Código: GC-C01 Versión: 0 CARACTERIZACIÓN PROCESO

CARACTERIZACIÓN PROCESO
Código: GC-C01
GESTIÓN DE COMUNICACIONES
TIPO DE PROCESO
Estratégico
Misional
Apoyo
Versión: 0
Evaluación
OBJETIVO DEL PROCESO
Diseñar e implementar las estrategias de comunicación interna y externa para que la información que el IDPC quiere transmitir a todos los niveles de la organización y a la ciudadanía en general
promueva la participación y genere confianza.
ALCANCE DEL PROCESO
Comprende las actividades de elaboración y aprobación de los criterios y pautas para el manejo de las comunicaciones internas y externas del IDPC, recepción de las solicitudes de difusión en
medios diversos, así como la planeación y aprobación del diseño y contenido del material de divulgación.
LIDER DEL PROCESO
Subdirector General
ACTORES DEL PROCESO
Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, Servidores del IDPC, Ciudadanía en General, Alcaldía Mayor de Bogotá y demas entidades asdcritas al Distrito.
PROVEEDOR(ES)
RESPONSABLE OPERATIVO
ENTRADAS
¿Qué? o insumo(s)
Interno
Direccionamiento Estratégico
Todos los procesos
Lineamientos para la formulación del
plan
Necesidades de comunicación
Externo
Alcaldia Mayor de Bogotá
Secretaría Distrital de Cultura, Recreación
y Deporte
Normatividad, imagen visual de la
Alcaldía Mayor
Lineamientos sectoriales
Interno
Proceso Gestión de Comunicaciones
Plan estratégico de comunicaciones
ACTIVIDADES
Responsable de Comunicaciones
SALIDAS
¿Qué? o Producto(s)
CLIENTES
Proceso Gestión de
Comunicaciones
Todos los procesos
P
Formulación y /o revisión del plan estratégico de comunicaciones
Plan estratégico de comunicaciones
Ciudadanía en general
Todos los procesos
P
Evaluación y selección de los medios y sistemas de comunicación,
mediante free press
Medios y sistemas de comunicación
Externo
Ciudadanía en general
Necesidades de comunicación
relacionadas con la misionalidad
Ciudadanía en general
Interno
Todos los procesos
Solicitudes de divulgación de
comunicación organizacional
Proceso Gestión de
Comunicaciones
Todos los procesos
Externo
Ciudadanía en general
Necesidades de comunicación
relacionadas con la misionalidad
N/A
Interno
Todos los procesos
Solicitudes de divulgación de
comunicación informativa
Proceso Gestión de
Comunicaciones
Todos los procesos
H
H
Externo
Ciudadanía en general
Administración de la comunicación organizacional
(Intranet, carteleras, boletines, envios de correos electronicos masivos)
Administración de la comunicación informativa (Piezas de divulgación,
medios de comunicación "Tv, radio y prensa", página web)
Información de doble via
Comunicación organizacional
divulgada
Comunicación informativa
divulgada
Ciudadanía en general
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CARACTERIZACIÓN PROCESO
Código: GC-C01
GESTIÓN DE COMUNICACIONES
TIPO DE PROCESO
PROVEEDOR(ES)
Interno
ENTRADAS
¿Qué? o insumo(s)
Ciudadanía en general
Solicitudes , inquietudes, comentarios
Interno
Proceso Gestión de Comunicaciones
Diagnóstico y evaluación del impacto
Resultados de Encuestas de
satisfacción y/o percepción
P: Planear
H: Hacer
V: Verificar
CLIENTES
Proceso de Seguimiento y
Evaluación
Ciudanía en General
Proceso de Mejora Continua
Toma de acciones de mejora para fortalecer el proceso de
comunicaciones
A
Entes de control
Diagnóstico y evaluación del
impacto
Resultados de Encuestas de
satisfacción y/o percepción
Verificación de impacto de la ejecución del plan estrategico de
comunicaciones
V
Externo
Externo
SALIDAS
¿Qué? o Producto(s)
ACTIVIDADES
Informes del proceso de
comunicaciones
Proceso Gestión de Comunicaciones
Versión: 0
Acciones de mejora
Entes de control
Ciudadanía en general
Informes de hallazgos
A: Actuar
REQUISITOS - NORMATIVIDAD
Consultar matriz de requisitos del SIG
Consultar normograma del proceso
DOCUMENTOS DEL PROCESO
RECURSOS QUE SE REQUIEREN
Consultar listado maestro de documentos
del SIG
INDICADORES
Acceso a portales (Web - Intranet)
Equipos y software de ultima tecnologia
Tecnológicos/
Virtuales
CONTROLES DEL PROCESO
Plan estrategico de comunicaciones
¿Qué controlar?
Seguimientos, puesta en marcha de estrategias, reuniones.
Humanos
(Mano de Obra)
Responsable de comunicaciones
Diseñadores
Webmaster
Comunicadores
Ver Hoja de vida del indicador.
¿Cómo controlar?
Responsable de comunicaciones
Puestos de trabajo
¿Quién controla?
Infraestructura
Física
Trimestral
Frecuencia del control
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha Aprobación
Naturaleza del Cambio
0
20 de mayo de 2013
Creación del documento
APROBACIÓN
Elaboró y Validó
ANDRÉS PÉREZ GUZMAN
Profesional Contratista Comunicaciones
SUBDIRECCIÓN DE DIVULGACIÒN DE LOS VALORES DEL
PATRIMONIO CULTURAL
Apoyó y Revisó
MARISOL ROJAS
Responsable de Comunicaciones
SUBDIRECCIÓN DE DIVULGACIÓN DE LOS VALORES DEL PATRIMONIO
CULTURAL
Aprobó
ALEJANDRO BURGOS
Subdirector Divulgaciòn
SUBDIRECCIÓN DE DIVULGACIÓN DE LOS VALORES DEL PATRIMONIO CULTURAL
CATHERINE CIFUENTES GUERRERO
Profesional Contratista SIG
SUBDIRECCIÓN GENERAL
Fecha:
27 diciembre de 2012
-Documento original firmado en Subdirección General-
-Documento original firmado en Subdirección General-
-Documento original firmado en Subdirección General-
Fecha:
27 diciembre de 2012
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Fecha:
20 de mayo de 2013