tdr_asistente_administrativa_2014

Oficina Nacional
Términos de Referencia para Asistente Administrativa Contable
Definición del Cargo
Facilitar apoyo contable, financiero y administrativo de IBIS y personal técnico
involucrado en el mismo.
 Prestar asistencia en los procesos contables, financieros, y administrativos
de las operaciones conforme a las normas y procedimientos administrativos
establecidos por los Donantes e IBIS.
 Apoyar los procesos de monitoreo financiero - administrativo a las
Organizaciones con quien IBIS suscriba convenios.
Objetivos del Cargo
Líneas de Comunicación y
Dependencia
Jefa de Finanzas y Administración
Coordinaciones
Director de País
Contadora Administrativa Financiera
Gerentes de Programa
I.
Funciones específicas:
1. Asistencia Secretarial:
i) Apoyar en el manejo de la correspondencia enviada y recibida del área administrativa de IBIS, tanto digital como físico.
ii) Elaboración de cartas a diferentes actores con que IBIS trabaja.
iii) Elaboración de cheques.
2.
Asistencia contable:
i)
ii)
Llevar el archivo contable de comprobantes de egresos e ingresos de las operaciones diarias.
Garantizar la revisión de la documentación tanto de ingresos como egresos de manera que todo movimiento se encuentre bien
soportado y contenga sello de invalidado.
iii) Elaborar comprobantes de diario y pago.
iv) Contabilizar operaciones de acuerdo a catálogo de cuentas contable
v) Realizar arqueos de caja
vi) Apoyar en la elaboración de Estados Financieros
vii) Apoyar en análisis de cuentas al cierre contable de cada mes
viii) Elaborar conciliaciones bancarias mensuales
ix) Llevar el control de libros de banco de manera que no haya sobregiro en las cuentas
x) Elaborar flujo de caja para solicitar transferencias a las diferentes cuentas bancarias de acuerdo a necesidades
xi) Elaborar recibos de caja
xii) Llevar control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar
xiii) Control de inventario de activo fijo
xiv) Garantizar la actualización de tarjetas de responsabilidad
xv) Apoyar en visitas de monitoreo y seguimiento a organizaciones contrapartes de IBIS
xvi) Brindar asistencia financiera a las contrapartes que tengan dificultades con los informes financieros
xvii) Apoyar en garantizar que las rendiciones de cuentas tanto del personal como de apoyos puntuales, estén en tiempo y forma
xviii) Apoyar en organización de auditorias
xix) En coordinación con el área de programas, debe garantizar que los fondos no usados e intereses de las organizaciones que
cierran proyecto, sean depositados en tiempo y forma.
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Oficina Nacional
3.
Asistencia administrativa:
i) Hacer gestiones ante instituciones del gobierno como: INSS, INATEC, MINREX, MINGOB, etc.
ii) Hacer gestiones ante instituciones bancarias.
iii) Participar en reuniones de seguimiento y llevar a cabo cualquier otra actividad que le oriente su supervisor
II.
Perfil del puesto y requisitos:
i) Licenciatura en Administración de Empresas, Contaduría Pública o carreras afines
ii) Experiencia comprobada en aspectos contables y financieros en Organizaciones no Gubernamentales (ONG)
y/o proyectos sociales, como mínimo dos años.
iii) Experiencia en monitoreo y seguimiento de proyectos, mínimo requerido dos años
iv) Experiencia en manejo de hojas electrónicas (Excel) y otras herramientas de computación
v) Disponibilidad para viajar eventualmente al interior del país
vi) Capacidad de trabajo bajo presión
vii) Sensible al trabajo con sectores sociales especialmente mujeres, jóvenes e indígenas.
III.
Condiciones del puesto:
i) Período de prueba 4 meses
ii) Tipo de contrato: tiempo determinado por un año, prorrogable.
IV.
i)
ii)
iii)
iv)
v)
Beneficios:
Salario básico USD700 mensual, (a este monto se le deben realizar las deducciones de ley)
Prestaciones de ley (treceavo mes e indemnización)
Vacaciones descansadas
Pago de catorceavo mes
Inclusión en póliza de seguro colectivo de vida y gastos médicos
Las personas interesadas deberán enviar su CV a más tardar el día 06 de agosto 2014, a la siguiente dirección:
[email protected] con referencia de puesto: Asistente Administrativa Financiera/14-01. En el envío no se necesita remitir
documentación de títulos o cartas de referencias, ni de ningún otro soporte; Estos se solicitarán a las personas
seleccionadas para las entrevistas.
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