1. OBJETIVO Crear una metodología para evaluar de manera

PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
NOMBRE DEL INSTRUCTIVO
METODOLOGÍA EVALUACION PLANES DE MEJORAMIENTO
VIGENCIA
VERSIÓN
CODIGO
PÁGINA
15-Jul-16
01
EI-I-003
1 de 6
1. OBJETIVO
Crear una metodología para evaluar de manera objetiva los planes de mejoramiento
que permita verificar el logro de las acciones correctivas y/o preventivas establecidas en
los planes de forma oportuna, las metas e indicadores con criterios previamente
establecidos y que evalúen con objetividad los compromisos adquiridos.
2. ALCANCE
Aplica a las evaluaciones de los planes de mejoramiento Institucionales producto de
auditorías internas y externas.
3. RESPONSABLE
El responsable de la aplicación de este instructivo es el jefe de la oficina de Control
Interno y su equipo de colaboradores.
4. DEFINICIONES
Acción Correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación no deseable
Acción Preventiva: Acción tomada o a tomar para eliminar los riesgos identificados en un
determinado proceso.
Auditoria Interna: es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y
consulta concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.
Evaluación: Es un juicio cuya finalidad es establecer, tomando en consideración un
conjunto de criterios o normas, el valor, la importancia o el grado de cumplimiento de las
responsabilidades y competencia asignadas.
Hallazgo: Es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la
evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición (situación detectadaSER) con el criterio (deber ser).
Indicador: Son puntos de referencia, que brindan información cualitativa o cuantitativa,
conformada por uno o varios datos, constituidos por percepciones, números, hechos,
opiniones o medidas, que permiten seguir el desenvolvimiento de un proceso y
su evaluación, y que deben guardar relación con el mismo.
Mejoramiento: Cambio o progreso de una cosa que está en condición precaria hacia un
estado mejor.
PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
NOMBRE DEL INSTRUCTIVO
METODOLOGÍA EVALUACION PLANES DE MEJORAMIENTO
VIGENCIA
VERSIÓN
CODIGO
PÁGINA
15-Jul-16
01
EI-I-003
2 de 6
Seguimiento: Observación minuciosa de la evolución y desarrollo de un proceso.
Plan de mejoramiento: Es el conjunto de elementos de control, que consolidan las
acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el
Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como
consecuencia
de
los
procesos
de
autoevaluación,
de
evaluación
independiente
y
de
las
observaciones formales provenientes de los órganos de control.
5. CONTENIDO
Esta metodología quizás sea de los más utilizados para hacer auto-evaluación y mejora
continua, permitiendo alcanzar niveles satisfactorios de eficiencia y eficacia. Lo que se
pretende con la aplicación de esta metodología es que al final de las evaluaciones
cada color tenga las siguientes interpretaciones:
1. Color verde: Aparecerán en color verde las acciones propuestas que a la fecha de la
evaluación estén cumplidos en más de un 80% con respecto a lo comprometido en
cada una de las acciones de mejoramiento que se han propuesto.
Cabe anotar que para tener un nivel satisfactorio en la evaluación final de los Planes
de Mejoramiento, en promedio se debe obtener un rango de 2 equivalente a un
porcentaje de cumplimiento igual o superior al 80% en las acciones de mejoramiento
a las cuales se comprometió el sujeto auditado, de lo contrario la Oficina de Control
Interno se verá obligada a dar traslado a la autoridad competente para que
adelante las investigaciones a que haya lugar.
2. Color amarillo: En color Amarillo aparecerán aquellos compromisos que se ubiquen
en un rango de 1 equivalente a porcentaje de cumplimiento de 50% a 79%, lo que
significa que es necesario adelantar actividades que permitan dar cumplimiento a
las acciones propuestas si se trata de evaluaciones intermedias, en el caso de que se
trate de la evaluación final se entenderá por incumplido el Plan de Mejoramiento y
esto será causa para dar traslado a la autoridad competente para que realice la
correspondiente investigación por su incumplimiento.
Queda claro entonces, que para el caso de las evaluaciones intermedias, cuando se
presentan resultados inferiores al 80% existe la posibilidad de avanzar en las próximas
revisiones, razón por la cual esta se genera una alerta temprana de significativo
apoyo para enfatizar en dar cumplimiento a los compromisos adquiridos y que en la
evaluación final se pueda superar el 80%, necesario para dar cumplimiento a los
Planes de Mejoramiento.
PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
NOMBRE DEL INSTRUCTIVO
METODOLOGÍA EVALUACION PLANES DE MEJORAMIENTO
VIGENCIA
VERSIÓN
CODIGO
PÁGINA
15-Jul-16
01
EI-I-003
3 de 6
3. Color rojo: Aparecerán en color Rojo todas aquellas acciones cuyo rango será de 0
cuando el cumplimiento este por debajo del 49%, es decir se entenderá como
incumplimiento del Plan de Mejoramiento si su evaluación es la definitiva, en cuyo
caso se dará traslado de inmediato a la autoridad competente para que se
adelanten las correspondientes investigaciones a que haya lugar; si por el contrario
es una evaluación intermedia esto servirá para fortalecer mucho más el trabajo
frente a aquella acciones que no presenten un grado de avance significativo.
Con base en la metodología del semáforo en la evaluación final de los Planes de
Mejoramiento se puede presentar la situación siguiente con la correspondiente
interpretación:
COLOR
RANGOS
PORCENTAJE
INTERPRETACION
VERDE
2
≥ 80%
CUMPLE
AMARILLO
1
≥ 50% y ≤ 79%
INCUMPLE
ROJO
0
≤ 50%
ESTADO CRITICO
Criterios de evaluación:
Con el propósito de realizar una evaluación objetiva de los Planes de Mejoramiento se
han diseñado unos criterios de evaluación que deberán ser tenidos en cuenta tanto en
las evaluaciones periódicas como en la evaluación definitiva que realiza el equipo o la
persona que realiza la evaluación del Plan de Mejoramiento.
Es importante que estos los criterios que a continuación se relacionan también se tengan
en cuenta por parte del funcionario o dependencia auditada en el proceso de
implementación y cumplimiento del respectivo Plan de mejoramiento:
PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
NOMBRE DEL INSTRUCTIVO
METODOLOGÍA EVALUACION PLANES DE MEJORAMIENTO
VIGENCIA
VERSIÓN
CODIGO
PÁGINA
15-Jul-16
01
EI-I-003
4 de 6
Criterios de evaluación del plan de mejoramiento
con base en la escala establecida.
ESCALA
CRITERIOS
CUMPLE
INCUMPLE
ESTADO CRITICO
Hay
total
coherencia
o
armonización
entre los hallazgos
identificados y las
acciones
de
mejoramiento
y
correspondencia
con las metas e
indicadores
propuestos
Alguno
de
los
componentes del
Plan
de
Mejoramiento son
incoherentes y no
existe
correspondencia
entre ellos, lo cual
no permite evaluar
objetivamente las
acciones
de
mejoramiento
propuestas.
Tota incoherencia
y desarticulación
de los diferentes
componentes
el
Plan
de
Mejoramiento, lo
cual no permite
hacer
una
evaluación
objetiva del Plan
El avance de las
acciones
de
mejoramiento
guarda
directa
relación con el
tiempo
programado para
su implementación
de acuerdo a las
metas
e
indicadores
establecidos.
Cuando el avance
de las acciones de
mejoramiento
presentan
un
avance inferior al
80%
según
el
tiempo
establecido en el
Plan teniendo en
cuenta la fecha de
evaluación
del
Plan.
Cuando el grado
de cumplimiento
de las acciones de
mejoramiento
es
inferior al 50% se
está en estado
crítico, según la
fecha en que se
realice
la
evaluación
del
Plan
Si al realizar la
evaluación
final
del
Plan
de
mejoramiento
el
Evaluación
avance
en
final del Plan promedio de las
de
acciones
de
Mejoramiento mejoramiento es
igual o superior al
80% se entenderá
que
hay
cumplimiento del
Plan
Cuando
en
la
evaluación final el
avance
en
el
cumplimiento de
las acciones de
mejoramiento esta
entre el 50% al 79%
se
entenderá
como incumplido
el Plan con las
implicaciones de
carácter legal que
esto representa.
Coherencia
del contenido
Evaluaciones
intermedias
Se
presenta
el
estado
crítico
cuando al final de
la evaluación el
grado de avance
de las acciones de
mejoramiento este
por debajo del
50%, en cuyo caso
hay repercusiones
de carácter legal.
PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
NOMBRE DEL INSTRUCTIVO
METODOLOGÍA EVALUACION PLANES DE MEJORAMIENTO
Tiempos
Evidencia
soportes
VIGENCIA
VERSIÓN
CODIGO
PÁGINA
15-Jul-16
01
EI-I-003
5 de 6
Los
tiempos
planteados para
realizar
las
acciones
son
suficientes
permitiendo
realizarlas
de
manera completa
Las evidencias a
que soportan el
cumplimiento de
o las acciones son
suficientes
y
sustentan
claramente
el
avance superior al
80% de la acción
propuesta.
Algunos
tiempos
establecidos en las
acciones
son
suficientes para la
realización de las
actividades
Los
tiempos
establecidos
por
actividad
son
insuficientes para
la realización de
las acciones
Algunas
de
las
evidencias
que
soportan
el
cumplimiento de
las acciones no
permiten
corroborar
objetivamente
el
cumplimiento de
las
acciones
propuestas
No se presentan
evidencias o las
presentadas
no
dan cuenta del
cumplimiento de
las
acciones
contempladas en
el
Plan
de
Mejoramiento.
6. NORMATIVIDAD
Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.
Decreto 943 de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno”.
Decreto 0388 del 14 de Julio de 2016 “Por medio del cual se reglamenta la elaboración,
seguimiento y la evaluación de los Planes de Mejoramiento, producto de las auditorías
internas realizadas a las diferentes dependencias, por la Oficina de Control Interno de la
Alcaldía de Pasto”.
Resolución 5580 de 2004 de la Contraloría General de la Republica “por la cual se
reglamenta la metodología de los Planes de mejoramiento y se modifica parcial mente la
Resolución Orgánica 5544 de 2003”.
Resolución 003 de 2005 de la Auditoria General de la Republica “por la cual se dictan
Normas sobre Planes de mejoramiento de las Contralorías “.
Resolución 061 del 19 de febrero de 2013.
Resolución orgánica 7350.
PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
NOMBRE DEL INSTRUCTIVO
METODOLOGÍA EVALUACION PLANES DE MEJORAMIENTO
VIGENCIA
VERSIÓN
CODIGO
PÁGINA
15-Jul-16
01
EI-I-003
6 de 6
7. CONTROL DE CAMBIOS.
No.
REVISIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
Elaborado por:
(Original firmado)
EDWIN LAGOS PORTILLA
Contratista
Revisado por:
FECHA DE
APROBACIÓN
VERSIÓN
ACTUALIZADA
Aprobado por:
(Original firmado)
(Original firmado)
ALEXANDRA ERASSO PANTOJA ALEXANDRA ERASSO PANTOJA
Líder Proceso Mejora Continua
Líder Proceso Evaluación
(E)
Independiente (E)