Lineamientos para auditorías internas y las auditorías internas de

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LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS
Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD
Departamento Nacional de Planeación
Bogotá, 2015
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LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y
AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1
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7
7.1
7.2
8
8.1
8.2
9
9.1.1
9.1.2
9.1.3
10
10.1
10.2
11
12
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 3
OBJETIVO................................................................................................................................. 3
ALCANCE ................................................................................................................................. 3
REFERENCIAS NORMATIVAS ................................................................................................... 4
DEFINICIONES.......................................................................................................................... 5
DOCUMENTOS ASOCIADOS ..................................................................................................... 6
PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS Y SEGUIMIENTOS DE LA OCI ......................................... 6
Criterios para la Elaboración del Programa Anual de Auditorías y Seguimientos de la OCI ............... 6
Criterios para la Elaboración del Programa de Auditorías Interna de Calidad ................................... 7
ASPECTOS A TENER EN CUENTA ............................................................................................ 8
Revisión del Mapa de Riesgos de Auditorías Internas de Calidad: .................................................. 8
Recursos: .................................................................................................................................. 8
PERFIL Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO AUDITOR ......................................................... 9
Coordinador de Auditorías........................................................................................................... 9
El Líder del Equipo Auditor ........................................................................................................ 10
Auditor Interno de Calidad ......................................................................................................... 11
EVALUACIÓN DE LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD .................................................. 13
Criterios para la Evaluación de los Auditores Internos.................................................................. 14
Resultado de las Evaluaciones .................................................................................................. 15
CAPACITACIÓN DE AUDITORES ............................................................................................. 15
PAUTAS PARA LA REDACCIÓN DE SITUACIONES IDENTIFICADAS EN AUDITORIA INTERNA O
EN AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD.................................................................................... 15
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INTRODUCCIÓN
El Departamento Nacional de Planeación busca asegurar que los sistemas implementados en el
Departamento funcionen adecuadamente, un medio empleado para lograrlo, es a través de la
realización de las auditorías internas (para el Sistema de Control Interno – SCI) y otro es a través de
las auditorías internas de calidad (para el Sistema de Gestión de Calidad – SGC), para ambos casos
se obtienen evidencias de cumplimiento o incumplimiento de los requisitos establecidos en las normas
NTCGP1000 e ISO 9001, el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, los requisitos establecidos
por el SGC y la normativa aplicable a cada uno de los procesos; producto de lo cual se definen
hallazgos, no conformidades y/o oportunidades de mejora las cuales son objeto de auditoría interna de
revisión de la eficacia por parte de la OCI.
2
OBJETIVO
Establecer parámetros para la realización de las auditorías internas y las auditorías internas de
calidad, en conformidad con los requisitos establecidos en: el MECI, las normas ISO, NTCGP1000, los
Sistemas de Gestión implementados en el DNP y la normativa vigente aplicable a cada proceso. Así
como establecer, las directrices en aspectos relacionados con la elaboración del Programa Anual de
Auditorías y Seguimientos OCI, el programa de auditorías internas de calidad, el perfil, las
responsabilidades y la herramienta de evaluación de los auditores, y la redacción de hallazgos, no
conformidades y oportunidades de mejora.
3
ALCANCE
Este documento deber ser conocido y aplicado por el Jefe de la Oficina de Control Interno, el
coordinador de auditorías internas de calidad, los auditores de la OCI y los auditores internos de
calidad del Departamento, para la elaboración y ejecución del Programa Anual de Auditorías y
Seguimientos OCI y el programa de auditorías internas de calidad, ya que en él se describen sus
responsabilidades y compromisos, así como también criterios a tener en cuenta para la redacción de
hallazgos, no conformidades y oportunidades de mejora.
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REFERENCIAS NORMATIVAS
1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP-1000:2009
2. Norma Técnica de Calidad NTC ISO 9001:2008
3. Norma Técnica de Calidad NTC ISO 19011:2011
4. Decreto 1785 de 2014 “Por el cual se establecen las funciones y los requisitos generales para los
empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de los organismos y entidades del orden
nacional y se dictan otras disposiciones”.
5. Decreto 943 de 21 de mayo de 2014” por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control
Interno – MECI”
6. Resolución Interna DNP 4169 de 2014 por la cual “se adopta el Manual Especifico de Funciones y
de Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal del Departamento Nacional
de Planeación”.
7. Guía de Auditoría para Entidades Públicas del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP
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DEFINICIONES
Hallazgo:
Es el resultado de la comparación que se realiza entre un criterio establecido y la
situación actual encontrada durante el examen de una actividad, procedimiento o
proceso1.
Para efectos de las auditorías internas, los seguimientos adelantados por la OCI
y las auditorías realizadas por la CGR, el concepto del hallazgo: se refiere a las
deficiencias de control y/o observaciones de auditoría encontradas una vez
evaluadas, valoradas y validadas con el auditado.2
No Conformidad:
Incumplimiento de un requisito. Este concepto se aplica en las auditorías internas
de calidad.
Oportunidad de Mejora: Son situaciones identificadas en la ejecución de un proceso que reflejan la
posibilidad de ocurrencia de un evento que afecta el desarrollo normal de las
funciones de la entidad y el cumplimiento de sus objetivos que pueden ser de
carácter: normativo, procedimental o de lineamientos internos y que al ser
detectados pueden ser atendidos oportunamente para prevenir su ocurrencia,
permitiendo aumentar la capacidad de cumplir los requisitos y optimizar el
desempeño.
Recomendación:
Sugerencia establecida a partir de las auditorías internas realizadas por la Oficina
de Control Interno con el fin de mejorar la gestión de la entidad.3
1 Definición tomada de la Guía de Auditoría para las Entidades Públicas del DAFP, septiembre de 2013
2 Guía de Auditoría de la Contraloría General dela República ajustada en el contexto SICA febrero de 2013
3 Concepto establecido a partir del Art. 3, literal d, de la Ley 87 de 1993
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DOCUMENTOS ASOCIADOS
Subproceso “Auditorías Internas de Calidad” SG-EV-AI
Subproceso “Auditorías Internas” SG-EV-EI
Formato Programa de Auditoría F-OCI-01
Formato Evaluación a la Auditoría Interna de Calidad F-OCI-05
Lineamiento para la Formulación y Seguimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora
– AP-L01.


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PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS Y SEGUIMIENTOS DE LA OCI
El programa anual de auditorías y seguimientos de la OCI busca planificar y establecer los objetivos a
cumplir anualmente para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de operación, control y gobierno
e incluye los siguientes aspectos:








Auditorías internas
Auditorías internas de calidad
Auditorías internas de revisión de la eficacia
Evaluaciones de carácter normativo
Seguimientos de verificación de cumplimiento normativo
Asesoría
Fomento de la Cultura del Control
Actividades de planeación y seguimiento inherentes a las funciones de la OCI
El programa anual de auditorías internas y seguimientos es presentado por el Jefe de la Oficina de
Control Interno al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del DNP, este comité
también aprueba en otra sesión la relación de los procesos que serán objeto de auditoría interna de
calidad.
Para la elaboración del programa anual de auditorías y seguimientos de la OCI y del programa de
auditorías internas de calidad se tendrán en cuenta los siguientes criterios:
7.1
Criterios para la Elaboración del Programa Anual de Auditorías y Seguimientos de la OCI
Para la elaboración del programa anual de auditorías y seguimientos se deben considerar los
siguientes criterios:

Normativa Vigente: se deben incluir las evaluaciones, auditorías y seguimientos exigidos por
la normativa vigente aplicable.

Mapa de Riesgos de Corrupción: tienen prioridad los procesos relacionados con los riesgos
de corrupción incluidos en el mapa de riesgos de corrupción institucional vigente.
Nota: Serán excluidos los procesos que fueron objeto de auditoría en el año inmediatamente
anterior, si cumplen con las siguientes condiciones:
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 Que no se haya materializado alguno de los riesgos identificados en el mapa riesgos
de corrupción en el año anterior;
 Que durante el mismo periodo se hayan presentado modificaciones en los controles
definidos para los riesgos identificados, que a juicio del equipo auditor no representan
mejoras para el logro del objetivo del proceso.

Riesgos Inaceptables en el Mapa de Riesgos de Gestion: Tendrán prelación para
incorporarse en el programa de auditorías y seguimientos OCI, los procesos cuyos riesgos
hayan obtenido una calificación en el mapa de riesgos de gestión antes de controles que los
ubique en la zona de INACEPTABLE

Producto de Cara al Cliente Externo: Tendrán prelación para incorporarse en el programa
de auditorías y seguimientos OCI, los procesos cuyos productos están de cara al cliente
externo.

Relevancia para Cumplir los Objetivos del DNP: Tendrán prelación para incorporarse en el
programa de auditorías y seguimientos OCI, los procesos, proyectos, planes, programas y
actividades, entre otros, que hayan sido identificados como relevantes para el cumplimiento de
los objetivos del DNP

Prioridades de la Alta Dirección: se incluyen en el programa anual de auditorías y
seguimientos de la OCI los procesos que a solicitud de la Alta Dirección deban ser auditados.
7.2
Criterios para la Elaboración del Programa de Auditorías Interna de Calidad
La Oficina de Control Interno ha establecido que el ciclo de auditorías para el DNP es de tres (3) años,
tiempo en el cual deben ser auditados el 100% de los procesos del SGC, a continuación se presentan
criterios complementarios para la elaboración del programa de auditorías internas de calidad:

Situación de los Documentos a Auditar: para identificar los procesos que pueden ser objeto
de auditoria interna de calidad se confirma con el Grupo de Planeación, el estado a la fecha de
la auditoría de los diferentes documentos que conforman el SGC de la Entidad. Entiéndase por
estado, la vigencia del documento del SGC, por ejemplo: vigente, obsoleto, eliminado o
suspendido.

Auditorías Internas Adelantadas por la OCI Durante la Misma Vigencia: los procesos
programados para auditoría interna serán excluidos del programa de auditoría interna de
calidad; en razón a que la dependencia líder del proceso sería objeto de dos auditorías en el
mismo periodo y sobre el mismo tema.

La Importancia de los Procesos: para las auditorías internas de calidad se seleccionan los
procesos del modelo de operación del SGC del DNP, estableciendo una muestra que incluya
procesos de todos los niveles. El programa deberá incluir todos los procesos del nivel de
evaluación y el proceso de administración de riegos, con excepción de la aplicación del criterio
de situación de los documentos a auditar.
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8.1
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
Procesos o Servicios con Fallas de Calidad: en lo posible se deben incluir los procesos en
los que se hayan identificado quejas, peticiones o reclamos de clientes internos, externos o
atención al usuario y los productos y/o servicios no conformes presentados en el informe
semestral según lo establecido en AR-L01 Lineamiento para el Control y Tratamiento de
Productos y/o Servicios No Conformes del DNP.

Auditorías internas o externas previas: considerar los resultados de auditorías anteriores y
requerimientos de entes de control.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA
Revisión del Mapa de Riesgos de Auditorías Internas de Calidad:
Es necesario revisar la pertinencia y actualización de los controles definidos para cada uno de los
riesgos identificados en el mapa de riesgos para el subproceso “Auditorías Internas de Calidad”.
8.2
Recursos:
Es importante tener en cuenta que los recursos: humanos, técnicos, tecnológicos, financieros,
logísticos necesarios para el desarrollo del Programa Anual de Auditorías y Seguimientos de la OCI
y de auditorías internas de calidad son coordinados por la Oficina y suministrados por el DNP.

Recurso Humano: para conocer el número de auditores con los que se cuenta para adelantar
la auditoría interna de calidad del respectivo año, es necesario actualizar el listado de
auditores internos certificados vigentes en el DNP de los cuales se excluirán aquellos
auditores que hayan obtenido una calificación promedio interior a 8,0 puntos.

Competencia del Recurso Humano: para las auditorías internas de calidad el coordinador de
auditorías debe verificar el perfil requerido para ser integrante del equipo auditor (ver numeral
9 de este lineamiento). En el caso específico de las auditorías internas la formación y perfil se
encuentran definidos para los funcionarios en el manual de funciones y competencias
laborales y para los contratistas en el perfil del contratista definido en los estudios previos. Se
aplicará el principio de independencia definido en las normas NAGA y la NTC ISO 19011, para
la asignación de los auditores para las auditorías internas y auditorías internas de calidad,
respectivamente.
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PERFIL Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO AUDITOR
9.1
Perfil y responsabilidades del equipo auditor de calidad.
Para auditorías internas de calidad el quipo Auditor del DNP está conformado por el Coordinador de
Auditorías, el Líder del Equipo Auditor y por los Auditores Internos, a continuación se definen los perfiles y
responsabilidades de cada uno.
El equipo auditor se conformará teniendo en cuenta las competencias necesarias para alcanzar los
objetivos de la auditoría individual dentro del alcance definido. Si sólo hay un auditor, el auditor debería
realizar todas las tareas aplicables a un líder de equipo auditor. 5.4.4 ISO 19011
9.1.1
Coordinador de Auditorías
El Coordinador de Auditorías debe cumplir con el siguiente perfil:
REQUISITOS
Educación
Experiencia
laboral
-
Conocimientos -
Habilidades
-
Profesional en cualquier disciplina (Ingenierías, Administración, Financieras,
Económicas, entre otras.)
Mínimo 4 años de experiencia profesional relacionada con actividades de Control
Interno o del Sistema de Gestión de Calidad.
Certificado de auditor interno en la NTC ISO 9001 y/o NTCGP 1000.
Certificado de Auditor Líder en la NTC ISO 9001 y/o NTCGP 1000
Equilibrar fortalezas y debilidades del equipo auditor.
Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor.
Planificar y organizar el trabajo eficazmente.
Administrar el tiempo.
Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito.
Desarrollar una relación de trabajo armoniosa entre el equipo auditor y auditado.
Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría.
Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y
revisando documentos, registros y datos.
Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar
los hallazgos y conclusiones de la auditoría.
Prevenir y resolver conflictos, cuando sea necesario.
Tabla 1- Perfil Coordinador de Auditorías
El Coordinador de Auditorías es responsable por realizar las siguientes actividades:

Elaborar y presentar el programa anual de auditorías internas de calidad al Jefe de la Oficina de
Control Interno.
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9.1.2
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Apoyar a la OCI en las actividades relacionadas con la preparación de las auditorías internas de
calidad.
Identificar y evaluar los riesgos para el programa de auditoría.
Determinar los recursos necesarios.
Asegurarse de que se gestionan y mantienen los registros apropiados del programa de auditorías
internas de calidad.
Coordinar con los Auditores Internos de Calidad la realización de las auditorías internas al
Sistema de Gestión de Calidad de la entidad.
Revisar los resultados de las auditorías internas de calidad y proponer los ajustes a que haya
lugar.
Consolidar y presentar al Jefe de la Oficina de Control Interno el informe consolidado del estado
del Sistema de Gestión de Calidad.
Apoyar a la Oficina de Control Interno en los temas relacionados con la capacitación de Auditores
Internos de Calidad del DNP.
Apoyar a la Oficina de Control Interno en la consolidación de los resultados de las evaluaciones
de los Auditores Internos de Calidad.
Apoyar a la OCI en la elaboración del programa de auditoría de revisión de la eficacia y en su
ejecución.
El Líder del Equipo Auditor
El líder del equipo auditor debe cumplir con el siguiente perfil:
REQUISITOS
Educación
-
Experiencia
laboral
Conocimientos Habilidades
-
Profesional en cualquier disciplina (Ingenierías, Administración, Financieras,
Económicas, entre otras.)
Mínimo tres (3) años de experiencia laboral
Certificado de auditor interno en la NTC ISO 9001 y/o NTCGP 1000
Planificar y organizar el trabajo eficazmente.
Administrar el tiempo.
Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito.
Desarrollar una relación de trabajo armoniosa entre el equipo auditor y auditado.
Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría.
Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y
revisando documentos, registros y datos.
Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los
hallazgos y conclusiones de la auditoría.
Prevenir y resolver conflictos, cuando sea necesario.
Tabla 2 - Perfil Líder Equipo Auditor
El líder del equipo auditor es responsable por realizar las siguientes actividades:
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







9.1.3
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Solicitar al Coordinador de Auditorías Internas del DNP la documentación requerida para adelantar
la auditoría interna de calidad
Elaborar el plan de auditorías y la lista de verificación y presentarlos al Coordinador de Auditorías
Internas del DNP.
Preparar y organizar los documentos necesarios para la realización de la auditoría.
Revisar previamente la documentación relacionada con la auditoría interna de calidad.
Coordinar las actividades a realizar por cada uno de los miembros del equipo auditor.
Concertar con el Equipo Auditor los hallazgos identificados.
Realizar auditoría de campo
Presentar ante los auditados los resultados de las auditorías y concertar las diferencias que se
puedan presentar.
Elaborar y presentar al Coordinador de Auditorías Internas del DNP, el informe con los resultados
de las auditorías internas de calidad en que participe y realizar los ajustes solicitados.
Auditor Interno de Calidad
El auditor interno debe cumplir con el siguiente perfil:
REQUISITOS
Educación
-
Formación Técnica, Tecnológica o Profesional en cualquier disciplina
(Ingenierías, Administración, Financieras, Económicas, entre otras.)
Experiencia
laboral
-
Mínimo un (1) año de experiencia laboral
-
Certificado de auditor interno en la NTC ISO 9001 y/o NTCGP 1000
-
Planificar y organizar el trabajo eficazmente.
Administrar el tiempo.
Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito.
Desarrollar una relación de trabajo armoniosa entre el equipo auditor y
auditado.
Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría.
Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando,
observando y revisando documentos, registros y datos.
Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para
apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoría.
Prevenir y resolver conflictos, cuando sea necesario.
Conocimientos
Habilidades
-
Tabla 3 - Perfil Auditor Interno de Calidad
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El auditor interno es responsable por realizar las siguientes actividades:
 Apoyar al líder del equipo auditor en la elaboración del plan de auditorías y la lista de verificación.
 Apoyar al líder del equipo auditor en la preparación y organización de los documentos para la
auditoría interna de calidad.
 Revisar previamente la documentación relacionada con la auditoría interna de calidad.
 Participar en la ejecución de la auditoría de campo
 Presentar al líder del equipo auditor los hallazgos identificados durante el desarrollo de la auditoría
interna de calidad.
 Apoyar al líder del equipo auditor en la elaboración del informe de auditoría interna de calidad en
que participe y realizar los ajustes solicitados.
9.2 Perfil y responsabilidades del equipó de auditores para las auditorías internas
Para las auditorías internas, el Departamento Nacional de Planeación cuenta con un equipo
multidisciplinario asignado a la Oficina de Control Interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones de
la Entidad, este equipo se encuentra coordinado en todos los casos, por el Jefe de la Oficina de Control
Interno.
Para cada auditoría interna, el equipo auditor o el auditor interno serán asignados teniendo en cuenta los
temas que se tratarán en éstas, con el fin de cumplir con los objetivos de la auditoría programada y de
conformidad con el alcance definido en el plan de trabajo4.
9.2.1
Perfil y responsabilidades del auditor interno
El Auditor Interno debe cumplir con el siguiente perfil:
REQUISITOS
Educación
-
Experiencia
laboral
Conocimientos -
4
Título Profesional en cualquier disciplina (Ingenierías, Administración, Financieras,
Económicas, Derecho, entre otras.)
Mínimo (25) meses de experiencia profesional relacionada
Normatividad que rige el Sistema de Control Interno - MECI
Sistemas de Gestión
Subproceso Auditorías Internas SG-EV-EI. Versión 10.
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Habilidades
-
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REQUISITOS
Planificar y organizar el trabajo eficazmente.
Administrar el tiempo.
Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito.
Desarrollar una relación de trabajo armoniosa entre el equipo auditor y auditado.
Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría.
Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y
revisando documentos, registros y datos.
Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los
hallazgos y conclusiones de la auditoría.
Prevenir y resolver conflictos, cuando sea necesario.
Tabla 4 - Perfil y responsabilidades del auditor interno
Nota: Para los funcionarios de la Oficina de Control Interno los requisitos del cargo se encuentran definidos
en el Manual de Funciones de la Entidad conforme a la Resolución vigente por la cual se adopte el Manual
Especifico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal del
Departamento Nacional de Planeación. Para el caso de los contratistas que laboren en la Oficina de
Control Interno apoyando el desarrollo de las auditorías, el perfil se encuentra definido en los estudios
previos.
El auditor interno es responsable de realizar las siguientes actividades:







Elaborar y enviar el plan de trabajo de la auditoría interna.
Solicitar los documentos necesarios para dar inicio a la auditoría interna.
Analizar, evaluar y confirmar la información suministrada para la realización de la auditoría interna.
Elaborar y remitir informe de auditoría interna preliminar.
Revisar y analizar la respuesta al informe preliminar.
Remitir informe definitivo.
Realizar seguimiento y revisión de la eficacia de las acciones formuladas.
10 EVALUACIÓN DE LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD
La Oficina de Control Interno establece los criterios y parámetros para evaluar a los auditores internos
de calidad, cubriendo aspectos relacionados con sus competencias y habilidades evaluando aspectos
relacionados con la aplicación de los conocimientos teóricos adquiridos, y las habilidades y destrezas
ejercitadas a lo largo del ejercicio de Auditoría. Esta evaluación es aplicada a los diferentes miembros
del equipo auditor, durante el desarrollo de la Auditoría Interna de Calidad por las personas con las
cuales estos interactúan y es realizada a través del formato F-OCI-05 “Evaluación a la Auditoría
Interna de Calidad”.
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10.1 Criterios para la Evaluación de los Auditores Internos
Para evaluar habilidades y destrezas que debe tener el Auditor Interno se ha establecido el formato
F-OCI-05 “Evaluación a la Auditoría Interna”, a través del cual se evalúa el desempeñan de los
auditores (no se evalúa a la persona). Esta evaluación denominada técnicamente de 360º, está
conformada por evaluaciones parciales de hasta diez (10) preguntas, que en los casos en que
aplique son realizadas por: el Auditado, el Auditor interno, el Líder del Equipo Auditor, el Coordinador
de Auditorías y el Jefe de la Oficina de Control Interno de la siguiente manera:
El Auditado: evalúa el desempeño del Auditor Interno durante el desarrollo de la entrevista,
independientemente que al interior del Equipo Auditor éste desarrolle el rol de: Auditor Líder, Auditor
Interno o Coordinador de Auditorías.
El Auditor Interno: evalúa en los casos que aplique, el desempeño del Líder del Equipo Auditor
durante el desarrollo de la Auditoría Interna al proceso o documentos asociados o al Jefe de la
Oficina de Control Interno para las auditorías internas.
El Líder del Equipo Auditor: evalúa en los casos que aplique, el desempeño del Jefe de la Oficina
de Control Interno, el Coordinador de Auditorías y del Auditor Interno, durante el desarrollo de la
Auditoría Interna o Auditoría Interna de Calidad al proceso, proyecto o actividad asociada, en
aspectos como: planeación y realización de la auditoría, distribución de actividades al interior del
equipo de trabajo, recursividad y receptividad frente a las situaciones presentadas por el equipo
auditor.
El Jefe de la Oficina de Control Interno o el Coordinador de Auditorías: evalúa en los casos que
aplique, el desempeño del Líder del Equipo Auditor en las diferentes etapas de: planeación,
realización, verificación y ajustes que se presenten durante el desarrollo de la auditoría interna o de
la auditoría interna de Calidad.
La evaluación realizada por cada uno de los actores intervinientes en el ejercicio de la Auditoría
interna de calidad y auditoría interna, debe ser independiente y objetiva.
Para cada una de las preguntas, el evaluador debe seleccionar una sola respuesta entre las
opciones de: Excelente, Bueno, Regular, Deficiente y No Aplica. Los valores asignados a cada
respuesta se presentan a continuación:
CALIFICACIÓN
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
No Aplica
PUNTAJE
10
8
6
4
0
Tabla 5 - Valores asignados a la respuesta
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10.2 Resultado de las Evaluaciones
1.
El resultado de la evaluación de la auditoría será el promedio simple de los puntajes obtenidos por
el auditor en los diferentes roles que desarrolle durante la auditoría interna de calidad y se presentará
en el siguiente cuadro:
CALIFICACIÓN PROMEDIO
#
Nombre
Auditor
Rol
Auditoria
Auditado\
Audit. Int.
Audit. Int. \
Lider Eq.
Audit.
Lider Eq.
Audit. \
Audit. Int.
Jefe OCI Coord.
Audit \
Lider Eq.
Audit.
Jefe OCI Lider Eq.
Audit. \
Coord.
Audit.
Puntaje
Total
1
2
3
4
5
6
Tabla 6 – Calificación promedio de los auditores
Cuando los auditores obtengan un puntaje total inferior a 7,0 puntos, se analizan e identifican los
aspectos donde el auditor interno presenta debilidades, y se determinan las acciones pertinentes que
apunten a aumentar sus competencias.
Cuando los auditores obtengan un puntaje total igual o superior a 7,0 puntos, se analiza la
pertinencia de incluirlos en nuevas capacitaciones que fortalezcan los conocimientos y habilidades
adquiridos.
11 CAPACITACIÓN DE AUDITORES
La Oficina de Control Interno estudia la pertinencia de incluir en el plan de capacitación, los temas
relacionados con la formación de nuevos auditores internos de calidad, y con la actualización y la
mejora del desempeño de los auditores que conforman el equipo auditor del Departamento.
12 PAUTAS PARA LA REDACCIÓN DE SITUACIONES IDENTIFICADAS EN AUDITORIA INTERNA O
EN AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
Al redactar situaciones identificadas en el ejercicio auditor, tenga en cuenta:
 Incluir la información de manera corta y concisa, de tal manera que el lector pueda entender y
juzgar el informe presentado.
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y
AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD
CÓDIGO: AI-L01
VERSIÓN: 9
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 No mezclar situaciones evidenciadas que no tengan relación en si contenido frente al criterio
afectado.
 Identifique la existencia de situaciones o comportamientos que el proceso presenta y le permiten
aportar a la optimización de sus resultados, lo anterior se identificará en el informe de auditoría
como fortaleza.
 Evite palabra imprecisa como:
- Algunos, bastantes, demasiados, pocos, varios, entre otros; determine siempre la cantidad.
- En el futuro, en el pasado; precise la fecha
- Nada, ninguna, todos, siempre; definir términos absolutos.
Con el fin de normalizar la expresión de los auditores del DNP frente a las situaciones identificadas
en desarrollo de las auditorías internas o auditorías internas de calidad, se aplicarán las definiciones
establecidas en “Lineamientos para la Formulación y Seguimiento de Acciones Preventivas,
Correctivas y de Mejora”.
A continuación se presentan elementos que servirán como referencia para compararlos con la
evidencia de la auditoría base para la redacción de las situaciones identificadas:
1. No Conformidades / Hallazgos:
1.1.
Descripción (Evidencia): La redacción de una No conformidad o un hallazgo debe dar
cuenta de las condiciones en las cuales ha sido observado; por lo tanto en su enunciado
deben ser claramente identificables elementos como: desde cuándo se ha identificado, cómo
se dieron cuenta, qué magnitud tiene, cuántas veces se ha presentado; así como todos
aquellos datos que contribuyan a caracterizar su identificación. En consideración de lo
anterior debe evitarse el uso de adjetivos como "bajo", "muy", "poco" o cualquier término que
impida determinar objetivamente las veces que se ha evidenciado la situación evidenciada
citada o cualquier término que esté sujeto a interpretación por parte del auditado.
1.2.
Criterio: Son las normas, políticas, procesos, manuales, lineamientos y guías empleados
durante la auditoría, establecidos como mandatorios y aprobados por la entidad para su
aplicación, a partir de los cuales se deben contrastar las situaciones evidenciadas en la
auditoría.
1.3.
Impacto: Elemento que busca generar reflexión en los auditados acerca de la importancia
del cumplimiento o aplicación del criterio (requisito), por cuanto refiere al efecto en el
proceso o desviación frente al requisito y constituye el último elemento para la redacción del
hallazgo.
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Lo anterior se presenta en los siguientes diagramas:
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Fecha de Aprobación: 11 de Noviembre de 2015
Revisó:
__________________________________
Julie Andrea Soto Laverde
Profesional de la Oficina de Control Interno
Aprobó:
_________________________________
Diego Gustavo Falla Falla
Jefe de la Oficina de Control Interno
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