GRH - 501 ANALISIS DE PUESTOS DESCRIPCION DE CARGOS Y

ANALISIS DE PUESTOS
DESCRIPCION DE CARGOS Y FUNCIONES
Terminal de Transporte S.A.
Area/Departamento: Gerencia Administrativa y
Financiera
Cargo: Gerente Administrativo y Financiero
Superior Inmediato: Gerente General
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1. DESCRIPCION GENERICA DEL CARGO
La Gerencia Administrativa y Financiera es un área de primer nivel directivo, reporta directamente a
la Gerencia General, y dadas las características de sus funciones debe garantizar la ejecución de los
procesos y actividades de tipo administrativo y financiero propios de la Empresa.
2. FINALIDAD Y OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL CARGO
Planear, supervisar y controlar permanentemente la implementación de políticas administrativas y
financieras que garanticen el óptimo funcionamiento de la Empresa.
3. NATURALEZA Y FUNCIONES
GERENCIA
GENERAL
AUDITORIA
SECRETARIA
GENERAL
GERENCIA
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
GERENCIA DE
OPERACIONES
GERENCIA DE
PLANEACIÓN
El titular del puesto reporta directamente a la Gerencia General. Sus funciones generales y
estratégicas son las siguientes:
Definir y coordinar las orientaciones de política que deberá seguir el Departamento de Recursos
Humanos, el Departamento Financiero y el Departamento de Bienes y Cartera.
Actualizar la relación de inmuebles destinados para arrendamiento y recomendar la política de
arrendamientos de la Empresa
Realizar un estricto seguimiento a los ingresos percibidos por los cánones de arrendamiento de las
propiedades de la Empresa y recomendar a la Gerencia General las sanciones a que haya lugar en
caso de incumplimiento de dichos contratos
Recomendar a la Gerencia General medidas tendientes a salvaguardar la integridad patrimonial de la
sociedad (seguros, garantías, recuperación de cartera, entre otras).
Monitorear y tomar las medidas necesarias para conservar los bienes de la Empresa.
Coordinar la rendición de informes solicitados a la Empresa por los diferentes entes del Estado
Implementar las políticas en cuanto a crédito de servicios a las diferentes empresas transportadoras
y usuarios
Adelantar, en estrecha coordinación con la Oficina Jurídica, la contratación a que haya lugar en la
empresa
Proponer los planes de compras y la gestión de contratación y manejo de bienes y servicios.
Solicitar y garantizar que se expida el Certificado de Disponibilidad Presupuestal previo a cualquier
erogación o gasto
Efectuar, junto con Jefe del Departamento de Auditoria, arqueos periódicos sobre los títulos valores
y dineros de la Empresa
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1. DESCRIPCION
Verificar el inventario físico de
propiedad, plantaGENERICA
y equipo DEL CARGO
Revisar y aprobar, con su visto bueno, antes de remitirse a Gerencia General, toda la documentación
que emitan las áreas bajo su mando
Supervisar el personal a su cargo
Las demás que le sean asignadas.
4. ALCANCE
Al titular del cargo le reportan:
POR AUTORIDAD JERARQUICA
Jefe Departamento Financiero.
Jefe Departamento de Bienes y Cartera
Jefe Departamento de Recursos Humanos
Analista III.
POR AUTORIDAD FUNCIONAL
Todas las dependencias de la Empresa en orden al cumplimiento de los procesos administrativos
y financieros
Analista de Almacén.
Personal de Recaudos.
5. RELACIONES
INTERNAS
El Gerente Administrativo y Financiero se relaciona internamente con la Secretaría General para la
viabilidad y formulación de todos los proyectos de contratación, compra y servicio adelantados por la
Empresa.
Así mismo se relaciona con la Gerencia de Operaciones en la viabilización de los proyectos de
mantenimiento y desarrollo de la Zona Operativa y los planes de Actualización y Modernización de la
Empresa.
Tiene relación con la Gerencia de Planeación y Control, en todo lo referente al seguimiento y
evaluación de los contratos y órdenes adelantados en la Empresa, así como en los procesos de
planeación y ejecución de Actividades
De igual forma tiene estrecha relación con las diferentes dependencias en razon de los trámites y
procesos de compra y servicio que se adelantan para el buen funcionamiento de la organización.
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EXTERNAS (Tiene relación 1.
porDESCRIPCION
el ejercicio de sus
funcionesDEL
con)CARGO
GENERICA
CNT (Alcoholimetría)
Consorcio ADITT - ASOTRANS (Administración)
Secretaría de Hacienda
DIAN
Contraloría Distrital
Contraloría Nacional
6. COMITES
El Gerente Administrativo y Financiero actúa como miembro principal de los siguientes comités:
-
Comité
Comité
Comité
Comité
Comité
Comité
Comité
Ejecutivo Básico
Ejecutivo Ampliado.
Administrativo y Financiero - En calidad de Líder
de Recursos Humanos
de Contratación
de Bienes
de Cartera.
7. RESPONSABILIDADES
El Gerente Administrativo y Financiero:
Mantiene permanentes relaciones con transportadores, comerciantes, proveedores, usuarios.
Maneja altos niveles de información confidencial relacionada con los aspectos fundamentales del
cargo.
Maneja las relaciones de la Empresa con los gremios de transportadores, entidades
gubernamentales, entidades financieras, gremios, entre otras.
Responde por la ejecución presupuestal general de la empresa y por el manejo de los recursos
financieros de la misma.
Coordina y es superior jerárquico de tres departamentos y sus respectivos colaboradores. Jefe
funcional de toda la organización.
8. PERFIL
El Gerente Administrativo y Financiero debe:
Poseer título en Administración de Empresas, Economía, Ingeniería, Contaduría, y aquellas
relacionadas con el área
Estudios de postgrado en Finanzas, Administración o afines.
Por lo menos 5 años de experiencia en cargos directivos en los que haya manejado recursos y áreas
afines. Preferiblemente experiencia en contratación administrativa
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Altos niveles de iniciativa y autonomía.
Debe ejecutar
planesDEL
y programas
1. DESCRIPCION
GENERICA
CARGO y suple al Gerente General
en su ausencia
Liderazgo, don de mando, habilidades matemáticas, lógicas, de control y manejo de personal. Buena
capacidad de organización y control de actividades.
9. OBSERVACIONES
ELABORÓ:
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.
VoBo. Jefe DEREH
REVISÓ:
GERENCIA DE PLANEACIÓN Y CONTROL.
VoBo. Gte PYC
APROBÓ:
GADMI
JUNTA DIRECTIVA ACTA No:
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