I. Objetivo general Definir el calendario institucional e informe de

CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
2016
I. Objetivo general
Definir el calendario institucional e informe de avance señalados en el numeral séptimo transitorio de los Lineamientos
Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración
Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero del 2004.
II. Políticas
Indicar los avances y fechas programados para el cumplimiento de los puntos que se señalan a continuación y en caso de
haberlos cumplido, anotar el mes en que se llevó a cabo.
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CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
2016
MÓDULO 1
COMITE DE INFORMACIÓN
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS
NORMATIVIDAD E
INSTRUMENTOS TÉCNICOS
1.REGISTRO
COORDINADOR
ARCHIVOS
DE
DE
2.- ESTABLECIMIENTO DE
CRITERIOS
ESPECIFICOS
PARA PROCEDIMIENTOS Y
ORGANIZACIÓN
DE
ARCHIVOS
3.DESARROLLO
APLICACIONES
TECNOLOGÍAS
INFORMACIÓN PARA
MANEJO Y CONTROL
ARCHIVOS
DE
DE
DE
EL
DE
INSTRUCCIONES
2012- 2014
INDICAR “SI” O
“NO” SE LLEVO A
CABO
Se
realizó
el
Nombramiento
de
Coordinador de Archivos
en el mes de febrero de
2013.
SEÑALAR EN QUE
MES DEL AÑO SE
REALIZÓ O SE
PROGRAMA
LLEVAR ACABO
ESTA ACCIÓN
En el mes de mayo de 2012
se llevo a cabo la
actualización
de
los
manuales de organización
y procedimientos.
DESCRIBIR
BREVEMENTE
LAS
APLICACIONES
QUE SE VAN A
DESARROLLAR
CADA AÑO
2015- 2016
En cinco años o
más
ACTIVIDAD
PERMANENTE
AVANCE
En el mes de octubre
de 2015, se envió al
AGN la ratificación del
nombramiento
del
Coordinador
de
Archivos.
En el mes de enero de
2015 se realizó una
actualización en el
manual
de
organización de la
Coordinación
de
Archivos.
Se pretende iniciar con
los
procesos
de
automatización a la
mayor
brevedad
posible.
A partir de su
creación,
se
realizaran
actualizaciones
periódicas.
√
De acuerdo a la Ley
Federal de Archivos, se
iniciará la Creación de
un Sistema de Gestión
Documental con el fin de
llevar a cabo una
adecuada administración
de
documentos,
garantizando
la
autenticidad, integridad
y disponibilidad de la
información a través del
tiempo.
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CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
2016
COMITE DE INFORMACIÓN
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS
NORMATIVIDAD E
INSTRUMENTOS TÉCNICOS
INSTRUCCIONES
2012-2014
2015- 2016
Se está llevando a cabo
la actualización del
CADIDO de acuerdo a
las
observaciones
solicitadas
por
el
Archivo General de la
Nación.
4.ELABORACIÓN
DEL
CUADRO
GENERAL
DE
CLASIFICACIÓN
Y
DEL
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL.
FECHA
LÍMITE: Octubre 2004
INDICAR “SI” O
“NO” SE LLEVO A
CABO
SU
ELABORACIÓN
SI,
desde
2004
se
elaboraron
los
instrumentos de control
archivístico.
5.- DISEÑO DE FORMATOS
PARA INVENTARIOS DE
ARCHIVOS
INDICAR “SI” O
“NO” SE LLEVO A
CABO EL DISEÑO
DE FORMATOS
SI,
desde
2004
se
elaboraron.
En el mes de abril de 2012
se
actualizaron
los
formatos de archivo.
6.- DISEÑO E INTEGRACIÓN
DE LA GUÍA SIMPLE DE
ARCHIVOS. FECHA LÍMITE:
1º enero de 2005
INDICAR EL % DE
AVANCE
Avance del 83% en 2013.
En 2014 se obtuvo un
68.45% de entrega de
inventarios documentales.
En cinco años o
más
ACTIVIDAD
PERMANENTE
Actualización
√
AVANCE
A principios de cada año
se lleva a cabo la
actualización de los
instrumentos.
Se han ido actualizando
de acuerdo a las
necesidades propias de
la institución y de la
normatividad
de
archivos.
Se
realizó
la
actualización de la
Guía de 2014 con base
a
los
inventarios
documentales
entregados
por
unidades de oficinas
centrales y centros de
zona
foránea
y
metropolitana, la cual
será entregada a la
Unidad de Enlace en
enero de 2016 para su
publicación en el POT.
Actualización
√
Se realiza actualización
permanente a principios
de cada año.
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MÓDULO 2
ARCHIVOS DE TRÁMITE
1.- DESIGNACIÓN DE LOS
RESPONSABLES
DE
ARCHIVOS DE TRAMITE
2.- INCORPORACIÓN
PROCEDIMIENTOS
ARCHIVO DE TRAMITE
MANUAL
PROCEDIMIENTOS
DE
DE
AL
DE
3.REGISTRO
DE
CORRESPONDENCIA
DE
ENTRADA Y SALIDA EN
FORMATOS
CON
ELEMENTOS
DE
DESCRIPCIÓN
OBLIGATORIOS
INSTRUCCIONES
INDICAR EL % DE
LAS
UNIDADES
ADMVAS
CON
DESIGNACIÓN DE
RESPONSABLE
2012-2014
2004 el 60%
2011 el 100%
2015- 2016
En cinco años o
más
En enero de 2016 se enviará
una circular para que los
responsables de las unidades
administrativas envíen de
forma
actualizada
la
designación
de
los
responsables de archivos de
trámite.
Actualización
√
Julio 2005
Agosto 2006
Agosto 2007
INDICAR EL MES
DEL AÑO EN QUE
SE LLEVO A CABO
INDICAR EL AÑO
EN
QUE
SE
REALIZÓ O SE
REALIZARÁ ESTA
ACCIÓN
ACTIVIDAD
PERMANENTE
AVANCE
Se actualiza de acuerdo
a los cambios de
personal
que
se
designen.
Se
continuará
actualizando para
cumplir con lo
establecido en la
Ley Federal de
Archivos y su
Reglamento.
La última actualización
del
manual
de
procedimientos
se
llevó a cabo en el mes
mayo de 2012.
√
Dando
seguimiento a la
Ley Federal de
Archivos
se
iniciará
la
creación de un
Sistema
de
Control
de
Gestión
para
garantizar
la
adecuada
administración de
documentos.
A partir de su
creación,
se
realizaran
actualizaciones
periódicas.
√
Actualmente
cada
unidad
administrativa
lleva el registro de su
Control de Gestión con
respecto
a
la
documentación enviada
y recibida.
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CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
2016
ARCHIVOS DE TRÁMITE
INSTRUCCIONES
4.CLASIFICACIÓN
Y
DESCRIPCIÓN
DE
EXPEDIENTES DE ARCHIVO
EN CARÁTULAS
INDICAR EL % EN
QUE
SE
PROGRAMA
EFECTUAR ESTA
ACCIÓN
5.ELABORACIÓN
DEL
INVENTARIO DOCUMENTAL
INDICAR EL % DE
UNIDADES
ADMVAS EN QUE
SE
HA
IMPLEMENTADO
ESTA ACCIÓN
6.- ESTABLECIMIENTO DE
MECANISMOS
QUE
GARANTICEN LA INTEGRIDAD,
AUTENTICIDAD
Y
DISPONIBILIDAD DE ARCHIVOS
EN FORMATO ELECTRÓNCO
INDICAR EL % DE
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
EN
QUE
SE
IMPLEMENTARÁ
ÉSTA ACCIÓN
2012-2014
2011 el 80%
2012 el 87%
2013 el 89 %
2014 el 91%
2011 el 60%
2012 el 70%
2013 el 83%
2014 el 86%
2015- 2016
Durante los meses de marzo y
abril de cada año se solicita a
todas las áreas el envío de sus
inventarios
documentales
correspondientes al ejercicio
fiscal anterior, y así mismo se
realiza la revisión de las
carátulas de los expedientes;
por lo que hasta la revisión de
dicha información se conoce el
porcentaje
de
avance.
Durante los meses de marzo y
abril de cada año se solicita a
todas las áreas el envío de sus
inventarios
documentales
correspondientes al ejercicio
fiscal anterior, por lo que hasta
la entrega dicha información se
conoce el porcentaje de
avance.
En cinco años o
más
ACTIVIDAD
PERMANENTE
AVANCE
√
A partir de 2009 es un
requisito que todas las
áreas
elaboren
sus
carátulas
de
identificación
de
expedientes.
√
Se da seguimiento a las
áreas que no envían sus
inventarios documentales
por medio de oficios,
recordándoles que no han
realizado dicha entrega de
información
y que es
necesario que lo envíen.
√
Se
establecerán
mecanismos
de
integridad
con
la
creación del Sistema de
Gestión
Documental
especificado
en
la
actividad 3 del módulo 1.
5
CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE
CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
2016
MODULO 3
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
INSTRUCCIONES
2012-2014
1.- ESTABLECIMIENTO DE
PROCEDIMIENTOS PARA LA
RECEPCIÓN DE ARCHIVOS
SEMIACTIVOS Y CONTROL DE
PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES
SEÑALAR EN QUE
MES DEL AÑO SE
REALIZÓ
O
SE
PROGRAMA LLEVAR
ACABO
ESTA
ACCIÓN
* Se realizó en agosto
2005.
* En el mes de mayo de
2012 se llevo a cabo la
actualización en el manual
de procedimientos de
archivo.
2.- ESTABLECIMIENTO DE
SISTEMAS PARA EL CONTROL
DEL
PRÉSTAMO
DE
EXPEDIENTES
INDICAR SI SE HA
EFECTUADO
EL
PROCESO
Se tiene elaborado un
formato de control de
préstamos contemplado en
el
manual
de
procedimientos.
A partir de 2010 todas las
áreas lo utilizan.
3.ELABORACIÓN
DE
INVENTARIOS DE LOS ARCHIVOS
QUE SE LOCALIZAN EN EL
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
SEÑALAR EL % POR
AÑO EN QUE SE
REALIZARÁ
ESTA
ACCIÓN
2011 el 55%
2012 el 65%
2013 el 73%
2014 el 77%
** El porcentaje es
acumulativo
4.- PROMOCIÓN Y DICTAMEN
DE
DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL
ANOTAR EL # DE
PROCESOS
EFECTUADOS POR
AÑO
2011, 32
2012, 40
2013, 26
2014, 43
2015- 2016
2015 el 79%
2015, 18
En cinco años o
más
ACTIVIDAD
PERMANENTE
AVANCE
√
Se continuará actualizando
para
cumplir
con
lo
establecido en la Ley Federal
de Archivos y su reglamento.
√
Con la creación del Sistema
de Control de Gestión, se
contemplará un módulo para
el control de préstamos
(estadísticas por usuario,
mes, año, estatus del
préstamo).
√
Se
continúa
con
la
elaboración de inventarios
documentales.
√
A partir de mayo de 2015
solo se tendrán 2 periodos
al año para tramitar las
bajas documentales: en
febrero y agosto.
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CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
2016
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
5.RESCATE
Y
TRANSFERENCIAS DOCTALES
AL ARCHIVO HISTÓRICO
2012-2014
INSTRUCCIONES
ANOTAR EL
PROCESO
EFECTUADOS
AÑO
#
DE
POR
DE
2015- 2016
En cinco años o
más
ACTIVIDAD
PERMANENTE
AVANCE
√
Continuidad y seguimiento en la
organización de expedientes y
elaboración
de
inventarios
documentales del Archivo de
Concentración.
2013, 1
En el mes de enero de
2013 se realizó la
transferencia secundaria
al AGN de 121 cajas de
archivo
con
3,037
expedientes
clínicos
confidenciales.
Se encuentra pendiente
de revisar los inventarios
documentales
correspondientes
al
ejercicio fiscal de 2015
para con ello conocer el
total
de
archivos
organizados.
6.ORGANIZACIÓN
DE
ARCHIVOS QUE ESTAN EN
CUSTODIA
ANOTAR EL #
ARCHIVOS
ORGANIZADOS
7.- ESTABLECIMIENTO DE
RECURSOS MATERIALES Y
ESPACIOS FÍSICOS ADECUADOS
PARA LA CONSERVACIÓN DE
ARCHIVOS
(MOBILIARIO,
ESPACIOS,
MEDIDAS
DE
SEGURIDAD)
INDICAR SI SE HA
IMPLEMENTADO
ESTA ACCIÓN
Se cuenta con estantería para el
resguardo de la documentación,
detectores de humo, extintores y
señalamientos
de
salida
de
emergencia.
8.- ESTABLECIMIENTO DE
MECANISMOS
QUE
GARANTICEN LA INTEGRIDAD,
AUTENTICIDAD
Y
DISPONIBILIDAD DE ARCHIVOS
EN FORMATO ELECTRÓNCO
SEÑALAR EN QUE
AÑO SE REALIZA ESTA
ACCIÓN
Se establecerán mecanismos de
integridad con la creación del Sistema
de Gestión Documental especificado
en la actividad 3 del módulo 1.
2006 a 2014: 900
archivos
7
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CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
2016
MODULO 4
ARCHIVO HISTÓRICO
1.RECEPCIÓN
DE
ARCHIVOS CON VALOR
HISTÓRICO
INSTRUCCIONES
INDICAR EL # DE
PROCESOS
EFECTUADOS POR AÑO
2012-2014
2015- 2016
En cinco años o más
2013, 1
ACTIVIDAD
PERMANENTE
AVANCE
Actualmente CIJ no
cuenta con un
Archivo
Histórico
como
tal,
los
documentos
que
han sido detectados
con valor histórico
se programan para
transferirlos al AGN.
En el mes de enero de 2013
se realizó la transferencia
secundaria al AGN de 121
cajas de archivo con 3,037
expedientes
clínicos
confidenciales.
SI,
2.- ORGANIZACIÓN
ARCHIVOS HISTÓRICOS
DE
3.ELABORACIÓN
DE
INSTRUMENTOS DE CONSULTA
4.- ESTABLECIMIENTO DE
SISTEMA PARA EL SERVICIO DE
CONSULTA
DEL
ACERVO
DOCUMENTAL
5.- ESTABLECIMIENTO DE
PROGRAMAS
DE
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
6.- ESTABLECIMIENTO DE
PROGRAMAS DE DIFUSIÓN
SEÑALAR SI SE HA
REALIZADO
ESTA
ACCIÓN
Se organizaron 3,037
en
expedientes
clínicos
para
su
transferencia
secundaria al AGN, la
cual se llevo a cabo
en el año 2012.
SEÑALAR LOS % EN QUE
SE REALIZARÁ ESTA
ACCIÓN
Actividad pendiente por
realizar
en
periodo
indeterminado.
SEÑALAR EN QUE AÑO
SE
PROGRAMA
REALIZAR ESTA ACCIÓN
Actividad pendiente por
realizar
en
periodo
indeterminado.
SEÑALAR EN QUE AÑO
SE
PROGRAMA
REALIZAR ESTA ACCIÓN
Actividad pendiente por
realizar
en
periodo
indeterminado
SEÑALAR EN QUE AÑO
SE
PROGRAMA
REALIZAR ESTA ACCIÓN
Actividad pendiente por
realizar
en
periodo
indeterminado.
8