Comunicación con los proveedores

ASEFAPI
COMUNICACIÓN CON LOS PROVEEDORES EN REACH
OBJETIVO DE LA COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES:
-
La comunicación con los proveedores, en este momento, ha de estar orientada a poder determinar si
habrá garantía de suministro de los productos que hasta el momento les compramos, o si por el
contrario tendremos que cambiar de proveedor o convertirnos en importadores o fabricantes. La garantía
de suministro está sujeta a que nuestros proveedores (o a su vez los de ellos) prerregistren o registren,
convenientemente y en los plazos establecidos por REACH, las sustancias que intervienen en las
formulados de los productos suministrados.
-
Para la obtención de esta información, se propone un modelo de carta a proveedores que se completa
con un cuestionario en el que se solicita que se indique el estado en REACH de cada sustancia presente
en los productos suministrados. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la mayoría de nuestros
proveedores pueden ser, como nosotros, usuarios intermedios. Por tanto, su situación respecto a nosotros
es la misma que la nuestra respecto a nuestros clientes. Así, es probable que no se avengan a completar el
cuestionario que les enviamos, sino que nos remitan un escrito estándar, parecido al que se propone desde
Asefapi enviar a nuestros clientes, en el que nos comuniquen que están en contacto con sus proveedores
haciendo lo posible para que todas las sustancias se prerregistren y/o registren convenientemente.
En cualquier caso, el objetivo ha de ser conseguir una respuesta del proveedor, ya sea el cuestionario
cumplimentado o una carta estándar, que pueda considerarse un compromiso con REACH.
De esta forma, en el caso de que finalmente una sustancia no aparezca en el listado de prerregistradas el 1
de enero de 2008, o que no esté tampoco registrada en esa fecha, se podrá justificar el que se haya estado
utilizando después del 1 de junio de 2008 (fecha en la que el registro de las sustancias es obligatorio, salvo
que se prerregistren pudiéndose acoger a los plazos transitorios de registro) esa sustancia, en base a la
información facilitada por el proveedor (la respuesta de compromiso obtenida en la que se indicaba que se
iba a prerregistrar y/o registrar).
Resulta conveniente centrar los esfuerzos de comunicación y obtención de respuesta sobre aquellos
proveedores que nos suministran sustancias clave ó críticas para nuestro negocio.
-
Algunas sustancias pueden estar exentas de registro, y por tanto de prerregistro. En el caso de que
algún proveedor nos conteste en este sentido, conviene conocer la justificación por la que consideran
exenta la sustancia o sustancia de que se trate. Por tanto, se ha incluido también una referencia a esta
información tanto en el modelo de carta como en el cuestionario. En nuestro sector, la exención más común
que se puede encontrar es la relativa a los polímeros (más información:
http://reachinfo.es/centroreach/pir_faq.php#Se_deben_registrar_los_polimeros)
-
Independientemente de la información que nos faciliten los proveedores, el 1 de enero de 2009 la Agencia
publicará un listado de todas las sustancias prerregistradas (aunque el listado público no incluirá las
empresas que han prerregistrado).
Si las sustancias que intervienen en nuestros productos aparecen recogidas en esa lista, tendremos la
garantía de que alguna empresa (aunque no sabremos si es nuestro proveedor – o a su vez los suyos -,
salvo que él nos lo comunique) en la Unión Europea puede seguir fabricando/importando esas sustancias
y, por tanto, comercializándolas.
Si las sustancias que intervienen en nuestros productos no aparecen en ese listado, salvo que ya hayan
sido registradas (lo que nos comunicaría el proveedor a través de la ficha de datos de seguridad, en la que
tiene que aparecer el número de registro, o lo que se podrá comprobar en la web de la Agencia), en
principio nadie en la Unión Europea podrá comercializarlas y nos veremos ante un desabastecimiento
temporal de esa sustancia.
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En este caso, se puede solicitar a la Agencia que publique nuestro interés en encontrar un proveedor para
esa sustancia (que motive a alguna empresa a realizar el registro de la misma). No se podrá utilizar esta
sustancia (porque nadie podrá comercializarla) hasta que alguna empresa la registre o si nosotros nos
convertimos en fabricantes o importadores de la misma y la registramos. Si es la primera vez que
fabricamos o importamos esa sustancia, podremos en este caso acogernos a un prerregistro tardío, que
nos permitiría acogernos a los plazos transitorios para realizar el registro.
-
Más adelante, la comunicación con los proveedores estará orientada a informarles sobre los usos que
nosotros, y nuestros clientes, realizamos de las sustancias que intervienen en los productos que nos
suministran, con el objetivo de que sean incluidos en su registro y de que nos puedan facilitar las medidas
de gestión del riesgo adecuadas. Está previsto que a lo largo de 2009 las autoridades competentes en la
aplicación de REACH desarrollen una serie de herramientas informáticas que faciliten esta comunicación
sobre los usos a lo largo de la cadena de suministro.
CONSIDERACIONES PREVIAS A LA COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES:
INVENTARIO
- Antes de iniciar cualquier comunicación con los proveedores, resulta imprescindible haber realizado un
inventario de los productos que se manejan en la empresa. De esta manera se habrá podido identificar
para qué sustancias se es Usuario Intermedio (que en el caso de nuestro sector, será para la mayoría de
ellas), que es para las que se necesita contactar con los proveedores mediante este cuestionario. Para las
sustancias para las que se sea Fabricante o Importador, será preciso realizar el prerregistro y/o registro de
las mismas para poder seguir utilizándolas.
PRIORIZACIÓN EN LA COMUNICACIÓN
- Conviene priorizar la comunicación con aquéllos proveedores que nos suministren productos clave para
nuestra actividad (o que contengan sustancias clave). Estos productos y sustancias habrán sido
identificados al realizar el inventario.
SUSTANCIAS CLAVE
- Las sustancias clave serán:
- Aquellas que intervienen en la formulación de un producto que es ventaja competitiva para la
empresa en su sector (riesgo de perder competitividad si la sustancia deja de ser suministrada por
el actual proveedor porque éste no la prerregistra o registra antes de 1 de Diciembre de 2008.
Posible necesidad de buscar otro proveedor en la UE o convertirse en importador)
- Aquellas para las que sólo existe un único proveedor en la UE o muy pocos proveedores (riesgo de
desabastecimiento si no se prerregistra o registra antes de 1 de Diciembre de 2008. Posible interés
en contactar otros proveedores o necesidad de convertirse en importador)
- Aquellas que se importan o intervienen en la formulación de preparados importados en cantidad
superior a 1 tonelada anual (necesidad de prerregistro y registro para poder seguir importando o
conocer si el exportador va a nombrar un representante exclusivo – en este caso se sería usuario
intermedio respecto a la sustancias implicadas)
- Aquellas que se fabrican – son resultado de un proceso de reacción química - en cantidad superior
a 1 tonelada anual (necesidad de prerregistro y registro para poder seguir fabricándola o localizar
un proveedor que la comercialice si se decide dejar de fabricarla).
- Aquellas que sean susceptibles de necesitar autorización – sustancias c, m, r de categoría 1 o 2,
PBTs o mPmB – (riesgo de no poder seguir utilizándolas si el proveedor no obtiene una autorización
que incluya nuestro uso y en este caso la propia empresa tendría que pedir una autorización)
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GARANTÍA DE PRERREGISTRO
- Dado que el prerregistro se inició el pasado mes de junio, es probable que algunas sustancias se hayan ya
prerregistrado (incluso registrado). Por ello, se ha incluido en el cuestionario (archivo Excel) una casilla
para que se indique el número de prerregistro, o registro de la sustancia. Todas aquellas empresas que
hayan realizado el prerregistro de una sustancia, han recibido un número de prerregistro. Del mismo
modo, si una empresa ya hubiera completado el proceso de registro, también habrá recibido un número de
registro. Conviene tener en cuenta que los número de prerregistro y registro, son números diferentes.
-
Se puede valorar también la opción de presentar nosotros mismos un prerregistro. Si se realiza un
prerregistro para una sustancia, la empresa prerregistrante accederá al foro de intercambio de
información de esa sustancia (SIEF) donde:
o Podrá “ver” qué otras empresas han realizado también un prerregistro de esa sustancia, pudiendo
así comprobar si sus proveedores han realizado el prerregistro y qué otras empresas tienen
interés en esas sustancias. Si estas otras empresas han prerregistrado a través de un
representante (que puedes ser por ejemplo, una empresa consultora), no sabremos qué empresa
es la que realmente ha presentado el prerregistro.
o El resto de empresas prerregistrantes también “nos verán” a nosotros, salvo que el prerregistro se
realice a través de un representante.
o Se deberá atender las peticiones de información sobre la sustancia que puedan realizar el resto de
prerregistrantes.
o Hasta el 30 de noviembre de 2008, se podrá “desactivar” el prerregistro. Aunque una empresa
desactive su prerregistro, quedará reflejado en el SIEF que dicha empresa realizó en un momento
dado el prerregistro.
Si una empresa realiza el prerregistro de una sustancia y después del 1 de diciembre de 2008
ningún proveedor la ha prerregistrado o registrado, esa empresa podrá fabricar y/o importar dicha
sustancia para poder seguir utilizándola después de esa fecha y hasta que termine el plazo transitorio
de registro que le aplique, momento en que para seguir utilizándola tendría que formalizar el registro
de la sustancia.
Si una empresa NO realiza el prerregistro de una sustancia y después del 1 de diciembre de 2008
ningún proveedor la ha prerregistrado o registrado, para seguir usando esa sustancia tendrá que
convertirse en fabricante/importador de la misma. Si es la primera vez que lo hace (desde 1 de junio de
2007, fecha de entrada en vigor de REACH), podrá acogerse al prerregistro tardío. Este
procedimiento es igual que el prerregistro actual, pero después del 30 de noviembre de 2008, y permite
por tanto acogerse a los plazos transitorios de registro. El prerregistro tardío se realizará en los seis
meses siguientes a esa primera importación o fabricación de la sustancia y al menos 12 meses antes
de que finalice el plazo transitorio de registro que le corresponda a la sustancia en cuestión
-
Realizar el prerregistro de todas las sustancias presentes en los productos que se adquieren no resulta una
estrategia adecuada, dada la inversión innecesaria de recursos que se requeriría. Sin embargo, el
prerregistro de determinadas sustancias, especialmente aquellas más críticas para la actividad, puede
presentar, teniendo en cuenta los puntos anteriores, algunas ventajas especialmente cuando no se ha
obtenido ninguna información de sus proveedores. Otro caso a tener en cuenta puede ser el interés de
prerregistro las sustancias (como tales o en forma de preparados) que se hayan fabricado o importado
puntualmente, después del 1 de Junio de 2007, por si en el futuro se quieren volver a importar o fabricar. Si
no se prerregistran estas sustancias ahora, luego no se podrá realizar un prerregistro tardío puesto que ya
se ha llevado a cabo una “primera” fabricación o importación (requisito necesario para poder acogerse al
prerregistro tardío), y sólo se podrán volver a fabricar o importar si se realiza ya directamente el registro.
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-
Cada empresa tendrá que valorar la conveniencia de realizar o no el prerregistro de las sustancias que
considere de su interés.
QUÉ SUPONE REALIZAR UN PRERREGISTRO
-
El prerregistro sólo puede hacerse de forma electrónica a través del portal de REACH-IT (https://reachit.echa.europa.eu/) en el sitio web de la ECHA. Este portal es el canal principal de comunicación entre las
empresas y la ECHA para el cumplimiento de cualquier proceso en REACH.
-
El prerregistro se realiza en dos pasos: primero, creación de una cuenta de empresa en REACH-IT.
Segundo, proceso de prerregistro de las sustancias que puede ser on-line o importando un fichero xml a
REACH-IT.
-
El prerregistro exige un número de datos limitado y no obliga a pagar ninguna tasa. Un archivo de
prerregistro de una sustancia consta de los elementos siguientes:
- Identidad de la sustancia: número EINECS, números CAS y nombres de la sustancia
- plazo de registro previsto e intervalo de tonelaje para el registro
- nombre y datos de contacto de una persona de contacto o representante que actuará como
punto de contacto para la puesta en común de los datos
Para más información sobre el proceso de prerregistro puede consultarse el boletín de Aseapi InfoREACH
nº2, de 8 de Julio de 2008. Este boletín lo reciben todas las personas incluidas en el grupo y lista de
distribución de responsables de REACH de Asefapi. Para incluir un representante en este grupo se debe
dirigir un email con los datos de contacto a [email protected]
SUSTANCIAS QUE PUEDEN PRECISAR AUTORIZACIÓN
- No es imprescindible preguntar al proveedor si los productos que nos suministra contienen sustancias c,m,r
de categoría 1 ó 2 (que son susceptibles de necesitar una autorización en el futuro), ya que estas
sustancias pueden ser identificadas a través de las fichas de datos de seguridad del producto, pues deben
aparecer en ellas (en el epígrafe 3 – antiguo epígrafe 2 – composición/información sobre los componentes).
-
Las sustancias persistentes, bioacumulativas y tóxicas (PBT) o sustancias muy persistentes y muy
bioacumulativas (MPMB) según los criterios recogidos en el anexo XIII del Reglamento REACH, y/o
aquellas sustancias identificadas como causantes de efectos graves a las personas o al medio ambiente,
en un grado de preocupación equivalente a las sustancias anteriormente descritas, por ejemplo, los
disruptores endocrinos, son también sustancias susceptibles de necesitar autorización. En cualquier caso,
antes de establecerse el requerimiento de autorización para una sustancia, la Agencia la publicaría como
candidata a autorización y, si finalmente se decidiese que necesita autorización, se establece un plazo
mínimo de 18 meses desde que se toma esta decisión hasta que exige la autorización.
-
La primera lista de sustancias candidatas probablemente no se publicará antes de finales de 2008. Por
tanto, aunque en este momento de comunicación con los proveedores no se identifiquen las sustancias
susceptibles de necesitar autorización, haciendo un seguimiento de las lista de candidatas (web de la
Agencia http://echa.europa.eu), se puede contar con el tiempo suficiente para adoptar una estrategia
adecuada respecto a estas sustancias. Esta estrategia irá orientada o bien a que el fabricante de la
sustancia obtenga una autorización que incluya los usos de nuestro interés y de nuestros clientes, o bien a
obtener nosotros mismos una autorización (sujeto a tasas) que incluya los usos de nuestro interés y de
nuestros clientes, o bien a reformular el producto con una sustancia alternativa.
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MODELO DE CARTA PARA LA COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES:
Con el objetivo de facilitar la comunicación con los proveedores para obtener la información necesaria que
permita definir una adecuada estrategia para la empresa, Asefapi, con la colaboración del grupo de trabajo
sobre REACH, ha elaborado el modelo de carta que se incluye a continuación y que se completa con un
cuestionario sencillo en Excel para ser cumplimentado por los proveedores.
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COMUNICACIÓN SOBRE EL REGLAMENTO REACH
SOLICITUD DE DECLARACIÓN DE COMPROMISO DE [PROVEEDOR] CON EL REGLAMENTO REACH
Estimado proveedor,
Como sabe, el Reglamento REACH (Reglamento (CE) nº 1907/2006 de 18 de Diciembre), que entró en vigor el
pasado 1 de Junio de 2007, establece una serie de obligaciones a las empresas implicadas en la fabricación,
importación, comercialización y utilización de sustancias químicas como tales o formando parte de la composición
de preparados y artículos.
REACH establece que todas las sustancias fabricadas y/o importadas a la Unión Europea en cantidad igual o
superior a 1 tonelada anual, como tales o en forma de preparados, se registren a partir del 1 de Junio de 2008 para
poder seguir siendo fabricadas o importadas desde esa fecha y, por tanto, comercializadas y utilizadas a lo largo de
la cadena de suministro. REACH establece también, entre el 1 de Junio de 2008 y el 30 de noviembre de 2008
(ambos inclusive) un periodo de prerregistro para las sustancias en fase transitoria. Las sustancias prerregistradas
en este período pueden acogerse a unos plazos transitorios que permiten su registro hasta diciembre de 2010, junio
de 2013 y junio de 2018, según el tipo y tonelaje de fabricación o importación de la sustancia de que se trate.
Por tanto, como proveedor de [LA COMPAÑÍA], nos ponemos en contacto con usted con la finalidad de que nos
remita antes de [FECHA] una comunicación por escrito expresando su compromiso de prerregistrar, o en su
caso registrar, antes del 30 de noviembre de 2008, todas las sustancias presentes en los productos que nos
suministran. En caso de que [PROVEEDOR] sea también usuario intermedio respecto a los productos que nos
suministra, les rogamos que se aseguren de que sus proveedores sean informados adecuadamente y obtengan de
ellos la garantía del prerregistro o registro de las sustancias pertinentes.
Le rogamos asimismo que tengan en consideración que si las sustancias presentes en los productos que nos
suministra no son convenientemente registradas o prerregistradas por [PROVEEDOR] o por la compañía que las
fabrique o importe, [LA COMPAÑIA] tendrá que buscar soluciones alternativas con el consiguiente coste e inversión
de tiempo necesario:
• Localizar otro proveedor que sólo comercialice sustancias registradas o prerregistradas,
• Evaluar productos sustitutivos o
• Reformular nuestros productos.
Con el objeto de facilitarles la comunicación de esta información, les rogamos nos remitan cumplimentado el
cuestionario adjunto.
En caso de que no vaya a proceder a realizar el prerregistro y/o registro de alguna sustancia, porque ésta pueda
considerarse exenta, le rogamos nos indique el artículo del reglamento REACH que permite considerar esta
exención.
Por otro lado, les solicitamos que se realice la adaptación del formato y contenido de las fichas de datos de
seguridad de los productos que nos suministran conforme a lo establecido en el título IV del Reglamento REACH.
Asimismo, para facilitar las tareas de registro en su momento, ya sea [PROVEEDOR] u otras compañías más arriba
en la cadena de suministro quienes vayan a presentarlo, [LA COMPAÑÍA] está dispuesta a facilitarles la siguiente
información:
•
•
•
•
Usos industriales de sus sustancias y preparados, incluidos los que nos trasmitan otros usuarios
intermedios (industriales y/o profesionales) posteriores en la cadena de suministro.
Información de interés para la preparación del expediente de Registro.
Medidas de gestión en relación a los usos que proponemos.
Posibles Escenarios de Exposición a desarrollar, en función del uso, tipo/cantidad de sustancia utilizada.
Confiamos en que su respuesta será positiva y que podremos así continuar nuestra relación comercial.
Agradeciendo su colaboración en el cumplimiento de la legislación vigente,
Un cordial saludo,
[LA COMPAÑÍA]
REACH: CUESTIONARIO ESTANDAR PARA LA COMUNICACIÓN A LO LARGO DE LA CADENA DE SUMINISTRO
Cumplimentar las celdas amarillas antes de enviar al proveedor
PROVEEDOR
Nombre
Dirección
Código postal
Ciudad
País
Contacto para REACH
Nombre
Teléfono
Fax
e-Mail
FECHA DE
CUMPLIMENTACION
PRODUCTO
SUSTANCIAS
CONTENIDAS EN SU
FÓRMULA (utilizar una
fila para cada sustancia
de la fórmula)
Nº EINECS
Nº CAS
Nº
PRERREGISTO
CATEGORÍA
SEGÚN VOLUMEN
PRRERISTRO*
SI / NO
(si procede)
A >1000 t/a
B 100-1000 t/a
C 10-100 t/a
D 1-10 t/a
E <1 t/a
(volumen total para
la UE)
Añadir las filas que sean necesarias
* Nótese que los números de prerregistro y registro son números diferentes.
PRODUCTO
SUSTANCIAS
REGISTRO
CONTENIDAS
EN SU
SI / PREVISTO
FÓRMULA
/
NO
(utilizar una
PREVISTO /
fila para cada
EXENTA
sustancia de la
fórmula)
Nº
REGISTRO*
(si procede)
JUSTIFICACIÓN DISPONIBILIDAD
EXENCIÓN (art.
(producto
y/o anexo del
disponible
Rgto. REACH
al menos hasta)
que permite la
exención)
año
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