisión
y Se realiza la revisión y verificación de la viabilidad Asesor jurídico
verificación de la técnica, financiera y contractual del proyecto o
viabilidad
técnica, propuesta, con el fin de verificar especialmente
financiera
y aspectos presupuestales para fines contractuales, en
contractual
del cumplimiento de la normatividad de proyección social,
proyecto o propuesta. de fondos especiales y contratación estatal de la
Universidad Surcolombiana, emitiendo aval jurídico de
coherencia entre el objeto del proyecto y las
necesidades específicas de contratación de bienes y
servicios.
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REGISTRO
Proyecto
y/o
propuesta
Concepto y acta
de
Comité
Proyección
Social de la
Facultad
Comunicación
Oficial
Aval
jurídico
del proyecto o
propuesta
PROCEDIMIENTO
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ACTIVIDADES
Nº
ACTIVIDAD
Estudio
y
aprobación
del
proyecto
o
propuesta
4
Recepción,
estudio
aprobación
concepto
proyecto
propuesta
5
DESCRIPCIÓN
Una vez realizado el análisis y revisión jurídica al proyecto o
propuesta, si este cumple con los requisitos anteriormente
mencionados requeridos (actividad 1, 2 y 3), se remite al
Consejo de Facultad o Comité central de Proyección Social
para su estudio y aprobación.
CODIGO:
PSO-PR-04
VERSION:
3
VIGENCIA:
2011
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RESPONSABLE
REGISTRO
Comité
de Comunicación
Proyección Social oficial
de Facultad
Comité central de
Proyección Social
Si el proyecto no cumple, se devuelve al gestor o proponente
para sus ajustes.
Se recibe y estudia el concepto del proyecto o propuesta Consejo
de Acta
y remitido por el Comité de Proyección Social de Facultad o Facultad
Consejo
del Comité central de Proyección Social para su estudio y
Facultad
del aprobación.
Comité central de
o
Proyección Social
Si es aprobado se establece y se determina:
1. El Coordinador acorde a las características del proyecto.
2. Los tiempos dedicados al proyecto con y/o sin asignación
académica.
3. Monto o valor del proyecto para efectos contractuales
(definición del ordenador del gasto, tramite contractual de
acuerdo al estatuto de contratación).
4. La estructura económica (si él % de los excedentes del
proyecto está por debajo de lo establecido en el acuerdo
de fondos especiales, se envía al comité central de
proyección social para estudio y aval como proyecto
solidario y se traslada a la Vicerrectoría de investigación y
proyección social para su ejecución). Si su trámite
administrativo es por contrato y/o convenio, se debe
realizar de acuerdo al estatuto contractual.
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de
de
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ACTIVIDADES
Nº
6
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
Definición
de Una vez aprobadas las actividades o servicios a
portafolio
de ofertar, se define el portafolio de actividades o
actividades
o servicios a ofertar con sus respectivas tarifas y se
servicios y tarifas
remite al Consejo de Facultad o Comité Central de
Proyección Social, para su aprobación.
Estudio y aprobación
portafolio
de
actividades
o
servicios y tarifas
7
Se estudia la propuesta de portafolio de actividades o
servicios y tarifas, se aprueba y se remite al Grupo de
Liquidación de Derechos Pecuniarios para su ingreso
en el sistema SILCA.
En caso de observaciones o ajustes a la propuesta de
portafolio de actividades o servicios y tarifas, se
devuelve al Coordinador de Proyección Social de
Facultad o Director General de Proyección Social para
sus respectivos ajustes.
CODIGO:
PSO-PR-04
VERSION:
3
VIGENCIA:
2011
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RESPONSABLE
REGISTRO
Coordinador
de Portafolio
de
Proyección Social de actividades o
Facultad
servicios
y
tarifas
Director general de
Proyección Social
Consejo de Facultad
Acta
del
consejo
de
Comité
central
de facultad
Proyección Social
Acta
Comité
central
de
Proyección
Social
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Comunicación
oficial
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ACTIVIDADES
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VERSION:
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VIGENCIA:
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6.2 PRESTACIÓN DE LA ACTIVIDAD O SERVICIO A OFERTAR
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Recepcionar
el Se recibe en el formato POS-FO-01 Solicitud Secretaria
requerimiento
de actividades o servicios de proyección social decanatura
el requerimiento de la actividad o servicio, el
1.
Unidad Académicorequerimiento de la actividad o servicio.
Administrativa
Estudio
requerimiento
2.
3.
4.
REGISTRO
POS-FO-01 Solicitud
de
actividades
o
servicios
de
proyección social el
requerimiento de la
actividad o servicio.
del De acuerdo al portafolio de servicios Decano
POS-FO-01 Solicitud
aprobado, se revisa y verifica la disponibilidad
de
actividades
o
Coordinador
actividad
de tiempo y recursos e insumos para la
servicios
de
o servicio
prestación del servicio o actividad requerida.
proyección social el
requerimiento de la
Unidad Académicoactividad o servicio.
Administrativa
Remitir requerimiento al Dentro del término de un día, se hace entrega
coordinador
de
la al coordinador de la actividad o servicio a
actividad o servicio a prestar o a
la Unidad
Académicoprestar
Administrativa, del formato POS-FO-01
Solicitud de actividades o servicios de
proyección social el requerimiento de la
actividad o servicio. para su programación.
Coordinador actividad Nota de envió
o servicio
POS-FO-01 Solicitud
Unidad Académico- de
actividades
o
Administrativa
servicios
de
proyección social el
requerimiento de la
actividad o servicio.
Programación
Se definen los recursos e insumos a utilizar, Coordinador actividad POS-FO- POS-FO-01
prestación
de
la fecha, hora y lugar de la actividad o servicio a o servicio
Solicitud
de
actividad o servicio a prestar.
actividades o servicios
Unidad Académico- de proyección social el
prestar
Administrativa
requerimiento de la
actividad o servicio.
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DEFINICIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTOS DE PRESTACION DE SERVICIOS O
ACTIVIDADES
Nº
ACTIVIDAD
Respuesta
peticionario.
5.
Recepción factura
6.
DESCRIPCIÓN
al Se da repuesta mediante llamada telefónica,
oficio o mail al peticionario de la actividad o
servicio
solicitado,
comunicándosele
la
programación del mismo (cronograma) e
informándole sobre la generación de la factura
por valor de la actividad o servicio solicitado a
través del sitio Web www.usco.edu.co
CODIGO:
PSO-PR-04
VERSION:
3
VIGENCIA:
2011
Página 6 de 9
RESPONSABLE
REGISTRO
Coordinador actividad Comunicación oficial
o servicio
Unidad AcadémicoAdministrativa
En caso de no haber disponibilidad de los
recursos e insumos en las fechas y horas
indicadas por el peticionario, se fija
conjuntamente las posibles fechas.
Se recibe del peticionario o usuario la factura Secretaria
Factura
cancelada de la actividad o servicio solicitado, administrativa de la
para la prestación del mismo.
Facultad o Comité
Central
de
Proyección Social
7.
Realización
de
la Se desarrollan las actividades programadas en Coordinador actividad Resultados
de
la
actividad o servicio a el cronograma en la fecha, hora y lugar o servicio
actividad o servicio
prestar
establecidos.
prestado y anexos
Unidad AcadémicoAdministrativa
8.
Entrega de resultados Se consolidan los resultados de la actividad o
de la actividad o servicio servicio prestado y se entrega al peticionario
prestado
como producto final de cumplimiento y se deja
copia en el archivo de gestión de la Facultad o
en
la
respectiva
Unidad
académico
administrativa.
de
la
Coordinador actividad Resultados
actividad o servicio
o servicio
prestado y anexos
Unidad AcadémicoAdministrativa
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DEFINICIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTOS DE PRESTACION DE SERVICIOS O
ACTIVIDADES
Nº
9.
ACTIVIDAD
Elaboración
y
presentación informes
de gestión actividades o
servicios prestados
Definición
plan
mejoramiento
DESCRIPCIÓN
Se adjuntan los resultados de las actividades
realizadas o servicios prestados, se evalúan
las actividades o servicios prestados, con el fin
de plantear mejoras, se organizan y se
consolidan en un informe de gestión al finalizar
cada periodo académico y se presenta al
Consejo de Facultad o Comité Central de
Proyección Social.
de En el Consejo de Facultad o Comité Central de
Proyección Social, se determina el respectivo
plan de mejoramiento de la calidad en la
prestación de las actividades o servicios a
prestar por la Universidad Surcolombiana.
RESPONSABLE
Coordinador de
Proyección Social de
Facultad
REGISTRO
Informes de gestión
actividades o servicios
prestados
Director general de
Proyección Social
Consejo de Facultad Acta del consejo de
o Comité Central de faculta
Proyección Social
Acta Comité Central
de Proyección Social
10.
Plan de mejoramiento
en la prestación de las
actividades o servicios
a prestar por la
Universidad
Surcolombiana.
Archivar documentación
11.
CODIGO:
PSO-PR-04
VERSION:
3
VIGENCIA:
2011
Página 7 de 9
Se organiza y adjunta la documentación
surtida en el respectivo procedimiento en la
carpeta actividades o servicios prestados del
respectivo periodo académico.
Secretaria
administrativa de la
Facultad o Comité
Central
de
Proyección Social
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Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización
Carpeta
–
archivo
actividades o servicios
prestados del respectivo
periodo académico.
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ACTIVIDADES
Nº
12.
ACTIVIDAD
Elaboración
y
presentación informes
de gestión actividades o
servicios prestados
Definición
plan
mejoramiento
DESCRIPCION
Se adjuntan los resultados de las actividades
realizadas o servicios prestados, se evalúan
las actividades o servicios prestados, con el fin
de plantear mejoras, se organizan y se
consolidan en un informe de gestión al finalizar
cada periodo académico y se presenta al
Consejo de Facultad o Comité Central de
Proyección Social.
de En el Consejo de Facultad o Comité Central de
Proyección Social, se determina el respectivo
plan de mejoramiento de la calidad en la
prestación de las actividades o servicios a
prestar por la Universidad Surcolombiana.
RESPONSABLE
Coordinador de
Proyección Social de
Facultad
REGISTRO
Informes de gestión
actividades o servicios
prestados
Director general de
Proyección Social
Consejo de Facultad Acta del consejo de
o Comité Central de faculta
Proyección Social
Acta Comité Central
de Proyección Social
13.
Plan de mejoramiento
en la prestación de las
actividades o servicios
a prestar por la
Universidad
Surcolombiana.
Archivar documentación
14.
CODIGO:
PSO-PR-04
VERSION:
3
VIGENCIA:
2011
Página 8 de 9
Se organiza y adjunta la documentación
surtida en el respectivo procedimiento en la
carpeta actividades o servicios prestados del
respectivo periodo académico.
Secretaria
administrativa de la
Facultad o Comité
Central
de
Proyección Social
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Carpeta
–
archivo
actividades o servicios
prestados del respectivo
periodo académico.
PROCEDIMIENTO
DEFINICIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTOS DE PRESTACION DE SERVICIOS O
ACTIVIDADES
CODIGO:
PSO-PR-04
VERSION:
3
VIGENCIA:
2011
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7. OBSERVACIONES:
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
01
02
03
NOMBRE
CARGO
DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION
Resolución 128 Octubre 22 de 2008
Resolución 134 Septiembre 20 de 2010
Formato CAL-FO-17 Junio 30 de 2011
ALEXANDER SÁNCHEZ
MÁNCHOLA
NILSY VARGAS ALMARIO
Profesional de Apoyo
Directora General Proyección
Social
ELABORÓ
DESCRIPCION DE CAMBIOS
Aprobación documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
NOMBRE
CARLOS ALBERTO GALINDO REYES
NOMBRE
CARLOS
FALLA
CARGO
Coordinador Calidad
CARGO
Representante de la Dirección
REVISÓ
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HARVEY
APROBÓ
SALAMANCA