PROCESO: GESTIÓN DE COMUNICACIONES

PROCESO: GESTIÓN DE COMUNICACIONES
PROCEDIMIENTO: COMUNICACIÒN
ORGANIZACIONAL
Código: GT-P01
Versión: 0
Pág. 1 de 5
1. OBJETIVO
Diseñar, gestionar y aplicar las políticas y estrategias de comunicación para fortalecer las
competencias comunicativas al interior de la entidad.
2. ALCANCE
Inicia desde la definición de necesidades de comunicación organizacional, diseño y administración
de la comunicación interna, hasta el seguimiento de las estrategias definidas en el plan de
comunicaciones.
3. INSUMOS
Lineamientos normativos, manual de identidad visual, formato de solicitud de comunicación.
4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA
Boletines, publicación intranet, carteleras, diseño de piezas.
5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES
Ver normograma.
6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Comunicación ascendente: comunicación desde los subalternos hacia los superiores y continua
ascendiendo por la organización.
Comunicación descendente: comunicación desde la alta dirección hacia los demás niveles de la
organización.
Comunicación transversal: incluye los flujos tanto ascendente como descendente y fluye entre
todos los niveles, procesos y servidores.
Comunicación Organizacional: es el componente de control que orienta la difusión de políticas y
la información generada al interior de la entidad, para una clara identificación de los objetivos, las
estrategias, los planes, los programas y los proyectos hacia los cuales se orienta las acciones de
la entidad.
PROCESO: GESTIÓN DE COMUNICACIONES
PROCEDIMIENTO: COMUNICACIÒN
ORGANIZACIONAL
Código: GT-P01
Versión: 0
Pág. 2 de 5
Debe convocar a los servidores públicos referente a una imagen corporativa que comprenda una
gestión ética, eficiente y eficaz, que proyecte su compromiso.
Cultura de la información: La cultura de la información entendida como la forma de circulación y
procesamiento de la información, expresa la actitud que tienen los integrantes de una organización
en el manejo y difusión de contenidos informativos al interior de la entidad y de la entidad con la
ciudadanía.
Imagen institucional: El mensaje institucional y su identidad se proyectan a través de diversos
medios y productos comunicativos. La comunicación contribuye a la elaboración de un concepto
común que luego se traduce en imagen institucional
Intranet: Es el principal medio de comunicación interna a través del cual se canaliza y administra
el flujo de información de interés general de la entidad. En este medio se promueven los criterios
del Sistema Integrado de Gestión de la entidad y a partir de estos, se difunde información de la
dirección, las dependencias, los planes, los proyectos, los procesos, los programas y actividades.
Medios de Comunicación: Como medios de comunicación se definen las herramientas
tecnológicas y demás, que dispone la entidad para divulgar las acciones que realiza y que permite
llegar a los diferentes grupos de interés tanto externos como internos.
7. CONDICIONES GENERALES

Todos los funcionarios y contratistas deberán tener correo institucional. (En el caso de
contratistas se asignará correo institucional a los que defina cada subdirección). Los
funcionarios y contratistas deberán revisar el correo al inicio de la jornada y al finalizarla.

Todas las piezas de comunicación interna deberán ser revisadas por el área de
comunicaciones.

Los funcionarios y contratistas deben portar el carnet en un lugar visible en la sede o en
donde estén representando al Instituto. Cuando terminen el vínculo como funcionario o
contratista deben devolver todos los elementos de imagen corporativa de la entidad
(Indumentaria, carnets, etc.).

Se debe establecer comunicación con la Subdirección Corporativa cuando un servidor
público ingrese o se retire del IDPC, con el fin de actualizar datos e informar la novedad a
los demás servidores.

Se debe informar al solicitante los tiempos de producción y ejecución de la divulgación de
la información o el diseño de la pieza.

No se recibirán solicitudes que no estén soportadas mediante el formato de solicitud
establecido.
PROCESO: GESTIÓN DE COMUNICACIONES
PROCEDIMIENTO: COMUNICACIÒN
ORGANIZACIONAL
Código: GT-P01
Versión: 0
Pág. 3 de 5
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Inicio
1
2
3
4
Definir estrategias de
comunicación
organizacional
Presentar el plan
estratégico de
comunicación
organizacional
Informar estrategias
de comunicación
organizacional
Recibir solicitudes de
las dependencias
Asignar
responsables
5
2
Descripción de la actividad
Responsable
Documento o
Registro
Inicio del procedimiento
Definir
las
estrategias
de
comunicación
organizacional,
dependiendo las necesidades de las
áreas, los lineamientos normativos,
políticas del IDPC y directrices de la
Dirección General.
Presentar al Comité Directivo el plan
estratégico
de
comunicación
organizacional para ser aprobado.
Responsable de
Comunicaciones
y equipo de
trabajo
Estrategias de
comunicación
documentadas
en el borrador
del plan
Responsable de Plan
Comunicaciones estratégico de
Comité Directivo comunicación
organizacional
Si se presentan ajustes al plan, se
aprobado
deben realizar y volver a presentar al
Comité para su aprobación final.
Una vez aprobado el plan estratégico, Responsable de
se informarán las estrategias de Comunicaciones
comunicación organizacional a todos
los servidores públicos del IDPC,
mediante
boletines,
correo
electrónico, diseño de piezas y/o
comunicados internos.
Comunicado
interno,
Boletín,
Correo
electrónico,
Recibir
solicitudes
de
las Responsable de
dependencias que requieran divulgar Comunicaciones
información (Sistema Integrado de
Gestión, proyectos del IDPC, talento
humano, actividades, cumpleaños,
entre otros) hacia los servidores del
IDPC y/o diseñar piezas gráficas que
se requieran para fortalecer la
comunicación organizacional.
Formato
solicitud
divulgación
interna
Asignar responsables dentro del área Responsable de Correo
de comunicaciones, para atender el Comunicaciones electrónico
requerimiento de divulgación de la
información y/o diseño de piezas.
de
de
PROCESO: GESTIÓN DE COMUNICACIONES
Versión: 0
PROCEDIMIENTO: COMUNICACIÒN
ORGANIZACIONAL
Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
2
Realizar acciones de
comunicación
organizacional
Pág. 4 de 5
Documento o
Registro
acciones
de Designado de Registros
de
organizacional comunicaciones publicación.
las
solicitudes
Piezas gráficas
Descripción de la actividad
Realizar
las
comunicación
conforme
a
presentadas.
Código: GT-P01
Responsable
Divulgación de la información
El tipo de información que se
divulgue puede realizarse mediante:
la intranet, carteleras internas,
boletines y/o correos electrónicos
masivos.
6
Diseño de piezas
Se trabaja en conjunto con el
solicitante el apoyo gráfico según
requerimiento.
7
8
Realizar seguimiento
al plan estratégico de
comunicación
organizacional
Aplicar encuesta de
percepción y/o
satisfacción
Fin
Existen otro tipo de acciones para
fortalecer
la
comunicación
organizacional que se generan por
iniciativa
del
equipo
de
comunicaciones según pertinencia e
importancia del mensaje a trasmitir.
Realizar seguimiento al cumplimiento
de las estrategias documentadas en
el plan estratégico de comunicación
organizacional.
Aplicar encuestas de percepción y/o
satisfacción relacionadas con la
comunicación organizacional. Con
estas encuestas se toman acciones
que serán documentadas para
fortalecer el proceso de comunicación
organizacional.
Responsable de Indicadores
Comunicaciones Informes
y equipo de
trabajo
Responsable de Encuestas
Comunicaciones
y equipo de
trabajo
Fin del procedimiento
PROCESO: GESTIÓN DE COMUNICACIONES
PROCEDIMIENTO: COMUNICACIÒN
ORGANIZACIONAL
Código: GT-P01
Versión: 0
Pág. 5 de 5
9. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha
0
Cambios realizados
Documento original
10. APROBACIÓN
Elaboró y Validó
Apoyó y Revisó
ANDRÉS PÉREZ GUZMAN
Profesional Contratista - Webmaster
SUBDIRECCIÓN DE DIVULGACIÓN DE LOS
VALORES DEL PATRIMONIO CULTURAL
MARISOL ROJAS IZQUIERDO
Responsable de Comunicaciones
SUBDIRECCIÓN DE DIVULGACIÓN DE
LOS VALORES DEL PATRIMONIO
CULTURAL
Aprobó
ALEJANDRO BURGOS
Subdirector Divulgación
SUBDIRECCIÓN DE DIVULGACIÓN DE
LOS VALORES DEL PATRIMONIO
CULTURAL
CATHERINE CIFUENTES G.
Profesional Contratista SIG
SUBDIRECCIÓN GENERAL
-Original firmado en Subdirección General-
Fecha: 28 diciembre de 2012
-Original firmado en Subdirección General-
Fecha: 28 diciembre de 2012
-Original firmado en Subdirección General-
Fecha: 20 de mayo de 2013