CONVOCATORIA GTH No.04-08 EL INSTITUTO DE

CONVOCATORIA GTH No.04-08
EL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES MARINAS Y COSTERAS “José Benito Vives
de Andréis” – INVEMAR, SE PERMITE INVITAR A LA CONVOCATORIA PARA
VINCULACIÓN DE UNA SECRETARIA PARA LA SEDE PACÍFICO – SEP
DIRIGIDA A: Bachilleres, bachilleres técnicos, técnicas en secretariado o similares.
JUSTIFICACIÓN: El INVEMAR requiere vincular una persona como secretaria en su
Sede Pacífico - SEP.
MODALIDAD DEL CONTRATO: Contrato Laboral a Término fijo, con posibilidades de
nueva contratación dependiendo del rendimiento obtenido y la disponibilidad de recursos
financieros.
DURACIÓN DEL CONTRATO: 10 meses, si se aprueba el periodo de prueba de un mes,
con posibilidades de nueva contratación.
SALARIO: Secretaria IV ($671.468).
PERFIL REQUERIDO: Se requiere una persona con título de bachiller, curso
sistematizado en técnicas de oficina, secretario o similar, con experiencia en uso de
Office, Word, Excel, Power Point, Corel Draw y bases de datos. Preferiblemente con dos
años de experiencia específica en el área. Debe tener alto sentido de responsabilidad,
compromiso, eficiencia, capacidad de organización, excelentes relaciones interpersonales
y alta motivación para trabajar en equipo.
REQUISITOS:

Bachiller, bachiller técnicos, técnica en secretariado o similares.

Preferiblemente con experiencia específica en trabajo secretarial de al menos 2 años.

Manejo básico de programas de computo (office, Windows, bases de datos,etc)

Deseable alguna experiencia administrativa (cotizaciones, compras, etc.).

Dominio del idioma español (gramática, ortografía, sintaxis).

Disponibilidad inmediata para trabajar en Palmira (Valle del Cauca).
FUNCIONES:
1) Organizar, mantener y responder por el adecuado manejo de archivo, conservando el
orden numérico de la correspondencia que sale o ingresa a la Sede INVEMAR
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Pacífico Archivar y responsabilizarse
por toda
la
documentación
generada
perteneciente a la Contabilidad de la Sede Pacífico.
2) Tomar notas, digitar cartas, memorandos, oficios e informes, como también elaborar
ayudas de memoria en reuniones y conferencias y demás documentos de la oficina.
3) Llevar el manejo de la caja menor, de acuerdo a las instrucciones impartidas por el
manual de la caja menor y por el Administrador de la Sede INVEMAR Pacífico.
4) Recibir y brindar en forma oportuna la información que se autorice en la Sede
INVEMAR Pacífico.
5) Llevar la agenda de las actividades que ha de desarrollar la Sede INVEMAR Pacífico,
e informar y recordar al jefe inmediato los compromisos que ha de cumplir.
6) Atender al público personal o telefónicamente para brindar información y de acuerdo
con los parámetros institucionales.
7) Hacer y recibir llamadas telefónicas y transcribir los mensajes a las personas
correspondientes.
8) Realizar conciliaciones bancarias y con las dependencias del Instituto que lo requieran
9) Realizar las conciliaciones de aportes de Seguridad Social y Pensiones pagados con
los saldos de contabilidad.
10) Registrar los movimientos contables que se generan dentro de la Sede Pacífico del
INVEMAR. Ojala con experiencia en el manejo del paquete contable UNO
ENTERPRICE.
11) Preparar el material necesario para el desarrollo de seminarios, conferencias,
reuniones, comités y demás eventos en que intervengan funcionarios de la Sede
INVEMAR Pacífico o de casa principal.
12) Citar a reuniones por medio de carteleras, llamadas telefónicas, correo electrónico o
comunicación personal.
13) Ayudar en la coordinación de la Feria del Mar y de cualquier evento organizado por
ésta dependencia
14) Preparar y entregar todos los informes que le sean solicitados y que sean de
competencia de su cargo.
15) Cumplir las metas y cronogramas de actividades concertados dentro del plan de
acción 2008 de la Coordinación de la Sede INVEMAR Pacífico.
16) Mantener actualizada las bases de datos actualizadas pertinentes a las hojas de vida
de los funcionarios de la Sede Pacifico, como también los reportes de ausentismos,
cronogramas de actividades, los consumos de la sede.
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17) Asesorar al Instituto en los temas de competencia y comunicar oportunamente las
observaciones pertinentes para el buen desarrollo de las labores del mismo.
18) Velar por el buen uso y cuidado de los equipos, elementos e insumos puestos a su
disposición.
19) Mantener un inventario actualizado de todos los equipos y bienes a su cargo e
informar los cambios que se presenten.
20) Atender el centro de documentación, manteniendo el inventario de libros y revistas
actualizado, encargándose del préstamo y cuidado del material bibliográfico.
21) Realizar las demás funciones asignadas por el jefe inmediato y que sean de la
competencia y naturaleza del cargo.
DOCUMENTACIÓN SOLICITADA:

Carta de intención explicando el interés de vincularse al Instituto

Fotocopia del título de bachiller, título técnico secretarial o similares.

Hoja de Vida con soportes (se deben presentar las certificaciones laborales que
acrediten la experiencia respectiva, y los soportes de cursos, seminarios o
capacitaciones recibidas). No olvidar colocar en la hoja de vida: edad, títulos obtenidos
con su fecha, estado civil, experiencia laboral, conocimiento de programas de cómputo
y teléfonos contactos de referencias personales y profesionales.

Fotocopia de cédula de ciudadanía.

Fotografía.

Dos cartas de recomendación profesional.

Una carta de referencia personal.
APERTURA DE LA CONVOCATORIA:
Las propuestas se recibirán a partir de las 7:30 a.m. del día 18 de febrero de 2008.
CIERRE DE LA CONVOCATORIA:
Las propuestas se recibirán hasta el 28 de febrero de 2008 a las 4:30 pm. No se
aceptarán propuestas enviadas por fax o correo electrónico, ni las recibidas con
posterioridad a la fecha y hora de cierre; estas serán devueltas sin abrir y no participarán
en la Convocatoria.
ANÁLISIS DE LAS PROPUESTAS: El día de cierre de la Convocatoria, cada propuesta
será registrada y se levantará el acta correspondiente que será suscrita por la
Coordinador y el Administrador de la Sede Pacífico.. Se realizará una entrevista
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presencial en las instalaciones del INVEMAR en el CIAT o en nuestra oficina en Cali. Un
comité de selección conformado por las dos personas mencionadas y el Subdirector
Administrativo del INVEMAR, evaluará al personal aplicando los criterios establecidos
para este fin.
RESULTADOS: Una vez hecho el análisis referido, se levantará el acta respectiva,
suscrita por el comité de selección, indicando la persona seleccionada. El resultado se
informará en la página web del INVEMAR a más tardar el día 5 de marzo de 2008.
Los aspirantes deberán enviar la totalidad de los documentos solicitados, en sobre
cerrado y marcado en la siguiente forma:
INSTITUTO DE INVESTIGACIONES MARINAS - INVEMAR
Convocatoria GTH No.04-08 Secretaria Sede Pacífico
CIAT-INVEMAR, kilómetro 17 recta Cali-Palmira, Palmira (Valle del Cauca)
Para verificar si los documentos fueron recibidos se puede comunicar a los siguientes
teléfonos: (2) 4450112 ó (2) 4450000 extensión 3112.
De requerir información adicional favor contactar a Hernando Hurtado, Administrador de la
Sede Pacífico [email protected] en los mismos teléfonos.
Se deja constancia que el documento original con los términos de referencia de esta
convocatoria, reposan en la Coordinación de Talento Humano y Desarrollo Organizacional
del INVEMAR, del cual informamos que este texto es fiel copia.
*Los presentes términos, no comprometen al INVEMAR, ni lo obligan con su contratación.
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