OBJETIVO Describir los pasos necesarios para el oportuno trámite

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
JARDINES DE PAZ S.A.
UNIDAD: Vicepresidencia Administrativa
PROCESO: Jurídico
PROCEDIMIENTO: Escrituración
RESPONSABLE: Asistente Jurídico.
SITUACIÓN ACTUAL
VERSIÓN 0
Página 1 de 1
CÓDIGO DEL
DOCUMENTO:
Pro – GJ - 01
OBJETIVO
Describir los pasos necesarios para el oportuno trámite de escrituración de lotes
vendidos y pagados en su totalidad, hasta la entrega de la correspondiente escritura
inscrita en la oficina de registro
ALCANCE
Este documento aplica para todas aquellas personas que realizan esta actividad en el
proceso de Jurídica.
CONDICIONES GENERALES
•
•
•
Para la elaboración de la Escritura Pública el negocio debe estar pago en su
totalidad.
Cuando los lotes pertenezcan a la figura de inmobiliaria, los gastos de escrituración
serán asumidos en partes iguales. (50%)
Toda venta de lotes realizada por compañías diferentes a Jardines de Paz S.A.
(Diners, Credibanco, entre otros), el trámite de escrituración se realizará
directamente con dichas empresas.
REGISTROS / PROCEDIMIENTOS
Factura
Recibo de Caja
Minuta de Venta
Facturación
Fm-JP-04 (Opcional)
Fm-GAF/Tes-01
Fm-GJ-01
Pro-CNE-02
DESCRIPCIÓN PARA AUTORIZAR LA ESCRITURACIÓN DE LOS LOTES
A.) Verificación de la titularidad del Derecho de Dominio y demás datos.
Para dar inicio al proceso de escrituración, es necesario verificar en la base de datos,
que quien solicita la escritura correspondiente, sea el titular del derecho de dominio y
que el lote se encuentre a paz y salvo por todo concepto.
B.) Actualización base de datos Negocio
Verificar la información registrada en el sistema, con el fin de mantener la base de datos
actualizada. Dentro de esta actualización debe tenerse en cuenta: Nombre del
propietario, dirección para notificación, teléfono y demás información relevante para la
compañía.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
JARDINES DE PAZ S.A.
UNIDAD: Vicepresidencia Administrativa
PROCESO: Jurídico
PROCEDIMIENTO: Escrituración
RESPONSABLE: Asistente Jurídico.
SITUACIÓN ACTUAL
VERSIÓN 0
Página 2 de 2
CÓDIGO DEL
DOCUMENTO:
Pro – GJ - 01
C.) Pago Gastos Escrituración.
Una vez verificado la titularidad del derecho de dominio y que el negocio se halla
pagado en su totalidad, el cliente debe consignar en Tesorería el valor correspondiente
a los gastos de escrituración. Tesorería emite un recibo de caja Fm-GAF/Tes.-01; el
cual debe ser entregado por el cliente al proceso encargado de iniciar el procedimiento
de escrituración.
D.) Elaborar minuta
Dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de recibo del comprobante de
pago, se elabora la minuta de acuerdo al formato establecido para ello Fm-GJ-01,
diligenciando los campos necesarios del lote objeto de la venta, previa identificación en
el sistema.
E.) Relación y envío de minutas a Notaria
Para enviar a notaría, se relacionan las minutas a enviar en el libro de minutas con el fin
de llevar el control de los documentos remitidos hasta la realizar la entrega de la
escritura al cliente.
F.) Recepción, Revisión y Firma de Escritura
Una vez formalizadas las minutas en la notaria y elevadas a escritura pública, la notaría
informa el número de radicado al proceso jurídico, para la recepción de la firma del
cliente
• Verificación datos: Revisar los datos relevantes del propietario tales como:
Nombre y apellidos, Numero de identificación; matricula inmobiliaria en mayor
extensión, descripción, ubicación lote (sector, manzana, lote) y linderos.
• Firma de Escrituras: Si los datos están correctos se remiten las escrituras al
Representante Legal de Jardines de Paz S.A. para su firma; una vez firmadas se
envían nuevamente a la Notaria, de lo contrario se devolverá con las causales de
devolución para que la Notaria realice las correcciones pertinentes.
H.) Envío de Escrituras por parte de la Notaria
Una vez protocolizadas las escrituras en su totalidad, la Notaría las enviara junto con
las copias correspondientes al proceso jurídico.
I.) Registro de Escrituras en la Base de datos e inscripción en Oficina de
Instrumentos Públicos.
Recepcionadas las escrituras en el proceso de jurídico, se procederá a la actualización
de la base de datos de la compañía, registrando el número de Escritura asignado a la
negociación en el respectivo lote. Realizada esta actividad, se pagará el impuesto de
Beneficencia y se inscribirá en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
J.) Entrega escritura cliente
Confirmada la inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, se hace
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
JARDINES DE PAZ S.A.
UNIDAD: Vicepresidencia Administrativa
PROCESO: Jurídico
PROCEDIMIENTO: Escrituración
RESPONSABLE: Asistente Jurídico.
SITUACIÓN ACTUAL
VERSIÓN 0
Página 3 de 3
CÓDIGO DEL
DOCUMENTO:
Pro – GJ - 01
entrega al cliente de la Escritura correspondiente, junto con el informe de calificación
expedido por dicha entidad.
K.) Inscripción y actualización de Información en Oficina de Catastro e IDU
Cada dos meses deben enviarse a las oficinas de Catastro e IDU los nuevos folios de
matricula asignados junto con el folio del predio matriz, así mismo debe adjuntarse la
escritura pública del predio del cual fueron desenglobados.
FLUJO GRAMA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
JARDINES DE PAZ S.A.
UNIDAD: Vicepresidencia Administrativa
PROCESO: Jurídico
PROCEDIMIENTO: Escrituración
RESPONSABLE: Asistente Jurídico.
Facturación
Fm-CNE-02
Verificar tradición o
datos del lote
SITUACIÓN ACTUAL
VERSIÓN 0
Página 4 de 4
CÓDIGO DEL
DOCUMENTO:
Pro – GJ - 01
Informar a cliente
que pague derechos
Recepcionar
recibo de pago
Ingresar al
Sistema
Consultar el
Negocio
Si
Hay más
negocios
No
Linderar
Elaborar
Minuta
Enviar minutas
a notaria
No
Informar sobre
las
correcciones
Datos
correctos
Si
Colocar
Firmas
Fin
Registrar en oficina
de IDU - Catastro
Recibir
Escrituras
Registrar
número de
escritura
en sistema
Enviar a
notaria
Registrar en oficina
de instrumentos
Publicos