Siete criterios para integrar la BI

Siete criterios para
integrar la BI
Guía práctica para las empresas de software
que están considerando si “crear o comprar”
Tri Tu
Administrador de consultoría de BI integrada
Su aplicación ayuda a los clientes a resolver problemas. Usted está orgulloso del rol de su
aplicación en los procesos de operación, resolución de problemas y toma de decisiones
estratégicas de sus clientes.
Es probable que reciba noticias de parte de sus vendedores. Han perdido ventas, y esto no se
debe a que su aplicación tenga nada malo, sino a la manera en la que sus clientes utilizan los
datos de la aplicación. Su competencia lanzó un nuevo análisis visual fantástico y lleno de
efectos. Pueden llamarlo visualización de datos, informes o dashboards, pero las características
que más llaman la atención son los marcadores brillantes y los colores. Usted sabe que este
nuevo análisis es atractivo, pero no útil. En poco tiempo, su encanto se desvanecerá. O tal
vez estas nuevas visualizaciones sí sean útiles y, además, rápidas. ¿Cómo pueden ganar sus
vendedores con análisis e informes obsoletos, lentos y limitados?
Su decisión de agregar nuevo análisis visual, dashboards e informes es sencilla en comparación
con la decisión que debe tomar después: ¿comprar o crear? Los proveedores de software
independiente se enfrentan a esta cuestión en todo momento, y siguen criterios tradicionales.
No obstante, no hay nada de tradicional en integrar el análisis visual y la inteligencia de
negocios (BI). Es una disciplina de rápida evolución y alto riesgo. Si se realizan bien, los análisis
visuales ayudan a sus clientes a iniciar conversaciones productivas que tienen su base en el
software que usted proporciona. Si se realizan mal, las visualizaciones reflejan una mala imagen
de su empresa y sugieren incapacidad para mantener el ritmo.
Si bien no hay una respuesta simple a la pregunta “¿comprar o crear?”, hay determinados
criterios (siete, en concreto) que pueden guiarlo para que tome una decisión bien informada.
Este informe lo ayudará a identificar y evaluar cada uno de ellos.
1. Proporcionar análisis visual, dashboards e informes atractivos
que los usuarios finales utilicen y disfruten.
2. Buscar una rápida salida al mercado: la velocidad del desarrollo
es fundamental.
3. Entregar de una manera que facilite la implementación.
4. Aprovechar la especialización sectorial de su empresa.
5. Buscar una fácil integración en su plataforma.
6. Garantizar la compatibilidad de los datos (sin ETL).
7. Sopesar el compromiso financiero con los beneficios.
1. Proporcionar análisis visual, dashboards e informes
atractivos que los usuarios finales utilicen y disfruten.
Imagine el momento clave en el que usted presenta una nueva versión de su software y llega el
momento de la verdad al quitar la envoltura. Uno por uno, sus clientes abren la aplicación y ven los
datos brillar en los nuevos análisis visuales, dashboards e informes. ¿Qué piensan respecto de lo que
ven? ¿Cómo se sienten?
Usted quiere que vean un nuevo valor. Quiere que vean en su producto un análisis hermoso y eficaz.
Y, detrás de los datos, quiere probar su liderazgo de opinión. Se trata de algo diferente de cualquier cosa
que ofrezca la competencia.
Si, en cambio, su interfaz de análisis es obsoleta e inadecuada, el poder de su aplicación puede pasar
desapercibido. La información y el valor que podría haber ofrecido pasan a un segundo plano. Aunque
no sea del todo justo, sus clientes tienden a juzgar los datos por su visualización.
Una visualización adecuada es una herramienta realmente potente. Una herramienta de análisis
competente es mucho más que un redactor de informes o un creador de gráficos. Está basada en
principios demostrados de psicología cognitiva y usabilidad, lo suficientemente simples como para
permitir que los datos cuenten su historia sin interferencias, y lo suficientemente flexibles como para
responder cualquier pregunta en el momento. Todo esto conduce a una experiencia: “Oh”.
“Oh”, dicen los usuarios. “Esto funciona”. Oh, no tengo que explicar nada porque está todo muy claro.
Las personas a quienes muestro esto entienden cómo funciona y no se sienten tontos. No tenía de qué
hablar sobre números en columnas y filas, pero ahora sí tenemos algo de qué hablar. Esto es hermoso.
Esto me permite hacer lo que tengo que hacer, me ofrece un motivo para iniciar una conversación en
una llamada de ventas. Este bonito gráfico es lo que necesito para esa reunión. Esto va a persuadir.
Esta vista de los datos es fantástica. No puedo trabajar sin ella.
La necesidad de la experiencia del “oh” es un buen motivo para comprar en lugar de crear. La empresa
que está detrás de una buena visualización ha pasado años desarrollando sus aplicaciones de análisis.
Son años que su equipo se ahorrará.
La expresión “oh” no surge sin más. Solo una aplicación ágil y extensible puede adaptarse lo
suficientemente rápido a las crecientes demandas de los clientes. Cuando los clientes tienen preguntas
nuevas, encuentran otras maneras de utilizar los datos o imaginan pequeñas modificaciones en el
dashboard para obtener aún más información de estos, gana la madurez, a diferencia de la mayoría
de las aplicaciones internas.
Para un equipo interno que tiene que ocuparse de las revisiones, parecerá que fue ayer cuando se
presentó su visualización analítica y se quitó su envoltura. Ahora debe volver a trabajar para realizar
ajustes o una renovación en lugar de avanzar con la aplicación principal. ¿O usted deja que sus análisis
pasen a un segundo plano? Por otra parte, si usted había comprado una aplicación flexible, su equipo
podía hacer ajustes fácilmente y adaptarse a sus cambiantes necesidades del cliente.
Haga frente a los cambios con precaución. Los usuarios saben cuándo alguien ha restringido sus
consultas, y esto los frustra. Los analistas de datos se sienten satisfechos cuando el software de análisis
les elimina su flujo de preguntas y simplemente deja que los datos respondan.
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2. Buscar una rápida salida al mercado:
la velocidad del desarrollo es fundamental.
Uno de los requisitos es obvio: velocidad para desarrollar e implementar. Los retrasos se
traducen en un regalo para sus competidores y en frustración para sus clientes. Entonces,
una pregunta central que usted debe hacerse es “¿cómo de pronto deseo salir al mercado?”.
¿Quiero crear internamente en la empresa o no? Al considerar el desarrollo en la empresa,
la pregunta inevitable que usted debe hacerse es “¿vale la pena esperar?”.
Una de las falacias más ampliamente extendidas es que los dashboards e informes analíticos
pueden imitarse rápidamente (en un fin de semana, tal vez). “Es sencillo”, ha dicho más de un
ingeniero de software a última hora de un viernes antes de volver el lunes por la mañana con
un auténtico desastre. De hecho, diseñar, crear e implementar análisis, visualización de datos,
dashboards y soluciones de BI integrados y fáciles de usar es más difícil de lo que parece.
Son muchos los costos ocultos. A medida que pasan los días, el desastre se hace cada vez
mayor. Las especificaciones del administrador de productos se han malinterpretado. Además,
el administrador de productos descubre un compromiso mínimo para simplificar el código y lo
rechaza. El ingeniero responde a una solicitud de otro tipo de consulta diciendo “La aplicación
no está configurada para eso”. Los requisitos evolucionan. Gradualmente, a lo largo de una
extensa cadena de especificaciones y prototipos, reuniones y correos electrónicos, la brecha
entre las necesidades y la implementación se acorta hasta el punto en que todos pueden vivir
con el nuevo producto. Rara vez se acerca al objetivo original.
Los equipos que no tienen un profundo conocimiento de BI y análisis visual inventan sobre la
marcha, aumentando los gastos, las distracciones y las preocupaciones. Si usted tiene acceso a
ingenieros de la empresa que tienen conocimientos de análisis visual, el desarrollo interno podría ser
la opción adecuada para usted. Pero pocas empresas cuentan con tal conocimiento internamente.
¿Qué sucede con las cuestiones relacionadas con la propiedad intelectual? Algunos proveedores
de software independientes (ISV) prefieren hacerse cargo de los costos de desarrollo para
garantizar el control de la propiedad intelectual. Esta propuesta que merece una cuidadosa
reflexión. ¿Cuánto vale la propiedad intelectual? ¿El valor de lo que desarrolle su equipo
perdurará lo suficiente y garantizará una ventaja competitiva lo suficientemente sólida
como para amortizar todos los costos?
La opción más rápida es asociarse a un proveedor especializado cuyo entorno esté familiarizado
con el análisis y la visualización de datos, que progresan rápidamente. Una solución de análisis
flexible y competitiva se basa en la investigación y se desarrolla durante años.
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3. Entregar de una manera que
facilite la implementación.
¿Es fácil la implementación? O, como el regalo de cumpleaños indicaba “requiere montaje”
debajo de la envoltura, ¿la alineación de datos y el diseño de visualización posteriores a la
compra hacen que la implementación sea una pesadilla?
La mera conexión a los datos puede suponer un desafío. Una aplicación que nació en la empresa
puede ser derribada por datos del mundo real. ¿Cuántos clientes realizarán gustosamente una
prueba beta de su software por usted?
Es evidente que las aplicaciones que se adquieren pueden tener problemas. Si compra, asegúrese
de que la solución no requiera realojamiento, movimiento de datos, reversión de estructuras de
datos, esquemas en estrella ni bases de datos de análisis especiales. De hecho, intente encontrar
una solución que pueda partir de bases de datos de prácticamente cualquier tamaño o tipo.
Asegúrese de que la solución se adapte fácilmente en su infraestructura, ya sea una opción
integrada o independiente, o un cliente grande o pequeño. Asegúrese de que el software esté
listo para ejecutarse como parte de su solución. ¿Por qué limitarse a usted mismo o limitar
a los clientes?
4. Aprovechar la especialización
sectorial de su empresa.
Usted compra la comida en un supermercado, lleva su automóvil a reparar a un mecánico, y se
hace cortar el cabello por un estilista. En el mundo moderno, cada negocio tiene su especialidad.
Si desea obtener el mejor servicio, busca un especialista con conocimiento actualizado y precios
razonables. ¿No es ese el motivo por el cual sus clientes lo buscan?
Imagine que su valor único se encuentra en software que administra transacciones contables y
datos financieros. Su desarrollo no es algo sencillo. Todo lo contrario: su personal trabaja en esta
área de desarrollo de software en particular todos los días, y se ha centrado en ella durante años.
Usted está orgulloso del producto, y tiene motivos para estarlo.
Un día quiere que escriban software especializado de BI, análisis y visualización de datos. No es
realista, aunque en un principio afirmen: “Es sencillo”.
En este caso, su mayor valor proviene de otros miembros del personal: aquellos que trabajan cara
a cara con sus clientes. Pueden imaginar las visualizaciones de datos que sus clientes considerarían
más útiles, y están deseando crearlas. Estas personas son las que conocen a sus clientes, saben cómo
utilizan los datos que usted proporciona, y pueden crear las visualizaciones analíticas adecuadas.
Esta es la manera en que se pone de manifiesto la especialización única de su empresa.
Los miembros del personal que tratan con los clientes pueden centrarse en lo que mejor conocen.
Y los ingenieros de software pueden centrarse en mejorar su aplicación principal.
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“Tableau hizo lo que mejor sabe
hacer, lo que nos ayudó a hacer
lo que mejor sabemos hacer”.
- ANKUR JETHI, DESARROLLADOR LÍDER
5. Buscar una fácil integración en su plataforma.
En última instancia, así decida crear o comprar, usted desea software que les permita a sus clientes
trabajar de la manera que desean. O sea, la herramienta queda a un lado y deja que los usuarios trabajen
(sin volver a iniciar sesión, sin interacciones extrañas con la aplicación principal, e incluso sin un
aspecto visual incoherente).
Una aplicación madura es transparente. Se implementa encima de la aplicación principal, sin API
ni SDK, como si fuera propia. Comienza a funcionar cuando un ingeniero coloca una simple URL en
el código, de la misma manera en que se integra un video de YouTube en un blog. Allí, la aplicación
analítica intercambia fácilmente instrucciones con el host.
Cuando llega el momento en que los usuarios comparten su trabajo, una herramienta madura demuestra
su integración con el fácil acceso a los populares formatos que se necesitan. Estos formatos deben incluir
PDF, navegadores web, PowerPoint, o simplemente archivos JPEG listos para copiarse y pegarse.
6. Garantizar la compatibilidad de los datos (sin ETL).
¿Sus clientes podrán leer y analizar los datos de inmediato? ¿O tendrán que esperar que el personal de
soporte técnico los procese? Pocas frustraciones hacen perder más tiempo al personal de soporte técnico
o generan mayor malestar entre los usuarios.
De repente, los usuarios sienten que han perdido el control. Han tenido que interrumpir su trabajo,
llamar al soporte técnico y esperar, cuando en realidad creen que no deberían haber esperado. ¿Por qué
el software no puede simplemente leer los datos (cualquier dato) tal como están?
El malestar continúa cuando la transformación de los datos es parte de la rutina, como cuando actualiza
los data marts. Inevitablemente, hay una brecha. El proceso crea diferencias entre los registros de
transacción directa y los datos transformados, lo que genera preguntas extrañas. Un usuario le pregunta
a otro: “Aquí dice X y allí dice Y. ¿Cuál es correcta?”. Hay confusión, incomodidad, malestar y culpa.
Tiene mucho más sentido asegurarse de que el software de análisis integrado pueda leer los datos
de su aplicación de manera nativa, sin transformaciones, sin formatos de propiedad y sin retrasos.
Los datos que se leen de manera nativa pueden utilizarse al instante para el análisis en tiempo real
de transacciones comerciales. Las herramientas de análisis que leen cualquier dato tal como está
permiten a los usuarios continuar con su trabajo, que es lo que realmente desean.
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7. Sopesar el compromiso financiero
con los beneficios.
Por debajo de la mayoría de estos criterios subyace una decisión común: ¿dónde invertir para
obtener el mayor retorno? Existen varios factores. En primer lugar, debe calcular los costos,
directos e indirectos, del ciclo de vida del software (por lo general, siete u ocho años).
Desde el primer día, el desarrollo de una aplicación analítica en la empresa tiene un costo
de oportunidad para los expertos que tratan con los clientes: estos deben imaginar y describir
en detalle un tipo de software que no conocen bien. Lo que es peor, deben volver a imaginarlo
y volver a describirlo cada vez que los ingenieros terminan una iteración y ofrecen nuevas
compensaciones o requieren nuevos compromisos. En este caso, el costo de oportunidad
es la diferencia de valor entre esta tarea desconocida y otras tareas más conocidas.
En comparación, estos expertos producen un valor mucho más alto cuando tienen el control
directo que realmente desean. Una aplicación de visualización de datos madura y bien diseñada
convierte la mala experiencia del desarrollo de control remoto en un flujo de experiencia
práctica. De este modo, las nuevas visualizaciones analíticas provienen de la especialización
de su personal, lo que lleva el costo de oportunidad a cero.
Para el caso de sus desarrolladores de software, la ecuación es similar. Cuando los expertos que
tratan con los clientes diseñan sus propios gráficos, los ingenieros vuelven a estar libres para
hacer lo que mejor hacen, lo que una vez más, lleva el costo de oportunidad a cero.
Durante el desarrollo, tiene otro costo de oportunidad. La visualización de la competencia
fantástica y llena de efectos sigue estando ahí. Sus vendedores se aseguran clientes potenciales
con su nueva gran implementación, con la esperanza de que esperen para verla. ¿Pero cuántos
realmente esperarán?
La implementación da comienzo a la próxima fase de costos. Nada permanece siempre igual,
especialmente cuando hay tecnología involucrada. La forma de sus datos puede cambiar, las
necesidades de sus clientes pueden cambiar, y su competencia seguramente cambiará. Alguno
de esos cambios requiere volver a diseñar y volver a estructurar, lo que genera más costos para
sus ingenieros, clientes y miembros del personal.
De hecho, la mayor parte de los costos de software se producen después de la implementación.
Un riguroso análisis del ciclo de vida que estime de forma realista el mantenimiento continuo
por parte de los desarrolladores de la empresa suele inclinar la balanza a favor de la compra.
Todos estos costos deben compararse con los gastos de bolsillo para una aplicación
analítica comprada.
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Historia de cliente: Omega Legal Systems
Hace aproximadamente dos años, Omega Legal Systems recibía noticias inquietantes de parte
de sus vendedores: los nuevos y coloridos dashboards que la competencia estaba presentando
se estaban llevando a sus clientes.
Desde 1975, Omega ha ofrecido software de inteligencia de negocios de primera calidad
y de vanguardia a empresas medianas y grandes del sector legal. No podía permitir que la
competencia tomara la delantera en un aspecto tan importante de su servicio.
¿Cuál era el nivel de las visualizaciones de la competencia? Mary Steele, administradora de
productos, lo evaluó. “Sus marcadores, medidores y semáforos eran brillantes”, dijo. “Pero en
realidad no se ofrecía nada significativo”.
Su investigación la condujo a artículos escritos por Stephen Few, un experto líder en la
visualización de datos empresariales. Few mencionó a Tableau repetidamente. Steele descargó
una versión de prueba gratuita del sitio de Tableau y al cabo de unas horas envió un correo
electrónico al desarrollador líder, Ankur Jethi. Le escribió: “Tiene que ver esto”.
Jethi descargó su propia demostración de Tableau y pasó la noche experimentando con el
software. La mañana siguiente, llegó a la conclusión de que el proyecto de dashboard que
desarrollaba Omega en la empresa sería un fracaso. Sabía que no podrían igualar a Tableau.
Al cabo de tres meses, Omega firmó un acuerdo OEM. Seis meses más tarde, Omega lanzó
Visual Express, su nuevo producto basado en Tableau.
Debido a la facilidad de trabajar con el equipo de desarrollo de Tableau, Jethi lo recuerda como
“una experiencia única”. Declaró: “Tableau hizo lo que mejor sabe hacer, lo que nos ayudó
a hacer lo que mejor sabemos hacer”.
Omega creó primero una aplicación independiente con libros de trabajo diseñados para
usuarios específicos. Muchos de estos usuarios son ejecutivos u otras personas que comienzan
con un enfoque de nivel macro y a menudo bajan a un nivel detallado. En una vista, por
ejemplo, un administrador de alto nivel puede echar un vistazo y ver las métricas más
importantes de la empresa, como las facturas pendientes y el trabajo no facturado. Todo ello
sin gráficos inútiles y confusos, y en una sola pantalla. Con un clic puede bajar un nivel y ver
más detalle. Omega también utilizó Tableau para permitir a los usuarios hacer un mejor uso
de los informes que ya conocen.
“La respuesta ha sido realmente asombrosa”, dice Steele. “Los clientes actuales y potenciales
realmente entienden que esto es diferente. No hay artificios. Nuestra solución de BI realmente
funciona a una fracción del costo de la solución de nuestros competidores. Como resultado,
hemos visto un aumento en las ventas del 200 % durante los últimos dos años”.
Ahora, los vendedores de Omega vuelven con historias muy diferentes. Según Steele,
“Los clientes de nuestros competidores les preguntan cuándo estarán a nuestra altura”.
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Conclusión
La pregunta “¿comprar o crear?” no tiene una respuesta sencilla. La respuesta depende de la
situación actual de la organización, y de sus prioridades y recursos.
Existen siete factores a considerar a la hora de evaluar su situación:
•
¿Cuál de sus opciones se implementa más rápidamente?
•
¿Cuál más fácilmente?
•
¿Cuál no distrae a su empresa de su especialización sectorial, sino que se basa en ella?
•
¿Cuál se combina con su software como si perteneciera a él?
•
¿Cuál lee cualquier dato que su cliente pueda utilizar?
•
¿Qué tiene más sentido como inversión?
En algunos casos, puede ser mejor crear su propia solución en la empresa. No obstante, para los
ISV que desean una rápida salida al mercado con un producto de alta calidad que se implemente
rápidamente, hacer uso de una herramienta existente con una base de clientes satisfecha suele
ser la mejor respuesta.
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Acerca de Tableau
Tableau Software ayuda a las personas a ver y comprender los datos. Gracias a un nuevo
y revolucionario enfoque de inteligencia de negocios (BI), Tableau le permite conectarse a
sus datos, visualizarlos y compartirlos rápidamente. Sin problemas, desde su PC o su iPad.
Cree y publique dashboards y compártalos con colegas, socios o clientes, sin necesidad de
tener conocimientos de programación. Para ver la forma en que Tableau puede ayudar a su
organización, descargue la versión de prueba gratuita en tableau.com/es-es/products/trial.
Recursos adicionales
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Tableau y Tableau Software son marcas comerciales de Tableau Software, Inc. Todos los demás nombres
de productos y empresas pueden ser marcas comerciales de las respectivas empresas con que se asocian.
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