USUARIOS Y CUENTAS CORREO ELECTRÓNICO 1. OBJETIVO

PROCEDIMIENTO
USUARIOS Y CUENTAS CORREO ELECTRÓNICO
CODIGO:
TIC-PR-09
VERSION:
3
VIGENCIA:
2011
Página 1 de 4
1. OBJETIVO:
Crear y administrar las cuentas de correo de los estudiantes, docentes, administrativos y diferentes procesos de la Universidad.
2. ALCANCE:
Inicia con la solicitud de la creación de la cuenta de correo y finaliza con la verificación y entrega de la misma.
3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO:
Profesional Universitario CTIC.
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES:
4.1 REFERENCIAS NORMATIVAS
4.4 REFERENCIAS DOCUMENTALES
Manual de Usuario para la administración del sistema de correo electrónico bajo el dominio.
5. DEFINICIONES:
Cuenta de Correo: Es un medio que permite realizar servicio en línea como: matriculas, acceso a biblioteca, Navegación en
internet y correo electrónico.
CTIC: Centro de Tecnología de la Información y Comunicaciones.
Usernama: Nombre de usuario.
Este documento es propiedad de la Universidad Surcolombiana
Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización
PROCEDIMIENTO
CODIGO:
TIC-PR-09
VERSION:
3
VIGENCIA:
2011
Página 2 de 4
USUARIOS Y CUENTAS CORREO ELECTRÓNICO
6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:
6.1 CORREO ELECTRÓNICO
Nº
1
2
3
4
5
ACTIVIDAD
Recibir solicitud
DESCRIPCION
Se recibe la solicitud para la creación de un correo
electrónico Institucional de manera personal
(Docentes Administrativos y Trabajadores), o escrita
(Dependencias) de la Institución.
Proceso
automático (Estudiantes primiparos) una vez
terminado el proceso de matrícula.
Verificar
tipo
de Se verifica el vínculo activo del solicitante si es
vinculación
funcionario.
Ingresar a la aplicación Se ingresa a la aplicación de cuentas de correo.
de cuentas de correo
Creación y verificación Se crea correo Electrónico que comprende: Nombre
del correo Electrónico
real del usuario, nombre del usuario (username) y
Clave y se verifica.
RESPONSABLE
REGISTRO
Secretaria
y/u e-mail y oficios
Operario de equipo institucionales
de sistemas
Formato creación
cuentas de correo
Operario de equipo
de sistemas
Operario de equipo
de sistemas
Operario de equipo TIC-FO-14
de sistemas
Entrega
de
cuentas de correo
electrónico
institucionalfuncionarios
Atender y solucionar Se atiende al personal que presente inconvenientes Operario de equipo Formato Solicitud
inconvenientes con la para ingresar al Correo Electrónico.
de sistemas
y Requerimientos.
clave del correo
Este documento es propiedad de la Universidad Surcolombiana
Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización
PROCEDIMIENTO
CODIGO:
TIC-PR-09
VERSION:
3
VIGENCIA:
2011
Página 3 de 4
USUARIOS Y CUENTAS CORREO ELECTRÓNICO
6.1 CUENTAS USUARIOS PARA ACCESO A SERVICIOS ACADÉMICO- ADMINISTRATIVOS
Nº
ACTIVIDAD
Recibir solicitud
DESCRIPCIÓN
Se recibe la solicitud de la creación de la cuenta.
RESPONSABLE
Secretaria
1
2
3
4
Verificar existencia de Se verifica si el usuario existe en la base de datos si
usuario
existe se envía a la Operaria de equipo de sistemas
para recordar contraseña de usuario, si no existe se
crea el usuario pasa actividad 3.
Creación de Usuario
Se crea en la BD el usuario asignando los
privilegios de acceso a los aplicativos según
solicitud, y la Operaria de Equipo de Sistemas lo
entrega.
Entrega de usuarios
La operaria de equipo de sistemas realiza pruebas
de acceso al portal y entrega oficialmente el usuario
indicándole que el sistema por seguridad lo obligará
a cambiar la clave de acceso.
Profesional
Universitario
REGISTRO
e-mail y oficios
institucionales
Formato Solicitud
y Requerimientos
Formato Solicitud
y Requerimientos
Profesional
Universitario
Operaria de Equipo Formato solicitud y
de Sistemas
requerimientos
7. OBSERVACIONES:
Este documento es propiedad de la Universidad Surcolombiana
Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización
PROCEDIMIENTO
CODIGO:
TIC-PR-09
VERSION:
3
VIGENCIA:
2011
Página 4 de 4
USUARIOS Y CUENTAS CORREO ELECTRÓNICO
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
02
03
NOMBRE
DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN
Resolución 128 Octubre 22 de 2008
Resolución 134 Septiembre 20 de 2010
Formato CAL-FO-17 Mayo 25 de 2011
EQUIPO DE TRABAJO CTIC
CARGO
ELABORÓ
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
Aprobación documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
NOMBRE
CARLOS ALBERTO GALINDO REYES
NOMBRE
CARGO
Coordinador Calidad
CARGO
REVISÓ
Este documento es propiedad de la Universidad Surcolombiana
Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización
CARLOS
HARVEY
SALAMANCA
FALLA
Representante de la Dirección
APROBÓ