procedimiento para emitir respuestas de

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CÓDIGO: PRO-GJ-002
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PROCEDIMIENTO
PARA EMITIR RESPUESTA DE DERECHO DE PETICION
1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto establecer los lineamientos para emitir respuesta en forma
oportuna a las peticiones presentadas ante la Universidad del Atlántico.
2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos institucionales, inicia con la recepción de la petición y termina con la
respuesta emitida dentro de los términos establecidos por la normatividad.
3. RESPONSABLES
3.1
JEFE DE LA OFICINA DE GESTION JURÍDICA.
Persona encargada del direccionamiento del proceso de Gestión Jurídica. Así mismo es quien
revisa y da visto bueno a la respuesta de la Petición.
3.2
PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ASESORES EXTERNOS Y CONTRATISTAS.
Son responsables de proyectar las respuestas de peticiones dentro de los términos de ley, acorde
a las normas y jurisprudencia vigente, presentadas por diferentes conceptos a la Universidad.
3.3
SECRETARIA.
Es la persona responsable de recibir los derechos de petición, registrar física y magnéticamente en
base de datos.
De igual forma cumplir con lo establecido en la ley general de Archivos.
4. GLOSARIO
Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos:

C.C.A: Código Contencioso Administrativo.

DERECHO DE PETICIÓN: De conformidad con el Artículo 23 de la Constitución Política es
aquel derecho fundamental que tiene toda persona para acudir ante las autoridades
competente, por motivo de interés general o interés particular para elevar solicitudes
respetuosa y obtener pronta solución a la misma.

DEPENDENCIA COMPETENTE: Quien posee los elementos necesarios para dar
adecuada respuesta.

PETICIÓN DE INFORMACIÓN: Son las solicitudes que se formulan a las autoridades para
que éstos:
- Den a conocer como han actuado en un caso concreto
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PROCEDIMIENTO
PARA EMITIR RESPUESTA DE DERECHO DE PETICION
- Permitan el examen de documentos públicos que tienen su poder
- Expidan copia de documentos que reposan en una oficina.

PETICIONARIO: Persona natural o jurídica que formula la solicitud a la universidad del
Atlántico.

REPARTO: Designación de la petición según el tema especifico a cada Asesor o
Profesional Universitario.

TÉRMINO: Plazo perentorio e improrrogable dentro del cual debe realizarse una actividad.
5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones:
1. Las peticiones deben ser resueltas dentro del término fijado por la ley para cada caso en
particular.
2. Las respuestas de las peticiones deben estar ajustadas a las directrices institucionales y
normatividad vigente.
3. Las peticiones deben ser debidamente archivadas junto con su respectiva respuesta y
constancia de envío.
4. El Asesor Externo, Profesional Universitario y contratista deben radicar en la Oficina de
Asesorìa Jurídica mensualmente el Formato OAJ- Control de respuesta de peticiones.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
1
2
3
Descripción
Recibir y registrar las peticiones instauradas, sea por
medio físico y/o electrónico en el Formato control de
correspondencia FOR GJ 002 para posteriormente
entregar al Jefe de Gestión Jurídica.
Analizar el contenido de la petición y decidir tratamiento
dependiendo de la competencia que posea la oficina de
Gestión Jurídica para resolver.
Si: Paso a Actividad 4.
No: Ir a Actividad 3.
Informar y remitir al proceso competente de conformidad
al Artículo 21 del C.P.A.C.A..
Responsables
Secretaria
Gestión Jurídica
Documento/
Registros
Petición,
FOR GJ 002
Jefe Gestión
Jurídica
Jefe Gestión
Jurídica,
Profesional
Universitario
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FOR-GJ 006
Memorando
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PROCEDIMIENTO
PARA EMITIR RESPUESTA DE DERECHO DE PETICION
4
Asignar a los Asesores Externos, Contratistas o
Profesionales Universitarios dependiendo del tema para
proyectar la respuesta.
5
Diligenciar el formato correspondiente dirigido a los
Asesores Externos, Contratistas o Profesionales
Universitarios, asignados para elaborar la respuesta de la
petición.
6
Planificar y establecer la fecha en la que se debe
contestar la petición asignada, con el fin de que esta se
realice dentro de los términos legales.
7
Estudiar e indagar el contenido de la petición, teniendo en
cuenta las normas internas y externas, la doctrina y
jurisprudencia que rigen para tal fin.
8
Elaborar el proyecto de respuesta de la petición dentro
de los términos de ley y entregar en la Secretaria de la
dependencia.
9
10
Revisar el
proyecto de respuesta de petición, y
determinar si se encuentra ajustado frente a las normas
internas y externas, jurisprudencia y doctrina vigentes
aplicables. Decisión: Es conforme?
Si: Paso a Actividad 12.
No: Ir a la Actividad 11.
En caso de no estar ajustado con lo anterior, devolver al
Asesor Externo, Profesional Universitario o Contratista,
para su respectiva corrección.
FOR GJ 002
Jefe Gestión
Jurídica
Secretaria
Gestión Jurídica
Profesionales
Universitarios,
Asesores
Externos,
Contratistas
Profesionales
Universitarios,
Asesores
Externos,
Contratistas
Profesionales
Universitarios,
Asesores
Externos,
Contratistas
FOR-GJ 006
Memorando
FOR GJ 002
FOR-GJ 006
Memorando
FOR GJ 004
Control de
Derechos de
petición
Jefe Gestión
Jurídica
Jefe Gestión
Jurídica
FOR GJ 005
Formato de
Revisión de
Documentos
11
Impartir el visto bueno y devolver a la Secretaria de la
dependencia.
Jefe Gestión
Jurídica
Respuesta a
Petición
12
Remitir el Proyecto de Respuesta de la Petición con el
VoBo. del jefe de la oficina de gestión jurídica a Rectoría
para su firma y registrar en libro la salida del documento.
Secretaria
Gestión Jurídica
Libro
Radicador
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Petición,
Respuesta y
Constancia de
envío.
FOR GJ 004
Control de
Derechos de
petición
13
Enviar al Peticionario la respuesta de la petición
presentada dentro de los términos de ley evitando el
vencimiento del mismo.
Secretaria
Gestión Jurídica
14
Archivar la copia de la Respuesta con la Constancia de
envío junto con la respectiva Petición.
Secretaria
Gestión Jurídica
Archivo interno
Presentar informes mensuales soportados sobre las
respuestas remitidas a los diferentes peticionarios.
Profesionales
Universitarios,
Asesores
Externos,
Contratistas
FOR - TH -003
Informe de
Gestión de
contratista
15
7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA



Constitución Política
Normatividad legal vigente, la jurisprudencia y la doctrina.
Normatividad interna (Estatuto General, Acuerdos Superiores y Actos Administrativos).
8. REGISTROS






FOR-GJ 006 Memorando
FOR GJ 004 Control de Derechos de petición
FOR - TH -003 Informe de Gestión de contratista
Derechos de petición
Respuesta derecho de Petición.
Constancia de Envío
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9. CONTROL DE CAMBIOS
VER
FECHA
ELABORÓ
DESCRIPCIÓN
0
Noviembre 24 de
2009
Yadely Esther
Estrada Diaz
VERSIÓN ORIGINAL
1
Mayo 28 de 2010
Maria Cristina
Martínez Berdugo
La modificación obedece básicamente en
los Formatos a utilizar para registrar las
actividades realizadas, la supresión del libro
radicador para la radicación de la
correspondencia recibida, y solo será
utilizado el libro radicador para registrar el
envío de los documentos para la firma a la
Rectoría de esta institución.
2
Septiembre 9 de
2013
Verónica Tatiana
Valverde Guzmán
Se actualiza en el paso 3, el artículo
mediante el cual se remite el derecho de
petición al proceso competente.
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