Área Derecho y Procedimiento Administrativo Área Derecho y Procedimiento Administrativo X X Ficha Técnica Autor : Claudia Vega Núñez* Título : Queja por defecto de tramitación Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 38 - Diciembre 2011 Sumario 1. Naturaleza de la queja por defecto de tramitación 2. Finalidad 3. Requisitos 4. Oportunidad 5. Sujetos del procedimiento 6. Procedimiento 7. Resolución de la queja 8. Efectos de la queja 9. Jurisprudencia 10. Ejemplos 1. Naturaleza de la queja por defecto de tramitación La queja por defecto de tramitación constituye un mecanismo procedimental que permite reclamar a la Administración Pública por aquel defecto de tramitación en la que esta haya incurrido, en especial aquellos errores que supongan la paralización del procedimiento o transgresión de los plazos establecidos en la ley, así como por el incumplimiento de los deberes funcionales u omisión de trámites que requieran subsanarse antes de la resolución definitiva del asunto en la instancia respectiva. Al respecto, cabe señalar, que la queja por defecto de tramitación se encuentra regulada por la Ley del Procedimiento Administrativo General, en el artículo 158º, formando parte del capítulo correspondiente a ordenación del procedi* Coordinadora de publicaciones del Taller de Investigación en Derecho Administrativo de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Especialista en contratación pública. Labora en la Dirección Técnico Normativa del OSCE. miento, lo cual denotaría que no cuenta con una naturaleza de recurso, puesto que no se desarrolla dentro del capítulo que regula la revisión de los actos en la vía administrativa o régimen de los recursos administrativos. “Ley Nº 27444. Ley del Procedimiento Administrativo General Artículo 158º.- Queja por defectos de tramitación 158.1 En cualquier momento, los administrados pueden formular queja contra los defectos de tramitación y, en especial, los que supongan paralización, infracción de los plazos establecidos legalmente, incumplimiento de los deberes funcionales u omisión de trámites que deben ser subsanados antes de la resolución definitiva del asunto en la instancia respectiva. 158.2 La queja se presenta ante el superior jerárquico de la autoridad que tramita el procedimiento, citándose el deber infringido y la norma que lo exige. La autoridad superior resuelve la queja dentro de los tres días siguientes, previo traslado al quejado, a fin de que pueda presentar el informe que estime conveniente al día siguiente de solicitado. 158.3 En ningún caso se suspenderá la tramitación del procedimiento en que se haya presentado queja, y la resolución será irrecurrible. 158.4 La autoridad que conoce de la queja puede disponer motivadamente que otro funcionario de similar jerarquía al quejado, asuma el conocimiento del asunto. 158.5 En caso de declararse fundada la queja, se dictarán las medidas correctivas pertinentes respecto del procedimiento, y en la misma resolución se dispondrá el inicio de las actuaciones necesarias para sancionar al responsable”. Independientemente de su ubicación dentro del dispositivo normativo, se evidencia que la queja no posee una naturaleza de recurso, toda vez que su finalidad no es la de impugnar actos de la Administración, mucho menos pretende la revocación o modificación de actos administrativos, lo que busca el legislador al regular la queja es dotar a los administrados de un mecanismo para que denuncien los defectos o anomalías de tramitación del Actualidad Gubernamental procedimiento administrativo del cual son parte, para que tales defectos puedan ser subsanados antes de la finalización de dicho procedimiento. Se trata pues de un mecanismo procesal ideado de tal manera que los administrados puedan utilizarlo para que se corrijan los defectos que pudieran presentarse en la tramitación de cualquier procedimiento administrativo. En este sentido, Armando Canosa1 señala que la queja se fundamenta en los principios administrativos de celeridad, eficacia y simplicidad, los cuales inspiran la tramitación de los procedimientos administrativos. Si bien esta figura no constituye un recurso impugnativo, sí es un remedio procedimental que tiene el administrado para proteger su interés frente a una acción negativa u omisión del ente administrativo, dirigiéndose no contra el acto administrativo mismo sino contra la conducta desviada que genera el defecto de tramitación. Mediante la queja, se condena una conducta, no se juzga un acto administrativo concreto. En palabras del autor español Garrido Falla, “no puede considerarse a la queja como recurso (...) porque al presentarse un escrito quejándose (...), no se está tratando de conseguir la revocación o modificación de una resolución sino que el expediente, que no marcha por negligencia de uno o más servidores públicos o cualquier otro motivo no regular y justificado, sea tramitado con la celeridad que las normas quieren y que el interesado espera”2. 2. Finalidad Cabe mencionar la similitud que posee este instrumento procedimental en relación a una denuncia, no obstante, queda 1 CANOSA, Armando. Los recursos administrativos. Editorial Abaco. Buenos Aires. Pág. 252. 2 GARRIDO FALLA, Fernando. La Ley de Procedimientos Administrativos. Serie estudios administrativos. Editora Escuela Nacional de Administración Pública. Madrid, 1966. Pág. 105. N° 38 - Diciembre 2011 X 1 Informe Especial Queja por defecto de tramitación X Informe Especial expresa la diferencia cuando se presta atención al interés que existe para su formulación, puesto que para formular una queja, importa un interés personal, toda vez que la conducta que genera el acto defectuoso afecta directamente al administrado; mientras que en supuesto de una interposición de denuncia, puede no existir un interés personal, sino solo la comunicación de una irregularidad a la Administración. para lo cual recabará los descargos de la autoridad quejada. resolución definitiva en la instancia a la cual se desea formular. Para sustanciarse una queja solo se necesita del informe en el que se produce el defecto de tramitación. De este modo, la queja permite a la autoridad superior, en ejercicio de su potestad jerárquica, revisar el modo de tramitación del procedimiento administrativo por parte del inferior. No existe un plazo perentorio debido a que se trata de una prerrogativa del administrado, ya que este puede plantearla si considera que el procedimiento no se está realizando como es debido y/o existe una conducta inidónea. Podemos colegir, en consecuencia, que la finalidad que se pretende al interponer la queja se resume en su bifuncionalidad, la cual se ve expresada en: i) el interés de quién interpone la queja por resguardar una tramitación adecuada del proceso y, ii) en la aplicación de sanciones por la responsabilidad subjetiva de los órganos involucrados en inconductas o en conductas ineficientes. De esto se puede concluir que la queja implica que “los administrados pueden contestar los defectos de tramitación incurridos, con la finalidad de obtener su corrección en el curso de la misma secuencia”3. Al respecto, es preciso mencionar, que la Administración no es ajena a mencionarse en referencia a la finalidad de la queja, es así que en la Resolución Nº 0031-2006/ TDC-INDECOPI se señala que: “El reclamo en queja constituye un medio de impulso en la tramitación de un procedimiento administrativo que busca que la instancia superior ordene la subsanación del defecto y la continuación del trámite con arreglo a las normas correspondientes. Así, la queja procede contra los defectos de tramitación y, en especial, los que supongan la paralización o infracción de los plazos legales, incumplimiento de los deberes funcionales u omisión de trámites, que deben ser subsanados antes de la resolución definitiva que ponga fin a la instancia, al interior de procedimientos ya iniciados por el respectivo órgano del cargo”. Administrado presenta documento de queja (con mención del deber infringido y norma legal que lo exige) 3 días 1 día Autoridad quejada Remite informe de descargos Asimismo, es preciso indicar que, de ser una persona natural quien formule la queja, dicha solicitud deberá ser acompañada por documento de identidad vigente, y de ser el caso que la queja sea formulada por una persona jurídica, deberá acompañarse la solicitud con poder vigente del representante legal y copia simple de documento de identidad. Cabe señalar que la interposición de queja por defecto de tramitación es gratuita. 4. Oportunidad La presentación de la queja puede producirse en cualquier estado del procedimiento, siempre y cuando no haya una - Citar el deber infringido, Y la referencia de la norma legal que lo exige. La confluencia de ambos requisitos deberán acreditar la certeza de la imputación realizada, sobre la cual el superior encargado deberá resolver, en un plazo no mayor de tres días siguientes contados desde el día siguiente de presentada dicha queja. Esta revisión implicará una labor de investigación del órgano decisor, 3 MORÓN URBINA, Juan Carlos. Comentarios a la Ley del Procedimiento Administrativo General. Gaceta Jurídica. Lima, 2004. Págs. 433-434. X 2 En este sentido, una vez emitida la resolución definitiva en la instancia correspondiente, cualquier vicio ocurrido debe ser alegado vía recurso de apelación, o mediante el ejercicio de la acción contencioso-administrativa, con excepción de los defectos de trámite ocurridos con posterioridad a la resolución definitiva, como, por ejemplo, la notificación defectuosa de la resolución, la denegatoria de recursos, o la demora en conceder una apelación, los cuales constituyen actos frente a los cuales podría plantearse una queja, pero por su acaecimiento posterior a la resolución definitiva, se encontrarían negados al uso de tal instrumento. Defecto de tramitación 3. Requisitos La queja se presenta directamente al funcionario superior jerárquico de la autoridad que tramita el procedimiento, debiendo el administrado cumplir los siguientes requisitos: Superior jerárquico RESUELVE La única limitación temporal existente para su formulación sería la resolución definitiva del asunto en la instancia respectiva, es decir, la queja debe ser planteada en el transcurso del periodo de duración del procedimiento administrativo, puesto que, no resultaría procedente plantearla una vez que se ha dictado un acto resolutorio final sobre el tema de fondo en la instancia respectiva, toda vez que ya no cumpliría uno de sus objetivos, que a nuestro parecer, consiste en que la autoridad superior encargada de tramitar la queja en caso de estimarla fundada pueda disponer las medidas correctivas pertinentes respecto del procedimiento en curso. Inicio del procedimiento Procede queja 5. Sujetos del procedimiento El esquema de la queja reconoce tres sujetos partícipes de este trámite, los cuales pasaremos a describir: - El administrado, que es quien plantea y sustenta el defecto de tramitación. El funcionario, quien es el responsable del defecto de tramitación o de la actuación inidónea. Y, finalmente, el sujeto decisor, tercer sujeto que es constituido por la autoridad encargada de resolver la queja, el cual es siempre el superior jerárquico inmediato del quejado. Actualidad Gubernamental N° 38 - Diciembre 2011 Defecto de tramitación Resolución definitiva Procede recurso Sobre el particular, cabe mencionar que la facultad otorgada al superior jerárquico para resolver la queja no puede implicar un juzgamiento sobre el fondo de la materia controvertida en el procedimiento, pues esta evaluación compete solo exclusivamente al órgano quejado. 6. Procedimiento La queja por defecto de tramitación se puede interponer cuando la Administración incurra en falta administrativa en el trámite de los procedimientos a su cargo, debido a: i) Demora injustificada en la remisión de datos, actuados o expedientes o Área Derecho y Procedimiento Administrativo la producción de acto procesal sujeto a plazo. La queja por defecto de tramitación se interpone ante la existencia de conductas administrativas que afecten los intereses o derechos de un administrado, los que pueden determinar la paralización o infracción de los plazos respectivamente señalados para el procedimiento en trámite. En ese sentido, la queja procede incluso si se trata de la aplicación del silencio administrativo. Sobre el particular, es preciso mencionar que, de darse el caso de que el defecto de tramitación denunciado en la queja lo constituya la demora en la resolución de un procedimiento administrativo, podrá optar por operar, alternativamente a la queja, otros mecanismos como, por ejemplo, el silencio administrativo negativo o positivo, de acuerdo al régimen previsto en el dispositivo legal que regula el procedimiento en cuestión, toda vez que el silencio administrativo constituye también un remedio establecido por el ordenamiento jurídico para compensar esa clase de omisiones de la Administración. Todo dependerá del administrado y de lo que su sentido común le ordene accionar, siendo el objetivo principal –como en todos los casos– el lograr satisfacer el interés depositado en el procedimiento que se encuentre realizando. ii) Resolver sin motivación algún asunto que no constituya resolución final sometido a su competencia; iii) Intimidar de alguna manera a quien desee plantear queja administrativa; iv) Incurrir en ilegalidad manifiesta; y v) Otras. Sobre el particular, es preciso señalar que la queja se presenta ante el superior jerárquico de la autoridad que tramita el procedimiento, citándose el deber infringido y la norma que lo exige; una vez recibida la queja por la autoridad superior, esta deberá remitirla al funcionario quejado, a más tardar al día siguiente de recibida, a fin de que pueda presentar el informe de descargos que estime conveniente. El funcionario quejado deberá remitir el referido informe, al día siguiente de solicitado, adicionalmente, la autoridad que resolverá la queja podrá requerir a otras direcciones u oficinas de su misma entidad, el expediente relativo al procedimiento en el que se haya presentado la queja. Así también, la autoridad que conoce de la queja puede disponer motivadamente que otro funcionario de similar jerarquía al quejado, asuma el conocimiento del asunto. El sujeto decisor deberá resolver la queja, con o sin el informe de descargo de la autoridad quejada, dentro de los tres días siguientes de recibida la queja. Adicionalmente, cabe señalar que, contra la resolución del sujeto decisor sobre la queja interpuesta, no procede la interposición de recurso impugnativo alguno. Finalmente, en caso de declararse fundada la queja, se dictarán las medidas correcti- X vas pertinentes respecto del procedimiento, y en la misma resolución se dispondrá el inicio de las actuaciones necesarias para sancionar al responsable. Se interpone queja Solicita informe 3 días Superior jerárquico Órgano quejado 1 día Remite informe Resuelve queja 7. Resolución de la queja Ante la formulación de una queja, corresponde a la autoridad competente analizar los testimonios, pruebas y documentos presentados; no obstante, debe señalarse que en ningún caso el planteamiento de una queja significa la suspensión de la tramitación del procedimiento. Esto se justifica en la necesidad de evitar que el administrado, mediante un ejercicio arbitrario, pretenda concebir la queja como un mecanismo dilatorio. Sin contradecir lo anteriormente señalado, puede ocurrir que la autoridad superior que conoce de la queja disponga motivadamente que otro funcionario de similar rango o nivel que el quejado asuma el conocimiento del asunto. Si bien esto en cierta medida “dilatará” el procedimiento, debemos tener en cuenta que dicha decisión de cambio de funcionario solo puede producirse en casos en los que resulte objetivamente justificado, por la gravedad de los vicios detectados. Finalmente, la Ley del Procedimiento Administrativo General establece un plazo de tres días para la resolución de la queja, término bastante breve en el que incluso se encuentra considerado el plazo de un día que se le otorga a la autoridad inferior quejada para emitir el informe realizando sus descargos. Es necesario mencionar que la resolución decisoria sobre la queja por defecto de tramitación será de carácter irrecurrible. 8. Efectos de la queja En el artículo 158º de la Ley del Procedimiento Administrativo General se señalan los efectos en el caso de que la queja se declare fundada. Así, se dispone que: a) La autoridad jerárquica superior deberá dictar las medidas que corrijan los Actualidad Gubernamental vicios o defectos de tramitación que haya podido comprobar, para corregir o encauzar correctamente el respectivo procedimiento administrativo, así también, podrá disponer que otro funcionario asuma el conocimiento del asunto, tal como lo manifestamos líneas arriba. b) La autoridad que resuelve declarar fundada la queja deberá disponer en la misma resolución el inicio de las acciones que conlleven a establecer la responsabilidad y las sanciones para los funcionarios que correspondan, algunos de los cuales se encuentran tipificados en el artículo 239º de la propia Ley del Procedimiento Administrativo General4,1siendo tarea del 4 Artículo 239º.- Faltas administrativas Las autoridades y personal al servicio de las entidades, independientemente de su régimen laboral o contractual, incurren en falta administrativa en el trámite de los procedimientos administrativos a su cargo y, por ende, son susceptibles de ser sancionados administrativamente con amonestación, suspensión, cese o destitución atendiendo a la gravedad de la falta, la reincidencia, el daño causado y la intencionalidad con que hayan actuado, en caso de: 1. Negarse a recibir injustificadamente solicitudes, recursos, declaraciones, informaciones o expedir constancia sobre ellas. 2. No entregar, dentro del término legal, los documentos recibidos a la autoridad que deba decidir u opinar sobre ellos. 3. Demorar injustificadamente la remisión de datos, actuados o expedientes solicitados para resolver un procedimiento o la producción de un acto procesal sujeto a plazo determinado dentro del procedimiento administrativo. 4. Resolver sin motivación algún asunto sometido a su competencia. 5. Ejecutar un acto que no se encuentre expedito para ello. 6. No comunicar dentro del término legal la causal de abstención en la cual se encuentro incurso. 7. Dilatar el cumplimiento de mandatos superiores o administrativo o contradecir sus decisiones. 8. Intimidar de alguna manera a quien desee plantear queja administrativa o contradecir sus decisiones. 9. Incurrir en ilegalidad manifiesta. 10. Difundir de cualquier modo o permitir el acceso a la información confidencial a que se refiere el numeral 160.1 de esta Ley. Las correspondientes sanciones deberán ser impuestas previo proceso administrativo disciplinario que, en el caso del personal sujeto al régimen de la carrera administrativa, se ceñirá a las disposiciones legales vigentes sobre la materia, debiendo aplicarse para los demás casos el procedimiento N° 38 - Diciembre 2011 X 3 X Informe Especial Órgano del Control Institucional la determinación y ejecución de tales sanciones. Al respecto, no se puede dejar de mencionar, que la queja por defecto de tramitación puede ser interpuesta indistinta o conjuntamente, con la queja por falta administrativa señalada en el artículo 239º y siguientes de la Ley del Procedimiento Administrativo General, lo cual será determinado a criterio del administrado que formule la queja. No obstante, debe tenerse a consideración que el sujeto decisor, es decir, el superior jerárquico inmediato que resuelva la queja, solo resolverá las cuestiones vinculadas al defecto en la tramitación invocado, más no aquellas que atañen en la conducta del funcionario, cuya evaluación compete al órgano de control institucional. 9. Jurisprudencia La jurisprudencia nacional contiene una diversidad de resoluciones y sentencias que declaran fundada e infundada una queja; sin embargo, en este extremo del texto desarrollado, hemos visto conveniente citar una resolución en la que se establece la diferencia entre un defecto de tramitación correspondiente a un error de la Administración Pública, supuesto en el cual procede la queja, y un defecto de tramitación correspondiente al administrado, en el cual procede la subsanación por parte de este, a fin de continuar con la tramitación del acto que ve inmerso su interés. “Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Resolución Nº 1137/2003.TC-S1 En este sentido, tampoco resulta aplicable el artículo 126° párrafo 126.2 de la citada Ley del Procedimiento Administrativo General, que hace referencia a las nuevas indicaciones que pueda efectuar un funcionario para subsanar presuntos nuevos defectos u omisiones existentes desde el escrito inicial, puesto que dicha norma tiene como supuesto que el administrado haya subsanado “oportunamente las omisiones o defectos indicados por la entidad”, hecho que no se ha producido en el presente caso, puesto que tal como se puede apreciar, el postor impugnante no ha cumplido con subsanar la omisión detectada, al no haber presentado en forma válida la fianza prevista como requisito de admisibilidad del recurso de revisión. Debe tenerse en cuenta que el supuesto al que se refiere el acápite 126.2 debe ser entendido en su real contexto, es decir en los supuestos que puedan dar lugar a la formulación de queja por parte del administrado, lo cual excluye supuestos de normalidad procesal, como el que nos ocupa. Al respecto, cabe señalar que el artículo 158° de la Ley del Procedimiento Administrativo General prevé la queja para el caso de defectos de tramitación ‘(…) en especial los que supongan paralización, infracción de los plazos establecidos legalmente, incumplimiento de los deberes funcionales u omisión de trámites que deben ser subsanados antes de la resolución definitiva del asunto en la establecido en el artículo 235º de la presente Ley, en lo que fuere pertinente. X 4 instancia respectiva’ que implican un grado de responsabilidad de quien conoce la causa. Ello no resulta aplicable al presente caso, puesto que el defecto se refiere a una omisión no subsanada de modo debido por el postor impugnante y no a un hecho de la entidad, en este caso el Tribunal”. En la presente resolución, una empresa participante en un proceso de selección de contratación pública formula una queja por defecto en la tramitación, no obstante, dicho defecto obedece a un error del referido postor, en este caso, la no presentación de la garantía (carta fianza) que constituye requisito de admisibilidad para la tramitación de un recurso. En tal sentido, la queja por defecto de tramitación no puede ser formulada, toda vez que el defecto que se busca subsanar no obedece al accionar de la Administración Pública, en este caso representada por el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Consucode)5.2 10. Ejemplos Para iniciar el desarrollo de este acápite, creemos pertinente comentar, que muchas entidades públicas, en ejercicio de sus funciones técnico-normativas, han visto a bien formular directivas que ayuden al administrado a seguir un procedimiento de queja por defecto de tramitación. En este sentido, se recomienda que, ante la decisión de iniciar un procedimiento de esta naturaleza, se revise si la entidad ante la cual se desea plantear la queja posee dicho instrumento normativo; en caso de no encontrarse directiva alguna respecto al procedimiento de queja por defecto de tramitación, no está de más hacer una revisión del Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de dicha entidad. Ahora bien, a fin de ilustrar lo descrito en el presente texto, utilizaremos como ejemplo una queja formulada en el desarrollo de un procedimiento seguido por el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (Indecopi). Al respecto es preciso señalar, que a través de la Directiva Nº 001-2009/TRI-INDECOPI, esta entidad pública ha establecido el procedimiento a seguir ante una queja por defectos de tramitación. Dicha directiva es de obligatorio cumplimiento para todos los órganos resolutivos del Indecopi. Es así que, en el supuesto de presentarse quejas contra las comisiones o direcciones, estas deben ser presentadas ante la Sala competente para conocer de sus procedimientos en segunda instancia. En caso de ser presentadas ante el órgano quejado, este deberá remitirlas a la Sala correspondiente en el plazo de un día hábil, en virtud del deber de reconducción administrativa6. 3 5 Actualmente Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE). 6 Deber afianzado en la práctica administrativa, basado en el Actualidad Gubernamental N° 38 - Diciembre 2011 Así también, la queja formulada por actos realizados directamente por los secretarios técnicos de las comisiones del Indecopi debe entenderse contra la Comisión a la cual pertenece, en medida que la Secretaría Técnica constituye un órgano de apoyo y depende funcionalmente de la Comisión. Cabe señalar, que la regla señalada en el párrafo precedente no es aplicable a la queja por actos en los cuales los secretarios técnicos actúan en atribución de una facultad originaria establecida legalmente y por la cual no dependen funcionalmente de la Comisión para su realización, como por ejemplo, el inicio de los procedimientos sancionadores por infracción a las normas sobre control de conductas anticompetitivas o de actos de competencia desleal en cuyo supuesto se entiende el quejado es el propio secretario técnico. En este caso la queja será resulta por la Sala competente para conocer de los procedimientos de la Comisión. Ejemplo: La Comisión de Defensa de la Competencia del Indecopi incluye, sin motivación alguna, a la empresa que representa legalmente el señor Juan Vásquez, en un procedimiento sancionador por conductas anticompetitivas (en este caso, colusión). En este sentido el señor Vásquez plantea una queja al inmediato superior de dicha Comisión, es decir, a la Sala de Defensa de Competencia Nº 1. (el número de Sala es aleatorio) Esta Sala, habiendo revisado el informe de descargo de la Comisión, declara fundada la queja, por lo que dispone como medida correctiva retirar a la empresa del Sr. Vásquez de dicho procedimiento sancionador. Asimismo, el Órgano de Control Institucional dispondrá la sanción administrativa aplicable al funcionario de la Comisión que incurrió en dicho defecto. Asimismo, de hallarse el supuesto en el que la queja por defectos de tramitación sea respecto de actos realizados por las Salas del Tribunal del Indecopi, dicha queja deberá ser resuelta por una Sala del Tribunal distinta a la quejada. Ejemplo: Juan Gonzales desea formular una queja contra la Sala de Defensa de la Competencia Nº 2, por lo que, de acuerdo a la Directiva Nº 001-2009/TRI-INDECOPI, dicha queja será resuelta por la Sala de Propiedad Intelectual. No obstante, si Juan no tenía conocimiento de que debía remitir su queja a dicha Sala, podrá remitirla a la Sala quejada, es decir, a la Sala de Defensa de la Competencia Nº 2, la cual deberá derivar dicha queja a la Sala de Propiedad Intelectual, en un plazo de un día hábil. principio de simplificación administrativa, que señala que las direcciones u órganos de una misma entidad pública deben remitirse entre sí todo tipo de documentación ingresada por un administrado correspondiente a distinto destinatario que el consignado, siempre que dicho documento corresponda a una de las oficinas de la misma entidad, salvo disposición contraria de cumplimiento obligatorio en algún dispositivo normativo.