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Evaluación del desempeño de la incubadora
Este artículo muestra como recopilar la información de desempeño para guiar el
crecimiento continuo de la incubadora. El artículo resume los componentes del sistema
de evaluación y los pasos requeridos para implementarlo.
Propósito - Función
Este procedimiento es muy importante ya que permite adquirir oportunamente
importantes datos cuantitativos y cualitativos del desempeño de la incubadora de
empresas en un periodo de tiempo específico. El desempeño de cualquier incubadora de
empresas debe ser evaluado, tomando en consideración sus efectos sobre el desempeño
cultural, económico, social y tecnológico de la región donde la incubadora fue
establecida.
De acuerdo con la Comisión Europea en su Informe Final Benchmarking of Business
Incubators (2002), "el desempeño de las incubadoras de empresas debería juzgarse
primariamente en términos de los resultados logrados, en particular el impacto que
tienen en las empresas, el desarrollo económico en general y otras prioridades. Una
lección importante es que una incubadora sólo puede evaluarse obteniendo información
de las empresas. La retroalimentación de las empresas es también importante desde un
punto de vista más práctico, como ser la gestión del cliente y la formación de redes con
graduados".
Etapas - Factores críticos
Evaluación: Desarrollar o adaptar un sistema de evaluación del desempeño a ser
implementado y usado para evaluar el desempeño de la incubadora.
Es importante usar sistemas de evaluación de desempeño que sean útiles para el
coordinador del programa, la entidad gestora y los entes de apoyo (socios), tomando en
consideración el desarrollo de cada segmento económico y también las peculiaridades
regionales.
Debe evitarse una evaluación basada solamente en el éxito o fracaso, o en respuestas
afirmativas o negativas, en favor del uso de métodos cuantitativos y cualitativos de
recolección de datos y análisis.
Ya que la evaluación será un proceso constante, a la incubadora se el debe otorgar la
posibilidad de identificar en manera oportuna los puntos débiles del proceso de
incubación e inclusive preverlos, de modo tal que se eviten posibles pérdidas para el
proceso.
La falta de criterio de evaluación de desempeño estructurado genera, entre otras cosas,
dificultades para que las agencias que brindan incentivos y los patrocinadores no
gubernamentales puedan evaluar la eficiencia del apoyo financiero canalizado hacia las
incubadoras de empresas y, lo que es más, puede inhibir los incentivos para este tipo de
programa.
Los indicadores de desempeño son herramientas para el planeamiento y control/decisión,
y consecuentemente deben ser de fácil uso.
Una vez que los mecanismos de seguimiento y evaluación han sido implementados, es
posible medir el desempeño de las actividades de la incubadora y tomar decisiones sobre
la continuación, interrupción o redireccionamiento de las acciones.
Generalmente, la evaluación está basada en cuatro aspectos:
 Los resultados o productos generados por las empresas e incubadoras.
 Los insumos usados por las incubadoras, incluyendo los recursos físicos,
financieros, tecnológicos, materiales y humanos.


Los procesos organizacionales y los productos propiamente dichos.
El contexto socioeconómico, político y cultural de las instituciones
directamente involucradas en el proceso de incubación.
más
Los pasos básicos para realizar una evaluación de la incubadora son:
 Identificar los socios importantes de la incubadora interesados en estar
informados sobre los resultados del programa.
 Tipificar y especificar los principales beneficios esperados por estos socios o
inversores.
 Definir claramente los indicadores que representarán los beneficios esperados por
esos socios.
 Establecer indicadores y sus metas respectivas.
 Establecer un sistema claro y preciso para la recolección de datos primarios para
los indicadores.
 Desarrollar o adoptar un conjunto de indicadores que satisfagan las necesidades
de la incubadora y sus diferentes socios.
 Formular y preparar un informe semestral mostrando los resultados de los
indicadores.
 Tener reuniones de evaluación específica con los socios, con el objetivo de
identificar los puntos débiles y avances, o enviarles informes de las evaluaciones.
 Formular y establecer un Plan de acción de mejora/corrección para el próximo
periodo.
Responsables
Un profesional o un equipo con la capacidad y autonomía de tomar decisiones
estratégicas basadas en los resultados de las evaluaciones. Generalmente los
responsables de este proceso son el gerente y/o coordinador de la incubadora, y en
algunos casos estos están apoyados por un especialista en evaluar el desempeño de
micro y pequeñas empresas.
Indicadores y metas


Número de instituciones que apoyan la incubadora
Número de patrocinadores/socios atraídos.
Resultados
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
Aumentar la efectividad de los resultados de toma de decisiones por parte de la
gestión de la incubadora.
Coordinación, evitando efectos negativos para la incubadora y sus diferentes
socios.