Instructivo Pasos al efectuar Inspección

Pasos al efectuar una inspección
1. Planifique la
inspección
A) Al planificar pregúntese: Porqué, Qué, Quién, Cuando, Dónde y Cómo?, con respecto a
situaciones o personas que estén involucradas en el objetivo de la inspección .
B) Planeé hacia atrás: con información histórica y defina los objetivos de la inspección (esto le
C)
2. Al llegar al
lugar sujeto
de inspección
3. Establezca
una relación
cercana y afín
ahorrará mucho tiempo de trabajo de campo).
Planeé hacia delante: al concluir revise sus planes para asegurarse que ha logrado sus objetivos
o metas.
A) Observe las condiciones generales del establecimiento (imagen mental de apariencia) en :
alrededores, malezas, desechos, disposición desordenada de equipo en desuso, disposición de
lotes de ingredientes o alimentos descartados, etc.
B) Sea cortés
C) Es buena costumbre mostrar las credenciales y explicar sus competencias.
D) Infórmele a alguien qué es lo que va a hacer y dónde va a estar, preferiblemente a algún
responsable de la empresa con autoridad.
A) Tómese unos minutos para establecer una relación inicial cercana e interesada con los
funcionarios de la empresa con los que estará en contacto.
B) Muestre un interés, sencillamente humano, en la persona que está contactando, ya que esto
podría facilitar la inspección.
C) Diga algo agradable, valiéndose de tips como: algún cuadro en la oficina, fotos, objetos
interesantes para su contacto, temas que le interesen, etc. Dé un apretón de manos. Cuídese de
no mostrarse como alguien falso y evite sobrepasarse.
4. Discusión previa a la
inspección, con la
administración de la
empresa
“La administración de la empresa no debe dictarle lo que debe hacer y dónde lo debe hacer”
A) Antes de la inspección discuta sus planes con la administración de la empresa e indique
dónde va a realizar sus funciones.
B) Pregunte sí alguien lo puede acompañar.
C) Consulte al administrador sí existen asuntos especiales que se requieran conocer antes
de empezar.
D) Comunique con anterioridad sí va a tomar muestras, revisar documentos y/o verificar
las instalaciones.
E) Es preciso que mantenga bajo control cualquier aspecto del proceso de producción.
F) Establezca una relación de cooperación mientras ejecuta el trabajo, buscando el mejor
interés para las partes involucradas.
5. Inspeccione las
instalaciones
A) Antes que todo sea consciente de su seguridad, familiarícese con todos los aspectos
que puedan poner en riesgo su seguridad.
B) Realice un breve recorrido por todas las áreas que desea inspeccionar.
C) Cuando registre la información asegúrese que son hechos reales y no suposiciones.
D) Después del breve recorrido, tómese un momento para organizar sus pensamientos y
sus procedimientos. Entonces, identifique el equipo que necesita para llevar a cabo la
inspección o para muestrear y proceda.
6. Entrevistas al
personal operativo
A) Es importante establecer una relación cercana con el personal de planta, ya que pueden
darle una visión totalmente diferente de los eventos que ocurren (diarios o
esporádicos).
B) Como un buen inspector, usted debe asegurarse de lo que está ocurriendo, y no
solamente confiar en lo que le dicen.
7. Colectando las
muestras
A) En todo momento, tome una muestra a la vez: tómela, documéntela y séllela.
B) Al emitir el recibo de identificación de la muestra, asegúrese que el documento es
realmente informativo y está nítida y legiblemente escrito.
C) Trate, por todos los medios, de dejar los ítems muestreados en condición mercadeable
ya que de lo contrario será difícil, para la empresa, venderlos.
D) Al finalizar, limpie y ordene el lugar.
8. Revisión de
documentos
9. Tomando notas
10. Fotografías
11. Discusión postinspección con la
administración
12. Completando los
reportes de trabajo
13. Seguimiento
A) Sea cortés al solicitar los documentos.
B) Manifieste, claramente, cuales son los que necesita y que pretende con su revisión.
C) Al revisar archivos, trate de mantenerlos en el mismo orden en que le fueron
entregados.
D) Sí requiere copias, trate de separar todos los documentos que necesita, de un solo y
luego pida permiso para obtener las copias.
E) Cualquiera sea la circunstancia que encuentre, mantenga los documentos en buen
estado y conserve la confidencialidad del caso.
A) Asegúrese de anotar todos los detalles necesarios para completar su reporte de
inspección y cualquier dato u observación que requiera discutir en visitas posteriores.
B) Procure que sus anotaciones respondan a las preguntas de: Quién (contactos,
responsables, entrevistados, etc.); Qué (eventos, circunstancias, hallazgos, etc.);
Cuándo (fechas); Dónde (empresas, áreas, instituciones, lugares, etc); Porqué (razones,
justificaciones, etc.) y Cómo (descripción de hechos o metodologías de trabajo, etc),
que aclaren el proceso, los hallazgos y las decisiones tomadas.
C) Utilice un lenguaje claro y exhaustivo. No sea disperso.
D) Procure registrar observaciones y hechos, no opiniones. Si es necesario emitir una
opinión, identifíquela como tal. Especialmente, cuídese de no incluir su opinión
personal en sus notas y/o informes.
A) Sí son necesarias, pida permiso para tomarlas y explique que se quiere fotografiar.
B) Las empresas muchas veces se muestran resistentes a las fotografías, por eso es
importante indicar el propósito de las mismas y tratar de hacer tomas, de lo bueno y de
lo incorrecto.
A) En su discusión, trate de dejar claros los beneficios de cumplir con las leyes y
regulaciones, por ejemplo: la protección a la salud, al ambiente, la competencia leal y
las buenas prácticas en los negocios.
B) Sea que se encuentren anomalías o no, es prudente y necesario dejar que la
administración se dé cuenta de los hallazgos o de los realizado.
C) Permítales saber, también, que están haciendo bien.
D) Si se deben tomar acciones regulatorias más agudas, comuníquelas a la administración.
Preferiblemente con altos mandos de la empresa.
A) Hágalo tan pronto sea posible, para evitar confusiones o pérdida de información
relevante.
B) No es necesario poner en sus reportes cada detalle, solo lo necesario y relevante.
A) Planifique y organice el seguimiento que le dará a las inspecciones, ya sea por vía
telefónica, cartas o inspecciones de seguimiento.
B) Sí usted indica acciones futuras, asegúrese de realizarlas. Cumpla lo que promete.
Fuente:
Tomado y traducido del Manual del Inspector/Investigador, de la Asociación Americana de Oficiales de Control de Alimentos
para Animales. Traducido por Lic. Mauricio Nájera Quirós.