procedimiento de no conformidades centro/entidades de formacion

PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES
CENTRO/ENTIDADES DE FORMACION
FOCO
Última actualización: 25 de septiembre de 2015
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ÍNDICE
1.
INTRODUCCIÓN............................................................................................................................. 3
4.
¿CUÁNTO TIEMPO TENGO PARA SUBSANAR LAS NO CONFORMIDADES? ................................... 4
5.
¿CON QUIÉN DEBO HABLAR PARA RESOLVER LA NO CONFORMIDAD? ....................................... 5
6.
¿CÓMO NOS INFORMAN QUE TENEMOS NO CONFORMIDADES? ............................................... 5
7.
GESTIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES....................................................................................... 6
8.
PLAZO DE EXTINCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES ................................................................. 10
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1. INTRODUCCIÓN
Desde La Dirección General de Trabajo, Formación y Seguridad Laboral (en adelante
DGTFSL), se realiza la evaluación y el seguimiento de la implantación del Sistema de Calidad
a:
-
Los centros y/o entidades de formación.
A las acciones formativas impartidas.
A las prácticas profesionales no laborales.
Este seguimiento se realiza in situ durante la impartición de las acciones formativas o en la
evaluación de centro. Así se recogen evidencias a través de los testimonios recabados
mediante entrevistas a los responsables de formación, alumnado, personal formador y
demás agentes intervinientes en el proceso formativo.
Si se detecta alguna anomalía, se puede realizar requerimientos a los centros y/o
entidades. Estas anomalías son siempre un incumplimiento de la normativa vigente. Los
Gestores de Formación (el Técnico de Formación y Evaluación) las detecta y junto con el
Jefe de Servicio las enviará a la entidad o centro de formación.
Es muy importante que el centro subsane estas irregularidades a la mayor brevedad
posible. De no ser subsanadas las no conformidades se quedarán abiertas, repercutiendo
en la evaluación de la calidad del Centro y/o Entidad de Formación.
2. ¿QUÉ ES UNA INCIDENCIA?
Hecho detectado durante el proceso de ejecución/gestión de la oferta formativa que
repercute negativamente en algún aspecto de su desarrollo. Obedece a un incumplimiento
de la normativa vigente y de las directrices establecidas por la DGTFSL a este respecto. La
tipificación de esta incidencia genera un NO CONFORMIDAD.
3. ¿QUÉ TIPO DE NO CONFORMIDADES PUEDO RECIBIR?
Las no conformidades tienen repercusión directa en la evaluación de la calidad del centro
pudiendo interrumpir la misma. Estas pueden ser:
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No Conformidades Menores: no tienen repercusión significativa en la gestión y
desarrollo de la acción formativa, ni consecuencias graves para los agentes
implicados en el proceso (alumnos/formadores). Este tipo de no conformidades no
paralizará la evaluación de centro, aunque puede tener repercusión en la valoración
de la solicitud de las acciones formativas.
Pueden generar una No Conformidad Mayor cuando se detecte tres o más veces el
mismo tipo de incumplimiento de la norma por el centro o la entidad de formación
y durante el desarrollo de la programación vigente.
No Conformidad Mayores: tienen repercusión significativa en la gestión y desarrollo
de la acción formativa, afectan al sistema de calidad y/o crean perjuicio grave a los
agentes implicados en el proceso (alumnos/formadores). Este tipo de no
conformidades paralizará la evaluación de centro y tendrán repercusión en la
valoración de la solicitud de las acciones formativas.
No Conformidades Críticas: por su gravedad impiden la normal gestión y desarrollo
de la acción formativa y/o crean perjuicio muy grave a los agentes implicados en la
misma. Este tipo de no conformidades paralizará la evaluación de centro y tendrán
repercusión en la valoración de la solicitud de las acciones formativas y podrán ser
informadas a la Unidad Especial de Inspección en materia de formación
profesional para el empleo que depende de la Autoridad Central de la Inspección
de Trabajo y Seguridad Social.
Cada no conformidad lleva unas acciones correctoras que son las medidas adoptadas por
la DGTFSL para minimizar y subsanar el impacto producido por una incidencia detectada,
así como eliminar las causas que han generado la misma. Cuando se incumplen las
condiciones de la subvención aprobada se podrán tomar medidas de revocación de la
subvención o pérdida del derecho al cobro.
Estas acciones correctoras irán acordes al grado de la No Conformidad detectada.
4. ¿CUÁNTO TIEMPO TENGO PARA SUBSANAR LAS NO CONFORMIDADES?
El plazo para contestar las no conformidades será de 10 días hábiles desde la recepción de
las mismas a través de FOCO.
El centro o entidad de formación debe llevar un seguimiento de sus no conformidades y
conocer exactamente en qué situación se encuentran.
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5. ¿CON QUIÉN DEBO HABLAR PARA RESOLVER LA NO CONFORMIDAD?
El/la Técnico/a responsable es el mismo que gestiona la acción formativa o evalúa la calidad
del centro. El último responsable en decidir si lo presentado por el centro es suficiente para
subsanar o no la no conformidad será el /la Jefe de Servicio con su equipo técnico.
6. ¿CÓMO NOS INFORMAN QUE TENEMOS NO CONFORMIDADES?
Después del seguimiento y la evaluación de su centro y de las acciones formativas los
resultados serán grabados en FOCO. Usted deberá consultar dichos resultados además de que
le llegarán notificaciones por email sobre ello. Si no le llegara ninguna información por correo
electrónico, se recomienda que se ponga en contacto con su técnico asignado.
Las no conformidades que hay que comunicar al centro y/o entidad las recibirá a través de la
aplicación FOCO por lo que igualmente debe ponerse en contacto con su técnico asignado si
no recibiera información sobre la misma.
PANTALLA 1. INICIO
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Dependiendo de en qué aspecto de la formación (acción formativa, prácticas, evaluación de
centro)) se haya detectado la no conformidad, la encontraremos en un apartado u otro en la
aplicación FOCO.
PANTALLA 2. BUSQUEDA DE LA NO CONFORMIDAD
No tiene no conformidades:
Tiene no conformidades:
7. GESTIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES
Una vez que el centro y/o entidad recibe la no conformidad esta debe ser contestada a través
de la aplicación FOCO.
Las personas encargadas de la gestión de la misma serán
serán los gestores de formación que tiene
asignado a su acción formativa y/o a la evaluación del centro.
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PANTALLA 3. ESTADO DE LA NO CONFORMIDAD
En FOCO podrá ver en qué situación se encuentra su no conformidad.
PANTALLA 4. DIFERENTES ESTADOS DE LA NO CONFORMIDAD
Los tics verdes y las cruces rojas informan de la situación de la No conformidad:
Indica acción realizada.
Indica acción no realizada.
Firma Jefe Servicio
Enviado Entidad
El Jefe de Servicio envía la No conformidad.
Informa de que la entidad tiene una No conformidad.
Respuesta
El centro debe responder a la no conformidad, informando de cuál será
su actuación para subsanarla y para que éstas no vuelvan a producirse.
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Si el/la Jefe/a de Servicio junto a su equipo técnico dan por solucionada la no conformidad,
saldrá un tic verde en este apartado indicando que ha sido subsanada y si no fuera así
continuará el tic rojo como no subsanada.
PANTALLA 5. RESPUESTA DE LA NO CONFORMIDAD.
Para comunicar la subsanación de la No Conformidad se marca en la misma y se da a
responder.
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PANTALLA 6. LA NO CONFORMIDAD.
Se abre la No conformidad para poder responderla.
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PANTALLA 7. ESTADO FINAL DE LA NO CONFORMIDAD
Subsanada
Indica si la No conformidad ha sido subsanada o no.
Una vez la No Conformidad está subsanada aparecerá el tic verde y de esta forma sabremos
que la no conformidad está subsanada.
Si la respuesta dada por el centro no es suficiente para subsanar la no conformidad se
quedará sin subsanar con los plazos de caducidad que se especifican en el apartado siguiente.
8. PLAZO DE EXTINCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES
Todas las No Conformidades no subsanadas tendrá un plazo de cierre/extinción siguiente
de:
12 meses desde su envío a la entidad (aplicación FOCO), o
Una vez finalizado el proceso de valoración de la solicitudes de subvención.
El centro de formación o entidad debe llevar un seguimiento de sus no conformidades y
conocer exactamente en qué situación se encuentran para poder subsanarlas lo antes
posible.
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