¿Qué es Estandarización? - Fundacion Universidad del Valle

¿Qué es Estandarización?
Es garantizar que los procesos que se desarrollan en una
organización, sean ejecutados de una manera uniforme por
todos los involucrados en él, para asegurar la calidad de los
productos/servicios.
productos/servicios.
Para ello se requiere definir unos estándares y su sistema de
administración.
administración.
Beneficios de la Estandarización
EMPRESA:
Registro del
conocimiento
Delegación (Base del
Gerenciamiento).
Unificación de
métodos
Autocontrol
Reducción
variabilidad
Facilita
entrenamiento y
capacitación
Antes
PROVEEDORES:
PROVEEDORES:
Especificación
Especificación
correcta de los
materiales
que
se necesitan.
necesitan.
CLIENTES:
CLIENTES:
Garantía
Garantía de la
satisfacción de
sus necesidades
Después
Y si NO estandarizamos
1
Problemas
Falta Insumos
Mala
Programación
2
Apagando
Incendios
3
No hay tiempo
para planear
4
No hay
Mejoramiento
Cómo Estandarizar
Estandarizar
los
Procesos
?
?
?
Identificación
Proceso Críticos
Sensibilización
Definición Reglas de Juego
Diseño de Estándares y
Administración de
Documentos
Entrenamiento a los
Responsables de
Estandarizar
Procesos Críticos
¿Qué es un documento?
Es el conjunto de manuales, procedimientos, instrucciones
de trabajo, datos y formatos, tanto generados por la misma
organización como los que han sido generados
externamente a ella, que son requisitos para cumplir con las
políticas de gestión de la calidad.
calidad.
Tipos de Documentos
Manual de
Calidad:
Documento que especifica el sistema de gestión de calidad
de una organización.
organización.
Caracterización de
Proceso:
Documento que nos permite planear nuestro proceso
(proveedores, insumos, actividades, productos y/o servicios,
clientes), interrelacionarlo con los demás procesos de la
compañía y definir los indicadores que permiten medir la
gestión y el desempeño de dicho proceso.
proceso.
Tipos de Documentos
Procedimiento:
Documento que describe las actividades secuenciales al menor nivel
del mapa de procesos y sus directrices.
directrices. Pueden ser generales, se
aplica a toda la organización - Específicos o instrucciones de trabajo se
aplican a un sector especifico.
especifico. (Ejemplo:
(Ejemplo: Instrucciones para la
operación de una maquina).
maquina).
Formatos:
Definen la forma en la que se registra una
actividad.
Registro:
Evidencia objetiva que demuestra el funcionamiento y la
efectividad del Sistema de Gestión.
Gestión. Es el resultado de una
actividad.
actividad.
Control de Documentos
Conceptos Básicos
Documentos en Edición:
Edición: Son los documentos que se
encuentran en estado de elaboración, revisión o aprobación.
Documentos Vigentes:
Vigentes: Son los documentos que se
encuentran publicados y que ya pasaron por las actividades
de elaboración, revisión y aprobación.
Documentos Obsoletos:
Obsoletos: Documentos que en algún momento
fueron vigentes y que por la creación de una nueva versión o
porque ya no aplican, pasan a ser obsoletos.
Listas de Distribución:
Distribución: Asignación de permisos a las personas
involucradas en los procesos que permite controlar el
conocimiento de las últimas versiones de dichos procesos.
Naturaleza del Cambio:
Cambio: Justificación, motivo o causa por la
cual se realiza una solicitud de cambio a un documento que
ya se encuentra vigente.
Ser legibles y diligenciados con tinta
Conservarlos en condiciones que eviten
el deterioro o pérdida
Diligenciados en su totalidad
Indicar la fecha y firma de quien hizo
el registro
No tener enmendaduras
NOTA: Si hay correcciones debe estar la
firma de quien la hizo
Cumplir lo relacionado a lugar, forma y
sistema de archivo indicado en la Matriz
de Control de Registros