“AUDITORÍA PARA EFECTOS DE CUENTAS POR COBRAR

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN
CAMPUS COATZACOALCOS
“AUDITORÍA PARA EFECTOS DE CUENTAS POR COBRAR”
TESINA
QUE PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA RECEPCIONAL DEL
PROGRAMA EDUCATIVO DE:
LICENCIADO EN CONTADURÍA
PRESENTA:
GÉNESIS ALEJANDRA COLÍN PRIETO
DIRECTOR DEL TRABAJO RECEPCIONAL:
C.P. JOSÉ LUIS ZAPATA ACOPA
COATZACOALCOS, VER. ENERO 2011
AGRADECIMIENTOS
Son muchas personas a las que me gustaría agradecer su amistad, apoyo,
ánimo y compañía en las diferentes etapas de mi vida. Algunas están aquí conmigo y
otras en mis recuerdos en el corazón. Por eso quiero darles las gracias por formar
parte de mí, por todo lo que me han brindado y por todas sus bendiciones.
Mami:
No me equivoco si digo que
eres la mejor mamá del mundo,
gracias por tu apoyo y confianza
que depositaste en mí. Gracias por que
siempre me dices que hacer y no me abandonas.
Te quiero mucho.
Papi:
Este es un logro más que quiero
compartir contigo, gracias por ser mi papá y por creer en mí.
Quiero que sepas que sin ti
no lo hubiera logrado. Te quiero.
A mi pequeño hermano:
Bebi ¿adivina qué?
Ya te gané. Eres el mejor hermano
que una hermana puede tener.
Hermana:
Gracias por ser el ejemplo
de una hermana mayor,
de la cual aprendí aciertos y
de momentos difíciles.
3
Tíos:
Gracias por ser un apoyo en cualquier
momento porque de ustedes también
he aprendido aunque no lo crean.
Los quiero.
A mis abuelitos:
Por estar siempre al pendiente de mi,
ofrecerme su apoyo y por ser unos
abuelitos ejemplares.
Gracias.
Eric Díaz García:
Por su tenacidad y el ejemplo
a seguir que me ha dado.
A mis amigos:
Mil gracias por todos los momentos de desvelo
que hemos pasado juntos y por que han
estado conmigo aunque sea solo para chismear.
A todos mis profesores no solo
de mi carrera sino de toda la vida,
mil gracias porque de alguna manera
forman parte de lo que soy ahora.
Especialmente a usted C.P. José Luis Zapata Acopa
ya que está conmigo en esto por su guía,
gran apoyo y tiempo que me dedicó
para la elaboración de mi tesina.
4
A Dios:
Porque ha estado conmigo a cada paso que doy,
cuidándome y dándome fortaleza para continuar.
A mi novio y amigo Carlos,
por estar conmigo en aquellos momentos
en que el estudio y el trabajo ocuparon mi tiempo
y esfuerzo; y por ser parte importante en el logro
de mis metas profesionales.
5
6
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN. .......................................................................................................... 12
CAPÍTULO 1. GENERALIDADES. ................................................................................... 15
1.1 HISTORIA DE LA AUDITORÍA. ......................................................................... 15
1.2 CONCEPTO DE AUDITORÍA. ........................................................................... 17
1.3 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA. ...................................................................... 18
1.4 CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA. .............................................................. 19
1.4.1 TRADICIONAL........................................................................................... 19
1.4.2 CONTADURÍA PÚBLICA. .......................................................................... 19
1.5 ANTECEDENTES DE LA AUDITORÍA EN MÉXICO. ........................................ 20
1.6 CONCEPTO DE AUDITORÍA FINANCIERA. .................................................... 21
1.7 DICTAMEN ....................................................................................................... 22
1.8 PRINCIPIOS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA...................... 22
1.9 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA................................................................ 23
1.9.1 NATURALEZA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA. ................. 23
1.9.2 EXTENSIÓN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA.
........................................................................................................................... 23
1.9.3 OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA. .............. 24
1.9.4 TÉCNICAS DE AUDITORÍA. ..................................................................... 24
CAPÍTULO 2. CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR COBRAR. .......................... 29
2.1 CONCEPTO DE CUENTA POR COBRAR. ....................................................... 29
2.2 CARACTERÍSTICAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR................................. 29
2.2.1 DOCUMENTOS POR COBRAR DESCONTADO. ..................................... 32
2.3 OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR. ............................................... 33
2.4 GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO. ................................................ 35
7
2.5 DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO........................................................... 35
2.6 TIPOS DE CONTROL INTERNO. ..................................................................... 35
2.7 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. .................................. 37
2.8 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO. ............................................................ 38
2.8.1 LISTADO DE CLIENTES CON EL LÍMITE DE CRÉDITO. ......................... 38
2.9 EL CONTROL INTERNO EN LAS CUENTAS POR COBRAR. ........................ 39
2.9.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA EN LAS CUENTAS POR COBRAR. ...... 39
2.9.2 PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORÍA Y EL CONTROL INTERNO. ...... 39
2.9.3 DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE LAS CUENTAS POR COBRAR. ......... 44
2.9.4 DETERMINACION DE LA POLITICA APROPIADA DE CUENTAS POR
COBRAR. ........................................................................................................... 44
2.10 ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR. .................................................... 45
2.11 EL PROCESO DE LAS CUENTAS POR COBRAR. ........................................ 46
2.11.1 FACTURACION. ...................................................................................... 46
2.11.2 NOTAS DE CREDITO Y CARGO. ........................................................... 46
2.11.3 PAGOS. ................................................................................................... 46
2.11.4 CUENTAS INCOBRABLES. .................................................................... 47
2.12 El CRÉDITO Y LA COBRANZA....................................................................... 47
2.12.1 FUENTES DE INFORMACIÓN DE CRÉDITO ESTADOS FINANCIEROS.
........................................................................................................................... 48
2.12.2 INTERCAMBIOS DE INFORMACIÓN DE CRÉDITO. .............................. 48
2.12.3 POLÍTICAS DE CRÉDITO. ...................................................................... 48
2.13 LA POLÍTICA DE COBRANZA DE LA EMPRESA........................................... 49
2.13.1 NORMAS DE CRÉDITO .......................................................................... 49
2.13.2 CLASES DE RIESGO DE CRÉDITO. ...................................................... 50
2.13.3 TÉRMINOS DE CRÉDITO. ...................................................................... 50
2.13.4 PERIODO DE CRÉDITO. ........................................................................ 51
8
2.14 POLÍTICA DE COBRANZA. ............................................................................ 51
2.14.1 ANÁLISIS DE CARTERA. ........................................................................ 53
2.14.2 CLASIFICACION DE UNA CARTERA DE CLIENTES. ............................ 54
2.14.3 CLIENTES NUEVOS. .............................................................................. 54
2.14.4 CLIENTES EXISTENTES. ....................................................................... 54
2.14.5 CLIENTES PASIVOS............................................................................... 54
2.14.6 CLIENTES INACTIVOS. .......................................................................... 55
2.14.7 CLIENTES POR VOLUMEN DE COMPRA. ............................................. 55
2.14.8 CLIENTES ESPECIALES. ....................................................................... 55
2.15 DEPURACIÓN DE LA CARTERA DE CLIENTES. .......................................... 55
2.15.1 MANTENIMIENTO A LA CARTERA DE CLIENTES. ............................... 56
2.16 EVOLUCIÓN DE ENDEUDAMIENTO. ............................................................ 57
2.16.1 COSTO BENEFICIO. ............................................................................... 57
2.16.2 COSTOS DE COBRANZA. ...................................................................... 57
2.16.3 COSTO DE CAPITAL. ............................................................................. 58
2.16.4 COSTOS DE MOROSIDAD. .................................................................... 58
2.16.5 COSTO DE INCUMPLIMIENTO. ............................................................. 58
2.16.6 BENEFICIOS. .......................................................................................... 59
2.16.7 DESCUENTOS EN EFECTIVO. .............................................................. 59
2.17 AUDITORÍA DE LAS CUENTAS POR COBRAR............................................. 59
2.17.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA. ............................................................ 59
2.18 EL ANÁLISIS DE LA ANTIGÜEDAD DE SALDOS. ......................................... 60
2.19 PROCEDIMIENTOS PARA VERIFICAR LA EXISTENCIA DE CUENTAS A
COBRAR. ........................................................................................................... 62
2.19.1 CONFIRMACIÓN DE ADEUDO. .............................................................. 62
2. 19.1.1 REPERCUSIÓN EN EL INFORME DE AUDITORÍA. ......................... 65
9
2.19.1.2 LOS MÉTODOS DE SELECCIÓN. ..................................................... 65
2.19.1.3 FORMA DE ENVÍO Y RECEPCIÓN. .................................................. 66
2.19.2 COBROS POSTERIORES....................................................................... 67
2.19.3 ARQUEOS DE DOCUMENTACIÓN. ....................................................... 67
2.19.4 ANÁLISIS DE SALDOS. .......................................................................... 68
2.19.5 CONEXIÓN CONTRA OTRAS CUENTAS. .............................................. 68
2.19.6 ESTUDIO DE LA RECUPERABILIDAD. .................................................. 68
CAPÍTULO 3. AUDITORÍA PARA EFECTOS DE CUENTAS POR COBRAR. ............. 70
3.1 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EN LA AUDITORIA PARA
CUENTAS POR COBRAR.................................................................................. 70
3.2 DICTAMEN SIN SALVEDADES. ...................................................................... 83
3.3 PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA......................................................... 85
3.3.1 DISTRIBUCION OFICIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO EN
SECCIONES. ..................................................................................................... 85
3.3.2 DATOS QUE SE COLOCAN EN EL ENCABEZADO DE CADA CEDULA,
EN SU PRIMERA HOJA. .................................................................................... 85
3.3.3 CARPETAS Y CUBIERTAS DE PAPELES DE TRABAJO ......................... 87
3.4 PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA .................................................... 90
3.4.1 ADEUDOS DE CLIENTES Y ESTIMACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES.
........................................................................................................................... 90
3.4.1.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN. ............................................................. 90
3.4.2 ANTICIPOS Y OTROS ADEUDOS Y ESTIMACIÓN DE CUENTAS
INCOBRABLES. ................................................................................................. 90
3.3.2.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN. ............................................................. 90
3.4.3 DOCUMENTOS POR COBRAR, INTERESES SOBRE DOCUMENTOS
POR COBRAR Y ESTIMACIÓN DE DOCUMENTOS INCOBRABLES. .............. 91
3.4.3.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN. ............................................................. 91
10
3.4.4 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR A CLIENTES Y ESTIMACIÓN
DE INCOBRABILIDAD........................................................................................ 91
3.4.5 CUENTAS POR COBRAR POR OPERACIONES DISTINTAS A LAS
VENTAS Y SERVICIOS, Y ESTIMACIÓN, DE INCOBRABILIDAD..................... 94
CONCLUSIÓN. .............................................................................................................. 106
BIBLIOGRAFÍA. ............................................................................................................. 108
11
INTRODUCCIÓN.
El Contador Público es un profesional con pertinencia social que cuenta con
los conocimientos teóricos y prácticos en contaduría general, costos, contribuciones,
auditoria y finanzas, que lo posibilitan para elaborar, supervisar e interpretar
información financiera y administrativa.
El campo de actividad de un contador es muy amplio y abarca diversas
actividades, entre las cuales se encuentra la auditoría externa, es el examen crítico,
sistemático y detallad, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con
la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión
independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y
formular sugerencias para su mejoramiento.
Me motivo a llevar a cabo la elaboración de este trabajo, para conocer la
importancia que puede tener el buen empleo de control interno en el rubro de
cuentas por cobrar, así como el procedimiento que se debe seguir a su revisión.
Anteriormente para evitar todo tipo de fraude en las cuentas, era necesario
una correcta inspección de las cuentas por parte de personas especializadas y
ajenas al proceso, que garantizaran los resultados sin sumarse o participar en el
desfalco, es entonces cuando surge la auditoria; con ayuda de un contador público
especializado en el campo es posible la realización de esta tarea.
Ahora bien, conviene destacar que las auditorias reflejan los errores ya sean
por
procedimientos
de
trabajo
ejecutados
involuntariamente,
por
errores
intencionales, o cualquier tipo de fraude incurrido en una empresa bajo
responsabilidad de quien sea, acontecida en el desenvolvimiento del período fiscal.
Mi objetivo principal de dicha labor, es el mostrar un punto de vista acerca de
la auditoría para efector de cuentas por cobrar y la utilidad que se tiene en las
12
empresas con el fin de indicar vías a través de las cuales, en mi opinión, podría
realizarse este tipo de auditoría.
En este trabajo de investigación, se establecen las generalidades de la
auditoria, así como su evolución, definición y los objetivos que persigue, sus técnicas
normas y procedimientos que debe seguir el mismo para lograr la realización de su
trabajo profesional, esto es lo que a grandes rasgos es el capítulo primero.
En el capitulo segundo también mencionare el concepto de cuentas por
cobrar, tomando en cuenta algunos criterios de autores conocidos, importancia del
control interno en este rubro.
El ultimo capitulo hace referencia a los aspectos generales de la auditoria, el
procedimiento que se debe llevar esto quiere decir respecto al control interno y de
acuerdo a la aplicación de éstas se puede determinar una opinión sobre la situación
real de la empresa.
Así como una serie de cuestionamientos de control interno enfocado a cuentas
por cobrar.
13
CAPÍTULO 1
GENERALIDADES
14
CAPÍTULO 1. GENERALIDADES.
Hay que destacar que tanto en el pasado como en la actualidad ha existido y
existe una necesidad de examinar y evaluar tanto los factores externos e internos de
una organización de manera sistemática y abarcando la totalidad de la misma.
1.1 HISTORIA DE LA AUDITORÍA.
La auditoria tiene como función analizar y apreciar, las acciones correctivas, el
control interno que tienen las empresas para poder avalar la integridad de su
patrimonio, la autenticidad de su información y la eficacia de sus sistemas de gestión.
La auditoria es una profesión antigua, teniendo conocimiento de su existencia ya en
las lejanas épocas de la civilización sumeria.
Alguno de sus antecedentes los podemos encontrar a fines del siglo XV, sin
embargo, fue hasta el siglo XIX en Inglaterra aproximadamente en el año 1862
cuando se impulso la obligación de auditar los resultados financieros de las
empresas públicas, siguiendo a esto los Estados Unidos de América, aunque de una
manera no impositiva.
En algunos países de Europa, en la edad media se crearon diversas
asociaciones profesionales, las cuales ejecutaban funciones de auditoría, siendo de
los más destacados el consejo Londinense (Inglaterra), en 1310 y el Colegio de
contadores de Venecia (Italia), en 1581.
La revolución industrial la cual tuvo lugar en la segunda mitad del siglo XVIII,
dio origen a nuevas técnicas contables, poniendo mayor atención a las técnicas
dirigidas a la auditoria, atendiendo a las principales necesidades originadas por el
surgimiento de las grandes empresas.
En él año de 1935,
James O. McKinsey, que pertenecía a la American
Economic Association sentó las bases para lo que él llamó “Auditoria administrativa”
15
la cual consistía en “Una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz
de su ambiente presente y futuro probable.”
Posteriormente, George R. Terry en 1953 quien menciona que “La esencia de
la auditoria administrativa es un prototipo de una operación de éxito, la cual se lleva a
cabo mediante una revisión periódica
de los procesos de planeación, de la
organización así como de la ejecución y control de una entidad.”
Posteriormente, Larke A.C. planteó la necesidad de realizar auto-auditorias a
pequeñas empresas con el propósito de evaluar su manera de actuar.
En 1959, The American Institute of Management, adiciona un método para
auditar empresas lucrativas y no lucrativas, en el cual ponen mayor atención en la
función, estructura, crecimiento, políticas financieras, eficiencia operativa y
evaluación de estas empresas.
La auditoria sea distinguida durante el pasar del tiempo como la única
profesión capaz de evaluar y dictaminar, operaciones, información financiera y
controles de las instituciones públicas y privadas.
Conforme siguió evolucionando, se requirió que alguien evaluara que los
registros y resultados fueran correctos, veraces y confiables, al inicio estas revisiones
rudimentarias, sin embargo se buscaba que los encargados de la administración de
los negocios reportaran cifras reales y disminuyeran los actos de desfalcos y
pérdidas de bienes y productos que quedaban a su cuidado.
Conforme creció la actividad empresarial aumento la necesidad de emisión de
reportes sobre la información financiera de una organización y que este fuera
avalado por profesional independiente a la entidad, quien era el encargado de
comprobar y dictaminar la veracidad y confiabilidad de los resultados presentados en
los estados financieros de las compañías, y así es como se inicio la primera etapa de
auditoría.
16
El titulo de Auditor apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el
reinado de Eduardo I.
La revolución industrial del Siglo XVIII, implemento nuevas técnicas contables,
especialmente en materia de auditoría buscando cubrir las necesidades de las
grandes empresas, en 1845 en donde el “Railway Companies Consolidation Act”
estableció la obligación de una verificación anual que debía de ser realizada por los
auditores.
1.2 CONCEPTO DE AUDITORÍA.
La palabra Auditoría viene del latín AUDITORIUS, y de esta proviene auditor,
que tiene la virtud de oír, y el diccionario lo considera revisor de cuentas colegiado
pero se asume que esa virtud de oír y revisar cuentas está encaminada a la
evaluación de la economía, la eficiencia y la eficacia en el uso de los recursos, así
como al control de los mismos.
Por otra parte también se define como “La actividad por la cual se verifica la
corrección contable de las cifras de los estados financieros; es la revisión mismas de
los registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras
que muestran los estados financieros emanados de ellos.”1
De acuerdo al Servicio de Administración Tributaria auditoria es “El examen
objetivo y sistemático de las operaciones financieras y administrativas del
contribuyente.”2
La auditoria requiere el ejercicio de un juicio profesional, solido y maduro, para
juzgar los procedimientos que deben seguirse y estimar los resultados obtenidos.
Generalmente se le asocia con la finalidad de detectar errores y fallas
1
2
Mendivil Escalante Víctor Manuel. Elementos de auditoría. Pág.15
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/como_navegar/84_6486.html
17
Según Juan Carlos Mira, “la definición internacional más aceptada, dice que el
objetivo de un examen de los estados financieros de una compañía, por parte de un
auditor independiente, es la expresión de una opinión sobre si los mismos reflejan
razonablemente su situación patrimonial, los resultados de sus operaciones y los
cambios en la situación financiera, de acuerdo con las NIF”3
El concepto más aceptado de auditoría es el que establece la Comisión de
Normas y Procedimientos, menciona que es el examen de los estados financieros de
una entidad, con objeto de que el Contador Público independiente emita una opinión
profesional, respecto a si dichos estados presentan la situación financiera, los
resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en
la situación financiera de una empresa, de acuerdo con las Normas de Información
Financiera.
1.3 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA.
La Auditoria proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e
información concerniente a las actividades revisadas.
Es el examen objetivo de la finalidad de expresar una opinión profesional
sobre la confiabilidad de los estudios financieros si estos presentan razonablemente
la situación financiera de una empresa, así como los resultados de sus operaciones
del periodo examinado.
Se puede hacer mención, entre los objetivos inmediatos de una auditoria son:
el aseguramiento de la confiablidad de los estados financieros y el de rendir una
opinión acerca de la presentación de dichos estados.
Normalmente los cuatro estados financieros básicos auditados son el estado
de situación financiera, estado de resultados, estado de flujos de efectivo y el estado
de variaciones en el capital contable.
3
Mira navarro Juan Carlos. Apuntes de auditoría. Pág. 4
18
1.4 CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA.
El campo de acción del auditor puede ser muy amplio o bien restringido a
determinados fines, según instrucciones recibidas de sus mandantes o clientes. Esto
da origen a distintas clases de auditoría.
1.4.1 TRADICIONAL.
Tradicionalmente
se reconocen dos clases: Auditoría interna y auditoría
externa.
La auditoría interna la desarrollan personas que dependen del negocio y
actúan revisando, las más de las veces, aspectos que interesan particularmente a la
administración, aunque pueden efectuar revisiones programadas sobre todos los
aspectos operativos y de registro de la empresa.
La auditoría externa, conocida también como auditoría independiente, la
efectúan profesionistas que no dependen de la empresa, ni económicamente ni bajo
cualquier otro concepto, y a los que se reconoce un juicio imparcial merecedor de la
confianza de terceros. El objeto de su trabajo es la emisión de un dictamen. Esta
clase de auditoría es la actividad más característica del contador público.
1.4.2 CONTADURÍA PÚBLICA.
La auditoría se puede clasificar en diferentes maneras, dependiendo del punto
de vista o alcance que se desea obtener con la misma. La clasificación de la
auditoría desde el punto de vista de la Contaduría Pública es la siguiente:
•
Auditoría Fiscal
•
Auditoría Interna
•
Auditoría Administrativa
•
Auditoría Operacional
•
Auditoría Financiera
•
Auditoría Integral
19
•
Auditoría Gubernamental
1.5 ANTECEDENTES DE LA AUDITORÍA EN MÉXICO.
El sistema contable inicio con el pueblo olmeca, por otro lado, los aztecas
llevaban un registro de sus negocios, debido al gran auge y desarrollo que empieza a
tener el comercio se incrementa la importancia que tiene el llevar un registro contable
y un control sobre el producto a comercializar.
La contabilidad azteca no solo se aplico a actividades mercantiles también
abarco como el computo calendárico-religioso, el registro de nominas de
trabajadores de diferentes ocupaciones.
Posteriormente, en el año de 1821, la contabilidad sufrió un atraso
considerado con respecto a la evolución de esta práctica en otros países, este atraso
debido a la culminación de la Independencia, ya que dejó a México con trastornos
económicos.
Es hasta el gobierno de Porfirio Díaz, cuando se empieza a superar la crisis
que se tenía y con ello se empieza a notar un avance considerable en los registros
contables, ayudando a esto la creación de una Comisión de Contabilidad.
En 1845, se abre la primera escuela de Contaduría Pública y nueve años más
tarde se abre la Escuela Especial de Comercio. Para 1917, se funda “La Asociación
de Contadores Públicos Titulados” que en 1923 cambia su nombre por “Instituto de
Contadores Públicos Titulados”
y en 1955 cambia a “Instituto Mexicano de
Contadores Públicos”
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. (IMCP), es una federación
la cual se encuentra conformada por los colegios de profesionistas qué agrupan a
más de 20 mil contadores y que fue fundado en 1923. Aquí se emite la normatividad
para el trabajo del auditor independiente, dichas normas son utilizadas en diversos
países además de México.
20
1.6 CONCEPTO DE AUDITORÍA FINANCIERA.
Una auditoría financiera es “Un examen sistemático de los estados
financieros, los registros y las operaciones correspondientes, para determinar el
cumplimiento de las Normas de Información Financiera, de las políticas de la
administración y de los requisitos fijados. 4”
Así, la auditoría financiera es el examen total o parcial de información
financiera, y la correspondiente operacional y administrativa, así como los medios
utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa información.
Quien cuenta con información confiable, veraz, oportuna, completa; adquiere
poder para hacer, para cambiar cosas y situaciones, para tomar mejores y bien
soportadas decisiones.
De aquí surge la vital importancia de la auditoría financiera como elemento de
la administración que ayuda y colabora en la obtención y proporcionamiento de
información contable-financiera, y su complementaria operacional y administrativa,
base para conocer la marcha y evolución de la organización como punto de
referencia para guiar su destino.
A fin de conservar los clientes actuales y atraer nuevos, la mayoría de las
empresas deben conceder créditos y mantener inventarios. Para la mayoría de las
empresas las Cuentas por Cobrar representan una inversión considerable que se
determina a través del volumen de ventas a crédito esta inversión se considera como
propiedades de un negocio, el dinero, las mercancías y las cuentas por cobrar a los
clientes están ligados en una secuencia, ya que el dinero se transforma en
mercancías y éstas en cuentas por cobrar, las cuales a su vez se convierten en
dinero, iniciándose así un ciclo que se repite indefinidamente dentro de las
actividades de una empresa.
4
http://html.rincondelvago.com/normas-internacionales-de-auditoria.html
21
En cada una de estas transformaciones se opera tanto una recuperación de
capital invertido, como un resultado que puede ser una utilidad o una pérdida.
1.7 DICTAMEN
El trabajo de auditoría se cristaliza en un informe final llamado dictamen.
El dictamen es “la opinión del contador público sobre la corrección contable de
las cifras de los estados financieros auditados, opinión a la que llega después de
efectuar su trabajo de examen y que acostumbra a expresar en términos uniformes,
o sea, en términos semejantes.”5
En base a lo anterior se concluye que el dictamen es la opinión que otorga el
contador público, sobre la revisión de los estados financieros, con la finalidad de
revelar que dicha información es razonable y le pueda servir a los interesados de
ella.
1.8 PRINCIPIOS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA.
“El contador público6 independiente puede desempeñar diversas actividades o
trabajos aplicando sus conocimientos técnicos, pero su principal actividades la
auditoria de estados financieros; la cual tiene por objetivo final el emitir una opinión
en la que haga constar que dichos estados financieros presentan la situación
,financiera, los resultados de operación, las variaciones en el capital contable y los
cambios en la situación financiera de la empresa a una fecha, de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
El trabajo de auditoría tiene por consiguiente, como finalidad inmediata,
proporcionar al propio contador público los elementos de juicio y de evidencia
suficiente para poder emitir su opinión de una manera objetiva y profesional.
5
Ibídem. Pág. 16
es un profesional con pertinencia social que cuenta con los conocimientos teóricos y prácticos en contaduría
general, costos, contribuciones, auditoria y finanzas.
6
22
Es, por tanto, responsabilidad personal e indeclinable del propio auditor
determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a
aplicar, que considere necesarios.
El establecer los procedimientos de aplicación general, que puede utilizar el
auditor para obtener la evidencia que fundamente su opinión profesional, sobre los
estados financieros de la empresa que está examinando.
1.9 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA.
o Los procedimientos de auditoría, son el conjunto de técnicas de investigación
aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los
estados financieros sujetos e examen, mediante los cuales, el contador público
obtiene las bases para fundamentar su opinión.
Debido a que generalmente el auditor no puede obtener el conocimiento que
necesita para sustentar su opinión en una sola prueba, es necesario examinar cada
partida o conjunto de hechos mediante varias técnicas de aplicación simultánea o
sucesiva.
1.9.1 NATURALEZA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA.
Los diferentes sistemas de organización, control, contabilidad y en general los
detalles de operación de los negocios, hacen, imposible establecer sistemas rígidos
de prueba para el examen de los estados financieros. Par esta razón el auditor
deberá, aplicando su criterio profesional, decidir cuál técnica o procedimiento de
auditoría o conjunto de ellos, serán aplicables en cada caso para obtener la certeza
que fundamente su opinión objetiva y profesional.
1.9.2 EXTENSIÓN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA.
Dado que las operaciones de las empresas son repetitivas y forman
cantidades numerosas de operaciones individuales, generalmente no es posible
23
realizar un examen detallado de todas las transacciones individuales que forman una
partida global. Por esa razón, cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de
partidas y similitud entre ellas, se recurre al procedimiento de examinar una muestra
representativa de las transacciones individuales, para derivar del resultado del
examen de tal muestra, una opinión general sobre la partida global. Este
procedimiento, no es exclusivo de la auditoria, sino que tiene aplicación en muchas
otras disciplinas. En el campo de la auditoria se le conoce con el nombre de pruebas
selectivas.
La relación de las transacciones examinadas del total que forman el universo,
es lo que se conoce como extensión o alcance de los procedimientos de auditoría y
su determinación, es uno de los elementos más importantes en planeación y
ejecución de la auditoría
1.9.3 OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA.
La época en que los procedimientos de auditoría se van a aplicar se le llama
oportunidad.
No es Indispensable y a veces no es conveniente, realizar los procedimientos
de auditoría relativos al examen de los estados financieros, a la fecha del examen de
los estados financieros. Algunos procedimientos de auditoría son más útiles y se
aplican mejor en una fecha anterior o posterior.
1.9.4 TÉCNICAS DE AUDITORÍA.
Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público
utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita
emitir su opinión profesional.
Las técnicas de auditoría son las siguientes:
24
Estudio general. Apreciación sobre la fisonomía o características generales de
la empresa, de sus financieros y de los rubros y partidas importantes, significativas o
extraordinarias.
Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del Contador Público,
que basado en su preparación y experiencia, podrá obtener de los datos e
información de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o
extraordinarias que pudieran requerir atención especial. Por ejemplo, el auditor
puede darse cuanta de las características fundamentales de un saldo, por la simple
lectura de la redacción de los asientos contables, evaluando la importancia relativa
de los cargos y anotados.
En forma semejante, el auditor podrá observar la existencia de operaciones
extraordinarias, mediante la ración de los estados de resultados del ejercicio anterior
y día actual. Esta técnica sirve de orientación para la aplicación otras técnicas, por lo
que, generalmente deberá aplicarse antes de cualquier otra.
El estudio general, deberá aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es
recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación,
experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional sólido y amplio.
o Análisis. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que
forman una cuanta o una partida determinada, de tal manera que los grupos
constituyan unidades homogéneas y significativas.
El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados
financieros para conocer cómo se encuentran integrados y son los siguientes:
a) Análisis de saldos:
Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas
son compensaciones unos de otros, por ejemplo en una cuenta de clientes, los
abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o
parciales de los cargos por ventas. En este caso, el saldo de la cuenta está formado
25
por un neto qua representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron
en la cuenta. En este caso, se pueden analizar solamente aquellas partidas que
forman parte del saldo de la cuenta. El detalle de estas partidas residuales y su
clasificación en grupos homogéneos y significativos, es lo que constituye el análisis
de saldo.
b) Análisis de movimientos
En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensación
de partidas, sino por acumulación de ellas, por ejemplo, en las cuentas de
resultados; y en algunas cuentas de movimientos compensados, puede suceder que
no sea factible relacionar los movimientos acreedoras contra los movimientos
deudores, o bien, por razones particulares no convenga hacerlo. En este caso, el
análisis de la cuenta debe hacerse por agrupación, conforme a conceptos
homogéneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que
constituyen el saldo de la cuenta.
o
Inspección. Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con
el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o
presentada en los estados financieros.
En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo,
los datos de la contabilidad están representados por bienes materiales, títulos de
crédito u otra clase de documentos que constituyen la materialización del dato
registrado en la contabilidad.
En igual forma, algunas de las operaciones de la empresas o sus condiciones
de trabajo, pueden estar amparadas por títulos, documentos o libros especiales, en
los cuales, de una manera fehaciente quede la constancia deja operación realizada.
En todos estos casos, puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de
la operación realizada o de la circunstancia que se trata de comprobar, mediante el
examen físico de los bienes o documentos que amparan el activo o la operación.
26
o Confirmación. Obtención de una comunicación escrita de una persona
independiente de la empresa examinada y que se encuentra en posibilidad de
conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, confirmar de una
manera válida.
Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la
persona a quien se pide la confirmación, para que conteste por escrito al auditor,
dándole la información que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas.” 7
7
Boletín 5010. (I.M.C.P. Normas y procedimientos de auditoría y normas para atestiguar, 2011)
27
C A P Í T U L O 2.
CONTROL INTERNO PARA CUENTAS
POR COBRAR
28
CAPÍTULO 2. CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR
COBRAR.
En este capítulo se estudiara el rubro de cuentas por cobrar, sus
generalidades del control interno, así como los objetivos de la auditoria para afectos
de cuentas por cobrar; también se conocerán los elementos que debe contener el
programa que elabore el auditor a la realización de su trabajo.
2.1 CONCEPTO DE CUENTA POR COBRAR.
“Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas,
servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.”
8
Las cuentas por cobrar son derechos exigibles originados por ventas, servicios
prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo. La
valuación, según la NIF A-6 dice que las cuentas por cobrar deben de reconocerse
por su valor de realización que es el monto que se recibe, en efectivo, equivalentes
de efectivo o en especie, por la venta o intercambio de un archivo.
Las cuentas por cobrar deben cuantificarse al valor pactado originalmente del
derecho exigible. El valor pactado debe modificarse para reflejar lo que en forma
razonable se espera obtener en efectivo, especie, crédito o servicios de cada una de
las partidas que lo integran.
2.2 CARACTERÍSTICAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
Cuando las cuentas por cobrar sean a largo plazo, el valor de realización debe
cuantificarse considerando su valor presente en términos que definen que dicho valor
presente representa el costo del dinero a través del tiempo, el cual se basa en la
proyección de flujos de efectivo derivados de la realización de un activo o de la
liquidación de un pasivo.
8
BoletínC-3, Normas de Información Financiera
29
Para cuantificar el importe de las partidas que habrán de considerarse
irrecuperables, debe efectuarse un estudio que sirva de base para determinar el valor
de aquellas que serán deducidas o canceladas y estar en posibilidad de establecer o
incrementar las estimaciones necesarias.
Los incrementos o reducciones que se tengan que hacer a las estimaciones,
con base en los estudios de valuación, deberán cargarse o acreditarse a los
resultados del ejercicio en que se efectúen.
Las cuentas por cobrar en moneda extranjera, deben valuarse al tipo de
cambio bancario que esté en vigor a la fecha de los estados financieros.
Las cuentas por cobrar se clasifican en generalmente en tres grupos que son:
Cuentas por cobrar al cliente: Está compuesto de los montos que acuerdan
los clientes con la empresa, debido al crédito tomado por la venta. Dentro del primer
grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la
entidad, derivados de la venta de mercancías o prestación de servicios, que
representen la actividad normal de la misma. En el caso de los servicios, los
derechos devengados deben presentarse como cuentas por cobrar aun cuando no
estuvieren facturados a la fecha de cierre de operaciones de la entidad.
Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los
funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos,
anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta después de su salario.
Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de transacciones
tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o
perdidas entre otros.
Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de
activo corriente después del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo
lo más pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo
normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de
30
doce meses estas deben de colocarse en el renglón de activos no corrientes, es
decir en el de otros activos.
En cuanto a las reglas de presentación, considerando su disponibilidad, las
cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata o a corto
plazo. Se consideran como cuentas por cobrar a corto plazo, aquellas cuya
disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año posterior a la
fecha del balance, con excepción de aquellos casos en el que el ciclo normal de
operaciones exceda de este periodo, debiendo, en este caso, hacerse la revelación
correspondiente en el cuerpo del balance general o en una nota a los estados
financieros.
La palabra clientes9 actualmente son todas aquellas personas que deben al
negocio mercancías adquiridas a crédito y a quienes no se exige especial garantía
documenta. Bajo este rubro se registran las cuentas por cobrar que posee la
empresa y que provienen de las ventas de los bienes y servicios que proporciona a
una entidad.
Los documentos por cobrar10 se dan a conocer si las ventas se efectúan a
crédito y se desea mayor garantía que tenga carácter legal se solicita al cliente que
firme un documento denominado pagare. Legalmente está amparada por
documentos negociables entre lo que tenemos:
El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en una
fecha estipulada futura.
La letra de cambio: son documentos de deudas a corto plazo, dicho
documento no tiene carácter legal, más bien están garantizado por la moral y
confianza de la entidad emisora.
9
Persona que accede a un producto o servicio a partir de un pago.
Son cuentas por cobrar documentadas a través de letras, pagarés u otros documentos, proveniente
exclusivamente de las operaciones comerciales.
10
31
Los documentos por cobrar solo puede registrase en una sola cuenta
“Documentos por Cobrar”, ya que se tienen a la mano los derechos de cobrar estos,
con una tasa de interés y la fecha de vencimiento.
2.2.1 DOCUMENTOS POR COBRAR DESCONTADO.
Este representa los documentos por cobrar no vencidos que se han
transferidos por endoso o de otra forma a un banco, al valor nominal o el de su
vencimiento; a veces deducido en descuento que viene a representar el interés
correspondiente al plazo no expirado.
Los documentos representan un pasivo contingente para el que lo endosa y
para el que vende un activo contingente con recurso de devolución por falta de pago.
Este debe presentarse en el balance general como una deducción de los
documentos por cobrar.
Las cuentas a cargo de compañías tenedoras, subsidiarias, afiliadas y
asociadas deben presentarse en renglón por separado dentro del grupo de cuentas
por cobrar, debido a que frecuentemente tienen características especiales en cuanto
su exigibilidad. Si se considera que estas cuentas no son exigibles de inmediato y
que sus saldos más bien tienen el carácter de inversiones por parte de la entidad,
deberán clasificarse en capítulo especial del activo circulante.
Cuando el saldo de cuentas por cobrar de una entidad, incluya partidas
importantes a cargo de una sola persona física o moral, su importe deberá mostrarse
por separado dentro del rubro genérico cuentas por cobrar o, en su defecto,
relevarse a través de una nota a los estados financieros.
Las estimaciones para cuentas incobrables11, descuentos, bonificaciones, etc.,
deben ser mostradas en el balance general como deducciones a las cuentas por
sobrar. En caso
de que presente saldo neto, debe mencionarse en nota a los
estados financieros el importe de la estimación efectuada.
11
“Cuentas por cobrar que no fueron efectivas.” (Charles T. Horngren,Gary L. Sundem,John A. Elliott, 2002)
32
Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera
deberá revelarse este hecho en el cuerpo del balance general o en una nota a los
estados financieros.
Tratándose de cuentas por cobrar a largo plazo deberán indicarse los
vencimientos y tasas de interés, en su caso.
Los saldos a cargo de propietarios, accionistas o socios de una entidad, que
representen capital suscrito no exhibido, no deberán incluirse dentro del rubro de
cuentas por cobrar.
Cabe mencionar que la importancia de esta cuenta es que están constituidas
por créditos a favor de las empresas, correspondientes a las ventas, prestación de
servicios y demás operaciones normales, incluyendo cuentas de clientes no
garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y montos
acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturadas con
posterioridad.
En la mayoría de las empresas, las cantidades por ventas de contado se
acumulan todos los días en una o más cajas registradoras y la suma se registra por
medio de un asiento de diario al final del día.
2.3 OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
Su objetivo primordial es el de registrar todas las operaciones originadas por
adeudos de clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la compañía.
Las
cuentas
por
cobrar
fundamentalmente
son
un
instrumento
de
mercadotecnia para promover las ventas, el director de finanzas debe cuidar que su
empleo ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversión y que no se
abuse del procedimiento hasta el grado en que el otorgamiento de créditos deje de
ser rentable y atractivo en términos de rendimiento sobre inversión.
33
El departamento de mercadotecnia de la empresa por lo general tiende a
considerar las cuentas por cobrar como un medio para vender el producto y superar
a la competencia. Por lo regular se observa que la mayoría de los vendedores, por
ejemplo, se inclinan hacia una política de crédito muy liberal, porque favorece las
ventas.
Si la competencia ofrece crédito, la propia empresa tendrá que hacerlo
también para proteger su posición en el mercado. Muchas veces ha sucedido que la
empresa que ofrece facilidades de crédito como parte de sus servicios.
Esto exige que las cuentas por cobrar maximicen las utilidades y ofrezcan un
rendimiento atractivo. Es necesario comparar los costos y los riesgos de la política de
crédito con las mayores utilidades que se espera habrán de generar.
También se trata de evitar que se otorgue crédito 12 a clientes potenciales que
probablemente tendrán dificultades para pagar o que inmovilizarán los recursos de la
empresa |demorando el pago por largo tiempo.
No conviene financiar a clientes que ofrecen demasiado riesgo
o que
requieren un total de cuentas por cobrar tan considerable que la inversión sólo es
rentable marginalmente porque absorbe recursos que se podrían usar para financiar
otros proyectos más atractivos.
Como se verá más adelante, si el rendimiento de la inversión en cuentas por
cobrar adicionales es inferior al costo de los recursos que se obtienen para
financiarlas, se debe rechazar la inversión adicional en esas cuentas.
12
Es una devolución en dinero donde la persona se compromete a devolver la cantidad solicitada en el tiempo o
plazo definido según las condiciones establecidas para dicho préstamo más los intereses devengados, seguros y
costos asociados si los hubiera. (http://es.wikipedia.org/wiki/Cr%C3%A9dito, 2011)
34
2.4 GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO.
En este punto se dará a conocer algunas definiciones del control interno, tipos
de control, así como los principios, objetivos y características del sistema de control
interno.
2.5 DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO.
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos
y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que
los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla
eficazmente según las directrices marcadas por la administración.
El control interno “Es el sistema interior de una compañía que está integrado
por el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el diseño
de cuentas e informes y todas las medidas y métodos empleados: 1) para proteger
los activos; 2) obtener la exactitud y la confiabilidad de la contabilidad y de otros
datos e informes operativos; 3) promover y juzgar la eficiencia de las operaciones de
todos los aspectos de las actividades de la compañía, y 4) comunicar las políticas
administrativas, y estimular y medir el cumplimiento de las mismas.” 13
De acuerdo a las definiciones antes mencionadas, se considera que el control
interno: es el conjunto de métodos y procedimientos que en forma coordinada
adoptada una empresa u organización, con el objetivo de proteger sus bienes,
obtener la confiabilidad de la información contable, promover la eficiencia de las
operaciones e informar las políticas administrativas y operativas de la entidad.
2.6 TIPOS DE CONTROL INTERNO.
“Existen seis tipos de control: El gerencial, el contable, el administrativo u
operario, el operativo de gestión, el presupuestario y el de informática.
13
Cook w. John y Winkle M. Gary CPA. Auditoría. Pág.
207 y 208
35
Control Gerencial: Está orientado a las personas con el objeto de influir en los
en los individuos para que las acciones y comportamientos sean conscientes con los
objetivos de la organización.
Control Contable: Comprende todas las normas y procedimientos contables
establecidos, como todos los métodos y procedimientos que tiene que ver o están
relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la confiabilidad
de los registros contables.
La integridad de la información: Que todas las operaciones efectuadas queden
incluidas en los registros contables.
La validez de la información: Que todas las operaciones registradas
representen acontecimientos económicos que en verdad ocurrieron y fueron
debidamente autorizados.
La exactitud de la información: Que las operaciones se registren por su
importe correcto, en la cuenta correspondiente y oportunamente.
Mantenimiento de la
información: Que los registros contables, una vez
asentados todas las operaciones, siguen reflejando los resultados y la situación
financiera del negocio.
La seguridad física: que el acceso a los activos y a los documentos que
controlen su movimiento este restringido al personal autorizado.
Control administrativo u operario está orientado a las políticas administrativas
de las organizaciones y a todos los métodos y procedimientos que están
relacionados, en primer lugar, con el debido acatamiento de las disposiciones
legales, reglamentarias y la adhesión a las políticas de los niveles de dirección y
administración y, en segundo lugar, con la eficacia de las operaciones.
Control Operativo de Gestión: Está orientado a procesos y tareas ya
ejecutadas. Se trata de procedimientos diseñados para tener un control permanente
36
sobre los procesos con el fin de vigilar por el mantenimiento de ciertos estándares de
desempeño y calidad que sirvan como base de comparación con lo presupuestado.
Control Presupuestario: Es una herramienta técnica, en la que se apoya el
control de gestión, basado en la dirección u objetivos. Consistente en confrontar
periódicamente el presupuesto frente a los resultados reales del periodo, centro por
centro, con el fin de poner en evidencia las desviaciones.
Control Informático: Está orientado a lograr el uso de la tecnología y la
informática como herramienta de control; su objetivo será mantener controles
automáticos efectivos y operativos sobre las operaciones.”14
2.7 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
Un plan lógico y claro de las funciones de organización que establezca líneas
claras de autoridad y responsabilidad tanto para las unidades de organización, como
para los empleados individualmente y que segregue las funciones operativas, de
registro y de custodia.
Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y operaciones; y
procedimientos seguros para registrar sus resultados en términos financieros.
Prácticas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de
cada unidad y persona, dentro de la organización.
Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitación y experiencia
requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.
Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al
personal.
Una efectiva y profesional unidad de auditoría interna independiente, hasta
donde sea factible, de las operaciones examinadas.
14
Cepeda Alonso Gustavo Op. Cit. Pág. 29-32
37
2.8 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO.
El auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa para los
documentos relativos a las cuentas a cobrar (flujograma); de tal forma que le
permitan establecer la fiabilidad de los mismos y en función de aquellos realizar las
pruebas sustantivas suficientes para obtener conclusiones sobre este área.
Como más importantes, debe considerar los siguientes:
Adecuada segregación de funciones, con personas independientes que
supervisen cada uno de los departamentos en los que intervienen:
o Cuentas a cobrar y su contabilización,
o Devoluciones y descuentos,
o Realización de pedidos y créditos,
o Facturación y control de tesorería.
2.8.1 LISTADO DE CLIENTES CON EL LÍMITE DE CRÉDITO.
Conciliaciones periódicas entre las cuentas a cobrar y el mayor al final de mes.
Envío periódico de conciliaciones a clientes, realizado por personas independientes
aclarando las diferencias existentes.
Existencia de un control para la entrega de mercancías, para que no pueda
salir la misma sin la correspondiente autorización “orden de venta” 15 y sin el
correspondiente albarán.
Control sobre las mercancías facturadas. Debe existir una numeración
correlativa en los albaranes y que éstos acompañen siempre a la mercancía.
Comprobación periódica de las facturas pendientes de cobro.
15
http://jetaccess.net/groups/redbahn/wiki/54e37/1.1_Ordenes_de_Venta.html
38
Conciliación periódica de los saldos de efectos a cobrar descontados en el
banco y su registro en el mayor.
2.9 EL CONTROL INTERNO EN LAS CUENTAS POR COBRAR.
El control interno sobre las cuentas por cobrar da comienzo con la aceptación
de un pedido de un cliente y la respectiva elaboración de la orden de venta, a bien,
con la aprobación del crédito que se haya de otorgar.
Para que exista un control interno adecuado sobre las ventas a crédito y sus
respectivas cuentas, será necesario segregar las funciones de tal manera que se
dividan las responsabilidades respecto de 1) La elaboración de la orden de venta, 2)
La aprobación del crédito, 3) la entrega de mercancías que se hayan de embarcar, 4)
El embarque 5) La facturación a la clientela, 6) La verificación de las facturas, 7) la
afectación de las cuentas por cobrar y 9) el cobro de las cuentas, la contabilización
del efectivo recibido y el depósito del efectivo al banco.
2.9.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA EN LAS CUENTAS POR COBRAR.
Los objetivos que se persiguen al auditar las cuentas por cobrar son: el
determinar 1) Que las cuentas por cobrar sean autenticas; 2) Que su importe sea
correcto; 3) que puedan llegarse a cobrar, 4) Que sean correctas las transacciones
relacionadas con las ventas periódicas, las deducciones a los ingresos y las perdidas
en créditos otorgados; 5) Que estén debidamente validadas para su correcta
presentación en los estados financieros.
2.9.2 PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORÍA Y EL CONTROL INTERNO.
El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información
de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los
estándares de crédito de la empresa.
Para llevar a cabo lo anterior es necesario realizar:
39
1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las
cuentas por cobrar.
2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por
cobrar.
3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden
y de acuerdo a las disposiciones legales.
4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran
adecuadamente.
5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por
cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.
6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean
correctamente autorizadas por quien corresponda.
8. Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas.
9. Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y que las medidas de
seguridad se apliquen correctamente.
10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado
del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de
éste por parte de los clientes y deudores.
11. Controlar el efectivo recibido de proveedores.
12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.
13. Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de
compras, etc.).
14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos
de nuevo.
40
El Procedimiento que se aplica es el siguiente:
1. Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por
cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.
2. Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y
documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.
3. Comprobar físicamente la existencia de títulos en empresas relacionadas.
4. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de
Inversiones en Empresas Relacionadas.
5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el
monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a
empresas relacionadas.
6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RFC,
domicilio particular y laboral, etc.
7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos
estén legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario.
8. Verificar datos de los avales en caso que existieran, nombre, RFC,
domicilio, etc.
9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente
los documentos.
10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido
enviados a notaría, a bancos e instituciones financieras.
11. Verificar qué cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con
atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas.
12. Examinar las autorizaciones para la venta que originó el respectivo
documento por cobrar.
41
13. Examinar la boleta de venta que originó el documento por cobrar,
chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden.
14. Examinar las facturas de clientes, así como otros documentos justificativos
de las cuentas por cobrar.
15. Seleccionar un número de documentos por cobrar de clientes y/o otros
deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables.
16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes,
Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a
empresas relacionadas.
17. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los
propios trabajadores de la empresa.
18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores
de la empresa.
19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido
debidamente calculados.
20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de
arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo.
21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compañías de seguros,
verificar las condiciones de la póliza y monto asegurado ante un determinado
siniestro.
22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores.
Se refiere a los casos en que, después de haber realizado una compra de
mercaderías y haberla pagado, tal mercancía resultó defectuosa o llegó con algún
faltante, y el proveedor atenderá el reclamo mediante una nota de crédito.
42
23. Verificar las notas de créditos emitidas por el proveedor y ver si coincide
con los documentos que respalden la devolución.
24. Verificar si existen depósitos en garantía de cumplimientos de contratos.
25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garantía citada en
el punto anterior.
26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta
cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa por
conceptos diferentes a lo que todavía deban del capital que suscribieron.
27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades,
una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el
abastecimiento de mercadería o de la prestación del servicio.
A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que será cobrado en el
momento en que, sea recibida la mercadería o el servicio que ha comprado.
28. Chequear que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores
corresponda con los documentos que respalden esta situación.
Respecto a los Deudores Incobrables
1. Verificar la ubicación física de documentos incobrables.
2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables
para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos.
3. Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la
estimación de deudores incobrables.
4. Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las disposiciones
legales.
5. Revisar en el Mayor la cuenta Estimación de Deudores Incobrables.
43
6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por concepto de
inflación y/o corrección monetaria sean calculados y registrados.
7. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a
cancelar una deuda.
8. Comprobar que esta situación aparezca en los registros contables.
Respecto a los documentos por cobrar es importante tener en cuenta no
perder nunca de vista la existencia física de éstos así como verificar su formalidad
para asegurarse que éstos puedan convertirse realmente en dinero.
El programa que he descrito puede variar de acuerdo a cada profesional
responsable de la Auditoría, pues de acuerdo a la aplicación de éstas el Auditor
basará su opinión en relación a la situación real de la empresa.
2.9.3 DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
Para determinar un nivel en cantidad de cuentas por cobrar es necesario
conocer las políticas que la empresa tenga en cuenta al otorgamiento de créditos y
clientes mucha, por ejemplo acostumbran ofrecer descuentos por pronto pago, pero
es conveniente comparar el monto de dicho descuento con el costo de
administración de la inversión en clientes para precisar cuál de las alternativas es la
más conveniente.
2.9.4 DETERMINACION DE LA POLITICA APROPIADA DE CUENTAS POR
COBRAR.
Una vez que los directores de finanzas conocen los costos y los beneficios. Se
van a tomar las tres políticas de cuentas por cobrar más comunes; es decir, venta al
contado, neto a 30 y 2/10, neto a 30, para analizarlas a fin de ejemplificar cómo
puede proceder el director de finanzas.
44
Aun así se pueden modificar las condiciones de crédito ampliando el tiempo
en que se debe hacer el pago y/o concediendo al cliente un descuento si paga antes
del plazo máximo concedido.
La política de ventas al contado implica el pago inmediato; el neto a 30
concede al cliente 30 días como máximo para pagar y el 2/10, neto a 30 también 30
días, sólo que si paga dentro de los 10 días que siguen a la venta podrá deducir un 2
por ciento del importe. Ese 2% es un incentivo para inducirlo a pagar dentro de los
primeros 10 días.
La venta al contado. Si la política de la empresa es vender al contado, no
otorga crédito comercial No habrá costos de cobranza ni de capital, puesto que no se
ha invertido dinero para financiar las cuentas por cobrar. Es obvio que tampoco
habrá costos de morosidad e incumplimiento, de manera que el costo total de la
política de ventas al contado es de cero.
No habiendo costos qué comprar, hay que examinar los beneficios (utilidades)
que se derivan de la política.
2.10 ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR.
El Análisis por medio de razones financieras ayuda a determinar la rotación de
las cuentas por cobrar a clientes, su convertibilidad y el periodo promedio de
cobranza para que en base a lo encontrado, cambie total o parcialmente o reafirme
las políticas de cobranza y otorgamiento de crédito pactados.
Es importante observar que mientras menor es el ritmo de convertibilidad de
las cuentas por cobrar, es índice de un movimiento económico mayor, mismo que
puede traducirse en un incremento en las utilidades.
La rotación obtenida es ideal, ya que muestra que las ventas se recuperan en
el período previsto, lo que motiva a la empresa a reafirmar sus políticas prácticas.
45
Como medida de control interno un nivel óptimo de cuentas por cobrar debe
calcularse en base a los ingresos reportados y debe actualizarse de acuerdo a los
pedidos y a la cobranza reportada por el departamento de crédito.
Es indispensable que el sistema de cobranza funcione bajo procedimientos
inteligentes de control interno que aseguren que la información que se entregue al
departamento de cuentas por cobrar, sea confiable.
2.11 EL PROCESO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
1. Facturación
2. Notas de Crédito y Cargo.
3. Pagos
4. Cuentas Incobrables.
2.11.1 FACTURACION.
Se inicia cuando se envía un pedido o cuando se completa la prestación de un
servicio; y es responsable de la asignación del precio y de la emisión de una factura
al cliente.
2.11.2 NOTAS DE CREDITO Y CARGO.
En ellas se registran todos aquellos descuentos y devoluciones que se
concede a clientes. Estos se tramitan a través del departamento encargado de la
facturación el cual se encarga de elaborar las notas.
2.11.3 PAGOS.
La consideración de pagos de clientes es una actividad constante e importante
del proceso de las cuentas por cobrar. Al final de las actividades de cobranza de
46
cada
día,
el
departamento
de
crédito
y
cobranza
turna
la
información
correspondientes a cuentas por cobrar y esta actualiza el auxiliar de clientes.
2.11.4 CUENTAS INCOBRABLES.
Es sumamente importante analizar los casos en donde a pesar de los
esfuerzos de cobranza, se aprecie una baja probabilidad de cobro. Cuando esto
sucede se debe enviar al cliente un aviso de cobro ya sea por medio de cartas, o
funcionarios de mayor jerarquía con lo cual se exija el cobro. Estas funciones las
analizaremos en el siguiente capítulo que es el que corresponde al departamento de
Crédito y Cobranza.
2.12 El CRÉDITO Y LA COBRANZA.
El crédito y la cobranza también son funciones que se realizan dentro del ciclo
de ingresos y es la que se encarga de cobrar, autorizar ajustes y asignar créditos y
tiene cuatro objetivos:
Minimizar cuentas incobrables a través del establecimiento de límites de
crédito apropiados para cada cliente.
Registrar los pagos de clientes rápida y certeramente,
Tomar acción inmediata y efectiva dada una factura vencida,
Asegurarse que solamente se hagan ajustes a las cuentas de clientes cuando
estén estipulados en los procedimientos internos y sean autorizados por el
departamento de crédito.
Si estos objetivos no se cumplen, las empresas asumen los siguientes riesgos:
Pérdida excesiva por vender a créditos razonables.
Pérdida de ventas por la insatisfactoria solución de quejas de clientes.
Desfalcos de caja a un deficiente control de pagos
47
Cuentas
por
cobrar excesivas
debido
a
la incapacidad
de
cobrar
oportunamente. Por ello es necesario mantener una política adecuada de control
interno en cuanto a las cuentas por cobrar.
2.12.1 FUENTES DE INFORMACIÓN DE CRÉDITO ESTADOS FINANCIEROS.
La primera fuente de información es el conjunto de estados financieros que se
requiere que presente cada solicitante de crédito. Los solicitantes pueden presentar
sus declaraciones de impuestos en lugar de otros estados. Los datos que incluyen
los estados financieros permiten que el departamento de crédito realice un análisis
de razones financieras, el énfasis caerá sobre la liquidez.
2.12.2 INTERCAMBIOS DE INFORMACIÓN DE CRÉDITO.
Los administradores de crédito de las empresas que hacen sus ventas a una
industria en particular se reúnen periódicamente para intercambiar información de
crédito.
2.12.3 POLÍTICAS DE CRÉDITO.
El nivel de las cuentas por cobrar de una empresa está determinado por el
volumen de sus ventas y por el periodo promedio entre el momento n el que se hace
una venta y el momento en que se cobra el efectivo correspondiente a dicha venta, o
el periodo promedio de cobranza.
El periodo promedio de cobranza, a la vez, depende en parte de las
condiciones económicas y en parte de un conjunto de factores que son controlables
por la empresa.
Las principales variables de política incluyen:
Las normas de crédito, o el riesgo máximo aceptable de las cuentas de
crédito.
48
Los términos de crédito que incluyen el plazo de tiempo durante el cual se
concede el crédito, denominado periodo de crédito y el porcentaje de descuento
dado por la prontitud de pago.
2.13 LA POLÍTICA DE COBRANZA DE LA EMPRESA.
2.13.1 NORMAS DE CRÉDITO
Si una empresa extendiera crédito sobre las ventas solo a sus clientes fuertes,
tendría pocas pérdidas por cuentas malas y pocos gastos por operar un
departamento de crédito; al hacer esto probablemente estaría perdiendo ventas, y las
utilidades que se abandonaron sobre estas ventas pérdidas podrían ser mucho
mayores a los costos implícitos en la extensión del crédito necesarias para hacer
ventas a clientes más débiles.
La determinación de las normas óptimas de crédito implica igualar los costos
increméntales asociados con una política activa de crédito con las utilidades
increméntales provenientes del aumento en ventas.
Los costos increméntales incluyen costos de producción y de ventas, así como
aquellos costos asociados con la calidad de las cuentas marginales, o costos de
crédito. Estos costos de crédito incluyen:
Pérdidas por incumplimiento de pago o por cuentas malas.
Costos elevados de investigación y cobranzas.
Mayores costos asociados con el capital invertido en las cuentas por cobrar
provenientes de ventas a clientes con menor dignidad de crédito, quienes pagan sus
cuentas más lentamente, y quienes consecuentemente hacen que el periodo
promedio de cobranza se vea agrandado.
Para evaluar los riesgos de crédito de un cliente, los administradores de
crédito empiezan con lo siguiente:
49
CARACTER: Se refiere a la posibilidad de que el cliente trate de hacer honra a
sus obligaciones; (referente a lo moral.)
CAPACIDAD: Es un juicio subjetivo de la habilidad del cliente para pagar sus
obligaciones. Se evalúa a través de los antecedentes del cliente y de sus métodos de
negocios.
CAPITAL: Se mide en la posición financiera general de la empresa tal como la
indicaría en análisis de razones financieras, con un énfasis especial sobre las
razones de riesgo.
COLATERAL: Esta representado por los activos que ofrezca el cliente en
cuestión como garantía del crédito extendido.
CONDICIONES: Se refieren al impacto de las tendencias económicas
generales
sobre la empresa y a los desarrollos especiales en ciertas regiones
geográficas, o sectores de la economía, que puedan afectar la habilidad del cliente
para cumplir sus diversas obligaciones.
Las cinco C’s del crédito representan los factores mediante los cuales se juzga
el riesgo de crédito. Al analizarlas los administradores de crédito tratan de formular
juicios acerca de los costos totales esperados, resultantes de la concesión de crédito
a un cliente. Estos costos deben ser posteriormente comparados con los incrementos
esperados en los ingresos netos.
2.13.2 CLASES DE RIESGO DE CRÉDITO.
La empresa vendedora puede usar su información de crédito para desarrollar
diversas clases de riesgos de crédito, o distintos grupos de clientes ordenados según
la probabilidad de perdida que se asociara a las ventas hechas a cada grupo.
2.13.3 TÉRMINOS DE CRÉDITO.
Especifican el periodo durante el cual se extiende el crédito y el descuento, si
es que lo hay, por pronto pago.
50
2.13.4 PERIODO DE CRÉDITO.
El agrandar el periodo de crédito estimula las ventas, pero existe un costo en
los fondos invertidos bajo cuentas por cobrar (saldos). Determinar el periodo óptimo
de crédito implica localizar el punto en el cual las utilidades marginales provenientes
del incremento en ventas quedan exactamente compensadas por los costos de
mantener un monto más elevado de sus saldos.
Se mencionaran cuatro funciones principales que toda empresa debe tomar en
cuenta dentro de sus políticas:
a) Mantenimiento de Límites de Crédito.
Es sumamente importante, que la función encargada de los pedidos, conozca
los límites de crédito de cada cliente. Por esta razón, la primera obligación del
departamento de crédito y cobranza, es establecer líneas de crédito apropiadas para
cada cliente y revisarlas periódicamente.
Realizar el mantenimiento del listado de límite de créditos comienza cuando se
solicita la otorgación de una línea de crédito para un nuevo cliente o cuando el
historial de las transacciones con un cliente, hacen pertinente un ajuste al crédito que
se le otorga.
b) Cobranza
Con el objeto de recibir pagos por las ventas realizadas, los departamentos de
crédito y cobranza deben interactuar con clientes.
2.14 POLÍTICA DE COBRANZA.
Se refiere a los procedimientos que la empresa usa para cobrar las cuentas
vencidas y no pagadas. Los procedimientos estandarizados de cobranza incluyen el
envío de cartas que con severidad creciente requieran el pago, hacer llamadas
telefónicas, entregar la cuenta por cobrar a una agencia externa de cobradores, o
entablar una demanda civil.
51
El proceso de cobranza puede ser muy costoso en términos de los gastos que
se requieran y del crédito mercantil que se pierda, pero se necesita por lo menos
alguna firmeza para prevenir una prolongación indebida del periodo de cobranza y
para minimizar las perdidas resultantes.
El proceso usual de la cobranza involucra los puntos que aparecen:
La función de cuentas por cobrar turna un Estado de Cuentas de clientes al
departamento de crédito y cobranza.
Con los datos incluidos en el Estado de cuenta, el departamento de crédito y
cobranza envía Estados de cuenta a todos los clientes deudores y se encarga de
cobrarles el día adecuado.
De acuerdo a la antigüedad de las cuentas por cobrar y a la importancia
década una, se deben llevar a cabo ciertas actividades adicionales. Las alternativas
seleccionadas en cada caso, deben implementarse de acuerdo a políticas y
procedimientos preestablecidos.
Hasta 30 días de atraso. Se hace una llamada al cliente, seguida de tres
cartas escalonadas, bien pensadas y perfectamente redactadas, firmadas por el
funcionario encargado de los cobros.
Hasta 60 días de atraso. Un funcionario de mayor importancia debe visitar al
cliente previa cita para tramitar el pago.
Hasta 90 días de atraso. El caso deberá transferirse al departamento legal.
Insolvencia del cliente. Se cargan a la partida Reserva para Cuentas Incobrables.
c) Registro de pagos de clientes.
Se encargo de controlar físicamente el dinero efectivo y depositar el efectivo
en la cuenta bancaria de la compañía además de turnar a otras funciones ínter
compañía, documentos que certifiquen la recepción y el correcto depósito de dinero.
d) Registro de ajustes.
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A causa de errores en la facturación, entrega de cantidades o artículos
equivocados, mal estado de los bienes entregados, facturas vencidas y otros
problemas, puede ser necesario entregar notas de crédito o de cargo de clientes.
Al descubrir una excepción en el estado de cuenta del cliente, los vendedores,
los mismos clientes y los departamentos de facturación y cuentas por cobrar deben
iniciar un proceso de ajuste.
Basándose en las políticas internas y en los factores específicos del caso, el
gerente del departamento de crédito y cobranza autoriza una nota de crédito o de
cargo y después envía la autorización al departamento de factorización.
La función de Crédito y Cobranza comparte información con varios
departamentos de toda la empresa. Dicha información se refiere al efectivo recibido,
a los ajustes realizados y a los reportes de historial crediticio. Con el siguiente
diagrama se puede observar cómo fluye la información entre el departamento de
Crédito y Cobranza y otras áreas de un negocio.
2.14.1 ANÁLISIS DE CARTERA.
Un análisis de cartera se refiere primordialmente al listado de clientes que toda
empresa tiene; el análisis se debe a saber por medio de técnicas de control sobre los
clientes que se pueden clasificar de acuerdo a los límites de crédito que la compañía
ha otorgado, cada cliente debe de tener un estado de Cuenta que informe todas las
transacciones que se han realizado con él y a si este ha cumplido satisfactoriamente
y oportunamente con sus pagos ya que si no se deben de ir desechando aquellos
que no han cumplido con lo establecido y esto también de acuerdo a las políticas de
control que la empresa tenga ya establecidas.
Un análisis se puede hacer al verificar y comparar el límite de crédito
aprobado de un cliente, con la suma de las cuentas por pedido actual. Si con el
pedido actual se excede el crédito otorgado al cliente, se requiere de una
autorización especial de la administración (nunca del agente de ventas).
53
La recepción oportuna, identificación y control de dinero en cualquiera de sus
formas, es responsabilidad del departamento de Crédito y Cobranza.
2.14.2 CLASIFICACION DE UNA CARTERA DE CLIENTES.
Es una técnica que permite clasificar cuales son los clientes vitales para la
empresa, dependiendo el tipo de elemento que es para la organización. Y se
clasifican como:
2.14.3 CLIENTES NUEVOS.
El grupo de clientes nuevos está formado por aquellos que han realizado su
compra por primera vez a la empresa, cabe mencionar que estos trabajaban antes
con empresas que eran sus proveedores, los cuales son considerados la
competencia de la organización a la que le están comprando por primera vez.
2.14.4 CLIENTES EXISTENTES.
En este grupo se incluyen todos los clientes con que cuenta una organización,
esto permite tener presente algún grado de crecimiento en diversos indicadores de
ventas, pero se ve limitado a su número y a su capacidad de compra de cada uno,
razón por la cual se consideran diversos planos , en los cuales la empresa empieza a
ver niveles reales de crecimiento en todos su indicadores y su conquista implica una
labor preliminar de identificación, clasificación y análisis de sus características,
hábitos de consumo, hábitos de compra , etc. según sean personas naturales o
jurídicas.
2.14.5 CLIENTES PASIVOS.
Son clientes actuales o presentes, con estos se tiene la intención de conservar
el mayor número posible de los mismos, buscando su "fidelización" con herramientas
de marketing relacional, debido a que son clientes que generan los menores
volúmenes y frecuencias de facturación.
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2.14.6 CLIENTES INACTIVOS.
Son los clientes con necesidades y expectativas que no fueron cubiertas por la
organización. Es por ello que no han hecho compras recientes, y están sensibles de
ser persuadidos por la competencia
2.14.7 CLIENTES POR VOLUMEN DE COMPRA.
Consiste en las transacciones que realiza una empresa, con los clientes que
compran en un volumen mayor al promedio de los clientes que conforman su cartera.
El llevar un registro de ellos tiene como objetivo proporcionar información mensual
sobre el volumen de las ventas de bienes muebles de cada uno de sus clientes, con
el fin de conocer la cuantía del consumo
2.14.8 CLIENTES ESPECIALES.
Cliente Especial es aquel comprador que recibe beneficios adicionales que
son otorgados a todos aquellos clientes de la cartera que; hayan realizado compras
con su Tarjeta de Crédito, registren cierto volumen de compra, frecuencia de compra,
etc. Estos clientes poden acceder a descuentos, puntos para ser canjeados por
productos, entrar a concursos o rifas, etc.
2.15 DEPURACIÓN DE LA CARTERA DE CLIENTES.
Podemos empezar por identificar aquellos clientes que causan problemas ya
sean clientes que son, exigentes, están en el día a día de una organización,
evidencian su existencia con toques diarios o frecuentes de atención, esto hace
pensar a las organizaciones que son el núcleo de su existencia como empresa,
simplemente, porque se hacen notar.
Sin embargo, otros clientes, discretos, rentables muchas veces, reciben un
trato tan discreto como ellos lo son. Servicio para cubrir el expediente, literalmente,
para clientes poco ruidosos. Que como vienen, se van, porque no se les hacía caso.
55
Se hace, pues, necesario, aplicar criterios de determinación, fría, objetiva,
analítica, medida y, naturalmente, sujeta al sentido común y al enriquecimiento
cualitativo de la dirección de la organización, y de la importancia de cada cliente.
Contabilidad analítica y sistemas de cómputo de tiempos dedicados y gastos
de atención serán piezas clave, no las únicas, pero si indispensables para objetivar y
dosificar la importancia de cada quién en la cartera de clientes. Y es que no es de
recibo que todos los clientes sean iguales.
2.15.1 MANTENIMIENTO A LA CARTERA DE CLIENTES.
Eliminación de clientes no interesantes.
Aunque parezca un contrasentido, el proceso de Gestión de Clientes,
comienza por la identificación de los clientes menos interesantes para la firma o
empresa. La empresa debe identificar (y aproximar decisiones relativas a su
tratamiento) a los siguientes perfiles de clientes:
Clientes “De riesgo”.
Clientes con altos costes de atención
Cliente mal pagador y/o “Moroso”
Clientes con mala imagen, que restan reputación.
Clientes polémicos o problemáticos
Clientes de “Ganga”.
Clientes que se han equivocado de Servicio.
Proceso de actualización de la cartera de clientes.
Este proceso consiste en la revisión periódica de la cartera de clientes de
acuerdo a especificaciones establecidas por la empresa. La flexibilidad y diversidad
de criterios existentes para actualizar una cartera de clientes permite apreciar
56
distintas formas de análisis, aplicables a diferentes líneas de negocio; estas
clasificaciones pueden darse en función a su: Comportamiento crediticio.
2.16 EVOLUCIÓN DE ENDEUDAMIENTO.
Lo cual permite una visión global del comportamiento crediticio de la cartera
de clientes, una optimización de los esfuerzos de cobranza y por lo tanto mayor
rentabilidad.
2.16.1 COSTO BENEFICIO.
Un costo es un gasto que realiza la empresa para llevar a cabo sus
actividades productivas, este está determinado por la cantidad de trabajo incorporada
a la mercancía.
El beneficio entra en el costo de transformación de la mercancía que son
todos aquellos egresos que hacen posible tener mercancía para poderla convertir en
cuentas por cobrar a clientes y a su vez en dinero y este en utilidades ya que este es
el fin primordial que toda empresa debe de tener. Se mencionan los costos y
beneficios en que incurre la empresa al otorgar crédito.
Costos Los costos principales asociados con las cuentas por cobrar son: (1)
los de cobranza, (2) los de capital, (3) los de morosidad en pagos (4) los
incumplimiento.
2.16.2 COSTOS DE COBRANZA.
Si la política de la empresa es vender estrictamente al contado, no tendrá
costos de cobranza porque todos los clientes harán sus pagos al recibirlas
mercancías, pero si comienza a extender crédito esperando que atraerá más
negocios incurrirá en costos de cobranza para decidir cuáles clientes son confiables
y sostener y operar de modo general un departamento de crédito proveyéndolo de
elementos esenciales como papelería, gastos de correo y tiempo de computadora.
57
2.16.3 COSTO DE CAPITAL.
Una vez que la empresa decide otorgar crédito, tiene que obtener recursos
para financiarlo. Debe pagar a sus empleados, a sus proveedores de materias
primas y a todos aquellos que fabrican y distribuyen el producto mientras espera a
que el cliente pague por él mismo. La diferencia de tiempo implica que tendrá que
conseguir recursos por fuera (o utilizar los generados internamente, que se podrían
invertir con más provecho en otra parte) para cumplir con sus pagos mientras espera
los de sus clientes. El capital es caro y la empresa tiene que soportar el costo.
2.16.4 COSTOS DE MOROSIDAD.
La empresa incurre en costos de morosidad cuando el cliente se demora en
pagar. El hecho de que no pague a tiempo aumenta otros costos a los que van
asociados con la cobranza normal. Habrá que pagar el costo de los recordatorios que
se envían por escrito, de las demandas por vía legal, de las llamadas telefónicas y de
otros medios que se emplean para cobrar.
Si la empresa se ve en el caso de pasarla cuenta a una agencia de cobros
como pago por los servicios de la agencia. La morosidad en los pago sin moviliza
recursos que podrían está generando beneficios en otra parte, lo cual viene a crear
un costo de oportunidad por el tiempo adicional en que los recursos están
inmovilizados después de transcurrido el periodo de cobro normal.
2.16.5 COSTO DE INCUMPLIMIENTO.
La empresa incurre en costos de incumplimiento cuando el cliente no paga
definitivamente. Además de los costos de cobranza, de capital y de morosidad en
que incurrió hasta ese momento, la empresa pierde el costo de los artículos vendidos
y no pagados. Tendrá que cancelar la venta en cuanto decida que la cuenta morosa
se ha vuelto incobrable.
58
2.16.6 BENEFICIOS.
La empresa obtiene de su política de cuentas por cobrar beneficios que se
deben comparar con los costos para determinar la conveniencia de una política
determinada. Los beneficios consisten en el aumento de las ventas y las utilidades
que se esperan de una política más liberal.
2.16.7 DESCUENTOS EN EFECTIVO.
Los efectos de cambiar la política de descuentos en efectivo pueden ser
analizados en forma similar. Pueden atraer clientes que consideren tales descuentos
como un tipo de reducción de precio y aumentar de este modo sus ventas brutas.
El periodo promedio de cobranza se verá acortado, ya que algunos clientes
antiguos pagaran más rápidamente para aprovechar el descuento. El descuento
óptimo se establece en el punto en el que los costos y los beneficios se compensan
exactamente entre sí.
2.17 AUDITORÍA DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
Centraremos nuestra atención en las cuentas a cobrar derivadas de las
operaciones de tráfico, es decir, las cuentas de los clientes.
Como la mayoría de los documentos que soportan los saldos de ventas y
cuentas a cobrar son elaborados en el interior de la empresa la auditoria se
encuentra en esta área con el problema de obtener pruebas objetivas de que las
cuentas son validas y cobrables.
2.17.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA.
o
Los objetivos de la auditoria en el campo de las cuentas a cobrar
consisten en verificar:
o
Si los saldos que aparecen en estas cuentas representan realmente
deudas de terceros para con la empresa;
59
o
Si estos saldos están libres de cargas o gravámenes, ostentando la
empresa la plena titularidad de los mismos;
o
Si reflejan su valor estimado de recuperación;
o
Si las cuentas a cobrar aparecen debidamente descritas y clasificadas en
los estados financieros;
o
Si en estas transacciones se están observando todos
los requisitos
legales y fiscales establecidos por las normas en vigor y si las medidas de
control interno y los procedimientos administrativos establecidos por la
empresa están funcionando eficazmente y son los más adecuados.
2.18 EL ANÁLISIS DE LA ANTIGÜEDAD DE SALDOS.
Antes de comenzar el análisis de la antigüedad de los saldos de clientes hay
que examinar los puntos que se detallan.
Para determinar un nivel en cantidad de cuentas por cobrar es necesario
conocer las políticas que la empresa tenga en cuenta al otorgamiento de créditos y
clientes mucha, al igual si se acostumbran ofrecer descuentos por pronto pago, pero
es conveniente comparar el monto de dicho descuento con el costo de
administración de la inversión en clientes para precisar cuál de las alternativas es la
más conveniente.
La toma de decisiones, depende de la probabilidad de utilidades o pérdidas en
cuanto al otorgamiento de crédito y la capacidad que tenga la empresa para
afrontarlos.
Una de las herramientas que se tiene para otorgar créditos es determinando
montos y tiempos, así como vigilar que la empresa este trabajando de los
lineamientos fijados, entre los cuales se encuentran:
a) Análisis comparativo de saldos.- Este se lleva a cabo comparando los
saldos dentro de un determinado tiempo para observar cómo ha avanzado la
60
cobranza de las cuentas a cargo de los clientes, con el fin de modificar la política de
cobranzas, de otorgamiento de créditos o reafirmarlas.
b) Análisis por antigüedad de saldos.- Este se realiza clasificando los
saldos a cargo de los clientes por antigüedad de su vencimiento, pudiendo ampliar o
restringir, de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Si las cuentas a cobrar aparecen debidamente descritas y clasificadas en los
estados financieros Si en estas transacciones se están observando todos los
requisitos legales y fiscales establecidos por las normas en vigor y si las medidas de
control interno y los procedimientos administrativos establecidos por la empresa
están funcionando eficazmente y son los más adecuados. Antes de comenzar el
análisis de la antigüedad de los saldos de los clientes hay que examinar siguientes
los puntos: LA RAZONABILIDAD GLOBAL DEL SALDO.
Si la cifra global de los saldos pendientes de cobro es superior a las ventas en
el plazo de facturación, es señal inequívoca de que hay un retraso global en los
cobros ANÁLISIS DE LA RELACIÓN DE SALDOS DE CLIENTES Es conveniente
revisar la relación de clientes por si en dicha relación aparece algún cliente
públicamente reconocido como de dudoso cobro.
También es importante realizar un análisis comparativo de la relación de
clientes de este año con la del pasado, para ver si hay algún cliente que se repite en
ambas relaciones con el mismo saldo ANÁLISIS DE LOS SALDOS MAS
REPRESENTATIVOS Lo más normal es seleccionar a partir de las fichas
individuales los 10 ó 12 saldos más representativos y analizar si tales saldos son
corrientes y sin problemas de cobro; Esto es signo de morosidad.16
16
Se considera moroso al deudor que se demora en su obligación de pago. Consecuentemente se considera que el
cliente se halla en mora cuando su obligación está vencida y retrasa su cumplimiento de forma culpable.
61
ÍNDICE DE DEVUELTOS E IMPAGADOS SOBRE VENTAS
Este índice será normalmente un indicador de la medida en que son
problemáticos los saldos pendientes de cobro.
REVISIÓN DE LAS FICHAS INDIVIDUALES DE LOS CLIENTES.
Como prueba de auditoría, resulta de interés revisar todas las fichas de
clientes controlando el último movimiento Si existe algún cliente con saldo, cuyo
último movimiento sea antiguo, es señal inequívoca de que hay problemas de cobro
Confirmación directa de las cuentas a cobrar
La confirmación de las cuentas a cobrar requiere la comunicación directa con
los deudores, ya sea durante el periodo al que se refiere la auditoría o con posteridad
al mismo.
La fecha de confirmación, el método empleado para solicitar la confirmación y
el número a requerir son determinados por el auditor. La garantía del control interno,
la posibilidad de que existan partidas en discusión, errores o irregularidades en las
cuentas, que el deudor esté en condiciones de contestar la información solicitada y el
importe de los saldos cuya confirmación se solicita, serán entre otros, los factores
que deberá considerar el auditor en la selección de la información que quiere solicitar
y la forma en que tomara la confirmación.
2.19 PROCEDIMIENTOS PARA VERIFICAR LA EXISTENCIA DE
CUENTAS A COBRAR.
Los procedimientos de auditoría utilizados en el examen de las cuentas por
cobrar son las siguientes:
2.19.1 CONFIRMACIÓN DE ADEUDO.
La mejor evidencia obtenida de los saldos deudores es la directa. El auditor
pedirá a la empresa que redacte cartas (circularización) a los deudores que estime,
62
según su criterio profesional, para poder obtener evidencia suficiente sobre los
deudores.
El total de saldos que debe contemplar el auditor para circularizar, estará
formado por los saldos de los deudores; clientes, efectos comerciales a cobrar;
efectos comerciales descontados y otros saldos.
Las circularizaciones enviadas por el auditor, estarán en función de los
resultados obtenidos en el control interno. No es habitual utilizar la circularización
para saldos deudores en los siguientes casos:
Cuando los clientes sean siempre de pequeñas cuantías (clientes de centros
comerciales, entidades bancarias, etc.). Cuando exista un departamento de auditoría
interna en la empresa y se realicen las circularizaciones de forma habitual utilizando,
a criterio del auditor, procedimientos razonables.
En las empresas que cobran habitualmente al contado, en las que el saldo de
los clientes sea muy pequeño. Así mismo el auditor debe determinar los saldos de
cuentas a cobrar a aquellos que va a circularizar; entre los que figurarán:
Los que correspondan a productos o servicios en los que se detectaron
problemas en el control interno.
Clientes con saldo acreedor.
Clientes que tengan movimientos extraños en las cuentas.
Clientes con mayor saldo.
Aquellos seleccionados por el auditor según su criterio profesional.
Al decidir el número de cuentas que va a utilizar, se debe tener como objetivo
obtener el mejor resultado con el menor número de partidas. Para conseguir esto
puede serle útil “estratificar” escogiendo todas las cuentas por encima de
determinado valor y seleccionando distintos porcentajes de cada estrato.
63
Las cartas de circularización tiene que prepararlas la empresa, pero deben ser
supervisadas y enviadas por el auditor, y la respuesta ha de recibirla él mismo.
Existen dos tipos de circularizaciones:
Positiva. El destinatario debe contestar; es decir, ha de responder si está
conforme o disconforme con el saldo.
Negativa. Del destinatario se solicita saldo y composición. Normalmente este
tipo no se utiliza.
La utilización de esta forma es preferible cuando los saldos de las cuentas
individuales son relativamente grandes o cuando hay razones para creer que pueden
existir numerosas cuentas en discusión o con inexactitudes o irregularidades
La forma negativa es más útil especialmente cuando el control interno ejercido
sobre las cuentas a cobrar puede considerarse aceptable, cuando existen muchos
saldos pequeños y cuando el auditor tiene motivos para pensar que las personas que
reciben las peticiones de confirmación no les prestaran la debida atención.
En la carta de circularización se debe pedir confirmación del saldo; es decir, al
cliente se le indica el importe que debe según los libros de la empresa y él tiene que
dar o no su conformidad con el mismo.
Cuando el auditor se propone confirmar las cuentas a cobrar por medio de la
forma positiva, generalmente deberá efectuar el seguimiento de los deudores que no
han respondido, enviando una segunda circular y a veces otra más.
Si no se recibe contestación después de varias circularizaciones, como
mínimo dos, el auditor debe utilizar procedimientos alternativos; como comprobar los
cobros en los extractos bancarios, revisar facturas, verificar las órdenes de venta,
albaranes, etc.
El auditor debe emplear los procedimientos alternativos que sean practicables
a fin de obtener pruebas que le den satisfacción respecto a los saldos importantes
64
para los que no haya recibido respuesta. Tales procedimientos pueden ser el
examen de justificantes de pagos posteriores (recibos), avisos de remesas de dinero
y los despachos de mercancía y otros registros.
Las diferencias que surjan de las circularizaciones, se presentarán a la
empresa para su conciliación, siendo verificadas posteriormente por el auditor.
La fecha para circularizar será al cierre del ejercicio, o en días anteriores. Si se
realiza en estas fechas el auditor debe, por medio de procedimientos alternativos,
verificar los movimientos de estas cuentas desde el momento de circularización
hasta el cierre.
2. 19.1.1 REPERCUSIÓN EN EL INFORME DE AUDITORÍA.
Cabe destacar que el auditor debe tener en cuenta que, cuando no lo haya
aplicado, tiene la obligación de justificar la opinión emitida.
El informe de auditoría debe recoger como salvedad la no confirmación directa
de las cuentas a cobrar. Así como la omisión de la circularización, aun cuando haya
quedado satisfecho por la aplicación de otros procedimientos de auditoría.
2.19.1.2 LOS MÉTODOS DE SELECCIÓN.
Es importante cubrir un porcentaje importante de los saldos totales en la
circularización, así como seleccionar los saldos por métodos aleatorios. Por ellos se
suele emplear una combinación de sistemas de selección, pero no existe una norma
establecida; por lo que podría tomarse en cuenta 60% de los saldos más importantes
desde el punto de vista de la cuantía, 20% seleccionados por métodos aleatorios,
20% saldos nulos negativos, que representen irregularidades o que susciten
sospechas.
65
2.19.1.3 FORMA DE ENVÍO Y RECEPCIÓN.
El auditor debe controlar en todo momento el desarrollo de la circularización.
Una vez seleccionados los saldos pedirá a la empresa auditada una carta dirigida por
ésta al cliente en la que le pida que envíe directamente a la empresa de auditoría la
información solicitada.
Para facilitar la labor de cotejo de saldos se suele enviar al cliente el saldo al
cierre o a la fecha a la que se pide la confirmación y el extracto de cuenta que recoja
el movimiento al menos de los tres últimos meses para poder cotejar las partidas de
la conciliación.
Un modelo de carta sería el que se transcribe.
Fecha
Sr. D. (cliente)
Muy Sres. nuestros:
Nuestros auditores, (empresa auditora), están efectuando, a petición nuestra,
una revisión de nuestros estados financieros. Con este motivo, desean que ustedes
les indiquen su conformidad o reparo al saldo de su cuenta al (cierre de ejercicio),
que según nuestros libros asciende a (importe) e a nuestro favor, de acuerdo con el
estado detallado que adjuntamos.
Si el saldo arriba indicado merece su conformidad, les agradeceremos firmen
el impreso de confirmación adjunto y lo envíen directamente a nuestros auditores
(nombre y dirección de los auditores), utilizando para ello el sobre franqueado que
les remitimos. En caso de disconformidad, les rogamos que les faciliten en el impreso
de confirmación, cualquier información que pueda ayudarles a localizar las
diferencias.
66
Debemos advertir que esta carta no es una solicitud de pago, y asimismo, que
su conformidad no excluye la posibilidad de que, con posterioridad a la indicada
fecha, dicho saldo haya podido ser total o parcialmente liquidado.
Con gracias anticipadas por su colaboración, les saludamos atentamente,
Nombre y firma
2.19.2 COBROS POSTERIORES.
En este procedimiento se aprovecha la circunstancia de que el auditor
permanece es las oficinas del cliente por algún tiempo posterior a la fecha de cierre
de libros; consiste en verificar los pagos a las entregas parciales a las cuentas por
cobrar efectuados por los clientes en esos días inmediatos siguientes, cuidando de
que el ingreso sea real y entregado efectivamente por el deudor para liquidar el
saldo que revisa.
El hecho de que una persona pague una deuda es prueba de que la reconoce,
es decir, de que la cuenta por cobrar es real.
2.19.3 ARQUEOS DE DOCUMENTACIÓN.
Este procedimiento sirve para verificar la autenticidad del derecho de cobro a
favor de la empresa, los documentos motivos del arqueo son las letras de cambio o
pagares que hayan suscrito los deudores y, en su caso, las facturas o contra-recibos
pendientes de cobro.
Al efectuar el arqueo, que es el recuento físico de los documentos, debe
cuidarse que los mismos estén a nombre de la empresa, fecha de vencimiento,
autenticidad de la firma del aceptante, y otros requisitos legales de los títulos de
crédito; también se deben observar las precauciones recomendables en todo arqueo
y obtenerse la salvaguarda correspondiente.
67
2.19.4 ANÁLISIS DE SALDOS.
Consiste en el estudio de los movimientos de las cuentas para determinar la
corrección de las operaciones asentadas en ellas y consecuentemente del saldo que
muestran. Se aplica al estudio de los saldos más importantes para fortalecer los
procedimientos anteriores y el de las cuentas no provenientes de ventas (deudores
diversos) con el fin de precisar el concepto de saldo17 y determinar su presentación
en el balance.
2.19.5 CONEXIÓN CONTRA OTRAS CUENTAS.
En este procedimiento se aprovechan los efectos de la partida doble, es decir,
que todos los cargos a clientes en un periodo determinado correspondan con las
ventas registradas en ese mismo periodo, investigando ampliamente las diferencias
que surjan; o que todos los créditos correspondan a los ingresos.
2.19.6 ESTUDIO DE LA RECUPERABILIDAD.
Las cuentas por cobrar que representen dudas respecto a su recuperabilidad
deben ser castigadas por el importe que se considere incobrable. Se lleva a cabo
como sigue:
Comentando con los directivos las posibilidades de cobro de los adeudos más
importantes y/o más antiguos.
Solicitando a los abogados de la empresa su opinión en el caso de las cuentas
cuyo cobro se encuentre tramitando.
Estudiando la correspondencia en los expedientes de clientes.
17
Se registra como saldo de un préstamo, la cantidad de dinero que debería pagar el deudor en una
fecha determinada para cancelar totalmente el crédito.
68
CAPITULO 3
AUDITORÍA P ARA EFECTOS DE CUENTAS
POR COBRAR
69
CAPÍTULO 3. AUDITORÍA PARA EFECTOS DE CUENTAS
POR COBRAR.
En este ultimo capitulo, se analizaran los aspectos generales de la auditoría,
así como los papeles de trabajo 18 que son propiedad del auditor, se estudiará el
informe que debe realizar el auditor, además de un cuestionario de control interno
utilizado en la auditoría para cuentas por cobrar. Que sirve de guía y orientación al
auditor para planear debidamente su trabajo.
Como ya mencionamos para llevar a cabo una auditoría en el rubro de
cuentas por cobrar se debe: planear o programar el trabajo del auditor, revisar el
control interno que la entidad económica mantiene sobre la cuenta, llevar a cabo
diversas pruebas y sobre todo cumplir con los procedimientos de auditoría ya
establecidos.
3.1 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EN LA AUDITORIA
PARA CUENTAS POR COBRAR.
Todo el sistema de control interno es responsabilidad de la gerencia. El
contador público se interesa en el sistema, pero no es responsable del mismo. Sin
embargo, es responsable de informar a la empresa cualquier anomalía que se
encuentre en la revisión de éste. El propósito del cuestionario de control interno para
cuentas por cobrar, es permitir al auditor dar respuesta a preguntas específicas
relacionadas con el sistema de control interno.
Una vez contestado el cuestionario, el auditor debe estar en aptitud de dar una
opinión acerca del grado en que los sistemas de la empresa ofrecen; así como los
parámetros generales de la situación de los principales registros, controles e
información relativa al control interno de la empresa.
18
Constituyen la documentación preparada por el auditor, así como la que le fue suministrada por su cliente o
terceras personas, y proporcionan la evidencia necesaria que respalda la opinión del auditor, la cual puede estar
representada físicamente y/o información en medios magnéticos. (I.M.C.P. Normas y procedimientos de auditoría
y normas para atestiguar, 2011)
70
La evaluación de las respuestas se hará con base en la estructura del propio
cuestionario, que está redactado de manera que si las respuestas a las preguntas
son un sí, se referirá a un buen control interno y, si por el contrario son no, se
entenderá que existen fallas de control en los aspectos relativos.
Al resolver el cuestionario de control interno, marque con una X en la columna
que si corresponde a SI – NO, según resulte en cada caso, y si se considera
necesario un breve comentario en cada respuesta. Anote su conclusión en la
columna de observaciones en cada área. Redacte observaciones por separado
cuando se considere conveniente.
Tabla No. 1 Cuestionario de Control Interno de cuentas por cobrar (Santillana, 2000)
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD AUDITADA:
RUBRO: CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
CONCEPTO
1.
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
¿Se revisa mensualmente que la
suma de los registros auxiliares de
cuentas a cobrar a clientes, documentos
por
cobrar,
deudores
diversos
y
documentos descontados sea igual a su
correspondiente cuenta de mayor?
2.
¿Existe la política de afianzar a
todos
los
empleados
que
manejan
documentación que soporta las cuentas
por cobrar a clientes, deudores diversos y
documentos descontados; así como los
documentos por cobrar?
71
3.
¿Se tienen contratados seguros por
resguardo de facturas pendientes al
cobro y documentos por cobrar a favor de
la entidad?
4.
¿Se efectúan arqueos periódicos y
sobre base sorpresiva de las facturas
pendientes de cobro y documentos por
cobrar a favor de la entidad?
5.
¿Se
explica
claramente
en los
estados financieros cualquier gravamen
que pese sobre las cuentas por cobrar en
su conjunto y los documentos por cobrar?
Respecto al IVA acreditable
6.
¿Ha
adoptado
la
entidad
mecanismos que permitan acreditar de
inmediato el IVA trasladado por sus
proveedores a los enteros o solicitudes
de devolución a las autoridades fiscales?
7.
¿Se vigila que el IVA trasladado a la
entidad esté perfectamente identificado
en la factura o recibo por bien o servicios
recibidos?
8.
¿Se
vigila
adecuadamente
el
manejo del IVA en el caso de las
devoluciones a proveedores de materias
72
primas o mercancías?
9.
¿Se tiene sólido conocimiento de la
Ley del Impuesto al Valor Agregado para
gozar de los beneficios potenciales de
ella;
en
este
punto,
de
los
acreditamientos a que se tiene derecho?
Con respecto a las cuentas por cobrar a
clientes
10.
A efecto de una pronta recuperación
de dinero de la entidad:
a) ¿Se facturan las mercancías vendidas o
los servicios rendidos el mismo día en que
se efectuó la transacción, o a mas tardar al
día siguiente?
b) ¿Se utiliza todo recurso legítimo para
asegurar el pago por parte del cliente?
c) ¿Se tienen establecidos sistemas agiles
de
cobranza
para
que
ésta
sea
recolectada lo más pronto posible?
d) ¿Se transfieren los fondos ociosos de
caja hacia un punto centralizador desde
donde se pueda manejar con oportunidad
y prontitud la inversión de excedentes de
efectivo?
11.
¿Es
adecuado
el
procedimiento
73
para garantizar que todas las mercancías
surtidas o los servicios rendidos fueron
facturados?
12.
¿Se remiten o entregan a los
clientes las facturas, cuando se tiene la
certeza que estas han sido pagadas?
13.
¿Se vigila que no se incluyan en las
cuentas por cobrar a clientes conceptos
que
no
hayan
sido
originados
en
operaciones de venta de mercancías o
servicios?
14.
¿Se
prepara
mensualmente
un
reporte de antigüedad de saldos que
muestre el comportamiento de los clientes,
en especial los morosos?
15.
¿Se
concilia
periódicamente
el
soporte documental de las cuentas por
cobrar a clientes?
16.
¿Se envían periódicamente estados
de cuenta a clientes con el objetivo de
cerciorarse
que
las
cuentas
que
contablemente aparezcan pendientes de
cobro las reconozcan estos?
17.
¿Firman
los
cobradores
las
relaciones de cobranza que les son
entregadas?
18.
¿Se prevé que no efectúen labores
74
de cobranza los vendedores de la entidad?
En caso de que las hagan evaluar las
medidas de control que se hayan adoptado
para proteger esta falla de control interno.
19.
¿Se vigila que, invariablemente,
toda factura propiedad de la entidad que
es entregada para su cobro al cliente haya
sido canjeada por un contra recibo?
20.
¿Son adecuadas las políticas para
el otorgamiento de líneas de crédito? ¿Son
éstas respetadas?
21.
¿Son
acordes
las
políticas
de
cobranza con las condiciones de mercado
y el giro de la entidad?
22.
¿Se otorga o autoriza un crédito por
funcionario debidamente facultado para
ello?
23.
Las
rebajas,
descuentos
y
devoluciones ¿Se conceden al amparo de
sólidas políticas por escrito?
24.
¿Están soportadas las notas de
crédito
con
su
documentación
correspondiente y son autorizadas por
funcionarios responsables?
25.
¿Están soportadas con la factura
original las cancelaciones de ventas, así
como con la documentación soporte que
75
haga
constar
la
devolución
de
tal
mercancía?
26.
¿Han sido autorizadas por alta
administración las cuentas canceladas por
incobrables? ¿Cubren estas cancelaciones
requisitos de deducibilidad fiscal?
27.
¿Se lleva un registro, por ejemplo
en cuentas de orden, de las cuentas
incobrables ya canceladas?
28.
¿Es
adecuado
el
tratamiento
contable y administrativo que se da a los
saldos acreedores que aparecen en las
cuentas por cobrar a clientes, provenientes
de
anticipos
recibidos,
devoluciones,
rebajas o descuentos concedidos?
29.
¿Son adecuados los procedimientos
para asegurar una pronta acción sobre los
embarques que no han sido cobrados?
30.
Todos los documentos y formatos
que intervienen en la función de cuentas
por cobrar ¿Están pre numerados o pre
foliados?
31.
¿Se vigila que aquellas personas
que manejan ingresos antes o después de
su registro inicial y manejan cheques ya
firmados no intervengan en las siguientes
labores: Manejen auxiliares y registros
76
relacionados con las cuentas por cobrar,
documentos base para facturar, autoricen
notas de crédito y documentación soporte,
aprueben las rebajas y devoluciones sobre
ventas (así como los registros iníciales de
éstas), y que intervengan en registros de
diario y mayor?
Con respecto a los documentos por
cobrar
32.
¿Se manejan registros auxiliares ex
profeso para los documentos por cobrar?
33.
¿Se concilian periódicamente los
registros auxiliares de documentos por
cobrar con la existencia física de éstos?
34.
¿Están
bien
resguardados,
físicamente, los documentos por cobrar?
35.
¿Se lleva registro especial que
indique la fecha de vencimiento de los
documentos para evitar prescripción de los
mismos en los términos de la Ley en la
materia?
36.
¿Son nominativos y a favor de la
entidad los documentos por cobrar?
37.
¿Se identifican los documentos con
un número de clave de control (por
77
ejemplo el número de cliente, número de
operación, número consecutivo, etc.)?
38.
¿Se
verifica
el
origen
de
los
documentos por cobrar para evitar que con
un documento fresco se cubran cuentas
por
cobrar
atrasadas
y
cuyas
probabilidades de cobro sean dudosas?
39.
¿Están adecuadamente amparados
con un comprobante de recepción y se
refleja su situación en la contabilidad en
aquellos
documentos
que
fueron
entregados a terceras personas para su
cobro judicial o extrajudicial?
40.
Se envían periódicamente estados
de cuenta de los documentos por cobrar a
los obligados para cerciorarse que los
documentos que contablemente aparecen
pendientes de cobro sean reconocidos por
aquellos?
41.
Cuando se tiene establecida la
política de recibir pagos parciales a cuenta
de documentos por cobrar:
a) ¿Se anotan los pagos parciales en los
respectivos documentos?
b) ¿Se lleva un registro de los pagos
parciales?
78
c) ¿Se expide un recibo pre numerado?
42.
Aquellos documentos entregados
para trámite de cobro y que no fueron
liquidados
por
los
deudores
¿Se
devuelven de inmediato al responsable
de la custodia de esta cartera?
43.
¿Se lleva registro especial para el
control de documentos recibidos como
garantía
colateral
(o
sea,
para
garantizar el buen pago de facturas,
remisiones o recibos)?
44.
En aquellos casos que la entidad
cobra
intereses
sobre
adeudos
documentados ¿Se verifica la correcta y
oportuna contabilización de cada uno de
estos aspectos?
45.
¿Se vigila que aquellas personas
que tienen bajo su custodia el nivel
físico de los documentos por cobrar no
intervengan en actividades de compras,
ventas, manejo de dinero, cuentas por
cobrar, ni en los registros finales de
diario general y mayor?
Con respecto a los deudores diversos
46.
¿Se vigila que esta cuenta sea
utilizada para albergar cuentas por
79
cobrar no derivadas del giro u objeto de
la entidad?
47.
¿Se
tienen
implementados
por
escrito políticas sólidas para autorizar
adelantos y préstamos a empleados a
cuenta de sueldos?
48.
¿Se garantizan los préstamos a
empleados?
49.
En obvio de pronta recuperación
¿Se revisan periódicamente las cuentas
de adelantos y préstamos a cuenta de
sueldos a empleados, así como los
anticipos para gastos?
50.
¿Fomenta
la
entidad
el
establecimiento de cajas de ahorro para
evitar el otorgamiento de préstamos a
sus empleados?
51.
Las personas que manejan las
cuentas de deudores diversos ¿Son
ajenas a las que manejan ingresos y
registros contables?
52.
¿Se
prepara
mensualmente
un
reporte de antigüedad de saldos que
muestre
el
comportamiento
de
los
deudores diversos, en especial los
morosos?
53.
¿Se controlan a través de esta
80
cuenta aquellos tipos de reclamaciones
a
proveedores,
transportistas,
aseguradoras, afianzadoras, etc., que
necesitan de un registro que sirva para
vigilar su recuperación.
54.
En el caso de ingresos, físicos o
virtuales, de carácter recurrente como
regalías, rentas, intereses, etc. ¿Se
controlan mediante esta cuenta? En
caso negativo, averiguar qué medidas
de control existen para el efecto.
Con respecto a la estimación para
cuentas incobrables
55.
Con
el
propósito
de
hacer
deducibles estas cuentas para efectos
de ISR ¿Se recaban los requisitos
fiscales
establecidos
en
la
propia
legislación?
56.
¿Se lleva control, por ejemplo en
cuentas
por
orden,
sobre
aquellas
cuentas cargadas a esta reserva?
57.
¿Se vigila que en la cancelación de
cuentas incobrables esta haya sido
previamente
administración
autorizada
o
la
por
la
alta
administración,
según la importancia de la misma, y
81
después de haberse agotado todos los
recursos para su recuperación?
Con
respecto
a
los
documentos
descontados
58.
¿Se llevan controles detallados,
bien
sea
por
auxiliares,
medio
listados
de
o
registros
relaciones
específicas que contengan el análisis de
los
documentos
cedidos
a
una
institución de crédito?
59.
Los registros auxiliares referidos
¿Incluyen
entre
otros
conceptos,
nombre del girados del documentos,
fecha
de
vencimiento,
intereses
consignados, etc.?
60.
¿Se vigila que todo documento
descontado
este
registrado
en
documentos por cobrar para evitar que
se lleven a descuento documentos
apócrifos o inexistentes?
61.
¿Se está en contacto permanente
con la institución de crédito que acepto
los documentos en descuento para
conocer
el
estado
que
guarda
la
cobranza de tales documentos, en caso
de
haberse
pactado
esta
82
intermediación?
3.2 DICTAMEN SIN SALVEDADES.
Modelo del Dictamen sin salvedades
Señores accionistas:
EMPRESA EL EJEMPLO SA
He examinado los estados de situación financiera de Ejemplo X, S.A., al 31 de
diciembre de 20_ y 20_, y los correspondientes Estados de Resultados, de
Variaciones en el Capital Contable y el estado de Flujos de Efectivo, por los años que
terminaron en esas fechas y las Revelaciones hechas a través de las Notas que han
sido preparadas. La elaboración de dichos estados financieros es responsabilidad de
la administración de la compañía EJEMPLO S.A. Una de mis funciones consiste en
expresar una opinión sobre ellos fundamentado en mi auditoría.
Obtuve la información necesaria para cumplir mis funciones y efectué mis
exámenes de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas. Dichas
normas requieren que planifique y ejecute la auditoría de tal forma que se obtenga
seguridad razonable en cuanto a si los estados financieros están libre de errores de
importancia. Una auditoría incluye el examen sobre una base de pruebas selectivas,
de las evidencias que soportan las cifras y las correspondientes revelaciones en los
estados financieros; así mismo, comprende una evaluación de los principios de
contabilidad utilizadas, y de las estimaciones hechas por la administración, así como
de la presentación de los estados financieros en su conjunto. Considero que mi
auditoría proporciona una base razonable para fundamentar la opinión que expreso a
continuación.
En mi opinión, los estados financieros mencionados tomados presentan
razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de S.A. al
83
31 de diciembre de los años 20_ y 20_, los resultados de sus operaciones, las
variaciones en el Capital Contable y sus flujos de efectivo por los años que
terminaron en esas fechas, de conformidad con principios de contabilidad
generalmente aceptados.
______________________
(Nombre del Auditor)
Cedula Profesional
Ciudad, fecha
84
3.3 PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA.
3.3.1 DISTRIBUCION OFICIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO EN SECCIONES.
C-9 ESTUDIO DE LA COMPAÑÍA. Antecedentes y papeles generales.
• Estados financieros de la compañía, balanza de comprobación,
asientes de ajustes y/o reclasificaciones.
• Actas y contratos generales
• Organización y control interno.
• Situación jurídica.
• Sistema, libros, y normas información financiera.
• Presupuestos.
• Situación fiscal.
• Seguros y fianzas
• Personal.
3.3.2 DATOS QUE SE COLOCAN EN EL ENCABEZADO DE CADA CEDULA, EN
SU PRIMERA HOJA.
1)
Nombre preciso de la compañía.
2)
En cédulas de las secciones 50-59= dejarse en blanco.
En cédulas de las secciones 40-49= numero(s) y nombre(s) preciso de la
cuenta (s), subcuenta (s) o grupo de cuentas a que se refiere la cedula, usando el
número y terminología de la compañía, tal como aparece en la balanza de
comprobación del libro mayor. Cuando no sea posible hacer referencia a cuentas o
subcuentas específicas, desígnese el departamento, el producto o la actividad de la
compañía a que se refiere la cédula.
85
3) En cédulas de las secciones 50-59; nombre del estado financiero o de la
sección del informe de auditoría a que se refiere la cédula, tal como debe pasarse a
máquina.
En cédulas de las secciones 40-49; descripción completa del o de los
procedimientos de auditoría para los cuales se prepara la cédula, análisis de
saldo, comprobación documental de los cargos. Verificación del cálculo,
Descripción de la organización, estudio de control interno, relación de
solicitudes de confirmación, etc.
4)
En cédulas de las secciones 50-59; fecha del balance, si se trata de
estados estáticos o secciones del informe y periodo que abarca, si se trata de
estados dinámicos.
En cédulas de las secciones 40-49; continuar la descripción completa
que se inició en el renglón (3).
5) En cédulas de las secciones 50-59; moneda en que se presentan si se
trata de estados financieros, o la mención “preparado de los libros, sin auditoría
independiente” cuando sea aplicable.
En cédulas de las secciones 40-49; continuar la descripción completa que se
inicio en los renglones (3) y (4).
6)
Clave de la cédula, en rojo:
a)
Numero de la sección a que pertenece (instructivo PT-1).
b)
Punto decimal.
c)
Numero de la clasificación decimal a que pertenece (instructivo PT-2).
d)
Guión
e)
Numero de la cedula en la clasificación decimal de cada sección.
86
f)
Numero progresivo de la hoja dentro de cada cédula, en caso de que
ésta ocupe más de una hoja.
Las cédulas se numerarán progresivamente según el orden en que se vayan
formulando.
No se usarán letras para designar el índice de la cédula.
7)
Fecha del balance que se examina. La fecha del balance, en las
cédulas que forman el archivo permanente (instructivo PT-2), será la del primer
balance que se examina, o en su caso la fecha del balance, en la cual se prepara.
8)
fecha o período de preparación de la cédula. La fecha de terminación,
en las cédulas que forman el archivo permanente, se indicará cuando se llenen los
datos de la primera columna de la cédula.
9)
Iníciales del auditor que preparó la cédula. En las cédulas que forman
el archivo permanente, se indicaran las iníciales de los auditores así como la fecha
de preparación al pie de la (s) columna(s) correspondiente (s) a cada revisión.
10)
Iníciales del responsable de la auditoria con lápiz rojo, e iníciales del
supervisor con lápiz azul.
3.3.3 CARPETAS Y CUBIERTAS DE PAPELES DE TRABAJO
1.- Las carpetas de trabajo se utilizan para archivar tanto los papeles de
referencia permanente como los papeles de la revisión actual.
2.- El orden con que se archivan los papeles de trabajo es:
De acuerdo con la sección a que pertenecen (según instructivo PT-1)
Dentro de cada sección, de acuerdo con la clasificación que les corresponde
(según instructivo PT-2).
Nota: las instrucciones para poner la clave de cada papel de trabajo,
indican en el punto 6 del instructivo PT-3.
87
3.- Al finalizar el día los papeles de trabajo deberán quedar archivados en su
totalidad en las carpetas correspondientes previamente clasificadas, según se señala
en el instructivo PT-3. Nunca deben quedar papeles de trabajo “sueltos” en el
escritorio de las oficinas del cliente o en el despacho”.
4.- Los papeles de trabajo son confidenciales y por consiguiente:
No deben dejarse los papeles en la oficina del cliente a menos que se haya
asignado un lugar seguro para su custodia.
Excepto mediante autorización especial, queda prohibido llevar los papeles de
trabajo a casa o a cualquier otro lugar que no sean las oficinas del cliente.
No deben dejarse nunca los papeles en el automóvil.
No deben ser enseñados o prestados a terceras personas, si no es con
autorización previa del cliente y del despacho.
5.- Los rótulos que identifican de que cliente son las carpetas de papeles de
trabajo, se deben hacer en la siguiente forma (por los jefes de grupo):
Se hacen de papel Manila grueso, protegiéndolo con la “mica” que tienen las
carpetas.
Los datos que se señalan en el rotulo son:
La clave con que está identificado el cliente en el índice de “tarjetas de
control”.
Cuando los papeles de trabajo de un cliente se archivan en más de una
carpeta, después de la clave se corre una línea diagonal y el número progresivo de la
carpeta.
El nombre abreviado del cliente o abreviatura comercial (subrayado) en caso
de que la tenga.
88
6.- Cuando se esté trabajando en el despacho, las carpetas de papeles de
trabajo, al finalizar el día, deben guardarse en los armarios que al efecto existen,
archivándolas en el orden que se señalan los rótulos (índices) correspondientes.
Siendo muy importantes el aspecto físico del despacho, no deben quedar tampoco
sobre las mesas de trabajo o escritorios de los auditores, maletas, papelería, etc.
7.- Tan pronto como se concluye un trabajo, el jefe de grupo es responsable
de que se coleccionen inmediatamente los papeles correspondientes a dicha revisión
(dejando en las carpetas únicamente los papeles de regencia permanente según se
indica en el instructivo PT-2) en forma ordenada (por secciones) dentro de las
llamadas “cubiertas”. Los papeles deben quedar asegurados con tres “tornillos de
postes” o con broches.
8.- En caso de que sean varias las cubiertas, se señalara en el ángulo superior
derecho, el número de la cubierta, una línea diagonal y el número total de cubiertas
que corresponden a esa revisión. Inmediatamente abajo se señalaran las secciones
que están comprendidas en cada cubierta.
9.- La cubierta posterior debe colocarse con la ceja hacia abajo y deberá
indicar:
El nombre del cliente
El tipo de trabajo realizado
El periodo que cubre a la fecha a la cual se refiere el trabajo realizado
El dato a que se refiere el punto número 8.
Todos los datos anteriores deberán subrayarse con lápiz rojo.
10.- Los frentes de las cubiertas deben ser llenados en su totalidad. En caso
de que sea más de una cubierta, repitiendo únicamente el nombre de la compañía y
el titulo del informe en las siguientes.
89
11.- Los datos que se señalan en las cubiertas deberán ser puestos por los
auditores, a tinta, y entregarse al departamento administrativo para su archivo.
3.4 PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA
3.4.1 ADEUDOS DE CLIENTES Y ESTIMACIÓN DE CUENTAS
INCOBRABLES.
3.4.1.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN.
1.- Determinación de la autenticidad de los derechos adquiridos que se
presentan en el balance.
2.- Determinación de la propiedad de su presentación en el Balance, de
acuerdo con su grado de realización y naturaleza.
3.- Determinación de su correcta valuación y probabilidad de cobro de los
derechos presentados.
4.- Verificación de las cuentas por cobrar como parte integrante del régimen
de propiedad del negocio, incluyendo la verificación de su libre disposición.
3.4.2 ANTICIPOS Y OTROS ADEUDOS Y ESTIMACIÓN DE CUENTAS
INCOBRABLES.
3.3.2.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN.
1.- Determinación de la autenticidad de los derechos adquiridos que se
presentan en el Balance.
2.- Determinación de la propiedad de su presentación en el Balance de
acuerdo con su grado de realización y naturaleza.
3.- Determinación de su correcta valuación y probabilidad de cobro, de los
derechos presentados.
90
4.- Verificación de los anticipos y otros adeudos como partes integrantes del
régimen de propiedad del negocio, incluyendo la verificación de su libre disposición.
3.4.3 DOCUMENTOS POR COBRAR, INTERESES SOBRE
DOCUMENTOS POR COBRAR Y ESTIMACIÓN DE DOCUMENTOS
INCOBRABLES.
3.4.3.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN.
1.- Determinación de la autenticidad de los derechos adquiridos que se
presentan en el Balance.
2.- Determinación de la propiedad de su presentación en el Balance de
acuerdo con su grado de realización y naturaleza.
3.- Determinación de su correcta valuación y probabilidad de cobro, de los
derechos presentados.
4.- Verificación de los documentos por cobrar como parte integrante del
régimen de propiedad del negocio, incluyendo la verificación de su libre disposición.
5.- Verificación de la inclusión en los Estados Financieros de la totalidad de los
intereses devengados sobre los documentos por cobrar.
3.4.4 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR A CLIENTES Y
ESTIMACIÓN DE INCOBRABILIDAD.
Los documentos son autorizados por un funcionario responsable.
La renovación de documentos es autorizada por un funcionario responsable.
El custodio de los documentos por cobrar, es independiente del cajero y de los
encargados de los registros de contabilidad.
El custodio de valores entregados en garantía por clientes es independiente
del cajero y de los encargados de los registros de contabilidad.
91
Las cuentas de los clientes son llevadas por empleados que no tienen acceso
al efectivo.
Se determinan los saldos, de las cuentas de clientes por lo menos una vez al
mes, y los totales se comparan con la cuenta de control del mayor general.
Se envían mensualmente estados de cuentas a todos los clientes (Si no,
indique por separado cada cuando se envían).
Si se envían, lo hace un empleado que no tenga acceso al efectivo, y que
sean independientes de los que llevan las cuentas por cobrar y de los encargados de
la facturación.
Mantiene este empleado el control de los estados de cuenta hasta que estos
son enviados.
Las diferencias reportadas por los clientes, se dirigen a este mismo
empleado, para su investigación.
Se preparan periódicamente relaciones de cuentas atrasadas, para su revisión
por funcionarios distintos del gerente de crédito.
El método que se sigue para incrementara la estimación de incobrabilidad, es
el siguiente:
Por medio de un porcentaje sobre:
Ventas Netas
El saldo de las cuentas y documentos por cobrar
La relación (o porcentaje) que existe entre las cuentas por cobrar canceladas
en los últimos 5 años y:
Las ventas Netas (de 5 años)
Los saldos de las cuentas y documentos por cobrar (de dicho periodo)
92
Estimación directa, a base de: Antigüedad de las cuentas y documentos por
cobrar.
La evidencia de la imposibilidad de cobro (falta de documentación,
desaparición del cliente, juicio en su contra, suspensión de pagos del mismo etc.)
La opinión de los abogados encargados del cobro de dichas cuentas y
documentos.
Las cancelaciones de las cuentas por cobrar o los incrementos extraordinarios
a la estimación de incobrabilidad, aprobados por un funcionario distintos del gerente
de crédito.
Las cuentas canceladas son registradas en cuentas de orden y se siguen
vigilando. (Explíquese por separado el procedimiento).
Las notas de cargo y de crédito, son aprobadas por un funcionario
responsable (tomar nota de su puesto)
Están las mismas bajo control numérico.
Se requiere de la aprobación de un funcionario responsable; para otorgar
descuentos fuera de plazo o superiores a los normales.
Los créditos por mercancías devueltas son cotejados con los informes de
recepción (en el almacén).
Se obtienen periódicamente confirmaciones de los saldos de documentos y
cuentas por cobrar:
o Por los auditores internos.
o Por otros empleados dignados al efecto.
La administración del departamento de crédito, está totalmente separada del
departamento de ventas.
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Se impide al cajero el acceso a los registros o auxiliares de cuentas por
cobrar.
Se registran en cuentas de orden el importe, a precio de venta, de las
mercancías enviadas en consignación.
Si la consignación de mercancías es una operación importante y/o continua,
descríbanse por separado los procedimientos que al respecto use el cliente y hágase
una referencia cruzada con este punto.
Los asientos de diario que afectan cuentas por cobrar, son aprobados por
alguna persona de mayor jerarquía que los encargados del registro de las mismas.
Existe un límite de crédito para cada cliente.
Consta en las tarjetas auxiliares ese límite de crédito.
Es verificado, por un funcionario distinto
del gerente de crédito, el
cumplimiento con los limites de crédito.
Cuando el sistema de cobros lo permite, se practican arqueos rotativos de las
cuentas y documentos por cobrar.
3.4.5 CUENTAS POR COBRAR POR OPERACIONES DISTINTAS A
LAS VENTAS Y SERVICIOS, Y ESTIMACIÓN, DE INCOBRABILIDAD.
Existe una separación contable adecuada para el registro de:
Anticipos: de sueldos al personal
o Para gastos de viajes.
o A proveedores.
Depósitos en garantía
Otras cuentas por cobrar.
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En los anticipos de sueldos al personal:
Están autorizados por un funcionario (de mayor Jerarquía a la del receptor),
Se tiene como limite el importe de su sueldo mensual,
Se controlan mediante vales o recibos,
Existe un sistema de descuentos periódicos y consecutivos,
Se evitan nuevos préstamos hasta no quedar saldado el anterior,
Existe un sistema que asegure el cobro de saldos a cargo del personal que
renuncia o es despedido,
Se evitan los préstamos al personal temporal.
En los anticipos para gastos de viajes:
Se exige comprobación detallada de los gastos efectuados
Se encuentra con una forma impresa para tal efecto
Se requiere que se adjunten los comprobantes relativos, cuando es posible.
Se acumulan al sueldo los gastos no comprobados y se paga impuestos sobre
productos del trabajo, sobre el total.
Son aprobados los gastos por un funcionamiento superior a quien los efectúo.
Los anticipos a proveedores son:
Efectuados únicamente con base en presupuestos aceptados y autorizados.
Cancelados contra la entrega de las facturas o recibos respectivos.
Los depósitos en garantía son:
Efectuados únicamente con base en contratos celebrados o de acuerdo con
las bases de concursos que los exijan,
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Recuperados inmediatamente después de la expiración de los plazos
respectivos.
Vigilados en cuanto a esa recuperación inmediata,
Contabilizados como tales únicamente cuando existe recuperabilidad.
Se ejerce sobre las otras cuentas por cobrar un control similar al de las
cuentas y documentos por cobrar a los clientes.
Se preparan análisis de antigüedad de los saldos de las cuentas por cobrar
por operaciones distintas de las ventas y servicios.
Los Asientos de diario que afectan a estas cuentas son aprobados por alguna
persona de mayor jerarquía a los encargados de registro de cuentas por cobrar y, en
ningún caso, por la persona afectada.
Se calculan mensualmente los intereses devengados sobre otras cuentas por
cobrar.
En su caso se establece una estimación de incobrabilidad.
Las cancelaciones son aprobadas por un funcionario responsable.
Se registran en cuentas de orden las cuentas canceladas.
Se mantiene una vigilancia efectiva sobre la recuperación de cuentas canceladas.
Procedimientos aplicables en la etapa inicial
Contratos
Extraer o solicitar copia de los contratos celebrados con los clientes.
Estudian y en su caso extractar la correspondencia con los clientes.
Estudio y evaluación del control interno
Estructurar u obtener información sobre:
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• Políticas sobre descuentos, bonificaciones y rebajas a los clientes.
• Lograr la cobranza de los adeudos a su cargo.
Procedimientos aplicables en la etapa intermedia (actualizables en la final)
Auditoria de corrientes.
Por medio del examen de las referencias extraídas en las tarjetas auxiliares de
los clientes, determinar partidas no usuales cargadas y acreditadas a las mismas,
investigando y verificando su correcta contabilización.
Examinar cuidadosamente las tarjetas auxiliares de las cuentas y documentos
por cobrar a los clientes y determinar si existen saldos importantes anormales
incluidos en las mismas.
1. Investigar cuidadosamente su naturaleza y origen
2. Considerar la posibilidad de obtener información sobre la posición
financiera de dichos clientes.
Verificar las sumas y la determinación de los saldos de las cuentas y
documentos por cobrar a los clientes en:
1. Las tarjetas auxiliares.
2. El libro mayor.
Verificar correctamente los cargos y créditos a las cuentas y documentos por
cobrar a los clientes que programe.
Que vengan de pólizas de diario u otros documentos diferentes a facturar,
pólizas de entradas de efectivo y notas de cargo y de crédito, según:
1.- Tarjetas auxiliares
2.- Libro diario
97
En este caso, es necesario determinar la procedencia o lo adecuado de los
mismos.
Verificar por pruebas la inclusión en libros de los intereses devengados sobre
documentos por cobrar a clientes, determinados:
1.- El monto acreditado a otros ingresos
2.- El cumplimiento con el criterio.
Verificar por pruebas las notas de crédito de cargo y otros ajustes a las
tarjetas auxiliares de las cuentas y documentos por cobrar, por un periodo
indeterminado dentro del periodo contable sujeto a revisión.
Comprobar que los “acuses de recibo” enviados a los clientes, coincidan en
todos sus datos y fechas, con los cargos y créditos según las tarjetas auxiliares:
1.- Cargos = Facturas.
2.-Créditos = Pagos formulados por los clientes.
Auditoria de saldos:
Obtener copia fotostática de la cedula de resultados de la confirmación de
saldos, formulada por:
1.- El auditor interno.
2.- El contador y/o el departamento de contabilidad.
Obtener copia fotostática de la cedula de arqueos de las facturas y
documentos por cobrar a los clientes formulados por:
1.- El auditor interno.
2.- El contralor y/o departamento de contabilidad.
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Con base en las cifras de las tarjetas auxiliares de las cuentas y documentos
por cobrar a los clientes, arquear las facturas y documentos (separando los vencidos
y renovados)
Cuando las tarjetas auxiliares no estén al día, conectar sobre las mismas una
nota.
Relativos marcados en este programa y véase el programa.
Por pruebas verificar los cobros posteriores de las conformes e inconformes
aclaradas
Estimación de incobrabilidad (auditoria de corrientes):
Determinar la rotación de las cuentas y documentos por cobrar, comparando
el plazo medio de cobro con el plazo medio de crédito y considerando también la
antigüedad de los saldos.
Verificar por prueba la antigüedad de saldos determinada por la compañía, o
en su caso, prepararla de acuerdo con la fecha de cargo según factura (separando
los adeudos documentados renovados o que provengan de saldos vencidos en
cuenta abierta).
Investigar saldos importantes con antigüedad superior a lo normal, examinan
do la correspondencia, contratos, informes de créditos, etc.
Determinar lo adecuado y/o suficiente de la estimación de incobrabilidad, con
base en cualquiera de los siguientes métodos o formas.
1.- Antigüedad de las cuentas y documentos por cobrar, superior al plazo
medio de:
o Cobro (real)
o Crédito (teórico o ideal)
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2.- Porcentaje (promedio) o relación que exista (en los últimos 5 años) entre
las cuentas y documentos cancelados por incobrables y:
o Las ventas netas
o El saldo de las cuentas y documentos por cobrar, al final de cada
uno de esos 5 años
3.-
Una estimación directa de cada cuenta o documento, considerándolo
incobrable, si:
o No confirmo el cliente, y
o No hubo cobros posteriores, y
o No existe o se extravío la factura o el documento.
o Se arquearon esos documentos pero su antigüedad es superior al plazo
medio de crédito y
o Las (s) factura(s) y documentos están en poder del abogado
o Practicar inventarios físicos de bienes entregados por los clientes en
garantía de sus adeudos, y determinar o estimar su posible valor de
realización.
En cuanto a los incrementos a la estimación de incobrabilidad
1.-
En su caso sugerir el ajuste necesario de acuerdo con el resultado y
comentarlo con la gerencia y/o la contraloría y
2.- Consideramos como deducibles para efectos del I.S.R
Verificar documentalmente las recuperaciones de las cuentas canceladas
anteriormente.
1.- Comparando el monto del cobro, con la ficha de depósito y la póliza de
entrada de efectivo.
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2.- Determinando que su monto sea igual a lo acreditado a otros ingresos; y
3.- Que dichos ingresos se consideren como:
a)
Acumulables para efectos de I.S.R.
b)
No acumulable para fines de I.S.R.
Analizar el saldo de la estimación de incobrabilidad, con el objetivo de
determinar
1.- Que parte de la misma es no deducible por tratarse de incrementos con
base en los saldos anteriores al 31 de diciembre del año.
2.- Cuales incrementos serán deducibles
Discutir con la gerencia las cuentas dudosas, incobrables, posibles
descuentos, reclamaciones de clientes, etc. Así como:
1.- El ajuste sugerido para incrementar la estimación de incobrabilidad
2.- Las cuentas canceladas.
Documentos descontados y entregados al cobro:
Determinar si existen cuentas o documentos entregados en garantía colateral
Cerciorarse si existen cuentas o documentos descontados o vencidos, y
solicitar confirmación a la institución bancaria o persona que los descontó o compro.
Solicitar confirmación sobre los documentos entregados al cobro a:
Bancos o financieras.
Otras instituciones o personas.
Parte final de la etapa intermedia:
Formular cedula sumaria.
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Referenciarla con la hoja de trabajo (esto indicara que la sección ha quedado
terminaba)
Otros procedimientos, según circunstancias:
Procedimientos aplicables en etapa final.
Segunda confirmación y estudio de los cobros posteriores:
Nuevamente, solicitar confirmación de saldos,
Analizas los examinados en la etapa intermedia, con los de la final, en forma:
1. Individual (por pruebas, formulando verificaciones documentales)
2. Globalmente.
Actualizar la cedula sumaria
Formular o actualizar la cedula estadística.
Referenciar ambas cedulas con la hoja de trabajo (indicando con esto que
esta sección quedó terminada).
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103
104
105
CONCLUSIÓN.
La auditoria es un instrumento que hace una evaluación sistemática,
documentada y objetiva para la prevención según los resultados dados. También
examina la adecuación de los procesos y procedimientos reales de la empresa.
El informe que realiza el auditor es el dictamen y este es presentado tanto a la
administración como a terceras personas, es de gran importancia en las empresas,
ya que es la actividad que verifica la corrección contable de las cifras de los estados
financieros, ya que revisa que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la
forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido
observados y respetados; que se cumple con obligaciones fiscales, jurídicas y
reglamentarias.
Los resultados que obtenga el auditor del examen realizado deben ser
suficientes y competentes, es decir, que den la certeza moral de que los hechos que
están tratando de probar, o los criterios cuya corrección se están juzgando, han
quedado satisfactoriamente comprobados y se refieren a aquellos hechos,
circunstancias o criterios que realmente tienen importancia en relación con lo
examinado.
Para realizar la auditoria es necesario antes verificar el control interno, la
importancia del control interno es una herramienta preventiva que establece los
controles que deben llevarse a cabo para el manejo correcto y adecuado.
El control interno está orientado para prevenir errores e irregularidades, en las
cuentas por cobrar en mi opinión no solo basta con implementar buenas políticas de
crédito y cobranza, porque si el cliente no paga en los tiempos estipulados afecta a tu
situación; es decir no solo viene con ello la poca generación de ingresos a la
empresa.
Por tal motivo es importante hacer un examen antes de otorgar un crédito a un
posible cliente, aunque el examen no siempre suele de gran ayuda porque si el
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cliente no afronta una situación financiera adecuada en algún momento no podrá
pagar a quienes debe.
Y cuando la empresa este en auditoria presentara saldos que no ayuden en el
departamento de cuentas por cobrar, también hay que tener cuidado en las cuentas
que no lleguen a convertirse en incobrables ya que será una saldo que se traerá en
arrastre por cada cierre de ejercicio que afecta en gran importancia a la situación de
la empresa.
Cuando una cuenta este en situación posible a ser incobrable, hay que darle
preferencia y realizar una serie de pasos antes de mandar al departamento de legal,
como mandar cartas pidiendo un soporte para su pronto pago, realizar visitas y
buscar la forma de concertar alguna cita con el cliente en su caso de una empresa
con los superiores.
Por esto es importante llevar un control sobre cada cuenta que se tenga
analizándola consecutivamente, y revisar las que tengan saldos antiguos en arrastre
por 3 meses. Sin olvidar depurar la cartera en un momento determinado para evitar
tener clientes que no sean de ayuda en el cobro.
Así como realizar exámenes frecuentemente a los clientes para estar
informado sobre su situación financiera y determinar hasta que monto de crédito
puede ser autorizado o si podría seguir teniendo derecho a un posible crédito y no
dejar que pasen más de 30 días en cartera por muy buen cliente que sea; un buen
cliente no es aquel que adquiere mucho es aquel que tiene la posibilidad de pago por
muy pequeño que sea el monto y evita caer en la morosidad pero que es muy
dependiente de su capacidad crediticia.
.
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BIBLIOGRAFÍA.
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auditoría, (ed. 19). México, D.F. Editorial continental, S.A.
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Citas en internet.
http://issuu.com/editionglobalmex/docs/auditoria1
http://fcaenlinea1.unam.mx/apuntes/interiores/docs/98/opt/credito_cobranza.pdf
http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml
http://www.monografias.com/trabajos63/control-interno-auditoria/control-internoauditoria.shtml
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