Hoja de vida del servicio de Suministros de Documentos

Gestión de la Calidad
Código: GC-F-AC-44
Versión: 01
Hoja de vida del servicio
1. Nombre del servicio:
Fecha de elaboración:
1 de sep. de 2014
Suministro de documentos
Página: 1 de 3
No. de actualización:
2. ¿En qué consiste el servicio?:
El propósito fundamental de este servicio es proporcionar a nuestros usuarios la obtención y suministro eficiente y oportuno de artículos de revistas y
toda clase de material bibliográfico requeridos en su desarrollo académico y de investigación, a través del correo institucional o correo postal y está
dirigido a toda la comunidad universitaria.
A nivel internacional hace parte del Ibero American Science & Tecnology Education Consortium (ISTEC).
El servicio se rige por las normas internacionales de derechos de autor.
3. ¿A quién está dirigido el servicio?: Personal vinculado a la Universidad en cualquier forma.
4. Fechas o periodos en que se puede o debe solicitar el servicio: Periodo académico.
5. Lugar y horarios en que se debe o puede realizar el servicio: Biblioteca, Horario de trabajo.
6. Requisitos para la prestación del servicio: (7.2.1 determinación de los requisitos relacionados con el servicio)
Tipo de requisito
Requisito (s)
Requisitos de los usuarios
Satisfacción de necesidades de información de los usuarios
Requisitos legales o normativos
Derechos de autor. Información sobre el servicio (7.2.3. (a) Norma ISO 9001: 2008
Requisitos del proceso que genera el
Estar vinculado a la Universidad
producto o servicio
7. Pasos que debe seguir el usuario desde la solicitud del servicio hasta su obtención:
Paso
Medio (s) de contacto con el
Descripción
usuario
Solicitar del servicio
Personal, Teléfono, Email.
El usuario debe solicitar el servicio a las coordinadoras de la biblioteca.
2
Comunicarse
Teléfono, personalmente y email
Comunicarse con la biblioteca para saber en qué va su solicitud.
3
Recibir el material bibliográfico
personalmente y email
Recibir material bibliográfico en el formato requerido.
1
8. Datos sobre el pago del servicio: El costo del documento lo asume el usuario, la biblioteca colabora con el contacto.
9. Área que resuelve el servicio: Coordinación de biblioteca Atención al usuario (Referencia)
10. Controles a los requisitos en la prestación del servicio
Fecha de aprobación del formato: 18-06-2013
Gestión de la Calidad
Código: GC-F-AC-44
Versión: 01
Hoja de vida del servicio
Página: 2 de 3
Tipología de la no conformidad
Control del producto no conforme (NTC ISO 9001:2008, 8.3)
Requisitos
(7.2.1 determinación de los requisitos
relacionados con el producto o servicio)
Requisitos
de los
usuarios
Requisitos
legales o
normativos
Requisitos
del proceso
que genera
el producto
o servicio
Satisfacción de las
necesidades de
información
Responsable de Registro asociado
a la verificación
verificar el
cumplimiento de del cumplimiento
del requisito
cada requisito
Coordinación de
la biblioteca
Correo electrónico
o carta certificada
Reglamento
estudiantil art. 41 (b)
Derechos de los
alumnos
Coordinación de
la biblioteca
Solicitud
servicio.
Cumplir con los
derechos de autor.
Coordinación de
la biblioteca
Ley 98 de
1993 (Artículo 26)
El usuario debe
presentar soporte del
pago del documento
solicitado
Coordinación de
la biblioteca
del
Recibo de pago
Fecha de aprobación del formato: 18-06-2013
Responsable de
tomar acciones en
caso de
incumplimiento de
requisitos
Dirección de biblioteca
Señales de
identificación del
servicio no
conforme (para
evitar la entrega
del bien o servicio
no conforme)
Desactualización
del acervo
bibliográfico
Dirección de biblioteca
No enviársele la
información
Dirección de biblioteca
Incumplimiento de
la norma.
Dirección de biblioteca
Que el funcionario
de biblioteca
solicite el servicio
sin el previo pago
de costos
asociados al
documento
(8.2.4 Seguimiento o medición del servicio)
Documento
donde se
registran las
acciones
tomadas
Descripción de la
tipología
Responsable del
reporte
Formato de
adquisición
de material
bibliográfico
Desactualización del
acervo bibliográfico
Dirección de
biblioteca
Coordinadores de
biblioteca
Incumplimientos
legales o normativos.
Dirección de
biblioteca
Coordinadores de
biblioteca
Incumplimientos
legales o normativos.
Dirección de
biblioteca
Coordinadores de
biblioteca
Fallas en la
coordinación con el
usuario sobre las
condiciones del
servicio
Dirección de
biblioteca
Coordinadores de
biblioteca
Base de
datos
ISOLUCION
Buzón de
quejas
Base de
datos
ISOLUCION
Buzón de
quejas
Base de
datos
ISOLUCION
Buzón de
quejas
Gestión de la Calidad
Hoja de vida del servicio
Elaborado por: Hernán Darío Martínez
Fecha: 1 de sep. de 2014
Fecha de aprobación del formato: 18-06-2013
Revisado por: Jairo Sánchez
Fecha: 1 de sep. de 2014
Código: GC-F-AC-44
Versión: 01
Página: 3 de 3
Aprobado por: Camilo Noguera
Fecha: 1 de sep. de 2014