Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad

Sistema
de
Gestión de
Garantía
de la
Calidad
SGGC
Dirección de Planeación
Sistema
de
Gestión de
Garantía
de la
Calidad
SGGC
Dirección de Planeación
Sistema
de
Gestión de
Garantía
de la
Calidad
SGGC
Dirección de Planeación
Contenido
1.
INTRODUCCIÓN
7
2.
PROCESO DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
7
2.1
POLÍTICA DE CALIDAD
8
2.2
OBJETIVOS DE CALIDAD
8
2.3
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD
10
2.3.1
COMITÉ DE PLANEACIÓN Y
DESARROLLO
11
2.3.2
COMITÉS DE EVALUACIÓN DE
PROGRAMAS, PROCESOS O
PROYECTOS
12
2.3.3
GRUPO DE NORMALIZACIÓN
13
2.3.4
GRUPO DE APOYO LOGÍSTICO
14
2.3.5
AUDITORÍA Y MEJORAMIENTO DE
LOS PROCESOS
15
1.
Introducción
El Sistema de Gestión de la Calidad de
la Universidad Pontificia Bolivariana
Seccional Bucaramanga comprende
la política, los objetivos, el proceso,
las responsabilidades y normas de
calidad que regulan y garantizan la
calidad de los servicios que ofrece y la
plena satisfacción de sus usuarios.
2.
Proceso de
Gestión de la
Calidad
El proceso de Gestión de la Calidad,
para la UPB seccional Bucaramanga,
en su concepción se sustenta en las
directrices establecidas por la sede
principal pero a la vez sin desconocer la
experiencia adquirida por la Seccional
en el modelo de autoevaluación
institucional aplicado en los procesos
de acreditación y registro calificado de
sus programas académicos.
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2.1 POLÍTICA
DE CALIDAD
La Universidad Pontifica Bolivariana
propende y se compromete con la
búsqueda de la excelencia de los
servicios que ofrece en el cumplimiento
de sus responsabilidades sustantivas
que hacen realidad su misión y
Proyecto Institucional.
2.2.1. Estimular el compromiso
de
toda
la
Comunidad
Universitaria con una cultura de
calidad.
2.2.2. Mejorar la calidad humana
del personal mediante el
desarrollo de competencias que
contribuyan a elevar la calidad
institucional.
La política de calidad se materializa
en los procesos de acreditación, certificación de procesos, reconocimiento
nacional e internacional de grupos de
investigación y de producción intelectual, a través de un Sistema de Gestión
de Garantía de la Calidad orientado al
mejoramiento continuo de los procesos y la generación de una cultura de
calidad.
2.2.3. Optimizar los recursos
físicos y financieros.
2.2.4. Garantizar la alta calidad
y oportuna prestación de
los servicios ofrecidos por la
Universidad.
Tiene como fin primordial alcanzar
la excelencia con sentido humano
mediante el desarrollo integral de
todos los miembros de la comunidad
Universitaria, de la optimización
de los recursos y de la alta calidad y
oportunidad de sus servicios, apoyada
en un Sistema de Gestión de Garantía
de la Calidad dinámico y efectivo
que logre la satisfacción plena de sus
usuarios.
Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad SGGC
2.2 OBJETIVOS DE CALIDAD
2.2.5. Mantener óptimos niveles
de satisfacción de los grupos de
interés internos y externos.
2.2.6.
Revisar y ajustar de
manera permanente el sistema
de gestión para el mejoramiento
continuo de los procesos.
8
MATRIZ DE RELACIÓN: POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD
PÓLITICA
La UPB propende y se
compromete con la búsqueda
de la exccelencia de los servicios
que ofrece en el cumplimiento
de
sus
responsabilidades
sustantivos que hacen realidad
la Misión y el Proyecto
Institucional.
La política de calidad de
materializa en los procesos
de acreditación, certificación,
reconocimiento nacional e
internacional de los grupos de
investigación y de la producción
intelectual, a través de un
Sistema de Gestión de Garantía
de la Calidad orientado al
mejoramiento continuo de los
procesos y la generación de
una cultura de la calidad.
La política de calidad tiene
como fin primordial alcanzar la
excelencia con sentido humano
mediante el desarrollo integral
de todos los miembros de la
Comunidad Universitaria, de la
optimización de los recursos y
de la alta calidad y oportunidad
de sus servicios, apoyado en
un Sistema de Garantía de la
Calidad dinámico y efectivo que
logre la satisfacción plena de
sus usuarios.
FACTOR
OBJETIVO
Compromiso y Pertenencia
6.2.1
Estimular
el
compromiso de toda la
Comunidad Universitaria
con un a cultura de calidad
Mejoramiento de los
procesos
6.2.6 Revisar y ajustar de
manera permanente el
sistema de gestión para el
mejoramiento continuo de
los procesos.
Desarrollo Integral
Optimización de Recursos
Oportunidad
Satisfacción de los usuarios
6.2.2 Mejorar la calidad
humana del personal
mediante el desarrollo
de competencias que
constribuyan a elevar la
calidad institucional
6.2.3 Optimizar los recursos
físicos y financieros
6.2.4 Garantizar la alta
calidad
y
oportuna
prestación de los servicios
ofrecidos por la universidad
6.2.5 Mantener óptimos
niveles de satisfacción
de los grupos de interés
internos y externos
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Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad SGGC
2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD
En la figura 1 se muestra de
manera esquemática la estructura
organizacional para el desarrollo del
proceso de Gestión de la Calidad.
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Figura 1. Estructura Organizacional para la Gestión de la Calidad
La estructura Organizacional está compuesta por:
2.3.1
Comité de Planeación y Desarrollo
El Comité de Planeación y Desarrollo asumirá las responsabilidades del anterior
Comité de Autoevaluación Institucional como el ente rector del proceso y para el
efecto le corresponde:
•
Definir políticas generales de auto-evaluación en concordancia con los
principios orientadores de la Universidad.
•
Propiciar la cultura de la Autoevaluación.
•
Planificar de manera general, el proceso de Autoevaluación, orientar y
articular las acciones de los diferentes grupos que integran el proceso.
•
Elaborar el presupuesto anual requerido para la realización del proceso.
•
Supervisar el proceso y vigilar el cumplimiento de las políticas y objetivos
propuestos.
•
Valorar los resultados de las evaluaciones para orientar la toma de decisiones
hacia el mejoramiento Institucional.
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12
•
2.3.2 Comités de
autoevaluación de
programas, procesos
o proyectos
Sugerir acciones que consideren
pertinentes para el mejoramiento
de los procesos de autoevaluación.
El Comité estará conformado por:
Para cada programa, proceso o
proyecto se constituye un Comité de
Autoevaluación encargado de:
•
Definir las políticas específicas
propias del programa, proceso o
proyecto en concordancia con las
políticas generales definidas por el
Comité de Planeación y Desarrollo.
•
Ajustar el modelo de Gestión de
la Calidad a las singularidades
propias del programa, proceso o
proyecto.
•
Presentar al Comité de Planeación
y Desarrollo, para su aprobación,
los factores a evaluar con su
respectiva ponderación.
•
Constituir grupos de trabajo por
factor.
•
Revisar y aprobar los instrumentos
de autoevaluación.
•
•
•
•
El responsable directo del programa,
proceso o proyecto.
•
Los Coordinadores de cada uno de
los factores.
•
Los Jefes de las Unidades
Organizacionales que sirvan al
programa, proceso o proyecto.
•
Un representante de los usuarios
o grupos de interés del programa,
proceso o proyecto.
Los Grupos de trabajo por factor:
Son los encargados de desarrollar el
proceso de Autoevaluación en el factor
o factores que les corresponda y estará
conformado por un máximo de tres
personas, uno de ellos actuará como
coordinador del grupo.
Corresponde a los grupos de trabajo:
•
Establecer el cronograma para
la realización del proceso de
autoevaluación.
Apropiarse o crear las características,
instrumentos e indicadores del
factor o factores que le corresponda
evaluar.
•
Identificar, organizar y evaluar la
información documental.
Establecer y desarrollar estrategias
de socialización del proceso.
•
Interpretar y analizar los resultados
de la autoevaluación.
•
Elaborar un informe por factor del
proceso de autoevaluación del
programa, proceso o proyecto,
siguiendo las pautas definidas por el
Comité de Planeación y Desarrollo.
Consolidar los informes por Factor
y elaborar el informe final para
su presentación y aprobación por
parte del Comité de Planeación y
Desarrollo.
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Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad SGGC
•
•
•
de
•
Establecer mecanismos para
el seguimiento, evaluación y
mejoramiento continuo de los
procesos.
Socializar y apropiar el modelo de
gestión por procesos.
•
Articular la gestión por procesos
con el sistema de gestión de la
calidad.
Definir los indicadores a aplicar
para la evaluación de los
procesos.
•
Realizar los ajustes derivados del
seguimiento y evaluación de los
procesos.
Le corresponde
Normalización:
•
instructivos y relación
documentos soporte.
2.3.3 Grupo de
Normalización
al
Grupo
de
Apoyar la gestión de los líderes
de cada Macroproceso y de los
responsables de cada proceso.
El Grupo de Normalización estará
coordinado por el Director de
Planeación y conformado por
los profesionales adscritos a esta
dependencia.
Mantener
actualizada
la
documentación
de
los
procedimientos,
flujogramas,
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2.3.4
Grupo de
Apoyo Logístico
El Grupo de Apoyo Logístico es un
grupo asesor en las tareas operativas
y aquellas de carácter técnico o
especializado que se requieran, tales
como:
•
Definir con los grupos de trabajo
por factor, los formatos e
instrumentos de evaluación.
•
Definir el tamaño estadístico de
las muestras.
•
Socializar
y
administrar
las
herramientas
para
el
procesamiento de la información
y la obtención de resultados
derivados del proceso de
autoevaluación.
•
Asesorar en la correcta aplicación
de los instrumentos de evaluación.
•
Recolectar la información y
elaborar las tablas estadísticas.
•
Colaborar en el procesamiento,
análisis
y
conclusiones
derivadas de la aplicación de los
instrumentos de autoevaluación.
•
Recomendar al Comité de
Planeación y Desarrollo acciones
encaminadas al mejoramiento del
proceso.
El Grupo de Apoyo Logístico estará
conformado
por
profesionales
expertos en estadística, Diseño de
Pruebas, Sistemas y en el área a
evaluar.
15
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2.3.5
Auditoría y
mejoramiento de los procesos
b. Quejas, reclamos y sugerencias
La Auditoría de procesos tiene como
fin evaluar y valorar la efectividad
(eficiencia y eficacia) de los procesos
con el fin de garantizar la oportunidad
y calidad de los servicios ofrecidos por
la institución.
•
Recepcionar y direccionar la
queja, reclamo o sugerencia a
la Unidad Organizacional que
corresponda.
•
Verificar la oportuna atención a lo
solicitado.
•
Registrar las respuestas dadas a la
solicitud.
•
Elaborar un informe trimestral
sobre el grado de atención y
solución a las solicitudes.
La Auditoría cubre tres áreas:
a. Auditoría Interna
Corresponde a la Auditoría interna:
•
Definir criterios para la auditoría
de procesos.
•
Elaborar el
auditorías.
•
Seleccionar para cada caso el
equipo auditor.
•
Capacitar a los equipos de
auditoría.
•
Coordinar la ejecución de las
auditorías internas.
•
•
Plan
anual
de
Revisar, aprobar y presentar al
Comité de Planeación y Desarrollo
los informes y conclusiones de las
auditorías realizadas.
Esta responsabilidad se le asignará a
uno de los profesionales adscritos a la
Dirección de Planeación.
c. Mejoramiento continuo
Corresponde al Comité de Planeación
y Desarrollo:
•
Recopilar y analizar los informes
de las auditorías, de los pares
evaluadores y del sistema de
quejas, reclamos y sugerencias.
•
Recibir y revisar
conformidades.
•
Definir e implementar los planes
de mejoramiento.
•
Hacer seguimiento a los planes de
mejoramiento.
Evaluar el desempeño de los
auditores.
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16
las
no
Dirección de Planeación
UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA
Seccional Bucaramanga
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