Funciones - Archivo General de la Nación

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Dirección General del Archivo General de la Nación
FUNCIONES
Planear, programar y presupuestar las funciones correspondientes al Archivo
General de la Nación.
Establecer las estrategias y políticas para custodiar, clasificar, conservar y
catalogar los documentos y expedientes que conforman los acervos del Archivo
General de la Nación.
Concertar convenios con las dependencias del Ejecutivo Federal, entidades
federativas y los municipios, a fin de desarrollar acciones para la modernización de
los servicios Archivísticos, así como para el rescate, organización, conservación y
aprovechamiento del patrimonio documental nacional.
Determinar las políticas y lineamientos para concentrar en el Archivo General de la
Nación, el Diario Oficial de la Federación y demás publicaciones de los poderes de
la unión y de los estados de la república, así como ejemplares de las obras
científicas, literarias o artísticas, cuyos derechos de propiedad sean reservados
conforme a la ley.
Establecer las políticas y lineamientos para reunir, organizar y difundir el acervo
gráfico, bibliográfico y hemerográfico necesario para apoyar el desarrollo
archivístico y la investigación histórica nacional.
Autorizar la expedición de copias certificadas de los Títulos, Mercedes, Planos y
demás documentos originales existentes en el Órgano.
Determinar las políticas y lineamientos para proporcionar los servicios de consulta
y reprografía al público usuario.
Establecer las políticas y lineamientos para publicar y distribuir las obras y
colecciones de interés histórico para la nación.
Autorizar la salida del país de documentos originales y de libros que por su rareza
no sean fácilmente sustituidos.
Determinar las políticas y lineamientos para integrar, mantener y difundir registros
e inventarios de los documentos y fuente relevantes para la historia de México,
existentes en otros archivos y colecciones públicas y privadas, nacionales o del
extranjero.
Establecer políticas y lineamientos para intercambiar publicaciones con otras
instituciones del país o del extranjero con funciones afines a las del Archivo
General de la Nación.
Promover la comunicación con organismos nacionales e internacionales no
gubernamentales relacionados con la actividad del archivo.
Atender las consultas del Ejecutivo Federal en materia de administración de
documentos y archivos.
Determinar las políticas y lineamientos para normar y apoyar técnicamente la
organización y operación de los servicios archivísticos en las dependencias y
entidades del sector público federal.
Establecer las políticas y lineamientos para analizar, valorar y disponer del destino
final de la documentación liberada por las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, incorporando a los acervos de este Órgano los
que posean interés histórico.
Expedir certificaciones de los documentos existentes en el Órgano, cuando para
tal efecto medie acuerdo expreso del Titular del Ramo.
Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan, así como
aquéllas que le confiera el Subsecretario y/o el Titular del Ramo.
Dirección del Sistema Nacional de Archivos
FUNCIONES
Planear, organizar, dirigir y evaluar las actividades y metas inscritos en el
Programa Operativo Anual de Trabajo de acuerdo con los Factores Críticos de
Éxito, la misión y visión del AGN y el Plan Nacional de Desarrollo.
Coordinar las actividades del Registro Nacional de Archivos, de los archivos del
Gobierno Federal, así como establecer los acuerdos pertinentes con las entidades
de la federación y municipios relativas a la preservación de la memoria
documental de México.
Fomentar el aprovechamiento institucional y social de los acervos documentales
en el país, desde una perspectiva atenta a los requerimientos ciudadanos, de
consulta, investigación y divulgación.
Coadyuvar con la Dirección General, en la coordinación de las instancias
organizativas del Sistema Nacional de Archivos: Consejo Nacional de Archivos,
Comités Técnicos Nacionales de Archivos, Redes Técnicas y Asociación
Mexicana de Archivistas.
Apoyar a la Dirección General en el posicionamiento del Archivo General de la
Nación como institución líder internacionalmente hablando, a través de la
participación institucional de Archivos (ICA) de la UNESCO, la Asociación
Latinoamericana de Archivos (ALA), Programa para el Desarrollo de los Archivos
Iberoamericanos (ADAI), así como en la relación bilateral con archivos nacionales
de otros países, asociaciones de archivistas e instancias promotoras a nivel
internacional de la protección y difusión del patrimonio documental.
Determinar con la Dirección de investigación las políticas y procedimientos en
materia de valoración documental en los archivos, así como emitir, en
coordinación, las normas técnicas correspondientes.
Dirección del Archivo Histórico Central
FUNCIONES
Supervisar el diseño y aplicación de políticas y procedimientos para la
preservación, conservación y restauración de los fondos y colecciones
documentales históricos resguardados por el Órgano, propiciando la salvaguarda
de la memoria documental histórica.
Coordinar y controlar el servicio de consulta de documentos históricos que presta
el Órgano a la comunidad académica, estudiantes, campesinos y público en
general, apoyando el desarrollo de la investigación histórica en México, tesis
profesionales y procesos legales para comunidades campesinas.
Supervisar los procesos de certificación de copias de documentos resguardados
en el Órgano.
Dirigir, coordinar y supervisar los procesos de registro, organización y descripción
de los fondos documentales bajo custodia del Organo.
Vigilar que las actividades de organización y descripción documental se lleven a
cabo conforme a los principios archivísticos y las normas internacionales
aplicables.
Coordinar y supervisar los procesos para la elaboración de dictámenes de
autenticidad y/o transcripciones paleográficas que soliciten las comunidades
campesinas o la autoridades de impartición de justicia.
Coordinar y supervisar las asesorías que solicitan al Órgano, los obreros y
campesinos, en la búsqueda de documentación histórica testimonial para la
realización de trámites legales, ya fueran solicitados por las comunidades
campesinas, organizaciones obreras o autoridades judiciales y administrativas.
Dirigir, coordinar y supervisar la elaboración de instrumentos de control y de
consulta de los fondos documentales históricos que se encuentren resguardados
en el Órgano, facilitando con ello su consulta y procurando su preservación.
Planear, organizar, dirigir y evaluar las actividades y metas inscritos en el
Programa Operativo Anual de Trabajo, la misión y visión del AGN y el Plan
Nacional de Desarrollo.
Impartir asesorías archivísticas en sus áreas de competencia.
Definir, de conformidad con las condiciones establecidas por el productor de la
documentación, y con base en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental, las condiciones de acceso y los plazos para
la disposición a la consulta de los acervos.
Determinar los casos, condiciones y objetivos en que la documentación deba
reproducirse para fines de servicio, conservación o difusión del acervo.
Proveer los elementos técnicos y el dictamen correspondiente para que la
Dirección General pueda emitir los permisos para la salida del país de libros y
documentos.
Vigilar que se registren, controlen y pongan en servicio los instrumentos de
consulta que sean autorizados por la Dirección.
Participar, con las direcciones del Sistema Nacional de Archivos y de Difusión y
Publicaciones, en la emisión de material técnico-archivístico.
Reunir, organizar, registrar y disponer a la consulta los acervos gráficos que recibe
el Archivo.
Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la presentación
oportuna de informes a las instancias correspondientes.
Las inherentes a sus departamentos
Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el
ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad superior
inmediata o el Titular del Órgano.
Dirección de Investigación y Normatividad Archivística
FUNCIONES
Planear, organizar, dirigir y evaluar las actividades y metas inscritos en el
Programa Operativo Anual de Trabajo, la misión y visión del AGN y el Plan
Nacional de Desarrollo.
Organizar las actividades de los órganos adscritos a la Dirección de Investigación.
Diseñar un programa de normatividad técnica y normalización que permita mejorar
la calidad en los servicios archivísticos, documentales e informativos de las
dependencias gubernamentales.
Diseñar políticas públicas, así como procedimientos para la conservación de los
acervos de interés permanente, coadyuvando a la institucionalización de los
servicios archivísticos como instrumento de gobierno y transparencia de la gestión
pública.
Apoyar a la Dirección del Sistema Nacional de Archivos en la determinación de las
normas técnicas sobre políticas y procedimientos en materia de valoración
documental en los archivos.
Formular modelos para la elaboración de catálogos de disposición documental.
Promover y gestionar la firma de convenios con los titulares de las dependencias
del ejecutivo federal, estatal y municipal para el cumplimiento de sus programas
de trabajo.
Emitir normas técnicas para el funcionamiento de los archivos en materia de
conservación, organización, valoración, descripción y difusión, en coordinación
con las direcciones del Sistema Nacional de Archivos y del Archivo Histórico
Central.
Formular una teoría archivística propia mediante el análisis, discusión y difusión
de los avances teórico-metodológicos nacionales e internacionales.
Contribuir con las direcciones de Sistema Nacional de Archivos y del Archivo
Histórico Central en la determinación, mediante el proceso de valoración, de los
plazos de vigencia que permitan determinar las condiciones de uso y acceso de la
documentación.
Reunir, organizar, describir y difundir la colección del Diario Oficial de la
Federación.
Acopiar, organizar, describir y difundir las publicaciones oficiales de las entidades
federativas (diarios de debates, periódicos oficiales).
Compilar las obras científicas, literarias y artísticas amparadas por el derecho de
autor.
Reunir, organizar y disponer a la consulta acervos bibliográficos y hemerográficos.
Centralizar la política de adquisiciones bibliográficas y hemerográficas del Archivo
y coordinar los convenios de canje y donación de publicaciones.
Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la presentación
oportuna de informes a las instancias superiores internas o externas Las
inherentes a sus departamentos.
Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el
ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad superior
inmediata o el Titular del Órgano.
Dirección de Publicaciones y Difusión
FUNCIONES
Desarrollar y coordinar todas las actividades necesarias para la difusión de los
servicios y acervos del Archivo General de la Nación.
Elaborar y dar seguimiento al Programa de Comunicación Social del organismo.
Registrar las actividades del organismo, observadas en los medios impresos.
Coordinar la elaboración de directorios especializados.
Establecer un programa editorial anual que implique libros y publicaciones
periódicas.
Elaborar las políticas editoriales del organismo.
Coordinar las sesiones del comité editorial para los títulos técnicos y las
publicaciones periódicas.
Coordinar y supervisar la elaboración de contratos de edición, coedición y de
consignación.
Coordinar y supervisar el proceso de prensa y preprensa de las obras a publicar.
Coordinar la relación con autores, coeditores, promotores y libreros relacionados
con cualquier título publicado con el sello del AGN.
Establecer un sistema de costos con la coordinación de la Dirección General y la
Dirección de Administración.
Dirigir la elaboración de una imagen institucional en gráficos, audio y video con
motivo promocional.
Plantear series o colecciones editoriales, así como sus respectivos diseños, a fin
de ordenar las publicaciones del catálogo editorial.
Diseñar las actividades académicas y culturales del AGN, en apoyo a su difusión.
Coordinación de exposiciones del acervo histórico.
Coordinar el desarrollo del programa de visitas guiadas a instituciones educativas,
agrupaciones y personas que así lo soliciten.
Planear el programa anual de difusión y comercialización de las publicaciones.
Establecer lineamientos de comercialización para la librería del AGN.
Dirigir la participación del organismo en ferias nacionales e internacionales del
libro.
Supervisar el diseño y función promocional de la página Web del AGN.
Las inherentes a sus departamentos
Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el
ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad superior
inmediata o el Titular del Órgano.
Dirección de Tecnologías de la Información
FUNCIONES
Proponer y coordinar las soluciones a las necesidades que planteen las áreas del
Órgano en materia de informática, mediante aplicaciones específicas, tales como
base de datos y desarrollo de programas, entre otras.
Coordinar y supervisar en forma sistemática, la conversión del acervo documental
a un formato digital, ayudando con esto a la conservación de la documentación
original.
Realizar el análisis de las necesidades de manejo de información técnica y/o
administrativa que demanden las áreas, para evaluar la conveniencia de adquirir o
desarrollar en forma interna los sistemas de información idóneos.
Planear, organizar, coordinar y aplicar los mecanismos de control y seguridad
necesarios para la salvaguarda y custodia de la información, sistemas y equipos
de computó del Órgano.
Coordinar y supervisar la investigación, el desarrollo y la aplicación de nuevas
técnicas en el campo de la informática, que permitan fortalecer al Órgano.
Coordinar y supervisar el cumplimiento del desarrollo del programa de informática
institucional.
Planear, organizar, coordinar y supervisar los trabajos de microfilmación y
reproducción, a fin de coadyuvar a la conservación del acervo documental
resguardado por el Órgano.
Evaluar sistemáticamente de conformidad a las políticas y lineamientos en la
materia, los servicios de reproducción de los acervos documentales solicitados
por los usuarios.
Planear, organizar, dirigir y evaluar las actividades y metas inscritos en el
Programa Operativo Anual de Trabajo de acuerdo con los Factores Críticos de
Éxito, la misión y visión del AGN y el Plan Nacional de Desarrollo.
Realizar revisiones periódicas a la productividad de la relación usuario-procesossistema, que permitan detectar necesidades de automatización y puntos de
optimización en los distintos procedimientos realizados en el Archivo General de la
Nación.
Determinar la factibilidad operativa en la solicitud de automatización de un
procedimiento.
Coordinar con el Departamento de Sistemas la etapa de Análisis, pruebas y
liberación de aplicaciones, a fin de obtener la relación-usuario-procesos-sistema
que permita elevar la productividad de la función.
Participar en la integración del Programa Anual de Trabajo del Archivo General de
la Nación, en los aspectos relacionados con sus funciones.
Organizar las actividades de los departamentos a su cargo.
Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la presentación
oportuna de informes a las instancias superiores internas o externas.
Las inherentes a sus departamentos
Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el
ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad superior
inmediata o el Titular del Órgano.
Dirección de Administración
FUNCIONES
Coordinar, supervisar y vigilar el cumplimiento de las normas y lineamientos
emitidos por la Oficialía Mayor, para la adecuada administración de los recursos
financieros, humanos y materiales asignados al Órgano.
Integrar el Anteproyecto del Programa Operativo Anual del Órgano, con la
participación de las áreas, coordinar y dirigir el control del ejercicio del
presupuesto autorizado, y supervisar los registros contables generados en el
cumplimiento de los programas y objetivos del Órgano.
Coordinar y asegurar la calidad y eficiencia de los servicios de vigilancia,
intendencia, conservación y mantenimiento del inmueble, mobiliario y equipo,
mensajería, jardinería y transporte, que requiere el inmueble para su adecuado
funcionamiento.
Mantener el seguimiento de la estructura orgánica, ocupacional y salarial, controlar
las incidencias y remuneraciones del personal, así como el cumplimiento de los
programas de capacitación, cívicos, deportivos y sociales dispuestos por la
superioridad.
Supervisar y vigilar los ingresos autogenerados producto de la venta de los
servicios del Órgano, así como su entero a la Tesorería de la Federación y
efectuar las gestiones para su posible ampliación al presupuesto del Órgano.
Supervisar y vigilar la aplicación de los recursos provenientes de los proyectos
especiales que recibe el Órgano.
Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la presentación
oportuna de informes a las instancias superiores internas o externas.
Las inherentes a sus departamentos
Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el
ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad superior
inmediata o el Titular del Órgano.